Productivité Parfaite - une façon unique de protéger votre tranquillité d'esprit

Productivité Parfaite - une façon unique de protéger votre tranquillité d'esprit

Francis Wade

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Traduit par Eric Bouchet 

Productivité Parfaite - une façon unique de protéger votre tranquillité d'esprit

Écrit Par Francis Wade

Copyright © 2018 Framework Consulting Inc.

Tous droits réservés

Distribué par Babelcube, Inc.

www.babelcube.com

Traduit par Eric Bouchet

Babelcube Books et Babelcube sont des marques déposées de Babelcube Inc.

PRODUCTIVITÉ PARFAITE

Une façon unique de protéger

votre tranquillité d’esprit

alors que les demandes de temps augmentent

Francis Wade

Productivité Parfaite

Une façon unique de protéger votre tranquillité d’esprit alors que les demandes de temps augmentent.

Francis Wade

Copyright © 2014 par Francis Wade

Tous droits réservés

Editeur (langue anglaise) : Ellen Fishbein

Traduction : Eric Bouchet

Illustration de couverture : Stockfresh.com

Tous droits réservés. Ce livre a été auto-publié par Francis Wade sous 2Time Labs Press. Aucun élément de ce livre ne peut être reproduit sous aucune forme et par aucun moyen sans la permission expresse de l’auteur. Ceci inclut rééditions, extraits, photocopies, enregistrements, ou tout autre moyen futur de reproduire du texte.

Pour une autorisation, contacter l’auteur sur http://ReplytoFrancis.info

Première édition (langue anglaise) : Novembre 2014

Première édition (traduction française) : Février 2018

Publié aux Etats-Unis par 2Time Labs Press

ISBN-13: 978-1505408096 

ISBN-10: 1505408091 

Ce livre est disponible pour achat en masse à un prix réduit.

Tous les personnages apparaissant dans cette œuvre sont des personnages de fiction. Toute ressemblance avec des personnes réelles, vivantes ou mortes, est pure coïncidence. Les seules exceptions sont les auteurs et chercheurs dont l’origine des travaux est clairement citée.

S’améliorer c’est changer ; être parfait c’est changer souvent.

Winston Churchill

Dédicace

L’athlète professionnel n’est pas distrait par les dix astuces sur les blogs ou des bouts de conseils dans les tweets ou les images. Il s’appuie plutôt sur une analyse nuancée de ses forces et faibles­ses pour améliorer sa performance. Il sait qu’avec une meilleure compréhension les améliorations viennent plus facilement.

En tant que professionnel productif, vous n’êtes pas différent.

Ce livre est pour vous.

Table des Matières

Foire aux Questions : Commencez ici

Introduction

Partie Un

Ch. 1. Vue d’avion

Ch. 2. Qui pensez-vous être ?

Ch. 3. Comment définir de nouveaux points d’amélioration

Ch. 4. Ce qui se passe dans les coulisses de votre système

Ch. 5. Introduction de 11 Fondamentaux et 3 définitions

Partie Deux

Ch. 6. Capturer – Sécuriser les demandes en temps pour usage futur

Ch. 7. Comment faire un auto-diagnostic

Ch. 8. Vider - Le plus difficile de tous

Ch. 9. Jeter - Alléger votre charge

Ch. 10. Agir maintenant - Gagner un confort immédiat en évitant un détour dangereux

Ch. 11. Stocker - un défi persistant et croissant

Ch. 12. Comment résoudre le problème des choses à faire plus tard

Ch. 13. Lister - une technique puissante pour tous les pros

Ch. 14. Planifier - Maîtriser une compétence complexe avec des bénéfices énormes

Ch. 15. Rassembler votre plan complet

Partie Trois

Ch. 16. Flow - l'art et la science des moments de performance élevée

Ch. 17. Interruption et Echange - Faire la prochaine tâche

Ch. 18. Revoir et Mettre en garde - Bien gérer votre système

Ch. 19. Habituder - une façon d'augmenter vos chances de succès

Ch. 20. La meilleure façon de réagir aux nouvelles technologies et aux idées neuves

Ch. 21. Créer vos propres échel–les d'améliorations

Ch. 22. Les nouveaux outils dont nous avons tous besoin

Ch. 23. Productivité dans votre entreprise

Résumé

Annexes

Vos prochaines étapes

Canaux de contenu

Ressources par centre d'intérêt

Remerciements

Biographie

Également disponible

Références

Index

Notes du Labo

Foire aux Questions : Commencez ici

Ce livre apporte la tranquillité d’esprit dans votre vie. Mais tout d'abord, vous devez être en paix avec ce livre. Observons certaines des questions que vous vous posez peut-être.

Pourquoi en ai-je besoin ?

