Guía de Modernización de Entidades Públicas

Cartillas de Administracin Pblica
Gua de Modernizacin de Entidades Pblicas
Versin 2
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP CREADA MEDIANTE LEY 19 DE 1958 DIRECTIVAS ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICAESAP
Honorio Miguel Henrquez Pinedo Director Nacional Luz Amparo Gonzlez Agudelo Subdirectora de Proyeccin Institucional Mauricio Villalobos Rodrguez Subdirector Acadmico Mara Magdalena Forero Moreno Subdirectora de Alto Gobierno Germn Insuasty Mora Subdirector Administrativo y Financiero dgard Sierra Cardozo Secretario General Rubn Daro Caldern Jaramillo Jefe de la Oficina Asesora Jurdica Mara Eugenia Rodrguez Tovar Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin Eurpedes Gonzlez Ordez Jefe Control Interno Luz Amparo Gonzlez Agudelo Lilia Ins Rojas Parra Margarita Mara Ricardo vila Equipo Coordinador Andrs Felipe lvarez Grajales Decano Facultad de Pregrado Zoraida Celis Carrillo Decana Facultad de Postgrado Carlos Roberto Cubides Olarte Decano Facultad de Investigaciones
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA
Elizabeth Cristina Rodrguez Taylor Directora Carla Liliana Henao Carmona Subdirectora Alberto Medina Aguilar Director de Empleo Pblico Jos Fernando Berro Berro Director de Desarrollo Organizacional Mara del Pilar Arango Viana Directora de Polticas de Control Interno y Racionalizacin de Trmites Claudia Patricia Hernndez Len Directora Jurdica Celmira Frasser Acevedo Jefe Ocina Asesora de Planeacin Dolly Amaya Caballero Jefe Ocina de Control Interno (e) Victoria Eugenia Daz Acosta Jefe Ocina de Sistemas
GUA DE MODERNIZACIN DE ENTIDADES PBLICAS
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA Elizabeth Rodrguez Taylor Directora ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA Honorio Miguel Henrquez Pinedo Director Nacional COORDINACIN TCNICA Jos Fernando Berro Berro Mara Lucrecia Ospina Montoya Oswaldo Alberto Carvajal Galeano EQUIPO DE TRABAJO SEGUNDA EDICIN ACTUALIZADA Mara Piedad Olaya Sisa Alberto Fredy Surez Castaeda Luz Mary Riao Camargo Jorge Leonardo Moreno Beltrn Andrea del Pilar lvarez Salcedo Jaime Orlando Delgado Gordillo Claudia Patricia Ardila Daz Wilson Augusto Chaparro Ariza EJECUCIN Escuela Superior de Administracin Pblica Subdireccin Acadmica Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Direccin de Desarrollo Organizacional
Bogot, D.C. septiembre de 2009
TABLA DE CONTENIDO
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Presentacin............................................................................................................... Introduccin .............................................................................................................. Introduccin .............................................................................................................. Modernizacin Institucional en los organismos y entidades de la administracin pblica.............................................................................................................. Estudio Tcnico ......................................................................................................... 1. Resea historica .................................................................................................... 2. Marco legal ............................................................................................................ 3. Analisis externo ..................................................................................................... 3.1 Entorno Poltico..................................................................................... 3.2 Entorno Econmico. .............................................................................. 3.3 Entorno Social. ...................................................................................... 3.4 Entorno Tecnolgico. ............................................................................ 4. Anlisis financiero ................................................................................................. 5. Anlisis interno ...................................................................................................... 5.1 Identificacin y Anlisis de los Objetivos y Funciones Generales. ...... Ejemplo de entidad del Orden Nacional:................................................ Ejemplo de entidad del orden Territorial: ............................................... 5.2 Misin.................................................................................................... Ejemplo de Misin en el Orden Nacional: .............................................
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Departamento Administrativo de la
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Repblica de Colombia
Gua de modernizacin de entidades pblicas

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Ejemplo de Misin en el Orden Territorial ............................................. 5.3 Visin..................................................................................................... Ejemplo de Visin en el Orden Nacional ............................................... Ejemplo de Visin en el Orden Territorial .............................................. 5.4. Identificacin del Mapa de Procesos o Cadena de Valor ..................... Metodologas para la Revisin y Anlisis de Procesos .......................... 5.5 Productos y/o Servicios ........................................................................
33 33 34 34 34 36 38 39 40 41 41 41 41 41 42 43 43 43 44 47 47 47 61
5.6 Usuarios o Clientes................................................................................ 5.7 Evaluacin de la Prestacin de servicios.............................................. Anlisis de los Niveles de Desempeo ................................................... Ajuste de los estndares a los requerimientos ........................................ 5. 8 Estatutos Internos (nicamente para Entidades Descentralizadas) ..... 5.9 Estructura .............................................................................................. Formas de Estructura u Organizacin Interna de una Institucin........... Formas Organizacionales. ...................................................................... Estructura Funcional. .............................................................................. Estructura Matricial o por Proyectos. ..................................................... Estructura Territorial o Geogrfica Desconcentracin. ....................... Estructura por Unidades Estratgicas de Negocios. ............................... 6. Evaluacin de las funciones, perfiles y cargas de trabajo ................................. 6.1. Evaluacin de las Funciones ................................................................
6.2 Perfiles y Cargas de Trabajo.................................................................. 6.3 Otras Tcnicas para Medicin de Tiempos de los Trabajos. .................
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Clculo de Tiempos sobre la base de Tablas de Movimientos, Estndares o Tiempos Normalizados. ................................................................. Mtodo de la Filmacin de los Trabajos................................................. Mtodo del Muestreo del Trabajo........................................................... Mtodo del Autopunteo del Trabajo. ...................................................... 7. Planta de personal. ................................................................................................ 7.1. Sistema de Nomenclatura y Clasificacin de Empleos ........................ Ejemplo de Nomenclatura de Empleos en el Orden Nacional ............... Ejemplo de Nomenclatura de Empleos en el Orden Territorial .............. 7.2. Determinacin de la Planta de personal ............................................... Ejemplo de Planta de Personal en el Orden Nacional: ........................... Ejemplo de Planta de Personal en el Orden Territorial: ......................... 7.3 Viabilidad o Disponibilidad Presupuestal. ............................................ 7.4 Acto Administrativo de Modificacin de Planta. .................................. 8. Manual especfico de funciones y competencias laborales ............................... 8.1. Competencias Laborales ...................................................................... 8.2 Metodologa para Ajustar o Establecer los Manuales Especficos de Funciones y de Competencias Laborales .................................................... Escisin o fusin de entidades pblicas................................................................... Escisin de entidades u organismos......................................................................... Fusin de entidades u organismos ........................................................................... Anexo 1....................................................................................................................... Anexo 2....................................................................................................................... Anexo 3....................................................................................................................... Anexo 4.......................................................................................................................
61 61 61 62 63 64
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Anexo 5....................................................................................................................... Anexo 6....................................................................................................................... Anexo 7....................................................................................................................... Anexo 8....................................................................................................................... Anexo 9....................................................................................................................... Anexo 10..................................................................................................................... Anexo 11........ ............................................................................................................. Anexo 12..................................................................................................................... Anexo 13..................................................................................................................... Anexo 14..................................................................................................................... Anexo 15..................................................................................................................... Anexo 16..................................................................................................................... Anexo 17..................................................................................................................... Anexo 18..................................................................................................................... Anexo 19..................................................................................................................... Anexo 20..................................................................................................................... Anexo 21..................................................................................................................... Anexo 22..................................................................................................................... Anexo 23..................................................................................................................... Anexo 24..................................................................................................................... Anexo 25..................................................................................................................... Glosario de Trminos. .............................................................................................. Bibliografa........ ........................................................................................................
104 108 109 110 111 112 122 131 137 144 154 157 163 166 167 175 176 181 189 196 197 198 200
I. PRESENTACIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA Las acciones gubernamentales encaminadas al fortalecimiento de la institucionalidad y del aseguramiento de una gestin orientada a la oportuna y adecuada prestacin del servicio al ciudadano imponen al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica un importante reto. En efecto, las circunstancias actuales de desarrollo del entorno econmico, social y tcnico sugieren una constante mirada de los objetivos y funciones de las instituciones pblicas, as como de las formas organizacionales adoptadas para la prestacin de bienes y servicios, conforme a los preceptos de la funcin pblica. Es claro entonces el camino que el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, organismo asesor del Gobierno Nacional en materia de Empleo Pblico, Organizacin Administrativa, Control Interno, Racionalizacin de Trmites de la Rama Ejecutiva y Sistemas de gestin de calidad del Poder Pblico, debe asumir en relacin con el mejoramiento de las instituciones pblicas con el propsito de que estas adecuen sus formas organizacionales, fieles a los propsitos a ellas encomendadas. Corresponde a su vez, dentro de los diferentes roles de nuestra institucionalidad, orientar y apoyar a las organizaciones en el fortalecimiento de su actividad misional y de gestin administrativa a travs de la formulacin de lneas de poltica, difusin e instrumentalizacin de estas, de manera que materialicen ese propsito de crecimiento de la capacidad de las organizaciones y sus servidores. Coherentes con este precepto de facilitadores de mejoramiento de las organizaciones en sus diferentes mbitos, presento la Gua de modernizacin de entidades pblicas, que se constituye en una herramienta orientadora para abordar y materializar procesos de transformacin organizacional, comprometiendo en ello la revisin y mejora de las estructuras administrativas a partir del examen y definicin de los procesos misionales, estratgicos, de apoyo y de evaluacin y control propios de toda organizacin, as como la coherencia de la clasificacin y cantidad los empleos que demanda la presDepartamento Administrativo de la
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tacin de los servicios y la identificacin de las funciones y competencias laborales exigibles para el ejercicio de los empleos.
ELIZABETH RODRGUEZ TAYLOR Directora

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP

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II. INTRODUCCIN
Corresponde al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica contribuir en el fortalecimiento de la capacidad de las organizaciones a adaptarse y ajustarse al nuevo entorno, orientndolas en el proceso de transformacin a travs de un documento prctico, de fcil seguimiento y aplicacin, como lo es la Gua de modernizacin de entidades pblicas. Esta herramienta permitir a los servidores de las organizaciones pblicas, con responsabilidades en procesos de ajuste institucional, adelantar la identificacin de las condiciones externas e internas que afectan el quehacer; desarrollar los elementos que soporten ese estudio; generar acciones de cambio a partir del redimensionamiento de los procesos, procedimientos y distribucin de las funciones, as como elaborar los proyectos de actos administrativos que materialicen tales frmulas de transformacin de la organizacin. Igualmente, permitir a los ciudadanos, interesados en el proceso de reforma de estructura, planta de personal y manual especfico de funciones y de competencias laborales de empleos pblicos en los mbitos nacional y territorial, conocer los elementos que deben tenerse en cuenta y las previsiones que las regulaciones aplicables en estas materias disponen. JOS FERNANDO BERRO BERRO Director de Desarrollo Organizacional
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Las organizaciones pblicas estn atadas a las variaciones del entorno econmico, social, poltico, tecnolgico y econmico; y de la capacidad de estas para ajustarse y reaccionar a estos embates depender la oportunidad, eficacia y eficiencia de la prestacin de sus servicios.
I. PRESENTACIN
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA La Modernizacin Institucional ha constituido y constituir siempre, dada la dinmica que debe darse de manera continua en los organismos y entidades de la Administracin Pblica, una permanente como vital preocupacin, toda vez que es necesaria su correspondencia con las mltiples exigencias del mundo actual, circunstancia que impone el sealamiento de criterios y derroteros como instrumentos posibles que garanticen la gil y eficiente realizacin de sus fines y procedimientos, al tiempo de reafirmar en la ciudadana y comunidad fe y confianza hacia sus instituciones en concepto y constructo de participacin democrtica. Todo esto explica, entonces, la razn de ser de la nueva normatividad constitucional cuando en distintos preceptos establece claros y precisos derroteros y principios filosficos en relacin con la funcin administrativa, los fines y propsitos del Estado, el desarrollo de sus procedimientos y la evaluacin y control de la gestin pblica. Una deficiente administracin no se subsana suprimiendo entidades pblicas o reducindolas, sino nutrindolas con elementos, tcnicas y procedimientos administrativos de orden gerencial, determinados por probados y comprobados resultados, camino a lograr una modernizacin institucional en sus correspondientes organismos y entidades, requirindose de procesos donde se enmarquen sistematizacin, flexibilidad, equilibrio, idoneidad y verificacin, entre otros muchos, siendo necesaria su estructuracin en forma exacta, veraz y oportuna, de tal manera que facilite una gil disposicin de la informacin necesaria para los propsitos que se requieran. Toda modernizacin institucional demanda, en razn de su importancia y entre varias muchas consideraciones, objeto, descripcin, estrategia, apoyo a su desempeo, capacitacin, estudio de costos, financiamiento, ejecucin e informes, en direccin a su permanente y continua evaluacin, elementos sustanciales para garantizar su adecuada implementacin respecto de lo que se pretende y necesita en atencin al mejoramiento continuo que debe darse y estar presente en los distintos organismos y entidades que conforman la Administracin Pblica.
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En aras de lo cual y en lo entendido de lo expuesto, ha querido el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP, propiciador y orientador de definidos fundamentos de cambio en organismos y entidades del Estado, en los niveles nacional como territorial, dar a conocer esta Gua metodolgica sobre modernizacin institucional en los organismos y entidades de la administracin pblica, que est conformada por presentacin; introduccin; justificacin; estudio tcnico; resea histrica; marco legal; anlisis externo, financiero e interno; evaluacin de las funciones, perfiles y cargas de trabajo; planta de personal; manual especfico de funciones y competencias laborales; escisin o fusin de entidades pblicas; anexos y glosario terminolgico. Estos constituyen una herramienta eficaz para definir, en criterios soportados y claros conceptos, todo cuanto se relaciona con el ser, hacer y quehacer en tan especfica asignatura, fundamental en la procura del buen gobierno, como para el mejor desempeo y fortalecimiento de las entidades pblicas, bases inestimables hacia la consolidacin de un Estado Social de Derecho superiormente establecido en capacidad de satisfacer las ms elementales y caras necesidades a su interior y ciudadana en sus vnculos asociativos que posibiliten la vida en comunidad manifestndose en el mbito social. HONORIO MIGUEL HENRQUEZ PINEDO Director Nacional Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP
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MODERNIZACIN INSTITUCIONAL EN LOS ORGANISMOS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

Abordar un proceso de modernizacin institucional implica la elaboracin de un estudio tcnico o justificacin tcnica en el cual se analiza la situacin actual de la institucin pblica respecto al cumplimiento de sus funciones, objetivos generales y su misin. Con base en este anlisis y teniendo en cuenta la normatividad vigente, se hace un diagnstico que puede implicar reformas o mejoras en uno o varios de los elementos bsicos de la respectiva institucin pblica. Estos elementos bsicos son marco legal; anlisis externo; anlisis financiero; objetivos; funciones generales; misin; visin; productos y servicios; usuarios y clientes; procesos estratgicos, misionales, de apoyo, y de control y evaluacin; estructura; sistema de nomenclatura, clasificacin y remuneracin de empleos; planta de personal y manual especfico de funciones y de competencias laborales. Para implementar el proceso de modernizacin los organismos y entidades de la administracin pblica de los rdenes nacional y territorial deben tener en cuenta los principios que rigen la funcin administrativa al servicio del inters general, los enunciados en el artculo 209 de la Constitucin Poltica, como son igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, delegacin, coordinacin administrativa y la desconcentracin de funciones. En los casos que se requiera modificar estatutos, estructura o planta de personal, se tendr en cuenta, adems, de lo dispuesto en el artculo 96 del Decreto 1227 de 2005 y dems normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan, los siguientes criterios: Los organismos y entidades de la administracin pblica nacional y territorial se organizarn de acuerdo con las necesidades cambiantes de la funcin pblica, haciendo uso de las innovaciones que ofrece la gerencia pblica. La organizacin que se adopte se sujetar a la finalidad, objeto y funciones generales de la entidad prevista en las leyes, decretos, ordenanzas o acuerdos, contribuyendo de manera eficaz y eficiente para el logro de los objetivos institucionales, al desarrollo de sus funciones y al uso racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos.
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Garantizar que exista la debida armona, coherencia y articulacin entre las actividades que realicen cada una de las dependencias, de acuerdo con las competencias atribuidas, para efectos de formular, ejecutar y evaluar las polticas, planes y programas, que le permitan el ejercicio de sus funciones. Establecer organizaciones flexibles que se adapten al entorno poltico, econmico, tecnolgico y social, que sea plana y sencilla, con niveles jerrquicos mnimos, con el fin de que las decisiones fluyan sin obstculos dentro de la misma, permitiendo una comunicacin directa entre el Estado y el ciudadano, logrando los objetivos para la cual fue creada. Evitar la duplicidad de funciones al interior de las instituciones y de estas con otras entidades pblicas de cualquier orden. Suprimir o fusionar los empleos que no se requieran para la prestacin de servicios y distribuir o suprimir las funciones especficas que se desarrollen, en armona con las disposiciones vigentes que regulen la materia.

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ESTUDIO TCNICO
As entonces, para llevar a cabo una reestructuracin, se debe elaborar el estudio tcnico o la justificacin tcnica que conlleven a la expedicin de los actos administrativos que consoliden el proceso de reforma organizacional. La responsabilidad del estudio tcnico o justificacin tcnica estar en cabeza del Representante Legal del organismo o entidad pblica, quien establecer las directrices generales para adelantar el proceso, de conformidad con las polticas, lineamientos y orientaciones impartidas por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. El estudio tcnico puede ser realizado por la respectiva entidad, o por la Escuela Superior de Administracin Pblica - ESAP, o por firmas especializadas en la materia; estudio que deber garantizar el mejoramiento continuo de la organizacin. Para el efecto en los dos ltimos casos, ha de estar acompaado de personal interno que facilite la identificacin de la problemtica institucional, sin desconocer que la responsabilidad directa del estudio sigue siendo de la respectiva institucin. A efectos de dar inicio al proceso de reestructuracin, el director del organismo o entidad podr constituir un equipo interno de trabajo, el cual tendr la responsabilidad de la planeacin, diseo y ejecucin de dicho proceso, que se apoyar en profesionales de las reas administrativa y tcnica o misional, con capacidad analtica, para presentar los resultados que servirn de base en la toma de decisiones relacionadas con el direccionamiento de la institucin pblica. (Anexo 1). Para elaborar el estudio tcnico, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica presenta esta metodologa, con el fin de orientar y facilitar a los organismos y entidades el desarrollo paso a paso de los elementos bsicos que lo conforman.
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De acuerdo con el artculo 46 de la Ley 909 de 2004 y los artculos 95 al 97 del Decreto 1227 de 2005, los procesos de reformas organizacionales de las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional y territorial, debern motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernizacin de la administracin y basarse en justificaciones o estudios tcnicos que as lo demuestren.
Adicionalmente, este Departamento Administrativo ofrece capacitacin y asesora a las instituciones pblicas de los rdenes nacional y territorial que as lo requieran, la cual se solicitar mediante oficio dirigido al Director de este organismo, quien designar al asesor. Asignado el asesor y conformado el equipo de trabajo, el organismo o entidad deber elaborar un cronograma incluyendo los responsables de las actividades, los tiempos de ejecucin y los indicadores que permitan evaluar el proceso. En el transcurso de la elaboracin del estudio tcnico o la justificacin tcnica, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, a travs de la Direccin de Desarrollo Organizacional, formular a la institucin que viene siendo asesorada, las observaciones y recomendaciones respectivas, si fueren del caso.
Adems de los instrumentos sugeridos en la presente gua, existen varias tcnicas o herramientas organizacionales que pueden ser tomadas como soporte complementario o sustitutivo a la metodologa propuesta por este Departamento Administrativo, entre las cuales podemos mencionar: la planeacin estratgica, benchmarking, market testing o iniciativa de financiamiento privado. (Anexo 2). Igualmente, es importante tener en cuenta como punto de referencia para el estudio tcnico de cada institucin pblica los informes de gestin, de Control Interno, del sistema de gestin de la calidad, de las Contraloras correspondientes y aquellos otros que sirvan para la toma de decisiones. Para el xito del proceso de modernizacin institucional se requiere contar con la voluntad poltica, el compromiso de la alta direccin, la participacin del personal de la institucin y disponer de los recursos fiscales y presupuestales a que haya lugar. La metodologa propuesta por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, permite abordar y analizar de manera integral la organizacin de la institucin pblica, y facilitar la construccin de la reforma organizacional, para lo cual se sugiere desarrollar las siguientes etapas: 1. Resea Histrica 2. Marco Legal 3. Anlisis Externo 4. Anlisis Financiero 5. Anlisis Interno. 6. Evaluacin de las Funciones, Perfiles y Cargas de trabajo.
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7. Planta de Personal 8. Manual Especfico de Funciones y Competencias Laborales.

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1. RESEA HISTRICA
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Partiendo del anlisis del sector, se procede al estudio sobre la evolucin y crecimiento de la entidad y de sus interrelaciones con el entorno, con el fin de obtener un conocimiento de la misma, de sus definiciones de poltica, de las respuestas a las demandas de la sociedad, que ha afectado el desarrollo institucional, y de los cambios y transformaciones que se han dado en la modalidad del servicio.
2. MARCO LEGAL 2. MARCO LEGAL
En esta etapa se pretende que cada organismo o entidad identifique, estudie y analice las normas generales que le dan forma y competencia jurdica como institucin pblica, contenidas en la Constitucin Poltica, Leyes, Decretos, Ordenanzas y Acuerdos. Igualmente, es importante tener en cuenta el plan de desarrollo nacional, departamental o municipal; el plan de ordenamiento territorial, cuando sea del caso, y planes sectoriales, que son de cumplimiento obligatorio para cada institucin pblica acorde con sus objetivos, funciones, misin, polticas y programas con los cuales se han comprometido, para actuar dentro del marco de la administracin pblica. As mismo, este marco legal comprende el conocimiento y anlisis de las normas propias de cada institucin que permitan identificar la regulacin aplicable en relacin con los estatutos (en los casos que corresponda); estructura; nomenclatura, clasificacin y remuneracin de empleos; planta de personal y manual especfico de funciones y de competencias laborales. Una vez conocida y analizada la normatividad, as como los planes de desarrollo vigentes, se debe verificar si la institucin pblica est actuando conforme a ellos y proponer las reformas que se consideren necesarias a la regulacin propia de la entidad. Desde el punto de vista legal, se entiende por Estructura Orgnica lo determinado por la Ley 489 de 1998 en su artculo 50, as: Contenido de los actos de creacin. La Ley que disponga la creacin de un organismo o entidad administrativa deber determinar sus objetivos y estructura orgnica, as mismo determinar el soporte presupuestal de conformidad con los lineamientos fiscales del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. La estructura orgnica de un organismo o entidad administrativa comprende la determinacin de los siguientes aspectos: 1. La denominacin. 2. La naturaleza jurdica y el consiguiente rgimen jurdico.
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3. La sede. 4. La integracin de su patrimonio. 5. El sealamiento de los rganos superiores de direccin y administracin y la forma de integracin y de designacin de sus titulares, y 6. El Ministerio o el Departamento Administrativo al cual estarn adscritos o vinculados. En el orden territorial habr de guardarse correlacin con las normas del orden nacional, atendiendo a las disposiciones que para el efecto estn dispuestas en la Constitucin Poltica, en las Leyes, Decretos, Ordenanzas y Acuerdos Municipales respectivos.
Como informacin se incluye el (Anexo No. 3) Resumen de Normatividad para instituciones de los rdenes nacional y territorial.
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3. ANLISIS EXTERNO
En esta etapa se deben analizar los diferentes factores que inciden en el desarrollo, crecimiento y configuracin de la organizacin o entidad como son los polticos, econmicos, sociales y tecnolgicos, para que con base en ellos sea posible presentar propuestas que adecuen la Institucin a su entorno. Por lo anterior, es imprescindible conocer sus efectos en el sistema de administracin de la organizacin y su adaptabilidad frente a los cambios en el entorno, para identificar las amenazas, anticiparse a los acontecimientos y tomar decisiones, reorientando oportunamente sus acciones en la direccin deseada. El anlisis se realizar sustentado en el estudio de estadsticas, ndices, clculos, grficos, anlisis comparativos, series cronolgicas, o proyecciones, entre otros, como medidas de comprobacin; para lo cual, se seleccionarn slo aquellas variables relevantes, de acuerdo con las caractersticas y la misin de cada organizacin. Como referencia se mencionan las siguientes: 3.1 Entorno poltico Las entidades y organismos pblicos nacionales y territoriales debern adoptar y ajustar su organizacin interna teniendo en cuenta las orientaciones y decisiones de orden poltico que incidan sobre la administracin pblica, como por ejemplo, la descentralizacin, desconcentracin y delegacin administrativa, las normas que se dicten en materia de empleo pblico y gerencia pblica, y que afecten las actividades propias de cada institucin. As mismo, se han de considerar las decisiones que adopten las Asambleas, Concejos Municipales y Distritales, las cuales deben estar en concordancia y armona con las fijadas por el orden nacional.
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Resulta de suma importancia examinar cmo la interaccin de la entidad con el medio ambiente y con otras instituciones del contexto, afecta su organizacin interna, dando como consecuencia cambios en las orientaciones y estrategias y ajustes en las actividades, planes y programas.
3.2 Entorno econmico Se busca identificar las ventajas o amenazas que se derivan de la aplicacin de las polticas macroeconmicas, presupuestales y fiscales (como es el caso del mandato de la Ley 617 de 2000 y Ley 715 de 2001 o la globalizacin de la economa), que enmarcan el quehacer de la respectiva institucin, y determinan su incidencia en el costo de la prestacin de los servicios y salarios, la diversificacin de productos, y de otra parte explorar otras variables que no permiten cumplir a cabalidad las metas y objetivos propuestos. Puede observarse en la realidad cmo una poltica de restriccin del gasto puede afectar la ejecucin o avance de los proyectos de infraestructura a cargo del Estado y cmo el conjunto de factores externos y variables econmicas, pueden limitar y condicionar el funcionamiento del sector y, por ende, de sus entidades adscritas y vinculadas. As mismo, se hace necesario considerar los mecanismos de participacin privada en la prestacin de servicios pblicos, con el fin de fortalecer la accin del Estado. 3.3 Entorno social Para mantener relaciones armnicas entre las instituciones y la sociedad a la cual va dirigida su accin, aquellas deben conocer y responder a las necesidades cambiantes de la poblacin, las cuales determinan sus demandas. De all el requerimiento de consultar y conocer la evolucin de la demanda de servicios y el nivel de satisfaccin frente al servicio prestado. Es fundamental en este caso, el anlisis de determinadas variables y situaciones que intervienen e influyen en la calidad de la estructura social del Estado, como la situacin de orden pblico, la inseguridad social, el crecimiento poblacional, la esperanza de vida, el nivel educativo, la poltica de vivienda, los programas de seguridad social del Estado, la composicin de la fuerza laboral, la crisis de valores, la cultura organizacional y la responsabilidad social, entre otras. 3.4 Entorno tecnolgico Es importante tener en cuenta los avances en el campo de las telecomunicaciones, la automatizacin de la informacin, la conexin a Internet, los factores fsicos y ambientales, la inversin en investigacin y desarrollos bsicos, la innovacin en diseos y la tecnologa de los servicios o productos, con el fin de analizar su posible aplicacin al interior de la institucin, lo cual le va a permitir una mejor prestacin de los servicios y calidad de los productos, lo que redundara en beneficio de la comunidad.

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El presente anlisis busca medir qu tan distante se encuentra la entidad con respecto a los avances tecnolgicos, en la utilizacin de las redes de informacin, como un mecanismo de comunicacin e intercambio de informacin. Analizados los factores anteriores, la entidad u organismo deben identificar cules de estos inciden en el cumplimiento de los objetivos, funciones y misin de la institucin, para que se propongan los correctivos o cambios necesarios.
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4. ANLISIS FINANCIERO
De este anlisis tambin forma parte el anexo 5, relacionado con el comparativo de cargos y costos por niveles jerrquicos; as como los grficos, tendencias u otras sobre ingresos y gastos que resulten tiles; lo mismo que los anlisis de las variables e indicadores de los estados de prdidas y ganancias cuando sean del caso y aquellos descriptores sobre los indicadores y criterios de que trata la Ley 617 del ao 2000 y dems normas relacionadas. Por disposicin general, es pertinente tener en cuenta los siguientes aspectos bsicos, al considerar una modificacin de planta de personal: Cuando se trate de entidades u organismos del orden nacional, para efectos de modificar la planta de personal, este captulo suministrar la informacin correspondiente para poner a consideracin y adelantar el trmite pertinente, ante el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional, el cual requiere y exige los siguientes requisitos: 1. Exposicin de motivos. 2. Costos comparativos de las plantas vigente y propuesta. 3. Efectos sobre los gastos generales. 4. Concepto del Departamento Nacional de Planeacin si se afectan los gastos de inversin. 5. Y los dems que la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional considere pertinentes.
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Dentro del proceso de reestructuracin se juzga pertinente realizar un anlisis financiero que d cuenta objetiva de las condiciones que sobre este aspecto refleja la entidad actualmente; as mismo, revisar el comportamiento financiero del pasado inmediato (ltimos 4 aos) y elaborar proyecciones con variables representativas, que permitan una idea sobre la salud presupuestal o financiera de la entidad u organismo pblico, siempre que se trate de entidades del sector descentralizado de la rama ejecutiva en el orden nacional y de entidades del orden territorial.
As, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica aprobar las propuestas de modificaciones a las plantas de personal, cuando hayan obtenido la viabilidad presupuestal del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico-Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional. Para el caso de las entidades u organismos del orden territorial, en proceso de reestructuracin o modificacin de su planta de personal, debern adelantar las gestiones correspondientes, ante la autoridad competente, para obtener la certificacin que demuestre contar con los recursos necesarios para la implementacin de la reforma prevista, para lo cual tendrn que elaborar un documento, derivado de este captulo, donde se adviertan los siguientes puntos: Exposicin de motivos Costos comparativos de la planta de personal actual frente a la propuesta Efectos sobre los gastos generales Concepto de la Secretara de Hacienda o de la entidad o la dependencia que haga sus veces. Dems informacin requerida para viabilizar el proyecto.
En todo caso, tanto en las entidades del orden nacional como territorial, para proveer empleos vacantes se requerir del certificado de disponibilidad presupuestal por la vigencia fiscal correspondiente. Por medio de este, el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces garantizar la existencia de los recursos del 1 de enero al 31 de diciembre del ao que corresponda, por todo concepto de gastos de personal, salvo que el nombramiento sea en reemplazo de un cargo provisto o creado durante la vigencia, para lo cual se deber expedir el certificado de disponibilidad presupuestal por lo que resta del ao fiscal. Toda provisin de empleos de los servidores pblicos deber corresponder a los previstos en la planta de personal, incluyendo las vinculaciones de los trabajadores oficiales.
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5. ANLISIS INTERNO
5.1. Identificacin y Anlisis de los Objetivos y Funciones Generales Se pretende conocer los objetivos y funciones generales otorgadas a la organizacin por la norma de creacin, as como aquellas otras que la modifican o adicionan. Su anlisis permite determinar cmo han variado en el tiempo, si existe duplicidad de funciones con otras entidades del sector pblico, constatar si necesariamente deben ser llevadas a cabo por el Estado o por el contrario pueden ser atendidas por particulares. Como producto del anlisis, se debe concluir cules funciones y objetivos se siguen desarrollando, cules no se requieren y cules se proponen, para constatar si necesariamente deben ser llevadas a cabo por el Estado o por el contrario pueden ser atendidas por los particulares. Igualmente, se debe precisar si es necesario modificar las normas de creacin para adecuarlas a los cambios propuestos, disposiciones que se han de someter a la aprobacin de las instituciones que tienen la facultad legal para ello. Para facilitar su comprensin, a continuacin se ilustra con los siguientes ejemplos: Ejemplo de entidad del orden nacional Objetivo General del Ministerio. El Ministerio de Transporte tiene como objetivo primordial la formulacin y adopcin de las polticas, planes, programas y proyectos y regulacin econmica en materia de transporte, trnsito e infraestructura de los modos de transporte carretero, martimo, fluvial, frreo y areo y la regulacin tcnica en materia de transporte y trnsito de los modos carretero, martimo, fluvial y frreo. Funciones Generales del Ministerio. El Ministerio de Transporte cumplir, adems de las funciones que determina el artculo 59 de la Ley 489 de 1998, las siguientes: ...1. Formular las polticas del Gobierno Nacional en materia de trnsito, transporte y su infraestructura de los modos de su competencia.
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2. Elaborar el proyecto del Plan Sectorial de Transporte e Infraestructura, en coordinacin con el Departamento Nacional de Planeacin, DNP, y las entidades del sector y evaluar sus resultados. 3. Elaborar los planes modales de transporte y su infraestructura con el apoyo de las entidades ejecutoras, las entidades territoriales y la direccin martima. 4. Coordinar, promover, vigilar y evaluar la ejecucin de las polticas del Gobierno Nacional en materia de trnsito, transporte y su infraestructura... (...) n. Las dems que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de sus objetivos.
Ejemplo de entidad del orden Territorial: Objetivo General del Municipio.- El Municipio de tiene por finalidad servir a la comunidad, promover la prosperidad general en procura del desarrollo integral de sus habitantes, la preservacin de sus valores morales, culturales y patrimoniales, el desarrollo de su territorio, el rescate y fortalecimiento de los bienes del Municipio y todo lo que tenga que ver con la satisfaccin de sus necesidades como conglomerado social y el mejoramiento de su calidad de vida. Funciones Generales del Municipio.- Corresponde al Municipio de ..., cumplir las siguientes funciones: (...) Interpretar la voluntad soberana de sus habitantes y en el marco de la Constitucin, la Ley y el Reglamento, asumir la debida consecuencia con sus mandatos. Velar por la preservacin del territorio municipal y sus riquezas naturales, a fin de que ellos sirvan y beneficien a los habitantes del Municipio, asegurando el progreso de la entidad territorial, sin perjuicio de las intervenciones que para efecto de su explotacin, usos, distribucin, utilizacin y consumo disponga la Ley. Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios pblicos que determine la Ley. Ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el progreso municipal.
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. (...) n. Las dems que le sealen la Constitucin y la Ley.

