ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE TAREAS
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ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE TAREAS - Paloma Ramos Ramos (Coordinadora)
ÍNDICE
Créditos
UNIDAD 1: TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN
Tema 1.1: Planificación y Organización del Tiempo
01. Cómo Incrementar su Energía y su Tiempo
02. Cómo Mejorar Nuestra Organización para Reducir Errores
03. Planificar el Trabajo
04. Programación del Tiempo
05. Cómo Minimizar los Ladrones del Tiempo
06. Lo Que Hemos Aprendido
UNIDAD 2: ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE TAREAS
Tema 2.1: Planificación y Delegación de Tareas
01. Delegar Es Dar Responsabilidad
02. ¿Por Qué y para Qué Delegar?
03. Reglas y Criterios para Delegar Tareas
04. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 2.2: Reuniones Eficaces
01. Qué Estructura Tienen las Reuniones
02. Qué Es Preciso Tener en Cuenta Antes de Iniciar Una Reunión
03. Factores de Éxito en el Desarrollo de Reuniones
04. Cuáles Son las Reuniones Más Eficaces
05. Desarrollo de las Reuniones de Solución de Problemas
06. Habilidades de Dirección de Reuniones
07. Comportamientos Funcionales y Disfuncionales en Reuniones
08. Técnicas de Dirección de Reuniones
09. Elaboración de Escritos en las Reuniones
10. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 2.3: La Negociación
01. Factores Que Debemos Dominar
02. La Asertividad
03. La Empatía
04. La Escucha Activa
05. La Persuasión
06. Tratamiento de Quejas y Objeciones
07. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 2.4: Los Grupos de Trabajo
01. El Comportamiento en la Organización
02. Estilos Directivos
03. La Comunicación Interna de la Empresa
04. La Delegación
05. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 2.5: Dinámicas de Grupos de Trabajo
01. Introducción
02. Equipos de Trabajo
03. Dinámicas de Grupos
04. Técnicas de Dinámicas de Grupos
05. Aplicación de las Dinámicas de Grupos en el Ámbito Laboral
06. Lo Que Hemos Aprendido
Glosario
Bibliografía
ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE TAREAS
Editado por:
ICB, S.L. (Interconsulting Bureau S.L.)
Avda. Ortega y Gasset, 198. P.I. Alameda
29006 – Málaga. España
Tfno: (+34) 952 28 87 67
Web: www.icbeditores.com
Correo electrónico: info@icbeditores.com
Organización y Planificación de Tareas
Coordinadora de la obra: Paloma Ramos Ramos
Licenciada en Psicología por la Universidad de Málaga
2ª Edición
© ICB, S.L. (Interconsulting Bureau S.L.), 2014/02, 1ª edición
© ICB, S.L. (Interconsulting Bureau S.L.), 2014/10, 2ª edición
Reservados todos los derechos de publicación en cualquier idioma.
Según el Código Penal vigente ninguna parte de este o cualquier otro libro puede ser reproducida, grabada en alguno de los sistemas de almacenamiento existentes o transmitida por cualquier procedimiento, ya se electrónico, mecánico, reprográfico, magnético o cualquier otro, sin autorización previa y por escrito de Interconsulting Bureau S.L., su contenido está protegido por la Ley vigente que establece penas de prisión y/o multas a quienes intencionadamente reprodujeren o plagiaren, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica.
ISBN: 978-84-9021-280-6
ISBN EPUB: 978-84-9021-593-7
CÓDIGO: MAIC000718
Impreso en España- Printed in Spain
Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos, www.cedro.org) si necesita fotocopiar, escanear o hacer copias digitales de algún fragmento de esta obra.
UNIDAD 1.1
TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN
Planificación y Organización del Tiempo
Cómo Incrementar su Energía y su Tiempo
Cómo Mejorar Nuestra Organización para Reducir Errores
Planificar el Trabajo
Programación del Tiempo
Cómo Minimizar los Ladrones del Tiempo
CÓMO INCREMENTAR SU ENERGÍA Y SU TIEMPO
Definición
SEO consiste en modificar diferentes elementos en las páginas así como trabajar con otros elementos externos con la finalidad de
Peter Drucker señala que el tiempo es el recurso más importante que tenemos.
Sin embargo, la pérdida del tiempo sólo la puede determinar uno mismo. Todo depende de los objetivos que cada uno se plantee. Así lo que para una persona puede ser una pérdida de tiempo, para otra puede ser un rato espléndidamente aprovechado.
Cuando vemos que no tenemos tiempo suficiente para sacar nuestro trabajo, ¿cuáles pueden ser las soluciones? ¿Pasarse más tiempo trabajando?, ¿Trabajar más deprisa? Ambas soluciones nos llevan a problemas e inconvenientes de similar gravedad y riesgo.
En primer lugar, porque una persona no trabaja lo mismo cuando está descansada que cuando está cansada. Después de ocho horas de trabajo, es imposible rendir de la misma forma. Con el agravante de que cuanto más cansados nos encontramos, hay más posibilidad de cometer errores.