Tout le monde n’a pas besoin des principes décrits dans ce livre. Cependant, si vous souhaitez avoir plus de temps pour remplir vos engagements, vous verrez les béné­fices des étapes que je décris dans les chapitres à suivre. Vous êtes sur le point d'identifier les limites dans vos habitudes actuelles.

Vous allez pouvoir comparer ce que vous faites maintenant avec les meilleures pratiques révélées par les recherches récentes. De plus, dans l'environnement de travail du futur, vous pouvez vous attendre à des exigences accrues sur votre disponibilité et des attentes plus grandes. Je vous montrerai comment accroitre votre capacité à répondre à ces demandes, et à vous préparer à une explosion continue d'information, nourrie par une technologie qui change toujours.

D'où viennent ces idées ? Puis-je vous faire confiance ?

Je travaille sur ces idées depuis plus d'une décennie, mais vous pourrez distinguer entre mes idées personnelles et les observations d'experts qui ont rassemblé les preuves empiriques via des études impliquant des milliers de participants. Pendant votre lecture, passez du temps sur les Notes du Labo situées à la fin du livre pour voir comment je suis arrivé aux conclusions importantes. Vous pouvez aussi lire les articles, posts et études cités dans les Références pour vous faire votre propre opinion, fondée sur des preuves.

Vais-je tirer des bénéfices si je suis un novice (et même un expert) ?

La raison pour laquelle tout le monde peut suivre les étapes que je vais partager avec vous est que je pars d'un principe : vous connaissez déjà pas mal de choses sur la gestion du temps, et votre connaissance est intégrée dans les méthodes que vous employez aujourd'hui Productivité Parfaite fera émerger cette connaissance, en vous donnant une compréhension unique et profonde du système que vous utilisez aujourd'hui. Vous mesurerez vos compétences avec des standards mondiaux, et développerez une nouvelle approche améliorée qui répondra à vos besoins, quelle que soit votre performance actuelle. De plus, vers la fin du livre, vous aurez l'opportunité unique de comparer vos compé­tences avec celles de participants de mes formations, ce qui vous donnera un moyen de vérifier avec des faits.

Ai-je besoin d’être un professionnel ?

Pas nécessairement. Ce livre est écrit pour les cadres qui veulent utiliser une « approche professionnelle », ce que je définirais comme l’utilisation des recherches et de la science comme points de départ, plutôt que les histoires individuelles, les exemples ou anecdotes. Beaucoup de ces découvertes sont récentes, vous aurez donc accès aux dernières réflexions d’une centaine d’études. Donc, avant que vous opériez un quelconque changement, je vous montrerai les raisonnements fondateurs qui le soutiennent, ce qui vous donnera une certaine confiance fondée sur votre connaissance des faits.

Est-ce de la gestion de temps ?

Vous savez peut-être déjà, ou vous suspectez, que le temps lui-même ne peut pas être géré. La solution n’est pas non plus la « gestion personnelle », parce que la gestion de vous-même est une activité liée à toutes les formes de management. Au lieu de cela, il est question de gérer des tâches, des engagements et des priorités, à travers le prisme d'un nouveau concept que nous étudierons : la demande de temps. L'usage de cette idée éliminera la frustration issue de l'impossible - gérer le temps - et le sentiment d'échec que beaucoup ont ressenti.

En quoi ce livre est-il différent des autres ?

Ceci est l'un des rares livres du genre à se fonder fortement sur des recherches universitaires dans de nombreux domaines. Préparez-vous à recueillir la sagesse collective de spécialistes du cerveau, de psychologues, ingénieurs, théori­ciens du management, et experts en formation d'adultes. J'ai également inclus une grande variété d'histoires qui illustrent leurs recherches. Ce corpus divers n'a jamais été assemblé en une tapisserie unique de connaissance, ce qui fait que le message de ce livre est unique.

Préparez-vous donc à remettre en question la sagesse populaire. Le résultat final ne sera pas une nouvelle liste de règles à suivre, mais une appréciation neuve des options que vous avez et de leurs conséquences.

Comment ce livre peut-il promettre la perfection ?

Il propose une définition inédite : être « parfait » ne veut pas dire suivre aveuglément une liste particulière d’habitudes, pratiques, rituels et routines. Cela veut dire jouer le jeu de l’amélioration continue. Vous apprendrez à constamment changer et améliorer vos habitudes pour répondre au volume croissant de demandes auxquelles vous devez répondre chaque jour. Ce genre de perfection est difficile, parce que la plupart des employés sont pris dans des circonstances nouvelles : faire le travail de plus d’une personne, gérer les technologies modernes et absorber plus d’information que jamais. La perfection, pour en revenir à la citation de Winston Churchill en ouverture, est un équilibre dynamique qui demande une vigilance permanente. Je vous montrerai que certains professionnels sont déjà là.

Est-ce compliqué, et cela prend-il du temps ?

