The Standard for Program Management - Fourth Edition (ARABIC)

الرابع

1

مقدمة

معيار إدارة البرامج – الإصدار الرابع يوفر إرشادات حول مبادئ إدارة البرامج. وهو يتيح تعريفات مقبولة بشكل عام للبرامج وإدارة البرامج والمفاهيم الهامة لنجاحها - مجالات أداء إدارة البرامج، ودورة حياة البرامج، والمبادئ والممارسات والأنشطة الهامة لإدارة البرامج. يتوسع هذا الإصدار من معيار إدارة البرامج في المفاهيم التي عرضت في إصدارات سابقة ويوضحها، كما أنه يكمّل ويتوافق مع المعايير الجوهرية الأساسية ومستندات الإرشادات الخاصة بمعهد إدارة المشاريع والتي تشمل الإصدار الأخير من الدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK®) [1],¹ وThe Standard for Portfolio Management [2], وImplementing Organizational Project Management: دليل عملي [3]، ومعجم معهد إدارة المشاريع لمصطلحات إدارة المشاريع [4].

يُعِّرف هذا القسم ويفسر المصطلحات المتعلقة بنطاق المعيار ويعرض مقدمة للمحتوى التالي، وهو يشمل الأقسام الرئيسية التالية:

1.1 الغرض من معيار إدارة البرامج

2.1 ما هو البرنامج؟

3.1 ما هي إدارة البرامج؟

4.1 العلاقات بين إدارة المَحافظ والبرامج والمشاريع وأدوارها في إدارة المشاريع المؤسسية (OPM)

5.1 العلاقات بين الاستراتيجية المؤسسية وإدارة البرامج وإدارة العمليات

6.1 مردود الأعمال

7.1 دور مدير البرنامج

8.1 دور راعي البرنامج

9.1 دور مكتب إدارة البرامج

1.1 الغرض من معيار إدارة البرامج

يوفر معيار إدارة البرامج إرشادات حول المبادئ والممارسات والأنشطة الخاصة بإدارة البرامج المعترف بها بشكل عام لدعم الممارسات الجيدة لإدارة البرامج والمطبقة على غالبية البرامج، أغلب الوقت.

مبادئ إدارة البرامج هي مبادئ يُعتقد بصحتها وأهميتها للإدارة الفعالة للبرامج.

المعترف بها بشكل عام تعني وجود إجماع عام على أن الممارسات والمعرفة والممارسات الموضحة ذات قيمة وفائدة.

الممارسة الجيدة تعني وجود اتفاق عام على أن تطبيق المبادئ والمعرفة والممارسات ينهض بإدارة البرامج ويحسن من فرص نجاح البرنامج، والذي يُقاس بمدى وفعالية تسليم المنافع وتحقيقها. ولا تعني الممارسة الجيدة ضرورة تطبيق جميع أحكام المعيار على كل برنامج؛ ويعتبر قادة المؤسسة ومدراء برامجها وفرق برامجها ومكتب إدارة برامجها (عند توظيفهم) يكونوا مسؤولين عن تحديد ما هو الأكثر ملاءمة لأي برنامج محدد، بناءً على متطلبات فريدة أو معينة للبرنامج ومؤسسته الراعية.

ومن المستهدف أيضًا أن يوفر معيار إدارة البرامج فهمًا عامًا لدور مدير البرنامج عامةً، وخاصةً عند التفاعل مع:

مدراء المحافظ الذين تتضمن محفظتهم (محافظهم) البرنامج أو مكوناته؛

مدراء المشروع الذين تعتبر مشاريعهم جزءًا من البرنامج؛

رعاة المشروع وغيرهم من أعضاء اللجنة التوجيهية للبرنامج، وهذه اللجنة قد يشار إليها أيضًا بأنها مجلس حوكمة البرنامج أو المحفظة.

مكتب إدارة البرامج أو المشاريع؛

أعضاء فريق البرنامج الذين يعملون على البرنامج أو البرامج الأخرى الفرعية؛

المستفيدون من البرنامج؛

والمعنيون الآخرون ومجموعات المعنيين (مثل التنفيذيين بالمؤسسة أو شركاء الأعمال أو العملاء أو الموردين أو الموزعين أو القادة أو المجموعات السياسية) الذين يمكنهم التأثير على البرنامج.