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5.2. Misin Abordar en primer trmino el estudio de la misin, que constituye la razn de ser de la organizacin, sintetiza los principales propsitos estratgicos y los valores esenciales que deben ser conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que hacen parte de la organizacin. Se debe establecer si la gestin que desarrolla la Institucin guarda correspondencia con la misin encomendada, para potencializar la capacidad de respuesta de la organizacin, ante las oportunidades que se generan en su entorno, permitiendo orientar sus programas en forma clara y mejorando rendimiento y productividad en la administracin de los recursos humanos, financieros, tcnicos, materiales y de informacin. La misin debe ser clara y sencilla para que sea comprendida y asimilada por todos los miembros de la organizacin, y responder a los siguientes interrogantes: Qu hace su Institucin?, Cmo lo hace?, Para quin lo hace?, el por qu lo hace ?, y su relacin con la funcin principal que realiza o debe realizar. Para las Instituciones pblicas del orden nacional, la misin se enmarca en los preceptos legales que le adjudic el legislativo en el acto de creacin, el cual solo puede ser modificado por la instancia competente. En el orden territorial la misin est sealada en los actos de creacin emanados por las Asambleas Departamentales, Concejos municipales y Concejos distritales. Ejemplo de misin en el orden nacional Misin: Lideramos la modernizacin y el mejoramiento continuo de las instituciones pblicas y el desarrollo de sus servidores para acercarlos al ciudadano a travs de la investigacin, formulacin y evaluacin de polticas pblicas con criterio de calidad y efectividad. Ejemplo de misin en el orden territorial Misin: Nuestra Misin Institucional es la de asegurar el bienestar de la Poblacin de ... mediante la elaboracin y adopcin de planes, programas y proyectos para ser ejecutados preferencialmente por el Municipio, las asociaciones comunitarias y otros grupos sociales, asignando recursos con criterios de prioridad, equidad, solidaridad y desarrollo sostenible, propiciando la vinculacin de organismos nacionales e internacionales pblicos y privados. 5.3 Visin La visin es la proyeccin de la institucin a largo plazo que permite establecer su direccionamiento, el rumbo, las metas y lograr su desarrollo, la cual debe ser construida
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y desarrollada por la Alta Direccin de manera participativa, en forma clara, amplia, positiva, coherente, convincente; comunicada y compartida por todos los miembros de la institucin. La construccin de una alternativa de visin, requiere una administracin comprometida que promueva el cambio y motive la participacin de los integrantes de la organizacin en el logro de los objetivos y metas propuestas; su comportamiento debe ser consistente con la visin planteada, y estar dispuesta a enfrentar los retos, a ser flexible y ajustarse permanentemente a las exigencias y a la dinmica de cambio que impone el entorno. Esta herramienta administrativa permite identificar cmo el esfuerzo de cada individuo contribuye al objetivo propuesto y al logro de un mejor desempeo; porque cuando se sabe lo que se quiere, se pueden eliminar actividades improductivas.
La visin debe responder a largo plazo a las preguntas: Qu queremos ser como Institucin moderna?, Qu transformaciones quisiera ver en la institucin?, Qu clientes tendra?, Qu procesos se llevarn a cabo?, Qu productos o servicios se ofrecern? Ejemplo de Visin en el Orden Nacional: En el 2019 seremos valorados como organismo rector de polticas que contribuye a la consolidacin de organizaciones pblicas profesionales, democrticas, efectivas, sostenibles y generadores de confianza ciudadana en la administracin pblica. Ejemplo de Visin en el Orden Territorial: Que el Municipio sea reconocido por implementar un esquema de desarrollo participativo con la comunidad en la prestacin de los servicios bsicos y lograr su proyeccin regional, creando opciones y oportunidades para todos; un Municipio en el cual la estructura social se soporte en las organizaciones pblicas, privadas solidarias y comunales. 5.4. Identificacin del mapa de procesos o cadena de valor De conformidad con el Decreto Reglamentario 1227 de 2005, toda entidad u organismo que inicie un proceso de reestructuracin, debe adelantar como mnimo el anlisis de los procesos, la evaluacin de la prestacin de los servicios y la evaluacin de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos. Las entidades deben asegurar la operacin eficaz y eficiente de los procesos estratgicos, misionales, de apoyo y de control y evaluacin, as como la red de procesos asociados de manera que la organizacin tenga la capacidad de satisfacer las necesidades de los clientes.
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Como proceso se entiende la serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecucin de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfaccin de una necesidad. Existen cuatro clases de procesos: 5.4.1. Procesos estratgicos: Son aquellos que orientan, evalan y hacen seguimiento a la gestin de la entidad, incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin y aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios. 5.4.2. Procesos Misionales: Son aquellos que contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos y a la razn de ser de la organizacin; su objetivo fundamental es entregar los productos o servicios que el cliente o usuario requiere para satisfacer sus necesidades. Estos procesos tambin se conocen como crticos o claves de la organizacin. 5.4.3. Procesos de apoyo: Son aquellos que dan soporte para el buen funcionamiento y operacin de los procesos estratgicos y misionales de la organizacin. 5.4.4. Procesos de control y evaluacin: Son aquellos que adelantan las mismas dependencias responsables del proceso o la oficina de control interno o quien haga sus veces, para verificar que los resultados y acciones previstas se cumplieron de conformidad con lo planeado.
PRODUCTO GENERADO USUARIO/CLIENTE PROCESOS ESTRATGICOS Realizar o ajustar la planeacin Polticas sectoriales Secretaras de salud, Empresas Sociales del sector salud del Estado PROCESOS MISIONALES Atencin Ambulatoria Consulta mdica u odontolgica Aliados al rgimen contributivo o al subsidiado. PROCESOS DE APOYO Pago de cuentas y compromisos Cuentas pagadas Empleados y proveedores laborales PROCESOS DE CONTROL Y EVALUACIN Evaluacin y control del Queja del usuario Dependencia responsable del proceso proceso de atencin ambulatoria PROCESO
Una vez identificados los procesos actuales, la entidad deber analizarlos, evaluarlos y proponer los cambios que se consideren pertinentes para que ello conduzca a mejorar la eficiencia y eficacia de los servicios o productos. Para alcanzar los objetivos anteriores, es necesario actuar sobre los siguientes aspectos: 1. Eliminar errores, defectos, etc.
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2. Reducir el tiempo de ejecucin. 3. Optimizar los recursos. 4. Simplificar los procedimientos. Metodologas para la Revisin y Anlisis de Procesos Para el desarrollo de esta revisin y anlisis, existen varias tcnicas. Una de ellas es el anlisis de Opciones Prioritarias. El anlisis de Opciones Prioritarias se constituye en una tcnica fundamental para la toma de decisiones estratgicas sobre los procesos que adelanta la entidad. Es decir, permite determinar si cada uno de los procesos se debe llevar a cabo o no y, si debe realizarse, cmo puede hacerse ms eficiente, lo que resulta en un ejercicio de priorizacin de los procesos que realiza la Entidad. Igualmente, evita que la organizacin invierta tiempo y recursos en tratar de mejorar procesos que no son fundamentales para el logro de sus objetivos. Para aplicar esta tcnica se deben formular las siguientes preguntas, teniendo en cuenta el orden establecido: Pregunta 1: Se requiere que el proceso sea llevado a cabo? Para comenzar es preciso plantearse si a la luz de las normas se requiere o no del proceso. En caso contrario deber eliminarse. Pregunta 2: Es necesario que el proceso sea ejecutado directamente por la entidad? En el evento que as sea, por razones normativas, por la naturaleza del proceso, o porque no existan las condiciones para que un tercero lo provea efectivamente, este deber ser objeto de un mejoramiento permanente que se fundamenta en un estudio de eficiencia. Pregunta 3: Se est llevando a cabo el mismo proceso en varias dependencias de la entidad, en otras entidades del sector, en los entes territoriales, o en otro sector? Esta pregunta permite identificar si existe duplicidad de funciones y procesos y cuantificar los niveles de ineficiencia. A partir de este ejercicio, la entidad est en capacidad de definir la estructura interna y la planta de personal requerida para el cumplimiento de su misin.

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Anlisis de Procesos a travs de la Metodologa Opciones Prioritarias

SE REQUIERE EL PROCESO ES NECESARIO QUE SEA EJECUTADO POR LA ENTIDAD SE LLEVA A CABO EN OTRAS DEPENDENCIAS
DEPENDENCIA
PROCESO
OBSERVACIONES
3.- UNIDAD FINANCIERA
3.7. Facturacin y cartera
NO
NO
4.- SERVICIOS GENERALES
4.1. Almacn
Se traslada el proceso EL PROCESO SE DEBE CONTRATAR CON EXTERNOS PARA MEJORAR CALIDAD EN EL SERVICIO Y EFICIENCIA EL PROCESO SE DEBE CONTRATAR CON EXTERNOS PARA MEJORAR CALIDAD EN EL SERVICIO Y EFICIENCIA EL PROCESO SE DEBE CONTRATAR CON EXTERNOS PARA MEJORAR CALIDAD EN EL SERVICIO Y EFICIENCIA EL PROCESO SE DEBE CONTRATAR CON EXTERNOS PARA MEJORAR CALIDAD EN EL SERVICIO Y EFICIENCIA
4.2. Mantenimiento
NO
NO
4.3. Lavandera
NO
NO
4.4. Vigilancia
NO
NO
4.5. Transporte
NO
NO
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3.1. Gestin de presupuestos 3.4. Gestin de tesorera 3.5. Gestin de contabilidad 3.6. Gestin de costos
S S S S
S S S S
NO NO NO NO
Se mantiene el proceso Se mantiene el proceso Se mantiene el proceso Se mantiene el proceso EL PROCESO SE DEBE CONTRATAR CON EXTERNOS PARA MEJORAR CALIDAD EN EL SERVICIO Y EFICIENCIA
Las instituciones que necesiten obtener ms informacin sobre trmites, procesos y procedimientos pueden consultar la Gua para la Racionalizacin de Trmites, Mtodos y Procedimientos, elaborada por la Direccin de Polticas de Control Interno Estatal y Racionalizacin de Trmites del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, la cual puede ser consultada en la pgina web www.dafp.gov.co
5.5. Productos y/o servicios Todo producto y/o servicio debe obedecer a la satisfaccin de una necesidad requerida por un usuario o cliente, lo cual exige adelantar un proceso para la obtencin de cada una de ellos. Partiendo de la identificacin y anlisis de los productos y/o servicios, de la satisfaccin del cliente se pretende medir la eficiencia, eficacia y efectividad de la gestin institucional. Esta valoracin permite reflexionar sobre el funcionamiento de la institucin y su aporte real de servicios y productos a la sociedad, as como su calidad y cobertura. Para realizar esta evaluacin debemos tener en cuenta: La identificacin de cada uno de los productos y/o servicios ofrecidos por la institucin, separando los internos de los externos y una vez identificados se deben revisar los siguientes aspectos bsicos: Si estos corresponden a los objetivos y funciones de la institucin. El comportamiento de la demanda y cobertura de cada servicio y producto. Los medios de divulgacin e informacin de los productos y/o servicios. La oportunidad de entrega de los productos y/o servicios. Las quejas, reclamos y sugerencias respecto a la prestacin de los productos y/o servicios. El nivel de investigacin, desarrollo y avance tecnolgico de los productos y/o servicios, innovaciones y transformaciones alcanzadas.
El equipo de trabajo debe identificar y recomendar los servicios o productos que deben ser eliminados por considerar que no cumplen con los objetivos, funciones y misin institucional, as como aquellos que pueden ser contratados como es el caso de las labores de celadura y vigilancia, aseo, o de proyectos o estudios especiales que no pueden ser desarrollados con personal de planta.
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5.6. Usuarios o Clientes De acuerdo con la Norma Tcnica de Calidad NTCGP 1000:2004, los clientes son toda organizacin, entidad o persona que recibe un producto o servicio, el cual incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios. En relacin con los usuarios y clientes es necesario determinar: Quines son los clientes o usuarios actuales y potenciales para cada servicio o producto identificado en el punto anterior. La existencia de un sistema de informacin organizado o base de datos sobre los clientes. La frecuencia de obtencin de informacin sobre los usuarios y clientes y utilidad de dicha informacin. La ubicacin de los clientes. Los mtodos utilizados para medir la satisfaccin de los clientes, periodicidad y qu se est haciendo para satisfacerlos. Evaluar la efectividad del servicio de atencin al cliente. Analizar el grado de satisfaccin de los clientes internos y externos a travs de metodologas y herramientas administrativas, tales como, encuestas, seguimiento a los indicadores de gestin, entre otros.
Anlisis de Procesos Misionales con la Metodologa de Opciones Prioritarias

FUNCIONES GENERALES PROCESOS PRODUCTOS O SERVICIOS USUARIO O CLIENTE OBSERVACIONES
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Anlisis de funciones generales con la metodologa de opciones prioritarias

Es necesario Se lleva a cabo en Funciones Se que sea otra entidad del generales mantiene ejecutada por sector o de otro sector otra entidad Se complementa con otra Observaciones entidad Cul?
Cul?
5.7. Evaluacin de la prestacin de servicios Esta evaluacin busca determinar los niveles de desempeo requeridos para lograr las metas de la organizacin y conducirla al uso ptimo de los recursos con que cuenta para la realizacin de los procesos que se mantienen en la entidad. Esto conlleva dos actividades: el anlisis de los niveles de desempeo y el ajuste de los estndares requeridos. Para ello se parte de las metas institucionales que deba alcanzar la entidad y del resultado de la revisin y anlisis de los procesos. Con el fin de obtener esta informacin, se puede hacer uso del material que tengan las Oficinas de Planeacin y Control Interno, o el que se haya elaborado para dar cumplimiento al Estatuto Anticorrupcin (Ley 190 artculo 48) o a la ley del plan y sus normas reglamentarias. Tambin se pueden consultar los estudios elaborados al interior de la entidad, los estudios sectoriales y aquellos elaborados por otras entidades gubernamentales y no gubernamentales. Adicionalmente, se pueden utilizar las observaciones directas, la memoria institucional y entrevistas. Igualmente, pueden consultar los informes emanados de la Contralora General de la Repblica y los presentados al Congreso, en desarrollo de las actividades realizadas por cada entidad. Adicionalmente, se pueden utilizar las observaciones directas, la memoria institucional y entrevistas. Anlisis de los niveles de desempeo
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Se trata de comparar los logros de la entidad en la provisin de servicios y/o productos contra las metas previamente establecidas y analizar de manera especial la oportunidad
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y calidad de los servicios. Ello permite identificar y cuantificar la capacidad que tiene la entidad para cumplir las metas y de este modo establecer niveles de mejoramiento en el uso de los recursos. Ajuste de los estndares a los requerimientos Con los resultados de la anterior actividad, y con base en el anlisis de los procesos, ajustar los estndares de desempeo a los requerimientos y determinar las necesidades de la organizacin en trminos de recursos humanos. 5.8. Estatutos Internos (nicamente para Entidades Descentralizadas) Las entidades descentralizadas tanto del orden nacional como territorial, una vez efectuado el anlisis de las etapas anteriores y dems aspectos relacionados con su organizacin, debern analizar la conveniencia de ajustar sus estatutos internos para que se adecuen a la naturaleza, funciones, objetivos y misin de la respectiva entidad. El acto administrativo que apruebe dichos estatutos, que son de competencia de los respectivos Consejos o Juntas Directivas, deber tener en cuenta su denominacin, naturaleza jurdica, sede, objeto, rganos de direccin con sus respectivas funciones, rgimen de personal, rgimen disciplinario, salarial y prestacional, el patrimonio y el rgimen jurdico de sus actos y contratos, entre otros. (Anexo 10. Entidades del Orden Nacional y Anexo 11. Entidades descentralizadas del Orden Territorial). 5.9. Estructura Formas de Estructura u Organizacin Interna de una Institucin Encontramos tanto en la administracin pblica como en la empresa privada, organizaciones ceidas a conceptos tradicionales e inmersos en prcticas administrativas rutinarias que impiden su creatividad y marchitan paulatinamente su desarrollo institucional. Se presentan a continuacin las caractersticas propias del tipo de organizacin tradicional actual, en contraste con las de la organizacin moderna que se desea proyectar en el futuro.
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TRADICIONAL 1. Mecanicista 2. Cerrada 3. Mucha diferenciacin 4. Jerarquizada 5. Controles administrativas 6. Trabajo individual 7. Remuneracin por la posicin jerrquica 8. Comunicacin vertical 9. Inexible 10. Ingreso por estudios y experiencia 11. Por oferta
MODERNA 1. No mecanicista 2. Abierta 3. Poca diferenciacin 4. Plana 5. Autocontrol 6. Trabajo en Equipo 7. Remuneracin por resultados 8. Comunicacin horizontal 9. Flexible 10. Ingreso por competencias 11. Por demanda, desde la exigencia del cliente
Muchos estudiosos de las organizaciones consideran que existen cambios en la manera como se conciben, disean y administran las organizaciones.
Las organizaciones tradicionales son consideradas como sistemas mecanicistas, cerrados, rgidos y orientados al desempeo de una funcin, con un alto grado de diferenciacin vertical y horizontal, que impide la comunicacin y dificulta la coordinacin a medida que crecen. As mismo, dichas organizaciones dan nfasis a las jerarquas rgidas, y al trabajo individual, fragmentan el pensamiento y contribuyen a la rutinizacin del trabajo, acentan la presencia de controles administrativos y remuneran a sus empleados por su posicin en la jerarqua de la organizacin. Las organizaciones modernas exitosas, por el contrario, tienden a ser no mecanicistas, abiertas al entorno, capaces de aprender con rapidez nuevas formas de accin cuando las situaciones cambian, flexibles, descentralizadas y dirigidas al cliente o usuario. Se guan por visiones y propsitos, trabajan por procesos, poseen estructuras planas y dan nfasis a las relaciones laterales y de colaboracin, a la participacin, as como al trabajo en equipo; promueven el desarrollo integral del talento humano y favorecen el autocontrol, la creatividad y la remuneracin por resultados, generando compromiso y sentido de pertenencia y su nfasis se centra en las necesidades del cliente. La organizacin se consolida a travs de la estructura. Se entiende por estructura u organizacin interna la distribucin de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas por una institucin para cumplir los objetivos, funciones, misin y visin, dentro del marco de la Constitucin y la ley. Formas organizacionales El diseo de la estructura no es una labor sencilla ya que es necesario analizar las ventajas, inconvenientes y aplicacin de cada una de las alternativas posibles, para lo cual se presentan a continuacin y en forma general algunos tipos o formas de organizacin interna.
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Estructura funcional Es el tipo de estructura ms comn en las entidades pblicas; el criterio fundamental para dividir responsabilidades se establece mediante una especializacin del trabajo por reas similares. Este tipo de estructura fomenta la creacin de especialistas en las diferentes funciones con un alto grado de conocimientos y experiencia en las mismas. La coordinacin de actividades en este tipo de estructura se establece mediante reglas y normas, polticas y procedimientos estandarizados, en donde prima la jerarqua funcional. Estructura matricial o por proyectos La estructura matricial resulta de la participacin de una o ms unidades funcionales en el desarrollo de proyectos o en la generacin de productos, en una misma estructura organizacional. Una de las caractersticas distintivas de la estructura matricial es el sistema de autoridad doble, uno que nace de la relacin funcional y otro del proyecto institucional especfico o producto. En este modelo la coordinacin es lateral, la cual se logra mediante la participacin de quienes poseen los conocimientos, es decir los expertos y del gerente o cabeza del proyecto y no solo de la autoridad funcional. Se disea en organizaciones que necesitan respuestas a los cambios rpidos basados en la investigacin y la tecnologa; Facilita la utilizacin racional del personal de las diferentes reas, a travs de la conformacin de equipos altamente especializados. Estimula la interaccin constante entre los miembros del proyecto y la unidad funcional; Hace posible a la alta gerencia delegar la toma de decisiones, con lo cual contar con ms tiempo para la formulacin de planes y programas a largo plazo de una forma ms participativa y democrtica; Fomenta la motivacin y el compromiso; Brinda oportunidades para el desarrollo de las capacidades y creatividad del talento humano.
Estructura territorial o geogrfica desconcentracin Cuando una entidad, de acuerdo con sus objetivos y necesidades, debe atender demandas del servicio en el mbito nacional y territorial, puede ser razonable estructurarla
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en unidades que, adems de su sede central, tengan jurisdiccin en diferentes zonas territoriales (regionales o seccionales). El criterio bsico para este tipo de estructura es la ubicacin geogrfica, que lleva implcita la delegacin, la desconcentracin de funciones y la correspondiente descentralizacin del servicio. La creacin de regionales o seccionales, se har siempre y cuando los estatutos bsicos lo permitan y debe ir acompaada por sistemas de direccin basados en un alto grado de autonoma, con el fin de hacerlas operativas, flexibles y que se adapten a las caractersticas y necesidades propias de la regin pero conservando los lineamientos y las polticas generales emanadas del nivel central. Estructura por unidades estratgicas de negocios
El criterio bsico para distribuir funciones y asignar responsabilidades es el tipo de negocios, establecindolos como unidades autnomas al interior de la organizacin. Se caracteriza porque cada unidad tiene su propia misin y metas, prepara sus propios planes, administra sus recursos y tiene un tamao apropiado para su funcionamiento. Est gerenciado por un administrador o director, apoyado de un grupo de asesores. Su procedimiento primordial consiste en el desarrollo y puesta en marcha de los planes estratgicos y de operacin para el respectivo producto o servicio. Las Unidades Administrativas Especiales, son un reflejo de este tipo de organizaciones que se crean para la atencin de ciertos programas, propios ordinariamente de un Ministerio o Departamento Administrativo. El modelo funcional, jerrquico, cerrado, mecanicista, normatizado y rgido que ha caracterizado las estructuras burocrticas tradicionales de las entidades pblicas, se ha venido revisando para abrirle camino a las organizaciones abiertas, planas y giles en donde los procedimientos individuales tienden a ser menos especializados y con muy pocos niveles jerrquicos. Esta nueva conformacin tendr que cimentarse en la gerencia por proyectos, con sistemas efectivos de informacin, utilizar como dinmica la flexibilidad y estimular la participacin en la toma de decisiones. La estructura vigente de cada organismo o entidad se encuentra formalizada, en el orden nacional a travs de un Decreto, en el orden territorial por medio de una Ordenanza si es departamental, o por un Acuerdo, si es del nivel municipal o distrital.
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Una vez definidos todos los procesos que debe realizar la institucin para la prestacin de sus servicios o elaboracin de los productos, tanto internos como externos,
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y teniendo en cuenta los principios enunciados anteriormente, el equipo de trabajo procede a examinar la estructura actual para determinar: Que los procesos no estn fragmentados en reas o dependencias diferentes, que impidan o dificulten su ejecucin. Que los procesos estn asignados a las reas o dependencias atendiendo a su similitud o afinidad, a los productos elaborados o servicios prestados para lograr as una especializacin y agilizacin en la produccin de los mismos. Que existan niveles jerrquicos mnimos de decisin que faciliten el desarrollo de los procesos, la obtencin de los productos y la prestacin de los servicios. Que no exista duplicidad de funciones entre dos o ms dependencias de la institucin o con otras entidades u organismos pblicos.
Si con base en lo anterior se decide que es necesario modificar la estructura vigente, la que se proponga debe definir las dependencias que harn parte de la institucin, en donde se deben reflejar los rganos de direccin y administracin, los de asesora y coordinacin. A cada una de las nuevas dependencias se le describen claramente las funciones especficas, las cuales deben estar acorde con las funciones generales, objetivos y procesos de la institucin. La nueva estructura, por tanto, debe ser plana y sencilla, lo que se refleja con unos niveles jerrquicos mnimos para que exista la debida armona, coherencia y articulacin entre las actividades que realice cada una de las dependencias, lo cual permitir que las decisiones fluyan sin obstculos dentro de la organizacin, y se permita as una comunicacin ms directa entre los usuarios y quienes toman las decisiones. Es importante anotar que en el acto administrativo que apruebe la estructura, se puede otorgar facultad al jefe de la institucin para conformar mediante resolucin, grupos internos de trabajo integrados con personal calificado, para racionalizar la labor de las dependencias y lograr el mximo aprovechamiento de los recursos humanos. La representacin grfica de la estructura en un organigrama, ayuda a visualizar las dependencias y sus lneas de asesora y decisin, de acuerdo con la jerarqua establecida en la norma que la aprueba. La modificacin de la estructura u organizacin interna de los organismos y entidades de la Administracin Nacional y las funciones de sus dependencias, es competencia del Presidente de la Repblica de conformidad con el numeral 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, en concordancia con el artculo 54 de la Ley 489 de 1998. La modificacin de la estructura u organizacin interna de la Administracin Departamental y las funciones de sus dependencias, es competencia de la Asamblea DepartaDepartamento Administrativo de la
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Que la estructura actual corresponda a la legalmente aprobada.
mental a travs de una Ordenanza, conforme lo prescribe el numeral 7 del artculo 300 de la Constitucin Poltica. La modificacin de la estructura u organizacin interna de la Administracin Municipal o Distrital y las funciones de sus dependencias, es competencia del respectivo Concejo Municipal o Distrital a travs de un Acuerdo, conforme lo seala el numeral 6 del artculo 313 de la Constitucin Poltica. La estructura propuesta solo tendra, adems del Despacho del Director, Gerente o Presidente, las Oficinas Asesoras, la dependencia a cargo de la administracin de los recursos fsicos, financieros y de gestin del talento humano y las dependencias misionales correspondientes con su objetivo institucional y funciones generales.
Teniendo en cuenta la complejidad de las funciones asignadas a las dependencias legalmente establecidas, los representantes legales de las entidades podrn organizar grupos internos de trabajo, para desarrollar planes, programas y proyectos con carcter permanente o transitorio, de conformidad con el artculo 115 de la Ley 489, mediante acto administrativo interno y separado. (Anexos 12, 13, 14 y 15).
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6. EVALUACIN DE LAS FUNCIONES, PERFILES Y CARGAS DE TRABAJO

6.1. Evaluacin de las funciones Para realizar el anlisis de las funciones se sugiere seguir el procedimiento establecido en el punto 5.6 de anlisis de funciones con la metodologa de opciones prioritarias. 6.2 Perfiles y cargas de trabajo Es importante destacar que el artculo 54 de la Ley 489 de 1998, el artculo 46 de la Ley 909 de 2004 y los artculos 95, 96 y 97 del Decreto 1227 de 2005, modificado por el Decreto 1746 de 2006, establecen el marco legal por el cual se expresa que los estudios tcnicos deben estar basados en evaluacin de los perfiles y cargas de trabajo de los empleos. Con base en los procesos definidos, se procede a realizar el estudio de cargas de trabajo que nos permite determinar las necesidades de personal (en cantidad y calidad) de cada dependencia de la institucin. Del resultado de los perfiles y las cargas de trabajo podr entonces efectuarse el anlisis identificando si existe dficit o excedente de empleos en relacin con la planta de personal actual y la verificacin de los perfiles de los empleos de la misma. En el estudio de cargas de trabajo se puede aplicar un conjunto de tcnicas que miden la cantidad y tiempo de trabajo destinado al desarrollo de funciones, procesos y actividades asignadas a cada dependencia, para determinar la cantidad y calidad de los cargos requeridos para tal fin. Para la medicin de cargas de trabajo se requiere haber identificado los procesos asignados a cada una de las dependencias de la estructura propuesta. La medicin de cargas de trabajo es una parte esencial dentro de la disciplina del estudio del trabajo que se requiere en una reforma organizacional, pero previamente a la medicin, es necesario tener en cuenta:
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Identificar los productos, procesos, etapas o fases y procedimientos que requiere la Institucin en cada Dependencia. Hacer el anlisis de la organizacin o estructura de la entidad u organismo acorde con la normatividad vigente.
La entidad debe elaborar la planilla de registro de informacin por dependencia segn el formulario nmero 1, medicin de cargas de trabajo por dependencia, el cual nos permitir consolidar la informacin para poder obtener la cantidad de personal requerido para la institucin (consolidado general) en el formulario nmero 2. Para utilizar la metodologa propuesta se debe proceder a diligenciar el formulario 1 en forma secuencial los siguientes 13 pasos:
Los primeros 11 pasos corresponden a diligenciar las 11 columnas del formulario 1. Los pasos 12 y 13 corresponden a diligenciar las filas 12 y 13 del formulario 1. Medicin de cargas de trabajo por dependencia: Formulario nmero 1 Dependencia Para la presente gua se entiende por dependencia una unidad funcional especializada de empleos para el cumplimiento de objetivos institucionales. El trmino Dependencia, tambin se puede asimilar al de rea, Departamento o Direccin. Anote en el encabezamiento del formulario el nombre de la dependencia en la cual se va a realizar la medicin de las cargas de trabajo. Ejemplo: Secretara de Planeacin y Obras Pblicas. Fecha: Escriba la fecha en la cual se termin de realizar la medicin. Pasos: 1. Procesos por dependencia Serie de etapas secuenciales e independientes, orientadas a la consecucin de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfaccin de una necesidad. Cada proceso tiene una salida nica que lleva consigo un objetivo propuesto, entrega de un servicio o producto. Determine los procesos para cada uno de los servicios o productos de la dependencia y antelos en la columna 1 del formulario.
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Ejemplo: Producto: Plan de ordenamiento territorial. Proceso: Elaboracin Proyectos Plan de Ordenamiento Territorial. 2. Actividad Son las diversas actuaciones o acciones especficas que se realizan para el desarrollo de un proceso. Las actividades indican en forma secuencial cmo se desarrolla un proceso para el logro de sus objetivos. Cada actividad tiene uno o varios procedimientos mediante el cual esta se desarrolla.
Ejemplo: Para el proceso Elaboracin Proyectos Plan de ordenamiento Territorial, las actividades son: Definir la elaboracin del proyecto. Evaluar y aprobar proyectos. 3. Procedimiento Son trabajos concretos que realizan uno o varios empleados. Deben ser observables, repetitivas y medibles Determine para cada etapa los procedimientos necesarios para su logro y escrbalos en la columna 3 del formulario. Ejemplo: Para la actividad Evaluar y Aprobar Proyectos, los procedimientos son: Evaluacin Proyectos y Cambios. Aprobacin o Concepto. Radicar Documentacin. Archivo Documentos.
4. Nivel y denominacin del empleo Empleo: Por empleo se entiende el conjunto de funciones, procedimientos y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propsito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. (Art. 19 de la Ley 909 de 2004).
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Determine para cada proceso las etapas requeridas en su ejecucin y regstrelas en la columna 2 del formulario.
El nivel del empleo corresponde a la jerarqua, naturaleza de sus funciones, sus responsabilidades, y los requisitos exigidos para su desempeo y estos son: Directivo, Asesor, Profesional, Tcnico y Asistencial. Para las Instituciones del Estado, los niveles estn dados por las siguientes normas: Para Instituciones del Orden Nacional: Decreto 2489 de 2006. Para Instituciones del Orden Territorial: Decreto 785 de marzo de 2005 La denominacin del empleo se refiere al nombre del cargo especfico que debe realizar una determinada labor. Nota: Sobre el Nivel del Empleo y su Denominacin se debe tener en cuenta el sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos vigente para la respectiva entidad u organismo.
Coloque en la columna 4 del formulario, el nivel y la denominacin del empleo que debe realizar la procedimiento. Ejemplo: Para el procedimiento Elaborar Proyectos, el nivel y la denominacin del empleo que debe realizarla es: Nivel: Profesional. Denominacin del empleo: Profesional Universitario. 5. Requisitos del procedimiento Es el conjunto de conocimientos (estudio experiencia) que se requieren para hacer el procedimiento analizado. Escriba en la columna 5 del formulario los requisitos que debe tener el cargo para la ejecucin del procedimiento. Ejemplo: Para el cargo Secretario del Nivel Asistencial, los requisitos para hacer solo el procedimiento Radicar documentacin, seran: Bachillerato. Si se desea, se le puede igualmente relacionar la experiencia requerida. 6. Cantidad promedio de veces que se repite el procedimiento en el mes Esta informacin est directamente relacionada con el total de productos, servicios y procesos que se desarrollan en el mes. Se obtiene de las estadsticas de la Institucin o de las metas que se tengan para el perodo o de los indicadores de gestin. Registre en la columna 6 del formulario el nmero de veces que en promedio se repite el procedimiento en el mes.
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Ejemplo: El procedimiento asignar proyectos se repite o se hace un promedio de 13 veces en el mes.