Ce n'est pas compliqué, mais cela prend du temps. A la fin de ce livre, vous aurez beaucoup appris, et vous aurez également créé un plan d'amélioration simple. Ceci vous aidera à faire de petits pas vers la direction que vous désirez, aidé en chemin par votre propre système de soutien. Vos bienfaits arriveront immédiatement, mais n'attendez pas un succès du jour au lendemain. Les méthodes que vous utilisez actuellement pour gérer vos engagements ont été développées sur plusieurs années d’améliorations. Changer et remplacer ce que vous faites déjà n’est pas une question de magie - il s’agit d’appliquer des connaissances (qui économisent du temps) et de persévérance (qui vous fait avancer). Si vous faites les efforts décrits dans ces pages, vos récompenses suivront.

Pour quoi puis-je utiliser tout ça ?

Vous pouvez commencer par des problèmes immédiats en gestion de temps, ou des symptômes de stress lié au temps : les deux requièrent des méthodes d’auto-diagnostic. D’un autre côté, vous pouvez avoir envie d’atteindre de nouveaux objectifs, alors que vos capacités s’étendent au-delà des limites d’aujourd’hui. Si vous êtes juste curieux des dernières idées, vous en apprendrez beaucoup sur le sujet, et également beaucoup sur vous.

Dans tous les cas, vous découvrirez qu'il y a des limites physiques, psychologiques et philosophiques à l'accom­plissement de vos objectifs quotidiens dans le maintien de votre tranquillité d'esprit. Malheureusement, le champ de la gestion de temps a connu une tendance croissante du type « je-fais-ça-et-vous-devriez-faire-pareil », qui a trop simplifié la difficulté de devenir productif. Ce livre inverse la tendance.

Où puis-je trouver les formulaires ?

Vous pouvez les télécharger ici : http://goo.gl/Ohe9ju

Introduction

Ceci est un livre sur vous, mais uniquement si vous êtes quelqu'un qui veut devenir meilleur à ce que vous faites.

Vous voulez tirer le meilleur de chaque heure de chaque journée : être meilleur dans ce que nous appelons la gestion du temps.

Vous n'êtes pas seul - je fais partie de ce groupe, com­me beaucoup d'autres. Avez-vous de grands rêves sur toutes les choses que vous pourriez faire si seulement vous aviez plus de temps et de capacité à remplir vos engagements ? Vos aspirations vous appellent vers de plus grandes réalisations, mais vous vous retrouvez limité. Peut-être êtes-vous frustré par ce que vous voulez faire mais n’arrivez pas à réaliser. Il semblerait que le temps ne vous laissera pas atteindre votre potentiel productif.

J’imagine que si vous avez pris ce livre, vous avez arrêté d’espérer que les journées aient plus de 24 heures. Vous êtes prêt à utiliser au mieux le temps que vous avez. Facile à dire. Plus difficile à faire.

Ce n’est pas si simple. La plupart des gens qui ouvrent un livre comme celui-ci ont atteint les limites d’utilisation de leurs propres idées pour s’améliorer seuls. Peut-être est-ce votre cas, et vous cherchez activement d’autres solutions.

Le seul problème est que les autres solutions dispo­nibles... franchement, elles sont nulles. La sagesse populaire nous entraîne tous vers trois réponses standards : acheter un nouveau gadget, chercher des trucs et astuces, ou simplement copier les habitudes, pratiques, rituels et routines de quelqu'un d'autre. Malheureusement, ces réponses ne fonctionnent plus aussi bien maintenant que dans le passé.

Les outils modernes sont des petits miracles, mais même le gars qui fait la queue à l'extérieur de l'Apple Store pendant trois jours pour acheter le nouvel iPhone a du mal. Le lien entre la productivité personnelle et la taille, rapidité, ou le coût du dernier smartphone, tablette, smartwatch ou ordinateur, est au mieux discutable.

Même si beaucoup de trucs et astuces sur internet et dans les livres sont intéressants, ils deviennent facilement une distraction de notre but - maximiser chaque journée tout en étant le plus productif. Nous savons que Michael Jordan n’est pas devenu un grand du basket en cherchant des listes de conseils sur des sites au hasard. Vous soupçonnez peut-être que les gens ne deviennent pas des professionnels accomplis de cette manière non plus.

Et pourquoi ne pas copier ou adopter les compor­tements de personnes que nous respectons ? Y a-t’il un blogueur, un gourou ou un formateur quelque part qui aurait trouvé la combinaison ultime d’habitudes, rituels et solutions ?

Peut-être ne croyez-vous en aucune de ces solutions, même si vous ne savez pas exactement pourquoi elles ne fonctionnent pas. Tout ce que vous savez, c'est que de plus en plus de choses vous tombent dessus avec des attentes grandissantes de rester maître de tout, ce qui mange de plus en plus de votre temps disponible, et exige des portions de plus en plus grandes de votre attention. Les nouvelles technologies, d'une certaine manière, sont devenues un mécanisme de livraison pour ce plus.