من المستهدف أن يُطبق معيار إدارة البرامج وفقًا لمدونة الأخلاق والسلوك المهني الخاصة بمعهد إدارة المشاريع [5]، التي تحدد التزامات المسؤولية والاحترام والعدالة والأمانة والتي يتعين على مدراء البرامج التقيد بها في أداء عملهم. تتطلب مدونة الأخلاق والسلوك المهني من الممارسين إظهار التزام بالسلوك الأخلاقي والمهني، كما أنها تحمل التزام الامتثال للقوانين واللوائح والسياسات المؤسسية والمهنية.

2.1 ما هو البرنامج؟

يعرَّف البرنامج بأنه مجموعة من المشاريع، والبرامج الفرعية وأنشطة البرامج المترابطة التي تدار بطريقة منسقة لتحقيق منافع لا تتوافر عند إدارتها على نحو فردي.

كما أن إدارة المشاريع والبرامج الفرعية وأنشطة البرامج في صورة برنامج يُحسن من تحقيق المنافع عن طريق ضمان تكيف الاستراتيجيات وخطط عمل مكونات البرنامج بصورة تفاعلية مع نتائج المكون أو مع التغيرات التي تطرأ على اتجاه أو استراتيجيات المؤسسة الراعية. وتُنفَذ البرامج بصورة رئيسية لتسليم منافع إلى المؤسسات الراعية أو مكونات المؤسسة الراعية. ومن الممكن أن تحقق البرامج منافع، على سبيل المثال، عن طريق تحسين الإمكانات الحالية، أو تيسير التغيير، أو إنشاء الأصول أو المحافظة عليها، أو طرح منتجات وخدمات جديدة، أو إنشاء فرص جديدة لتحقيق قيمة أو للحفاظ عليها. ويتم تسليم هذه المنافع للمؤسسة الراعية في صورة نتائج توفر منفعة للمؤسسة والمستفيدين أو المعنيين المستهدفين للبرنامج.

تحقق البرامج منافعها المستهدفة من خلال المشاريع المكونة والبرامج الفرعية المتبعة لإنتاج المخرجات والنتائج. وترتبط مكونات البرامج من خلال اتباعها لأهداف تكميلية يساهم كل منها في تسليم المنافع.

إن المشاريع أو البرامج المكونة التي لا تضع أهداف مشتركة أو تكميلية؛ أو التي لا تساهم بصورة مشتركة في تسليم المنافع المشتركة؛ أو التي تربطها فقط مصادر الدعم المشتركة أو التكنولوجيا أو المعنيين تدار غالبًا في صورة مَحافظ أكثر منها برامج (انظرمعيار إدارة المحافظ [2]).

فيما يلي قائمة بعناصر البرامج وتعريفاتها:

المكونات هي مشاريع أو برامج فرعية أو أنشطة أخرى مترابطة يجري تنفيذها لدعم أحد البرامج.

المشاريع هي جهود مؤقتة تُبذل لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة، حسبما توصف كاملة في الدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK®) [1]. تُستخدم المشاريع لإنتاج مخرجات أو نتائج تتطلبها البرامج في حدود القيود المحددة مثل الميزانية والوقت والمواصفات والنطاق والجودة.

البرامج الفرعية، أحيانًا يشار إليها بالبرامج التابعة وهي برامج يتم رعايتها وإجراؤها لتحقيق مجموعة فرعية من الأهداف الهامة للبرنامج الرئيسي. أحد الأمثلة على ذلك، يمكن لبرنامج تطوير سيارة كهربائية جديدة أن يرعى برامج أخرى تتعلق بتطوير تقنيات جديدة للمحرك والبطارية ومحطات شحن. ويمكن إدارة كل برنامج من تلك البرامج الأخرى كما ورد في هذا المعيار وأن يتم مراقبتها وإدارتها أيضًا في صورة أحد مكونات البرنامج الراعي.

الأنشطة الأخرى المرتبطة بالبرنامج هي عمليات أو أنشطة العمل التي تُنفذ لدعم البرنامج ولكنها لا ترتبط مباشرةً بالبرامج الفرعية أو المشاريع التي يرعاها أو ينفذها البرامج. الأمثلة على العمليات والأنشطة التي ترعاها البرامج يمكن أن تشمل تلك المرتبطة بالتدريب والتخطيط والرقابة على مستوى البرنامج وإعداد التقارير والمحاسبة والإدارة. ويمكن أن تعتبر الأنشطة التشغيلية أو وظائف الصيانة المرتبطة مباشرةً بمكونات البرنامج بأنها مثل الأنشطة الأخرى المرتبطة بالبرنامج.

