ACTAS CONTRACTUALES ACTAS ADMINISTRATIVAS.

. Son documentos formales que se suscriben, de acuerdo a formato preestablecido, en la medida en que avance la obra y que diferencian las distintas etapas de ejecucin fsica de la obra, y sirven de referencia para delimitar lapsos de ejecucin y de garanta, se elaboran a fin de dejar constancia de los sucesos que van ocurriendo en la obra. Estas actas son las siguientes: 9.2.1.- ACTA DE INICIO. Constancia que se expide en el momento en que se inicia la obra. Sirve de referencia para controlar el tiempo de ejecucin de la obra y sus extensiones o prrrogas. 9.2.2.-ACTA DE PARALIZACIN. Constancia que se expide cuando una obra se paraliza, independientemente de las causas que la produjeron. Entre estas causas se pueden mencionar: a) modificaciones del proyectos autorizadas por el Entre Contratante o por situaciones imprevistas durante la ejecucin de la obra que ameritan dicha modificacin, b) incumplimiento de pagos (por un lapso superior al previsto), que afecten el flujo de caja de la obra, c) incumplimiento de normas tcnicas o cualquier clusula contractual que incida sobre los costos, calidad y tiempo de ejecucin previsto, d) causas ajenas a las partes contratantes, tales como desastres naturales o daos causados por terceros. Es necesario, que el Acta de Paralizacin sea acompaada por un informe emitido tanto por el Ingeniero Residente como por el Ingeniero Inspector, donde se especifiquen las causas que la originaron, a fin de dejar constancia de ello. 9.2.3.-ACTA DE REINICIO. Constancia que se expide cuando la obra ha sufrido una paralizacin y se reinician los trabajos previstos en la contratacin o sus modificaciones, una vez que se hayan subsanado las causas que originaron dicha paralizacin. Es necesario que previo al reinicio de los trabajos se reprograme o se modifique el cronograma de trabajo. 9.2.4.-ACTA DE TERMINACIN. Constancia que se expide una vez finalizada la obra, previo al Acta de Aceptacin Provisional o Definitiva, segn sea el caso. A partir de la fecha indicada en el Acta de Terminacin comienza a contarse el lapso de garanta, durante el cual el Contratista es responsable por el mantenimiento y conservacin de la obra; igualmente se inicia el perodo de responsabilidad decenal. El contratista debe notificar por escrito a la inspeccin con diez (10) das calendario de anticipacin por lo menos, la fecha en que estima que sern terminados los trabajos, a fin de que se deje constancia de dicha terminacin, mediante la elaboracin del acta correspondiente. Uno de los aspectos resaltantes de la fecha del acta de terminacin es el hecho que, de acuerdo a lo establecido en el documento principal del contrato, el lapso de garanta de la obra, incluyendo sus equipos y los servicios que deban prestarse de acuerdo a lo convenido, comenzar a contarse a partir de la misma. Sin embargo, es oportuno resaltar que, en caso de ser requeridas reparaciones o correcciones en la obra, este plazo de garanta ser prorrogado de acuerdo al tiempo requerido para realizar dichos arreglos. 9.2.5.-ACTA DE ACEPTACIN PROVISIONAL (Ttulo VII, Captulo II, Art. 91100, CGCO). Constancia que se solicita por escrito al contratante, dentro de los 60 das calendarios de haber firmado el acta de terminacin o en el tiempo previsto en el contrato, siempre y cuando en la obra no se encuentren fallas o defectos; o, que de encontrarse, sean previamente subsanados. Esta aceptacin est prevista

