Microsoft Excel Esencial 2010

Manejo de hojas de Clculo con Excel 2010
Nivel Esencial
Alexander Labajos Trigoso Julia Soto Tapia Sara Bravo Montenegro rsula Len Castillo
Desarrollo del libro Tratamiento pedaggico Correccin de estilo Correccin de estilo
Pontificia Universidad Catlica del Per - InfoPUC, 2012.

Avenida Universitaria 1801, Lima 32 Telfono: (511) 626-2000/ anexo 3763 - 2603 Telefax: (511) 626-2885 Correo electrnico: infopuc@pucp.edu.pe Pgina web: http://infopuc.pucp.edu.pe/ Derechos reservados. Prohibida la reproduccin de este libro por cualquier medio, total o parcialmente, sin permiso expreso de los editores. La informacin puesta a disposicin a travs de las referencias bibliogrficas (pginas electrnicas, blogs, videos y audios) y todo material digital externo al presente libro pueden sufrir variaciones en el tiempo. El InfoPUC no asume ningn tipo de responsabilidad por la disponibilidad de las fuentes, ni por las modificaciones que la informacin haya podido sufrir. Las imgenes utilizadas con fines educativos en los mdulos de la presente publicacin fueron tomadas de los softwares Microsoft Windows XP, Microsoft Office de titularidad de Microsoft Corporation. Las marcas registradas son propiedad de sus respectivas compaas. Esta publicacin ha sido producida empleando Microsoft Office Word. Las siguientes marcas son de propiedad exclusiva de la Pontificia Universidad Catlica del Per y se encuentran registradas ante el INDECOPI, queda prohibida su utilizacin en cualquier medio sin previa autorizacin escrita de la Universidad.
Manejo de hojas de Clculo con Excel 2010 - Nivel Esencial Manejo de hojas de clculo con Excel 2010 - Nivel Esencial
TABLA DE CONTENIDOS:
CAPACIDADES ESPECFICAS CAPTULO

CONTENIDOS
ACTITUDES Y VALORES Creatividad Se muestra participativo en el desarrollo de la sesin de aprendizaje. el Demuestra responsabilidad al ejecutar las actividades propuestas. Intercambia ideas para el desarrollo de las actividades en grupo. Planifica equipo desarrollo proyecto integrador. en el del
DURACIN
RECURSOS
Comprensin e Informacin
Indagacin y Experimentacin Desarrolla las actividades del captulo uno. Clasifica la informacin de acuerdo al tipo de datos que ingresa en cada celda. Construye una base de datos de acuerdo a la actividad propuesta. Incluye informacin adicional a la presentada en el manual.
Juicio Crtico
Caso sociocultural: Captulo 1: Introduccin a Microsoft Excel 2010

ANIMALES EN PELIGRO DE EXTINCIN DEL PER
Computadora Proyector Office 2010
1.1 Qu es una hoja de clculo? 1.2 Accediendo al programa Excel 2010 1.3 Ingresando y modificando datos 1.4 Conociendo el rea de trabajo de Excel 2010 1.4.1 Libros y hojas 1.4.2 Celdas, filas y columnas 1.4.3 La barra de ttulo 1.4.4 La cinta de opciones 1.4.5 Las fichas 1.4.6 La barra de estado 1.4.7 El botn Office 1.4.8 La barra de herramientas de acceso rpido
Conoce el concepto de hoja de clculo.
Reconoce la importancia de las barras de trabajo. Selecciona correctamente los elementos de un libro de trabajo. Evala los usos del entorno.
Propone actividades innovadoras para proyecto integrador.
Aprende a ingresar datos en la hoja de clculo.
Personaliza la presentacin de sus actividades.
Manual INFOPUC Conoce las nociones bsicas y el entorno de Excel 2010.
2 semanas
Identifica y describe cada uno de los elementos de Excel.
Valora el uso del programa Microsoft Excel para mejorar la calidad de sus trabajos.
Manejo de hojas de Clculo con Excel 2007 - Nivel Esencial

1.4.9 El botn ayuda 1.5 Administrando libros de trabajo 1.5.1 Guardando un libro de trabajo por primera vez 1.5.2 Cerrando un libro de trabajo 1.5.3 Abriendo un libro de trabajo existente 1.5.4 Saliendo de Microsoft Excel 1.6 Seleccionando celdas y hojas de clculo 1.7 Desplazndonos dentro del libro de trabajo 1.7.1 Desplazamiento de celdas 1.7.2 Desplazamiento entre hojas Proyecto Integrador: APRENDIENDO A ELABORAR UN FLUJO DE CAJA PARA LAS ACTIVIDADES DE LA PROMOCIN
Reconoce los grupos de herramientas de las fichas de la cinta de opciones.
Administra eficientemente un libro de trabajo Excel 2010.
CAPACIDADES ESPECFICAS CAPTULO CONTENIDOS RECURSOS Comprensin e Informacin Indagacin y Experimentacin Desarrolla las actividades del captulo 2 del libro. Explora las posibilidades de uso de las diferentes herramientas de Excel. Crea hojas de clculo y libros personalizados, con diferentes objetivos. Juicio Crtico Creatividad
ACTITUDES Y VALORES Muestra actitud cooperativa y participativa en la clase Valora la variedad de herramientas que ofrece Excel 2010 para la presentacin de la informacin. Valora el uso del programa Microsoft Excel para mejorar la calidad de sus trabajos.
DURACIN
Captulo 2: Operaciones y formatos en la hoja de clculo
Caso sociocultural: PLANIFICANDO UNA COMPETENCIA DE TRIATLON 2.1 Insertando y eliminando filas o columnas 2.2 Ocultando y mostrando filas o columnas 2.3 Generando series 2.4 Copiando un bloque de celdas 2.5 Moviendo un bloque de celdas 2.6 Buscando y remplazando informacin en la hoja de clculo 2.7 Aplicando formatos a las celdas y hojas de clculo 2.8 Aplicando formatos de fuente 2.9 Alineando los datos de la celda 2.10 Combinando celdas 2.11 Copiando formatos de celdas 2.12 Aplicando bordes y relleno
Computadora Proyector Office 2010
Conoce las opciones para seleccionar las celdas y desplazarse rpidamente en la hoja de clculo.
Selecciona los formatos adecuados segn el objetivo del trabajo. Utiliza formatos personalizados en las celdas, considerando las caractersticas de la informacin que se desea transmitir. Evala la importancia de generar series automticas.
Propone nuevas combinaciones de fuentes y formatos para las hojas de clculo y libros elaborados. Construye el flujo de caja con un formato adecuado para su anlisis. Crea aplicativos personales utilizando un diseo adecuado de filas y columnas para la informacin. Asocia las herramientas de Word con las utilizadas de Excel
Manual
5 semanas
Realiza operaciones bsicas con las celdas, filas y columnas.

2.13 Aplicando formatos numricos 2.14 Modificando el formato de filas y columnas 2.14.1 Alto de filas 2.14.2 Ancho de columnas 2.15 Modificando el formato de una hoja 2.15.1 Cambiando el nombre de una hoja 2.15.2 Cambiando el color a las etiquetas de las hojas 2.16 Preparando e imprimiendo un documento en Excel 2.16.1 Definiendo la orientacin de la pgina 2.16.2 Configurando los mrgenes 2.16.3 Generando encabezados y pie de pginas 2.16.4 Utilizando la vista preliminar 2.16.5 Imprimiendo un documento en Excel 2010 Proyecto Integrador: APRENDIENDO A ELABORAR UN FLUJO DE CAJA PARA LAS ACTIVIDADES DE LA PROMOCIN
Selecciona el formato adecuado para el texto, celdas y hoja de clculo.
Personaliza el libro de Excel colocando nombre a las hojas y color a las etiquetas.
Configura la pgina teniendo en cuenta la orientacin, los mrgenes, los encabezados y pie de pginas.
CAPTULO CONTENIDOS RECURSOS Comprensin e Informacin
CAPACIDADES ESPECFICAS Indagacin y Experimentacin Desarrolla actividades captulo 3. Computadora Proyector Office 2010 Identifica la utilidad de cada tipo de dato. Distingue los distintos tipos de datos en Excel. las del Juicio Crtico Creatividad
ACTITUDES Y VALORES Muestra actitud participativa en la clase. Manipula con propiedad los datos y operadores Valora el uso del programa Microsoft Excel para mejorar la calidad de sus trabajos.
DURACIN
Caso sociocultural ELABORANDO UNA FACTURA Captulo 3: Tipos de datos y manejo de frmulas 3.1 Tipos de datos 3.1.1 Datos constantes a) Dato texto b) Dato numrico c) Dato fecha y hora 3.1.2 Datos de frmula a) Pasos para escribir una frmula b) Comportamiento de las referencias relativas y absolutas en el copiado de celdas 3.2 Operadores en Excel 2010 3.2.1 Operadores matemticos 3.2.2 Operadores de referencia 3.2.3 Operadores de texto 3.2.4 Operadores de comparacin Manual Reconoce la utilidad de cada uno de los operadores.
Investiga sobre los tipos de datos existentes que no son considerados en Excel.
Combina adecuadamente los datos y operadores.
Crea sus propias frmulas, optimizando el uso de datos y operadores. Crea estrategias para manejar los datos del flujo de caja. Aplica diversos tipos de frmulas para registrar informacin de uso personal.
3 semanas
Investiga las condiciones que generan errores en Excel. Descubre las distintas formas de introducir una frmula en Excel.
Reconoce los errores ms frecuentes en Excel 2010. Utiliza correctamente las frmulas en el flujo de caja.

3.2.5 Operadores lgicos 3.3 Orden de evaluacin de los operadores 3.4 Corrigiendo errores en Excel 2010 Insertar operaciones frmulas correctas. las y Identifica elementos componen frmula. los que una
Proyecto Integrador: APRENDIENDO A ELABORAR UN FLUJO DE CAJA PARA LAS ACTIVIDADES DE LA PROMOCIN
Distingue la diferencia entre referencias absolutas y relativas.
CAPACIDADES ESPECFICAS CAPTULO CONTENIDOS RECURSOS Comprensin e Informacin Identifica los diferentes tipos de funciones. Computadora 4.1. Qu es una funcin? 4.1.1 Insertando una funcin en una celda utilizando el asistente a) Funcin Suma 4.1.2 Escribiendo una funcin directamente en una celda a) Funcin MX b) Funcin PROMEDIO c) Funcin SI d) Funcin CONTAR.SI 4.2 Qu es un grfico? 4.3 Tipos de grficos 4.4 Cmo crear un grfico? 4.5 Modificando los elementos de un grfico 4.5.1 Ttulo del grfico Manual Proyector Office 2010 Aplica las funciones bsicas para obtener resultados de forma rpida. Relaciona la funcin con los datos requeridos para su utilizacin. Identifica los diversos tipos de grfico. Reconoce el procedimiento para elaborar un grfico. Identifica los elementos a considerar en la elaboracin de un grfico. Modifica la posicin de sus grficos para lograr mejores presentaciones. Indagacin y Experimentacin Desarrolla actividades captulo 5. las del Juicio Crtico Creatividad
ACTITUDES Y VALORES Muestra actitud cooperativa y participativa en la clase Manipula con propiedad las herramientas de Excel. Valora el uso del programa Microsoft Excel para mejorar la calidad de sus trabajos.
DURACIN
Captulo 4: Funciones e Introduccin a los grficos en Excel 2010
Caso sociocultural: EL CONSUMO DE VITAMINAS EN EL PER
Investiga la definicin de las diversas funciones que ofrece Excel. Descubre las distintas categoras de las funciones.
Evala las ventajas de los diversos tipos de grficos para presentar la informacin. Selecciona las frmulas adecuadas en el diseo del flujo de caja.
Verifica el uso de las diversas funciones que ofrece Excel. Construye grficos adecuados para el anlisis del flujo de caja. Modifica las caractersticas de los grficos de acuerdo con la informacin a transmitir. Aplica diversos tipos de funciones y grficos para registrar informacin de uso personal.
2 semanas
Selecciona el grfico adecuado para los datos que quiere representar.