Certains appellent cela le progrès.

Cependant, en tant que professionnels, notre produc­tivité n'a pas augmenté (même si nous pouvons maintenant répondre à des emails de n'importe où sur le globe, à n'importe quelle heure de la journée). Le fait est que nous sommes bloqués à des niveaux d'avant les nouvelles-technologies-sympa.

Pour ne rien arranger, nous ne savons pas pourquoi. Je ne le savais pas non plus en 2006.

Constant Spring, Kingston, Jamaïque. 2006.

Encore une perte de temps. Je secouais ma tête et levais mes doigts du clavier.

Encore une fois, j’avais rédigé un billet de blog sur les heures perdues dans une société locale ou une agence du gouvernement particulièrement inefficaces. Mon esprit cher–chait une réponse : Qu’aurais-je pu faire autrement ?

Je savais que c’était une digression. Quelques minutes plus tôt, j’avais démarré mon blog avec une intention claire : écrire sur la bureaucratie en Jamaïque.

Mais maintenant, j'avais arrêté de taper et ma tête était remplie de questions. Aurais-je dû arriver plus tôt ? Est-ce que partir et revenir était une meilleure stratégie ? Comment aurais-je pu être mieux préparé ? M'ont-ils mis en retard, ou m'y suis-je mis tout seul ? Moi ? Eux ? Ou juste la vie sous les tropiques ? J'avais détesté perdre mon temps, je me plaignais en silence : il y a trop de jours comme celui-ci. J'ai bougé ma souris pour enregistrer l'article, et relu les 20 précédents. Ce blog, qui était censé parler de ma transition, avait maintenant huit articles sur la productivité et la gestion de temps. Tout ceci est bien trop hors-sujet.

Mais je n'étais pas certain de devoir être surpris. Né aux Etats-Unis de parents jamaïcains, ma vie avait été faite de ces allers-retours entre les deux pays : 18 années en Jamaïque, suivies de 21 années aux Etats-Unis.

J’avais récemment déménagé en Jamaïque, où un environnement professionnel chaotique amenait surprise sur surprise. D’après l’index de Compétitivité Globale du Forum Economique Mondial, je passais d’un pays classé troisième à un pays classé 86ème sur 144 en termes de productivité. J’ai pensé que je pouvais m’attendre à certaines différences avec 83 points d’écart au classement.

Mais j’avais vraisemblablement un problème. Même si j’avais enseigné la productivité et la gestion de temps aux Etats-Unis et dans d’autres pays auparavant, j’avais arrêté il y a plusieurs années quand j'ai commencé à m'ennuyer. Le sujet ne m'intéressait plus. Ou, plus précisément, je m'en étais désintéressé, et avais basculé vers d'autres sujets, pensant que je ne pouvais pas devenir plus productif. Si j'utilisais déjà les meilleures techniques, avais-je décidé, que restait-il à apprendre ?

Ce qui m'a choqué c'est l'impact que ce nouvel environnement avait sur moi personnellement. Je me suis retrouvé en retard. J'oubliais de faire des choses. Je traitais avec des organisations qui n'étaient pas fiables. Je faisais confiance à des gens qui étaient, en apparence, incompétents. Je regardais cet environnement formidable que les touristes aiment tant devenir un environnement horrible où je ne pouvais arriver à rien.

J’ai d’abord ri de cette situation, et refusé de me conformer à la pratique locale d’appeler à l’avance pour « confirmer » une réunion. Après quelques déconvenues, j’ai réalisé son intérêt pratique comme méthode pour surtout rappeler à l’autre personne qu’elle a une réunion. Cette tactique permettait de vous assurer de ne pas être la seule personne à la réunion. Je n’avais jamais eu à faire cela aux Etats-Unis.

Humble (et un peu humilié), je ne savais comment faire pour gérer mes échecs. Après tout, j’avais été l’expert devant des salles de classes, pas le novice sans idées. Quelqu’un, quelque part, doit avoir déjà résolu le problème, me suis-je dit, et j’ai ouvert une nouvelle fenêtre du navigateur, après avoir enregistré un article à moitié écrit.

En allant sur internet, je cherchais des sujets comme gestion de temps en pays en voie de développement, gestion de temps extrême, et même gestion de temps en zone de guerre. Est-ce que personne n'avait trouvé comment être productif dans un environnement imprévisible ?