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7. Tiempo de trabajo por cada procedimiento (Tiempo estndar) Mida el tiempo de trabajo en horas requerido para la ejecucin de cada procedimiento descrito en la columna 3, y escrbalo en la columna 7 del formulario. Aclaracin: El tiempo que se mide, es el tiempo realmente invertido en la ejecucin de las procedimientos del proceso, y no el tiempo de duracin del mismo. Ejemplo: Un proceso de licitacin desde su inicio hasta su terminacin puede durar 6 meses, pero los tiempos que se miden son los reales que el empleado invierte en la ejecucin de los diferentes procedimientos de la licitacin, y no se incluyen los tiempos de espera, como el transcurrido entre la publicacin de la licitacin y las respuestas de los proponentes, porque durante este tiempo los empleados estn realizando otras labores de su dependencia.
Al tiempo medido del procedimiento, se le agrega un tiempo suplementario por fatiga, ruido o temperatura, dependiendo de las condiciones fsicas o ambientales del puesto de trabajo. Para empleos administrativos o de oficina este porcentaje de tiempo suplementario se estima en 7%. Las condiciones para la aplicacin de estas tcnicas son dos: Los procedimientos objeto de estudio deben estar perfectamente identificados. Los procedimientos han de ser observables y medibles. Hay varias clases de tiempos estndar, as: Estndares Subjetivos: Los establece el responsable de una dependencia, basndose en su experiencia. Estndares Estadsticos: Segn promedios de perodos anteriores. Estndares Tcnicos: Fijados como resultado de la aplicacin de tcnicas especiales. Para la determinacin del Tiempo Estndar por cada procedimiento, se emplear, segn el caso, una de las siguientes tcnicas para la medicin de tiempos. 7.1. Mtodo de los estndares subjetivos Ms que una tcnica, es un procedimiento, y puede ser til para medir trabajos de tipo administrativo y de carcter intelectual donde es difcil la aplicacin de otras tcnicas. Consiste en determinar el tiempo de un procedimiento con base en estimaciones de tiempos realizados por personas que tienen un buen conocimiento de ellas.
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El tiempo estndar es el tiempo que debe obtener un empleado experimentado al efectuar a ritmo normal un trabajo especfico en condiciones bien determinadas y segn mtodos definidos.
Se le pide a las personas experimentadas en la realizacin de los procedimientos, que den un tiempo mnimo, un tiempo promedio y un tiempo mximo para realizar el procedimiento dentro de un caso normal, no teniendo en cuenta los tiempos de las situaciones extremas que se den ocasionalmente. El tiempo resultante para realizar el procedimiento se calcula con la frmula: T = (Tm + 4 Tp+ TM) / 6. Donde: T = Tiempo resultante. Tm = Tiempo mnimo asignado al procedimiento. Tp = Tiempo promedio asignado al procedimiento. TM = Tiempo mximo asignado al procedimiento
En esta frmula se le da ms ponderacin al tiempo promedio (4 veces) para que el tiempo resultante tienda hacia este, y se divide toda la suma por 6, porque es el promedio de seis tiempos. Este mtodo tiene la ventaja de su facilidad, rapidez y bajo costo, y como inconvenientes un grado de precisin relativo pero aceptable. Ejemplo: El segundo procedimiento del formulario 1: Resolver la Consulta, se midi por el Mtodo de los Estndares Subjetivos. Al solicitarse informacin de los tiempos de ejecucin de este procedimiento a los empleados que ms conocan de ella, se obtuvo la siguiente informacin: Tiempo mnimo: 0.5 horas Tiempo promedio: 1.0 hora Tiempo mximo: 4.0 horas Aplicando la frmula: T = {T.mnimo + (4x T.promedio) + T.mx. } / 6 T = {0.5 h+ (4x1.0 h) + 4.0 h}/6 = 1.416 horas ms el 7% de tiempo suplementario: 0.099 horas Da: 1.416 h + 0.099 h = 1.51 horas. Entonces: T = 1.51 horas es el tiempo estndar para la procedimiento Resolver Consulta que se anota en la columna 7 del formulario 1. 7.2. Mtodo de los estndares estadsticos Se establece el tiempo del procedimiento sacando el promedio (media aritmtica) de los tiempos de ella en perodos anteriores si son conocidos, y se le agrega el tiempo suplementario.
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Ejemplo: El procedimiento Entregar Documentacin, se midi por el Mtodo de los Estndares Estadsticos. Se conocen los tiempos de 5 perodos anteriores respectivamente, as: T1 = 3.66 minutos = 0.061 horas T2 = 2.88 minutos = 0.048 horas T3 = 3.24 minutos = 0.054 horas T4 = 3.72 minutos = 0.062 horas T5 = 2.70 minutos = 0.045 horas Sacamos el promedio de los 5 tiempos: T = (0.061h+0.048h+0.054h+0.062h+0.045h)/ 5 = 0.054 horas. ms el 7% de tiempo suplementario: 0.003 horas Da: 0.054 h + 0.003 h = 0.057 horas Entonces: T = 0.057 horas, es el tiempo estndar para el procedimiento Entregar documentacin que se anota en la columna 7 del formulario 1. 7.3. Mtodo del cronometraje Este mtodo es aplicable a trabajos bien definidos y repetitivos. Los procedimientos tienen que dividirse en elementos operativos u operaciones elementales fciles de reconocer y de separar de los dems, en los que est muy claro su comienzo y terminacin. Se mide con un cronmetro el tiempo que un empleado experimentado y trabajando a ritmo normal tarda en realizar cada elemento operativo u operacin. En una Hoja de Anlisis se anotan los tiempos cronometrados de cada elemento operativo, en cantidad suficiente (se recomienda hacer por lo menos 20 mediciones) para obtener un buen nivel de confianza y precisin. De los tiempos obtenidos se eliminan el mayor y el menor, y de los restantes se saca el promedio (media aritmtica). A la suma de los promedios de cada uno de los elementos operativos de las procedimientos, se le agrega el 7% de tiempo suplementario y el resultado es el tiempo estndar asignado al procedimiento. Este mtodo tiene como ventaja la precisin, y como inconvenientes su costo elevado, repercusiones psicolgicas y requiere personal con suficiente experiencia para su aplicacin.
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Ejemplo: El procedimiento Archivo de Documentos se midi por el Mtodo del Cronometraje. Este procedimiento se dividi en dos elementos operativos: Verificar que est completa la documentacin que se requiere archivar. Llevar y colocar los documentos en la correspondiente carpeta de archivo. Cronometrados los 20 tiempos para cada uno de los elementos operativos a y b se obtuvieron los siguientes promedios. Promedio de los tiempos de a = 1.451 minutos Promedio de los tiempos de b = 3.203 minutos Tiempo total de a + b = 4.654 minutos Ms el 7% de tiempo suplementario: 0.326 minutos Da: 4.654 min. + 0.326 min. = 4.980 minutos. Este tiempo lo dividimos por 60 para convertirlo en horas. 4.980 min. / 60 = 0.083 horas. Entonces: T = 0.083 horas es el tiempo estndar para el procedimiento Archivo de Documentos que se anota en la columna 7 del formulario 1. 8. Tiempo total en horas-hombre en el mes de cada procedimiento distribuido por niveles y denominacin del empleo. Nota: En la columna 8, ingrese las subcolumnas de nivel y denominacin de empleo que requiera de acuerdo con la columna 4. Ejemplo: En la columna 4 del formulario 1 vemos que las procedimientos son realizadas por los siguientes niveles y denominacin de empleo: Asistencial: Secretario. Profesional: Profesional Universitario. Directivo: Director Administrativo. Tcnico: Tcnico. Por lo tanto en la columna 8 se colocan cuatro subcolumnas para los cuatro niveles y denominaciones requeridos.
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Multiplique la cantidad de veces que se repite el procedimiento en el mes (columna 6) por el tiempo estndar asignado al mismo (columna 7) y el resultado colquelo en la casilla correspondiente al respectivo nivel y denominacin del cargo en la subcolumna de la columna 8.
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Ejemplo: El procedimiento Resolver Consulta aparece en la columna 6 que se repite o se hace un promedio de 92 veces al mes, y en la columna 7 tiene un tiempo estndar de 1.51 horas, al hacer la multiplicacin tenemos: 92 x 1.51 horas = 138.92 horas, que se colocan en la columna 8 en la casilla de la subcolumna de Profesional Universitario. 9. Total promedio mes de horas-hombre por actividad Para el clculo del tiempo requerido en cada actividad: sume los tiempos totales de los procedimientos de la respectiva etapa de las subcolumnas de la columna 8, y el total escrbalo en la columna 9 del formulario. Ejemplo: El tiempo de la actividad Definir la Elaboracin del Proyecto es igual a la suma de los procedimientos: Entregar Documentacin (0.741 h), ms Asignar Proyectos (0.741 h) y ms Elaborar Proyectos (331.89 h) = 333.37 horas. 10. Total promedio mes de horas-hombre por proceso Este tiempo, es el total en horas de todos los servicios o productos que nos da el proceso en el mes, o el total de la meta que nos hemos propuesto elaborar en el mismo perodo. Sume los tiempos de cada actividad del respectivo proceso registrados en la columna 9 y el total antelo en la columna 10 del formulario 1. Ejemplo: Para el primer proceso Atencin de Consultas Personales y Telefnicas se suman los tiempos de las etapas Determinar Tema de Consulta 0.552 h ms Atender la Consulta 138.92 h lo cual nos da un tiempo total del proceso de 139.47 horas en el mes. 11. Cantidad de productos generados por el proceso en el mes Es la cantidad de servicios o productos, resultado de los procesos que estamos elaborando en el mes o que nos hemos fijado como meta hacer en el mes. Escriba esta cantidad en la columna 11 del formulario. Ejemplo: Para el primer proceso Atencin de Consultas Personales y Telefnicas se generan como productos 92 Consultas Resueltas en el mes. Nota: La cantidad de productos anotados en la columna 11 del formulario se refiere a los completamente terminados en el mes. Las columnas 9, 10 y 11 son informativas para la Institucin y sirven para anlisis de procesos y de productividad. 12. Total horas requeridas mes por nivel y denominacin del empleo, por actividades y procesos Sume el tiempo total en el mes de cada procedimiento por nivel y denominacin del empleo de las subcolumnas de la columna 8, y el resultado colquelo en el penltimo rengln de la respectiva subcolumna.
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El anterior resultado es el tiempo total utilizado de horas en el mes por cada nivel y denominacin y cargo. En el caso del ejemplo del formulario 1, el total de horas requeridas al mes para el nivel Profesional y denominacin Profesional Universitario para sus respectivos procedimientos es de: (138.92 + 331.89 + 6.50) horas = 477.31 horas requeridas en el mes. Para el Director Administrativo: (0.741 + 6.50) horas = 7.24 horas requeridas en el mes. Similar al procedimiento anterior, se procede a sumar todos los tiempos de las etapas de la columna 9, y los tiempos de los procesos de la columna 10, y colocar los totales en el penltimo rengln de las respectivas columnas.
As: Tiempo total de las etapas (Columna 9): T = 0.552 h + 138.92 h + 333.37 h + 14.82 h = 487.66 horas requeridas en el mes. Tiempo total de los procesos (Columna 10): T = 139.47 h + 348.19 h = 487.66 horas requeridas en el mes. Estos tiempos totales de las etapas o de los procesos representan el total de tiempo que se debe laborar en la dependencia para los dos procesos. NOTA: En este ejemplo y para fines prcticos, solo estamos utilizando dos procesos en la dependencia, pero en el ejercicio real se deben colocar tantos procesos como productos existan. Tanto los procesos como las actividades y procedimientos se deben trabajar en forma macro de tal forma que se facilite su anlisis y medicin. 13. Total personal requerido por nivel y denominacin del empleo y total personal requerido en la dependencia Para determinar la cantidad de personal requerido para cada nivel y denominacin del empleo, se divide su correspondiente total de horas en el mes de las subcolumnas de la columna 8, por 167 horas, tiempo real que un empleado pblico trabaja en promedio por mes. El resultado de la divisin se coloca en el ltimo rengln de la subcolumna respectiva. Las 167 horas de trabajo en el mes, se calculan as: La jornada semanal de trabajo por empleado es de 44 horas semanales, (artculo 33 Decreto 1042 de 1978, modificado por Decreto 85 de 1986). Por lo cual, si se trabajan 5 das a la semana, correspondera trabajar cada da 8.8 horas.
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El ao tiene 365 das de los cuales se descuentan 52 domingos, 52 sbados, 18 das festivos y 15 das de vacaciones, dando 228 das realmente laborados al ao, para un promedio de 19 das/mes. 19 das/mes x 8.8 horas /da = 167 horas/mes. Para el caso del ejemplo, en el cargo de Profesional Universitario del nivel Profesional, se requieren: 477.31 horas/ 167 horas/mes = 2.85 Profesionales Universitarios. El Total de Personal Requerido en la Dependencia es igual a la suma de todos los requerimientos de personal por nivel y denominacin del empleo de la ltima casilla de las subcolumnas de la columna 8. Ejemplo: 0.0433 Director Administrativo 2.8580 Profesional Universitario TOTAL: 2.9198 empleados 0.0064 Tcnico 0.0121 Secretario Aprox. 2.92 empleados
Tambin es igual al obtenido dividir el tiempo total de todas las etapas (columna 9) o de los procesos (columna 10) por 167 horas: 487.66 horas/ 167 horas/ empl. = 2.92 empleados. Una vez terminado el estudio de cargas de trabajo de la dependencia podemos hacer las siguientes consideraciones: Determinar si sobra o falta personal en la dependencia.
Una vez obtenido el total del personal por cada nivel, se procede a hacer la planta de personal, donde se distribuyen por grados, acorde con los requisitos de los procedimientos consignados en la columna 5 del formulario 1 y al sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos vigente. Al conocer la cantidad de horas-hombre y el nivel de los empleos utilizados en cada etapa y en todo el proceso, podemos hallar su costo en lo relacionado a la parte de nmina, y as utilizar esta informacin para anlisis de productividad o estudio ms riguroso de aquellas etapas que estn generando los mayores costos. Determinar cules cargos estn recargados de trabajo y cules estn subutilizados y por lo tanto cmo utilizarlos en otras dependencias o reasignar funciones en la misma, aprovechando las ventajas de tener la planta de personal globalizada. Un cargo para el cual se requiera 1.55 empleados: Est recargado de trabajo. Un cargo para el cual se requiera 0.55 empleados: Est subutilizado
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Nota: Cuando en una dependencia tenemos un requerimiento total de personal en cifras decimales, se considera pertinente aproximarlo al nmero entero ms prximo por encima o por debajo, exclusivamente para los decimales que estn en el rango de 0.80 a 1 o de 0 a 0.30. Ejemplo: Los 2.85 profesionales universitarios requeridos para realizar las labores de los dos procesos en el mes, se aproximan a tres empleados. Un requerimiento de 0.917 de persona se asume que equivale a 1 persona. En el caso contrario, un requerimiento de 3.123, se asume que equivale a 3 personas.

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Medicin de cargas de trabajo por dependencia

SECRETARA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS 3
Tiempo total en horas hombre en el mes de cada procedimiento distribuido por niveles y denominacin del empleo. ( columna 6 x columna 7 ) Directivo Asesor Profesional Tcnico Asistencial
Formulario nmero 1
FECHA: 7 8 9 10
Cantidad de productos generados por el proceso en el mes o metas Propuestas
DEPENDENCIA: 4 5 6
Repblica de Colombia Procedimiento Nivel y denominacin de empleo Cantidad tiempo de promedio Requisitos trabajo por cada de veces que del procedimiento se repite el procedimiento en horas procedimiento (tiempo estandar) en el mes Total Total Promedio promedio mes-horas mes-horas hombre por hombre por Etapa Proceso Administrativo 92 0.006 h 0.552 Bachillerato 0.552 139.47 92 138.92 138.92 Profesional Profesional Universitario Ttulo profesional en admn., ing. Industrial Bachillerato 13 Administrativo Auxiliar administrativo Director Administrativo 13 0.741 Titulo universitario especializado Ttulo universitario ingeniera 13 25.53 h 13 0.5 h 331.89 333.37 Profesional Profesional Universitario Ttulo universitario ing. Civil, industrial 13 0.5 h 6.50 6.50 348.19 Directivo Director Administrativo Ttulo de profesional , especializado Bachillerato comercial 13 13 0.083 h 7.24 477.31 0.057 h 1.079 2034 0.0121 Bachiller Administrativo Auxiliar administrativo Tcnico Tcnico 14.82 0.741
FUNCIN PBLICA
Procesos por dependencia
Etapa o fase
Atencin de consultas
Determina tema de la consulta
Remitir al profesional asignado
Atender la Consulta
Resolver Consulta
92 consultas resueltas
Elaboracin Evaluar y aprobar Entregar proyectos documentacin plan de ordenamiento Asignar proyectos
Elaborar proyectos Profesional Profesional Universitario
Denir y elaborar
Evaluacin proyectos y cambios
13 proyectos
Aprobacin o concepto
Radicar documentacin
Archivo
12 TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIN DEL EMPLEO, ETAPAS Y PROCESOS
13 TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL Y DENOMINACIN DEL EMPLEO, Y TOTAL PERSONAL REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
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Personal requerido para la institucin.
Formulario nmero 2
Para la elaboracin del formulario nmero 2, personal requerido para la institucin se trasladan todos los totales de personal requerido por cada nivel (ltima casilla de las subcolumnas de la columna 8 del formulario nmero1) que se haya elaborado para cada dependencia, a las respectivas casillas del formulario nmero 2 en la fila correspondiente a la misma dependencia. Luego, en el formulario nmero 2 se suman horizontalmente los requerimientos de personal de cada dependencia, y nos da la cantidad de empleados requerida para la misma. Ejemplo: Si despus de elaborado el estudio de cargas de trabajo para un municipio nos dio en el formulario nmero 1 que para la dependencia Despacho del Alcalde se requieren los siguiente empleados en los niveles as: 1. De nivel Directivo 1. De nivel Asesor 2. De nivel Asistencial Esta informacin es la que se trasladara a la correspondiente fila (Despacho del Alcalde) en el formulario nmero 2. Se suman verticalmente en cada columna los requerimientos de personal de cada nivel y nos da el nmero de empleados requeridos del mismo en la Institucin. La suma de los empleados requeridos para todas las dependencias nos da el total de empleados de la Institucin. Por ltimo, para verificar la exactitud de la informacin registrada se suman las personas requeridas en cada dependencia (ltima columna del formulario 2), y debe ser igual al total de la sumatoria de la ltima fila. Personal requerido para la institucin (consolidado). Formulario nmero 2
NIVELES DEPENDENCIA DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TCNICO ADMINISTRATIVO OPERATIVO TOTAL POR DEPENDENCIA
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DESPACHO DEL ALCALDE SECRETARA DE GOBIERNO SECRETARA DE EDUCACIN
1 1 1
1 3 3 3
1 3 1
1 4
4 14 5
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NIVELES DEPENDENCIA DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TCNICO ADMINISTRATIVO OPERATIVO TOTAL POR DEPENDENCIA
SECRETARA DE SALUD SECRETARA DE AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE SECRETARA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL
1 1
5 2
2 3
1 1
9 7
1 6 1
2 12
3 14
1 8 5
7 46
6.3 Otras tcnicas para medicin de tiempos de los trabajos
Se basa en descomponer un procedimiento en movimientos o micromovimientos de manos, brazos o piernas etc. o combinacin de los anteriores como: Introducir un sobre en la mquina de escribir, consultar direccin, escribir direccin etc., y luego a cada movimiento asignarle un tiempo preestablecido y que est en tablas que se consiguen en el mercado o son elaboradas en la misma empresa. La suma de los tiempos de todos los movimientos, ms el tiempo suplementario por fatiga, ruido, temperatura etc., da el tiempo total del procedimiento. Tiene como ventajas este mtodo el de la precisin, y como inconvenientes el costo elevado, limitaciones en su aplicacin y requiere personal especializado. Mtodo de la filmacin de los trabajos En esta tcnica se utiliza la filmacin de los trabajos con cmaras especiales que permiten al personal experto cuantificar el tiempo de cada procedimiento. Esta tcnica tambin es muy til para el estudio de los mtodos de trabajo. Como ventajas, este mtodo tiene rapidez, precisin y costo reducido. Presenta inconvenientes de resistencia de los empleados y no aplicable a trabajos de tipo intelectual. Mtodo del muestreo del trabajo Esta tcnica es tambin conocida como Mtodo de Observaciones Instantneas, Observaciones Aleatorias o Work Sampling.
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Clculo de tiempos sobre la base de Tablas de Movimientos, Estndares o Tiempos Normalizados.
En este mtodo, una persona realiza una serie de observaciones instantneas en momentos escogidos en forma aleatoria o al azar, y anota en una Hoja de Anlisis qu labor est realizando el empleado en ese momento. Con base en el anlisis de todas las observaciones, obtiene el porcentaje de la jornada laboral que el empleado le dedica a realizar cada procedimiento. Luego ese porcentaje lo convierte en horas, y ese tiempo obtenido, agregndole el suplementario por ruido, fatiga o temperatura, es el tiempo estndar asignado al procedimiento. El momento en el cual se debe realizar cada observacin, se saca de tablas de tiempos aleatorios que existen en el mercado. El grado de precisin depende de la cantidad de observaciones.
Este mtodo presenta un grado de precisin satisfactoria, y tiene la dificultad de distinguir por la sola observacin, qu procedimiento est realizando el empleado. Mtodo del auto punteo del trabajo En este mtodo el empleado va anotando en un formulario, previamente elaborado, la secuencia, hora de iniciacin y terminacin de todos los procedimientos que realiza a lo largo de su jornada laboral. Con base en el formulario, se establecen los tiempos de los diferentes procedimientos. Este mtodo es aplicable para empleados con puestos de responsabilidad, y empleados que realizan trabajos muy variados o difciles de cuantificar.
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7. PLANTA DE PERSONAL
Es el conjunto de los empleos requeridos para el cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a una institucin, identificados y ordenados jerrquicamente acorde con el sistema de nomenclatura y clasificacin vigente. De conformidad con el artculo 19 de la Ley 909 de 2004, el diseo de cada empleo debe contener: La descripcin del contenido funcional del empleo, de tal manera que permita identificar con claridad las responsabilidades exigibles a quien sea su titular; El perfil de competencias que se requieren para ocupar el empleo, incluyendo los requisitos de estudio y experiencia, as como tambin las dems condiciones para el acceso al servicio. En todo caso, los elementos del perfil han de ser coherentes con las exigencias funcionales del contenido del empleo; La duracin del empleo siempre que se trate de empleos temporales. Empleos de carcter temporal: Los organismos y entidades del Orden Nacional y Territorial, podrn contemplar excepcionalmente en sus plantas de personal empleos de carcter temporal o transitorio. Su creacin deber responder a una de las siguientes condiciones: a) Cumplir funciones que no realiza el personal de planta por no formar parte de las actividades permanentes de la administracin; b) Desarrollar programas o proyectos de duracin determinada; c) Suplir necesidades de personal por sobrecarga de trabajo, determinada por hechos excepcionales; d) Desarrollar labores de consultora y asesora institucional de duracin total, no superior a doce (12) meses y que guarde relacin directa con el objeto y la naturaleza de la institucin.
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La justificacin para la creacin de empleos de carcter temporal deber contener la motivacin tcnica para cada caso, as como la apropiacin y disponibilidad presupuestal para cubrir el pago de salarios y prestaciones sociales. El grupo de trabajo deber revisar en la planta de personal vigente los siguientes aspectos: Si la planta de personal actual est aprobada legalmente mediante acto administrativo por la autoridad que tiene la facultad para ello. Si se ajusta al sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos vigente. Si se adapta a la estructura u organizacin interna vigente o a la propuesta.
Si cumple con las funciones, objetivos y misin definidos en la norma de creacin o las que la han modificado. Si permite cumplir con los procesos, productos y servicios que se han definido. Revisados los puntos anteriores se puede concluir si se requiere o no modificar la planta de personal actual. En caso afirmativo, para elaborar la nueva planta de personal se deben considerar los siguientes aspectos: 1. Haber desarrollado las etapas 1 al 6 de la presente gua. 2. Ajustarse a las disposiciones vigentes sobre el sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos y escala salarial. 3. Elaborar un estudio de cargas de trabajo para cada una de las dependencias propuestas en la nueva estructura u organizacin interna 4. Establecer la planta de personal propuesta. 5. Elaborar los cuadros comparativos de la planta de personal y sus costos para determinar su incidencia presupuestal. 6. Determinar las indemnizaciones para los cargos que se van a suprimir de carrera administrativa. 7.1. Sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos Es una ordenacin sistemtica y codificada de las distintas denominaciones de empleo dentro de cada uno de los niveles jerrquicos determinados por las normas vigentes y que para el caso del orden nacional se encuentran establecidos en el Decreto 2489 de 2006 y sus modificatorios y en el orden territorial en el Decreto-ley 785 de 2005.
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Los actuales niveles jerrquicos tanto del nivel Nacional como el Territorial se encuentran clasificados as: - Directivo - Asesor - Profesional - Tcnico - Asistencial Dentro de cada nivel jerrquico, anteriormente descritos, existen varias denominaciones de empleo que se identifican con un cdigo y grado salarial. Denominacin del empleo. Se refiere al nombre del cargo especfico que debe realizar una determinada labor. Para cada nivel jerrquico la norma de nomenclatura y clasificacin de empleos determina las diferentes denominaciones de empleo que son aplicables. Cdigo. Cada denominacin de empleo se identifica con un cdigo de varios dgitos de acuerdo con la norma vigente de nomenclatura y clasificacin de empleos. Para el orden nacional es de cuatro (4) dgitos, el primero seala el nivel jerrquico y los tres siguientes indican la denominacin del cargo. Para el orden territorial es de tres (3) dgitos, el primero seala el nivel jerrquico y los dos siguientes indican la denominacin del cargo. Este cdigo deber ser adicionado hasta con dos dgitos ms que correspondern a los grados de asignacin bsica que las asambleas y consejos les fijen a las diferentes denominaciones de empleos. Grado Salarial. Es el nmero de orden que indica la asignacin bsica mensual para cada denominacin de empleo dentro de una escala progresiva de salarios, segn la complejidad y responsabilidad inherente al ejercicio de sus funciones. Cada denominacin de empleo puede tener uno o ms grados salariales dependiendo de funciones, responsabilidades, requisitos de conocimientos y experiencia para el desempeo de su labor. En el orden nacional los grados salariales son fijados por los decretos que sobre el particular expida el Gobierno Nacional con base en la Ley 4 de 1992. En el orden territorial los grados salariales, conformados hasta por dos dgitos, estn fijados por las Asambleas y Concejos Municipales o Distritales, segn el caso, teniendo en cuenta los lmites mximos fijados por decreto del Gobierno Nacional con base en las facultades de la Ley 4 de 1992.
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De acuerdo con lo anteriormente expuesto se puede concluir que el sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos lo conforman el nivel jerrquico, la denominacin de empleo, el cdigo y el grado salarial. Vale mencionar que para establecer las escalas salariares en el nivel territorial, existe una competencia concurrente segn lo expresa la Corte Constitucional, en Sentencia C-510 de 1999, donde seal: En estos trminos, para la Corte es claro que existe una competencia concurrente para determinar el rgimen salarial de los empleados de las entidades territoriales, as: Primero, el Congreso de la Repblica, facultado nica y exclusivamente para sealar los principios y parmetros generales que ha de tener en cuenta el Gobierno Nacional en la determinacin de este rgimen. Segundo, el Gobierno Nacional, a quien corresponde sealar slo los lmites mximos en los salarios de estos servidores, teniendo en cuenta los principios establecidos por el legislador. Tercero, las asambleas departamentales y concejos municipales, a quienes corresponde determinar las escalas de remuneracin de los cargos de sus dependencias, segn la categora del empleo de que se trate. Cuarto, los gobernadores y alcaldes, que deben fijar los emolumentos de los empleos de sus dependencias, teniendo en cuenta las estipulaciones que para el efecto dicten las asambleas departamentales y concejos municipales, en las ordenanzas y acuerdos correspondientes. Emolumentos que, en ningn caso, pueden desconocer los lmites mximos determinados por el Gobierno Nacional. Ejemplo de nomenclatura de empleos en el Orden Nacional:
DENOMINACIN DEL EMPLEO Contador General de la Nacin Director Tcnico Administrativo u operativo
CDIGO NIVEL DIRECTIVO 0004 0100
GRADO 25 24 21 20 19
Ejemplo de nomenclatura de empleos en el Orden Territorial:

DENOMINACIN DEL EMPLEO Alcalde Secretario de Despacho CDIGO NIVEL DIRECTIVO 005 020 NIVEL PROFESIONAL 219 222 GRADO
03 03 05
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Profesional Universitario Profesional Especializado
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7.2. Determinacin de la planta de personal Elaborado el estudio de cargas de trabajo y acorde con las funciones asignadas a cada dependencia y los respectivos procesos en la estructura determinada, se procede a la elaboracin de la nueva planta de personal. Es importante tener en cuenta que la planta de personal desde el punto de vista de su aprobacin debe conformarse en forma global, pero tcnicamente debe corresponder al estudio previo de cargas de trabajo y a la estructura u organizacin interna determinada. La planta de personal global consiste en la relacin detallada de los empleos requeridos para el cumplimiento de las funciones de una entidad, sin identificar su ubicacin en las unidades o dependencias que hacen parte de la organizacin interna de la institucin. La planta de personal global presenta las siguientes ventajas: Permite ubicar el personal de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las funciones. Conduce a una mayor agilidad, eficiencia y productividad en el logro de los objetivos institucionales, dando cumplimiento a los principios sobre funcin administrativa establecidos en la Constitucin Poltica, en el Plan de Gobierno y los respectivos Planes de Desarrollo. Flexibiliza la administracin del recurso humano al permitir la movilidad del personal de un rea afn a otra, como un mecanismo real e idneo para dinamizar los procesos operativos y tcnicos y facilitar la gestin de la entidad. Permite la conformacin de grupos internos de trabajo, permanentes o transitorios, conformados con personal interdisciplinario, liderados por funcionarios altamente calificados, como una alternativa para racionalizar las actividades, logrando el mximo aprovechamiento de los recursos humanos disponibles dentro de una institucin. Para establecer la planta de personal es indispensable tener en cuenta la estructura u organizacin interna propuesta, el sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos, la escala salarial vigente y el estudio de cargas de trabajo. Ahora bien, con el fin de garantizar la preservacin de los derechos de los empleados de carrera, las reformas de planta de personal de las entidades de la Rama Ejecutiva de los rdenes nacional y territorial, que impliquen supresin de empleos de carrera, debern motivarse expresamente; fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernizacin de la Administracin y basarse en estudios tcnicos que as lo demuestren. (Artculo 46 de la Ley 909 de 2004, artculo 95 del Decreto 1227 de 2005).
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La entidad debe proceder a definir la planta de personal relacionando los empleos de cualquier nivel jerrquico cuyo ejercicio implica confianza, que tengan asignadas funciones de asesora institucional, asistenciales o de apoyo y que estn al servicio directo e inmediato y adscritos a los Despachos del Ministro, Viceministro, Director y Subdirector de Departamento Administrativo, Superintendente, Gobernador, Alcalde (distrital, municipal o local), Contralor o Personero, Presidente, Director o Gerente de Establecimiento Pblico, entre otros, los cuales deben ser especificados en forma separada, pues tales particularidades le dan connotacin de empleos de libre nombramiento y remocin, de conformidad con las normas de carrera administrativa. Los dems empleos, ya sean de libre nombramiento y remocin (por pertenecer al nivel directivo) o de carrera administrativa de los distintos niveles, pasarn a ser parte de la Planta de Personal Global de la institucin, la cual estar compuesta por un nmero de empleos determinados por el estudio de cargas de trabajo. Ejemplo de planta de personal en el Orden Nacional:
NMERO DE CARGOS 1 (uno) 1 (uno) 1 (uno) 1 (uno) 1 (uno) 3 (tres) 1 (uno) 3 (tres) 5 (cinco) 1 (uno) 2 (dos) 1 (uno) 3 (tres) DEPENDENCIA Y DENOMINACIN DEL EMPLEO DESPACHO DEL MINISTRO Ministro Secretario Ejecutivo Secretario DESPACHO DEL VICEMINISTRO Viceministro Secretario PLANTA GLOBAL Profesional Especializado Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Conductor Mecnico Conductor Mecnico CDIGO 0005 4210 4178 0020 5040 2028 2044 2044 2044 2044 2044 4103 4103 GRADO -18 12 -17 18 11 10 09 07 06 17 15
Ejemplo de planta de personal en el Orden Territorial:

NMERO DE CARGOS DEPENDENCIA Y DENOMINACIN DEL EMPLEO DESPACHO DEL ALCALDE Alcalde Asesor Secretario Ejecutivo CDIGO 005 105 425 GRADO -10 05
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1 (uno) 1 (uno) 1 (uno)
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NMERO DE CARGOS 3 (tres) 4 (cuatro) 3 (tres) 5 (cinco) 2 (dos) 2 (dos)
DEPENDENCIA Y DENOMINACIN DEL EMPLEO PLANTA GLOBAL Secretario de Despacho Jefe de Ocina Asesora de Jurdica Profesional Especializado Profesional Universitario Profesional Universitario Conductor Mecnico
CDIGO 020 115 222 219 219 482
GRADO 06 05 08 03 05 02
7.3. Viabilidad o disponibilidad presupuestal. En primer lugar la entidad debe identificar en el presupuesto asignado a la institucin dentro de pago funcionamiento el rubro servicios personales. En el orden territorial es indispensable tener en cuenta las disposiciones contempladas en la Ley 617 de 2000 y Ley 715 de 2001 y dems normas relacionadas. A continuacin, se debe evaluar el costo anual de la planta de personal propuesta considerando los gastos de las asignaciones bsicas, gastos de representacin, primas tcnicas y dems prestaciones sociales legales. Con la informacin anterior se comparan los costos de la planta de personal propuesta con el presupuesto asignado, para determinar si se cuenta con los recursos suficientes para cubrir los costos de la nmina planteada. Si el presupuesto es inferior al costo real de la nmina de la planta de personal propuesta, se debe replantear la cantidad de servicios o productos que la institucin ofrece, requirindose hacer los ajustes necesarios en el estudio de cargas de trabajo hasta que se adecue al presupuesto aprobado al organismo o entidad correspondiente. La otra alternativa ante la situacin de presentarse un presupuesto inferior, es solicitar un reajuste presupuestal dentro de los trminos legales cuando este aplique. Igualmente, el equipo de trabajo debe hacer un anlisis comparativo entre la planta de personal actual frente a la planta de personal propuesta, con el fin de identificar, si es del caso, la cantidad de empleos a suprimir, sean de carrera administrativa o de libre nombramiento y remocin, para valorar las indemnizaciones a que haya lugar, cuando se trate de funcionarios con derechos de carrera administrativa. Adoptada la planta de personal por la autoridad competente, esta solo tendr efectos fiscales a partir de la posesin de sus empleados, pues las plantas de personal no tienen efectos fiscales retroactivos, salvo disposicin legal y expresa en contrario.
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Es fundamental para sancionar un acto administrativo de modificacin de la planta de personal en una entidad nacional y territorial, solicitar la expedicin de la viabilidad o disponibilidad presupuestal respectivamente, emitida por la autoridad competente, en la que conste que existen recursos para cubrir los costos de la planta propuesta y las indemnizaciones respectivas, en el caso de supresin efectiva de empleos de carrera administrativa. La disponibilidad presupuestal no se requiere para el estudio y revisin preliminar del acto administrativo, pero es requisito indispensable para la aprobacin de la planta de personal y firma del acto administrativo respectivo. 7.4. Acto administrativo de modificacin de planta. Toda modificacin a las plantas de personal de los organismos y entidades de las Ramas Ejecutivas del Poder Pblico del orden nacional, deber ser aprobada por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, en armona con lo dispuesto en el artculo 115 de la Ley 489 de 1998, en donde se prev que las plantas de personal de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva nacional sern aprobadas por el Gobierno Nacional. Lo anterior conlleva a determinar que el acto administrativo de planta de personal en el orden nacional ha de ser aprobada por Decreto Presidencial, el cual llevar las firmas del Ministro de Hacienda y Crdito Pblico, el Ministro o Director de Departamento correspondiente y del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. En un departamento la modificacin de la planta de personal de la Gobernacin es facultad del Gobernador a travs de un decreto departamental. (Art. 305, numeral 7 de la Constitucin Poltica). Para las entidades descentralizadas departamentales es competencia de las Juntas o Consejos Directivos conforme a lo establecido por el Decreto-ley 1221 de 1986, el cual contar con la aprobacin del Gobernador. Para los municipios y distritos, la modificacin de la planta de personal de la Alcalda es facultad del Alcalde a travs de un decreto municipal o distrital (art. 315, numeral 7 de la Constitucin Poltica). Para las entidades descentralizadas del orden municipal es competencia de las autoridades que sealen sus actos de creacin de acuerdo con lo sealado en el Decreto-ley 1333 de 1986. La competencia para modificar las plantas de personal de las Contraloras Departamentales, Municipales y Distritales es de la Asamblea Departamental o del Concejo Municipal o Distrital correspondiente. La modificacin de las plantas de personal de las Personeras Municipales o Distritales es de los Concejos Municipales o Distritales segn el caso.