وعند استخدام المصطلح (أنشطة) في سياق إدارة البرنامج، يتعين قراءته بأنه أنشطة البرنامج. وأنشطة البرنامج هي أنشطة تُنفذ لدعم أحد البرامج وليس تلك الأنشطة التي تؤدَى خلال سياق مشاريع مكونات البرنامج.

إن الفارق الرئيسي بين المشاريع والبرامج قائم على الإقرار داخل البرامج بأن استراتيجيات تحقيق المنافع قد تحتاج إلى تحسين بصورة قابلة للتكيف حين تُحقَق نتائج المكونات بصورة فردية. كما يمكن أن تكون أفضل آلية لتحقيق منافع أحد البرامج غامضة أو غير مؤكدة مبدئيًا. وتساهم النتائج التي تحققها مكونات البرنامج في تسليم المنافع المستهدفة للبرنامج، حسبما يلزم، لتنقيح استراتيجية البرنامج ومكوناته.

تستند القيمة الرئيسية لإدارة مبادرة في صورة برنامج إلى إقرار مدير البرنامج باستعداده لاتباع استراتيجيات لتحسين تسليم المنافع لإحدى المؤسسات. ونتيجة للحاجة المحتملة لأحد البرامج لكي يتكيف مع نتائج ومخرجات مكوناته وحاجته المحتملة لتعديل الاستراتيجية أو الخطط الخاصة به، يمكن تتبع مكونات البرنامج بطريقة متكررة أو غير متسلسلة.

دورة حياة البرنامج الموضحة في الشكل 1-1 توضح الطبيعة غير المتسلسلة لمرحلة تسليم البرنامج. في البرنامج، من المتوقع أن ينتج عن التتبع المتكرر للمكونات تدفق للمخرجات والنتائج التي تساهم في المنافع المؤسسية. ويمكن تحقيق منافع البرنامج بصورة متزايدة طوال فترة البرنامج أو يمكن تحقيقها عند نهاية البرنامج أو بعدها. يتم تناول دورة حياة البرنامج بمزيد من التفاصيل في القسم السابع من هذا المعيار.

أحد الأمثلة على تحقيق أحد البرامج للمنافع بصورة متزايدة هو برنامج تحسين العمليات على مستوى المؤسسة، ويمكن رؤية ذلك البرنامج على أنه يتابع المشاريع المكونة لتوحيد ودمج عمليات محددة (مثل عمليات الرقابة المالية وعمليات إدارة المخزون وعمليات التوظيف وعمليات تقييم الأداء) والبرامج الفرعية لضمان التحقيق التام لمنافع الدمج (مثال، التأكد من اتباع العمليات المحسنة أو لقياس رضا الموظفين وأداءهم في العمليات الجديدة). ويمكن لكل من هذه المكونات تحقيق منافع إضافية عند الانتهاء منها، ويمكن لنتائج المكونات أن تطلق مشاريع جديدة لإجراء مزيد من التحسين على العمليات والرضا والأداء، إلا أن البرنامج لا يكتمل لحين تحقيق جميع المشاريع والبرامج الفرعية اللازمة لتحسين الأعمال لمنافعها المستهدفة من البرنامج.

عوضًا عن ذلك، يمكن للبرامج أن تحقق جميع المنافع المستهدفة في وقت واحد - كوحدة كاملة موحدة، وفي تلك الحالة، لا تُحقَق منافع البرنامج إلا حين إكتمال البرنامج. يمكن رؤية برنامج تطوير الأدوية كبرنامج يتسم بالتسليم الموحد للمنافع، حيث لا يكون من المتوقع للمكونات الفردية للبرنامج تحقيق المنافع إلا حينما ينتهي برنامج تطوير الأدوية بأكمله بنجاح، ويُعتمد المنتج للبيع ويُعالج المرضى به وتُحقق المؤسسة المنافع من بيعه.