en los contratos de obras pblicas, no obstante puede establecerse en contrataciones de carcter privado. Las Condiciones Generales de Contratacin de Obras Pblicas prev un lapso de 90 das para expedir el acta, contados a partir de la solicitud realizada por el Contratista, quien a su vez deber solicitar la recepcin provisional dentro de un lapso de 60 das contados a partir de la fecha del Acta de Terminacin, acompaada de: mediciones finales, cuadro demostrativo de cantidades de obra ejecutada, planos de construccin, manuales e instructivos de mantenimiento de equipos incorporados y otros documentos. Una vez revisados estos documentos, dentro de los noventa (90) das calendario siguientes, el Ente Contratante proceder a una revisin general de los trabajos realizados. Una vez comprobado que los mismos han sido ejecutados de acuerdo con lo establecido en el contrato, se proceder a la elaboracin del acta de aceptacin provisional. Igualmente, en caso de encontrarse fallas o defectos en la obra, el Ente Contratante notificar al Contratista para que este los subsane a sus expensas, luego de lo cual se firmar el acta. Ahora bien, si luego de firmarse el acta de aceptacin provisional se encontrasen defectos en la obra o errores en su ejecucin que no hubiesen sido detectados con anterioridad, el Contratista debe subsanarlos antes de la recepcin definitiva de la obra. Debe sealarse que en la CGCO se indica que el Ente Contratante se reserva el derecho de tomar posesin, cuando lo considere conveniente, de parte o partes de la obra sin haberse efectuado la aceptacin provisional (es recomendable levantar un Acta). 9.2.6.- ACTAS DE ENTREGA PARCIAL (de ser necesaria). Son requeridas cuando el Ente Contratante toma posesin de partes de la obra en la medida en que stas se concluyan o autorice el uso de la obra en su totalidad, antes de culminar la totalidad de la obra o antes de su recepcin provisional. En todo caso se debe dejar constancia del estado de la obra, instrucciones de mantenimiento y si existen fallas que deban ser corregidas por el Contratista. En este caso, el Contratista no debera hacerse responsable por daos y/o manipulaciones indebidas de los usuarios de la parte o de la totalidad de la obra que se ha puesto en servicio. Mucho cuidado con este punto, ya que no est muy bien regulado. En caso que el Contratante ponga en servicio parte de las obras culminadas (implicara su aceptacin), antes de la terminacin del resto del contrato, es importante generar un Acta sobre tales acciones a efectos de dejar constancia de los lapsos de garanta y responsabilidades de mantenimiento. 9.2.7.- ACTA DE ACEPTACIN DEFINITIVA (Ttulo VII, Captulo IV, Art. 106CGCO). Acta que se expide despus de haber transcurrido el lapso de garanta a solicitud escrita del Contratista. Dentro de los 30 das calendarios de haber hecho la solicitud, el contratante har una inspeccin a la obra, de estar conforme, proceder a la Recepcin Definitiva, siempre y cuando no se encuentren fallas o defectos en la obra, o que de encontrarse, los mismos hayan sido previamente subsanados. El lapso de garanta es el tiempo necesario para comprobar si la obra no presenta defectos y si sus instalaciones, equipos y servicios funcionan correctamente. Despus de la firma del Acta de Recepcin Definitiva se proceder a la devolucin de retenciones de fiel cumplimiento, pagos finales y liberacin de garantas o fianzas.