4.5.2 Rtulos de los ejes 4.5.3 Leyenda 4.5.4 Etiquetas de datos 4.6 Modificando la posicin de un grfico Proyecto Integrador: APRENDIENDO A ELABORAR UN FLUJO DE CAJA PARA LAS ACTIVIDADES DE LA PROMOCIN
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Captulo 1 INTRODUCCIN A MICROSOFT EXCEL 2010
Sabas que Excel te permite realizar clculos numricos, crear bases de datos y grficos de forma rpida y sencilla?
Tu trabajo
Sabas que?
Excel es un programa desarrollado y distribuido por la empresa Microsoft Corporation; adems, est integrado en el conjunto de programas que forman parte de Microsoft Office 2010.
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La Tierra est habitada por diversas formas de vida, sin embargo, existen algunas regiones donde se concentra gran parte de la flora y la fauna del mundo. Lee el siguiente artculo sobre las especies en peligro de extincin.
Los animales endmicos en peligro de extincin del Per
El Per es el segundo pas con mayor nmero de especies de aves en el mundo, y contando solo especies endmicas, es el primero. Inclusive, nuevas especies han sido descritas en el Per en los ltimos 30 aos, ms que en cualquier otro pas del mundo, con aproximadamente 2 nuevas especies descritas por ao en promedio. En los ltimos tiempos, muchas especies de animales han desaparecido por diferentes causas, como el crecimiento desbordado de la poblacin humana, la desproporcin con que se utilizan los recursos naturales y muchas otras ms. Actualmente, las causas mencionadas estn afectando seriamente a las especies y sus hbitats en Amrica Latina, considerada cuna del nacimiento de varias especies y donde el Per no ha sido la excepcin.
Nota: Una especie endmica es aquella que solo se encuentra en una cierta regin, es decir, que no se puede ubicar en otro lugar del mundo.
(Fuente: http://www.facebook.com/note.php?note_id=10150142362185613)
En este captulo, tu trabajo consistir en elaborar una hoja de clculo con informacin estadstica acerca de especies amenazadas por la extincin.
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Antes de empezar, debes saber por qu Excel es una hoja de clculo.
1.1
Qu es una hoja de clculo?

Para entender qu es y para qu sirve una hoja de clculo, piensa en una calculadora. Esta te permite ingresar datos y realizar operaciones matemticas de manera rpida y sucesiva. Si observas cada uno de los botones, estos te indican una funcin a realizar, ya sea suma, resta, multiplicacin, etctera, y a travs de ellos ingresas datos con el fin de realizar diferentes operaciones.
De modo similar, funciona la hoja de clculo Excel, en la cual utilizas una cuadrcula, introduces los datos, las operaciones y calculas sus resultados. Entre las ventajas ms importantes de trabajar con una hoja de clculo podemos mencionar: Permite almacenar, organizar, ordenar y analizar gran cantidad de datos. Permite realizar operaciones complejas con los datos. Por ejemplo, si deseas hacer un clculo de las compras de tiles escolares, elaboras una lista de productos con los precios respectivos. Todos los datos los introduces en una hoja de clculo, haces uso de los elementos del entorno de Excel, as como de las operaciones y funciones adecuadas. Excel te permite hacer esto y mucho ms! A medida que desarrolles la hoja de clculo en tu trabajo, irs conociendo el entorno de Excel 2010 y aprenders sobre los elementos bsicos que te permitirn completar tu trabajo adecuadamente. Pero primero, debes aprender a ingresar al programa.
1.2
Accediendo al programa Excel 2010
Para ingresar a Excel 2010, debes seguir los siguientes pasos:
13

Luego, vers una ventana como esta:
DESCUBRE Y APRENDE De qu otra manera puedes acceder al programa Excel 2010? _____________________________________________________________________________
Averigua Qu trabajos puedes hacer con Excel 2010? y Responde: _______________________________________________________
1.3
Ingresando y modificando datos
Antes de empezar, descarga de la plataforma el documento UICNespeciesamenazadas.docx, revisa la informacin que posee, y luego accede a Excel 2010 e ingresa la informacin en las celdas correspondientes, tal como se muestra en la siguiente figura.
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Observa que en cada celda de una hoja de clculo, es posible ingresar textos o nmeros. Si el texto es extenso, puedes ajustar el ancho de la columna haciendo clic con el mouse en el borde derecho de la cabecera de la columna y arrastrndolo hacia la derecha o izquierda segn tu necesidad.
DESCUBRE Y APRENDE 1. En el libro que ests creando, sita el cursor sobre la celda D1 y escribe tu nombre.
2. Ahora, ubcate en la celda E1, escribe tu apellido y presiona la tecla Esc.
Qu ocurri con el texto que ingresaste? _____________________________________________________________________ Cuando escribas o modifiques un dato en una celda, puedes presionar la tecla Esc para cancelar la operacin. 15

3. Ubcate en la celda D1, presiona la tecla F2 y escribe tu apellido. Podras decir para qu se utiliza esta tecla? _____________________________________________________________________ 4. Sita el cursor en la celda C1, presiona la tecla F2 y luego la tecla BackSpace varias veces. Qu sucede con el texto que est escrito? _____________________________________________________________________ 5. En la celda C1, escribe la palabra autor y presiona Enter. Qu sucedi con el texto que estaba escrito anteriormente en esa celda? _____________________________________________________________________
1.4
Conociendo el rea de trabajo de Excel 2010
En este apartado, aprenders a reconocer el entorno de trabajo de Excel 2010, as como a utilizar las herramientas bsicas que posee para el desarrollo de diversos trabajos.
1.4.1 Libros y hojas

Al ingresar a Excel, ests accediendo a un archivo; este se conoce como libro, el cual est compuesto por un conjunto de hojas de clculo. DESCUBRE Y APRENDE Ingresa a Excel 2010 y responde: Cul es el nombre que Excel le asigna a un nuevo libro? ___________________________________________________________________ Observa la parte inferior de la ventana. Cuntas hojas se generan automticamente cuando se abre un nuevo libro? _____________________________________________________________________
1.4.2 Celdas, filas y columnas

Dentro de una hoja de Excel, podrs visualizar varios rectngulos pequeos, a los que se conoce como celdas; cada uno de estos rectngulos se genera por la interseccin de una lnea horizontal llamada fila y una lnea vertical llamada columna.
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DESCUBRE Y APRENDE 1) Cuntas filas tiene una hoja de clculo de Excel 2010? Para descubrirlo, ubcate en cualquier celda y presiona la combinacin de teclas Fin+.Escribe aqu tu respuesta: hay ______________ filas. 2) Excel 2010 tiene 16384 columnas, las cuales estn etiquetadas con letras a partir de la A. Si presionas la combinacin de teclas Fin+, podrs descubrir cul es la ltima columna. Escribe aqu tu respuesta: la ltima columna es: _____________.
Ejercicio de aplicacin 1
Completa los conceptos que has aprendido anteriormente en el siguiente grfico:
___________________ Interseccin de una fila y una columna __________________ Es un archivo de Excel, compuesto por hojas.
___________________ Lnea vertical de la hoja ___________________ Lnea horizontal de la hoja
___________________ Conjunto de celdas
Cuando te ubicas en una celda, esta cambia de color. Adems, su nombre aparece en el cuadro de nombres y la informacin que has ingresado se repite en la barra de frmulas, tal como se muestra en la siguiente imagen:
17

1.4.3 La barra de ttulo
La barra de ttulo contiene el nombre actual del libro que ests trabajando.
1.4.4
La cinta de opciones
Contiene todas las opciones del programa agrupadas en fichas, que a su vez estn divididas en grupos.
1.4.5 Las fichas

Se utilizan para acceder rpidamente a las herramientas usadas con ms frecuencia. DESCUBRE Y APRENDE 1. Ingresa a Excel 2010, observa atentamente el entorno de trabajo y encierra en un crculo rojo las fichas y en un crculo azul los grupos .
Diseo de pgina Inicio

2.
Fuente Ordenar y filtrar
Biblioteca de funciones Insertar Vista
Tablas
Ingresa a Excel 2010, explora las fichas y grupos, y despus relaciona las herramientas de la columna derecha con su respectivo grupo en la columna izquierda:
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Si colocas el cursor del mouse sobre cualquier elemento de la cinta de opciones, podrs conocer para qu sirve dicho elemento. Por ejemplo:
1.4.6 La barra de estado

Muestra informacin adicional sobre las celdas seleccionadas o sobre opciones habilitadas en la hoja de clculo.
DESCUBRE Y APRENDE 1. En la hoja de clculo que ests elaborando, sita el cursor en la celda B6 y arrastra el botn izquierdo del mouse hasta la celda B14.
2. Verifica la informacin que se muestra en la barra de estado y responde: Cuntas especies fueron evaluadas en el ao 2008? ____________. 3. Aplica el mismo procedimiento para calcular el total de especies evaluadas en los aos 2009 y 2010. 4. Haz clic derecho sobre la barra de estado y escribe qu informacin adicional se puede encontrar. ________________________________________________________________________ 19

Averigua Cmo puedes agregar opciones en la barra de estado? y
Responde: _______________________________________________________
1.4.7 El men Archivo

Haciendo clic en , podrs desplegar un men en el cual se indican una serie de acciones tales como Guardar, Imprimir o crear un Nuevo documento.
Ahora, si observas el lado superior derecho, en la barra de ttulo encontrars los siguientes conos. Completa las palabras que indican la utilidad de cada uno: M_ _ _ _ _ _ _ _ C_____
R________ Y debajo de ellos: A_ _ _ _
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1.4.8 La barra de herramientas de acceso rpido
Est ubicada al lado del botn de Office. Ah encontrars los comandos de uso ms frecuentes tales como Guardar, Deshacer y Rehacer acciones.
DESCUBRE Y APRENDE Relaciona los siguientes comandos de la barra de herramientas de acceso rpido: Rehacer Guardar Personalizar Deshacer
1.4.9 El botn Ayuda

Veamos cmo funciona el botn Ayuda. Haz clic en este para activarlo, despus escribe funciones y obtendrs informacin acerca de este tema. Tambin se puede acceder a la ayuda de Excel 2010 presionando la tecla F1.
1.5
Administrando libros de trabajo
Ahora que ya conoces el entorno de trabajo de Excel 2010, vas a explorar y aprender a guardar, cerrar y abrir un documento.
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1.5.1 Guardando un libro de trabajo por primera vez
DESCUBRE Y APRENDE 1) Explora el entorno de Excel 2010 y guarda el libro de trabajo que has elaborado. Luego, escribe cules son los pasos que realizaste para lograrlo. _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 2) Explora, descubre y describe otra forma de guardar tu trabajo en Excel 2010. _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Averigua Cul es la extensin de un archivo generado en Excel 2010?
Responde:___________________________________
Si utilizas la opcin Guardar como y anteriormente ya has guardado tu documento, puedes renombrarlo o guardarlo en otra carpeta diferente.
1.5.2 Cerrando un libro de trabajo

DESCUBRE Y APRENDE Explora el entorno de Excel 2010 y marca cul de las siguientes operaciones permite cerrar un libro de trabajo. a) b) c) d) Presionar la combinacin de teclas ALT+F4 Presionar la combinacin de teclas CTRL+P Ir al men Archivo y seleccionar la opcin Cerrar Ir al men Archivo y seleccionar la opcin Salir
1.5.3 Abriendo un libro de trabajo existente

DESCUBRE Y APRENDE Explora sobre el entorno de Excel 2010 y ordena los pasos que se deben realizar para abrir un libro de trabajo existente. I. II. III. IV. V. Ubica y selecciona el archivo que deseas abrir. Dentro de las opciones del men Archivo, selecciona la opcin Abrir. Ubica la carpeta donde se encuentra el archivo que deseas abrir. Haz clic en el men Archivo. Haz clic en el botn Abrir.
Escribe aqu los pasos correctos a seguir en el orden correcto: ____________________________________________________ 22