1.2.1 إطلاق البرامج

تُطلق البرامج أو يتم التعرف عليها عامةً بطريقتين:

البرامج التي تُطلق للسعي لأهداف أو غايات أو استراتيجيات جديدة تبدأ قبل بداية العمل على مشاريعها أو برامجها المكونة لها. وتُطلق عادةً هذه البرامج لدعم أهداف وغايات استراتيجية جديدة حيث تمكّن إحدى المؤسسات من تحقيق رؤيتها ورسالتها. الأمثلة على تلك البرامج تشمل البرامج التي تُطلق كجزء من عملية التخطيط الاستراتيجي للمؤسسة (مثل جزء من قرار قائم على محفظة لتطوير منتج أو خدمة جديدة أو للتوسع في سوق جديد)، أو للتأثير في السلوك الإنساني (مثل رفع الوعي بالسلوكيات الصحية أو بالتهديدات الإرهابية أو لضمان الالتزام باللوائح الجديدة)، أو للاستجابة لإحدى الأزمات (مثال، توفير الإغاثة للكوارث أو إدارة قضية صحية عامة). ويمكن لأنشطة إدارة البرامج دعم هذه البرامج عمومًا من البداية.

يمكن إنشاء البرامج أيضًا حينما تقر إحدى المؤسسات بأن المشاريع والبرامج المستمرة وغيرها من الأعمال مرتبطة عن طريق تتبعها لنتائج أو إمكانات أو أهداف أو منافع مشتركة (مثال، برنامج تحسين العمليات الذي تدعمه مبادرات تطوير برمجيات مستقلة سابقًا) أو برنامج تجديد أحد الأحياء الذي تدعمه مشاريع بناء متنزهات عامة ومراقبة المرور وبرنامج التوعية المجتمعية. وغالبًا ما تؤسَس تلك البرامج حينما تقرر إحدى المؤسسات أن المنافع المؤسسية ستكون أكثر فعالية عن طريق إدارة مبادرات مستمرة في صورة برنامج منفرد. وتُدعم هذه البرامج بأنشطة إدارة البرامج بعد البدء في جميع مشاريعها أو بعض منها.

يتعين إدارة جميع البرامج حديثة الإطلاق أو التحديد طبقًا لمبادئ وإرشادات إدارة دورة الحياة الموضحين في الأقسام اللاحقة من هذا المعيار. ومن الضروري لمدير المشروع التأكد من، على سبيل المثال، الانتهاء من الأنشطة الهامة لتحديد البرنامج، للبرامج التي بدأت مشاريعها وبرامجها الأخرى فعليًا.

2.2.1 العلاقات بين المحافظ والبرامج والمشاريع

فيما يلي العلاقة بين المَحافظ والبرامج والمشاريع:

المحفظة هي مجموعة من المشاريع، والبرامج، والمَحافظ الفرعية، والعمليات التي تدار كمجموعة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية.

تتكون البرامج من المشاريع، والبرامج الفرعية، وأنشطة البرامج المترابطة التي تُدار بطريقة متسقة لتحقيق منافع لم تكن لتتوافر عند إدارتها على نحو فردي. وتعد البرامج عناصر مشتركة للمَحافظ، وهي تنُفذ لتحقيق منافع هامة للأهداف الاستراتيجية لإحدى المؤسسات.

والمشاريع، سواءً كانت تدار بصورة مستقلة أو كجزء من أحد البرامج، هي جهود مؤقتة تُبذل لإنشاء منتجات أو خدمات أو نتائج فريدة.

لكونها عناصر هامة في أحد مَحافظ المؤسسة، تُنفذ البرامج والمشاريع لإنتاج المخرجات والنتائج المطلوبة لدعم الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.

الشكل 1-2 يعرض مثالاً حول طريقة تنظيم محفظة برامج ومشاريع لتتبع استراتيجية المؤسسة.

3.1 ما هي إدارة البرامج؟

تعرف إدارة البرامج بأنها تطبيق المعارف والمهارات والمبادئ على برنامج لتحقيق أهداف هذا البرنامج، وللحصول على المنافع والتحكم اللذين لا يتوفران من خلال إدارة مكونات البرنامج على نحو فردي. تنطوي إدارة البرامج على توافق مكونات البرنامج لضمان تحقيق أهداف البرنامج وتحقيق منافع البرنامج على أكمل وجه. ويتولى إدارة البرنامج مدير البرنامج الذي تفوضه المؤسسة لقيادة الفريق (الفِرق) المسؤول عن تحقيق أهداف وغايات البرنامج.