Peut-être que maintenant, en 2014, un tel livre existe. Mais à l'époque - rien. Nada. Zilch. Juste les mêmes conseils usés que j'avais donnés aux autres en tant que formateur en atelier de productivité :

« Suivez à la lettre ces pratiques de productivité. Elles marchent pour moi, elles marcheront pour vous. »

« Vous devez avoir la discipline de suivre ces habitudes - trouvez-là, d'une manière ou d'une autre. »

« Il ne peut y avoir de déviation de cette méthode - si vous le faites, vous n’avez aucun droit d’espérer le succès. »

Maintenant je sentais une forme de culpabilité. Ma propre mère avait suivi mes formations en productivité il y a des années, et avait admis par la suite : « Je n’ai pas besoin de tout ceci. C’est trop pour moi, mon fils, je suis à la retraite. »

Plus tard, je disais au gens, « Quand votre propre mère vous dit que votre bébé est moche, il est probablement temps d’écouter! » A ce moment cependant j’avais changé de sujet, parce que je savais que tout ce que je pourrais dire pour répondre à ses objections paraissait stupide. « Peut-être est-ce parce que je ne fais plus ces formations », ai-je murmuré.

J'ai fermé la fenêtre, et je suis retourné écrire mon article sur les bureaucrates qui perdent leur temps, mais maintenant, ma colère s'était dissipée. Ils ne seraient pas virés, alors pourquoi écrire sur eux ?

Je me suis penché sur ma chaise, j'ai regardé le plafond.

Deux choses tournaient encore dans ma tête. Puis une troisième.

D'abord, j'ai vu un barème. J'en avais utilisé un dans une activité de cols blancs. L'Etat de Californie avait passé un contrat avec une société de Floride pour faire passer ses tests standardisés des élèves de troisième. Comme c'était à quelques kilomètres de chez moi à Miramar, j’ai décidé que je n’avais rien à perdre, donc j’ai postulé et j’ai été pris, sans doute parce que j’avais le diplôme requis.

Le poste s’est avéré être à peine plus qu’un poste de tâcheron, où nous étions assis dans un bureau climatisé avec quelques centaines d’autres personnes, à travailler sur ordinateur pour noter les devoirs d’anglais de jeunes de 14 ans. Quatre heures le matin, déjeuner, quatre heures l’après-midi.

Je plaisantais avec moi-même « C’est ce que font les consultants en management quand les affaires sont limitées ».

Mais pendant mon unique heure de formation, j’ai entendu un mot dit et redit que je n’avais encore jamais entendu : « barème » [NdT dans le texte « rubric »]. Ou peut-être l’avais-je déjà vu et oublié. De retour à la maison j’avais vérifié.

Aujourd'hui, Wikipédia me dit qu'une rubrique de notes est un standard de performance. Mon équipe utilisait une échelle prédéterminée développée par des experts pour déterminer le niveau de compétence démontrée par un élève sur un test manuscrit standard. Nos responsables répétaient le mantra : Suivez le barème ! J'ai découvert qu'ils étaient sérieux. Apparemment, le logiciel que nous utilisions enregistrait notre suivi du barème, et ceux qui ne le suivaient pas étaient rapidement mis à la porte.

Ensuite, je me suis souvenu d'un atelier qu'un ami à moi m'avait invité à suivre plus tôt dans l'année. Il avait utilisé quelque chose de similaire à un barème, appelé matrice de compétence. Celles qu’il avait mises en place pour sa formation ressemblaient à des échelles sur les niveaux de performance.

Enfin j’ai réalisé que la grande majorité des Jamaïcains n’avaient jamais assisté à une formation en gestion de temps. Non que ce soit un cas isolé - c’est vrai pour la plupart des adultes actifs dans le monde. Mais en Jamaïque, cela créait un fossé entre leurs compétences et celles des Américains.

Comme ces pensées tournaient dans ma tête, je me dis, « j’ai besoin d’une échelle - une qui touche le sol. Le sol réel. »

Ce serait un mélange de rubrique et de matrice de compétence, pour les compétences en gestion de temps. En bas on trouverait les compétences faibles, et en haut, les meilleures.

Je me suis redressé, et j’ai regardé mon échelle imagi­naire. Je pouvais voir quelqu'un monter d'un niveau de compétence au suivant, et voir la prochaine étape clairement et directement.

Je savais grâce à l'entraînement de natation en triathlon qu'il était essentiel de se focaliser sur une compétence à la fois. Terry Laughlin, l'instructeur de natation Immersion Totale, est ferme sur ce point dans ses livres et vidéos, que j'aime beaucoup.

Mais alors, un doute est arrivé : Comment cela m'aide-t'il ? J'ai fait une pause et imaginé que je pouvais trouver des étapes sur cette échelle que je devais gravir - une manière de devenir meilleur.