1.5.4 Saliendo de Microsoft Excel
DESCUBRE Y APRENDE Existen varias formas de salir del entorno de Microsoft Excel 2010. Explora y escribe dos de estas: 1) ________________________________________________________________________ 2) ________________________________________________________________________
1) Descarga de la plataforma el siguiente archivo especiesendemicas.docx y elabora en una hoja de Excel un cuadro de resumen con la siguiente informacin: Ttulo del documento: las especies endmicas en peligro de extincin en el Per Para cada especie: Nombre comn Nombre cientfico Caractersticas Hbitat 2) Guarda tu documento con el nombre Especies Endmicas en Peligro-Per.xlsx. 3) Traslada los siguientes datos a un libro de Excel para que se vean de forma ordenada. Guarda el documento con el nombre articulos.xlsx. Artculo: Goma Lpiz Borrador Cuaderno Precio unitario: 5.5 8.1 12 54 Cantidad: 10 20 145 15 Subtotal: 55 162 1740 810
1.6
Seleccionando celdas y hojas de clculo
DESCUBRE Y APRENDE Utiliza el archivo que has descargado para realizar cada una de las operaciones de la columna izquierda y despus relacinalas con la opcin de seleccin de celdas que le corresponde de la columna derecha:
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Operacin Haz clic sobre el rectngulo situado entre el encabezado de la columna A y el de la fila 1. Ubica el puntero en una celda y arrstralo hasta cubrir un rango o grupo de celdas. Ubcate en una celda, pulsa la tecla Shift y utiliza las teclas de desplazamiento para cubrir un rango o grupo de celdas. Manteniendo presionada la tecla Ctrl, selecciona celdas que no estn juntas. Haz clic sobre el encabezado de una columna o fila. Opcin de seleccin Seleccin de celdas no contiguas Seleccin de toda una columna o fila Seleccin de celdas de una hoja entera Seleccin de celdas con el mouse Seleccin de celdas con el teclado
Para seleccionar varias hojas de clculo de un mismo libro, debes presionar la tecla Ctrl y hacer clic en las hojas que deseas seleccionar.
1.7 Desplazndonos dentro del libro de trabajo

1.7.1 Desplazamiento de celdas
Muchas veces el documento que ests elaborando ocupa un mayor nmero de celdas que las visibles en pantalla y necesitas moverte rpidamente en este. DESCUBRE Y APRENDE 1. Descarga de la plataforma el archivo participantes.xlsx.
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2. Luego, completa el siguiente cuadro siguiendo en orden los pasos que a continuacin se indican (antes de empezar, debes verificar que la celda actual en el archivo sea A3). Paso 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tecla a presionar Flecha Abajo Flecha Derecha Flecha Arriba Flecha Izquierda Av Pag Re Pag Fin + Fin + Fin + Fin + Qu ocurre? Desplaza el cursor una celda abajo. Desplaza el cursor una celda arriba. A3 Desplaza el cursor una pgina hacia abajo. Desplaza el cursor hasta la ltima fila con datos Desplaza el cursor hasta la primera columna A3 A103 Celda Final A4
Podemos
dirigirnos
rpidamente
una
celda
especfica
colocando la columna y fila en el cuadro de nombre, y presionando la tecla Enter.
1.7.2 Desplazamiento entre hojas

Ahora aprenders cmo moverte rpidamente entre las distintas hojas de un libro de trabajo ubicadas en la barra de estado. DESCUBRE Y APRENDE 1. Descarga el archivo multihojas.xlsx, despus realiza las siguientes acciones: Haz clic con el mouse para desplazarte entre las hojas:
2. Si el nmero de hojas no se puede visualizar completamente, puedes hacer uso de los botones que se encuentran al lado izquierdo de estas: Haz clic con el mouse en los botones indicados, observa lo que ocurre y relaciona con una flecha. Para visualizar las hojas desde la hoja anterior a la que ests visualizando Para visualizar las ltimas hojas Para visualizar las hojas a partir de la hoja 1 Para visualizar las hojas desde la hoja posterior a la que ests visualizando 25

REVISA LO APRENDIDO
I.
Coloca verdadero (V) o falso (F) en cada una de las siguientes proposiciones: a) Si ya has validado el dato ingresado en una celda y deseas modificarlo, debes presionar la tecla F2. ( ) b) Un nuevo libro de trabajo tiene inicialmente 5 hojas. ( ) c) Si te ubicas en la celda B5 y presionas la tecla AvPg, el cursor se ubicar en la ltima fila de la columna B. ( ) d) Es posible agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rpido. ( )
II. En un nuevo libro de Excel, trabaja con los siguientes datos: INFORME ANUAL: Sucursal Centro Sur Norte Selva
Ingresos 6500 9000 4500 2100
Egresos 5000 1500 4000 1000
Saldo 1500 7500 500 1100
Coloca el ttulo a partir de la celda A1. Coloca los datos a partir de la celda A3. En la celda B8, escribe tu nombre y tus apellidos. Guarda el documento con el nombre de informe.xlsx. III. Relaciona los conos con sus respectivas funciones: Insertar imagen Insertar funcin Disminuir/Aumentar sangra Guardar
IV. Habilita en la barra de estado las siguientes opciones y escribe los pasos que realizaste para lograrlo: a) La opcin que muestre cuando se encuentre activo el teclado numrico. _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ b) La opcin que muestre cuando se encuentre activa la tecla de Maysculas. _____________________________________________________________ _____________________________________________________________
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V. Marca la alternativa correcta a cada pregunta: 1. Cul de las siguientes opciones se utiliza para visualizar la ltima hoja del libro de trabajo? a) b) c) d) 2. Para ir a la ltima fila de la columna donde te encuentras, debes presionar: a) CTRL+FIN b) AVPG c) FIN
VI. Investiga para qu sirven las siguientes combinaciones de teclas: [CTRL] + [Z]: ____________________________________________________________ [CTRL] + [Y]: ____________________________________________________________ [CTRL] + [U]: ____________________________________________________________ [CTRL] + [A]: ____________________________________________________________ [CTRL] + [G]: ___________________________________________________________ VII. Completa la informacin tomando como referencia la siguiente pantalla de trabajo:
La celda actual es __________ El nombre de la hoja de trabajo actual es _____________ El nombre del archivo es _________________ 27
Proyecto
Aprendiendo a elaborar un flujo de caja para las actividades de la promocin Descripcin

Como parte de este curso, realizars un proyecto que te permitir aplicar todo lo aprendido. El proyecto consistir en elaborar un flujo de caja para las actividades de la promocin del colegio, el cual irs construyendo conforme avances con los temas del curso. Un flujo de caja es una lista de ingresos y egresos (gastos) de efectivo en un perodo dado.
Primera etapa: la planificacin

En esta primera etapa, debes formar un grupo con 3 o 4 compaeros. En equipo, debes proponer la lista de actividades que generarn los ingresos y egresos en el flujo de caja, as como la cantidad de perodos mensuales en que se realizarn estas actividades dentro del ao escolar. Cada integrante del grupo debe crear un libro de Excel y guardarlo con el siguiente nombre: apellidos_nombre_flujo_de_caja.xlsx. Por ltimo, deben presentar un archivo con los nombres de los integrantes del grupo, las actividades a realizar y el calendario de fechas (hacerlo en una hoja de Excel utilizando lo aprendido en este captulo).
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Captulo 2 OPERACIONES Y FORMATOS EN LA HOJA DE CLCULO

En este captulo, aprenders a realizar operaciones bsicas con las celdas, filas y columnas de una hoja de clculo, as como a modificar su formato para mejorar su presentacin.
Tu trabajo
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Antes de empezar con el contenido de este captulo, te invitamos a que leas el siguiente artculo acerca de las competencias de triatln.
El triatln
El triatln es un deporte individual y de resistencia, que rene tres disciplinas deportivas: natacin, ciclismo y trote. Se caracteriza por ser uno de los deportes ms duros que existen en el panorama competitivo internacional actual. Hay muchas organizaciones que promueven y organizan estos eventos en el Per. Lo mnimo necesario para entrenar este deporte es un lugar para nadar (piscina o aguas abiertas), otro donde poder circular con bicicleta con seguridad (evitar carreteras con mucho trfico) y un lugar donde correr (a ser posible sobre terreno blando). En cuanto a los materiales mnimos habra que distinguir entre el material para entrenar y el material para participar en una prueba. Hay que tener en cuenta que a lo largo de la prueba hay que cambiar de materiales, ya que la misma transcurre en medios diferentes: primero hay que nadar, despus ir en bicicleta y por ltimo correr. Los momentos de cambio se llaman transiciones. El equipamiento mnimo debe consistir en: Gafas y gorro de natacin Baador o mono de triatln Zapatillas de correr Bicicleta Casco (obligatorio) Puedes usar las zapatilla de correr tambin para la bicicleta o unas zapatillas con calas para la bicicleta que se adaptan al pedal
Fuentes: http://triatlon.obolog.com/ http://www.triatlon.org/dia_triatlon/
Tu trabajo en este captulo consistir en elaborar una lista de pedidos de accesorios para los participantes de una competencia de triatln, basndote en una lista de precios de cada uno de los accesorios.
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Para empezar a trabajar, descarga de la plataforma el archivo accesorios.xlsx. Inicialmente, en este archivo, encontrars en su primera hoja la lista de precios de los accesorios de triatln.
2.1
Insertando y eliminando filas o columnas
Abre el libro accesorios.xlsx que descargaste anteriormente e inserta un nuevo accesorio a la lista. Para ello, sigue la siguiente secuencia:
Cuando insertas una fila o una columna, Excel 2010 la coloca delante de la fila o columna que has seleccionado.
DESCUBRE Y APRENDE Explora el entorno de Excel 2010 e indica con qu ficha, grupo y elemento puedes insertar filas y columnas: ________________________________________________ 31

1. De manera similar al procedimiento anterior, inserta una columna antes de la columna A en la Hoja1 de accesorios.xlsx y colcale el ttulo Cdigo (celda A4) 2. Luego, inserta los siguientes accesorios en las filas indicadas. Guarda los cambios que hayas realizado en el archivo.
Averigua
Cmo se pueden insertar varias filas o columnas a la vez? y
Responde: ________________________________________________ Hasta el momento tu trabajo debe verse as:
Ahora elimina la primera fila de la hoja de clculo accesorios.xlsx, tomando en cuenta los siguientes pasos:
32

De manera similar a este procedimiento, puedes eliminar una columna.
De manera similar al procedimiento anterior, podrs eliminar una columna. Cuando insertas o eliminas filas y columnas, no vara el total de las mismas, es decir, 1.048.576 filas y 16.384 columnas.
2.2
Ocultando y mostrando filas o columnas
En este momento vas a ocultar la columna C de tu hoja de clculo, para ello realiza lo siguiente:
Ahora ya no se ve la columna C.
Para ocultar varias filas o columnas a la vez, debes seleccionarlas todas usando el mouse, y si las filas o columnas estn separadas, debes mantener presionada la tecla CTRL. Para mostrar nuevamente la columna que habas ocultado, realiza los siguientes pasos:
33
Manejo de hojas de Clculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 2.3 Generando series
Excel 2010 permite completar automticamente celdas consecutivas con perodos de tiempo, serie de nmeros y fechas, as como textos combinados con nmeros. Ahora vas a generar una serie para asignar un cdigo a cada artculo de la lista de precios de los accesorios del triatln, para lo cual debes realizar lo siguiente: Para series numricas, debes ingresar por lo menos dos celdas con los nmeros de inicio de la serie, como en el ejemplo:
En caso contrario, estaras rellenando las celdas con el mismo valor inicial:
Tambin es posible generar series ms complejas utilizando la siguiente opcin ubicada en la ficha Inicio, grupo Modificar.
Abre una hoja de Excel 2010 y genera las siguientes series. Guarda el documento como series.xlsx.
34