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En el acto administrativo de aprobacin se debe hacer diferenciacin entre la planta de personal de empleos pblicos y la de trabajadores oficiales (cuando sea del caso), por
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lo tanto, en la norma que establezca la planta de personal, se har la relacin detallada de los empleos pblicos de acuerdo con el sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos y para el caso de trabajadores oficiales slo se har referencia a un nmero global de estos, en artculo separado. Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos y funciones del organismo o entidad, se podr incluir la competencia de crear con carcter permanente o transitorio grupos interno de trabajo, a los cuales se les debe determinar los procedimientos que debern cumplir y las consiguientes responsabilidades y dems normas necesarias para su funcionamiento. Adicionalmente, para el manejo adecuado de la planta global, se ha de otorgar facultad al Ministro, Director de Departamento, Gobernador, Alcalde, Director, Gerente o Presidente de organismo o entidad nacional o territorial, para distribuir los empleos y ubicar el personal, de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las funciones, la organizacin interna, las necesidades del servicio y los planes, programas y proyectos trazados por la entidad. (Anexos 16, 17, y 18).
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8. MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

El manual especfico de funciones y de competencias es un instrumento de administracin de personal a travs del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeo de los mismos. Se constituye en el soporte tcnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u organismo. El manual especfico de funciones y de competencias laborales, se orienta al logro de los siguientes propsitos: Instrumentar la marcha de procesos administrativos tales como: seleccin de personal, induccin de nuevos funcionarios, capacitacin y entrenamiento en los puestos de trabajo y evaluacin del desempeo. Generar en los miembros de la organizacin el compromiso con el desempeo eficiente de los empleos, entregndoles la informacin bsica sobre los mismos. Proporcionar informacin de soporte para la planeacin e implementacin de medidas de mejoramiento y modernizacin administrativas, estudio de cargas de trabajo. Facilitar el establecimiento de parmetros de eficiencia y criterios de autocontrol. 8.1. Competencias laborales Las competencias laborales se refieren a un nuevo concepto en la administracin pblica, que se define como la capacidad de una persona para desempear, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector pblico, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que est determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado pblico. Las competencias comunes, las comportamentales y las funcionales, adems de los requisitos de estudio y experiencia, conforman las competencias laborales.
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Las competencias comunes y comportamentales hacen referencia al conjunto de caractersticas de la conducta que se exige como estndares bsicos para el desempeo del empleo, atendiendo a la motivacin, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de personalidad, cuyos criterios para describirlas estn definidos en los artculos 6, 7 y 8 del Decreto 2539 de 2005, las cuales se aplican de la siguiente forma: Competencias comunes a los servidores pblicos a quienes se les aplican los Decretos- ley 770 y 785 de 2005 y las competencias comportamentales mnimas por nivel jerrquico. Las competencias funcionales precisan y detallan aquello que debe estar en capacidad de hacer el empleado para ejercer un cargo y se definirn a partir del contenido funcional del empleo.
8.2. Metodologa para ajustar o establecer los manuales especficos de funciones y de competencias laborales 8.2.1. Ajuste o establecimiento de los manuales: Las entidades del orden nacional y territorial procedern a ajustar o establecer los manuales especficos de funciones y de requisitos incluyendo los siguientes aspectos: 1) La identificacin del propsito principal o razn de ser del empleo, que es la misin o el objeto del empleo que explica la necesidad de existencia del mismo dentro de la estructura de procesos y misin encomendados al rea a la cual pertenece. 2) Las competencias comunes a los servidores pblicos y las comportamentales que se han definido por cada nivel jerrquico de empleos, observando lo dispuesto en los artculos 7 y 8 del Decreto 2539 de 2005. 3) Las competencias funcionales de los empleos en los trminos dispuestos en el numeral 10.5 y 10.6 del artculo 10 del Decreto 2539 de 2005. 4) Los requisitos de estudio y experiencia ajustados de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 770 de 2005 y su decreto reglamentario, para las entidades del orden nacional y en el Decreto 785 de 2005, para las del orden territorial. 8.2.2. Procedimiento A continuacin se establece el procedimiento a seguir por las entidades del orden nacional y territorial para ajustar los manuales especficos de funciones y de requisitos. Para la realizacin del ajuste del manual especfico de funciones y de requisitos actual se recomienda la conformacin de un grupo o equipo de trabajo integrado por personal vinculado a la institucin y conocedores de las funciones sealadas para cada dependencia o rea de trabajo.
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8.2.2.1. Ajustar la planta de personal a la nomenclatura de empleos Las entidades del orden territorial debern ajustar sus plantas de personal de conformidad con la nomenclatura y clasificacin de empleos establecidas en el decreto 785 de 2005. En relacin con las instituciones del orden nacional, deber observarse la clasificacin y nomenclatura de empleos prevista en los Decretos 2502 de 1998, 2487 de 1999 y 1753 de 2003 y a las dems disposiciones que dicte el Gobierno Nacional en esta materia. 8.2.2.2 Ajustar el manual especfico de funciones y de requisitos a un manual especfico de funciones y de competencias laborales
PASO 1. Identificacin del empleo Se denomina identificacin del empleo al conjunto de datos que describen la denominacin, dependencia, cdigo, grado, nivel, nmero de cargos y cargo del jefe inmediato. Procedimiento para identificar el empleo Nivel. Establezca inicialmente el nivel jerrquico al cual pertenece el empleo: nivel tcnico, de acuerdo con la norma que establece el rgimen de nomenclatura y clasificacin de empleos pblicos (Decreto 2489 de 2006 para las instituciones de orden nacional, o bien el Decreto 785 de 2005 para las instituciones de orden territorial). Denominacin del Empleo. Identifique el nombre o denominacin del empleo, segn se encuentra previsto en el acto administrativo que establece la planta de personal, el cual deber estar de acuerdo con la nomenclatura de empleos del Decreto 785 de 2005, para las instituciones de orden territorial y en relacin con las instituciones del orden nacional han de observarse las denominaciones de empleo previstas en los Decretos 2489 de 2006, 3070 de 2006, 3043 y 4137 de 2007 y 4682 de 2008. Cdigo. El cdigo del empleo debe igualmente corresponder al sealado en la norma que ajusta la respectiva planta de personal y expresa: El primer dgito establece el nivel jerrquico al cual pertenece el empleo. Para el orden territorial los dos dgitos siguientes corresponden a la denominacin del cargo dentro del respectivo nivel jerrquico; para el caso de empleos de orden nacional son los tres dgitos siguientes.
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Para ilustrar el procedimiento se toma como ejemplo un empleo del nivel profesional, cuya denominacin es profesional especializado cdigo 2028 grado 19.
Grado. Los dos dgitos siguientes corresponden al grado de remuneracin o de asignacin salarial determinada en la escala fijada por las respectivas autoridades competentes. Nmero de cargos. Relacione el nmero de empleos de igual denominacin, cdigo y grado de remuneracin existentes en la planta de personal de la entidad. (Excluir los empleos pblicos sealados por la ley como de libre nombramiento y remocin). Dependencia. Escriba aquella en la cual est ubicado el empleo, cuando los empleos se encuentran descritos dependencia por dependencia, en la planta de personal. En el caso de las plantas globales sealar: Donde se ubique el cargo. Cargo del jefe inmediato. Escriba el nombre del cargo a quien corresponde ejercer la supervisin directa del desempeo laboral. En las plantas de personal en las cuales se efecta la distribucin de empleos por dependencia, este corresponder al empleo de la respectiva jefatura. En el caso de las plantas globales, se indicar: Quien ejerza la supervisin directa. Ejemplo:
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIN Nivel: Denominacin del Empleo: Cdigo: Grado: No. de cargos Dependencia Cargo del Jefe Inmediato: Profesional Profesional Especializado 2028 19 Cinco (5) Donde se ubique el cargo Quien ejerza la supervisin Directa
PASO 2. Definicin del propsito principal o razn de ser del empleo a partir de las funciones esenciales Cada empleo de la administracin pblica tiene un propsito fundamental y nico para el cumplimiento de la misin institucional. Dicho propsito es la descripcin de su objeto fundamental. El propsito principal y las funciones esenciales deben describir entonces lo que es necesario hacer o lograr en trminos de resultado. La identificacin del propsito principal del empleo explica la necesidad de su existencia o su razn de ser dentro de la estructura de procesos y misin encomendados al rea a la cual pertenece.
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La estructura gramatical sugerida para orientar la definicin del propsito principal del empleo, es la siguiente:
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VERBO 1
OBJETO
CONDICIN Los requerimientos de calidad que se espera obtener en los resultados de su funcin laboral.
La accin fundamental del Los aspectos sobre los que empleo en funcin de los recae su accin dentro de su procesos en que participa y del rea de desempeo. rea de desempeo especco.
Continuando con el ejemplo anterior, el propsito principal sera el siguiente:

VERBO OBJETO CONDICIN tendientes a promover el desarrollo integral del talento humano al servicio de la entidad.
Realizar
estudios e investigaciones
I - PROPSITO PRINCIPAL Realizar estudios e investigaciones tendientes a promover el desarrollo integral del talento humano al servicio de la entidad.
PASO 3. Funciones esenciales del empleo Se denominan funciones esenciales aquellas que se requieren para el cumplimiento del propsito principal del empleo y presentan las siguientes caractersticas: a) Describen lo que una persona debe realizar; b) Responden a la pregunta: qu debe hacerse para lograr el propsito principal?; c) Expresan lo que debe hacerse, lo cual no corresponde siempre con lo que se hace actualmente; d) Cada funcin enuncia un resultado diferente; e) Su redaccin sigue el mismo ordenamiento metodolgico que para el propsito clave. Las funciones esenciales de cada empleo deben ser claras, precisas y describen el qu debe hacer y el para qu de cada funcin, de conformidad con la misin institucional, las actividades de la dependencia, los programas y proyectos y con el nivel y naturaleza general del empleo.
Para facilitar el desarrollo de esta actividad se suguiere consultar el listado de verbos contenidos en el Anexo 2.
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III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Adelantar estudios e investigaciones para identificar las necesidades de capacitacin y preparar y presentar el plan institucional de capacitacin, los programas de induccin, reinduccin, estmulos y evaluacin del desempeo para el talento humano de la entidad. 2. Adelantar estudios que permitan mantener actualizada la planta de personal y el manual especfico de funciones y requisitos teniendo en cuenta la estructura de la entidad y las necesidades de las dependencias de la entidad. 3. Adelantar estudios de las mejores prcticas para efectuar anlisis comparativos con otras entidades pblicas y del sector privado para el desarrollo del talento humano al servicio de la entidad y proponer su adopcin. 4. Efectuar el seguimiento al Plan Institucional aprobado por la entidad y proponer los correctivos a que haya lugar. 5. Ejecutar y evaluar los programas y proyectos en materia de capacitacin, induccin, reinduccin, evaluacin del desempeo y estmulos que deba adelantar el rea, para el mejoramiento continuo y desarrollo del talento humano. 6. Preparar, presentar, ejecutar y evaluar el plan anual de bienestar social de la entidad. 7. Orientar el desarrollo de los programas de seguridad social y las relaciones con las diferentes entidades prestadoras de estos servicios, con el fin de optimizar el servicio para los servidores de la entidad. 8. Preparar proyectos de actos administrativos, oficios y documentos relacionados con el rea del recurso humano, para mantener actualizada las situaciones administrativas de los funcionarios de la entidad de conformidad con las normas vigentes. 9. Adelantar los estudios para elaborar y mantener actualizados los procedimientos propios de la dependencia. PASO 4. Definicin de las contribuciones individuales o criterios de desempeo. Las contribuciones individuales se refieren al conjunto de productos o resultados laborales que permiten medir o especificar lo esperado, en trminos de resultados observables como consecuencia de la realizacin del trabajo.

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Describen en forma detallada lo que el empleado respectivo ejerciendo un determinado empleo, tiene que lograr y demostrar para comprobar que es competente e idneo.
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De acuerdo con esta definicin, determine las contribuciones individuales que se espera de cada empleo, teniendo en cuenta las funciones esenciales de este y su propsito principal. Para tal efecto, defina qu resultados se obtienen de los procesos, actividades y funciones que realiza el empleado a partir de las siguientes preguntas: Qu se espera del desempeo? Cmo se espera el resultado? Cul es la calidad de los resultados? La estructura gramatical sugerida para orientar la definicin de las contribuciones individuales de quien est llamado a desempear el empleo, es la siguiente:
OBJETO VERBO2 CONDICIN Cumplimiento del resultado esperado en condiciones de calidad
Los resultados de la actividad La accin ejecutada laboral
Continuando con el ejemplo, las siguientes seran las contribuciones individuales del empleo:
OBJETO VERBO CONDICIN Estn de acuerdo con las polticas y normas en materia de administracin de personal. A las necesidades institucionales y del personal de la entidad.
Los planes y programas en materia de bienestar social, Presentados estmulos y evaluacin del desempeo. Los planes y programas en Responden materia de capacitacin.
Al describir las contribuciones individuales observe que: a) Cada funcin esencial puede tener dos o ms contribuciones individuales. b) La contribucin individual contiene un resultado y una condicin de calidad. c) No se describen tareas, se describen los resultados esperados del desempeo. d) Las condiciones de calidad son medibles y observables. e) El cumplimiento del resultado y la condicin de calidad permite evaluar el desempeo y el nivel de competencia.
2
Para facilitar el desarrollo de esta actividad consulte el listado de verbos contenido en el Anexo 2. Tenga en cuenta que el verbo, en este caso, no debe ir en infinitivo.
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Siguiendo el anlisis descrito, se va obteniendo una descripcin del empleo, as:

PROPSITO PRINCIPAL FUNCIONES ESENCIALES CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. Los planes y programas en materia de bienestar social, estmulos y evaluacin del desempeo presentados estn de acuerdo con las polticas y normas en materia de administracin de personal. 2. Los planes y programas en materia de capacitacin responden a las necesidades institucionales y del personal de la entidad. ...
1. Adelantar estudios e investigaciones para identicar las necesidades de capacitacin y preparar y presentar el plan Realizar estudios institucional de capacitacin, e investigaciones los programas de induccin, tendientes a promover reinduccin, estmulos y el desarrollo integral evaluacin del desempeo para el del talento humano al talento humano de la entidad. servicio de la entidad.
2. ...
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEO) 1. Los planes y programas en materia de bienestar social, estmulos y evaluacin del desempeo presentados estn de acuerdo con las polticas y normas en materia de administracin de personal. 2. Los planes y programas en materia de capacitacin responden a las necesidades institucionales y del personal de la entidad. ... Se pueden identicar tantas contribuciones individuales como resultados se esperan del ejercicio de las funciones esenciales y del propsito principal del empleo que se analice.
PASO 5. Definir los conocimientos bsicos o esenciales que debe poseer quien ocupe el empleo Los conocimientos bsicos o esenciales comprenden el conjunto de teoras, principios, normas, tcnicas, conceptos y dems aspectos del saber que debe poseer y comprender quien est llamado al desempeo del empleo, para alcanzar las contribuciones individuales.
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Estos conocimientos bsicos o esenciales no se refieren a los certificados o ttulos de un determinado estudio formal existente en los anteriores manuales especficos de funciones y de requisitos y simplemente debern armonizarse con el Decreto reDepartamento Administrativo de la
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glamentario del Decreto-ley 770 de 2005 para instituciones del orden nacional y el Decreto-ley 785 de 2005, para instituciones del orden territorial. Por ello los conocimientos bsicos o esenciales, se refieren a lo que es indispensable que el empleado conozca para garantizar las contribuciones individuales que se han identificado. En el ejemplo del empleo tipo, se relacionan un conjunto de conocimientos bsicos o esenciales, respecto a la primera contribucin individual, Los planes y programas en materia de bienestar social, estmulos y evaluacin del desempeo presentados estn de acuerdo con las polticas y normas en materia de administracin de personal, as: Siguiendo el anlisis descrito, se va obteniendo una descripcin del empleo, as:
PROPSITO PRINCIPAL FUNCIONES ESENCIALES CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. Los planes y programas en materia de bienestar social, estmulos y evaluacin del desempeo presentados estn de acuerdo con las polticas y normas en materia de administracin de personal. 2. Los planes y programas en materia de capacitacin responden a las necesidades institucionales y del personal de la entidad.
1. Adelantar estudios e investigaciones para identicar las necesidades Realizar de capacitacin y estudios e preparar y presentar investigaciones el plan institucional tendientes de capacitacin, a promover los programas el desarrollo de induccin, integral del reinduccin, talento humano estmulos y al servicio de la evaluacin del entidad. desempeo para el talento humano de la entidad. 2. ...
Plan Nacional de Capacitacin. Polticas pblicas en administracin de personal. Normas sobre administracin de personal. Metodologas de investigacin y diseo de proyectos.
...
V. CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES Plan Nacional de Capacitacin. Polticas pblicas en administracin de personal. Normas sobre administracin de personal. Metodologas de investigacin y diseo de proyectos.
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CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES
PASO 6 . Establecer los requisitos de estudio y experiencia. De conformidad con el Decreto-ley 770 de 2005, que establece el Manual General de Funciones y de Requisitos para los empleos de las entidades del orden nacional, y el Decreto-ley 785 de 2005 para las entidades del orden territorial, fije los requisitos de estudio y experiencia requeridos para el desempeo de los mismos. Identifique el nivel jerrquico del empleo (directivo, asesor, profesional, tcnico o asistencial). En el caso de las instituciones de orden territorial considere los requisitos mnimos y mximos para el nivel jerrquico y la categora de la respectiva entidad territorial, en cuanto a educacin y experiencia se refiere, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 13 del Decreto 785 de 2005. En relacin con las instituciones del orden nacional, debern identificarse los requisitos de educacin y experiencia de acuerdo con lo dispuesto en los Decretos reglamentarios 2772 de 2005 y 4476 de 2007, expedidos por el Gobierno Nacional. Continuando con el ejemplo, los requisitos de estudio y experiencia requeridos para el desempeo del empleo Profesional Especializado cdigo 2080 grado 19 son:
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
Ttulo Profesional en Ingeniera Industrial, Veintiocho (28) meses de experiencia Administracin de Empresas, Administracin profesional relacionada. Pblica o Psicologa. Ttulo de postgrado en la modalidad de especializacin en reas relacionadas con las funciones del empleo.
Al determinar los estudios y la experiencia requeridos para el ejercicio de un empleo pblico, quien tiene la competencia para fijarlos podr, en razn de la jerarqua del mismo, las funciones, las competencias y las responsabilidades de cada empleo, prever la aplicacin de equivalencias de estudio y experiencia, de acuerdo con las previsiones de los Decretos 785 y 2772 de 2005, segn se trate de instituciones territoriales o nacionales respectivamente. Si la respectiva autoridad considerare conveniente aplicar las equivalencias, estas se determinarn entonces en el mismo acto administrativo que fija o actualiza el manual especfico de funciones y de competencias laborales, o bien en acto administrativo separado, precisando en cada caso el empleo al cual se aplica la equivalencia.
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De acuerdo con el ejemplo que venimos desarrollando, de considerarse conveniente la aplicacin de alternativa a efectos de compensar la acreditacin del ttulo de postgrado en la modalidad de especializacin en reas relacionadas con las funciones del empleo exigido, por dos (2) aos de experiencia profesional (o 24 meses de experiencia profesional), tal como lo permiten los Decretos 770 y 2772 de 2005, esta se expresara as:
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia
ALTERNATIVA Estudios Experiencia
Ttulo Profesional en Ingeniera Industrial, Cincuenta y dos (52) meses de experiencia Administracin de Empresas, Administracin profesional relacionada. Pblica o Psicologa.
Ntese que aplicar las equivalencias es suplir una cosa por otra y en este caso hemos aplicado la equivalencia de Ttulo de postgrado en la modalidad de especializacin por dos (2) aos de experiencia profesional y viceversa, siempre que se acredite el ttulo profesional prevista en las normas generales, supliendo la titulacin de especializacin por experiencia adicional. No es dable entonces que en los manuales especficos de funciones y de competencias laborales se transcriba o copie, de manera integral o parcial, el artculo que sobre equivalencias previsto en los Decreto 770 o 2772 de 2005, pues la norma refiere la aplicacin de equivalencias en el caso que fuere necesario y ello implica que solo se dar en los empleos que as lo juzgue la autoridad pertinente. PASO 7. Inclusin de competencias comunes En el acto administrativo que ajusta el manual especfico de funciones y de competencias, se transcribirn las competencias comunes establecidas en el artculo 7 en el Decreto 2539 de 2005. PASO 8. Inclusin de las competencias comportamentales por nivel jerrquico de empleos
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Ttulo Profesional en Ingeniera Industrial, Veintiocho (28) meses de experiencia Administracin de Empresas, Administracin profesional relacionada. Pblica o Psicologa. Ttulo de postgrado en la modalidad de especializacin en reas relacionadas con las funciones del empleo.
En el acto administrativo que ajusta el manual especfico de funciones y de competencias laborales, se transcribirn las competencias comportamentales mnimas establecidas en el artculo 8 en el Decreto 2539 de 2005, para cada uno de los niveles jerrquicos de empleo que se requieran para tal efecto. ARTCULO___________ Competencias Comportamentales por nivel jerrquico de empleos. Las competencias comportamentales por nivel jerrquico de empleos que como mnimo, se requieren para desempear los empleos a que se refiere el presente manual especfico de funciones y competencias laborales, sern las siguientes: Nota: Para efectos del presente manual no es necesario adicionar otras competencias comportamentales por nivel jerrquico.
Finalmente, efectuados los diferentes pasos antes enunciados y conforme a las orientaciones indicadas en cada uno de ellos, se obtendrn los elementos necesarios para ajustar o establecer el manual especfico de funciones y de competencias laborales. En caso de requerirse asesora o apoyo tcnico para desarrollar el proceso de ajuste o establecimiento de los manuales especficos de funciones y de competencias laborales las instituciones del orden nacional podrn dirigirse a la Direccin de Desarrollo Organizacional del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, a los telfonos 243 7111, 243 71 09 y 561 03 95 o al correo electrnico dorganizacionnal@dafp.gov.co Para las instituciones del orden territorial, la asesora y orientacin tcnica est a cargo de la Escuela Superior de Administracin Pblica, ESAP a travs del Departamento de Asesora y Consultora (Diagonal 40 No. 46-A-37. Centro Administrativo Nacional C.A.N. Bogot) Telfono 220 27 90, as como a travs de sus Direcciones Territoriales en todo el pais.
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ESCISIN O FUSIN DE ENTIDADES PBLICAS
Dentro del proceso de elaboracin del estudio tcnico es posible que se perfile la idea de escindir o fusionar entidades pblicas, evento en el cual, se proceder de acuerdo con la normatividad vigente y segn las siguientes consideraciones: Escisin de Entidades u Organismos ESCISIN O FUSIN DE ENTIDADES PBLICAS Dentro del proceso de elaboracin del estudio tcnico es posible que se perfile la idea de escindir o fusionar entidades pblicas, evento en el cual, se proceder de acuerdo con la normatividad vigente y segn las siguientes consideraciones: Escisin de entidades u organismos Cuando las condiciones internas y externas de operacin y funcionamiento de una organizacin pblica ponen en peligro su permanencia, es imperativo proponer la necesidad de separar un servicio o funcin de la institucin legalmente competente para prestarlo o ejercerlo, a fin de preservar la viabilidad y sostenibilidad financiera y la integridad de la organizacin original, as como del servicio o funcin que se vislumbra escindible, adems de las consideraciones propias de pertinencia, eficiencia, eficacia, oportunidad y calidad de la prestacin del servicio. Estas consideraciones polticas, sociales, econmicas y cualquiera otra que recomiende tal accin de separacin, han de desarrollarse en el estudio tcnico que justifica y da razn de las motivaciones e implicaciones de la escisin, conforme al modelo sugerido en esta gua. Es claro que corresponde, en el orden nacional, al Congreso de la Repblica determinar la estructura de la administracin nacional, conforme a lo ordenado en el numeral 7 del artculo 150 de la Carta3, competencia que dada la complejidad propia del
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La Constitucin Poltica expresa en el numeral 7 del artculo 150: Determinar la estructura de la administracin nacional y crear, suprimir o fusionar ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos pblicos y otras entidades del orden nacional, sealando sus
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funcionamiento del Estado y fundado en razones de conveniencia pblica orientada a la satisfaccin del servicio, su organizacin, celeridad y eficacia, hoy se comparte con el Gobierno Nacional, cuando es revestido de facultades extraordinarias cedidas por el legislador. Igual circunstancia se presenta en el nivel territorial, cuando por constitucin esa facultad es de las Asambleas Departamentales o Concejos Municipales o Distritales, o de los respectivos Gobernadores y Alcaldes en uso de facultades otorgadas por la correspondiente corporacin pblica. A manera de modelo se sugiere el texto de proyecto de decreto o de acto administrativo correspondiente, bajo el entendido que se han concedido facultades extraordinarias para desarrollar la escisin y consecuente creacin del nuevo ente pblico que desarrollar las funciones o prestar el o los servicios separados del ente original. En ejercicio de esta facultad, debe observarse lo previsto en el artculo 50 de la Ley 489 de 1998, como quiera que el mismo implica la creacin de una nueva institucin y por tanto debern abordarse los tem de nombre y sigla, definicin del objeto y funciones generales, naturaleza jurdica y consiguiente rgimen jurdico, sede, definicin e integracin de los rganos de direccin y administracin, integracin del patrimonio y el Ministerio o Departamento Administrativo al cual se encuentra adscrito o vinculado, si es del orden nacional, o a la Gobernacin o Alcalda, si se trata de entidades del orden territorial. ( Anexos 19 y 20). Fusin de entidades u organismos La fusin de entidades u organismos, entendida como una figura jurdica que le permite al Presidente de la Repblica o a las autoridades territoriales correspondientes, determinar la estructura de la administracin, se encuentra regulada, para el caso nacional por la Ley 790 de 2002. Con fundamento en este desarrollo legal que abre el espacio para fusionar entidades, las autoridades competentes debern acatar los principios constitucionales que rigen la funcin administrativa y los fines esenciales del Estado y tener en cuenta los siguientes criterios, expresados en el artculo 2 de la mencionada Ley 790 de 2002. Artculo 2. Fusin de entidades u organismos nacionales. El Presidente de la Repblica, como suprema autoridad administrativa, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 15 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, podr disponer la fusin de entidades u organismos administrativos del orden nacional, con objetos afines, creados, organizados o autorizados por la ley, cuando se presente al menos una de las siguientes causales:

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objetivos y estructura orgnica; reglamentar la creacin y funcionamiento de las Corporaciones Autnomas Regionales dentro de un rgimen de autonoma; as mismo, crear o autorizar la constitucin de empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economa mixta.
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a) Cuando la institucin absorbente cuente con la capacidad jurdica, tcnica y operativa para desarrollar los objetivos y las funciones de la fusionada, de acuerdo con las evaluaciones tcnicas; b) Cuando por razones de austeridad fiscal o de eficiencia administrativa sea necesario concentrar funciones complementarias en una sola entidad; c) Cuando los costos para el cumplimiento de los objetivos y las funciones de la entidad absorbida, de acuerdo con las evaluaciones tcnicas, no justifiquen su existencia; d) Cuando exista duplicidad de funciones con otras entidades del orden nacional; e) Cuando por evaluaciones tcnicas se establezca que los objetivos y las funciones de las respectivas entidades u organismos deben ser cumplidas por la entidad absorbente; f) Cuando la fusin sea aconsejable como medida preventiva para evitar la liquidacin de la entidad absorbida. Cuando se trate de entidades financieras pblicas, se atendern los principios establecidos en el Estatuto Orgnico del Sistema Financiero. Pargrafo 1. La entidad absorbente cumplir el objeto de la entidad absorbida, adems del que le es propio. La naturaleza de la entidad fusionada, su rgimen de contratacin y el rgimen laboral de sus servidores pblicos, sern los de la absorbente. El Presidente de la Repblica, al ordenar la fusin armonizar los elementos de la estructura de la entidad resultante de la misma, con el objeto de hacer eficiente su funcionamiento. Pargrafo 2. En ningn caso, los costos para el cumplimiento de los objetivos y las funciones por parte de la entidad absorbente podrn superar la suma de los costos de cada una de las entidades involucradas en la fusin. Cuando la fusin implique la creacin de una nueva entidad u organismo, los costos de sta para el cumplimiento de los objetivos y las funciones no podrn superar los costos que tenan las fusionadas. Nota: El acto administrativo con el cual se pretenda la fusin de las entidades u organismos, dentro de la facultad legal de la autoridad que lo emite, debe incluir la causal o las causales previstas que originan la fusin. ( Anexo 21).
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ANEXO 1
Las entidades del orden nacional y territorial que asuman directamente la elaboracin de los estudios tcnicos que demanda el proceso de reestructuracin, podrn conformar un grupo de trabajo responsable del desarrollo y ejecucin de dicho proceso; para tal efecto, se presenta el siguiente modelo de acto administrativo. EJEMPLO DE RESOLUCIN PARA CONFORMACIN DEL GRUPO DE TRABAJO RESOLUCIN NO. DE______
Por la cual se conforma un grupo de trabajo para elaborar el estudio tcnico para la modificacin de estatutos, estructura, planta de personal y Manual de Funciones y de Requisitos de (entidad) de acuerdo con .... El (Jefe del Organismo), en uso de sus facultades legales y, RESUELVE: ARTCULO PRIMERO: Conformar un grupo de trabajo, responsable de efectuar los estudios tendientes a la modificacin de los estatutos internos, la estructura y planta de personal de (entidad), de conformidad a las disposiciones de la Ley 489 de 1998, Ley 909 de 2004 y sus Decretos reglamentarios. Funcionario Cargo Cdigo Grado
ARTCULO SEGUNDO: de
La coordinacin del grupo de trabajo estar a cargo
ARTCULO TERCERO: Corresponde al grupo de trabajo conformado en el articulo primero, elaborar el respectivo programa del proceso de reorganizacin institucional, en el cual se tendr en cuenta el desarrollo y cumplimiento de sus diferentes etapas. ARTCULO CUARTO: La presente resolucin, rige a partir de su fecha de expedicin. Comunquese y cmplase, Dado en Bogot, D. C., ...
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MODELO DE CRONOGRAMA
MES SEMANA ETAPAS DEL ESTUDIO TCNICO 1. Resea Histrica 2. Marco Legal 3. Anlisis Externo 4. Anlisis Financiero 5. Anlisis y evaluacin de los procesos y la prestacin de servicios 5.1 Identicacin y Anlisis de los objetivos y funciones generales 5.2 Misin 5.3 Visin 5.4 Identicacin del mapa de procesos o cadena de valor 5.4.1 Estratgicos 5.4.2 Misionales 5.4.3 Apoyo 5.4.4 Control y evaluacin 5.5 Productos y Servicios 5.6 Clientes o usuarios 5.7 Evaluacin de la prestacin del servicio 5.8 Estatutos internos (entidades descentralizadas) 5.9 Estructura 6. Evaluacin de funciones, perles y cargas de trabajo 6.1 Cargas de trabajo 6.2 Planta de personal 6.2.1 Sistema de nomenclatura y clasicacin de empleos 6.2.2 Determinacin de la planta de personal 6.2.3 Disponibilidad presupuestal 6.2.4 Acto administrativo de modicacin de planta 7. Manual Especco de funciones y de competencias laborales CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES MES 1 MES 2 1 2 3 4 5 1 2 3 4 MES 3 2 3 4 MES 4 2 3
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ANEXO 2
HERRAMIENTAS ORGANIZACIONALES PARA LA ELABORACIN DEL ESTUDIO TCNICO Las tcnicas o herramientas organizacionales que a continuacin se presentan son complementarias, las cuales pueden ser aplicadas paralelamente en el desarrollo del diagnstico institucional: DOFA: Herramienta de la planeacin estratgica que permite conocer las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de la institucin, facilita correlacionar las diferentes variables, estudiar la situacin actual de la entidad y formular las estrategias para mejorar el desempeo de la organizacin.
Mejores Prcticas Benchmarking: Es un proceso sistemtico y continuo de evaluacin de los productos, servicios y procedimientos de trabajo, que permite compararse con otras empresas o entidades exitosas, que sean reconocidas como representantes de las mejores prcticas, con el propsito de aprender de ellas y mejorar el desempeo organizacional. El objetivo de esta herramienta es encontrar respuesta a las siguientes preguntas: Cmo estamos? Cmo podemos estar? Cmo podemos mejorar? Cmo podemos aprender? Por lo tanto, al utilizar el benchmarking las organizaciones tienen que haber identificado como estn funcionando para comparar su desempeo con otras organizaciones similares y obtener de ellas las mejores prcticas para aplicarlas con el fin de incrementar su eficiencia, fijando objetivos y estableciendo metas muy claras hasta dnde se quiere llegar y con qu recursos cuenta para que se cumplan. Al aplicar esta metodologa se debe tener en cuenta lo siguiente: Identificar a qu proceso o funciones se le va a aplicar el benchmarking. Conformar un equipo de trabajo identificando los procesos o funciones a comparar. Seleccionar las entidades que le suministren la informacin sobre el caso objeto de estudio. Extractar y analizar la informacin objeto del benchmarking.
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Elaborar un plan de accin con actividades, responsables de su ejecucin y tiempo requerido de implementacin.
Market Testing: Esta herramienta busca mejorar la prestacin de sus servicios y la consecucin de sus objetivos. Con el market testing, se prueba la capacidad del sector privado en la prestacin de un servicio asignado a una entidad pblica en particular, para que compita con sus propias dependencias y de esta forma seleccionar al ms experto para que lo desarrolle. Este se aplica siempre y cuando el servicio se pueda ofrecer por fuera de la entidad a menor costo y mayor calidad. Con esta herramienta se logra, entre otros: - Reducir costos en la prestacin del servicio.
- Fomentar la competitividad entre el sector pblico y el sector privado. Las principales fases de esta metodologa, son: Identificacin: Factibilidad: Evaluacin: Qu procesos son necesarios desarrollarlos en la entidad? Existe alguna prohibicin en la legislacin? Cmo se van a evaluar las licitaciones?
Monitoreo de contratos: Administracin frente a lo convenido Revisin: Ajustes al contrato de acuerdo con lo que se presente en el mercado y en su desarrollo.
Iniciativa de Financiamiento Privado (IFP): Esta metodologa se utiliza con el fin de atraer dineros del sector privado e invertirlo en el sector pblico. Con esto se benefician tanto las entidades pblicas haciendo uso de los bienes y servicios para los cuales el Gobierno no cuenta con el presupuesto suficiente como el sector privado beneficindose de las utilidades que genera y de esta forma considerarlo como socio. Los objetivos de esta metodologa son: Traer habilidades gerenciales del sector privado al sector pblico. Ofrecer servicios de mejor calidad y con mayor costo-beneficio. Facilitar nuevas oportunidades de inversin. Posibilitar un manejo de flujo de fondos pblicos. Solucionar problemas potenciales al utilizar la Iniciativa del Financiamiento Privado.
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- Alcanzar el mximo costo-beneficio y mejorar la calidad en la prestacin del servicio.
Restricciones constitucionales y legales. Riesgos en la transferencia de inversiones. Sensibilidad de tipo poltico y cultural. Existe riesgo si el pliego de condiciones y el contrato no es claro, detallado, transparente y competitivo para recibir los beneficios deseados en los diferentes procesos. Es la nica manera de tener un control eficiente sobre el desarrollo del proceso contratado.
Para el desarrollo del diagnstico se requiere de informacin, la cual se obtendr a travs del diseo de las siguientes herramientas: formularios, entrevistas individuales o de grupo, observacin directa, encuestas o combinacin de entrevista y encuesta, dependiendo de las necesidades, problemas y situacin de la entidad, apoyada en las fuentes secundarias de informacin. El anlisis y las conclusiones del estudio puede hacerse por cada rea de gestin, anlisis de resultados de acuerdo con la configuracin organizacional, para luego integrarlo al diagnstico institucional.
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ANEXO 3
MARCO LEGAL Y COMPETENCIAS MARCO LEGAL GENERAL Constitucin Poltica, artculo 150 (...) Corresponde al Congreso: (...) 7. Determinar la estructura de la administracin nacional y crear, suprimir y fusionar ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos pblicos y otras entidades del Orden Nacional, sealando sus objetivos y estructura orgnica (...). Constitucin Poltica, artculo 210 Las entidades del orden nacional descentralizadas por servicios slo pueden ser creadas por la ley o por autorizacin de esta, con fundamento en los principios que orientan la actividad administrativa. La ley establecer el rgimen jurdico de las entidades descentralizadas y la responsabilidad de sus presidentes, directores o gerentes. Decreto 128 del 26 de enero de 1976 Dicta el estatuto de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades de los miembros de las Juntas Directivas de las entidades descentralizadas y de los representantes legales de estas. Ley 489 de diciembre 29 de 1998 Estatuto Bsico de Organizacin y Funcionamiento de la Administracin Pblica. Ley 909 del 23 de septiembre de 2004, artculo 46 Describe las funciones del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en la realizacin de los estudios tcnicos. NORMAS EN MATERIA ESTATUTARIA Ley 80 de octubre 28 de 1993 Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica. Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 Establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado.
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Ley 190 del 6 de julio de 1995 Adopta el Estatuto Anticorrupcin.
Ley 617 de 2000 Ley de racionalizacin del gasto pblico en el orden nacional y territorial.
Ley 715 de diciembre 21 de 2001 Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones para organizar la prestacin de los servicios de educacin y salud entre otros.
Ley 734 de 2002 Adopta el Cdigo Disciplinario nico.
Ley 962 de 2005 Dicta normas para suprimir y reformar las regulaciones, trmites y procedimientos.
Decreto 1826 del 3 de agosto de 1994 Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993.
Decreto 2145 de noviembre de 1999 Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993.
Decreto 770 del 17 de marzo de 2005 Por el cual se establece el sistema de funciones y de requisitos generales para los empleos pblicos correspondientes a los niveles jerrquicos pertenecientes a los organismos y entidades del Orden Nacional a que se refiere la Ley 909 de 2004.
Decreto 2772 del 10 de agosto de 2005 Por el cual se establecen las funciones y requisitos generales para los diferentes empleos pblicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2539 del 22 de julio de 2005 Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos pblicos de los distintos niveles jerrquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005.
Decreto 2489 del 25 de julio de 2006 Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificacin de los empleos pblicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y dems organismos y entidades pblicas del orden nacional y se dictan otras disposiciones.
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MARCO LEGAL EN EL ORDEN TERRITORIAL Normas Sobre Organizacin y Estructuras Administrativas Rgimen Departamental Constitucin Poltica, artculo 300 Modificado por el Acto Legislativo No. 01 de 1996, artculo 2. (enero 15). Competencia de las Asambleas Departamentales. Constitucin Poltica, artculo 305 Atribuciones del gobernador frente a la creacin y supresin de empleos. Constitucin Poltica, artculo 306
Constitucin Poltica, artculo 307 La ley definir los principios para la adopcin del estatuto especial de cada regin. (Ley Orgnica de Ordenamiento Territorial). Rgimen Municipal
Constitucin Poltica, artculo 311 Divisin poltico-administrativa.
Constitucin Poltica, artculo 313 Competencia de los concejos.
Constitucin Poltica, artculo 315 Atribuciones del alcalde.
Constitucin Poltica, artculo 319 Relacionado con el rea Metropolitana.
Constitucin Poltica, artculo 321 Sobre las provincias. Rgimen Especial
Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
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Permite que: Dos o ms departamentos podrn constituirse en regiones administrativas y de planificacin.
Ley 136 de 1994
Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organizacin y el funcionamiento de los Municipios . Art. 6. Categorizacin de los municipios modificado por la Ley 617 de 2000. Art. 117. Comunas y Corregimientos. Art. 118. Administracin de los Corregimientos. Art. 148. Asociacin de Municipios. Art. 153. rganos de Administracin de la Asociacin. Art. 156. Modificado por el artculo 21 de la ley 617 de 2000: nicamente los municipios y distritos clasificados en categora especial y primera, y aquellos de segunda categora que tengan ms de cien mil habitantes podrn crear y organizar sus propias Contraloras. Ley 128 de 1994 El artculo 7, de la Ley 128 de 1994 Ley Orgnica de las reas Metropolitanas, establece los rganos de Direccin y Administracin. Ley 152 de 1994 Por la cual se establece la Ley Orgnica del Plan de Desarrollo. Ley 489 de 1998 Estatuto bsico de organizacin y funcionamiento de la administracin pblica. Regula el ejercicio de la funcin administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas bsicas de la organizacin y funcionamiento de la administracin pblica. Nota. Las entidades descentralizadas del nivel territorial se sujetan a lo dispuesto por la Ley 489 de 1998. Art. 18. Supresin y simplificacin de trmites. Art. 39. Integracin de la Administracin Pblica. Art. 69. Creacin de las entidades descentralizadas. Ley 617 de 2000 Ley de racionalizacin del gasto pblico nacional y territorial. Decreto 1222 de 1986 Cdigo de Rgimen departamental.

