SharePoint Kompendium - Bd. 10: Office-365-Applikationen

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Nachbericht der Microsoft Ignite in Chicago

Hin zu flexiblen Services

Enrico Knapp

Microsoft lud vom 4. bis 8. Mai 2015 nach Chicago zu seiner neuen Konferenz „Ignite ein, die das bisherige Portfolio aus Konferenzen für SharePoint, Lync, Exchange, Project sowie der TechEd unter einem Dach zusammenfasst. Damit ist die Konferenz ein plastisches Spiegelbild für den aktuellen Trend „Mobile first, Cloud first, in dem die Grenzen zwischen den Technologien und Zielgruppen zusehends schwinden und Barrieren abgebaut werden.

Inhaltlich war die Konferenz für Microsoft ein großer Erfolg. Die neue Plattform verspricht eine sich ändernde Sichtweise auf den Markt von morgen und den weiteren Weg, hin zu flexiblen Services und weg von starren Anwendungen und Serverfarmen. Über 20 000 Teilnehmer folgten dem Ruf nach Chicago und nahmen an über tausend Sessions teil. Dieser Artikel fasst die wichtigsten Informationen und die spannendsten Neuerungen für Office 365 sowie SharePoint 2016 zusammen.

Der aktuelle Wetterbericht

Office 365 ist erfolgreich. Dies wurde von Microsoft mit einigen Zahlen untermauert. So nutzten in den vergangenen zwölf Monaten nach Angaben von Microsoft 80 Prozent der Unternehmen der Fortune-500-Liste in irgendeiner Weise Office-365-Features. Insgesamt verzeichnet Microsoft derzeit ein monatliches Wachstum von 400 Prozent bei den aktiven Benutzern und 300 Prozent bei den Inhalten, deren Gesamtvolumen inzwischen bei 470 Petabyte angekommen ist. Damit ist Office 365 das mit Abstand erfolgreichste Produkt von Microsoft und muss sich nicht hinter den Wettbewerbern verstecken.

Anhaltendes Hoch für die Cloud – Neue Features in Office 365

Microsoft gab einen Ausblick auf die Dinge, die uns in Zukunft erwarten. Man investiert weiter in den Bereich Mobile und Responsive, um Office 365 auf mobilen Endgeräten besser nutzbar zu machen. Gleichzeitig gibt es aber auch Weiterentwicklungen in den Bereichen Datensicherheit, Compliance und Administration, gerade auch, um die Urkompetenz von SharePoint wieder in den Fokus zu rücken – das Content Management.

Das neue Compliance Center in der Office-365-Administrationsoberfläche gibt Anwendern die Möglichkeit, die im Unternehmen geltenden Regeln für die Aufbewahrung und den Umgang mit Dokumenten mit sensiblen Informationen auch digital abzubilden.

Wesentliches Ziel ist der Schutz von Dokumenten und darin befindlichen Informationen, unabhängig davon, in welchem Bereich von Office 365 Dokumente bereitgestellt werden, und mit welchem Gerät der Benutzer diese konsumiert. Hier lassen sich zukünftig ganz granular Regeln für SharePoint-Sites sowie OneDrive for Business festlegen.

Als Beispiel definiert Microsoft eine Regel, nach der Dokumente als kritisch eingestuft werden, sobald diese eine Kreditkartennummer enthalten. In der Demo wird der kritische Eintrag dem Nutzer entsprechend in der Listenansicht angezeigt (Abb. 1).

Diese Meldungen lassen sich anpassen und ebenfalls in den Office-Clientanwendungen visualisieren. Darüber hinaus kann konfiguriert werden, welche Möglichkeiten Anwender erhalten, die Richtlinie auszusetzen.

Office-365-Administratoren erhalten zukünftig Möglichkeiten, erlaubte Endgeräte innerhalb des Tenants zu bestimmen, und Anforderungen an deren Betriebssystem und Ausstattung vorzugeben. Hiermit trägt Microsoft dem Umstand Rechnung, dass – gerade in der Cloud – Anwender Unternehmensinformationen auf ihren eigenen Geräten mobil oder privat zuhause einsehen und auch hier der Schutz der Informationen gewährleistet sein muss.

Abb. 1: SharePoint untersucht Dokumente nach schützenswerten Informationen, © Microsoft

Über Reports lässt sich feststellen, welche Dokumente am häufigsten geöffnet wurden, wo und mit welchen Browser- bzw. Mail-Anwendungen Nutzer Office 365 verwenden, was ein Benutzer vor dem Verlassen des Unternehmens noch getan hat und vieles mehr (Abb. 2).

Abb. 2: Über Power BI lassen sich Nutzerverhalten und Auslastung von Office 365 überprüfen, © Microsoft

Im Bereich der Sicherheit wirbt Microsoft mit neuen Verschlüsselungsmechanismen für Dokumente. Doch nicht nur Dokumente selbst werden verschlüsselt, sondern auch die gespeicherte Anpassung eines Dokuments durch einen Benutzer wird noch einmal separat verschlüsselt, während diese auf den Server übertragen und dem Dokument hinzugefügt wird.

Im Bereich der Kollaboration hält mit dem auf Office Graph basierenden Modul Delve eine neue Art der sozialen Suche Einzug. Office 365 schlägt auf Basis des Machine-Learning-Konzepts Anwendern Dokumente, Kontakte und Informationen basierend auf Interessen, Fähigkeiten, Teams und bisherigen Dokumenten und Suchen vor, die für sie interessant sein könnten – die Information sucht aktiv den Adressaten.