DESCUBRE Y APRENDE Explora la opcin mostrada anteriormente y genera las siguientes series: Los mltiplos de 20 menores a 1000. Coloca los resultados en forma horizontal. Las potencias de 3 inferiores a 10000. Coloca los resultados en forma vertical. La lista vertical de los das laborables de todo el mes de septiembre de este ao.
2.4 Copiando un bloque de celdas

Es posible copiar un bloque de celdas dentro de la misma hoja o en otra. En tu archivo accesorios.xlsx, ahora vas a generar una copia de la lista de precios y la colocars en la segunda hoja (Hoja2), para ello debes hacer lo siguiente: Ubcate en la celda A1 de la Hoja1 y, manteniendo presionada la tecla Shift, utiliza las teclas de desplazamiento para seleccionar el bloque de celdas de origen. La seleccin de celdas de origen tambin se puede realizar utilizando el mouse.
Utilizando la combinacin de teclas Ctrl + C, copias los datos anteriormente seleccionados.
35

Pegado especial
Como habrs apreciado, luego de hacer la copia en la Hoja2, el ancho original de las columnas no es el mismo, por lo que no se puede apreciar completamente los datos en algunas celdas.
Para solucionar esto, haz clic derecho en algn lugar que se encuentre dentro de la seleccin. Luego, selecciona la opcin Pegado especial y, enseguida, Mantener ancho de columnas de origen. Aqu, debes seleccionar la siguiente opcin:
La Hoja2 deber quedar as:
36

DESCUBRE Y APRENDE Existe otra forma rpida de copiar una celda o un bloque de celdas consecutivas. A continuacin se presentan los diferentes pasos a seguir. Explora cada uno y descubre cul es la secuencia correcta y aplcala. a) 3-6-2-1-5-4 b) 4-2-6-1-5-3 c) 4-6-1-2-3-5 d) 6-4-2-1-3-5 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ubica el puntero del mouse en cualquier borde del bloque seleccionado (no en el controlador de relleno) y presiona la tecla CTRL. Ingresa tu nombre, apellido paterno y apellido materno en 3 celdas consecutivas. Suelta el mouse y la tecla CTRL. Abre una hoja de Excel. Arrastra el borde del bloque hacia la posicin donde deseas copiar manteniendo presionada la tecla CTRL. Selecciona estos 3 datos para poder copiarlos.
En la Hoja2, realiza las operaciones necesarias para que el contenido quede de la siguiente manera. Guarda los cambios al finalizar.
Enumera las operaciones que realizaste para efectuar los cambios: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
37
Manejo de hojas de Clculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 2.5 Moviendo un bloque de celdas
Ahora aprenders a mover un bloque de celdas, utilizando el contenido de las celdas de la Hoja2 y movindolo hacia la Hoja3 de tu archivo accesorios.xlsx. Para ello, debes seguir los siguientes pasos:
Los pasos anteriores tambin los puedes realizar con el mouse haciendo clic derecho y seleccionando las opciones Cortar y Pegar. Luego de mover las celdas a la hoja destino, si fuera necesario, ajusta el alto y ancho de las filas y columnas de la hoja.
Averigua
De qu otra forma puedo mover un bloque de celdas? y
Responde: ________________________________________________
38
Manejo de hojas de Clculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 2.6 Buscando y reemplazando datos en la hoja de clculo
Excel 2010 permite realizar bsquedas de datos de forma rpida y sencilla. Por ejemplo, en esta ocasin vas a hallar la cantidad de veces que se repite la palabra IronMan en la Hoja1 de tu archivo accesorios.xlsx. Para ello, debes hacer lo siguiente:
Y obtendrs los siguientes resultados:
Tambin podrs utilizar opciones de bsqueda ms especficas, haciendo clic en el botn Opciones.
Adems de poder buscar datos en un documento, con Excel 2010 reemplazar dichos datos por otros. DESCUBRE Y APRENDE Explora la siguiente opcin y reemplaza en la Hoja1 y Hoja3 de tu archivo accesorios.xlsx todas las ocurrencias de la palabra IronMan por la palabra Easton. 39
es posible tambin
2.7
Aplicando formatos a las celdas y hojas de clculo
Una forma de mejorar la presentacin de los datos de una hoja de clculo es aplicando formatos. Excel 2010 permite aplicar formatos de fuente, alineacin, bordes, relleno, etctera. Por ejemplo:
No debes exagerar en aplicar formatos a las celdas de tu hoja de clculo: primero ingresa todos los datos y frmulas, y luego aplica solo los formatos necesarios que permitan mejorar su presentacin. Averigua Para qu sirve la combinacin de teclas CTRL+1? y Responde: ________________________________________________
2.8
Aplicando formatos de fuente
Observa como la aplicacin de formatos de fuente permite mejorar la apariencia de los datos de la hoja de clculo.
Para aplicar formatos de fuente, debes utilizar los elementos del grupo Fuente, ubicado en la ficha Inicio.
40
DESCUBRE Y APRENDE 1) Explora los elementos del grupo Fuente y relacinalos con su respectiva funcionalidad: Subrayado Color de fuente Cursiva Tamao Negrita Fuente 2) Explora las siguientes combinaciones de teclas e indica el formato de fuente que estas permiten aplicar: [CTRL] + [S]:_____________________________________________________ [CTRL] + [N]:_____________________________________________________ [CTRL] + [K]:_____________________________________________________
Hazlo t mismo:
Abre una hoja de Excel 2010 y, aplicando las opciones de formato que has visto anteriormente, elabora el modelo inicial mostrado.
2.9
Alineando los datos de las celdas
Puedes alinear los datos de las celdas para que queden orientados en una forma determinada. Observa el siguiente ejemplo: Recuerda que Excel 2010 alinea los datos tipo texto a la izquierda y los datos numricos a la derecha.
41

DESCUBRE Y APRENDE 1) Explora los elementos del grupo Alineacin y relacinalos con su respectiva funcin: Combinar texto Alinear a la izquierda Orientacin Centrar texto Alinea en la parte superior Aumentar sangra
2) Abre una hoja Excel y aplica las herramientas que has visto anteriormente para obtener el siguiente resultado:
2.10 Combinando celdas

A veces es necesario unir el contenido de dos o ms celdas en una sola. Para ello, debes realizar los siguientes pasos: Selecciona con el mouse las celdas que deseas combinar.
Selecciona la siguiente opcin.
Y obtendrs el siguiente resultado:
42

1. Usa las herramientas Fuente para modificar el formato de las celdas indicadas de la Hoja3 del archivo accesorios.xlsx.
Celda B1 A3 hasta D3 A4 hasta D4 Formato Negrita, fuente=Candara, subrayado, tamao=14, color=rojo Negrita, fuente=Georgia, tamao=12, color=verde Fuente=Arial, cursiva, tamao=11
2. Modifica el formato de alineacin de las siguientes celdas en la Hoja3, para lo cual debes seleccionar la celda donde se encuentre el dato y aplicarle el formato deseado:
Celda A1 hasta D1 A3 hasta D3 A4 y D4 Formato Combinar celdas Centrar texto Centrar texto
3. Ajusta el ancho de las columnas en caso sea necesario.
2.11 Copiando formatos de celdas

Con Excel 2010, es posible copiar el formato de una o varias celdas y pegarlo en otras. En la hoja de clculo que ests trabajando (Hoja3), vas a copiar el formato de la fila 4 del primer accesorio hacia las dems filas. Para lograrlo, debes hacer lo siguiente:
La hoja de clculo con los formatos aplicados hasta el momento debe quedar as:
43
Manejo de hojas de Clculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 2.12 Aplicando bordes y relleno
Excel 2010 te permite crear lneas en los bordes de las celdas, as como rellenarlas de color para que se vean remarcadas sobre las dems. Por ejemplo:
Utiliza la hoja 3 de tu archivo accesorios.xlsx y colcale bordes a las celdas siguiendo los pasos que se muestran a continuacin:
Si deseas aplicar opciones adicionales de bordes de celda, haz clic sobre la opcin Ms bordes, ubicado en la parte final de la lista de opciones mostradas anteriormente.
44

DESCUBRE Y APRENDE 1) Encierra en un crculo la opcin que te permite aplicar relleno de color a la celda:
2) Abre una hoja Excel, y aplica los siguientes bordes y rellenos:
Si deseas aplicar ms opciones de relleno de celda, haz clic sobre la pestaa Relleno.
Para aplicar el mismo formato a una o varias celdas, primero debes seleccionar las celdas y despus la opcin de formato que deseas aplicar.
1) Aplica los formatos Fuente, Alineacin, Bordes y Relleno a las hojas de clculo Hoja 1 y Hoja 3 de tu archivo accesorios.xlsx para que tengan una presentacin adecuada. 2) Descarga de la plataforma el archivo resultados.xlsx y, aplicando las herramientas de Formato que has aprendido, modifica el archivo para que se vea de la siguiente manera:
45
Manejo de hojas de Clculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 2.13 Aplicando formatos numricos
Excel 2010 te permite modificar el formato de los datos numricos que se encuentran en una celda o en un rango de celdas, para que estos se vean de acuerdo a lo que se desea representar, por ejemplo: nmeros enteros, porcentajes, valores monetarios, etctera.
Una forma rpida de aplicar formatos numricos es utilizando las opciones del grupo Nmero, ubicado en la ficha Inicio.
DESCUBRE Y APRENDE Explora los elementos del grupo Nmero y relaciona: Elemento Formato Porcentaje Aumentar decimales Disminuir decimales Contabilidad Millares Una forma rpida de aplicar formatos numricos a las celdas es utilizando las siguientes opciones:
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Para encontrar opciones de formato ms especficas, haz clic en la flecha que se encuentra debajo del grupo Nmero de la ficha Inicio:
Vers que aparece la siguiente ventana:
DESCUBRE Y APRENDE 1. Abre una hoja de Excel 2010 e ingresa los datos mostrados en la figura 1, y luego utiliza las opciones de formato numrico para obtener los resultados mostrados en la figura 2, guarda los cambios como datos.xlsx.
Figura 1 47
Figura 2
2. Explora en una hoja de clculo y describe para qu sirven las siguientes combinaciones de teclas: a) [CTRL] + [1]:___________________________________________________________ b) [CTRL] + [SHIFT] + [!]:___________________________________________________ c) [CTRL] + [SHIFT] + [%]:___________________________________________________ d) [CTRL] + [SHIFT] + [#]:___________________________________________________ e) [CTRL] + [,]:____________________________________________________________
1) Aplica los siguientes formatos numricos a las celdas indicadas de la Hoja 1 de tu archivo accesorios.xlsx. Celda Formato Contabilidad moneda $ ingls (Estados Unidos), D4 hasta D20 disminuir decimales (a cero decimales) Contabilidad moneda S/. espaol (Per), E4 hasta E20 disminuir decimales (a cero decimales) E22 Aumentar decimales (a 3 decimales)
2) En la celda B15, de la Hoja 3, usa la combinacin de teclas necesarias para insertar la fecha del da de hoy y despus, aplcale el formato adecuado para que se vea de la siguiente manera:
2.14 Modificando el formato de filas y columnas

En esta seccin aprenders a modificar el alto de una fila y ancho de una columna.
2.14.1 Alto de filas

Para modificar el alto de una fila, debes hacer lo siguiente:
48
2.14.2 Ancho de columnas

Para modificar el ancho de una columna, debes hacer lo siguiente:
DESCUBRE Y APRENDE En la Hoja 3 coloca el mouse sobre los bordes de las cabeceras de filas y columnas, tal como se muestra en las imgenes, y arrstralo en el sentido que se indica en las flechas:
Comenta qu sucede: ___________________________________________________________________________
Para modificar el alto de varias filas o ancho de varias columnas a la vez, debes seleccionarlas todas usando el mouse y aplicar los pasos indicados anteriormente.
49