يضمن مدير البرنامج التوافق الفعال والتكامل والتحكم في مشاريع البرنامج والبرامج الفرعية والأنشطة الأخرى للبرنامج عن طريق إجراءات مترابطة ومتضافرة تُتخذ في خمسة مجالات لأداء إدارة البرنامج: توافق استراتيجية البرامج وإدارة منافع البرامج ومشاركة المعنيين بالبرامج وحوكمة البرامج وإدارة دورة حياة البرامج. مجالات أداء إدارة البرامج هي المجموعات التكميلية لمجالات الأنشطة أو الوظائف المترابطة التي تصف وتميز على نحو فريد الأنشطة الموجودة في مجال أداء واحد عن الأنشطة الأخرى ضمن النطاق الكامل لعمل إدارة البرامج. ويتم تناول مجالات الأداء بالنقاش المفصل في الأقسام اللاحقة من هذا المعيار. ومن خلال مجالات أداء إدارة البرامج هذه، يشرف مدير البرنامج على ارتباطات المكونات ويحللها لتحديد الأسلوب الأمثل لإدارة مكونات البرنامج. ويمكن أن تشمل الإجراءات المتعلقة بهذه الارتباطات ما يلي:

تحديد الطريقة التي يتوقع للمخرجات والنتائج لمكونات البرنامج أن تساهم بها في تسليم البرنامج لمنافعه المستهدفة ودعم استرتيجية المؤسسة.

متابعة تحقيق مكونات البرنامج للمنافع لضمان بقائها متوافقة استراتيجيًا مع أهداف المؤسسة.

ضمان نقل مخرجات ونتائج مكونات البرنامج ودراستها بحيث يحسّن البرنامج متابعة منافعه المستهدفة ويوفر القيمة على نحو فعّال.

قيادة وتنسيق أنشطة البرنامج (على سبيل المثال، التمويل والمشتريات) عبر جميع مكونات البرنامج أو أعماله أو مراحله.

التواصل مع المعنيين وإبلاغهم لتوفير منظور متكامل حول جميع الأنشطة المستهدفة في البرنامج.

التقييم والاستجابة على نحو استباقي للمخاطر التي تتسع للعديد من مكونات البرنامج.

توافق جهود البرنامج مع استراتيجية المؤسسة وحالة أعمال البرنامج.

حل مشكلات النطاق والتكلفة والجدول الزمني والموارد والجودة والمخاطر في هيكل الحوكمة المشترك.

تخصيص أنشطة إدارة البرامج وعملياتها وواجهاتها لمعالجة الفروقات الاجتماعية الاقتصادية والسياسية والبيئية في البرامج على نحو فعال.

يطبق مدراء البرامج مبادئ إدارة البرامج لضمان تخطيط البرامج ومكوناتها والرقابة عليها والانتهاء منها بصورة ملائمة، وتحقيق منافع البرنامج واستدامتها بصورة ملائمة.

4.1 العلاقات بين إدارة المَحافظ والبرامج والمشاريع وأدوارها في إدارة المشاريع المؤسسية (OPM)

لاستيعاب العلاقات بين إدارة المَحافظ والبرامج والمشاريع، من المهم الاعتراف بوجود أوجه للشبه وأوجه للاختلاف بين تلك النظم، كما أنه من المفيد استيعاب طريقة ارتباطها بإدارة المشاريع المؤسسية.

توفر إدارة المَحافظ والبرامج والمشاريع جميعها وسائل مُنظَمة للمؤسسات لكي تتوافق وتتبع الاستراتيجيات المؤسسية بفاعلية. إلا أن إدارة المَحافظ والبرامج والمشاريع تتفاوت في محور تركيزها والطريقة التي تساهم بها في تحقيق الأهداف الاستراتيجية.

تعد إدارة المَحافظ هي الإدارة المركزية لمحفظة واحدة أو أكثر لتحقيق الأهداف الاستراتيجية. وينصَب تركيز إدارة المَحافظ على إرساء واتباع ممارسات جيدة عند اختيار البرامج أو المشاريع لرعايتها، مع