En segundo lugar, es muy probable que la tarea efectuada no la realice adecuadamente a la primera, y tenga que rehacerla una segunda vez, con la consabida pérdida de tiempo y de productividad.
CARACTERÍSTICAS Y COMPONENTES DEL TIEMPO
Para realizar nuestro trabajo nos encontramos a diario con dos variables que tenemos que administrar:
La carga de trabajo.
El tiempo disponible para realizarlo (habitualmente ocho horas).
De nuestra habilidad para ajustar ambas variables depende nuestro éxito para organizarnos y, en consecuencia, nuestra capacidad para controlar el estrés.
Sin embargo, la variable tiempo presenta algunas características de las cuales a veces no somos conscientes y que pueden, si no se tienen en cuenta, acarrear consecuencias trascendentales.
El tiempo es un recurso totalmente diferente de los que solemos manejar y totalmente atípico.
REGLAS DE LAS CUATRO I
Todos conocemos las principales características del tiempo y, sin embargo las tenemos muy poco en cuenta. Qué duda cabe de que el tiempo es como nos recuerda J. M. Acosta:
Imprescindible: ningún acto humano puede ser realizado sin tiempo.
Insustituible: el factor tiempo no puede ser sustituido por ningún otro valor.
Inexorable: el tiempo pasa de forma inevitable y no podemos hacer nada por detenerlo.
Inelástico: no podemos hacer nada por estirar el tiempo.
Luego parece evidente que, en realidad, cuando perdemos tiempo, perdemos vida.
Hemos oído muchas veces el dicho: el tiempo es oro
. A mí me parece más acertado: el tiempo es vida.
Y sin embargo, aún sabiendo que el tiempo es vida:
Definición
Pero siendo todas las características que ya hemos mencionado muy importantes, el tiempo tiene una característica adicional, es tan o más importante que las anteriores, y es que: El tiempo se percibe de forma Subjetiva.
¿No es verdad que si estamos realizando un trabajo interesante o que nos agrada, se nos pasa el tiempo rápidamente? Sin embargo, en otras ocasiones en la que, por ejemplo, hemos decidido arreglar nuestro archivo, veinte minutos de dedicación nos parece el doble.
Las razones son principalmente subjetivas, el archivo nos aburre, no nos gusta, etc., y hace que nos parezcan los minutos más largos.
Esta percepción subjetiva del tiempo tiene muchas consecuencias en el día a día.
¿SABES CÓMO UTILIZAR SU TIEMPO?
Para conocer cómo podemos mejorar, lo primero que necesitamos saber es ¿de qué punto partimos?
Si llamamos a un operario para que nos repare o nos haga un trabajo en casa, veremos que tiene una estimación clara del tiempo que le puede llevar la operación.
En consecuencia, sabe también, de forma bastante aproximada, conociendo el tipo de reparaciones, la carga de trabajo que puede asumir para esa jornada.
Si nosotros queremos aprovechar bien nuestro tiempo, deberíamos tener la percepción bastante ajustada del tiempo real que nos llevan las tareas.
No obstante, tenemos que empezar por los cimientos y hacernos la pregunta clave: ¿En qué se nos va el tiempo? (cómo uso mi tiempo)
Ésta es la piedra angular de mi mejora.
¿CÓMO DISTRIBUYO MI TIEMPO?
Después de ver cómo utilizo en general mi tiempo, nos vamos a centrar en nuestro tiempo como profesionales en el trabajo.
Todos los días tomo decisiones estableciendo prioridades para realizar mi trabajo. De lo que tengo pendiente y de lo que quiero que salga. Sin embargo, ¡cuántas veces al salir del trabajo tenemos una sensación de no haber hecho nada de provecho!
EVALÚE SU JORNADA
Cada día decidimos la carga de trabajo que queremos realizar pero rara vez hacemos una estimación del tiempo aproximado que me va a llevar cada tarea. La consecuencia habitual es que con frecuencia no consigo terminar todo lo que me había propuesto.
Sin embargo, si, desde un primer momento, hubiese adjudicado a cada tarea tiempos aproximados, habría tenido una imagen bastante ajustada de lo posible a realizar y no de lo deseado.
El tener una visión de la realidad posible nos permite:
Estructurar de nuevo prioridades, a la vista de las tareas que se nos han quedado fuera.
Por ejemplo: tenemos varias reservas de viajes que realizar que se han quedado fuera. Si las sigo posponiendo para otros días, me puedo encontrar con no conseguir más adelante lo que necesito.
Así que probablemente tendré que revisar las tareas que he priorizado para:
Cambiarlas por otras que había programado y que quizás tiene menos importancia si se quedan para otro día.
Anticiparme y buscar para adelantar las tareas que, si se atrasan, pueden constituir una crisis.
Conocer desde el primer momento, cuando nos llegan los imprevistos, qué estamos dejando si optamos por realizar el imprevisto en lugar de la tarea que tuviésemos programada. (Este conocimiento de lo que dejamos nos ayuda, a veces,