1) Modifica los altos de filas y columnas de la Hoja 1 y los formatos que te falten completar para que la hoja se vea de la siguiente manera:
2) Descarga de la plataforma el archivo calendario.xlsx y aplica los formatos que has aprendido en este captulo para que se vea como la siguiente imagen:
50
Manejo de hojas de Clculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 2.15 Modificando el formato de una hoja
2.15.1 Cambiando el nombre de una hoja
Ahora aprenders a modificar el nombre de una hoja de clculo. Sigue los siguientes pasos para modificar el nombre de la Hoja1 de tu archivo accesorios.xlsx:
Otra forma de cambiar el nombre de una hoja es haciendo doble clic en la etiqueta correspondiente y, cuando est sombreado, escribir el nuevo nombre y presionar Enter al terminar.
2.15.2 Cambiando el color a las etiquetas de las hojas Tambin es posible modificar el color de la etiqueta de una hoja de clculo para que las puedas reconocer fcilmente. Cambia el color de etiqueta de la hoja Lista de precios en tu archivo accesorios.xlsx as:
Averigua
Cmo se elimina una hoja de un libro de trabajo? y
Responde: ________________________________________________
Realiza las siguientes operaciones con tu libro de trabajo accesorios.xlsx a) Cambia el nombre de la Hoja 3 por Pedidos. b) Elimina la Hoja 2.
51
Manejo de hojas de Clculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 2.16 Preparando e imprimiendo un documento en Excel 2010
Excel 2010 te permite preparar las hojas de clculo para que se vean ordenadas al momento de imprimirlas. Esto lo puedes realizar a travs de los elementos del grupo Configurar pgina, ubicado en la ficha Diseo de pgina.
2.16.1
Definiendo la orientacin de la pgina
La orientacin de pgina de una hoja de clculo puede ser de dos tipos: horizontal y vertical. Esta configuracin se puede realizar desde la ficha Diseo de pgina. Por ejemplo, para configurar la orientacin de tipo Horizontal en la hoja de clculo Pedidos de tu libro accesorios.xlsx, debes seleccionar la siguiente opcin:
2.16.2
Configurando los mrgenes
Los mrgenes son los espacios en blanco entre los bordes del papel y el rea impresa. Ahora vas a configurar los mrgenes de la hoja de clculo Pedidos de tu libro de trabajo accesorios.xlsx con los siguientes valores: Opcin Superior Encabezado Izquierdo Derecho Inferior Pie de pgina Centrar en la pgina 52 Valor 3.4 0.8 1.8 1.8 2.4 0.8 Horizontalmente

Para lograrlo debes seguir estos pasos:
Como habrs observado, Excel 2010 muestra 3 tipos de mrgenes ya definidos, pero como los valores que vas a configurar son diferentes, debes seleccionar la opcin Mrgenes personalizados.
2.16.3
Generando encabezados y pies de pgina
Un encabezado es un texto que se imprime en la zona superior de cada pgina de la impresin y un pie de pgina es un texto que se imprime en la parte inferior de cada pgina. Puedes utilizar ambos para mostrar informacin en la impresin de las hojas de clculo.
53

Ahora vas a configurar el encabezado de la hoja de clculo Pedidos de tu archivo accesorios.xlsx, para lo cual debes seguir la secuencia:
DESCUBRE Y APRENDE Coloca el mouse sobre los elementos disponibles para encabezados de pgina y relaciona: Elemento Funcionalidad Insertar nmero de pgina Formato de fuente Insertar hora Insertar nmero de pginas Insertar fecha
54
Manejo de hojas de Clculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 2.16.4 Utilizando la vista preliminar
Con esta herramienta es posible tener una vista previa de cmo ha quedado tu trabajo, para ello, luego de seleccionar la opcin Imprimir, vers que al costado derecho, aparece este modo de visualizacin del documento:
Es importante realizar este paso antes de imprimir para tener la seguridad de que la configuracin de impresin de tu documento ha quedado como deseas.
2.16.5
Imprimiendo un documento en Excel 2010
Si con ayuda de la vista preliminar verificaste que tu documento ha quedado listo para imprimir, puedes hacerlo seleccionando la siguiente opcin:
55

REVISA LO APRENDIDO
I. Relaciona las combinaciones de teclas con su respectiva funcionalidad. Combinacin de teclas CTRL + V CTRL + X Funcionalidad
CTRL + C
CTRL + B II. Investiga lo siguiente: a) Con qu ficha y grupo de Excel 2010 puedes insertar y eliminar filas y columnas? _____________________________________________________________________ b) Qu es el portapapeles, para qu sirve y cuntos elementos puede almacenar? _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ III. Marca la respuesta correcta a las siguientes preguntas: 1) Existe alguna diferencia entre la combinacin de teclas CTRL+ X y el botn Cortar desde la pestaa Inicio? a) Si se usa el botn Cortar, solo se podr usar el botn Pegar. b) Si se usa la combinacin de teclas para cortar, solo se puede usar una combinacin de teclas para pegar. c) No existe diferencia. 2) Cul de las siguientes series necesita ms de un valor inicial para su generacin? a) 1, 2, 3, 4, 5 b) lunes, martes, mircoles, jueves, viernes c) ao1, ao2, ao3, ao4, ao5 IV. En la siguiente hoja de clculo:
Cul ser el nmero resultante de celdas al hacer una bsqueda del nmero 79? a) 1 b) 3 c) 4 56
V. Descarga de la plataforma el archivo implementos.xlsx: Luego realiza las siguientes operaciones sobre el archivo: a) Calcula el total de gastos de cada mes (fila 19). b) Aplica los siguientes formatos: Ttulo: Arial 18, negrita, color de fuente=azul, combinar celdas desde A hasta G Subttulo: Arial 16, negrita, cursiva, subrayado, color rojo, combinar celdas desde B hasta F Encabezados de la tabla: Arial 14, negrita, centrado, color de relleno: azul oscuro, texto 2 claro 40%, color de fuente: blanco tems de gastos: Arial 12, negrita, color de relleno=anaranjado nfasis 6 claro 60%, color de fuente=azul oscuro texto 2 Montos: Arial 10, moneda soles, posiciones decimales=2, color de relleno: crema Bordes de tabla: todos los bordes Fila de totales: Arial 11, negrita Ajusta el ancho de las columnas c) Coloca a tu hoja de clculo el nombre Datos. d) Ahora debes preparar la hoja para que se pueda imprimir: Mrgenes: derecho e izquierdo debe ser de 5 cm, superior e inferior deben ser de 3 cm Encabezado de pgina: en el centro, debe decir Elaborado por: (coloca tu nombre) Pie de pgina: a la izquierda, colocar la fecha actual y a la derecha, la hora actual Tu trabajo debe quedar as:
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Proyecto
Segunda etapa
Ahora aplicars las herramientas de manejo y formato de celdas que has aprendido en este captulo, siguiendo los pasos que a continuacin se indican: 1. Abre el libro de trabajo de tu proyecto. 2. En la primera fila, de la hoja 1 escribe el ttulo Flujo de Caja en Soles. 3. En la segunda fila, escribe el nombre de la promocin. 4. En la tercera fila, escribe el nombre de tu colegio. 5. Escribe la lista de ingresos y egresos que has definido para tu flujo de caja.
6. Utiliza una serie de los meses del ao para generar los encabezados de los meses que utilizars en tu flujo de caja. 7. Ingresa los valores de las celdas correspondientes a los ingresos y egresos para todos los meses de tu flujo de caja. 8. Aplica los diferentes formatos que has aprendido en este captulo para que tu trabajo se vea tal como se muestra en la siguiente figura:
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Captulo 3 TIPOS DE DATOS Y MANEJO DE FRMULAS
Sabas que Excel 2010 te permite manejar diferentes tipos de datos? En este captulo, revisars las caractersticas y operaciones que puedes realizar con estos.
Tu trabajo
59

Antes de empezar con el contenido de este captulo, te invitamos a que leas el siguiente artculo acerca de los comprobantes de pago y su importancia.
Informacin tomada de: http://www.micomprobante.pe/porque_pedir_comprobante.html
En este captulo conocers los tipos de datos que se utilizan en Excel 2010, tales como datos numricos, fecha y texto, y del mismo modo a manejar frmulas simples. Para ello, utilizars una factura, que es otro tipo de comprobante de pago que se usa en el pas. Para desarrollar tu trabajo, usars un formato en blanco que irs completando con datos, los cuales se enlazan a travs de determinados operadores que Excel 2010 ofrece, para luego poder crear frmulas que te permitirn hacer clculos simples y complejos. 60
Manejo de hojas de Clculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 3.1 Tipos de datos
En Excel, los datos se clasifican en dos grandes grupos: a) Datos constantes b) Datos de frmula Enseguida vas a conocer con mayor detalle cada uno de ellos.
3.1.1 Datos constantes

Los datos o valores constantes son aquellos que se ingresan directamente en las celdas y no dependen del contenido de ninguna otra celda. Existen 3 tipos de datos constantes: I. Texto II. Numrico III. Fecha-hora. y
Para empezar a trabajar, descarga de la plataforma el archivo factura.xlsx completa los datos faltantes como se muestra en la siguiente imagen:
a) Dato texto Un dato de tipo texto puede contener letras, nmeros u otros smbolos o caracteres especiales.
61

DESCUBRE Y APRENDE Observa los datos que has ingresado en la hoja de clculo factura.xlsx y contesta las siguientes preguntas: 1. En qu celdas has ingresado datos tipo texto? _______________________________________________________ 2. Hacia qu lugar de la celda se alinea un dato texto? A la izquierda A la derecha Al centro 3. Qu sucede cuando el texto ingresado es ms extenso que el ancho de la celda, siempre y cuando la celda de la derecha est vaca? (Ver, por ejemplo, las celdas B5, B7 y B10.) ____________________________________________________________________ Averigua
Cuntos caracteres tipo texto puede contener una celda como mximo?
Responde: ______________________________________ b) Dato numrico Un dato de tipo numrico puede contener los dgitos 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, o en algunos casos los signos +, -, /, %, E, e, ., . DESCUBRE Y APRENDE Observa los datos que has ingresado en la hoja de clculo factura.xlsx y contesta las siguientes preguntas: 1. En qu celdas has ingresado datos numricos? _____________________________________________________ 2. Hacia qu lugar de la celda se alinea un dato numrico? A la izquierda A la derecha Al centro 3. Cuntos dgitos como mximo puedes ingresar en una celda de tal manera que todos los dgitos ingresados se puedan visualizar correctamente? 1) 12 2) 11 3) 10 62

Ahora escribe el siguiente valor en la celda H6: 123456789012. Este se visualizar en un formato especial llamado formato cientfico: A continuacin haz lo siguiente y observa qu sucede: Ubcate en la celda H6 y presiona F2 para modificar el dato. Coloca un apstrofe () al inicio del dato y presiona Enter. 4. Qu sucedi? _________________________________________________________ 5. Qu tipo de dato crees que es ahora el valor de la celda H6? _________________________________________________________
c) Dato fecha y hora Los datos de este tipo son tratados como nmeros, por ello se pueden realizar operaciones matemticas con celdas que contengan fechas u horas. Observa el siguiente ejemplo:
DESCUBRE Y APRENDE Abre una hoja de Excel, ingresa los valores de las celdas indicadas en el recuadro y completa: Valor visualizado Valor visualizado en Celda Valor a ingresar en la celda la barra de frmulas A1 18-Julio-2011 A2 11:00 A3 4 pm A4 31-02-2011 A5 12-04 Ahora observa los valores que has ingresado y contesta las siguientes preguntas: 1) Ubcate en la celda A2 y observa la barra de frmulas. Al ingresar la hora en formato 12 horas sin especificar AM o PM, Excel asume que es (AM/PM):_____ 2) Cuando ingresas una fecha invlida (ver celda A4), Excel asume que es un dato de tipo: a) Numrico b) Texto c) Fecha 63