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. Decreto 1333 de 1986 Cdigo de rgimen municipal.

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Decreto 1826 de 1994 Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993.
Decreto 2145 de 1999 Reglamenta parcialmente la Ley 87 de1993. Plantas de Personal, Nomenclatura y Escala Salarial
Ley 4a de 1992 Determina el sistema salarial y el rgimen prestacional de empleados pblicos.
Ley 136 de 1994
Art. 184. Estmulo Personal (primas tcnicas). Ley 190 de 1995 Estatuto anticorrupcin. Establece los requisitos para la posesin y para el desempeo de cargos o empleos pblicos. Ley 734 de 2002 Cdigo Disciplinario nico. Define las faltas disciplinarias en que pueden incurrir los servidores pblicos, la competencia para adelantar las investigaciones respectivas y el procedimiento a seguir. Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el Empleo Pblico, la Carrera Administrativa, la Gerencia Pblica y se dictan otras disposiciones. Decreto 1227 de 2005 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998. Decreto-ley 760 de 2005 Por el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisin Nacional del Servicio Civil para le cumplimiento de sus funciones. Decreto-ley 785 2005 Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificacin y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por la disposiciones de la Ley 909 de 2004.
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Define las normas aplicables a los empleos pblicos y trabajadores oficiales del municipio, como las atribuciones del Alcalde frente a la planta de personal a su cargo.
Decreto 2539 de 2005 Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos pblicos de los distintos niveles jerrquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005.
Decreto 1228 de 2005 Por el cual se reglamenta el artculo 16 de la ley 909 de 2004 sobre las Comisiones de Personal.
Decreto 1042 de 2001 Sistema nico de Informacin de Personal. Manual Especfico de Funciones y Competencias laborales
Constitucin Poltica, artculo 122 Establece que no habr empleo pblico que no tenga funciones detalladas en la ley o reglamento.
Constitucin Poltica, artculo 305 7. Faculta al Gobernador para crear, suprimir y fusionar los empleos de sus dependencias, sealar sus funciones especiales y fijar sus emolumentos con sujecin a la ley y a las ordenanzas respectivas.
Ley 136 de 1994 Literal D, numeral 4 del artculo 91. Faculta al Alcalde para crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, sealar funciones especiales y fijar sus emolumentos con arreglo a los acuerdos correspondientes.
Ley 190 de 1995 Artculo 9. Fija un trmino de tres (3) meses a partir de su vigencia para que las entidades pblicas elaboren su manual de funciones, especificando claramente las funciones que debe cumplir cada funcionario. Determina adems que las funciones deben ser comunicadas a cada empleado, quien responder por el cumplimiento de las mismas de acuerdo con la ley, el reglamento y el manual.
Decreto-ley 785 2005 Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificacin y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004. Planeacin y Ordenamiento Territorial
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Ley 152 de 1994 Disposiciones sobre elaboracin, presentacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin del plan de desarrollo.
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Ley 388 de 1997 Fija reglas con sujecin a las cuales el municipio realiza la planeacin fsica del territorio de su jurisdiccin. Presupuesto
Decreto 111 de 1996 Dispone reglas que rigen a nivel municipal para la preparacin, elaboracin, presentacin, discusin, aprobacin, ejecucin, control y evaluacin del presupuesto. Educacin, Salud y Seguridad Social, Deporte y Cultura
Ley 1045 de 1978
Ley 10 de 1990 Por la cual se reorganiza el sistema nacional de salud y se dictan otras disposiciones.
Ley 30 de 1992 Por la cual se organiza el servicio pblico de la educacin superior.
Ley 100 de 1993 Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.
Ley 115 de 1994 Ley general de educacin.
Ley 181 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte, la recreacin, el aprovechamiento del tiempo libre y la educacin fsica y se crea el Sistema Nacional del Deporte.
Ley 397 de 1997 Epgrafe: Normas sobre patrimonio cultural, fomento y estmulos a la cultura.
Ley 715 de 2001 Deroga la Ley 60 de 1993 y dicta normas orgnicas en materias de recursos y competencias de conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones para organizar la prestacin de los servicios de educacin y salud entre otros.
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Reglas generales para la aplicacin de las prestaciones sociales de empleados pblicos y trabajadores oficiales.
Decreto 3135 del 26 de diciembre de 1968 Rgimen prestacional de Empleados Pblicos y trabajadores oficiales. Bsicos sobre trabajadores oficiales, ms los que los modifican, sustituyan o reglamenten.
Decreto 1848 del 4 de noviembre de l969 Reglamenta el Decreto 3135 de 1968. Medio Ambiente
Ley 99 de 1993 Organiza el Sistema Nacional Ambiental, las entidades nacionales y territoriales que lo conforman. Vivienda
Ley 9 de 1989 Dispone reglas para adelantar proyectos de desarrollo urbano, de conservacin del espacio pblico as como para el proceso de expropiacin con fines urbansticos.
Ley 3a de 1992 Transforma el ICT en el INURBE y define la poltica de vivienda de inters social, estableciendo las responsabilidades sociales para el efecto.
Ley 388 de 1997 Actualiza las disposiciones anteriores en materia de vivienda de inters social y el desarrollo de procesos de expropiacin. Servicios Pblicos Domiciliarios
Ley 142 de 1994 (Adicionada por la Ley 689 de 2001) Por la cual se establece el rgimen de los servicios pblicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones.
Ley 143 de 1994 Establece el rgimen para generacin, interconexin, transmisin, distribucin y comercializacin de electricidad en el territorio nacional.
Ley 286 de 1997 Fija plazos para la transformacin institucional de entidades que prestan los servicios anteriores. Endeudamiento
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Ley 358 de 1996 Consagra las reglas para el clculo de la capacidad de endeudamiento de las entidades territoriales.
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Decreto 2681 de 1993 Regula las distintas operaciones de crdito pblico y los procedimientos y requisitos para su celebracin por parte de las entidades territoriales. Turismo
Ley 300 de 1996 Ley General de Turismo. Orden Pblico
Ley 418 de 1997 Prorroga la vigencia de disposiciones en materia de orden pblico, de intervencin y control de autoridades nacionales, sobre las finanzas territoriales. Transporte
Ley 105 de 1993 Hace la distribucin de competencias entre los Entes de la Nacin y Territoriales en materia de construccin, mantenimiento, inversin y administracin de la malla vial del pas.
Ley 336 de 1996 Dispone las regulaciones para el ejercicio de la actividad del transporte a nivel nacional y municipal. Agrario
Ley 101 de 1993 Ley general de desarrollo agropecuario y pesquero. Establece la obligacin para los municipios de crear las UMATAS, y ofrece la alternativa de asociarse con otros municipios para cumplir esta obligacin. Contratacin
Ley 80 de 1993 Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica. Ley 1150 de 2007 Modifica Ley 80 de 1993.
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ANEXO 4
MODELO PARA CONFORMAR Y ORGANIZAR GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO RESOLUCIN No. ( ) DE
Por el cual se conforman Grupos Internos de Trabajo y se les asignan funciones. EL DIRECTOR (Nombre de la entidad)
En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por el artculo Decreto de 20 , (ubicar el artculo de la norma que establece la planta de personal, en la cual lo faculta). RESUELVE: ARTCULO. Conformar en (nombre de la entidad), los siguientes Grupos de Trabajo, ubicados como a continuacin se determina: DEPENDENCIA Y DENOMINACIN DEL GRUPO 1. DIRECCIN GENERAL 1.1 Grupo Asesor de la Direccin 2. OFICINA JURDICA 2.1 Grupo de Jurisdiccin Coactiva 3. DIVISIN ADMINISTRATIVA 3.1 Grupo de Adquisiciones 3.2 Grupo de servicios Generales 3.3 Grupo de Contratacin .
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Para las labores de coordinacin, ejecucin, supervisin y control de las actividades, el Director General, designar un Coordinador en cada uno de los Grupos que a su juicio se requieran.
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ARTCULO. Establecer las funciones de los Grupos de Trabajo a que hace referencia el artculo anterior, as: GRUPO ASESOR DE LA DIRECCIN . . ARTCULO. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin, deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial. (si existe alguna). CUMUNQUESE Y CMPLASE
Dada en
a los
(Fdo) DIRECTOR GENERAL
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NOMBRE DE LA ENTIDAD
FUNCIN PBLICA
NIVEL CENTRAL ESTABLECIMIENTO PUBLICO SOCIEDAD DE ECONOMIA MIXTA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIA
NIVEL DIRECTIVO 0 0 0 0 0 0 0 0
NIVEL ASESOR
NIVEL PROFESIONAL
NIVEL TECNICO
NIVEL ASISTENCIAL
Abreviaturas: C.A = Carrera Administrativa, L.N.R.= Libre nombramiento y remocin; Pr= Provisionalidad; M.C.F.= Madre Cabeza de Familia; L:F= Limitacin Fsica; P.P.= Prepensionados.
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CUADRO COMPARATIVO DE CARGOS Y COSTOS POR NIVEL

TIPO DE ENTIDAD
PLANTA DE PERSONAL ACTUAL

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS CARGOS VACANTES C.A. L.N.R Pr. M.C.F L.F P.P FUERO SINDICAL RETEN SOCIAL CODIGO GRADO No CARGOS SEGN DECRETOS ASIGNACION BASICA COSTO TOTAL POR MES
VERIFICACION CARGOS POR DECRETO VS SITUACIONES ADMTIVAS
DENOMINACION DE LOS CARGOS
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0
ANEXO 5
0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 Total reten Total fuero
TOTALES
Normas actuales de planta. Decreto Decreto SUPRESIONES

CODIGO GRADO No CARGOS SUPRIMIDOS CODIGO GRADO ASIGNACION BASICA No CARGOS CREADOS COSTO TOTAL POR MES DENOMINACION DE LOS CARGOS ASIGNACION BASICA COSTO TOTAL POR MES
Decreto Decreto CREACIONES
NIVEL DIRECTIVO -
0 0 NIVEL DIRECTIVO 0 0 0 0 0 TOTALES NIVEL ASISTENCIAL 0 NIVEL TECNICO 0 NIVEL PROFESIONAL 0 NIVEL ASESOR 0 -
FUNCIN PBLICA
NIVEL ASESOR
NIVEL PROFESIONAL
NIVEL TECNICO
NIVEL ASISTENCIAL
TOTALES
105
NIVEL DIRECTIVO -
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CARGOS QUE CAMBIAN DE GRADO O DENOMINACIN

CODIGO GRADO No CARGOS CODIGO GRADO ASIGNACION BASICA COSTO TOTAL POR MES DENOMINACION DE LOS CARGOS No CARGOS ASIGNACION BASICA
CARGOS QUE PASAN IGUAL

COSTO TOTAL POR MES
NIVEL DIRECTIVO
FUNCIN PBLICA
0 0 0 0 TOTALES NIVEL ASISTENCIAL 0 NIVEL TECNICO 0 NIVEL PROFESIONAL 0 NIVEL ASESOR 0
NIVEL ASESOR
NIVEL PROFESIONAL
NIVEL TECNICO
NIVEL ASISTENCIAL
TOTALES
PLANTA PROPUESTA
RETEN SOCIAL M.C.F L.F P.P FUERO SINDICAL CODIGO GRADO No CARGOS ASIGNACION BASICA COSTO TOTAL POR MES
DENOMINACION DE CARGOS
NIVEL DIRECTIVO -
0 0 0 0 TOTAL RETEN SOCIAL TOTAL FUERO SINDICAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
FUNCIN PBLICA
NIVEL ASESOR
NIVEL PROFESIONAL
NIVEL TECNICO
NIVEL ASISTENCIAL
TOTALES
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ANEXO 6
MODELO DE RESOLUCIN DE INCORPORACIN RESOLUCIN No. Por la cual se hacen unas incorporaciones en la Alcalda de _____________ EL GOBERNADOR (ALCALDE, GERENTE O DIRECTOR) DE _____________en ejercicio de sus facultades legales y especial de las que le confiere el Decreto (Acuerdo) No ________de ___ de 200_. RESUELVE:
ARTCULO 1. Incorprase a la planta de personal establecida mediante Decreto (Acuerdo) No ____ del ___ de ___________ de 200_, a los empleados que vienen prestando sus servicios en la (Organismo o entidad) as:
Denominacin Cdigo Grado Apellido Nombre Cdula No.
Despacho del Gobernador
Planta global
ARTCULO 2. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin, surte efectos fiscales a partir de la fecha de posesin de los empleados incorporados y deroga las disposiciones que le sean contrarias. COMUNQUESE Y CMPLASE. Dada en , a
GOBERNADOR (ALCALDE, GERENTE O DIRECTOR).
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FUNCIN PBLICA
ANEXO 7
MODELO ACTA DE POSESIN - ENCARGO ACTA DE POSESIN No. FECHA: ________________ En la ciudad de ________ se present al Despacho del Gobernador (Alcalde, Gerente o Director)(o quien este haya delegado) de _______ el seor (nombre completo), identificado con la cdula de ciudadana No. _____de ______, con el fin de tomar posesin del cargo de (denominacin del cargo) cdigo ____ grado __ de la Planta Globalizada de (la Gobernacin de _____ (Alcalda de o Nombre completo de la Entidad), con asignacin bsica mensual de $ __________ al cual fue nombrado con carcter de ENCARGO por Resolucin No. ____de fecha ___ de _______ de 200_, con efectos fiscales a partir del ___de _______ del ao 200_. Prest el juramento ordenado por el artculo 122 de la Constitucin Poltica. Manifest, bajo la gravedad del juramento, no estar incurso en causal alguna de inhabilidad general o especial, de incompatibilidad o prohibicin de las establecidas por los Decretos 2400 de 1968, 1950 de 1973, Ley 4 de 1992, Ley 200 de 1995 y dems disposiciones vigentes para el desempeo de empleos pblicos. En cumplimiento a lo dispuesto por el artculo 141 del Decreto 2150 de 1995, solo se exige la presentacin de la cdula de ciudadana.
FIRMA DEL POSESIONADO
FIRMA DE QUIEN POSESIONA
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FUNCIN PBLICA
ANEXO 8
MODELO ACTA DE POSESIN - INCORPORACIN ACTA DE POSESIN No. FECHA: En la ciudad de ________ se present al Despacho del Gobernador (Alcalde, Gerente o Director)(o quien este haya delegado) de _______ el seor (nombre completo), identificado con la cdula de ciudadana No. _____de ______, con el fin de tomar posesin del cargo de (denominacin del cargo) cdigo ____ grado __ de la Planta Globalizada de (la Gobernacin de _____ (Alcalda de o Nombre completo de la Entidad), con asignacin bsica mensual de $ __________ al cual fue INCORPORADO por Resolucin No. ____de fecha ___ de _______ de 200_, con efectos fiscales a partir del ___de _______ del ao 200_. Prest el juramento ordenado por el artculo 122 de la Constitucin Poltica. Manifest, bajo la gravedad del juramento, no estar incurso en causal alguna de inhabilidad general o especial, de incompatibilidad o prohibicin de las establecidas por los Decretos 2400 de 1968, 1950 de 1973, Ley 4 de 1992, Ley 200 de 1995 y dems disposiciones vigentes para el desempeo de empleos pblicos. En cumplimiento a lo dispuesto por el artculo 141 del Decreto 2150 de 1995, solo se exige la presentacin de la cdula de ciudadana.
FIRMA DEL POSESIONADO
FIRMA DE QUIEN POSESIONA
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FUNCIN PBLICA
ANEXO 9
MODELO DE RESOLUCIN PARA DISTRIBUCIN DE EMPLEOS RESOLUCIN No. DE
Por la cual se distribuyen los cargos de la planta Global de (nombre de la entidad) EL DIRECTOR (ENTIDAD) En uso de sus facultades legales y en especial de las que le confiere el artculo (ver artculo de la norma que lo faculta), RESUELVE: ARTCULO 1. Asignar a las diferentes dependencias de (nombre de la entidad) los cargos de la Planta Global aprobada mediante el decreto _________de______, as:
No. de cargos Dependencia Denominacin del empleo Planta del Despacho Cdigo Grado Carcter del empleo
Planta Global
ARTCULO 2. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. COMUNQUESE Y CMPLASE, Dada en DIRECTOR
a los
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FUNCIN PBLICA
ANEXO 10
MODELO DE CONTENIDO DE UN ESTATUTO INTERNO ENTIDAD DESCENTRALIZADA NACIONAL ACUERDO No. ( )
Por el cual se adoptan los Estatutos Internos de (nombre de la entidad)