Las CGCO, establecen en el artculo 110, que en el caso que no se produjese dicha respuesta en un plazo de noventa (90) das despus de la solicitud, se dar por realizada la recepcin definitiva. La Recepcin Definitiva de la obra no limita la aplicacin del Artculo 1.637 del Cdigo Civil, en donde se establece la responsabilidad del Contratista por los trabajos ejecutados durante un plazo de diez (10) aos, durante los cuales ste deber hacer a sus expensas las reparaciones que se originen por vicios o defectos en la construccin. Si se tratase de vicios del suelo no advertidos en el estudio de suelos correspondiente, la responsabilidad recaer en la persona natural o jurdica a quien se hubiera contratado dicho estudio. 9.2.8.-ACTAS ADMINISTRATIVAS: Cuando se quiere dejar constancia de algn hecho relevante o cambios sustanciales en la obra, que van mas all de lo asentado ordinariamente el Diario de Obra, es recomendable levantar un documento para dejar constancia de tales acontecimientos, involucrando no solamente al Inspector y Residente, sino tambin a sus superiores jerrquicos, segn sea el caso y segn el grado de trascendencia o magnitud de la aprobacin o tema tratado. Tambin se suelen realizar actas cuando hay un acontecimiento especial o algn hecho que requiere el compromiso o conocimiento claro de las partes involucradas o aceptacin de responsabilidades. 9.3.- PAGOS DE OBRA - VALUACIONES Son los documentos o formatos requeridos para el pago de anticipos, valuaciones de obra ejecutada, variaciones de precios o devolucin de retenciones. 9.3.1.- VALUACIN DE ANTICIPO CONTRACTUAL. Se refiere al pago del monto del anticipo previsto en el contrato de obra. En los Artculos 53 y 54 de las Condiciones Generales de Contratacin de Obras Pblicas se establecen los requisitos que debe cumplir el Contratista para este pago: presentacin de fianza por dicho monto dentro del lapso de inicio, presentacin de la solicitud del pago despus de haber iniciado la obra, adems del derecho a paralizar los trabajos en caso de no haber recibido el pago en un lapso mayor de 30 das despus de haber realizado su solicitud. El Ente Contratante, por su parte est obligado al pago de dicho anticipo dentro del lapso estimado en el contrato, debiendo conceder una prrroga en el lapso de terminacin si hubiese demora en dicho pago; la amortizacin del anticipo se har en las valuaciones de obra ejecutada. En los contratos del sector privado se procede de manera similar. De no producirse el pago en este plazo, se otorgar una prrroga en la fecha de terminacin por igual trmino al de la demora del pago del anticipo. Si esta demora tiene un atraso mayor a treinta (30) das calendario, el Contratista tendr derecho a paralizar la obra hasta tanto se realice el pago. La amortizacin del anticipo concedido hasta su total cancelacin se har mediante deducciones de cada valuacin de obra ejecutada, de acuerdo a lo establecido en el contrato. 9.3.2.- VALUACIN DE OBRA EJECUTADA. Se refiere a la certificacin, revisin, medicin y valoracin de la obra ejecutada en un lapso determinado, conforme a las normas de ejecucin y medicin, en los formatos indicados para ello. Para estas valuaciones se debe relacionar nicamente la cantidad de obra realmente ejecutada con sus correspondientes precios unitarios. Esta relacin

debe estar acompaada de los soportes tcnicos que la sustenten o planillas de medicin. Tambin se debe reflejar el movimiento administrativo del contrato para ese perodo: montos pagados, obra pendiente por relacionar, amortizaciones de anticipos, variaciones del presupuesto, retenciones realizadas y otros. Se suele tambin certificar las cantidades de obra ejecutada y no relacionadas, igual que las obras adicionales. Este ltimo punto es importante para ambas partes, para el Contratista: queda certificada la obra ejecutada a efectos de su pago posterior, para el Contratante: para determinar la fecha a efectos de reconsideracin de precios y estimacin de los recursos involucrados. Estas valuaciones debern ser presentadas al Ingeniero Inspector en forma sucesiva, de modo que los lapsos entre una y otra no sean menores de quince (15) das calendario ni mayores de sesenta (60) das calendario. El Ingeniero Inspector tiene un plazo para la revisin, conformacin o devolucin de la valuacin de ocho (8) das calendario. Una vez conformada la valuacin por el Ingeniero Inspector, deber ser presentada, dentro de los siete (7) das calendario siguientes a la unidad administrativa competente del Ente Contratante, la cual tendr quince (15) das calendario para su verificacin. En caso de requerirse correcciones a la valuacin, el Ingeniero Inspector tendr un nuevo plazo de hasta siete (7) das calendario para la revisin y remisin de la valuacin corregida a la citada unidad, la que dispondr a su vez de hasta siete (7) das calendario para la verificacin de las correcciones exigidas. Una vez transcurridos estos plazos, el Ente Contratante deber efectuar la cancelacin de inmediato. De no poder hacerlo, tendr un plazo de treinta (30) das calendario durante el cual no se causarn intereses moratorios a favor del Contratista. Cuando los pagos de las valuaciones no se hicieren dentro de los sesenta (60) das calendario contados a partir de la fecha de su presentacin al Ingeniero Inspector, siempre que no hubiere sido rechazada en alguna instancia, el Ente Contratante deber cancelar intereses al Contratista por concepto de mora (casi nunca se cumple). Es importante destacar que para que proceda el pago de intereses, el monto de la valuacin que los origina debe estar debidamente previsto en el presupuesto vigente del Ente Contratante, tomando en cuenta el cronograma de pago vigente elaborado por las partes. Por otra parte, las CGCO establecen que cuando el Ente Contratante incurra en atraso en el pago de valuaciones debidamente conformadas por el Ingeniero Inspector, y este atraso fuese superior a treinta (30) das calendario contados a partir de la fecha de dicha conformacin, y siempre que no sufriere devolucin posterior por cualquier concepto, el Contratista tendr derecho a que se le conceda una prrroga en el plazo de ejecucin por el mismo tiempo al de la demora en el pago. Igualmente, cuando el retraso sea mayor de sesenta (60) das calendario en el pago de cantidades superiores al diez por ciento (10%) del monto total del contrato ms el porcentaje que representa el saldo no amortizado del o de los anticipos otorgados, el Contratista tendr derecho a paralizar la ejecucin de la obra hasta tanto se realice el pago, otorgndose una prrroga automtica por el mismo tiempo que dur la paralizacin. El Contratista deber notificar la decisin de paralizar la obra por lo menos con siete (7) das calendario de anticipacin. 9.3.3.- VALUACIN DE VARIACIONES DE PRECIOS. Si el contrato prev el ajuste de precios por Frmulas Polinmicas, se deber verificar la correcta