Ubcate en la celda A5 y observa la barra de frmulas. Cuando ingresas una fecha sin indicar el ao (ver celda A5), qu ao asume Excel para dicha fecha? ____________________________________________________________ Para insertar la fecha actual en una celda, debes presionar: 1) F3 2) ALT+$ 3) CTR+F 4) CTRL+, Para insertar la hora actual en una celda, debes presionar: a) ALT+F5 b) ALT+% c) CTRL+SHIFT+. d) CTRL+ALT+H
Aqu algunos consejos para el manejo de fechas: a) Excel acepta los siguientes separadores para expresar las fechas: slash (/) y guin (-) b) Si el ao de la fecha que introduces en una celda est comprendida entre los aos 1929 y 2029, solo es necesario escribir los dos ltimos dgitos de dicho ao, por ejemplo: 15/03/56 (15 de marzo de 1956)
3.1.2 Datos de frmula

Una frmula es una operacin introducida en una celda, la cual calcular un resultado basndose en los valores introducidos en esta.
Por ejemplo:
Una frmula puede estar compuesta por los siguientes elementos:
64

A continuacin aprenders cmo escribir frmulas en Excel 2010, pero primero presta atencin a lo siguiente: Direccin de celda Indica la ubicacin exacta de una celda. Si trabajas sobre una nica hoja de clculo, no es necesario escribir el nombre de la hoja porque sera redundante.
Direccin de bloque Indica la ubicacin exacta de un bloque de celdas.
a) Pasos para escribir una frmula

Sigue la siguiente secuencia para que aprendas cmo escribir una frmula en una celda:
Si quieres modificar una frmula despus de ingresada, debes hacer lo siguiente: Ubcate en la celda correspondiente y presiona F2. Realiza las modificaciones a la frmula y presiona Enter para terminar. 65
1. Descarga de la plataforma el archivo volumen.xlsx. Aqu, aplica la siguiente frmula para calcular el volumen de un cilindro: 2x()x(radio de la base)x(altura) Donde: Radio de la base: valor de la celda B4 Altura: valor de la celda B5
El valor de , Excel te lo proporciona. Para ello, solo debes colocar PI(). 2. Cuando se importa mercadera del extranjero, se tiene que realizar una serie de trmites y pagos a la aduana por dicha importacin para poder retirar la mercadera de sus almacenes. Descarga de la plataforma el archivo importacion.xlsx.
Aqu debes utilizar las frmulas necesarias y la informacin proporcionada en la tabla Tasas y frmulas, para poder calcular los valores de las celdas B5 hasta B11. Los resultados que debes obtener son los siguientes:
66

b) Comportamiento de las referencias relativas y absolutas en el copiado de celdas
Una referencia es una llamada o enlace que se hace a una celda cuando se encuentra situada en otra columna o fila. Por ejemplo, observa la siguiente imagen:
Una referencia relativa es aquella que mantiene una posicin relativa de una celda respecto a la otra celda que se est invocando o referenciando. Tambin se les conoce como referencias posicionales. Una referencia absoluta es aquella que permanece invariable as se cambie la posicin de la celda que la est invocando. Para comprender mejor estos conceptos, realiza lo siguiente: DESCUBRE Y APRENDE 1. Abre una hoja de Excel e ingresa la siguiente informacin:
2. Ubcate en la celda A4 e ingresa la frmula mostrada: Cuando se copie o mueva una frmula con una referencia relativa, esta se ajustar automticamente a la nueva ubicacin.
3. Copia la frmula A4 en B4 as:
4. Cul es el resultado obtenido en B4? ___________________ 67

5. Observa la barra de frmulas y escribe la frmula que se ha generado en la celda B4: ______________________. Luego, comprala con la frmula ingresada en la celda A4. 6. Ahora modifica la frmula en A4: Para establecer una referencia absoluta a una celda, debes colocar el smbolo $ dentro de la frmula antes de la columna y fila de dicha celda.
7. Copia la frmula de A4 en B4, como se hizo anteriormente. 8. Cul es el resultado obtenido en B4? _______ Compralo con lo obtenido en el paso 4 cuando usaste una referencia relativa. Por qu se obtienen resultados diferentes?_______________________________________________ Qu sucede con el valor de la referencia absoluta ($A$3) cuando es utilizada en una frmula?___________________________________________________________ ________________________________________________________________________
Tambin se puede utilizar referencias mixtas, como A$1 o $A1. Excel ajustar el nmero de la fila o la letra de la columna (la que no lleve $) y la otra parte de la referencia la dejar sin cambios.
1) Aplicando referencias relativas, absolutas y mixtas, genera la siguiente tabla de multiplicar:
2) En qu otras situaciones puedes aplicar referencias relativas, absolutas y mixtas? Comparte los resultados con tus compaeros. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
68
Manejo de hojas de Clculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 3.2 Operadores en Excel 2010
Observa la siguiente imagen y responde: Qu smbolos matemticos observas? _________________________________________________ En esta seccin del captulo, utilizars estos y algunos ms para elaborar frmulas relacionando datos de distintas celdas. Estos smbolos matemticos se llaman operadores. Por ejemplo: En la siguiente frmula: Cules crees que son los operadores?______________________________________
Como te habrs dado cuenta, los operadores indican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una frmula.
A continuacin, vas a conocer detalladamente los tipos de operadores que maneja Excel. Matemticos De referencia De texto De comparacin Lgicos
Los operadores se clasifican en 5 grupos
3.2.1 Operadores matemticos
Estos operadores permiten realizar las operaciones matemticas fundamentales en una celda. Por ejemplo, cul es el resultado de aplicar la siguiente frmula? Respuesta: _______________________ DESCUBRE Y APRENDE Estos son los operadores matemticos que utiliza Excel 2010. Relacinalos con la operacin correspondiente: + Divisin * / % ^ 69 Porcentaje Suma Potencia Resta Multiplicacin

3.2.2 Operadores de referencia
Estos operadores permiten generar rangos de celdas dentro de una frmula. Los operadores de referencia son los siguientes: Operador : (dos puntos) , (coma) (espacio) Ejemplo B5:B15 B5:B15, D5:D15 B7:D7 C6:C8 Significado Genera una referencia entre las dos celdas indicadas. Une varias referencias. Genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias.
Hazlo t mismo:
Para profundizar en el manejo de operadores de referencia, resuelve el siguiente ejercicio: 1) Se tiene una hoja de Excel con los siguientes datos: 2) Analiza los datos y coloca los resultados que se obtendran al aplicar las frmulas indicadas en la siguiente tabla: Frmula =SUMA(B1:B4) =SUMA(A2:A4,C2:C4) =SUMA(A1:B3 B2:C3) Resultado
3.2.3 Operadores de texto

El operador & se utiliza para concatenar o unir textos. Observa el siguiente ejemplo: Si el usuario digita el texto a concatenar, este deber estar entre comillas ( ). Por ejemplo: Hola & mundo
3.2.4 Operadores de comparacin

Como su nombre lo indica, sirven para comparar dos elementos dentro de una frmula.
70

DESCUBRE Y APRENDE Estos son los operadores de comparacin que maneja Excel 2010, relacinalos con la operacin correspondiente: > < = >= <= <> Mayor igual Igual Menor Diferente Mayor Menor igual
3.2.5 Operadores lgicos

Sirven para establecer condiciones lgicas entre expresiones. Entre ellos se encuentran: NO, Y, O. A continuacin te presentamos un cuadro que especifica el significado de cada uno: Operador
NO
Estructura
NO (valor lgico)
Y (valor lgico, valor lgico2,)
O (valor lgico, valor lgico2,)
Significado Devuelve el valor lgico invertido pasad como argumento, es decir, si el valor es falso, pasa a verdadero y viceversa. Devuelve verdadero si todos los argumentos se evalan como verdaderos; devuelve falso si uno o ms argumentos se evalan como falso. Devuelve verdadero si alguno de los argumentos es verdadero; devuelve falso si todos los argumentos son falsos.
Hazlo t mismo:
Segn lo indicado en la tabla anterior, cules seran los resultados al aplicar las siguientes frmulas? Frmula =NO(6+4/2>7) =Y(4=3,9<10,2>0) =O(3^2>2,5*3=53) Resultado
71

Realiza las siguientes operaciones utilizando el archivo factura.xlsx: 1. Calcula el valor de venta de los productos adquiridos (celdas desde H10 hasta H13). Este monto es igual al producto de la cantidad por el precio unitario de cada artculo. 2. Calcula el monto correspondiente al subtotal (celda H16). Este monto es igual a la suma de los valores de venta de los artculos de la factura. 3. Calcula el monto del IGV (celda H17). Este monto es igual al 18% del subtotal. 4. Calcula el monto total de la factura. Este monto es igual a la suma del monto subtotal y el monto del IGV. 5. En la celda A15, escribe el monto total de la factura en texto: Son mil ciento noventa y siete con 70/100 nuevos soles 6. En la celda A15, concatena la frase Cancelado el da: con la fecha actual. Para ello, debes ingresar la siguiente frmula: ="Cancelado el da: " & TEXTO(H5,"dd-mm-yyyy") 7. Aplica el formato moneda soles a las celdas que representen montos. 8. Guarda los cambios que has realizado.
3.3 Orden de evaluacin de los operadores

Excel calcula las frmulas evaluando las operaciones de izquierda a derecha. Si se usan varios operadores en una frmula, Excel define prioridades para ejecutar las operaciones, de acuerdo con la siguiente tabla: Para cambiar el orden de Operador Descripcin evaluacin, escribe entre : espacio , Operadores de referencia parntesis la parte de la Negacin, por ejemplo: -1 frmula que deseas que % Porcentaje se ejecute primero. ^ Potencia *y/ Multiplicacin y divisin +ySuma y resta Concatenacin & =, >, <, >=, <=, <> Operadores de comparacin
Hazlo t mismo:
Abre una hoja de Excel, evala las siguientes operaciones y marca la respuesta correcta: 1) 8+9*7 a) 119 2) 3^4+9/9 a) 82 3) (55/5)+(12^2-2) a) 184
b) 71
c) 82
b) 10
c) 143
b) 12 72
c)153
Manejo de hojas de Clculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 3.4 Corrigiendo errores en Excel 2010
En Excel, un error se produce cuando no se puede calcular el resultado de una frmula porque algunos de sus componentes no han sido ingresados correctamente o porque existe una referencia a celdas invlidas. DESCUBRE Y APRENDE 1. Descubre cules son los tipos de errores que puede mostrar Excel 2010, para ello descarga el archivo errores.xlsx.
Como podrs apreciar, este archivo contiene errores en algunas celdas. 2. Para conocer el tipo de error presentado en cada una de ellas, debes hacer lo siguiente: a) Haz clic en el tringulo verde (esquina superior izquierda de la celda que presenta el error):
b) Luego, se mostrar el smbolo . Haz clic en este y podrs apreciar un pequeo cuadro con el detalle del error, as como algunas acciones que puedes tomar al respecto.
c) Realiza este procedimiento para cada una de las celdas que presenten error del archivo que has descargado y despus relaciona las siguientes columnas: Valor de error #NOMBRE? #VALOR! #REF! ###### #DIV/0! #NUM! 73 Descripcin Error de referencia de celda no vlida Error de divisin entre cero Error de nmero Error de nombre no vlido Error en valor Resultado ms largo que el ancho de la celda

Hazlo t mismo:
Ahora vas a analizar y a corregir cada uno de los errores de tu archivo errores.xlsx, para ello, en las celdas, debes realizar las acciones que se indican a continuacin:
Celda con error

D8 B9 C9 D9 D11 D12
Cmo corregirlo?
Ajustar el ancho de la columna D El nombre correcto de la funcin debe ser SUMA Las celdas que se deben sumar son C3+C4+C5+C6+C7 Solo debe decir SUMA(D3:D8) La divisin debe ser por 5 Debe decir 5%*SUMA(D3:D8)
Verifica que tu archivo ya no tenga errores y guarda los cambios. En algunos casos, Excel te avisar que ests cometiendo un error al ingresar una frmula y te propondr una solucin en un cuadro de dilogo como el siguiente:
Puedes aceptar la propuesta haciendo clic en S o rechazarla haciendo clic en No.
Ejercicio de Aplicacin 4
1) Desarrolla la siguiente hoja de trabajo en Excel 2010.
Las frmulas que se indican en las celdas sombreadas son las que tienes que colocar para calcular los totales y porcentajes indicados. 2) Guarda los cambios como celdas.xlsx.
74