Avec cette vague réponse en tête, j’ai fermé mon brûlot sur la bureaucratie et ouvert un autre billet. J’ai sorti ma première échelle, concernant la « Capture », pile au milieu de mon blog sur mon retour en Jamaïque, ce qui n’était pas sa place. (« Capture », tel que je la définissais à l’époque, est notre manière d’ « écrire de nouvelles tâches »)

J’ai commencé à écrire les comportements les pires et les meilleurs, en bas et en haut. Puis j’ai rempli les espaces, pour finir avec quatre étapes en tout. Alors que je décrivais chaque niveau, j’ai dû être honnête : « je ne suis pas si bon que je pensais. » Mais cela ne m’a pas arrêté. J’étais déterminé à atteindre quelque chose de nouveau.

Le diagramme ci-dessous est une re-création de l’original, qui est perdu depuis longtemps.

Illustration I-1

Quand j'ai eu fini le diagramme, je me suis posé. Il avait l'air différent. Je n'avais jamais vu d'échelle de compétences en productivité comme celle-ci. Je pouvais également voir que mes compétences me plaçaient quelque part au milieu - bien loin du haut.

Ce n'était pas difficile de comprendre pourquoi : certains de mes problèmes de productivité en Jamaïque exis­taient parce que je n’avais jamais perfectionné la compétence de Capture au plus haut niveau. Quand je ne Capturais pas de manière fiable, sur l’instant, je m’exposais à de mauvaises surprises.

Heureusement, certaines personnes avec lesquelles j’avais travaillé avaient atteint le plus haut niveau, mais je n’avais jamais ressenti le besoin de suivre leur exemple. Maintenant je pouvais voir pourquoi j’en avais besoin.

J’ai feuilleté quelques livres de productivité et quelques sites, pensant que j’avais juste réussi à réinventer la roue, mais je n’ai fait que confirmer ma première impression : je n’avais jamais vu quelque chose de similaire. En fait, toutes les pages que j’ouvrais étaient focalisées sur la définition d’un seul jeu de comportements.

Par exemple, un auteur avait perfectionné l'art de Capturer avec un enregistreur vocal numérique plutôt que le papier et le crayon, et il s'écoutait tous les soirs avant d'aller au lit. Comme les autres, il semblait satisfait de dire aux lecteurs qu'il n'existait qu'un seul jeu de pratiques : celles qu'il décrivait. Il mentionnait à peine la possibilité d'autres solutions, ou même de meilleures pratiques futures à inventer qui étendraient l'échelle de Capture.

« Finalement, quelque chose de nouveau que je peux utiliser pour devenir meilleur », me suis-je dit. Ce n'est pas parce que je ne peux pas facilement trouver d'autres échelles que je ne devrais pas l'utiliser.

C'était un début.

Au final, au bout de quelques mois, les articles sur la productivité ont fini par déborder de mon blog, et j’en ai créé un nouveau. « Après tout, je me fais plaisir. Quand je n’aurai plus d’idées j’arrêterai. Ou peut-être que d’autres viendront et les utiliseront. Quelques mois tout au plus, et ce sera tout. » J’avais tort. En 2014, je n’ai pas arrêté.

***

Peut-être êtes-vous comme moi. Vous réalisez que vous êtes bloqué mais ne savez pas pourquoi. Je ne savais pas comment me débloquer, même si les symptômes semblaient suffisamment clairs. En ce sens, j’étais comme des millions de professionnels qui veulent améliorer leur productivité mais ne savent pas comment.

Vous avez peut-être aussi un changement de vie similaire, qui a amené toutes sortes de nouveaux enga­gements. Vous n'êtes probablement pas en Jamaïque après avoir vécu plus de vingt ans aux Etats-Unis. Mais vous avez certains des symptômes des changements de vie - trop-plein d'information, surcharge d'emails, temps limité, sentiment de déséquilibre, ou sentiment d'être toujours en train de courir. Peut-être cela va-t-il jusqu'aux dates manquées et aux engagements qui ne tiennent pas.

Pourquoi n'y a-t'il pas de solutions simples à ces problèmes ?

Dans les prochains chapitres, je vous montrerai que les solutions simples aux problèmes complexes n'arrivent pas facilement.

Un pansement n’est pas un substitut à une opération à cœur ouvert - et ce n’est pas la faute du pansement, non plus. Le cœur est un système trop complexe pour une solution si simple. Il faut des années pour en comprendre la structure.

En même temps, une personne mal informée peut voir une vidéo sur Youtube d’un chirurgien en action et observer avec précision que le nombre de coupes faites au scalpel pour un remplacement de veine est inférieur à 10. Sachant qu’il faut plus de 10 incisions pour manger un steak, cette personne pourrait conclure que la chirurgie cardiaque, qui requiert moins d’incisions, est plus facile.

Léonard de Vinci a dit un jour, La simplicité est la forme ultime de sophistication.

Le pontage est complexe, et requiert des années de formation pour déterminer la poignée de coupes simples nécessaires pour effectuer efficacement la procédure. C'est la raison pour laquelle ni les pansements ni vos compétences en steak ne pourront vous aider.