aplicacin de los elementos de dicha frmula a la Valuacin de Obra Ejecutada correspondiente, conforme a lo convenido en el contrato, sus ndices y coeficientes de incidencia. En los casos de Reconsideraciones de Precios por Recalculo de los Anlisis, se debe verificar que las cantidades relacionadas se corresponden con la Valuacin de Obra Ejecutada correspondiente y que los diferenciales de precios unitarios son los aprobados en el Presupuesto Diferencial y que adems la valuacin de reconsideracin presente los recaudos demostrativos. Adems se debe reflejar el movimiento administrativo del contrato: montos pagados, obra pendiente por relacionar, amortizaciones de anticipos, variaciones del presupuesto, retenciones realizadas y otros. 9.3.4.- VALUACIN DE ANTICIPOS ESPECIALES. Los anticipos especiales son otorgados por el Contratante cuando las caractersticas de la obra lo ameriten, adicionalmente al anticipo contractual, por ejemplo, en casos que el Contratista realice una fuerte inversin para la adquisicin de insumos o equipos a ser incorporados a la obra. Su tramitacin es similar al anticipo contractual y puede solicitarse en cualquier momento 9.3.5.-VALUACIN DE DEVOLUCIN DE RETENCIN DE FIEL CUMPLIMIENTO. Esta Valuacin se tramita despus de realizada la Aceptacin Definitiva de la obra. El monto relacionado debe corresponder al monto total retenido y que la relacin administrativa del contrato se corresponda con el cuadro demostrativo de obra ejecutada y que se hayan amortizado la totalidad de los anticipos otorgados. 9.3.6.-ANTICIPO ESPECIAL ADMINISTRADO: En las Condiciones Generales de Contratacin de Obras Pblicas (Art. 55), tambin se prev el Anticipo Especial Administrado, especialmente utilizado cuando la culminacin de una obra o contrato est previsto posteriormente a la fecha de finalizacin del perodo complementario del ejercicio fiscal del Presupuesto Anual, es decir, cuando el lapso de ejecucin supera ampliamente al 31 de Diciembre del ao fiscal del contrato, para evitar que los recursos paseen a acreencias no prescritas. 9.4.- AJUSTES DE LAPSOS DE EJECUCION DE LA OBRA (DEL CONTRATO) Justificacin de prrrogas: A solicitud por escrito del Contratista, el Ente Contratante podr acordar prrrogas del plazo de ejecucin por los lapsos que resultaren justificados por alguna de las siguientes causas: a) Por haberse ordenado la suspensin temporal de los trabajos por causas no imputables al Contratista. b) Por haberse hallado diferencias entre los documentos del contrato y la obra realmente a ejecutar, siempre que estas diferencias supongan un aumento considerable del volumen de la obra a ejecutar. c) Por ser necesario un mayor plazo de ejecucin como consecuencia de modificaciones en la obra ordenadas por el Ente Contratante. d) Por fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado. e) Por lo establecido en algn artculo de las Condiciones Generales de Contratacin. f) Por cualquier otra causa que el Ente Contratante considere justificada. Las solicitudes de prrroga deben ser presentadas a travs del Ingeniero Inspector, indicando en ellas el plazo estimado de la misma, y se especificarn las razones que justifiquen su procedencia. Igualmente debern estar acompaadas del