REVISA LO APRENDIDO I. Marca la alternativa correcta en cada pregunta: 1. Cul de las siguientes frmulas es la correcta? a) =3D+100 b) A5:A10 c) =D21*B10 d)Las tres anteriores son correctas 2. Si en una celda ingresas la expresin 0 1/4, qu valor se visualiza en la barra de frmulas? a) 1/4 b) 0,25 c) 01/4 d) Ninguna de las anteriores 3. Cul de los siguientes operadores tiene mayor prioridad en una frmula? a) * b) c) ^ d) : 4. Si ingresas la siguiente expresin en una celda =5^2+3, cul ser el resultado? a) 25 b) 28 c) 625 d) 5^2+3 5. Si ingresas la siguiente expresin en una celda =Y(5>2, 30<12), cul ser el resultado? a) Falso b) Verdadero c) Error d)21 II. Coloca V (verdadero) o F (falso), segn corresponda, en las siguientes proposiciones: a) Si en una celda ingreso el dato (19) y en otra -19, entonces ambas celdas tienen el mismo valor. b) El dato 30-02-2011 es de tipo fecha. c) No es posible restar fechas en una frmula. d) Un error de tipo #NOMBRE? puede generarse cuando escribes el nombre de una funcin de forma incorrecta. III. Contesta las siguientes preguntas: a) Si te ubicas en una frmula que tiene una referencia relativa a una celda, qu sucede con dicha referencia si presionas la tecla F4? ____________________________________________________ b) Escribe la frmula para calcular el nmero de das que transcurren desde el 16/08/2011 hasta el 27/09/2011. ____________________________________________________ IV. Descarga de la plataforma el archivo planilla.xlsx. Aqu podrs encontrar un ejemplo de una planilla de remuneraciones de una microempresa. Tu trabajo consistir en completar los valores de las celdas faltantes, para lo cual debers aplicar copiado de celdas, referencias relativas y absolutas. Te recomendamos que tomes como base las frmulas aplicadas en la fila 5. 75 ( ) ( ) ( ) ( )
Proyecto
Tercera etapa
Ahora aplicars las herramientas que has aprendido en este captulo, siguiendo los pasos que a continuacin se indican: 1) Abre el archivo que has creado para el proyecto. 2) Utilizando frmulas, calcula la suma de ingresos para el primer mes de tu flujo de caja. 3) Copia la frmula de la suma de ingresos del primer mes para el resto de meses de tu flujo de caja. 4) Utilizando frmulas, calcula la suma de egresos para el primer mes de tu flujo de caja. 5) Copia la frmula de la suma de egresos del primer mes para el resto de meses de tu flujo de caja. 6) Calcula el saldo final del primer mes usando la siguiente frmula: Saldo final=Saldo inicial + Total ingresos- Total egresos 7) Copia la frmula anterior para el resto de meses de tu flujo de caja. Tu trabajo debe verse de forma similar a la siguiente imagen:
76
Captulo 4 FUNCIONES E INTRODUCCIN A LOS GRFICOS EN EXCEL 2010

En este captulo, aprenders a utilizar algunas funciones bsicas de Excel 2010 y a elaborar grficos basndote en los datos de una hoja de clculo.
Tu trabajo
77

Antes de empezar con el contenido de este captulo, te invitamos a que leas un texto muy interesante sobre las vitaminas.
ENFERMEDADES CAUSADAS POR DEFICIENCIAS DIETTICAS El trmino incluye todas las causadas por una fuente escasa esenciales, es decir, protenas (o vitaminas y minerales. Tambin insuficiencia de caloras. enfermedades de alimentos aminocidos), incluye una
Las enfermedades de deficiencia ocurren como resultado de la mala nutricin. Cuando el cuerpo no consigue los alimentos que necesita, la enfermedad aparece. A travs de la historia de la humanidad, las deficiencias de vitaminas y minerales han sido dos de las causas primarias de las enfermedades en los hombres y los animales. Las enfermedades de deficiencia fueron documentadas desde 1500 d.C . en el papiro de Ebers y en escrituras romanas y griegas tempranas. Como criaturas bioqumicas, somos literalmente lo que consumimos y si los alimentos consumidos no contienen los minerales y las vitaminas que requerimos, podemos tener serios problemas. Las vitaminas se encuentran en una variedad de alimentos. Una correcta alimentacin pasa por realizar cinco comidas diarias: desayuno, media maana, almuerzo, merienda y cena. Una incorrecta alimentacin puede provocarnos distintas carencias: apata, irritabilidad, cansancio, prdida de inters hacia las cosas y, en definitiva, un estado general de malestar. Fuentes:
http://vidasaludablekarlept.blogspot.com/
http://www.online-vitamins-guide.com/lang/es/vitamins/vitamins.htm
Tu trabajo consistir en elaborar un informe estadstico acerca de un estudio realizado sobre la deficiencia en el consumo de vitamina A en las regiones del Per.
78

Para empezar a trabajar, descarga de la plataforma el archivo estadisticas.xlsx.
4.1
Qu es una funcin?
Una funcin es una frmula ya definida por Excel 2010 (o por el usuario) que utiliza uno o ms valores (llamados argumentos o parmetros) y devuelve un resultado. Por ejemplo:
Resultado: _______ DESCUBRE Y APRENDE 1. Explora las funciones que posee Excel 2010, para ello haz clic en el siguiente elemento:
Se abrir la siguiente ventana: Como podrs apreciar, las funciones estn divididas en categoras.
2. Ahora explora dentro de las categoras y escribe 2 nombres de funciones que pertenezcan a las siguientes categoras: Categora Financieras Fecha y hora Matemticas y trigonomtricas Estadsticas Texto Nombres
79

4.1.1 Insertando una funcin en una celda utilizando el asistente
El asistente de funciones servir como gua para la aplicacin de una funcin. Una funcin, como cualquier dato, puede ser escrita directamente en una celda conociendo su sintaxis, pero Excel 2010 dispone de un asistente de funciones para hacerlo de una manera ms fcil. a) Funcin SUMA SUMA(nmero1, nmero2,) Esta funcin devuelve como resultado la suma de todos los nmeros ingresados como argumentos. Se pueden ingresar desde 1 hasta 255 argumentos. A continuacin te explicamos cmo puedes utilizar el asistente de funciones para aplicar esta funcin, para ello debes seguir la siguiente secuencia:
Luego, inicia el asistente de funciones:
Tambin puedes iniciar el asistente de funciones as:
80
Si las celdas que deseas seleccionar con el mouse no son contiguas, debes hacer la seleccin manteniendo presionada la tecla CTRL.
Ejercicio de Aplicacin 1.
a) Abre una hoja de Excel e ingresa la siguiente informacin:
b) Utilizando el asistente de funciones, aplica las siguientes variantes de la funcin SUMA en las celdas indicadas y coloca los resultados: Celda B9 B10 B11 Valores a sumar Suma desde la celda B3 hasta la celda B6. Suma desde la celda B3 hasta la celda B5 y la celda B7. Suma los valores de las celdas B2, B4 y B6. Resultado
c) En tu archivo estadisticas.xslx, calcula lo siguiente: La muestra total (celda N5) Los totales por meses (celdas N7 hasta N12) d) Guarda los cambios que has realizado.
81

4.1.2 Escribiendo una funcin directamente en una celda
Tambin es posible insertar una funcin escribindola directamente en una celda. Esto lo aplicars, por ejemplo, con la siguiente funcin: a) Funcin MAX MAX(nmero1, nmero2,) Esta funcin devuelve como resultado el valor mximo de una relacin de argumentos. El nmero de argumentos puede ser desde 1 hasta 255.
Hazlo t mismo:
Abre una hoja de Excel e ingresa la siguiente informacin:
Aqu vas a calcular el valor mximo y mnimo de las cantidades mostradas en la columna B. Para empezar, ubcate en la celda B10 y escribe lo indicado en la siguiente imagen:
Con las teclas de desplazamiento, ubica la funcin Max y despus presiona la tecla Tab para seleccionar esta funcin.
Utiliza el mouse para seleccionar las celdas necesarias y presiona Enter para terminar.
82

Aplica el mismo procedimiento para calcular el valor mnimo del conjunto de datos ingresados. Las funciones vistas anteriormente tambin se pueden encontrar de manera rpida en el siguiente elemento de la ficha Frmulas: Recuerda: Para poder utilizar cualquiera de estas funciones, primero debes seleccionar las celdas. b) Funcin PROMEDIO PROMEDIO(nmero1, nmero2,) Esta funcin devuelve como resultado la media aritmtica de los argumentos, los cuales pueden ser nmeros, nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. La media aritmtica de un conjunto de nmeros es el resultado de la suma de dichos nmeros dividido entre la cantidad de nmeros sumados. Por ejemplo: imagnate que tus notas bimestrales del curso de Computacin son las siguientes: Cul ser tu promedio anual? _________________________
Hazlo t mismo:
Ingresa los datos anteriores en una hoja de Excel y calcula el promedio.
Ejercicio de Aplicacin 2
En el archivo estadsticas.xlsx, realiza las siguientes operaciones: a) Completa los clculos de los porcentajes para el resto de regiones en todos los meses. b) Calcula los siguientes resultados escribiendo las funciones directamente en las celdas: Los porcentajes promedios semestrales (celdas B15 hasta M15) El promedio ponderado para cada mes, usando la siguiente frmula, por ejemplo, para el mes de julio: =(B7*C7+D7*E7+F7*G7+H7*I7+J7*K7+L7*M7)/$N$7 El porcentaje ms alto de deficiencia de vitamina A en la regin sierra rural (celda I18). Escribe la frmula que ingresaste en la celda. ____________________________________________________________ El porcentaje ms bajo de deficiencia de vitamina A en la regin costa (celda I19). Escribe la frmula que ingresaste en la celda. ____________________________________________________________ c) Guarda los cambios realizados. 83

c) Funcin SI SI(prueba_lgica, valor_si_verdadero, valor_si_falso) Esta funcin comprueba si se cumple una condicin dada. Si esta se cumple, la funcin devuelve el valor indicado en el segundo argumento; en caso contrario, devuelve el valor indicado en el tercer argumento. Por ejemplo: Un laboratorio de alimentos est evaluando la cantidad de vitamina B3 que posee un nuevo tipo de manzana importada, para lo cual ha tomado 3 muestras: Se desea calcular el resultado de la evaluacin (celda B5), bajo la siguiente condicin: Si el promedio de miligramos obtenidos en las muestras (celda E2) es mayor que el mnimo aprobatorio (celda B4), el resultado es Aprobado, en caso contrario, el resultado ser Desaprobado. Por tanto, en la celda B5 se debe ingresar la siguiente frmula: =SI(E2>B4,"Aprobado","Desaprobado") Cul crees que ser el resultado obtenido en esta celda?_____________________
Hazlo t mismo:
Descarga de la plataforma el archivo minerales.xlsx.
Aplica la funcin SI para completar los valores de la columna D (Estado), para ello ingresa en la celda D5 lo siguiente: =SI(B5<C5,"Deficiente", "Normal") 84