Dans les prochains chapitres, j'introduirai un autre système complexe : la combinaison quotidienne d'habitudes, pratiques et rituels que vous utilisez pour gérer votre temps. Mais il n'est pas question de gentils conseils. Une chose que j'ai apprise dans les livres du coach en natation Terry Laughlin, c'est que tant que vous êtes assis à lire ses pages, vous ne vous améliorez pas. Vous commencez à aller mieux uniquement quand vous fermez le livre, allez à la piscine avec un plan d’amélioration en béton, et sautez à l’eau pour le mettre en place.

À l’issue de ce livre, vous aurez aussi en votre possession un plan d’amélioration béton, « Léonardesque » : simple, mais sophistiqué. Comme l’a dit Justice Oliver Wendell Homes, Jr. « Je ne lèverais pas le petit doigt pour la simplicité de ce côté de la complexité, mais je donnerais mon bras droit pour la simplicité de l’autre côté de la complexité »

Dans la Première Partie, vous aurez les connaissances pour faire ce voyage en toute sécurité. Les recherches que je vous partagerai confirmeront peut-être certains de vos soupçons - vous apprendrez que la gestion de temps n'existe pas, parce que le temps ne peut pas être géré. À la place, vous apprendrez que pendant toutes ces années vous avez géré quelque chose appelée une demande de temps, un engage­ment interne, individuel, de finir une action dans le futur.

Vous découvrirez également un fait étonnant : vous avez commencé à créer des demandes de temps à la pré-adolescence, juste après avoir découvert le concept de temps (vers sept, huit ou neuf ans). Ce faisant, vous avez lancé une formidable période de développement qui a changé le cours de votre vie. Dans les années qui ont suivi vous avez commencé à développer des méthodes personnelles pour gérer les demandes de temps, posant ainsi les fondations de chaque succès que vous avez eu en tant qu'adulte. Je partagerai avec vous les recherches qui montrent que nous n'échappons pas au besoin humain de créer des demandes de temps et de les garder en vie : nous en avons besoin pour atteindre nos buts, aspirations, et rêves.

De plus, votre découverte des demandes de temps vous aidera à comprendre pourquoi les gourous, les universitaires, et les formateurs ont été si confus, et vous trouverez un moyen d’avancer à contre-courant des bons conseils qu’ils ont donnés pendant toutes ces années.

Pour soutenir ces enseignements et trier les connaissances de disciplines différentes, je vous donnerai le lien vers mes Notes du Labo, qui sont incluses à la fin de ce livre. Là, vous pourrez plonger dans la logique que j’ai utilisée pour arriver à ces conclusions et vous mettre sous la dent d’autres recherches universitaires qui les soutiennent. Quand j’ai utilisé mon intuition, en l’absence de preuve formelle, je vous le signalerai, pour que vous puissiez voir d’où viennent toutes ces idées avant de les appliquer. Certaines personnes voudront voir les sources citées dans la partie Références, qui inclut les sources les plus pertinentes pour ce livre. La bibliothèque sur mon site web inclut également les références aux pages de garde de plus de cent documents additionnels.

Dans la deuxième partie, je vous emmènerai dans un cycle d'amélioration, dans lequel vous pourrez commencer à opérer des changements en temps réel. Nous ferons appel à votre pouvoir d'innovation dans le domaine de la productivité liée au temps, que vous avez peut-être mis de côté ces dernières années. En ralentissant le processus rapide mais oublié que vous utilisiez à l'adolescence, vous ferez un bilan complet de vos méthodes actuelles. Pour faire ce bilan, j'expliquerai à quoi ressemblent les meilleurs comportements à travers sept compétences fondamentales : Capturer, Vider, Jeter, Agir maintenant, Stocker, Planifier et Lister.

Ceci n’est pas qu’un exercice intellectuel - vous définirez de nouveaux objectifs et plans tout de suite. A l’issue du septième bilan, je vous montrerai comme rassembler tous ces plans en un Plan Unique qui est faisable et motivant, même s’il peut s’étaler sur plusieurs mois ou années.

Alors que votre plan final sera simple, il sera fondé sur une compréhension sophistiquée de la manière dont les humains gèrent les demandes de temps, et plus encore, les résultats de vos évaluations. Votre nouvelle connaissance de vous sera votre premier moteur : préparez-vous à découvrir la complexité de ce que vous faites chaque jour, et peut-être, la façon déséquilibrée dont vos compétences se sont développées dans le passé. Vous verrez que ceci est typique : pour beaucoup d'entre nous, c'est le résultat d'un esprit adolescent travaillant seul sans aide. Rube Golberg rencontre Mac-Gyver.

