Manual Prático do Plano de Projeto (5ª edição)

Copyright © 2014 por Ricardo Viana Vargas

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• Editor: Sérgio Martins de Oliveira

• Diretora: Rosa Maria Oliveira de Queiroz

• Gerente de Produção Editorial: Marina dos Anjos Martins de Oliveira

• Revisão de Texto: Maria Helena Oliveira

• Design e editoração: Sérgio Alves Lima Jardim

• Produção do ebook: Sérgio Alves Lima Jardim

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Disclaimer

Dedicatória

Agradecimentos

O Autor

Área Exclusiva do Leitor

Nota do Autor à 5ª Edição

PARTE I - Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos

O que é um Projeto?

Benefícios do Gerenciamento de Projetos

Causas de Fracasso em Projetos

Ciclo de Vida de um Projeto

Nove Mitos do Gerenciamento de Projetos

Os Grupos de Processos

PARTE II - Principais Áreas do Gerenciamento de Projeto Segundo o PMBOK® Guide 5a Edição

Apresentação

Decomposição do PMBOK® Guide 5ª Edição através de Mapas Mentais (Mindmaps)

Áreas do Gerenciamento de Projetos

Gerenciamento da Integração

Gerenciamento do Escopo

Gerenciamento do Tempo

Gerenciamento dos Custos

Gerenciamento da Qualidade

Gerenciamento dos Recursos Humanos

Gerenciamento das Comunicações

Gerenciamento dos Riscos

Gerenciamento das Aquisições

Gerenciamento das Partes Interessadas

PARTE III - Documentos do Plano de Projeto

Apresentação

Gerenciamento da Integração

Gerenciamento do Escopo

Gerenciamento do Tempo

Gerenciamento dos Custos

Gerenciamento da Qualidade

Gerenciamento dos Recursos Humanos

Gerenciamento das Comunicações

Gerenciamento dos Riscos

Gerenciamento das Aquisições

Gerenciamento das Partes Interessadas

ANEXO - Projeto Novas Fronteiras

Gerenciamento da Integração

Apresentação do Projeto

Termo de Abertura do Projeto (Project Charter)

Linha de Tempo do Projeto (Project Timelime)

Sistema de Controle Integrado de Mudanças (Integrated Change Control System)

Registro das Lições Aprendidas no Projeto (Project Lessons Learnerd Log)

Gerenciamento do Escopo

Documento de Requisitos do Projeto (Project Requirements Document)

Plano de Gerenciamento dos Requisitos (Requirements Management Plan)

Matriz de Rastreabilidade dos Requisitos (Requirements Traceability Matrix)

Especificação do Escopo (Declaração do Escopo) (Scope Statement)

Estrutura Analítica do Projeto – Analítica (Work Breakdown Structure)

Estrutura Analítica do Projeto – Hierárquica (Work Breakdown Structure)

Estrutura Analítica do Projeto – Mapa Mental (Work Breakdown Structure)

Dicionário da EAP (WBS Dictionary)

Plano de Gerenciamento do Escopo (Scope Management Plan)

Gerenciamento do Tempo (Cronograma)

Lista das Atividades (Activity List)

Lista das Atividades com Duração (Activity Duration List)

Lista dos Recursos do Projeto (Resource List)

Alocação dos Recursos (Resource Allocation)

Gráfico de Gantt do Projeto (Project Gantt Chart)

Diagrama de Rede Detalhado (Detailed Network Diagram)

Gráfico de Marcos do Projeto (Project Milestones Chart)

Plano de Gerenciamento do Cronograma (Schedule Management Plan)

Gerenciamento dos Custos

Decomposição do Orçamento na EAP (Cost Breakdown Structure)

Orçamento do Projeto por Atividade (Project Task Budget)

Orçamento do Projeto por Recurso (Project Resource Budget)

Cronograma de Desembolso do Projeto (Project Disbursement Schedule)

Curva de Desembolso do Projeto (Cumulative Costs Curve)

Plano de Gerenciamento dos Custos (Cost Management Plan)

Gerenciamento da Qualidade

Lista de Verificação dos Processos de Qualidade do Projeto(Project Quality Checklist)

Lista de Verificação de Qualidade do Processo de Definição do Projeto-Piloto (Pacote 6.1) (Quality Checklist)

Plano de Gerenciamento da Qualidade (Quality Management Plan)

Gerenciamento dos Recursos Humanos

Organograma do Projeto (Project Organizational Chart)

Lista dos Recursos Humanos do Projeto (Human Resources List)

Diretório do Time do Projeto (Project Team Directory)

Matriz de Responsabilidades (Responsibility Matrix)

Diagrama de Funções (Who Does What Report)

Plano de Gerenciamento dos Recursos Humanos (Staff Management Plan)

Gerenciamento das Comunicações

Plano de Gerenciamento das Comunicações (Communications Management Plan)