Con los mismos argumentos del paso anterior, completa los valores de la celda D6, pero ahora utilizando el asistente de funciones . Calcula los resultados de las celdas restantes (celdas D7 hasta D11). Guarda los cambios. Analiza y explica con tus propias palabras las frmulas que has aplicado desde las celdas D7 hasta D11 y los resultados que has obtenido. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ d) Funcin CONTAR.SI CONTAR.SI(rango, criterio) Esta funcin permite contar las celdas en un rango indicado que coincidan con un criterio o condicin dada. Por ejemplo: En el rango de celdas D5 hasta D11 del archivo minerales.xlsx, se desea contar las celdas que cumplan la condicin de que su estado sea Normal. Para lograrlo, abre el archivo minerales.xlsx. e ingresa la siguiente frmula en la celda C15: =CONTAR.SI (D5:D11,Normal)
Hazlo t mismo:
De manera similar, calcula el resultado de la celda C16 y guarda los cambios.
Estos son los resultados que debes obtener.
85

a) En el archivo estadsticas.xlsx, calcula los resultados de la columna Criticidad, sabiendo que es crtico cuando el porcentaje promedio ponderado de un mes es mayor que 20%; en caso contrario, es no crtico. b) Calcula el nmero de meses con nivel Crtico (celda I20). c) Descarga de la plataforma el archivo frutas.xlsx y resuelve las preguntas indicadas en las siguientes celdas:
d) Guarda tu archivo con los cambios que hayas realizado.
4.2
Qu es un grfico?
DESCUBRE Y APRENDE
Observa los siguientes grficos:
Averigua
Qu representan los grficos? Por qu son tiles para diversos temas? y
Responde:
_________________________________________ _________________________________________
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y sirve para facilitar su interpretacin. 86
Manejo de hojas de Clculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 4.3 Tipos de grficos
Excel 2010 dispone de varios tipos de grficos, de los cuales podrs seleccionar el ms adecuado a tu necesidad y/o a los datos que poseas. DESCUBRE Y APRENDE 1) Explora la cinta de opciones de Excel 2010, ubica el grupo Grficos y completa el nombre de cada tipo de grfico que encuentras en la siguiente imagen:
2) Dentro de cada tipo de grfico podrs encontrar subtipos. Explralos y relaciona las columnas siguientes: Burbuja Lnea Circular Radial rea Dispersin Cotizaciones Superficies Anillos
4.4
Cmo crear un grfico?
Vas a ver qu sencillo es generar un grfico. Para ello, utiliza la hoja de clculo estadsticas.xlsx y realiza los siguientes pasos:
Si los datos que necesitas para elaborar tu grfico son no contiguos, debes mantener presionada la tecla CTRL durante la seleccin de celdas.
87
Un grfico te puede servir de mucho, ms que una serie de datos dispuestos en filas y columnas.
Con los pasos que has realizado anteriormente, obtendrs el siguiente grfico:
El procedimiento anterior te permite generar un grfico base. Para que tu grfico muestre resultados ms detallados y del mismo modo tenga una mejor presentacin, puedes modificar sus elementos.
Utilizando los datos de las columnas Promedio Ponderado % y Meses del archivo estadisticas.xlsx, crea el siguiente grfico. Guarda los cambios realizados.
88
Manejo de hojas de Clculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 4.5 Modificando los elementos de un grfico
DESCUBRE Y APRENDE a) Cuando se crea un grfico aparecen automticamente 3 nuevas fichas. Cules son? 1) _________________ 2) _______________ 3) ______________ Observa los siguientes grficos y luego contesta las preguntas:
b)
Cul es la diferencia entre ellos? _____________________________________________________________ Qu herramientas de las nuevas fichas crees que se aplicaron? _____________________________________________________________ c) Coloca el nombre de la ficha a la cual pertenecen cada una de las siguientes herramientas para la modificacin de los elementos de un grfico: Herramientas Ficha
89

Para modificar los elementos de un grfico, puedes usar las herramientas de las fichas Diseo, Presentacin y Formato. A continuacin, revisars algunas de estas herramientas:
4.5.1 Ttulo del grfico

Para modificar el texto del ttulo de un grfico, debes hacer lo siguiente:
Tambin puedes modificar el formato del ttulo haciendo clic derecho sobre el mismo y seleccionando alguna de las opciones disponibles:
DESCUBRE Y APRENDE a) Cul es el formato que se le ha dado al ttulo del grfico:
________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ b) Sobre el grfico anterior, explora los elementos de la ficha Presentacin y descubre cmo agregar el ttulo. No olvides guardar los cambios.
90

Tambin puedes aplicar algunas opciones adicionales del formato del ttulo haciendo clic derecho sobre el ttulo y seleccionando la opcin Formato del ttulo del grfico.
Un grfico en Excel generalmente tiene dos ejes: un eje horizontal o eje de categoras y un eje vertical o eje de valores. Los grficos en 3D tienen un tercer eje, el cual representa la profundidad. Los grficos circulares no tienen ejes.
DESCUBRE Y APRENDE En primer lugar, seala cules son los ejes en la siguiente imagen:
4.5.2 Rtulos de los ejes

Un rtulo de eje es el ttulo que lleva un eje. Para colocar rtulos a los ejes de un grfico, haz clic en la opcin Rtulos del eje, que se ubica en la ficha Presentacin y luego sigue la secuencia:
91
Tambin es posible aplicar formatos a los rtulos de los ejes, para ello debes hacer clic derecho sobre el rtulo que deseas modificar y seleccionar las opciones necesarias.
Ejercicio de aplicacin 5.
1) Aplica las herramientas que has aprendido anteriormente para que los grficos que has elaborado se vean ahora de la siguiente manera:
2) Guarda tu archivo con los cambios que hayas realizado.
92

4.5.3 Leyenda
Una leyenda es aquel elemento de un grfico que facilita la lectura visual del mismo. Por ejemplo, en el siguiente grfico se puede apreciar que el mes con mayor promedio ponderado es el mes de septiembre (sector de color verde).
La leyenda de un grfico aparece automticamente al lado derecho del mismo. Excel 2010 permite modificar esta posicin o desactivar la leyenda para que no se muestre en el grfico.
4.5.4 Etiquetas de datos

Las etiquetas sirven para visualizar exactamente los datos que estn representados en cada parte del grfico. DESCUBRE Y APRENDE Seala cules son las etiquetas de datos en el siguiente grfico.
93
Para activar las etiquetas de un grfico, debes seleccionar el siguiente elemento de la ficha Presentacin:
Para modificar el contenido de las etiquetas de datos y aplicar algunas opciones adicionales de formato, debes hacer clic derecho sobre una de las etiquetas de datos y seleccionar la opcin Formato de etiquetas de datos.
4.6
Modificando la posicin de un grfico
Como habrs observado, cuando creas un grfico en Excel 2010, este se coloca automticamente en la misma hoja de trabajo. Si deseas modificar su posicin, debes hacer lo siguiente:
94
Puedes mover un grfico dentro de una misma hoja de clculo seleccionndolo con el mouse y desplazndolo a la posicin que deseas.
1) Aplica el procedimiento anterior para que el grfico Promedio Semestral por regin se vea de la siguiente manera:
2) Desplaza los grficos que has creado anteriormente hacia una nueva hoja llamada Grficos.
3) Guarda tu archivo con los cambios que hayas realizado.
95

REVISA LO APRENDIDO I. Marca la respuesta correcta en las siguientes preguntas: 1) Si hacemos clic sobre el botn de las celdas seleccionadas: a) Verdadero b) Falso de la cinta de opciones, mostrar la suma
2) De las siguientes frmulas, cul no es correcta? a) =SUMA(A1:F5) b) =MIN(A1:F5) c) =MAXIMO(A1:F5)/A1 d) =PROMEDIO(A1:F5) 3) La funcin SUMAR.SI se encuentra en la categora de funciones a) financieras b) matemticas y trigonomtricas c) estadsticas II. Investiga y relaciona las siguientes funciones con su respectiva descripcin: Funcin HOY REDONDEAR AHORA TRUNCAR CONCATENAR III. Elabora el siguiente trabajo: a) Entrevista a tus compaeros del aula y pregntales cul es su fruta favorita. b) Basndote en los datos recopilados, elabora una tabla en Excel 2010 con las 5 frutas preferidas por tus compaeros. As por ejemplo: Descripcin Une varios elementos de un texto en uno solo. Devuelve la fecha actual con formato de fecha. Convierte un nmero decimal a uno entero al quitar la parte decimal. Devuelve la fecha y hora actuales con formato de fecha y hora. Redondea un nmero al nmero de decimales especificado.
c) Con los datos tabulados, elabora un grfico de tipo Columna cilindro agrupado. d) Modifica los siguientes elementos del grfico: Ttulo: Las frutas preferidas en mi aula Rtulo horizontal: fruta Rtulo vertical: alumnos Leyenda: mostrar leyenda en la parte inferior Etiquetas de datos: Mostrar en extremo interno e) Desplaza el grfico a una hoja nueva llamada Ranking. 96
IV. Descarga de la plataforma el archivo dieta.xlsx. En este archivo, podrs encontrar una hoja de clculo con la evaluacin alimenticia que se hace a un participante para una competencia:
Luego, completa los valores de las celdas de color amarillo tomando en cuenta las siguientes condiciones: La celdas de la fila 13 (Mi dieta) deben mostrar la cantidad total consumida por cada componente de la dieta. Las celdas de la fila 15 (Situacin) deben mostrar para cada componente de la dieta el texto S Cumple si la cantidad consumida por el participante es mayor o igual que la cantidad indicada en la dieta ideal; en caso contrario, debe mostrar el texto No cumple. En la celda B17 (Resultado) se debe mostrar el texto Aprobado si el participante cumple con 3 o ms de los valores requeridos de la dieta. En caso contrario, debe mostrar el texto Desaprobado. V. Marca la alternativa correcta de las siguientes preguntas: 1) En un grfico, es obligatorio incluir la leyenda? a) Verdadero b) Falso 2) Un grfico se puede crear a) Solamente en la misma hoja de los datos. b) en una hoja independiente. c) a o b. d) Ninguna de las opciones anteriores. 3) Un grfico puede ser reubicado seleccionndolo y arrastrndolo hasta la nueva ubicacin. a) Verdadero b) Falso 97
4) Es importante seleccionar bien los datos a representar en un grfico. a) Verdadero b) Falso 5) No es posible cambiar el tipo de grfico despus de que se ha creado. a) Verdadero b) Falso VI. Lee la siguiente definicin y resuelve el caso, utilizando una hoja de Excel: La funcin ALEATORIO.ENTRE devuelve un nmero aleatorio entre dos nmeros especificados como parmetro. Su sintaxis es la siguiente: ALEATORIO.ENTRE(inferior,superior) Se desea realizar un sorteo para lo cual debes generar 20 nmeros aleatorios entre 10 y 100. Para lograrlo, debes usar la funcin ALEATORIO.ENTRE en una celda y copiar la funcin a todas las celdas restantes. VII. Abre una hoja de Excel 2010 e introduce los siguientes datos:
Luego, aplica las herramientas para la creacin y modificacin de los elementos de un grfico que has aprendido en este captulo, para elaborar el siguiente grfico:
98
Proyecto
Cuarta etapa
1. Elabora un grfico de tipo Lnea con marcadores, utilizando como datos de entrada los valores de la fila Saldo Final del flujo de caja que elaboraste en el captulo 3. Modifica las caractersticas de tu grfico para que quede de forma similar al siguiente modelo:
2.
3.
Finalmente, prepara una presentacin ante tus compaeros y profesor mostrando el flujo de caja que realizaste y el grfico generado a partir de los datos ingresados en este.
99

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Los animales endmicos en peligro de extincin del Per

Manejo de hojas de Clculo con Excel 2010 - Nivel Esencial

Qu es una hoja de clculo?

Accediendo al programa Excel 2010

Para ingresar a Excel 2010, debes seguir los siguientes pasos:

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Averigua Qu trabajos puedes hacer con Excel 2010? y Responde: _______________________________________________________

Ingresando y modificando datos

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2. Ahora, ubcate en la celda E1, escribe tu apellido y presiona la tecla Esc.

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Conociendo el rea de trabajo de Excel 2010

1.4.1 Libros y hojas

1.4.2 Celdas, filas y columnas

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___________________ Lnea vertical de la hoja ___________________ Lnea horizontal de la hoja

___________________ Conjunto de celdas

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1.4.5 Las fichas

Diseo de pgina Inicio

Fuente Ordenar y filtrar

Biblioteca de funciones Insertar Vista

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1.4.6 La barra de estado

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1.4.7 El men Archivo

R________ Y debajo de ellos: A_ _ _ _

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1.4.9 El botn Ayuda

Administrando libros de trabajo

_ Lnea vertical de la hoja _ Lnea horizontal de la hoja