Une auto-évaluation fiable vous permettra de prendre des raccourcis importants sur votre chemin vers l'amélio­ration. Vous vous retrouverez à récupérer du temps et de l'énergie en focalisant sur la poignée d'activités d'amélioration qui font la différence, plutôt que d'essayer d'en faire trop à la fois. Votre compétence pour définir un Plan est clé.

Pour certains, le jour où vous finirez le plan sera le bon moment pour poser ce livre et faire une pause, puisque la Partie Trois se concentre sur les sujets avancés qui vous aident à le mettre en place. Dans ces chapitres, vous plongerez « dans le Flow » et les raisons qui font que c’est important d’être conscient de cet état avancé de productivité. Ensuite, je proposerai quatre compétences avancées : Interrompre, Echanger, Revoir, et Alerter - que vous pourrez également inclure dans votre Plan Unique. Elles représentent également des compétences développées à votre adolescence.

Les trois derniers chapitres sont là pour vous préparer aux attentes du monde réel. En tant que professionnels, nous sommes bombardés de nouvelles idées en productivité, ne pouvons pas trouver les outils logiciels et matériels dont nous avons besoin, et rencontrons des obstacles pour être efficaces au bureau. Vous apprendrez à naviguer entre ces soucis.

Comme mentionné dans la FAQ, tout au long de notre voyage, nous aurons beaucoup d'aide de chercheurs dans de multiples domaines. En tant que professionnels, il est important que nous travaillions avec des faits plutôt que des anecdotes, mettant en balance la science et les histoires. Rassembler les résultats de recherches dans différents domaines en un seul endroit est le seul moyen d'acquérir les connaissances dont nous avons besoin pour créer un Plan puissant qui n'ignore aucune amélioration possible.

Pour vous aider à réaliser ce plan, vous remplirez plusieurs formulaires : les versions les plus récentes sont disponibles au téléchargement sur cette page du site web de mon livre - http://goo.gl/Ohe9ju. Vous les utiliserez pour remplir votre auto-évaluation, en dessinant un profil des méthodes que vous utilisez aujourd’hui.

Même si votre Plan Maître et votre profil actuel sont importants, vous devriez finir ce livre avec bien plus qu’un plan sur le papier. Mon but ultime est de vous donner un nouveau départ dans le développement de vos compétences en productivité. Ainsi, vous pourrez résoudre les problèmes, réduire les symptômes non voulus, et atteindre une tranquillité d’esprit inespérée. Vous pouvez aussi l’utiliser pour vous préparer à un futur qui amènera vraisembla­blement plus de demandes de temps que jamais, avec cette nouvelle technologie 24/7 qui ne peut jamais, jamais être arrêtée.

Ce que je veux pour vous est un nouveau départ : quelques solutions à des gros problèmes qui vous donnent un moyen de redémarrer vos efforts d’améliorations avec un nouveau jeu d’idées et une nouvelle énergie. Plus qu’une simple méthode : un nouvel état d’esprit. C'est juste ce que je voulais après mes problèmes en 2006 : un moyen de recommencer.

Francis Wade

2Time Labs

Kingston, Jamaïque - 2014

Partie Un

Comprendre les concepts

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La productivité des cadres est

le plus grand défi du management

du XXIème Siècle.

Peter Drucker

Chapitre 1. Vue d’avion

(Où vous apprenez tout sur les forces puissantes qui nous poussent à améliorer notre productivité liée au temps... Et pourquoi nous ne pouvons pas y échapper !)

Chicago, Illinois, USA.

En 2008, j'ai commencé à remarquer un nouveau type de comportement.

J'étais au milieu d'un groupe, je regardais six associés de McKinsey & Co se battre avec le nouveau concept que je venais de partager. Notre session sur le coaching d'excellence avançait bien, pensais-je, alors qu'ils s'appropriaient les idées et cherchaient une solution au jeu de rôle que nous venions d'observer. Mais une fois de plus, j'ai vu que Brad, qui n’était pas beaucoup plus jeune que moi, regardait son Blackberry. Mon sourcil s’est froncé.

Il s’était froncé plus tôt dans la matinée, dans une salle qui était surchauffée en comparaison du froid glacial du dehors. Je m’étais préparé mentalement au vent et à la neige, même avant de prendre l’avion de chez moi en Jamaïque, mais je ne m’étais pas préparé à la chaleur moite d’une salle de conférence d’un hôtel - j’avais oublié ce que cela faisait même après avoir vécu près de 15 ans à New York et dans le New Jersey.

Mais ce n’était pas juste la chaleur. Je lui avais déjà très poliment demandé de mettre son smartphone de côté. Mais il était là à nouveau, perdu dans un monde différent - le cyberespace, apparemment. Le sujet dont nous discutions était totalement en-dehors de sa conscience.

Cette fois-là, je me suis simplement arrêté de parler. Après quelques minutes, les autres