Gerenciamento dos Riscos

Plano de Gerenciamento dos Riscos (Risk Management Plan)

Riscos Identificados – EAP (Identified Risks – WBS)

Riscos Identificados e Qualificados – Mapa Mental (Identified and Qualified Risks)

Registro dos Riscos (Risk Register)

Mapa dos Riscos (Risk Map)

Gerenciamento das Aquisições

Especificação do Trabalho – Consultoria (Statement of Work)

Especificação do Trabalho – Equipamentos (Statement of Work)

Especificação do Trabalho – Treinamento (Statement of Work)

Plano de Gerenciamento das Aquisições (Procurement Management Plan)

Gerenciamento das Partes Interessadas

Registro das Partes Interessadas (Stakeholder Register)

Mapa das Partes Interessadas (Stakeholder Map)

Plano de Gerenciamento das Partes Interessadas (Stakeholder Management Plan)

Outros Livros do Autor

As opiniões expressas nesta publicação são de responsabilidade do autor e não representam necessariamente as da Organização das Nações Unidas (ONU), incluída a UNOPS ou seus Estados-Membros.

Ao meu pai Jairo, exemplo absoluto de caráter, dedicação e amor. Saudades sempre.

Este trabalho é fruto da cooperação de várias pessoas.

Gostaria de agradecer:

• à editora Brasport, pela confiança e interesse em meu trabalho;

• ao Project Management Institute Global Operations Center, pelo apoio a este projeto desde sua primeira edição;

• a toda a comunidade de gerenciamento de projetos do Brasil e a todos os membros do PMI por sempre acreditarem em meu trabalho e o apoiarem;

• aos meus colegas do Escritório de Serviços de Projetos das Nações Unidas (UNOPS) em Copenhagen pelo apoio e suporte em todas as minhas iniciativas;

• aos meus queridos alunos de graduação, pós-graduação e MBA, colegas nessa jornada de trabalho;

• aos meus parentes, amigos e alunos que propiciaram todo o alicerce para este livro;

• ao amigo Allan Rocha pelo suporte com as informações detalhadas da solução PPM Microsoft para o Plano de Comunicações.

Ricardo Viana Vargas foi, nos últimos quinze anos, responsável por mais de oitenta projetos de grande porte em diversos países, nas áreas de petróleo, energia, infraestrutura, telecomunicações, informática e finanças, com um portfólio de investimentos gerenciado superior a dezoito bilhões de dólares.

Atualmente, é diretor do Grupo de Práticas de Projetos do Escritório de Serviços de Projetos das Nações Unidas (UNOPS, na sigla em inglês) e vive em Copenhagen, na Dinamarca. Seu trabalho tem como foco a melhoria da gestão dos projetos humanitários, de construção da paz e de desenvolvimento de infraestrutura em dezenas de países, como Haiti, Afeganistão, Iraque e Sudão do Sul.

Foi o primeiro voluntário latino-americano a ser eleito para exercer a função de presidente do conselho diretor (Chairman) do Project Management Institute (PMI), maior organização do mundo voltada para a administração de projetos, com cerca de seiscentos mil membros e profissionais certificados em 175 países.

Escreveu doze livros sobre gerenciamento de projetos, publicados em português e inglês, com mais de 250 mil exemplares vendidos mundialmente. Recebeu em 2005 o prêmio PMI Distinguished Award e, em 2011, o PMI IS CoP Professional Development Award pela sua contribuição para o desenvolvimento do gerenciamento de projetos. Recebeu também o PMI Professional Development Product of the Year pelo workshop

PMDome®, considerado a melhor solução do mundo para o ensino do gerenciamento de projetos. É professor de gerenciamento de projetos em diversos cursos de MBA, participando do conselho editorial de revistas especializadas no Brasil e nos Estados Unidos.

Vargas é revisor reconhecido da mais importante referência no mundo sobre gerenciamento de projetos, o PMBOK® Guide. Foi também chair da tradução oficial do PMBOK® para o português.

Engenheiro químico e mestre em Engenharia de Produção pela UFMG,

possui também o Master Certificate in Project Management pela George Washington University, além de ser certificado pelo PMI como Project Management Professional (PMP), Risk Management Professional (PMI-RMP) e Scheduling Professional (PMI-SP). É também certificado pelo Escritório de Governo e Comércio do Reino Unido (OGC) como Programme, Project Management e PRINCE® Registered Consultant (P2RC), como Managing Successful Programmes (MSP) Practitioner e em Management of Risks (MoR) Foundation. E pela Scrum Alliance como Certified Scrum Master (CSM). Participou do programa de negociações para executivos da Harvard Law School e tem formação executiva de estratégia e inovação pelo Massachusetts Institute of Technology (MIT).