respectivo programa de trabajo y del cronograma de ejecucin de la obra. Cuando sea el caso, el Ente Contratante solicitar al Ingeniero Inspector su opinin detallada de la solicitud presentada. Solamente se dar curso a una solicitud de prrroga si es presentada por lo menos con quince (15) das calendario con antelacin a la fecha de terminacin de la obra. 9.4.1.- PRRROGA DE INICIO. Si existen inconvenientes para dar inicio a la obra en el lapso indicado en el contrato, bien sea por indefiniciones o defectos en el proyecto que adems requieran de la reestructuracin del programa de trabajo, o por causas ajenas a la voluntad de las partes contratantes, el Ingeniero Residente, en nombre del Contratista, deber solicitar al Ingeniero Inspector una prrroga de inicio. En el contrato se determinar el procedimiento que debe seguirse para dicha aprobacin. 9.4.2.- PRRROGA DE TERMINACIN. Esta prrroga puede ser otorgada por variacin del objeto del contrato, generacin de Obras Adicionales, aumentos considerables en las cantidades de obra a ejecutar, causas ajenas a las partes contratantes, incumplimiento del cronograma de pagos por parte del Ente Contratante que hayan afectado el ritmo de ejecucin que estaba previsto o cualquier otro motivo que se considere justificado. DESPUS DE CONCLUIDA LA OBRA. A.- Mediciones Finales y Cierre Administrativo del Contrato. El Ingeniero Residente y el Ingeniero Inspector deben hacer una revisin final de las mediciones y verificar las cantidades de obra relacionadas a travs de cada una de las valuaciones pagadas o pendientes por tramitar; para proceder a totalizarlas y elaborar el Cuadro Demostrativo de Obra Ejecutada (Cuadro de Cierre), donde se refleja el Presupuesto de Obra Original y su variacin respecto a Aumentos, Disminuciones, Obras Adicionales (se genera el presupuesto modificado) e Incrementos de Precios, si el contrato contempl la Reconsideracin de Precios. Adicionalmente se debe elaborar un informe final donde se indique un resumen administrativo de la contratacin: relacin de amortizacin de anticipos y retenciones, pagos por variaciones de precios, obras adicionales y aumentos. A.- Firma del Actas de Aceptacin Provisional (Artculo 91 al 100 -CGCO): solicitada por el contratista en un lapso de 60 das luego del Acta de Terminacin. Debe venir acompaada de a.1- Mediciones finales y del cuadro de cierre en formatos del Ente contratante a.2.- Planos de Construccin. La empresa debe elaborar y entregar los planos definitivos de construccin al Inspector para su revisin y remisin al Contratante. Dichos planos deben contener las modificaciones o anexos que se hubieran hecho al proyecto original y deben ser entregados para poder efectuar la Aceptacin Provisional, de acuerdo al Artculo 91 de las CGCO a.3- Constancia de la no existencia de explosivos, en el caso de haberlos utilizado a.4.- Especificaciones de los equipos incorporados a la obra a.5 Las constancias de garanta (El lapso de garanta de acuerdo a los artculos 101 al 105 de las CGCO) B.- Firma del Acta de Recepcin Definitiva (Artculos 106 al 111 de las CGCO). Luego de haberse cumplido el lapso de garanta, de acuerdo con los lapsos previstos en el contrato (Generalmente 180 das), se firman estas actas, previa verificacin de las condiciones exigidas, y si es el caso, se hayan subsanado las observaciones

realizadas despus de la terminacin de la obra y durante el transcurso de estos lapsos. El Contratante proceder a la recepcin en un lapso de hasta 30 das, luego de la solicitud B.- Revisin peridica de la obra culminada en el lapso de garanta. Para constatar que no existen fallas o defectos, el Ingeniero Inspector y el Ingeniero Residente deben hacer revisiones peridicas a la obra, preferiblemente en conjunto. En caso de presentarse fallas imputables al Contratista, subsanarlos en el tiempo prudencial, antes del vencimiento del lapso de garanta.