Microsoft verspricht zukünftig weiterhin monatliche Updates für Office 365; die aktuelle Roadmap [1] zeigt die Vielzahl von Vorhaben und Features, die derzeit in Arbeit oder in Planung sind. Die Updates werden wie bisher automatisch im laufenden Betrieb eingespielt, sodass sich weder Anwender noch Administratoren um die Bereitstellung kümmern müssen.

Aufklarender Himmel mit sonnigen Abschnitten – SharePoint Server?

In der jüngeren Vergangenheit wurde bereits so mancher Tod des einen oder anderen Serverprodukts vorhergesagt. Die Produktmanagerin für Office, SharePoint, Exchange und Office 365, Julia White, machte aber deutlich, dass Microsoft seine Serverprodukte auch in Zukunft engagiert weiterentwickeln wird. Um dies zu untermauern, wurden gleich eine ganze Reihe mehr oder weniger konkreter Termine für die nächsten On-Premises-Installationen herausgegeben, darunter SharePoint Server 2016 mit einer Public Beta im vierten Quartal 2015 und der finalen Version im zweiten Quartal in 2016. Auch SQL Server 2016, Exchange Server 2016 und das namentlich wie das Aprilwetter wandlungsfähige Serverprodukt Skype for Business Server 2015 erscheinen demnächst in neuer Version; Letzteres soll dann Telefonkonferenzen mit bis zu 10 000 Teilnehmern unterstützen.

Für die Zeit danach hat Microsoft Nachfolgeprodukte im Drei-Jahres-Intervall bestätigt. Natürlich folgt aber nach jeder Nennung eines Serverprodukts sofort der Hinweis, dass Updates zunächst in der Cloud bereitgestellt und erst anschließend die On-Premise-Versionen berücksichtigt werden. Fast schon beiläufig wurde zum Beispiel erwähnt, dass Delve und der Office Graph im vierten Quartal 2015 via Patch auch in lokalen SharePoint-2013-Installationen integriert werden kann.

Heutige SharePoint-Server-Versionen kann man sich als eine Art installierbaren Snapshot von Office 365 (bzw. SharePoint Online) vorstellen. So erhält SharePoint On-Premise einen großen Teil der neuen Features von Office 365 im Bereich der Zusammenarbeit, der Profilservices oder von Office Online. Weitere spannende Features werden unter anderem eine neue rollenbasierte Installation, eine bessere Integration von Office-365-Cloud-Services sowie Hybridszenarien und ein stärkeres Content Management sein. Dies drückt sich zum Beispiel darin aus, dass alle Dokumente zukünftig mit Permalinks arbeiten. SharePoint 2016 wird keine stürmische Revolution im Sinne zahlreicher neuer Features sein, sondern vielmehr eine Evolution mit viel frischem Wind und der Fokussierung auf bewährte SharePoint-Features. Diese Fokussierung wird zum Beispiel auch dadurch deutlich, dass Microsoft sich nicht scheut, bestimmte Services aus der Plattform wieder zu entfernen, etwa die Profilsynchronisation.

Was also anziehen?

Die Ignite hat keine Antwort auf die Frage geliefert, ob man sich nun für die On-Premise-Installation oder Office 365 entscheiden soll – und das ist gut so. Unternehmen behalten weiterhin die Möglichkeit, das für sie geeignete Produkt einzuführen und können darauf vertrauen, dass Microsoft sie auch in Zukunft nicht vergessen wird. Es wird viel in den Bereich des Betriebs hybrider Umgebungen investiert. In einer Livedemo wurde Anwendern gezeigt, wie einfach sich Office-365-Suchergebnisse in die lokalen Suchergebnisse integrieren lassen. Auch sonst befasste sich eine Vielzahl der Vorträge mit Best Practices beim Betrieb hybrider Umgebungen.

Die neuen Features versprechen Gutes, die erneute Fokussierung auf die Bereiche des Dokumentenmanagements und die intelligenten Suchfunktionen von Delve unterstützen die Funktionen, die SharePoint groß gemacht haben.

Farmbetreiber und Cloud-Skeptiker dürfte das klare Bekenntnis zu Serverprodukten im Allgemeinen und SharePoint 2016 im Speziellen freuen. Dennoch sollte man sich im Klaren darüber sein, dass die Cloud funktional die lokalen SharePoint-Installationen überholt hat und das Wetter bestimmt. Zukünftige Hauptversionen der SharePoint-Serverprodukte werden immer wieder viele – aber sicherlich nicht alle – Funktionen aus der Cloud auch in die eigene Farm bringen, allerdings sind Anwender von Office 365 immer einen Schritt voraus.

Anders als im Wetterbericht im Fernsehen muss man als heutiger SharePoint-Portalbetreiber das präsentierte Wetter jedoch nicht einfach hinnehmen. In hybriden Umgebungen kann sich jeder das Beste aus allen Wetterlagen herauspicken und beiseiteschieben, was nicht gefällt. Meteorologen wären sicher neidisch.

Enrico Knapp ist Senior Consultant für Webportale bei der ITaCS GmbH in Berlin. Seine Spezialisierungen liegen in der Konzeption von Intranet- und Zusammenarbeitsportalen sowie in der Planung, Optimierung und Umsetzung von Geschäftsprozessen aller Art.

Links & Literatur

[1] http://roadmap.office.com/en-us

Die neue Generation von Portalen in Office 365

NextGen Portals

Fabian Moritz

Verfolgt man die unterschiedlichen Kommunikationskanäle rund um Office 365, trifft man immer häufiger auf den Begriff „NextGen Portals. Spätestens auf der diesjährigen Microsoft-Ignite-Konferenz Anfang Mai gab es kaum eine Chance, den „NextGen Portals in den unterschiedlichen Fachvorträgen auszuweichen. Dieser Artikel soll Ihnen einen Einblick darin geben,