Durante onze anos, a partir de 1995, desenvolveu em conjunto com dois sócios um dos mais sólidos negócios de tecnologia, gerenciamento de projetos e terceirização do mercado brasileiro, que contava com 4.000 colaboradores e gerava uma receita anual de cinquenta milhões de dólares em 2006, quando Ricardo Vargas vendeu sua participação para se dedicar integralmente à internacionalização de seus trabalhos em gerenciamento de projetos.

Ricardo é membro da Association for Advancement of Cost Engineering (AACE), da American ­Management Association (AMA), da International Project Management Association (IPMA), do Institute for Global Ethics e da Professional Risk Management International Association (PRMIA).

Para contato com o autor, utilize os seguintes endereços:

• E-mail: ricardo@ricardo-vargas.com

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• Twitter: @rvvargas

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Desde a 4ª edição, substituímos o CD, que sempre acompanhou o livro, por um acesso permanente à área exclusiva do leitor no site ricardo-vargas.com.

A área vai permitir que você interaja e troque experiências com outros leitores do livro e também com o autor e tenha acesso a vários materiais exclusivos.

Para receber seu código de acesso à Área do Leitor, envie um e-mail para info@ricardo-vargas.com com uma cópia do seu recibo da compra.

Principais vantagens da área exclusiva do leitor:

Arquivos de apoio – O leitor poderá fazer download de exercícios, modelos de projeto e artigos técnicos, entre outros, que serão atualizados periodicamente.

Ver as imagens que aparecem no livro em tamanho original – Na área exclusiva, o leitor terá acesso à versão digital de todas as imagens de tela capturadas no livro, facilitando o estudo.

Fórum do Leitor – Lista de discussão onde o leitor poderá postar dúvidas e trocar experiência com outros leitores, bem como acessar e discutir diretamente com Ricardo Vargas as principais questões envolvendo os assuntos tratados no livro.

Softwares – O leitor poderá realizar download das cópias de avaliação de diversos softwares de gerenciamento de projetos, incluindo o Microsoft Project 2013, diretamente dos links disponibilizados na área exclusiva do leitor.

Sorteios e convites – O leitor cadastrado na área participará de sorteios exclusivos e receberá em primeira mão convites para eventos relacionados aos assuntos do livro.

Este livro surgiu de uma necessidade que pude observar desde que iniciei meus trabalhos em gerenciamento de projetos, quando todos estavam interessados em ver exemplos de documentos de um projeto e discutir e analisar modelos e melhores práticas utilizadas pelo PMI, conhecida através do PMBOK® Guide.

Procuro apresentar, de forma direta e prática, um exemplo de projeto que pode ser analisado sob todos os aspectos do gerenciamento, incluindo o gerenciamento de escopo, tempo, custos, qualidade, RH, comunicação, riscos, aquisição, partes interessadas e integração.

Ao longo das edições, é realmente surpreendente ver que uma ideia desenvolvida para ajudar meus então alunos a entender como o gerenciamento de projetos acontece na prática tenha dado tão certo. Foram mais de 120.000 exemplares comercializados.

Eu utilizo no livro um exemplo básico e direto: a implementação de um escritório de projetos (PMO) em uma divisão de uma empresa, incluindo todos os passos da implementação, partindo da realização do diagnóstico até chegar aos resultados da implementação.

Nessa 5ª edição, meu principal interesse é garantir a aderência dos elementos do plano do projeto com a 5ª Edição do PMBOK® Guide. Além disso, sugiro podcasts, vídeos e outros conteúdos relacionados ao longo dos capítulos. Isso facilita ao leitor acessar conteúdos complementares na internet durante a leitura do livro. Outra novidade dessa edição é o novo projeto gráfico, cujo principal objetivo foi dar mais clareza e simplicidade a todos os modelos de documentos, tabelas e ilustrações.

Todo esse trabalho visa manter a obra sempre atualizada no cenário de gerenciamento de projetos.

Resumo das principais alterações desta edição:

• adequação de todos os processos e áreas de conhecimento para o PMBOK® Guide 5ª Edição, incluindo os 47 processos do guia;

• inclusão dos documentos relacionados ao Gerenciamento das Partes Interessadas do PMBOK® Guide 5ª Edição;

• novos modelos de documentos para a gestão das partes interessadas;

• fluxo de processos do PMBOK® Guide 5ª Edição evidenciando cada uma das áreas de conhecimento através de diagramas diretos e coloridos;

• sugestão de podcasts, vídeos e outros conteúdos relacionados ao longo do livro;

• novo design e novas ilustrações;

• revisão e redefinição do Projeto Novas Fronteiras, utilizado como exemplo do livro;

• área do leitor no site ricardo-vargas.com ampliada e atualizada.

Além desses itens, diversas pequenas atualizações foram realizadas, fruto dos inúmeros e-mails que recebi desde o início do livro, bem como de uma natural evolução das práticas e técnicas atualmente adotadas.

Espero que