FUNCIONES OBRAS

GENERALES

DE

LA

INSPECCIN

DE

1) Conocer a cabalidad sus funciones y el contrato de la obra que inspecciona. 2) Ejercer directamente en el lugar de la obra y en forma continua la inspeccin de todas las etapas de la construccin donde sea responsable. 3) Conocer las Condiciones Generales (O particulares) de Contratacin de Obras y dems aspectos legales vinculados con el proceso de ejecucin de obras. 4) Estudiar y conocer a cabalidad los planos y especificaciones de la obra, y comunicar y solicitar autorizacin para efectuar cualquier modificacin al proyecto, coordinando con el proyectista de la misma y con el Organismo Ejecutor estas modificaciones al proyecto. 5) Solucionar cualquier diferencia de interpretacin de los planos y especificaciones que se presente antes ydurante la ejecucin de la obra. 6) Verificar en el sitio de la obra la factibilidad de llevar a cabo lo indicado en los planos. 7) Verificar que se obtengan o dispongan de los permisos correspondientes. Determinar el alcance de las responsabilidades del personal subalterno, coordinar y supervisar sus relaciones con la Empresa Contratista o con otras entidades relacionadas. 8) Analizar conjuntamente con la Empresa Contratista los programas de trabajo. 9) Supervisar la calidad de los materiales que se utilicen en la obra, realizando los ensayos necesarios para su certificacin, as como de los equipos y la tecnologa que el Contratista utilizar en la obra. 10) Llevar informes peridicos del progreso y calidad de la obra, contentivos de todos los aspectos resaltantes ocurridos en el perodo evaluado. Igualmente, enviar informes especiales cuando as se requieran. 11) Informar por escrito al Contratista con la debida antelacin de cualquier modificacin en los planos o especificaciones. 12) Coordinar las diferentes actividades cuando hayan varios contratos o frentes de trabajo en una misma obra. 13) Evaluar las obras ejecutadas por el Contratista y avalar las valuaciones presentadas si estn de acuerdo con lo establecido en el contrato, especificaciones y mediciones de campo de las partidas ejecutadas. 14) Evitar en lo posible que terceros sean afectados o sufran daos en sus propiedades como consecuencia de la ejecucin de la obra.

15) Atender a terceros que sean afectados a causa de las obras en ejecucin, y notificar al Organismo Ejecutor de la situacin presentada. 16) Velar porque los acuerdos suscritos entre el Organismo Ejecutor y terceros sean cumplidos en relacin a la ejecucin de la obra. 17) Notificar a los Organismos competentes en aquellos casos que deban producirse interrupciones de servicios pblicos, y establecer acuerdos con las autoridades respectivas a fin de tratar que las molestias sean mnimas y que se coloquen los sealamientos necesarios. 18) Velar porque la Empresa Contratista y su personal cumplan rigurosamente con las normas de Seguridad e Higiene Industrial en el trabajo, tanto para los trabajadores como para terceros. 19) Representar y defender los intereses del Organismo Ejecutor en general, y en particular en lo que se refiere a responsabilidades legales que pudiesen surgir a consecuencia de la ejecucin de los trabajos. 20) Informarse y atender a las relaciones que deban mantenerse por razones de la obra, con autoridades de entes pblicos o privados. 21) Velar porque su personal cumpla con las normas de tica, procedimientos administrativos y especificaciones tcnicas. 22) Abrir, simultneamente con la firma del acta de inicio, el diario de obra, y anotar en ste todas las observaciones y aspectos resaltantes que ocurran durante el desarrollo de los trabajos, cuidando y resguardando dicho libro 23) Verificar que la organizacin funcional de la obra, mtodos de trabajo y equipos empleados por la Empresa Contratista, estn acordes con la buena prctica de la ingeniera y con lo estipulado en el contrato. 24) Revisar, conformar (si son procedentes) y tramitar las actas, presupuestos, valuaciones, prrrogas, justificaciones y en general toda la documentacin que se deriven de la ejecucin e inspeccin de la obra, Incluyendo las observaciones y solicitudes que formule la Empresa Contratista. 25) Prestar colaboracin a las dems dependencias del Organismo Ejecutor en el desarrollo de sus funciones. 26) Recibir en la obra a visitantes autorizados e informarles sobre el desarrollo de los trabajos. 27) Cualquier otra que a su juicio beneficie el desarrollo de la obra. Estas funciones sern vistas detalladamente en las siguientes secciones, conjuntamente con las funciones del Ingeniero Residente.