(para empresa industrial y comercial o sociedad de economa mixta) LA JUNTA DIRECTIVA DE (NOMBRE ENTIDAD) en ejercicio de las facultades legales y estatutarias, en especial las que le conere el literal b) del artculo 90 de la Ley 489 de 1998 (para establecimiento pblico o empresa social del Estado) EL CONSEJO DIRECTIVO DE (NOMBRE ENTIDAD) en ejercicio de las facultades legales y estatutarias, en especial las que le conere el literal d) del artculo 76 de la Ley 489 de 1998
ACUERDA: ARTCULO 1. Adptanse los estatutos internos que rigen la organizacin y funcionamiento de (nombre de la entidad). CAPTULO I DENOMINACIN, NATURALEZA JURDICA, DOMICILIO Y JURISDICCIN, DURACIN, OBJETIVO Y FUNCIONES (Se recomienda transcribir de la norma de creacin de la entidad o estructura orgnica, los textos que corresponden a los siguientes tems.) ARTCULO - DENOMINACIN. La institucin para todos los efectos legales se denominar _________________(Si la norma de creacin le establece una sigla, podr ser incluida en este artculo). ARTCULO - NATURALEZA JURDICA. La (el) (nombre de la entidad) creada(o) por la Ley (el Decreto-ley ) ______No.______ de 199__, es un establecimiento pblico (empresa social del Estado, empresa industrial y comercial, sociedad de economa mixta sometida(o) al rgimen de las empresas industriales y comerciales del Estado, unidad administrativa especial), del orden nacional, con personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio independiente, adscrito (o vinculado) al Ministerio (o Departamento Administrativo) de ______.
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FUNCIN PBLICA
ARTCULO- DOMICILIO Y JURISDICCIN. El (nombre de la entidad) tendr como domicilio la ciudad de _________________________. Por disposicin de la Junta Directiva (Consejo Directivo) podr establecer dependencias operativas y administrativas en cualquier lugar del territorio nacional. ARTCULO - DURACIN. La duracin de (nombre de la entidad) es __________ ARTCULO - OBJETO. El (nombre de la entidad) tiene como objeto ARTCULO - FUNCIONES. EL (nombre de la entidad) cumplir las siguientes funciones: CAPTULO II RGANOS DE DIRECCIN Y ADMINISTRACIN ARTCULO. DIRECCIN Y ADMINISTRACIN. La direccin y administracin de (nombre de la entidad), estar a cargo de la Junta Directiva (Consejo Directivo) y del Gerente (Director o Presidente). ARTCULO. INTEGRACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO). La Junta Directiva (Consejo Directivo) de la (nombre completo de la entidad descentralizada) estar integrada por: (Transcribir de la norma de creacin o de la estructura orgnica, la integracin en ella definida). PARGRAFO 1. Actuar como Secretario de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) el Secretario General (o quien haga sus veces o quien designe el jefe del organismo) a quien corresponde llevar los archivos de las reuniones y decisiones y certificar sobre sus actos. PARGRAFO 2. El Director (Gerente o Presidente) de (nombre de la entidad), asistir a las reuniones de la Junta Directiva (Consejo Directivo) con derecho a voz pero sin voto. PARGRAFO 3. Los miembros de la Junta Directiva (Consejo Directivo) a que se refieren los numerales __, __, sern nombrados para perodos de __ aos y podrn ser reelegidos conforme a las normas vigentes sobre la materia. (En este punto se deben considerar disposiciones sobre la representacin y temporalidad de los miembros en la Junta Directiva o Consejo Directivo, previstas en la norma de creacin o estructura orgnica). ARTCULO - FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO: Son funciones de la Junta Directiva (Consejo Directivo) de (nombre de la entiDepartamento Administrativo de la
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FUNCIN PBLICA
dad), adems de las establecidas en la ley (artculo 76 o 90 de la Ley 489 de 1998, segn su naturaleza jurdica) las siguientes: (Se recomienda transcribir las funciones sealadas en la norma de creacin o estructura orgnica). 1. Formular la poltica general de la institucin, aprobar los planes y programas que deben proponerse para su incorporacin en los planes sectoriales, conforme a las normas y criterios sealados por el Departamento Nacional de Planeacin, la Direccin General del Presupuesto Nacional y el Ministerio de __________ (o Departamento Administrativo al cual se halle adscrito o vinculado). 2. Controlar el funcionamiento general de la institucin de conformidad con la poltica y los planes adoptados, evaluar la gestin y rendir concepto sobre el informe anual presentado por el Director (Gerente o Presidente) sobre las labores desarrolladas por la entidad. 3. Autorizar al Director (Gerente o Presidente) la celebracin de contratos y emprstitos internos o externos con destino a la entidad, de acuerdo con las normas legales vigentes, cuando estos superen los topes delegados. 4. Delegar en el Director General (Gerente o Presidente) algunas de las funciones que le son propias. 5. Aprobar el proyecto de presupuesto del respectivo organismo. 6. Adoptar o reformar los estatutos internos. 7. Fijar las pautas generales para la negociacin de convenciones colectivas y autorizar el nombramiento de negociadores. (Empresas industriales y comerciales). 8. Presentar a consideracin del Gobierno Nacional las modificaciones a la estructura y planta de personal para su aprobacin. 9. Darse su propio reglamento. 10. Las dems que le seale la ley y dems normas que sean necesarias para el adecuado funcionamiento de la entidad. ARTCULO - REUNIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO): La Junta Directiva (o Consejo Directivo) se reunir ordinariamente una (1) vez cada mes y extraordinariamente cuando sea convocada por su Presidente, el Gerente (Director o Presidente), o a solicitud de por lo menos________(x) de sus miembros.
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FUNCIN PBLICA
PARGRAFO 1. La convocatoria a reuniones ordinarias o extraordinarias de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) se har mediante citacin escrita a sus miembros con anticipacin no menor de dos (2) das e indicacin de los temas a tratar. PARGRAFO 2. A las reuniones podrn asistir particulares y funcionarios de la entidad, cuando as lo determine la Junta Directiva (o Consejo Directivo) o el Director General (Gerente o Presidente), con el fin de informar o conceptuar sobre temas especficos. ARTCULO - DENOMINACIN DE LOS ACTOS. Las decisiones de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) se adoptarn por medio de Acuerdos (salvo que el acto de creacin disponga otra cosa), que llevarn la firma del Presidente y del Secretario de la misma.
PARGRAFO 2. Los Acuerdos y Actas se numerarn sucesivamente con indicacin del da, mes y ao en que se expidan y estarn bajo la custodia del Secretario de la misma. ARTCULO - QURUM. La Junta Directiva (o Consejo Directivo) requerir para deliberar de la asistencia de la mitad ms uno de los miembros que la integran. Sus decisiones se adoptarn por mayora de votos de los miembros presentes (salvo que el acto de creacin disponga cualificacin para el qurum decisorio). (En este punto ha de tenerse como referencia lo dispuesto en el acto de creacin) ARTCULO - CALIDAD DE LOS MIEMBROS. Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo), aunque ejercen funciones pblicas, no adquieren por ese solo hecho la calidad de empleados pblicos; no obstante estn sometidos al rgimen de responsabilidades, incompatibilidades e inhabilidades establecidas en la ley y los reglamentos. ARTCULO - CALIDADES, INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES DE LOS MIEMBROS. Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) que no ostenten la calidad de empleados pblicos no adquieren por ese solo hecho dicha calidad. Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y el Gerente (o Director o Presidente) estarn sujetos a las inhabilidades e incompatibilidades sealadas en la Constitucin Poltica, la ley y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
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FUNCIN PBLICA
PARGRAFO 1. De las reuniones de la Junta Directiva (Consejo Directivo), se dejar constancia en el Libro de Actas en las que se consigne lo ocurrido en las sesiones y las decisiones adoptadas, las cuales sern firmadas por el presidente y el secretario de la respectiva sesin.
ARTCULO - HONORARIOS. Los miembros de la Junta Directiva (Consejo Directivo) podrn recibir honorarios por su asistencia a las sesiones, los cuales estarn a cargo de la entidad y fijados en los trminos y condiciones sealados en el Decreto 1486 de 1999 y las dems disposiciones que la modifiquen, adicionen o sustituyan. ARTCULO - POSESIN. Los miembros de la Junta Directiva (Consejo Directivo) se posesionarn ante el Ministro de ________________ (o Director de Departamento Administrativo de _____________, segn su adscripcin o vinculacin). ARTCULO - DEL DIRECTOR GENERAL (GERENTE O PRESIDENTE). El (nombre de la entidad), tendr un Director General (Gerente o Presidente), agente del Presidente de la Repblica, de su libre nombramiento y remocin, quien ser el representante legal de la entidad.
ARTCULO - FUNCIONES DEL DIRECTOR (GERENTE O PRESIDENTE). El Director General (Gerente o Presidente) de (nombre de la entidad) tendr, adems de las funciones que le sealen las leyes (en especial el artculo 78 de la Ley 489 de 1998) Decretos y dems disposiciones legales vigentes las siguientes: 1. Presentar a la Junta Directiva (Consejo Directivo), la poltica general de la Institucin, expedir las normas adoptar el plan general y velar por el cumplimiento de los trminos y condiciones establecidos para su ejecucin. 2. Organizar, dirigir y controlar de conformidad con las directrices trazadas por la Junta Directiva (Consejo Directivo), las actividades de la institucin, y suscribir como representante legal los actos y contratos, ordenar los gastos y suscribir convenios necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a la entidad, con arreglo a las disposiciones vigentes y a los presentes estatutos. 3. Presentar para estudio y aprobacin de la Junta Directiva (Consejo Directivo) el proyecto de estatuto interno, y las modificaciones a que haya lugar y, proponer al Gobierno Nacional la modificacin de la estructura y la planta de personal. 4. Cumplir y hacer cumplir las decisiones y Acuerdos de la Junta Directiva (Consejo Directivo). 5. Delegar en los funcionarios de la entidad el ejercicio de algunas funciones, cuando la Constitucin, la ley o los estatutos lo permitan. 6. Nombrar y remover el personal, efectuar los traslados y remociones y aplicar el rgimen disciplinario, con arreglo a las normas vigentes.
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7. Adoptar los reglamentos, el manual especfico de funciones y de requisitos, y el manual de procedimientos, necesarios para el cumplimiento de las funciones de la entidad.
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8. Distribuir el personal de la planta global, teniendo en cuenta la estructura, las necesidades del servicio y los planes y programas trazados por la entidad. 9. Informar previamente a la Junta Directiva (Consejo Directivo) sobre la adjudicacin de los contratos, la declaracin de caducidad de los mismos, y peridicamente sobre el estado de la contratacin, su cumplimiento e incumplimiento y las sanciones o correctivos que se apliquen. 10. Constituir mandatarios y apoderados que representen a la entidad en los asuntos judiciales y dems de carcter litigioso. 11. Someter a consideracin y aprobacin de la Junta Directiva (Consejo Directivo) el proyecto de presupuesto, sus adiciones y traslados, as como los estados financieros, de conformidad con las disposiciones orgnicas y reglamentarias sobre la materia. 12. Presentar para consideracin y aprobacin de la Junta Directiva (Consejo Directivo) los planes y programas que se requieran para el desarrollo del objeto de la entidad. 13. Controlar el manejo de los recursos financieros, para que estos se ejecuten de conformidad con los planes y programas establecidos y con las normas orgnicas del presupuesto nacional. 14. Crear y organizar, mediante acto administrativo los Grupos Internos de Trabajo y rganos de Asesora y Coordinacin, teniendo en cuenta la estructura, los planes y programas institucionales. 15. Administrar y velar por la adecuada utilizacin de los bienes y fondos que constituyen el patrimonio de la entidad. 16. Rendir informes generales y peridicos al Ministro (Director de Departamento Administrativo, segn su adscripcin o vinculacin) en la forma que este lo determine, sobre el estado de ejecucin de las funciones, actividades desarrolladas y la situacin general de la entidad. 17. Ordenar los gastos con cargo al presupuesto, conforme a las normas generales y reglamentarias del presupuesto pblico nacional, los estatutos y Acuerdos de la Junta Directiva (Consejo Directivo). 18. Las dems que se relacionen con la organizacin y funcionamiento de la entidad y no estn expresamente atribuidas a otra autoridad. ARTCULO - DENOMINACIN DE LOS ACTOS DEL DIRECTOR GENERAL (GERENTE O PRESIDENTE). Los actos o decisiones que adopte el Director General (Gerente o Presidente), en ejercicio de las funciones a l asignadas por la ley, los presentes estatutos y los Acuerdos de la Junta Directiva (Consejo Directivo),
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se denominarn resoluciones, las que se numerarn sucesivamente con la indicacin del da, mes y ao en que se expidan. Su conservacin y custodia estar a cargo del Secretario General o de quien haga sus veces. CAPTULO III ESTRUCTURA ARTCULO - ESTRUCTURA. La estructura de (nombre de la entidad), ser la determinada por el Gobierno Nacional, con sujecin a las disposiciones legales vigentes y a los principios y reglas generales contenidas en el artculo 54 de la Ley 489 de 1998 y atendiendo las necesidades de la entidad, la cual ser flexible de tal manera que permita el cumplimiento eficaz y eficiente de sus funciones.
CAPTULO IV RGIMEN DE PERSONAL NOTA: SE RECOMIENDA EL SIGUIENTE TEXTO PARA INSTITUCIONES CON NATURALEZA JURDICA DE ESTABLECIMIENTO PBLICO Y DE EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO: ARTCULO - CLASIFICACIN DE LOS SERVIDORES. Para todos los efectos legales, las personas que prestan sus servicios a (nombre de la entidad), tendrn el carcter de empleados pblicos y por lo tanto estarn sometidos al rgimen legal vigente para los mismos. Excepcionalmente, (en los establecimientos pblicos) sern trabajadores oficiales quienes desarrollen actividades de construccin y sostenimiento de obras pblicas, de conformidad con lo que determine la ley y el respectivo acto de creacin. Excepcionalmente, (en las Empresas Sociales del Estado) tendrn la calidad de trabajadores oficiales quienes desempeen empleos destinados al mantenimiento de la planta fsica hospitalaria, o de servicios generales. NOTA: SE RECOMIENDA EL SIGUIENTE TEXTO PARA INSTITUCIONES CON NATURALEZA JURDICA DE EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO Y SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA SOMETIDAS AL RGIMEN LEGAL DE DICHAS EMPRESAS: ARTCULO - CLASIFICACIN DE LOS SERVIDORES. Para todos los efectos legales las personas que presten sus servicios a (nombre de la entidad), tendrn el carcter de trabajadores oficiales vinculados mediante contrato de trabajo, a excepcin de los cargos de las siguientes actividades: __________, las cuales debern ser desempeadas por personas con calidad de empleados pblicos.
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FUNCIN PBLICA
ARTCULO - RGIMEN DISCIPLINARIO. Los empleados pblicos y trabajadores oficiales de (nombre de la entidad) estn sujetos al rgimen disciplinario nico previsto en la Ley 734 de 2002 y dems normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. ARTCULO - RGIMEN SALARIAL Y PRESTACIONAL. Los empleados pblicos estarn sujetos al rgimen general de salarios y prestaciones sociales que rige para este tipo de empleados de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico en el orden nacional. El rgimen salarial y prestacional de los trabajadores oficiales estar sujeto a las disposiciones de la Ley 6a de 1945 y sus Decretos reglamentarios, laudos arbitrales, convenciones colectivas y dems normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
CAPTULO V PATRIMONIO ARTCULO - PATRIMONIO. El patrimonio de (nombre de la entidad), estar constituido por los bienes que como persona jurdica adquiera a cualquier ttulo y por los ingresos que reciba de conformidad con las leyes vigentes: (Se recomienda transcribir los elementos definidos en la estructura orgnica o norma de creacin). 1. 2. 3. n) Los dems ingresos que le asignen las Leyes, Ordenanzas, Acuerdos u otros actos de entidades pblicas. CAPTULO VI CONTROL FISCAL, CONTROL INTERNO Y CONTROL ADMINISTRATIVO ARTCULO - CONTROL FISCAL. Corresponde a la Contralora General de la Repblica ejercer la vigilancia de la gestin fiscal, la cual se har en forma posterior y selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y principios establecidos en el
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ARTCULO - POSESIN. El Gerente (o Director) de la entidad se posesionar ante el Presidente de la Repblica. Los otros empleados lo harn ante el Gerente (o Director) o ante el funcionario en quien se delegue esta responsabilidad, en cada caso.
artculo 267 de la Constitucin Poltica, la Ley 42 de 1993 y dems disposiciones que las modifiquen, adicionen o sustituyan. ARTCULO - CONTROL INTERNO. El (nombre de la entidad) establecer el Sistema de Control Interno y disear los mtodos y procedimientos necesarios para garantizar que todas las actividades, as como el ejercicio de las funciones a cargo de sus servidores se cian a los artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica, a la Ley 87 de 1993 y dems normas reglamentarias que se expidan sobre el particular. ARTCULO - CONTROL ADMINISTRATIVO. El Gerente (Director o Presidente) de (nombre de la entidad), tomar las medidas necesarias, con el fin de que se suministre la informacin y documentos que se requieran para la eficacia de las visitas de inspeccin tcnica, administrativa, fiscal o judicial que ordene la autoridad competente.
CAPTULO VII RGIMEN JURDICO DE LOS ACTOS Y CONTRATOS ARTCULO - ACTOS ADMINISTRATIVOS. Los actos administrativos que expida la (nombre de la entidad) para el cumplimiento de sus funciones estn sujetos al procedimiento gubernativo contemplado en las disposiciones legales vigentes. ARTCULO - RGIMEN DE CONTRATACIN. Los contratos que celebre el (nombre de la entidad) se regirn por el Estatuto General de Contratacin establecido por la Ley 80 de 1993, sus normas reglamentarias y dems disposiciones que las modifiquen, adicionen o sustituyan. ARTCULO - JURISDICCIN COACTIVA. El (nombre de la entidad) tiene jurisdiccin coactiva para hacer exigibles los crditos a su favor, de acuerdo con las normas establecidas para las entidades pblicas del orden nacional, en los trminos del artculo 112 de la Ley 6 de 1992 y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. CAPTULO VIII DISPOSICIONES VARIAS ARTCULO - CERTIFICACIONES. Los certificados sobre el ejercicio del cargo del Gerente (o Director o Presidente) sern expedidos por el Secretario General de la Entidad, o quien haga sus veces, las de los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) por el Secretario de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y los referentes a los dems empleados los expedir el funcionario a quien por funcin le corresponda.
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ARTCULO - VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin, y para su validez se requiere concepto previo y favorable del Departamento
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Administrativo de la Funcin Pblica y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los Acuerdos (citar los Acuerdos cuyas disposiciones se modifican, adicionan o sustituyen con el nuevo Acuerdo). PUBLQUESE Y CMPLASE Dado en a los
EL PRESIDENTE
EL SECRETARIO
JUNTA DIRECTIVA (o Consejo Directivo) Notas:
JUNTA DIRECTIVA (o Consejo Directivo)
Para las Instituciones de Educacin Superior, distintas a entes Universitarios Autnomos, han de invocarse las facultades conferidas en el literal a) del artculo 29 de la Ley 30 de 1992 y el literal d) del artculo 76 de la Ley 489 de 1998. Para los entes universitarios autnomos han de invocarse las facultades conferidas en el literal d) del artculo 65 de la Ley 30 de 1992 y la norma de creacin del respectivo ente universitario. Adicionalmente debe indicarse que no requieren concepto favorable del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Para las Corporaciones Autnomas Regionales han de citarse las facultades conferidas en el artculo 26 de la Ley 99 de 1993 y la respectiva norma de creacin de la Corporacin. Adicionalmente debe indicarse que no requieren concepto favorable del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
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ANEXO 11
MODELO DE CONTENIDO DE UN ESTATUTO INTERNO ENTIDAD DESCENTRALIZADA TERRITORIAL ACUERDO No. ( )
Por el cual se adoptan los estatutos internos de la (nombre completo de la entidad descentralizada)
(para empresa industrial y comercial o sociedad de economa mixta) LA JUNTA DIRECTIVA DE (NOMBRE ENTIDAD) en ejercicio de las facultades legales y estatutarias, en especial las que le conere la Ordenanza (Acuerdo o Decreto) No. ____ de _______,
(para establecimiento pblico o empresa social del Estado) EL CONSEJO DIRECTIVO DE (NOMBRE ENTIDAD) en ejercicio de las facultades legales y estatutarias, en especial las que le conere la Ordenanza (Acuerdo o Decreto) No. _____ de ______,
ACUERDA: ARTCULO 1. Adptanse los estatutos que rigen la organizacin y funcionamiento de (nombre de la entidad). CAPTULO I NATURALEZA, DENOMINACIN, DOMICILIO, OBJETO, FUNCIONES Y PATRIMONIO ARTCULO - DENOMINACIN. Para todos los efectos legales la institucin se denomina (nombre completo de la entidad descentralizada y si en la norma de creacin o estructura orgnica se dispuso la utilizacin de una sigla, citarla). ARTCULO - NATURALEZA. La (nombre completo de la entidad descentralizada), es una (Empresa Industrial y Comercial del Estado, Sociedad de Economa Mixta, Establecimiento Pblico, o ) del orden (distrital, municipal o departamental), dotada de personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio independiente.
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ARTCULO - DOMICILIO. El (nombre completo de la entidad descentralizada) tiene su domicilio en el municipio de _____________, departamento de ___________. ARTCULO - OBJETO. La (nombre completo de la entidad descentralizada) tiene por objeto (describir la definicin del objeto contenido en la norma de creacin o estructura orgnica). ARTCULO - FUNCIONES. En desarrollo de su objeto social, la (nombre completo de la entidad descentralizada) puede realizar con sujecin a las normas generales y especiales que rija cada caso, todos los actos, contratos y operaciones que tengan relacin con las siguientes actividades (tener en cuenta las funciones descritas en la norma de creacin o estructura orgnica): CAPTULO II ORGANOS DE DIRECCIN Y ADMINISTRACIN ARTCULO - DIRECCIN Y ADMINISTRACIN. La direccin y administracin de (nombre entidad), estar a cargo de la Junta Directiva (Consejo Directivo) y del Gerente (Director o Presidente). ARTCULO - INTEGRACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO). La Junta Directiva (o Consejo Directivo) de la (nombre completo de la entidad descentralizada) estar integrada(o) por: (Transcribir de la norma de creacin o de la estructura orgnica, esto es, de la Ordenanza o Acuerdo, la integracin definida en dicho acto). - El Gobernador (Alcalde) o su delegado quien la presidir. - El Secretario de ... PARGRAFO 1. Actuar como Secretario de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) el Secretario General (o quien haga sus veces o quien designe el jefe del organismo) a quien corresponde llevar los archivos de las reuniones y decisiones y certificar sobre sus actos. PARGRAFO 2. El Director (Gerente o Presidente) de (nombre de la entidad), asistir a las reuniones de la Junta Directiva (Consejo Directivo) con derecho a voz pero sin voto. PARGRAFO 3. Los miembros de la Junta Directiva (Consejo Directivo) a que se refieren los numerales __, __, sern nombrados para perodos de __ aos y podrn ser reelegidos conforme a las normas vigentes sobre la materia.
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(En este punto se deben considerar disposiciones sobre la representacin y temporalidad de los miembros en la Junta Directiva o Consejo Directivo, previstas en la norma de creacin o estructura orgnica). ARTCULO - FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO). La Junta Directiva (Consejo Directivo) es la encargada de la direccin, control, formulacin de polticas y normatividad, para garantizar a la comunidad una eficaz y adecuada prestacin de los servicios, para lo cual cumplir las siguientes funciones (entre otras): 1. Formular la poltica general de la empresa, el plan de desarrollo administrativo y los planes y programas que conforme a la Ley Orgnica de Planeacin y a la Ley Orgnica de Presupuesto, deben proponerse para su incorporacin a los planes sectoriales y a travs de estos al Plan de Desarrollo. 2. Proponer al gobierno departamental (municipal) las modificaciones a la estructura orgnica que considere pertinentes y adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca. 3. Aprobar el proyecto de presupuesto del respectivo organismo. 4. Controlar el funcionamiento general de la organizacin y verificar su conformidad con la poltica adoptada. n. Las dems que le seale la ley. ARTCULO - REUNIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO). La Junta Directiva (o Consejo Directivo) se reunir ordinariamente una (1) vez cada mes y extraordinariamente cuando sea convocada por su Presidente, el Gerente (Director o Presidente), o a solicitud de por lo menos ______ (x) de sus miembros. PARGRAFO 1. La convocatoria a reuniones ordinarias o extraordinarias de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) se har mediante citacin escrita a sus miembros con anticipacin no menor de dos (2) das e indicacin de los temas a tratar. PARGRAFO 2. A las reuniones podrn asistir particulares y funcionarios de la entidad, cuando as lo determine la Junta Directiva (o Consejo Directivo) o el Director General (Gerente o Presidente), con el fin de informar o conceptuar sobre temas especficos. ARTCULO - DENOMINACIN DE LOS ACTOS. Las decisiones de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) se adoptarn por medio de Acuerdos (salvo que el acto de creacin disponga otra cosa), que llevarn la firma del Presidente y del Secretario de la misma.
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FUNCIN PBLICA
PARGRAFO 1. De las reuniones de la Junta Directiva (Consejo Directivo), se dejar constancia en el Libro de Actas en las que se consigne lo ocurrido en las sesiones y las decisiones adoptadas, las cuales sern firmadas por el presidente y el secretario de la respectiva sesin. PARGRAFO 2. Los Acuerdos y Actas se numerarn sucesivamente con indicacin del da, mes y ao en que se expidan y estarn bajo la custodia del Secretario de la misma. ARTCULO - QURUM. La Junta Directiva (o Consejo Directivo) requerir para deliberar de la asistencia de la mitad ms uno de los miembros que la integran. Sus decisiones se adoptarn por mayora de votos de los miembros presentes (salvo que el acto de creacin disponga cualificacin para el qurum decisorio).
ARTCULO - CALIDADES, INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES DE LOS MIEMBROS. Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) que no ostenten la calidad de empleados pblicos no adquieren por ese solo hecho dicha calidad. Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y el Gerente (o Director o Presidente) estarn sujetos a las inhabilidades e incompatibilidades sealadas en la Constitucin Poltica, la ley y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. ARTCULO - HONORARIOS. Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo), podrn recibir honorarios por su asistencia a las sesiones ordinarias y extraordinarias, los cuales sern fijados por resolucin ejecutiva con cargo al presupuesto de la (nombre completo de la entidad descentralizada), de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia. ARTCULO - DEL GERENTE GENERAL (DIRECTOR O PRESIDENTE). El (nombre completo de la entidad descentralizada) tendr un Gerente (o Director o Presidente) General, agente del Alcalde, (Gobernador) de su libre nombramiento y remocin, quien ser el representante legal de la entidad. ARTCULO - FUNCIONES DEL GERENTE (DIRECTOR O PRESIDENTE): El Gerente (o Director o Presidente) de la (nombre completo de la entidad descentralizada) cumplir todas aquellas funciones que se relacionen con la organizacin y funcionamiento que no se hallen expresamente atribuidas a otra autoridad y en especial las siguientes: 1. Ejecutar las decisiones de la Junta Directiva (o Consejo Directivo), dictar los actos administrativos que le correspondan y realizar las actividades conducentes al cumplimiento del objetivo de la entidad.
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(En este punto ha de tenerse como referencia lo dispuesto en el acto de creacin).
2. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la gestin de todas las dependencias de la entidad. 3. Presentar para estudio y aprobacin de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) el anteproyecto del presupuesto acompaado de los informes o proyectos de ejecucin y los planes y programas requeridos para el desarrollo del objeto de este y que requiera la organizacin. 4. Coordinar y velar por el buen recaudo de los recursos que se reciban, ordenar el gasto de la entidad, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. 5. Delegar funciones administrativas que sean competencia de otros niveles de responsabilidad y que se requieran, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, sin perjuicio de reasumir estas funciones cuando lo crea conveniente.
6. Ordenar la ejecucin de los planes, programas y proyectos elaborados para el cumplimiento de los objetivos de la entidad. 7. Nombrar, promover y remover a los funcionarios de la entidad, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. 8. Ordenar el estricto cumplimiento de las normas vigentes de administracin de personal y dictar las disposiciones necesarias para su administracin. 9. Presentar al Gobernador (Alcalde) y a la Junta Directiva (o Consejo Directivo), informes generales y peridicos sobre el desarrollo de la entidad. 10. Constituir mandatarios y apoderados que representen a la entidad en asuntos judiciales o extrajudiciales o de carcter litigioso. 11. Administrar los bienes y recursos que constituyen el patrimonio de la entidad y velar por la correcta aplicacin de los recursos y la debida utilizacin de los bienes. 12. Ordenar el trmite, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, de todo lo relacionado con el otorgamiento de comisiones al exterior de los empleados de la entidad. 13. Convocar a la Junta Directiva (o Consejo Directivo) a sesiones extraordinarias cuando lo estime conveniente. 14. Suscribir los actos administrativos y celebrar los contratos que sean necesarios para el cumplimiento de las funciones y la ejecucin de los programas de la entidad, conforme a las disposiciones legales reglamentarias y estatutarias.
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15. Promover y ordenar programas de capacitacin tcnica para funcionarios de la entidad en reas afines al objetivo de la misma, para estimular la incorporacin de nuevas
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tecnologas, mtodos de trabajo, conceptos de reingeniera y calidad en la bsqueda permanente de un alto rendimiento empresarial. 16. Ejercer el control administrativo a la ejecucin presupuestal de la empresa y velar porque la ejecucin de los planes y programas del mismo se adelanten conforme a las disposiciones legales, reglamentarias y estatutarias de la Junta Directiva (o Consejo Directivo). 17. Someter a consideracin y aprobacin de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) en los plazos fijados por esta, los estados financieros, los informes de ejecucin presupuestal y los planes y programas de la empresa, de acuerdo con los estatutos y dems normas aplicables. 18. Las dems que se relacionen con la organizacin y funcionamiento de la entidad y no estn expresamente atribuidas con otra autoridad. ARTCULO - DENOMINACIN DE LOS ACTOS DEL GERENTE GENERAL (DIRECTOR O PRESIDENTE). Los actos y decisiones del Gerente (o Director o Presidente) cumplidos en ejercicio de las funciones a l asignadas por la ley, los presentes Estatutos y los Acuerdos de la Junta Directiva o (Consejo Directivo), se denominarn resoluciones, las que se numerarn consecutivamente, con indicacin del da, mes y ao en que se expiden. Su conservacin y custodia estar a cargo del Secretario General o de quien haga sus veces. CAPTULO III ESTRUCTURA ARTCULO - ESTRUCTURA. La estructura de (nombre completo de la entidad descentralizada) ser propuesta por la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y adoptada mediante decreto por el Gobernador (Alcalde), atendiendo las necesidades de la Entidad y las en materia de organizacin y funcionamiento de entidades pblicas, la cual ser flexible, permitiendo el cumplimiento de las funciones establecidas en la Ley de manera eficaz y eficiente. (En este punto ha de observarse lo dispuesto en el acto de creacin de la entidad descentralizada, en relacin a si el acto de estructura requiere o no de la aprobacin mediante Decreto por parte del Gobernador (Alcalde)). CAPTULO IV RGIMEN DE PERSONAL NOTA: SE RECOMIENDA EL SIGUIENTE TEXTO PARA INSTITUCIONES CON NATURALEZA JURDICA DE ESTABLECIMIENTO PBLICO Y EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO:
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ARTCULO - CLASIFICACIN DE LOS SERVIDORES. Para todos los efectos legales, las personas que prestan sus servicios a (nombre de la entidad), tendrn el carcter de empleados pblicos y por lo tanto estarn sometidos al rgimen legal vigente para los mismos. Excepcionalmente, (en los establecimientos pblicos) sern trabajadores oficiales quienes desarrollen actividades de construccin y sostenimiento de obras pblicas, de conformidad con lo que determine la ley y el respectivo acto de creacin Excepcionalmente, (en las Empresas Sociales del Estado) tendrn la calidad de trabajadores oficiales quienes desempeen empleos destinados al mantenimiento de la planta fsica hospitalaria, o de servicios generales. NOTA: RECOMIENDA EL SIGUIENTE TEXTO PARA INSTITUCIONES CON NATURALEZA JURDICA DE EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO Y DE SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA SOMETIDAS AL RGIMEN LEGAL DE DICHAS EMPRESAS: ARTCULO - CLASIFICACIN DE LOS SERVIDORES. Para todos los efectos legales las personas que presten sus servicios a (nombre de la entidad), tendrn el carcter de trabajadores oficiales vinculados mediante contrato de trabajo, a excepcin de los cargos de las siguientes actividades de confianza y manejo: ________________, las cuales debern ser desempeadas por personas con calidad de empleados pblicos. ARTCULO - RGIMEN DISCIPLINARIO. Los empleados pblicos y trabajadores oficiales de (nombre de la entidad) estn sujetos al rgimen disciplinario nico previsto en la Ley 734 de 2002 y dems normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. ARTCULO - RGIMEN SALARIAL Y PRESTACIONAL. Los empleados pblicos de (nombre de la institucin) estarn sujetos al rgimen de nomenclatura y clasificacin de empleos dispuesto por la ley o autorizado por esta, a las disposiciones que en materia de escala salarial fije la (Asamblea Departamental o Concejo Municipal o Distrital) y al rgimen salarial y prestacional que dicte el Gobierno Nacional en desarrollo de la Ley 4 de 1992, o aquellas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. El rgimen salarial y prestacional de los trabajadores oficiales estar sujetos a las disposiciones de la Ley 6a de 1945 y sus Decretos reglamentarios, laudos arbitrales, convenciones colectivas y dems normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. ARTCULO - POSESIN. El Gerente (o Director) de la entidad se posesionar ante el Gobernador (Alcalde). Los otros empleados lo harn ante el Gerente (o Director) o ante el funcionario en quien se delegue esta responsabilidad en cada caso. Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) se posesionarn ante el Presidente de la Junta Directiva (o Consejo Directivo).
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CAPTULO V PATRIMONIO ARTCULO - PATRIMONIO. El patrimonio de (nombre de la entidad), estar constituido por los bienes que como persona jurdica adquiera a cualquier ttulo y por los ingresos que reciba de conformidad con las leyes vigentes: (Se recomienda transcribir los elementos definidos en la estructura orgnica o norma de creacin). 1.
3. n) Los dems ingresos que le asignen las Leyes, Ordenanzas, Acuerdos u otros actos de entidades pblicas. CAPTULO VI CONTROL FISCAL, CONTROL INTERNO Y CONTROL ADMINISTRATIVO ARTCULO CONTROL FISCAL. La vigilancia del control fiscal de la (nombre de la entidad) corresponde a la Contralora (departamental o municipal), la cual se har en forma posterior y selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y principios establecidos en los artculos 267 de Constitucin Poltica, la Ley 42 de 1993 y dems disposiciones que las modifiquen, adicionen o sustituyan. ARTCULO CONTROL INTERNO. La (nombre de la entidad) establecer el Sistema de Control Interno y disear los mtodos y procedimientos necesarios para garantizar que todas las actividades, as como el ejercicio de las funciones a cargo de sus servidores se cian a los artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica, a la Ley 87 de 1993 y dems normas reglamentarias que se expidan sobre el particular. ARTCULO -CONTROL ADMINISTRATIVO. El Gerente (Director o Presidente) de (nombre de la entidad), tomar las medidas necesarias, con el fin de que se suministre la informacin y documentos que se requieran para la eficacia de las visitas de inspeccin tcnica, administrativa, fiscal o judicial que ordene la autoridad competente.
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2.
CAPTULO VII RGIMEN JURDICO DE LOS ACTOS Y CONTRATOS ARTCULO - ACTOS ADMINISTRATIVOS. Los actos administrativos que expida la (nombre de la entidad) para el cumplimiento de sus funciones estn sujetos al procedimiento gubernativo contemplado en las disposiciones legales vigentes. ARTCULO - RGIMEN DE CONTRATACIN. Los contratos que celebre el (nombre de la entidad) se regirn por el Estatuto General de Contratacin establecido por la Ley 80 de 1993, sus normas reglamentarias y dems disposiciones que las modifiquen, adicionen o sustituyan. ARTCULO - JURISDICCIN COACTIVA. La (nombre de la entidad) tiene jurisdiccin coactiva para hacer exigibles los crditos a su favor, de acuerdo con las normas establecidas para las entidades pblicas del orden departamental, municipal o distrital, en los trminos de las disposiciones vigentes sobre la materia. CAPITULO VIII DISPOSICIONES VARIAS ARTCULO - CERTIFICACIONES. Los certificados sobre el ejercicio del cargo del Gerente (o Director o Presidente) sern expedidos por el Secretario General de la Entidad, o quien haga sus veces, las de los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) por el Secretario de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y los referentes a los dems empleados los expedir el funcionario a quien por funcin le corresponda. ARTCULO - VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin, y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los Acuerdos (citar los Acuerdos cuyas disposiciones se modifican, adicionan o sustituyen con el nuevo Acuerdo). PUBLQUESE Y CMPLASE Dado en a los
EL PRESIDENTE JUNTA DIRECTIVA
EL SECRETARIO JUNTA DIRECTIVA (o Consejo Directivo)
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(o Consejo Directivo)
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ANEXO 12
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ESTRUCTURA PARA UNA ENTIDAD NACIONAL DEL SECTOR CENTRAL REPBLICA DE COLOMBIA DECRETO No. ( )
El Presidente de la Repblica de Colombia, en ejercicio de las facultades que le otorga el numeral 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica en concordancia con el artculo 54 de la Ley 489 de 1998, DECRETA: ARTCULO 1. ESTRUCTURA. Para el desarrollo de sus funciones el (la) (nombre del Ministerio, Departamento Administrativo o Superintendencia o Unidad Administrativa Especial sin personera jurdica) tendr la siguiente estructura: 1. 1.1 1.2 1.3 2. 2.1 2.2 3. 3.1 4. Despacho del (Ministro, o ) Oficina Asesora de Planeacin Oficina Asesora Jurdica Oficina de Control Interno Despacho del (Viceministro o ) Direccin de Direccin de Secretara General Direccin de rganos de Coordinacin y Asesora
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Por el cual se establece (o modifica) la estructura de (nombre del Ministerio, Departamento Administrativo o Superintendencia o Unidad Administrativa Especial sin personera jurdica), y se determinan las funciones de sus dependencias.
4.1 4.2
Comisin de Personal Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno..
ARTCULO 2. DESPACHO DEL . Son funciones de Despacho del , las siguientes: 1. 2. 3. n. Las dems que le sealen las normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad y que no estn expresamente atribuidas a otra autoridad. ARTCULO 3. OFICINA ASESORA DE PLANEACIN. Son funciones de la Oficina de Planeacin, las siguientes: 1. Asesorar a la Gerencia General de la (entidad) en la formulacin, coordinacin y evaluacin de las polticas institucionales, estudios y proyectos necesarios para el mantenimiento y expansin de la red terciaria nacional. 2. Fomentar la elaboracin de estudios e investigaciones que permitan mejorar la formulacin y orientacin de los programas institucionales. 3. Preparar, en colaboracin con otros organismos pblicos, en especial con el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y el Departamento Nacional de Planeacin, y cuando fuere el caso, con tcnicos y representantes del sector privado, los planes y programas de la entidad y elaborar en coordinacin con las dems dependencias de la entidad, el anteproyecto de presupuesto que en cada vigencia fiscal se requiera para su ejecucin. 4. Programar las modificaciones al presupuesto de inversin y darle el trmite correspondiente. 5. Asistir a las entidades territoriales en la elaboracin y presentacin de proyectos de inversin y canalizar las solicitudes que formulen los entes territoriales y comunidades para ... y as mismo, efectuar el registro de proyectos en el Banco de Proyectos de Inversin Nacional (BPIN), de acuerdo con la metodologa establecida por el Departamento Nacional de Planeacin.
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6. Realizar estudios, anlisis y evaluaciones de factibilidad tcnica y operativa del sistema de informacin computarizada de acuerdo a los requerimientos de la entidad y recomendar el mtodo para implementar el software adquirido o desarrollado en concordancia con la metodologa establecida y garantizar el uso adecuado del
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sistema y la informacin buscando el mejoramiento del manejo de la informacin y automatizacin de las oficinas. n. Las dems inherentes a la naturaleza de su dependencia y las que le sean asignadas por las normas legales. ARTCULO 4. OFICINA ASESORA JURDICA. Son funciones de la Oficina Jurdica, las siguientes: 1. Asesorar a la Gerencia General y coordinar con las dems dependencias de la (entidad) el trmite y solucin de los asuntos de carcter jurdico, as como conceptuar sobre la interpretacin de las normas legales inherentes a la institucin. 2. Representar jurdicamente a la entidad en los procesos que se instauren en su contra o que esta deba promover, mediante poder que le otorgue el Gerente General y mantenerlo informado sobre el desarrollo de los mismos. 3. Resolver las consultas formuladas por los organismos pblicos y privados, as como por los usuarios y particulares, de conformidad con las normas que rigen los servicios y funciones de la institucin. 4. Colaborar con las dems dependencias en la elaboracin de los pliegos de condiciones y trminos de referencia para las licitaciones y concurso de mritos que deba realizar la (entidad). 5. Llevar el registro de las garantas contractuales otorgadas a favor de la (entidad) y controlar su vencimiento, renovacin y en general el cumplimiento de las obligaciones legales contradas por los contratistas. 6. Tramitar con la debida oportunidad las solicitudes que formulen las autoridades jurisdiccionales, de polica, del Ministerio Pblico, al igual que las presentadas por particulares u otras entidades, cuando traten sobre asuntos que competen a la Oficina. 7. Tramitar los cobros que adelante la institucin por jurisdiccin coactiva. n. Las dems inherentes a la naturaleza de la dependencia y las que le sean asignadas por las normas legales. ARTCULO 5. OFICINA DE CONTROL INTERNO. Son funciones de la Oficina de Control Interno, las siguientes: 1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la definicin de polticas referidas al diseo e implementacin de los sistemas de control interno que contribuyan a incrementar la eficiencia en las diferentes reas de la entidad, as como la de garantizar la calidad en la prestacin de los servicios de la entidad. 2. Disear y establecer, en coordinacin con las diferentes dependencias de la (entidad), los criterios, mtodos, procedimientos e indicadores de eficiencia y productiDepartamento Administrativo de la
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vidad para evaluar la gestin y proponer las medidas preventivas y correctivas del caso. 3. Coordinar, implementar y fomentar sistemas de control de gestin administrativa, financiera y de resultados institucionales. 4. Realizar evaluaciones peridicas sobre la ejecucin del plan de accin (plan indicativo), del cumplimiento de las actividades propias de cada dependencia y proponer las medidas preventivas y correctivas necesarias. 5. Vigilar que la atencin de quejas y reclamos presentadas por los ciudadanos en relacin con la misin de la entidad, se presten en forma oportuna y eficiente y rendir los informes sobre el particular. 6. Disear e implementar un sistema de auditora de sistemas de la entidad estableciendo normas, metas y objetivos y efectuar el anlisis de los resultados para la toma de acciones preventivas y correctivas. 7. Dirigir y coordinar el desarrollo de las actividades que busquen la mxima eficiencia en el cumplimiento de los trmites y en el desarrollo de las labores de cada dependencia. n. Las dems inherentes a su naturaleza y las que le sean asignadas por las normas legales. ARTCULO 6. DESPACHO DEL... Son funciones del Despacho (del Viceministerio o de la Subdireccin del Departamento), las siguientes: 1. 2. 3. n. Las dems inherentes a su naturaleza y las que le sean asignadas por las normas legales. ARTCULO 7. DIRECCIN DE . Son funciones de la Direccin de ., las siguientes: 1. 2.
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3. n. Las dems inherentes a su naturaleza y las que le sean asignadas por las normas legales.
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ARTCULO 8. SECRETARA GENERAL. Son funciones de la Secretara General, las siguientes: 1. 2. 3. n. Las dems inherentes a su naturaleza y las que le sean asignadas por las normas legales. ARTCULO 9. DIRECCIN DE Son funciones de la Direccin de , las siguientes: 1. 2. 3. n. Las dems inherentes a su naturaleza y las que le sean asignadas por las normas legales. ARTCULO 10. ORGANOS DE COORDINACIN Y ASESORA. La Comisin de Personal, el Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno, y dems rganos de asesora y coordinacin que se organicen e integren cumplirn sus funciones de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes. El (Ministro o Director de Departamento Administrativo o Superintendente o Director de la Unidad Administrativa Especial) podr crear Comits permanentes o transitorios especiales para el estudio, anlisis y asesora en temas alusivos a la institucin. ARTCULO 11. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto (anterior norma que establece y modifica la estructura de la entidad). PUBLQUESE Y CMPLASE Dado en Bogot, D. C., a (Fdo.) PRESIDENTE DE LA REPBLICA (Fdo.) EL MINISTRO (DIRECTOR DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO) DE ,
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(Fdo) EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA, Notas: El epgrafe del proyecto de decreto debe encabezar cada una de las hojas del mismo y coincidir su texto con el determinado en la primera hoja. Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente de la Repblica (se sugiere ocho (8) renglones, NO COLOCAR PIE DE FIRMA NI CARGO). Guardar estricto orden de precedencia legal de los Ministerios y Departamentos Administrativos. En la hoja en la que firma el seor Presidente de la Repblica deben observarse las siguientes reglas: Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto que se pretende sancionar. Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de Departamento Administrativo.
En la pgina en que firma un Ministro o Director de Departamento Administrativo debe ir acompaado de la firma de otro Ministro o Director de Departamento Administrativo.
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ANEXO 13
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ESTRUCTURA PARA UNA ENTIDAD NACIONAL DEL SECTOR DESCENTRALIZADO REPBLICA DE COLOMBIA DECRETO No. ( )
Por el cual se establece (o modifica) la estructura de (nombre de la entidad) y se determinan las funciones de sus dependencias El Presidente de la Repblica de Colombia, en ejercicio de las facultades que le confiere el artculo 54 de la Ley 489 de 1998, y CONSIDERANDO: Que la Junta Directiva (Consejo Directivo) del (nombre de la entidad) en la sesin del (da) del (mes) de (ao), segn Acta No. ___ de (fecha), decidi someter a la aprobacin del Gobierno Nacional el establecimiento (o la modificacin) de su estructura. DECRETA: ARTCULO 1. ESTRUCTURA. Para el desarrollo de sus funciones el (la) (nombre de la entidad) tendr la siguiente estructura: 1. Consejo Directivo 2. Gerencia General 2.1 Oficina Asesora de Planeacin 2.2 Oficina Asesora Jurdica 2.3 Oficina de Control Interno 3. Subgerencia de Ingeniera 4. Subgerencia Administrativa y Financiera 5. rganos de Coordinacin y Asesora 5.1 Comisin de Personal 5.2 Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno ARTCULO 2. JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO). La Junta Directiva (Consejo Directivo) del (nombre de la entidad), estar integrado y cumplir sus
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funciones de conformidad con lo establecido en la Ley 489 de 1998, (citar la norma de creacin), en sus estatutos y dems disposiciones legales vigentes. ARTCULO 3. GERENCIA GENERAL. Son funciones de la Gerencia General, las siguientes: 1. Cumplir y hacer cumplir las decisiones y Acuerdos de la Junta Directiva (del Consejo Directivo). 2. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar las actividades conducentes al cumplimiento de los objetivos de la (entidad) y ejercer su representacin. 3. Ordenar los gastos, dictar los actos, realizar las operaciones y celebrar los contratos y convenios que se requieran para el normal funcionamiento de la entidad. 4. Nombrar, dar posesin y remover al personal de la (entidad), de conformidad con las normas legales vigentes sobre la materia. 5. Presentar informes a la Junta Directiva (al Consejo Directivo) y al Ministerio de ......... (o al Departamento Administrativo de ) y a otras autoridades que los requieran, en la forma que estos lo determinen sobre el estado de ejecucin de las funciones que corresponden a la (entidad) y los informes generales y peridicos o particulares que le solicite, sobre las funciones desarrolladas y la situacin general de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes sobre la materia. 6. Crear y conformar, con carcter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo, mediante resolucin, teniendo en cuenta las necesidades del servicio y los planes y programas trazados por la entidad; as como designar el funcionario bajo el cual quedar la coordinacin y supervisin del grupo. 7. Garantizar el ejercicio del control interno y gestin de la entidad y propender por el mejoramiento institucional. 8. Dirigir y coordinar las acciones relacionadas con la divulgacin de las actividades de la (entidad), incluidas las relativas a especificaciones tcnicas y servicios que presta, a travs de los diversos medios de comunicacin en los diferentes rdenes territoriales, procurando un oportuno y veraz conocimiento de aquellas por parte de la colectividad y, en general, trazar las polticas y dirigir lo atinente al manejo de los medios de comunicacin. n. Las dems que le sealen las normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad y que no estn expresamente atribuidas a otra autoridad. ARTCULO 4. OFICINA ASESORA DE PLANEACIN. Son funciones de la Oficina de Planeacin, las siguientes:
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1. Asesorar a la Gerencia General de la (entidad) en la formulacin, coordinacin y evaluacin de las polticas institucionales, estudios y proyectos necesarios para el mantenimiento y expansin de la red terciaria nacional.
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2. Fomentar la elaboracin de estudios e investigaciones que permitan mejorar la formulacin y orientacin de los programas institucionales. 3. Preparar, en colaboracin con otros organismos pblicos, en especial con el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y el Departamento Nacional de Planeacin, y cuando fuere el caso, con tcnicos y representantes del sector privado, los planes y programas de la entidad y elaborar en coordinacin con las dems dependencias de la entidad, el anteproyecto de presupuesto que en cada vigencia fiscal se requiera para su ejecucin. 4. Programar las modificaciones al presupuesto de inversin y darle el trmite correspondiente. 5. Asistir a las entidades territoriales en la elaboracin y presentacin de proyectos de inversin y canalizar las solicitudes que formulen los entes territoriales y comunidades para ... y as mismo, efectuar el registro de proyectos en el Banco de Proyectos de Inversin Nacional (BPIN), de acuerdo con la metodologa establecida por el Departamento Nacional de Planeacin. 6. Realizar estudios, anlisis y evaluaciones de factibilidad tcnica y operativa del sistema de informacin computarizada de acuerdo a los requerimientos de la entidad y recomendar el mtodo para implementar el software adquirido o desarrollado en concordancia con la metodologa establecida y garantizar el uso adecuado del sistema y la informacin buscando el mejoramiento del manejo de la informacin y automatizacin de las oficinas. n. Las dems inherentes a la naturaleza de su dependencia y las que le sean asignadas por las normas legales. ARTCULO 5. OFICINA ASESORA JURDICA. Son funciones de la Oficina Jurdica, las siguientes: 1. Asesorar a la Gerencia General (Direccin o Presidencia) y coordinar con las dems dependencias de la (entidad) el trmite y solucin de los asuntos de carcter jurdico, as como conceptuar sobre la interpretacin de las normas legales inherentes a la institucin. 2. Representar jurdicamente a la entidad en los procesos que se instauren en su contra o que esta deba promover, mediante poder que le otorgue el Gerente General y mantenerlo informado sobre el desarrollo de los mismos. 3. Resolver las consultas formuladas por los organismos pblicos y privados, as como por los usuarios y particulares, de conformidad con las normas que rigen los servicios y funciones de la institucin. 4. Colaborar con las dems dependencias en la elaboracin de los pliegos de condiciones y trminos de referencia para las licitaciones y concurso de mritos que deba realizar la (entidad).
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5. Llevar el registro de las garantas contractuales otorgadas a favor de la (entidad) y controlar su vencimiento, renovacin y en general el cumplimiento de las obligaciones legales contradas por los contratistas. 6. Tramitar con la debida oportunidad las solicitudes que formulen las autoridades jurisdiccionales, de polica, del Ministerio Pblico, al igual que las presentadas por particulares u otras entidades, cuando traten sobre asuntos que competen a la Oficina. 7. Tramitar los cobros que adelante la institucin por jurisdiccin coactiva. n. Las dems inherentes a la naturaleza de la dependencia y las que le sean asignadas por las normas legales. ARTCULO 6. OFICINA DE CONTROL INTERNO. Son funciones de la Oficina de Control Interno, las siguientes: 1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la definicin de polticas referidas al diseo e implementacin de los sistemas de control interno que contribuyan a incrementar la eficiencia en las diferentes reas de la entidad, as como la de garantizar la calidad en la prestacin de los servicios de la entidad. 2. Disear y establecer, en coordinacin con las diferentes dependencias de la (entidad), los criterios, mtodos, procedimientos e indicadores de eficiencia y productividad para evaluar la gestin y proponer las medidas preventivas y correctivas del caso. 3. Coordinar, implementar y fomentar sistemas de control de gestin administrativa, financiera y de resultados institucionales. 4. Realizar evaluaciones peridicas sobre la ejecucin del plan de accin (plan indicativo), del cumplimiento de las actividades propias de cada dependencia y proponer las medidas preventivas y correctivas necesarias. 5. Vigilar que la atencin de quejas y reclamos presentadas por los ciudadanos en relacin con la misin de la entidad, se presten en forma oportuna y eficiente y rendir los informes sobre el particular. 6. Disear e implementar un sistema de auditora de sistemas de la entidad estableciendo normas, metas y objetivos y efectuar el anlisis de los resultados para la toma de acciones preventivas y correctivas. 7. Dirigir y coordinar el desarrollo de las actividades que busquen la mxima eficiencia en el cumplimiento de los trmites y en el desarrollo de las labores de cada dependencia. n. Las dems inherentes a su naturaleza y las que le sean asignadas por las normas legales.
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ARTCULO 7. SUBGERENCIA DE INGENIERA. Son funciones de la Subgerencia de Ingeniera, las siguientes: 1. Asesorar a la Gerencia General (Direccin o Presidencia) de la (entidad) en la formulacin, administracin y ejecucin de polticas institucionales, planes, programas y proyectos en materia de .... 2. Dirigir y coordinar los estudios relacionados con ... 3. Dirigir, coordinar y controlar segn las polticas institucionales fijadas, las actividades relacionadas con ... 4. Adoptar las disposiciones vigentes en materia de ... establecidas por las entidades competentes, en la elaboracin de trminos de referencia de ... y en la ejecucin de las mismas.
n. Las dems inherentes a su naturaleza y las que le sean asignadas por las normas legales. ARTCULO 8. SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. Son funciones de la Subgerencia Administrativa y Financiera: 1. Asesorar al Gerente (Director o Presidente) en la formulacin de polticas, normas y procedimientos para la administracin de recursos humanos, fsicos, econmicos y financieros de la entidad. 2. Dirigir y controlar los procesos administrativos y financieros de la institucin en todos los niveles. 3. Proponer y ejecutar las polticas, planes, programas y dems acciones relacionadas con la gestin financiera, administrativa y presupuestal de la institucin. 4. Coordinar y programar las actividades de administracin de personal, seguridad industrial y relaciones laborales del personal, de acuerdo con las polticas de la entidad y las normas legales vigentes establecidas sobre la materia. 5. Coordinar la realizacin de estudios sobre planta de personal y adelantar los estudios necesarios con el fin de mantener actualizado el manual especfico de funciones y de competencias laborales de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes. 6. Dirigir y coordinar la ejecucin del presupuesto de la entidad y velar por el cumplimiento de los trmites requeridos para el pago de las cuentas. 7. Dirigir la elaboracin del plan financiero de fuentes y usos de recursos de la entidad, efectuar su seguimiento y proponer los correctivos necesarios, as como
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5. Prestar apoyo y asesora tcnica a los entes territoriales en las actividades de formulacin, preparacin, evaluacin y tramitacin de los programas y proyectos de ...
preparar el programa anual mensualizado de Caja, PAC, en coordinacin con las dems dependencias de la (entidad). 8. Programar, en coordinacin con la Oficina Asesora Jurdica, los procesos de licitacin, contratacin, adquisicin, almacenamiento y custodia de bienes y materiales. 9. Conocer en primera instancia de los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores pblicos de la (entidad). 10. Velar por la debida aplicacin del Sistema de Desarrollo Administrativo, relacionado con las polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter administrativo y organizacional para la gestin y el manejo de los recursos humanos, tcnicos, materiales, fsicos y financieros de la (entidad), orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeo institucional, de conformidad con las normas legales vigentes.
n. Las dems inherentes a su naturaleza y las que le sean asignadas por las normas legales. ARTCULO 9. RGANOS DE COORDINACIN Y ASESORA. La Comisin de Personal, el Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno, y dems rganos de asesora y coordinacin que se organicen e integren cumplirn sus funciones de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes. El Gerente General podr crear Comits permanentes o transitorios especiales para el estudio, anlisis y asesora en temas alusivos a la institucin. ARTCULO 10. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto (anterior norma que establece y modifica la estructura de la entidad). PUBLQUESE Y CMPLASE Dado en Bogot, D. C., a (Fdo.) PRESIDENTE DE LA REPBLICA (Fdo.) EL MINISTRO (DIRECTOR DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO) DE ..., (Fdo) EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA
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Notas: El epgrafe del proyecto de decreto debe encabezar cada una de las hojas del mismo y coincidir su texto con el determinado en la primera hoja.
FUNCIN PBLICA
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente de la Repblica (se sugiere ocho (8) renglones, NO COLOCAR PIE DE FIRMA NI CARGO). Guardar estricto orden de precedencia legal de los Ministerios y Departamentos Administrativos. En la hoja en la que firma el seor Presidente de la Repblica deben observarse las siguientes reglas: Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto que se pretende sancionar. Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de Departamento Administrativo. En la pgina en que firma un Ministro o Director de Departamento Administrativo debe ir acompaado de la firma de otro Ministro o Director de Departamento Administrativo.
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FUNCIN PBLICA
ANEXO 14
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ESTRUCTURA EN EL ORDEN TERRITORIAL SECTOR CENTRAL ORDENANZA ACUERDO DECRETO No. ( )
Por la (el) cual se (establece o modifica) la estructura de la Gobernacin - Alcalda (nombre del departamento o municipio) y se sealan las funciones de sus dependencias.
LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE (nombre del departamento) EL CONCEJO MUNICIPAL DE (nombre del municipio)
En ejercicio de las facultades que le conere el En ejercicio de las facultades que le numeral 7 del artculo 300 de la constitucin otorga el numeral 6 del artculo 313 de la Poltica, Constitucin Poltica,
Nota: Si la Asamblea Departamental o el Concejo Municipal o Distrital concedi facultades extraordinarias al Gobernador o al Alcalde, segn el caso, para dictar normas en relacin con la estructura del departamento o el municipio, entonces las facultades a invocar sern:
EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DE (nombre del departamento) EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE (nombre del municipio)
En desarrollo de las facultades extraordinarias En desarrollo de las facultades extraordinarias conferidas por la Asamblea Departamental conferidas por el Concejo Municipal o mediante Ordenanza No. __ de (ao). Distrital mediante Acuerdo No. __ de (ao).
ORDENA / ACUERDA / DECRETA:

NOTA: El modelo que se sugiere a continuacin se desarrolla para un municipio; por lo tanto, para aplicarlo a la estructura de un departamento deben hacerse las adaptaciones correspondientes en materia de autoridades: Asamblea Departamental y Gobernador, cuando fuere del caso.
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ARTCULO - ESTRUCTURA. La estructura de la Alcalda de (escribir nombre del municipio) ser la siguiente:
FUNCIN PBLICA
1. 1.1. 2. 3. 4. 5. 5.1 5.2 5.3 5.4
Despacho del Alcalde Oficina de Planeacin Secretara General y de Gobierno Secretara de Obras y Servicios Pblicos Secretara de Agricultura y del Medio Ambiente rganos de Asesora y Coordinacin Consejo de Gobierno Consejo de Planeacin Comisin de Personal Consejo de Seguridad
ARTCULO - DESPACHO DEL ALCALDE. La Jefatura de la administracin local y la representacin legal del municipio corresponden al Alcalde, quien las ejercer con la inmediata colaboracin de los Secretarios de Despacho y sus respectivos colaboradores. ARTCULO - FUNCIONES DEL ALCALDE. Corresponde al Alcalde, en el cumplimiento de las competencias y autorizaciones dadas en la Constitucin, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos, y las que le fueren delegadas por el Presidente de la Repblica o el Gobernador del Departamento, las siguientes funciones: Con Carcter General: 1. Cumplir y hacer cumplir en el municipio la Constitucin, las Leyes, los Decretos, las Ordenanzas de la Asamblea Departamental y los Acuerdos del Concejo Municipal. 2. Conservar el orden pblico en el Municipio, de conformidad con la Ley y las instrucciones y rdenes del Presidente de la Repblica y el Gobernador del Departamento de ... y en su calidad de primera autoridad de polica del Municipio. La Polica Nacional cumplir con prontitud y diligencia las rdenes que le imparta por conducto del respectivo comandante. 3. Dirigir la accin administrativa del Municipio, asegurar el cumplimiento de las funciones y la prestacin de los servicios a su cargo; representarlo judicial y extrajudicialmente; nombrar y remover a los funcionarios bajo su responsabilidad. 4. Ejercer la direccin y coordinacin de las actividades jurdicas del Municipio y supervisar su efectividad y observancia de sus recomendaciones. 5. Garantizar el ejercicio del control interno y supervisar su efectividad y observancia de sus recomendaciones.
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FUNCIN PBLICA
A. Con estricta sujecin a lo previsto por el artculo 91 de la Ley 136 de 1994 y en relacin con El Concejo, las siguientes: 1. Presentar los proyectos de Acuerdo sobre planes y programas de desarrollo econmico y social, y de obras pblicas, que deber estar coordinado con los planes departamentales y nacionales. 2. Colaborar con el Concejo para el buen desempeo de sus funciones; presentarle informes generales sobre su administracin en la primera sesin ordinaria de cada ao, y convocarlo a sesiones extraordinarias en las que slo se ocupar de los temas y materias para los cuales fue citado. 3. Sancionar y promulgar los Acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y objetar los que considere inconvenientes o contrarios al ordenamiento jurdico.
4. Enviar al Gobernador, dentro de los cinco (5) das siguientes a su sancin o expedicin los Acuerdos del Concejo, los Decretos de carcter general que expida, los actos mediante los cuales se reconozca y decrete honorarios a los Concejales y los dems de carcter particular que el Gobernador solicite.
B- En relacin con el orden pblico 1. Conservar el orden pblico en el municipio, de conformidad con la ley y las instrucciones del Presidente de la Repblica y del respectivo Gobernador. La Polica Nacional cumplir con prontitud y diligencia las rdenes que le imparta el Alcalde por conducto del respectivo Comandante. 2. Dictar para el mantenimiento del orden pblico o su restablecimiento de conformidad con la ley, si fuera del caso, medidas tales como: a) Restringir y vigilar la circulacin de las personas por vas y lugares pblicos; b) Decretar el toque de queda; c) Restringir o prohibir el expendio y consumo de bebidas embriagantes; d) Requerir el auxilio de la fuerza armada en los casos permitidos por la Constitucin y la ley, y e) Dictar dentro del rea de su competencia, los reglamentos de Polica local necesarios para el cumplimiento de las normas superiores, conforme al artculo 9 del Decreto 1355 de 1970 y dems disposiciones que lo modifiquen o adicionen.
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C- En relacin con la nacin, el departamento y las autoridades jurisdiccionales 1. Conceder permisos, aceptar renuncias y posesionar a los empleados que ejerzan sus funciones en el municipio, cuando no haya disposicin que determine la autoDepartamento Administrativo de la
FUNCIN PBLICA
ridad que deba hacerlo, en casos de fuerza mayor o caso fortuito o cuando reciba tal delegacin. 2. Coordinar y supervisar los servicios que presten en el municipio entidades nacionales o departamentales e informar a los superiores de las mismas, de su marcha y del cumplimiento de los deberes por parte de los funcionarios respectivos en concordancia con los planes y programas de desarrollo municipal. 3. Visitar peridicamente las dependencias administrativas y las obras pblicas que se ejecuten en el territorio de la jurisdiccin. 4. Ejercer las funciones que le delegue el Gobernador. 5. Colaborar con las autoridades jurisdiccionales cuando estas requieran de su apoyo e intervencin;
D- En relacin con la administracin municipal 1. Dirigir la accin administrativa del municipio; asegurar el cumplimiento de las funciones y de la prestacin de los servicios a su cargo; representarlo judicial y extrajudicialmente. 2. Nombrar y remover los funcionarios bajo su dependencia y a los gerentes y directores de los establecimientos pblicos y las empresas industriales y comerciales de carcter local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes. 3. Suprimir o fusionar entidades o dependencias municipales, de conformidad con los Acuerdos respectivos. 4. Los Acuerdos que sobre este particular expida el Concejo, facultarn al Alcalde para que ejerza la atribucin con miras al cumplimiento de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad definidos por el Artculo 209 de la Constitucin Poltica.
E- Con relacin a la ciudadana 1. Informar sobre el desarrollo de su gestin a la ciudadana, a travs de bandos y medios de comunicacin local de que se disponga. 2. Convocar por lo menos dos veces al ao a las organizaciones sociales y veeduras ciudadanas, para presentar los informes de gestin y de los ms importantes proyectos que sern desarrollados por la administracin. 3. Difundir de manera amplia y suficiente el plan de desarrollo del municipio a los gremios, a las organizaciones sociales y comunitarias y a la ciudadana en general.
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FUNCIN PBLICA
ARTCULO - FUNCIONES DE LA OFICINA DE PLANEACIN. Son funciones de la oficina de Planeacin las siguientes: 1. Dirigir, coordinar e impulsar las acciones administrativas relacionadas con el Plan de Ordenamiento Territorial (POT), con el fin de planificar los usos del territorio y la orientacin de los procesos de ocupacin del mismo y hacer efectiva la participacin del Consejo Territorial de Planeacin Municipal. 2. Dirigir y coordinar el diseo, elaboracin, presentacin y ejecucin del Plan de Desarrollo del Municipio. 3. Asesorar a las dems dependencias de la administracin municipal en la formulacin, elaboracin y presentacin de los programas y proyectos para integrar el Plan de Desarrollo Municipal, generando una cultura de Planeacin.
4. Propiciar la Construccin de Obras de Infraestructura por autogestin comunitaria y asociativa. 5. Elaborar los estudios y anlisis orientados a establecer los convenios y alianzas estratgicas que deba realizar el Municipio con entes pblicos y privados del orden nacional, departamental y municipal, con miras a obtener beneficios para la comunidad en costos, calidad y mejoramiento de orden tcnico. 6. Efectuar anlisis de las necesidades de infraestructura en agua potable, saneamiento bsico y servicios bsicos para las comunidades del municipio, establecer las fortalezas y oportunidades que en esta materia se tienen en el nivel local, con miras a establecer los planes y programas del sector o alianzas estratgicas encaminadas a dotar a las comunidades con servicios domiciliarios que contribuyan a elevar su nivel de vida. n. Las dems acordes con la naturaleza de la dependencia o que le sean autorizadas. ARTCULO FUNCIONES DE LA SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO. Son funciones de la Secretara de General y de Gobierno, las siguientes: 1. Asistir al Alcalde en las funciones de direccin y coordinacin de la Alcalda. 2. Asumir las funciones delegatarias que le seale el Alcalde en sus faltas temporales, salvo que, por ausencia o incapacidad de este, la designacin recaiga en cualquier otro Secretario del Despacho. 3. Asesorar al Alcalde en la formulacin, direccin y ejecucin de las polticas generales sobre justicia policiva, educacin, deporte y recreacin, cultura y turismo, desarrollo social, y participacin ciudadana del municipio.
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4. Dirigir las actuaciones de polica del municipio con sujecin a las disposiciones legales vigentes.
FUNCIN PBLICA
n. Las dems que le asigne la ley o que correspondan a la naturaleza de la dependencia. ARTCULO - FUNCIONES DE LA SECRETARA DE OBRAS Y SERVICIOS PBLICOS. Son funciones de la Secretara de Obras y Servicios Pblicos, las siguientes: 1. Identificar las necesidades insatisfechas de obras y servicios pblicos de la poblacin urbana y rural del municipio. 2. Desarrollar programas de vivienda a favor de las personas de ms bajos recursos econmicos y con necesidades bsicas e insatisfechas de vivienda. 3. Captar, almacenar, tratar, conducir, distribuir y comercializar agua potable en el mbito de su competencia.
5. Recoger, conducir, regular y manejar las aguas lluvias y las aguas superficiales en el mbito de su competencia. 6. Administrar, operar y prestar los servicios pblicos de acueducto y alcantarillado y aseo en el mbito de su competencia. 7. Dirigir, coordinar y controlar las acciones conducentes a la continua y adecuada prestacin de los servicios pblicos de acueducto y alcantarillado y aseo en el mbito de su competencia. n. Las dems acordes con la naturaleza de la dependencia o que le sean autorizadas. ARTCULO - FUNCIONES DE LA SECRETARA DE AGRICULTURA Y DEL MEDIO AMBIENTE. Son funciones de la Secretara de Agricultura y del Medio Ambiente, las siguientes: 1. Formular polticas, planes y programas agropecuarios y de desarrollo rural, fortaleciendo los procesos de participacin, planificacin y concertacin, en armona con los lineamientos de la poltica municipal y nacional. 2. Planear, ajustar y promocionar instrumentos, incentivos y estmulos para el financiamiento, la capitalizacin, fomento a la produccin, comercializacin interna y externa en las reas de su competencia, as como para promover la asociacin gremial y campesina. 3. Coordinar los planes y programas, de carcter productivo y social, dirigidos al sector agropecuario, que involucren la investigacin y tecnologa, la asistencia tcnica, la agroindustria, la comercializacin, la organizacin y capacitacin, el crdito, infraestructura y adecuacin predial.
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4. Recibir, conducir, tratar y disponer las aguas servidas en los trminos y condiciones fijados por las normas para estos servicios en el mbito de su competencia.
4. Fomentar la constitucin de las asociaciones campesinas y las organizaciones gremiales agropecuarias, as como la cooperacin entre estas y los organismos del sector agropecuario, pesquero y de desarrollo rural. 5. Diagnosticar y evaluar la situacin de los recursos naturales renovables y del medio ambiente, con el fin de establecer la problemtica ambiental a efectos de proponer polticas, generar estrategias y adelantar acciones tendientes a preservar y recuperar los ecosistemas estratgicos y promover el desarrollo regional dentro del concepto de sostenibilidad en armona con las polticas y planes establecidos por las autoridades ambientales competentes. 6. Disear e implantar, en coordinacin con las autoridades ambientales que tiene jurisdiccin en el municipio y con el Instituto de Hidrologa, Meteorologa y Estudios Ambientales, un sistema de informacin ambiental que permita una eficiente y gil administracin, proteccin, recuperacin y control del medio ambiente y de los recursos naturales. n. Las dems acordes con la naturaleza de la dependencia o que le sean autorizadas. DE LOS ORGANISMOS DE ASESORA Y COORDINACIN ARTCULO - DEL CONSEJO DE GOBIERNO. El Consejo de Gobierno es el rgano superior jerrquico de consulta, asesora, evaluacin y de coordinacin de los asuntos generales de la administracin municipal, el cual estar integrado por: Pargrafo 1. El Consejo de Gobierno sesionar por convocatoria del Alcalde. Pargrafo 2. Actuar como Secretario del Consejo de Gobierno, el funcionario que determine el Alcalde. ARTCULO - FUNCIONES DEL CONSEJO DE GOBIERNO. Son funciones del Consejo de Gobierno, las siguientes: 1. Por parte de cada Secretario, Director o jefe de Oficina, rendir un resumen de las novedades que presenten sus respectivos despachos.
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2. Someter a consideracin, anlisis y recomendacin, los temas propuestos por el Alcalde y adquirir con respecto a los mismos los compromisos a que haya lugar. 3. Lo dems que proponga el Alcalde.
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ARTCULO DEL CONSEJO ECONMICO. El Consejo Econmico es el rgano asesor de los asuntos econmicos de la administracin municipal, el cual estar integrado por : Pargrafo 1. El Consejo Econmico sesionar por convocatoria del Alcalde. Pargrafo 2. Actuar como Secretario del Consejo Econmico, el funcionario que determine el Alcalde. ARTCULO - FUNCIONES DEL CONSEJO ECONMICO. Son funciones del Consejo Econmico, las siguientes: 1. Someter a consideracin, anlisis y recomendacin, los temas propuestos por el Alcalde y adquirir con respecto a los mismos los compromisos a que haya lugar. 2. Rendir concepto con relacin al Plan Financiero, al Plan Operativo Anual de Inversin del Municipio, al Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Egresos, el Programa Anual de Caja, al Acuerdo de Gastos y a los Actos de Adiciones y Traslados Presupuestales que de su parte elabore el Secretario de Gobierno. 3. Revisar los planes y programas de inversin, a fin de recomendar los ajustes que le deban ser introducidos para su correcta ejecucin. n. Las dems que seale el Alcalde. ARTCULO - DEL CONSEJO DE PLANEACIN. El Consejo de Planeacin es un rgano de carcter consultivo y servir de foro para la discusin de los planes de desarrollo local, el cual estar integrado por: Pargrafo 1. El Consejo de Planeacin sesionar por convocatoria del Alcalde. Pargrafo 2. Actuar como Secretario del Consejo de Planeacin, el funcionario que determine el Alcalde.
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FUNCIN PBLICA
ARTCULO - FUNCIONES DEL CONSEJO DE PLANEACIN. Son funciones del Consejo de Planeacin las siguientes: 1. Asesorar a la Alcalda en la metodologa de Planeacin para la administracin municipal. 2. Asesorar a la Alcalda en la formulacin de los planes de desarrollo local. ARTCULO - DE LA COMISIN DE PERSONAL. La Comisin de Personal tendr las funciones y competencias y se integrar de acuerdo con las normas legales vigentes en la materia. ARTCULO - DEL CONSEJO DE SEGURIDAD. El Consejo de Seguridad es el rgano superior de consulta, asesora, evaluacin y de coordinacin de los asuntos de seguridad pblica del municipio y estar integrada por: Pargrafo 1. El Consejo de Seguridad sesionar por convocatoria del Alcalde. Pargrafo 2. Actuar como Secretario del Consejo de Seguridad, el funcionario que determine el Alcalde. ARTCULO - FUNCIONES DEL CONSEJO DE SEGURIDAD. Son funciones del Consejo de Seguridad las siguientes: 1. Planear y coordinar las polticas y medidas de seguridad necesarias para el mantenimiento y restablecimiento del orden pblico del municipio. 2. Disponer y coordinar los asuntos de seguridad y el uso de la fuerza pblica en la jurisdiccin municipal. 3. Asesorar al Alcalde en la adopcin de medidas de orden pblico. 4. Las dems funciones que le establezca la ley o los decretos reglamentarios. ARTCULO - VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga los Acuerdos ____ (relacionar el Acuerdo de estructura vigente y los Acuerdos que lo modifiquen) y dems disposiciones que le sean contrarias. PUBLQUESE Y CMPLASE
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Dado en (municipio) a los PRESIDENTE

SECRETARIO
FUNCIN PBLICA
Notas: El epgrafe del proyecto de (Ordenanza o de Acuerdo o de Decreto) debe encabezar cada una de las hojas del mismo y coincidir su texto con el determinado en la primera hoja. Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente y Secretario (de la Asamblea o Concejo). En la hoja en la que firma el seor Presidente y Secretario (Gobernador o Alcalde) deben observarse las que esta debe contener parte sustancial del articulado del proyecto de Ordenanza o Acuerdo o Decreto que se pretende sancionar.
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FUNCIN PBLICA
ANEXO 15
MODELO DE DECRETO DE APROBACIN DE ESTRUCTURA PARA UNA ENTIDAD TERRITORIAL DEL SECTOR DESCENTRALIZADO MODELO DE ESTRUCTURA DECRETO No. ( )
Por el cual se aprueba el Acuerdo No. ____ de (ao), por el cual se establece (o modifica) la estructura de (nombre de la entidad) y se determinan las funciones de sus dependencias.
EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DEL (nombre del departamento) En ejercicio de las facultades que le conere el artculo (citar la norma de creacin de la entidad descentralizada que impone la aprobacin del Acuerdo de estructura por parte del Gobernador) EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE (nombre del municipio) En ejercicio de las facultades que le conere el artculo (citar la norma de creacin de la entidad descentralizada que impone la aprobacin del Acuerdo de estructura por parte del Alcalde)
DECRETA: ARTCULO PRIMERO. Aprubase el Acuerdo No. _____ del (da) del (mes) de (ao), emanado de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) de (nombre de la entidad), por el cual se establece (o modifica) la estructura de (nombre de la entidad) y se determinan las funciones de sus dependencias, cuyo texto es el siguiente: ACUERDO No. ( )
Por el cual se establece (o modifica) la estructura de (nombre de la entidad) y se determinan las funciones de sus dependencias LA JUNTA DIRECTIVA (EL CONSEJO DIRECTIVO), DE (NOMBRE DE LA ENTIDAD)
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En ejercicio de las facultades que le confiere el artculo (citar la norma que otorga a la Junta Directiva la facultad de determinar la estructura),
FUNCIN PBLICA
CONSIDERANDO: Que la Junta Directiva (Consejo Directivo) del (nombre de la entidad) en la sesin del (da) del (mes) de (ao), segn Acta No. ___ de (fecha), decidi someter a la aprobacin del Gobernador (Alcalde) el establecimiento (o la modificacin) de su estructura. DECRETA: ARTCULO 1. ESTRUCTURA. Para el desarrollo de sus funciones el (la) (nombre de la entidad), tendr la siguiente estructura: ARTCULO 2. JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO). Son funciones de:
ARTCULO 4. OFICINA ASESORA DE PLANEACIN. Son funciones de la Oficina de Planeacin, las siguientes: () ARTCULO 10. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de publicacin del Decreto que lo apruebe y deroga (modifica) las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto (anterior norma que establece y modifica la estructura de la entidad). PUBLQUESE Y CMPLASE Dado en (nombre de la ciudad o municipio), a
EL PRESIDENTE
EL SECRETARIO
ARTCULO SEGUNDO. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga (modifica) las disposiciones que le sean contrarias, en especial (citar las respectivas normas que se derogan o modifican). PUBLQUESE Y CMPLASE Dado en (municipio) a los
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(Fdo.) EL GOBERNADOR
(Fdo.) EL ALCALDE
FUNCIN PBLICA
ARTCULO 3. GERENCIA GENERAL. Son funciones de la Gerencia General, las siguientes:
Notas: El epgrafe del proyecto de decreto debe encabezar cada una de las hojas del mismo y coincidir su texto con el determinado en la primera hoja. Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Alcalde (se sugiere ocho (8) renglones) La hoja en la que firma el seor Alcalde debe contener parte sustancial del articulado del proyecto de Acuerdo que se pretende aprobar.
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ANEXO 16
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE PLANTA DE PERSONAL EN EL ORDEN NACIONAL DECRETO No. ( )
Por el cual se modifica la planta de personal de (entidad) ... El Presidente de la Repblica de Colombia, en ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 14 del artculo 189 de la Constitucin Poltica y el artculo 115 de la Ley 489 de 1998, y CONSIDERANDO: Que (nombre del organismo o entidad) present el estudio tcnico de que trata el artculo 46 de la Ley 909 de 2004 y los artculos 95 a 97 del Decreto 1227 de 2005 para efectos de modificar su planta de personal, el cual obtuvo concepto favorable del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica; Que (nombre del organismo o entidad) para el propsito de modificar su planta de personal cuenta con (certificado de viabilidad presupuestal o concepto favorable, dependiendo si con la modificacin se incurre en costos adicionales o no de la planta de personal, respectivamente) de la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico; NOTA: Si se trata de una entidad descentralizada debe incluirse este otro considerando: Que la Junta Directiva (Consejo Directivo) del (nombre de la entidad) en la sesin del (da) del (mes) de (ao), segn Acta No. ___ de (fecha), decidi someter a la aprobacin del Gobierno Nacional la modificacin de su planta de personal; DECRETA: Artculo 1. Suprmanse de la planta de personal de (nombre del organismo o entidad) los siguientes cargos:
No. de Cargos Dependencia y Denominacin del Cargo DESPACHO DEL DIRECTOR 2 (dos) Asesor 1020 16 Cdigo Grado
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FUNCIN PBLICA
No. de Cargos
Dependencia y Denominacin del Cargo PLANTA GLOBALIZADA
Cdigo
Grado
4 (cuatro) 3 (tres) 8 (ocho) 4 (cuatro) 16 (diecisis) 12 (doce) 3 (tres) 2 (dos)
Jefe de Ocina Asesor Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Universitario Profesional Universitario Tcnico Administrativo Tcnico Administrativo Secretario Ejecutivo Auxiliar Administrativo Conductor Mecnico Auxiliar de Servicios Generales
0137 1020 2028 2028 2028 2044 2044 3124 3124 4210 4044 4103 4064
20 15 23 20 18 11 09 11 09 16 14 15 09
2 (dos) 7 (siete 1 (uno) 1 (uno) 2 (dos)
Artculo 2. Las funciones propias de las diferentes dependencias de la (entidad) sern atendidas por la planta de personal que a continuacin se establece:
No. de Cargos Dependencia y Denominacin del Cargo DESPACHO DEL DIRECTOR 1 (Uno) 1 (Uno) 2 (Dos) 2 (Dos) 1 (Uno) 1 (Uno) 1 (Uno) Director de Departamento Administrativo Asesor Asesor Asesor Asesor Secretario Ejecutivo del Despacho de Director de Departamento Administrativo Conductor Mecnico DESPACHO DEL SUBDIRECTOR 1 (Uno) Subdirector de Departamento Administrativo Asesor Asesor 0025 1020 1020 16 13 0010 1020 1020 1020 1020 4212 4103 18 15 11 10 25 15 Cdigo Grado
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1 (Uno) 1 (Uno)
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No. de Cargos 1 (Uno) 1 (Uno) 1 (Uno)
Dependencia y Denominacin del Cargo Tcnico Administrativo Secretario Ejecutivo del Despacho de Subdirector de Departamento Administrativo Conductor Mecnico
Cdigo 3124 4215 4103
Grado 11 25 15
PLANTA GLOBAL 3 (Tres) 2 (Dos) 1 (Uno) 1 (Uno) 5 (Cinco) 15 (Quince) 14 (Catorce) Director Tcnico Jefe de Ocina Jefe de Ocina Asesora Jurdica Jefe de Ocina Asesora de Planeacin Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado 0100 0137 1045 1045 2028 2028 2028 2028 2044 2044 2044 3124 3124 3124 3124 4210 4210 4210 4044 4103 4064 22 20 15
22 20 18 16 11 10 09 14 13 12 11 23 21 18 13 15 13
18 (Dieciocho) Profesional Especializado 14 (Catorce) 11 (Once) 11 (Once) 4 (Cuatro) 13 (trece) 3 (Tres) 2 (Dos) 1 (Uno) 4 (Cuatro) 7 (Siete) 9 (Nueve) 3 (Tres) 1 (Uno) Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Tcnico Administrativo Tcnico Administrativo Tcnico Administrativo Tcnico Administrativo Secretario Ejecutivo Secretario Ejecutivo Secretario Ejecutivo Auxiliar Administrativo Conductor Mecnico Auxiliar de Servicios Generales
NOTA: Si la institucin cuenta entre sus servidores con trabajadores oficiales, de acuerdo con la clasificacin que hace la ley, incorpore el siguiente artculo. Artculo 3. Fjase en diecisiete (17) el nmero de trabajadores al servicio de (nombre del organismo o entidad)
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Artculo 4. Transitorio. A partir de la ejecutoria de la Sentencia que autoriza el levantamiento de fuero sindical o del vencimiento del trmino de este fuero contemplado en la ley o en los estatutos, de los empleos establecidos en el artculo 2 del presente decreto, quedarn automticamente suprimidos los cargos ocupados por servidores pblicos que gozan de fuero sindical y que se relacionan a continuacin:
No. de Cargos 2 (Dos) 3 (Tres) 5 (Cinco) 1 (Uno) 1 (Uno) Dependencia y Denominacin del Cargo Profesional Especializado Profesional Universitario Secretario Ejecutivo Auxiliar Administrativo Auxiliar de Servicios Generales Cdigo 2028 2044 4210 4044 4064 Grado 16 11 18 13 13
PARGRAFO: En defensa de la garanta constituida por el fuero sindical, los anteriores cargos se mantendrn temporalmente vigentes en la planta de personal que por este decreto se establece hasta el cumplimiento de las condiciones establecidas en el presente artculo. NOTA: Recuerde que los cargos correspondientes a servidores pblicos aforados, incluidos en este artculo deben estar efectivamente creados en el artculo 2 que establece la nueva planta de personal. Artculo 5. El (jefe del organismo o entidad) distribuir los cargos de la planta global a que se refiere el artculo 2 del presente decreto, mediante acto administrativo y ubicar el personal teniendo en cuenta la organizacin interna, las necesidades del servicio, los planes y programas de la entidad. Artculo 6. Los empleados pblicos de carrera administrativa a quienes se les suprime el cargo como consecuencia de lo dispuesto en el artculo 1 del presente decreto, podrn optar entre ser indemnizados o ser incorporados a empleos de carrera equivalentes, conforme a lo consagrado en el artculo 44 de la Ley 909 de 2004 y en el Decreto reglamentario 1227 de 2005, con sujecin al procedimiento establecido en el Decreto-ley 760 de 2005 y dems disposiciones que la reglamenten, modifiquen o sustituyan. NOTA: Si el organismo o entidad descentralizada suprime cargos desempeados por servidores con la calidad de trabajadores oficiales, deber incluir el siguiente artculo:
160
Artculo 7. Las indemnizaciones de los trabajadores oficiales a quienes se les suprima el cargo, se reconocern y pagarn de conformidad con lo previsto en la Ley 6 de
FUNCIN PBLICA
1945, el contrato de trabajo, las convenciones colectivas, los laudos arbitrales y las disposiciones legales vigentes. Artculo 8. La incorporacin de los funcionarios a la nueva planta de personal que se adopta en el presente decreto, se har conforme a las disposiciones legales vigentes sobre la materia, dentro de los siguientes treinta (30) das calendario, contados a partir de la fecha de su publicacin. Los empleados pblicos continuarn percibiendo la remuneracin mensual correspondiente a los empleos que desempean actualmente, hasta tanto se produzca la incorporacin a la nueva planta de personal y tomen posesin del cargo. ARTCULO 9. Los cargos de carrera vacantes de la planta de personal se proveern de conformidad con lo dispuesto en la Ley 909 de 2004 y el Decreto reglamentario 1227 de 2005 y dems disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan. Artculo 10. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial (citar la o las normas que se pretende sustituir). PUBLQUESE Y CMPLASE. Dado en Bogot, D. C., a (Espacio en blanco para la firma del seor Presidente de la Repblica) EL MINISTRO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO, EL MINISTRO O DIRECTOR DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CORRESPONDIENTE, EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA, Notas: El epgrafe del proyecto de decreto debe encabezar cada una de las hojas del mismo y coincidir su texto con el determinado en la primera hoja. Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente de la Repblica (se sugiere ocho (8) renglones, NO COLOCAR PIE DE FIRMA NI CARGO). Guardar estricto orden de precedencia legal de los Ministerios y Departamentos Administrativos. En la hoja en la que firma el seor Presidente de la Repblica deben observarse las siguientes reglas:
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FUNCIN PBLICA
Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto que se pretende sancionar. Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de Departamento Administrativo. En la pgina en que firma un Ministro o Director de Departamento Administrativo debe ir acompaado de la firma de otro Ministro o Director de Departamento Administrativo.
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FUNCIN PBLICA
ANEXO 17
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE PLANTA DE PERSONAL EN EL ORDEN TERRITORIAL PLANTA DE PERSONAL - ALCALDA DECRETO No. ( de ________ )
Por el cual se establece la Planta de Personal de la Alcalda de (nombre del municipio) El Alcalde municipal de... en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el numeral 7 del artculo 315 de la Constitucin Poltica, y CONSIDERANDO: Que la Alcalda de _______ elabor los estudios de que tratan los artculos 46 de la Ley 909 de 2004 y 95, 96 y 97 del Decreto 1227 de 2005, para efectos de modificar su planta de personal. Que cuenta con el certificado de viabilidad presupuestal expedido por (autoridad competente) DECRETA: ARTCULO 1. Suprmense los siguientes empleos de la planta de personal de la Alcalda de (nombre del municipio):
No. de Cargos Dependencia y Denominacin del Cargo DESPACHO DEL ALCALDE 1 (UNO) 2 (DOS) AUXILIAR ADMINISTRATIVO SECRETARIO EJECUTIVO PLANTA GLOBAL 2 (DOS) AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 01 407 425 01 02 Cdigo Grado
ARTCULO 2. Las funciones propias de la Alcalda de (nombre del municipio) sern cumplidas por la planta de personal que se establece a continuacin:
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FUNCIN PBLICA
No. de Cargos 1 (UNO) 1 (UNO) 1 (UNO) 1 (UNO)
Dependencia y denominacin del cargo DESPACHO DEL ALCALDE ALCALDE ASESOR SECRETARIO EJECUTIVO DEL DESPACHO DEL ALCALDE CONDUCTOR PLANTA GLOBAL SECRETARIO DE DESPACHO PROFESIONAL ESPECIALIZADO PROFESIONAL UNIVERSITARIO TCNICO OPERATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO SECRETARIO EJECUTIVO SECRETARIO CELADOR
Cdigo 005 105 438 480
Grado
01 03 01
5 (CINCO) 1 (UNO) 1 (UNO) 6 (SEIS) 8 (OCHO) 5 (CINCO) 2 (DOS) 1 (UNO)
020 222 219 314 407 425 440 477
02 02 01 01 01 02 01 01
NOTA: Si la institucin cuenta entre sus servidores con trabajadores oficiales, de acuerdo con la clasificacin que hace la ley, incorpore el siguiente artculo. Artculo 3. Fjase en diecisiete (17) el nmero de trabajadores oficiales al servicio de (nombre del organismo o entidad). Artculo 4. Transitorio. A partir de la ejecutoria de la Sentencia que autoriza el levantamiento de fuero sindical o del vencimiento del trmino de este fuero contemplado en la ley o en los estatutos, de los empleos establecidos en el artculo 2 del presente decreto, quedarn automticamente suprimidos los cargos ocupados por servidores pblicos que gozan de fuero sindical y que se relacionan a continuacin:
No. de Cargos 8 (OCHO) 5 (CINCO) Dependencia y denominacin del cargo AUXILIAR ADMINISTRATIVO SECRETARIO EJECUTIVO Cdigo 407 425 Grado 01 02
PARGRAFO: En defensa de la garanta constituida por el fuero sindical, los anteriores cargos se mantendrn temporalmente vigentes en la planta de personal que por este decreto se establece hasta el cumplimiento de las condiciones establecidas en el presente artculo. NOTA: Recuerde que los cargos correspondientes a servidores pblicos aforados, incluidos en este artculo deben estar efectivamente creados en el artculo 2 que establece la nueva planta de personal. Artculo 5. El alcalde distribuir los carg os de la planta global a que se refiere el artculo 2 del presente decreto, mediante acto administrativo y ubicar el personal teniendo en cuenta la organizacin interna, las necesidades del servicio, los planes y programas de la entidad.
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FUNCIN PBLICA
Artculo 6. Los empleados pblicos de carrera administrativa a quienes se les suprima el cargo como consecuencia de lo dispuesto en el artculo 1 del presente decreto, podrn optar entre ser indemnizados o ser incorporados a empleos de carrera equivalentes, conforme a lo consagrado en el artculo 44 de la Ley 909 de 2004 y en el Decreto reglamentario 1227 de 2005, con sujecin al procedimiento establecido en el Decreto-ley 760 de 2005 y dems disposiciones que la reglamenten, modifiquen o sustituyan. NOTA: Si el organismo o entidad descentralizada suprime cargos desempeados por servidores con la calidad de trabajadores oficiales, deber incluir el siguiente artculo: Artculo 7. Las indemnizaciones de los trabajadores oficiales a quienes se les suprima el cargo, se reconocern y pagarn de conformidad con lo previsto en la Ley 6 de 1945, el contrato de trabajo, las convenciones colectivas, los laudos arbitrales y las disposiciones legales vigentes. Artculo 8. La incorporacin de los funcionarios a la nueva planta de personal que se adopta en el presente decreto, se har conforme a las disposiciones legales vigentes sobre la materia, dentro de los siguientes treinta (30) das calendario, contados a partir de la fecha de su publicacin. Los empleados pblicos continuarn percibiendo la remuneracin mensual correspondiente a los empleos que desempean actualmente, hasta tanto se produzca la incorporacin a la nueva planta de personal y tomen posesin del cargo. Artculo 9. Los cargos de carrera vacantes de la planta de personal se proveern de conformidad con lo dispuesto en la Ley 909 de 2004 y el Decreto reglamentario 1227 de 2005 y dems disposiciones que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. Artculo 10. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial (citar la o las normas que se pretende sustituir). PUBLQUESE Y CMPLASE Dado en... a los...
EL ALCALDE
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FUNCIN PBLICA
ANEXO 18
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE PLANTA DE PERSONAL DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL O ASIMILAR EN EL ORDEN TERRITORIAL DECRETO No. DE_________
Por el cual se establece la Planta de Personal de (nombre de la entidad) El Gobernador o Alcalde municipal de () en ejercicio de las facultades que le otorga el artculo 66 del Decreto-ley 1221 de 1986,
DECRETA: ARTCULO 1. Suprmanse de la planta de personal de (entidad) los siguientes cargos:

No. de Cargos Dependencia y denominacin del empleo Cdigo Grado
ARTCULO 2. La planta de personal de empleados pblicos de (nombre de la entidad), ser la siguiente:

No. cargos 1(uno) 1(Uno) Dependencia y denominacin del empleo Gerente General de Entidad Jefe de oficina descentralizada Cdigo 050 006 Grado 18 17
ARTCULO 2. El nmero de trabajadores oficiales al servicio de (nombre de la entidad) ser de (letras y nmeros). ARTCULO 3. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial (relacionar las normas que se derogan). COMUNQUESE Y CMPLASE, Dado en... , a los...
GOBERNADOR O ALCALDE
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ANEXO 19
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ESCISIN DEL ORDEN NACIONAL MODELO DE DECRETO DE ESCISIN ORDEN NACIONAL PRESIDENCIA DE LA REPBLICA DECRETO ___________ DE 200_ ( )
El Presidente de la Repblica de Colombia, en ejercicio de las facultades extraordinarias que le confiere (citar expresamente el numeral o literal del artculo y ley que atribuye la facultad para escindir). DECRETA: CAPTULO I ESCISIN Y CREACIN ARTCULO 1. Escisin. Escndese de (nombre de la institucin de la cual se escinde y de la dependencia que ejerce la funcin o desarrolla el proceso que da origen a la nueva institucin). ARTCULO 2. Creacin. Crase (o cranse la institucin o instituciones que ser(n) la(s) receptora(s) de las funciones o procesos que se escinden), adscrita(s) o vinculada(s) al Ministerio (o Departamento Administrativo)
CAPTULO II OBJETO, FUNCIONES GENERALES Y SEDE ARTCULO 3. Objeto. La (nombre de la entidad o entidades creadas) creada(s) en el artculo anterior tienen por objeto (definir el objeto social de la(s) entidad(es) creada(s)). NOTA: Si como resultante de la escisin se produjese la creacin de entidades con naturaleza jurdica, objeto y funciones generales diferentes, se recomienda desarroDepartamento Administrativo de la
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FUNCIN PBLICA
Por el cual se escinde el (nombre de la institucin) y se crea (o crean una(s)) (nombre de la institucin a crear)
llar individualmente los elementos de estructura orgnica a que se refiere el artculo 50 de la ley 489 de 1998, de manera separada, por captulo. ARTCULO 4. Funciones Generales. En desarrollo de su objeto, (nombre de la institucin) creada en el presente decreto cumplir las siguientes funciones: 1. 2. 3. n. ARTCULO 5. Sede. La (nombre de la institucin) creada en el presente decreto tendr como sede (identificar el municipio que servir de sede principal de la organizacin). CAPTULO III ESTRUCTURA Y RGANOS DE DIRECCIN Y ADMINISTRACIN ARTCULO 6. Estructura. La (nombre de la institucin creada) contar con una Junta Directiva (o un Consejo Directivo), un Gerente General (o Presidente o Director General) A partir de esta estructura bsica, la institucin definir la estructura organizacional de acuerdo con las necesidades y requerimientos de los servicios que ofrezca cada una de ellas, con arreglo a las disposiciones vigentes. ARTCULO 7. rganos de direccin y administracin. La direccin y administracin de (nombre de la institucin), estarn a cargo de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y del Gerente General (o del Presidente o Director General). ARTCULO 8. Conformacin de la Junta Directiva (o Consejo Directivo). La Junta Directiva (o Consejo Directivo) de (nombre de la institucin) estar conformada(o) as: 1. 2. 3. 4.
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5. n.
FUNCIN PBLICA
PARGRAFO 1. A las reuniones de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) asistir con voz pero sin voto el Gerente General (o Presidente o Director General). Podrn concurrir tambin los dems servidores pblicos que la Junta Directiva (o Consejo Directivo) o el Gerente General (o Presidente o Director General) determinen, cuando las circunstancias lo requieran, y lo harn con voz pero sin voto. PARGRAFO 2. Las reuniones de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) se harn constar en un Libro de Actas con las firmas del Presidente de la Junta y del Secretario que designe la respectiva Junta Directiva. (o Consejo Directivo). PARGRAFO 3. Los Miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) tendrn derecho a honorarios, de acuerdo con la tarifa que fije el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. ARTCULO 9. Funciones generales de la Junta Directiva (o Consejo Directivo). La Junta Directiva (o Consejo Directivo) de (nombre de la institucin) cumplir las siguientes funciones: 1. Establecer las directrices para la administracin General de la institucin. 2. Aprobar los planes estratgicos y los planes operativos anuales de la institucin. 3. Analizar y aprobar el anteproyecto de presupuesto anual, y sus modificaciones de acuerdo con las normas presupuestales, el plan estratgico y el plan operativo para la vigencia fiscal. 4. Determinar la estructura, la planta de personal, sus modificaciones y proponerlas al Gobierno Nacional para su aprobacin. 5. Aprobar los estados financieros y de ejecucin presupuestal presentados por el Gerente General (o Presidente o Director General). 6. Supervisar el cumplimiento de los planes y programas definidos para la institucin. 7. Designar el Revisor Fiscal y fijar sus honorarios (en el caso de tratarse de una Empresa Social del Estado, Empresa Industrial y Comercial del Estado o Sociedad de Economa Mixta). 8. Autorizar al Gerente General de forma especfica o general para suscribir contratos en desarrollo de su objeto, en aquellos eventos en que la cuanta, segn los estatutos, lo exija. 9. Evaluar y calificar los informes peridicos de gestin y resultados del Gerente General (Presidente o Director General). 10. Expedir o reformar sus estatutos. 11. Las dems que le sealen la ley, los estatutos y reglamentos, de acuerdo con su naturaleza.
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FUNCIN PBLICA
PARGRAFO. La Junta Directiva (o Consejo Directivo), sesionar de conformidad con lo dispuesto en sus respectivos estatutos. ARTCULO 10. Actos de la Junta Directiva (o Consejo Directivo). Las decisiones de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) se denominarn Acuerdos, los cuales debern llevar la firma de quien presida la reunin y del Secretario de la Junta. ARTCULO 11. Designacin del Gerente General. La entidad tendr un Gerente General, quien ser su representante legal, designado y removido libremente por el Presidente de la Repblica, ARTCULO 12. Funciones del Gerente General (Presidente o Director General). Son funciones del Gerente General (o Presidente o Director General) las siguientes:
1. Ejercer la representacin legal de la institucin. 2. Proponer a la Junta Directiva la modificacin de la organizacin interna y de la planta de personal de la institucin. 3. Informar a la Junta Directiva y al Ministerio (o Departamento Administrativo al que se encuentre adscrita o vinculada la institucin) sobre el estado de ejecucin de los programas y rendir los informes generales y peridicos o especiales que le soliciten. 4. Dirigir la institucin, manteniendo la unidad de intereses, en torno a la misin y objetivos de la misma. 5. Expedir los actos administrativos, rdenes y directrices necesarias para el funcionamiento de la institucin. 6. Coordinar y controlar el cumplimiento de la funcin disciplinaria. 7. Crear los comits asesores y grupos de trabajo necesarios para el cumplimiento de las funciones de la institucin y conformar los previstos en la ley. 8. Vincular, posesionar y remover el personal de la institucin, conforme a las disposiciones legales. 9. Distribuir y reubicar los empleos de la planta de personal global, entre las distintas dependencias de la empresa, de acuerdo con las necesidades del servicio. 10. Adoptar los manuales de Procesos y Procedimientos y los especficos de Funciones y Competencias Laborales. 11. Ejercer la ordenacin del gasto de la institucin con sujecin a las disposiciones establecidas en las normas presupuestales y reglamentarias.
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12. Presentar a consideracin de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) de la institucin el anteproyecto de presupuesto y sus modificaciones para la respectiva vigencia fiscal.
FUNCIN PBLICA
13. Presentar a consideracin de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) las modificaciones al presupuesto, conforme con lo establecido en las disposiciones vigentes. 14. Administrar los bienes y recursos destinados al funcionamiento de la institucin. 15. Autorizar el recibo de las donaciones o aceptar bienes en comodato para el cumplimiento de los fines de la institucin. 16. Suscribir los actos y contratos que se requieran para el funcionamiento de la institucin, de acuerdo con las autorizaciones de la Junta Directiva (o Consejo Directivo). 17. Constituir apoderados que representen a la empresa en negocios judiciales y extrajudiciales.
CAPTULO IV RGIMEN JURDICO ARTCULO 13. Rgimen jurdico de los actos y contratos. Los actos de la (nombre de la institucin), estarn sujetos al rgimen jurdico propio de las personas de derecho pblico, con las excepciones que consagren las disposiciones legales. El rgimen contractual ser el establecido por las normas del derecho Pblico (o privado, de acuerdo con la naturaleza jurdica de la institucin) y en ellos se podrn utilizar discrecionalmente las clusulas exorbitantes previstas en el Estatuto General de Contratacin Estatal. ARTCULO 14. Carcter de los servidores. Para todos los efectos legales, los servidores de (nombre de la institucin) sern empleados pblicos, salvo aquellos que de conformidad con el artculo 5 del Decreto 3135 de 1968 tengan el carcter de trabajadores oficiales. ARTCULO 15. Continuidad de la relacin. Los servidores pblicos que a la entrada en vigencia del presente decreto, se encontraban vinculados a (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), quedarn automticamente incorporados, sin solucin de continuidad, en la planta de personal de (nombre de la nueva institucin). PARGRAFO. El tiempo de servicio de los servidores pblicos que pasan de (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), a la (nombre de la nueva institucin), se computar para todos los efectos legales, con el tiempo que sirvan en esta ltima, sin solucin de continuidad.
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18. Las dems que le sealen la ley y los estatutos.
ARTCULO 16. Del rgimen de salarios y prestaciones. El Rgimen salarial y prestacional de los empleados pblicos de (nombre de la entidad o entidades) creada(s) en el presente decreto, ser el propio de los empleados pblicos de la Rama Ejecutiva del orden nacional. En todo caso se respetarn los derechos adquiridos. CAPTULO V DEL PATRIMONIO ARTCULO 17. Conformacin del patrimonio. El patrimonio de la (nombre de la institucin) estar conformado por: 1. Los bienes muebles e inmuebles de (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), que se le transfieran como consecuencia de la escisin y que corresponden a los activos que actualmente tiene para el desempeo de las actividades de la (nombre de la dependencia, proceso o funcin escindida). 2. Las donaciones que reciba de entidades pblicas y privadas, nacionales o internacionales, y de personas naturales. 3. Los dems bienes que adquiera a cualquier ttulo. 4. Los incrementos patrimoniales. 5. Los aportes que reciba del presupuesto nacional. 6. La venta de servicios. 7. Los ingresos financieros 8. La utilidad que genere la enajenacin de activos. 9. Los recursos que ingresen por actividades diferentes a la operacin principal de la institucin. 10. Los dems que resulten del desarrollo de su objeto social y actividades conexas. PARGRAFO 1. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de constitucin e instalacin de los rganos de direccin, el Gerente General (Presidente o Director General) designar los servidores pblicos para la realizacin del inventario pormenorizado de los bienes, o en su defecto contratar el servicio. PARGRAFO 2. Para efectos de la apertura de la contabilidad de la entidad, se debern tomar los valores de los bienes, derechos y obligaciones que figuren registrados en la contabilidad de (nombre de la entidad de la que se escinde la nueva institucin) conforme a las normas expedidas por la Contadura General de la Nacin.
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FUNCIN PBLICA
CAPTULO VI DISPOSICIONES TRANSITORIAS ARTCULO 18. Contratacin de bienes y servicios. La (nombre de la nueva institucin) se subroga por ministerio del mismo en los contratos que haya celebrado (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), y que se encuentren actualmente vigentes, cuyo objeto sea ejecutar obras o suministrar bienes o servicios, que correspondan a la institucin. Los dems contratos que se hayan celebrado por (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), para realizar obras o suministrar bienes o servicios, entre otros, con destino a la (nombre de la dependencia escindida) se mantendrn en (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), sin perjuicio de que el mismo pueda cederlos parcialmente a (nombre de la nueva institucin) creada en el presente decreto. Respecto de los contratos que no sean cedidos (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), celebrar convenios interadministrativos con la (nombre de la nueva institucin) para determinar las condiciones en que la institucin pagar al (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), el valor de las obras, bienes o servicios a que se refieren dichos contratos. PARGRAFO. El (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), podr continuar adelantando los procesos contractuales que haya iniciado para ejecutar obras u obtener bienes o servicios para el funcionamiento y la prestacin directa del servicio de (nombre del servicio o actividad escindida) del (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), se encuentren en trmite a la entrada en vigencia del presente decreto. Los contratos respectivos podrn ser cedidos o su ejecucin delegada en los trminos de la Ley 489 de 1998 en la (nombre de la nueva institucin), creada en el presente decreto. ARTCULO 19. Pago de pensiones. (Si la entidad de la cual se escinde el servicio tiene a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones de sus servidores, y esta contina con el pago de las pensiones reconocidas a la entrada en vigencia de este decreto, deber precisar tal circunstancia). ARTCULO 20. Transferencia de recursos, bienes y derechos patrimoniales. El (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), deber concluir en un plazo mximo de un (1) ao contado a partir de la vigencia del presente decreto, todos los trmites relacionados con la transferencia de los recursos, bienes y derechos patrimoniales a (nombre de la nueva entidad) creada en el presente decreto.
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La transferencia de los recursos, bienes y derechos se har mediante actas de entrega las cuales, cuando se trate de bienes inmuebles, se inscribirn en el Registro de Instrumentos Pblicos. ARTCULO 21. Cuentas por pagar. A partir de la entrada en vigencia del presente decreto, la (nombre de la nueva institucin) aqu creada, asume las cuentas por pagar que tenga pendientes la (nombre de la dependencia de la institucin de la cual se escinde el servicio o actividad) que hacen parte de la misma, de acuerdo con el levantamiento patrimonial efectuado por el (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), ARTCULO 22. Vigencia. El presente decreto rige a partir de su publicacin y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
PUBLQUESE Y CMPLASE Dado en Bogot, D. C., a los... (Fdo.) PRESIDENTE DE LA REPBLICA (Fdo.) EL MINISTRO (DIRECTOR DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO) DE ..., (Fdo) EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA, Notas: El epgrafe del proyecto de decreto debe encabezar cada una de las hojas del mismo y coincidir su texto con el determinado en la primera hoja. Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente de la Repblica (se sugiere ocho (8) renglones, NO COLOCAR PIE DE FIRMA NI CARGO) Guardar estricto orden de precedencia legal de los Ministerios y Departamentos Administrativos. En la hoja en la que firma el seor Presidente de la Repblica deben observarse las siguientes reglas: Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto que se pretende sancionar. Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de Departamento Administrativo.
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FUNCIN PBLICA
ANEXO 20
Modelo de Acto Administrativo de Escisin en el Orden Territorial: ORDENANZA ACUERDO DECRETO No. ( )
Por la (el) cual se escinde el (nombre de la institucin) y se crea (o crean una(s)) (nombre de la institucin a crear).
LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE (nombre del departamento) EL CONCEJO MUNICIPAL (DISTRITAL) DE (nombre del municipio)
Nota: Si la Asamblea Departamental o el Concejo Municipal o Distrital concedieron facultades extraordinarias al Gobernador o al Alcalde, segn el caso, para dictar normas en relacin con la escisin de (nombre de la entidad) del Departamento o el Municipio, entonces las facultades a invocar sern:
EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DE (nombre del departamento) EL ALCALDE DEL MUNICIPIO (DISTRITO) DE (nombre del municipio)
En desarrollo de las facultades extraordinarias En desarrollo de las facultades extraordinarias conferidas por la Asamblea Departamental mediante conferidas por el Concejo Municipal o Distrital Ordenanza No. __ de (ao). mediante Acuerdo No. __ de (ao).
ORDENA - ACUERDA DECRETA: Nota: A continuacin es procedente aplicar el formato sugerido para la escisin en el orden nacional, adicionndolo segn el caso con las consideraciones especiales contenidas en el Acto administrativo que autoriza la escisin o las particularidades que la misma pudiere generar y fuere pertinente regular en el acto administrativo que desarrolla la escisin misma.
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FUNCIN PBLICA
En ejercicio de las facultades que le conere el numeral En ejercicio de las facultades que le otorga el numeral 6 7 del artculo 300 de la constitucin Poltica, del artculo 313 de la Constitucin Poltica,
ANEXO 21
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE FUSIN DE ENTIDADES ORDENANZA ACUERDO DECRETO No. ( )
Por el cual se fusiona (citar la entidad o entidad(es) absorbida(s) en la (citar la entidad absorbente) y se modifica su estructura.
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales en especial las sealadas en los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, literales (citar el o los que dan origen a la fusin) artculo 2 de la Ley 790 de 2002 y el artculo 54 de la Ley 489 de 1998 (estas dos leyes para el Caso Nacional), y
LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE (nombre del departamento) en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales en especial las sealadas en el numeral 7 del artculo 300 de la Constitucin Poltica, y
EL CONCEJO MUNICIPAL DE (nombre del municipio) en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales en especial las sealadas en el numeral 6 del artculo 313 de la Constitucin Poltica, y
CONSIDERANDO: (Ajustar para las entidades territoriales las referencias normativas y las correspondientes autoridades en los siguientes considerandos). Que el numeral 15 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, establece que corresponde al Presidente de la Repblica como suprema autoridad administrativa fusionar entidades u organismos administrativos nacionales de conformidad con la ley; (ajustar para el caso territorial). Que la Ley 790 de 2002 en el artculo 2 seal que el Presidente de la Repblica podr disponer la fusin de entidades u organismos administrativos del orden nacional, con objetos afines, creados, organizados o autorizados por la ley, teniendo en cuenta los criterios all previstos; (ajustar para el caso territorial).
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Que de acuerdo con el estudio tcnico adelantado se concluy que deben ser fusionadas en consideracin a las siguientes causales del artculo 2 de la Ley 790 de 2002; (ajustar a las causales establecidas por ordenanza o acuerdo).
FUNCIN PBLICA
a) b) c) ... Que el numeral 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, establece que corresponde al Presidente de la Repblica como suprema autoridad administrativa modificar la estructura de los ministerios, departamentos administrativos y dems organismos administrativos nacionales, con sujecin a los principios y reglas generales que defina la ley; (ajustar para el caso territorial).
DECRETA: CAPTULO I FUSIN, DENOMINACIN, NATURALEZA JURDICA, INGRESOS Y PATRIMONIO Artculo __. Fusin y denominacin. Fusinase la... Artculo __. Naturaleza Jurdica. Artculo __. Direccin. Artculo __. Domicilio. Artculo __. Ingresos. Artculo __. Patrimonio. (Ajustar si es una entidad del sector central). CAPTULO II OBJETO Y FUNCIONES GENERALES Artculo __. Objeto. Artculo __. Funciones Generales.
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FUNCIN PBLICA
Que el pargrafo primero del artculo 2 de la ley 790 de 2002 establece que al ordenarse una fusin se debern armonizar los elementos de la estructura de la entidad resultante con el objeto de hacer eficiente su funcionamiento; (ajustar para el caso territorial).
CAPTULO III ESTRUCTURA Y FUNCIONES Artculo __. Estructura de (nombre de la Entidad). Artculo __. Despacho del (citar la Dependencia). Son funciones del Despacho...: CAPTULO IV DISPOSICIONES LABORALES Artculo __. Adopcin de la nueva planta de personal. De conformidad con la estructura prevista por el presente decreto, el Gobierno Nacional (o la autoridad competente) proceder a adoptar la nueva planta de personal.
Artculo __. Atribuciones de los funcionarios de las plantas actuales. Los funcionarios de la planta de personal actual de la (citar las entidades fusionadas), continuarn ejerciendo las atribuciones a ellos asignadas y percibiendo la misma remuneracin, hasta tanto sean incorporados a la planta de personal adoptada de conformidad con lo dispuesto en el artculo anterior. Artculo __. Rgimen Laboral. El rgimen laboral de los servidores (de la entidad), ser el de los empleados pblicos de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico del orden nacional y tendrn el rgimen especial de carrera administrativa que seale la ley. CAPTULO V DISPOSICIONES FINALES Artculo __. Contratos vigentes. Los contratos y convenios actualmente vigentes celebrados por las entidades fusionadas, se entienden subrogados en la (citar el nombre de la entidad absorbente), la cual continuar con su ejecucin y cumplimiento sin que para ello sea necesario suscripcin de documento adicional alguno. La documentacin relacionada con cada uno de dichos contratos y convenios deber allegarse, debidamente foliada y relacionada, a la (dependencia respectiva), en un plazo no mayor de 30 das hbiles, contados a partir de la publicacin del decreto que adopte la planta de personal. Artculo __. Transferencia de bienes, derechos y obligaciones. Los bienes, derechos y obligaciones de la (citar entidad absorbida) sern transferidos a la (entidad absorbente).
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Artculo __. Obligaciones especiales de los empleados de manejo y confianza y los responsables de los archivos de las entidades fusionadas. Los empleados que
FUNCIN PBLICA
desempeen empleos o cargos de manejo y confianza, los responsables de los archivos de las entidades fusionadas debern rendir las correspondientes cuentas fiscales e inventarios y efectuar la entrega de los bienes y archivos a su cargo, conforme a las normas y procedimientos establecidos por la Contralora General de la Repblica, la Contadura General de la Nacin y el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. (citar entes de Control territoriales si es del caso). Artculo __. Deber de colaboracin. Los funcionarios de las entidades fusionadas, debern colaborar eficientemente en las actividades necesarias para la ejecucin de los mandatos aqu enunciados y para que el proceso de fusin se lleve a cabo en adecuadas condiciones de coordinacin, eficiencia, eficacia y celeridad.
Artculo __. Vigencia y Derogatorias. El presente (acto Administrativo) rige a partir de su publicacin y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los Decretos, las Ordenanzas, Acuerdos, (citar los Nmeros correspondientes con sus fechas de expedicin). PUBLQUESE Y CMPLASE Dado en Bogot, D. C., a los...
(Fdo.) PRESIDENTE DE LA REPBLICA
(Fdo.) EL MINISTRO (DIRECTOR DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO) DE ...,
(Fdo) EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA, Notas: El epgrafe del proyecto de decreto debe encabezar cada una de las hojas del mismo y coincidir su texto con el determinado en la primera hoja.
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FUNCIN PBLICA
Artculo __. Referencias normativas. A partir de la entrada en vigencia del presente decreto, todas las referencias que hagan las disposiciones legales vigentes a la (entidad absorbida) se entendern efectuadas a la (entidad absorbente).
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente de la Repblica (se sugiere ocho (8) renglones, NO COLOCAR PIE DE FIRMA NI CARGO). Guardar estricto orden de precedencia legal de los Ministerios y Departamentos Administrativos. En la hoja en la que firma el seor Presidente de la Repblica deben observarse las siguientes reglas: Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto que se pretende sancionar. Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de Departamento Administrativo.
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FUNCIN PBLICA
ANEXO 22
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES Decreto, Ordenanza, Resolucin o Acuerdo No. _________ de 2009 Por el (la) cual se ajusta el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal de (nombre de la entidad)
INSTITUCIONES DE ORDEN NACIONAL INSTITUCIONES DE ORDEN TERRITORIAL
en ejercicio de las facultades que le coneren el en ejercicio de las facultades que le coneren los artculos artculo... 13 y 28 del Decreto Ley 785 de 2005.
DECRETA (RESUELVE O ACUERDA): ARTCULO 1. Ajustar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales, para los empleos que conforman el Plan Anual de Vacantes contempladas en la planta de personal de (nombre de la entidad) fijada por el (Acto Administrativo de Planta No. de fecha), cuyas funciones debern ser cumplidas por los funcionarios con criterios de eficiencia y eficacia en orden al logro de la misin, objetivos y funciones que la ley y los reglamentos le sealan (nombre de la entidad), as: NOTA: A partir de la pgina siguiente iniciar la descripcin de funciones y competencias laborales de cada uno de los empleos objeto del presente ajuste de manual. Decreto o Resolucin o Acuerdo No.___________de_____________ hoja No.____ Por el (la) cual se ajusta el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal de (nombre de la institucin).
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIN Nivel: Denominacin del Empleo: Cdigo: Grado: No. de cargos Profesional Profesional Especializado 2080 19 Cinco (5)
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FUNCIN PBLICA
El Ministro, Director de Departamento Administrativo, El Gobernador, Alcalde, Director de Entidad DescenSuperintendente, o Director de entidad Descentralizada tralizada, Concejo Municipal, Asamblea Departamental de (nombre de la institucin). o la Junta Directiva de (nombre de la institucin).
Dependencia Cargo del Jefe Inmediato:
Donde se ubique el cargo Quien ejerza la supervisin Directa
AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GESTION HUMANA II. PROPSITO PRINCIPAL Realizar estudios e investigaciones tendientes a promover el desarrollo integral del talento humano al servicio de la entidad. III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES ESENCIALES
Adelantar estudios e investigaciones para identicar las necesidades de capacitacin y preparar y presentar el plan institucional de capacitacin, los programas de induccin, reinduccin, estmulos y evaluacin del desempeo para el talento humano de la entidad. 2. Adelantar estudios que permitan mantener actualizada la planta de personal y el manual especco de funciones y de competencias laborales teniendo en cuenta la estructura de la entidad y las necesidades de las dependencias de la entidad. 3. Adelantar estudios de las mejores prcticas para efectuar anlisis comparativos con otras entidades pblicas y del sector privado para el desarrollo del talento humano al servicio de la entidad y proponer su adopcin. 4. Efectuar el seguimiento al Plan Institucional aprobado por la entidad y proponer los correctivos a que haya lugar. 5. Ejecutar y evaluar los programas y proyectos en materia de capacitacin, induccin, reinduccin, evaluacin del desempeo y estmulos que deba adelantar el rea, para el mejoramiento continuo y desarrollo del talento humano. 6. Preparar, presentar, ejecutar y evaluar el plan anual de bienestar social de la entidad. (falta el para qu) 7. Orientar el desarrollo de los programas de seguridad social y las relaciones con las diferentes entidades prestadoras de estos servicios, con el n de optimizar el servicio para los servidores de la entidad. 8. Preparar proyectos de actos administrativos, ocios y documentos relacionados con el rea del recurso humano, para mantener actualizada las situaciones administrativas de los funcionarios de la entidad de conformidad con las normas vigentes. Adelantar los estudios para elaborar y mantener actualizados los procedimientos propios de la dependencia. 10. Las dems funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el rea de desempeo del cargo.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEO) 1. Los planes y programas en materia de bienestar social, estmulos y evaluacin del desempeo presentados estn de acuerdo con las polticas y normas en materia de administracin de personal. 2. Los planes y programas en materia de capacitacin responden a las necesidades institucionales y del personal de la entidad. ... Nota. Se pueden identicar tantas contribuciones individuales como resultados se esperan del ejercicio de las funciones esenciales y del propsito principal del empleo que se analice. V. CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES
1.
182
Plan Nacional de Capacitacin. Polticas pblicas en administracin de personal. Normas sobre administracin de personal. Metodologas de investigacin y diseo de proyectos.
FUNCIN PBLICA
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Ttulo Profesional en Ingeniera Industrial, Administracin de Empresas, Administracin Pblica o Psicologa y Ttulo de postgrado en la modalidad de especializacin en reas relacionadas con las funciones del empleo. Experiencia
Veintiocho (28) meses de experiencia profesional relacionada.
ALTERNATIVA Estudios Ttulo Profesional en Ingeniera Industrial, Administracin de Empresas, Administracin Pblica o Psicologa. Experiencia Cincuenta y dos (52) meses de experiencia profesional relacionada
Ilustremos el caso para una institucin de orden territorial:

MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIN Nivel: Asistencial Denominacin del Empleo: Secretario Ejecutivo Cdigo: 425 Grado: 05 No. de cargos Uno (1) Dependencia Secretara general Cargo del Jefe Inmediato: Secretario General II. PROPSITO PRINCIPAL Administrar informacin del rea, para personal interno y externo, aplicando el Sistema de Gestin Documental. III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de calculo presentaciones en softwarerelacionado y manejar aplicativos de internet. 2. Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la ocina. Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la rma del jefe y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones. 3. Atender personal y telefnicamente al pblico y jar las entrevistas que sean autorizadas por el jefe. 4. Llevar y mantener al da el archivo y la correspondencia. 5. Manejar con discrecin la informacin y la correspondencia del jefe de la dependencia. 6. Mantener actualizado el directorio telefnico del jefe de la dependencia. 7. Tramitar los pedidos de tiles y papelera de la ocina. 8. Aplicar el Sistema de Gestin Documental de la Escuela 9. Llevar la agenda y recordar los compromisos. 10. Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas. 11. Las dems funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el rea de desempeo del cargo.
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FUNCIN PBLICA
Nota: Cuando la planta de personal sea estructural, esto es que en la norma que determina la planta de personal los cargos se encuentran directamente asignados a las dependencias de la institucin, se deber indicar en la casilla dependencia el nombre que refiere la respectiva norma.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEO) 1. Los documentos recibidos se clasican y radican diariamente con base en el sistema de gestin documental. 2. La correspondencia se distribuye diariamente de acuerdo con los procedimientos establecidos en el sistema de gestin documental. Las copias de los registros fsicos y magnticos de las respuestas y ocios enviados son archivados diariamente. Nota. Se pueden identicar tantas contribuciones individuales como resultados se esperan del ejercicio de las funciones esenciales y del propsito principal del empleo que se analice. V. CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES Tcnicas de archivo Clases de documentos Sistema de Gestin documental institucional Software de archivo Informtica bsica VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Diploma de Bachiller Tcnico Comercial Veinticuatro (24) meses de experiencia laboral. ALTERNATIVA Estudios Experiencia Aprobacin de cuatro (4) aos de educacin bsica Treinta y seis (36) meses de experiencia laboral secundaria.
Artculo 2. Competencias Comunes a los Servidores Pblicos. Las competencias comunes para los diferentes empleos a que se refiere el presente manual especfico de funciones y de competencias laborales sern las siguientes: (Transcribir el artculo 7. del decreto 2539 de 2005)
COMPETENCIA DEFINICIN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS Cumple con oportunidad en funcin de estndares, objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas. Asume la responsabilidad por sus resultados. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstculos que se presentan. Atiende y valora las necesidades y peticiones de los usuarios y de ciudadanos en general. Considera las necesidades de los usuarios al disear proyectos o servicios. Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad. Establece diferentes canales de comunicacin con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas. Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros.
Orientacin a resultados
Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con ecacia y calidad.
Orientacin al usuario y al ciudadano
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Dirigir las decisiones y acciones a la satisfaccin de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con las responsabilidades pblicas asignadas a la entidad.
FUNCIN PBLICA
COMPETENCIA
DEFINICIN DE LA COMPETENCIA
CONDUCTAS ASOCIADAS Proporciona informacin veraz, objetiva y basada en hechos. Facilita el acceso a la informacin relacionada con sus responsabilidades y con el servicio a cargo de la entidad en que labora. Demuestra imparcialidad en sus decisiones. Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestacin del servicio. Promueve las metas de la organizacin y respeta sus normas. Antepone las necesidades de la organizacin a sus propias necesidades. Apoya a la organizacin en situaciones difciles. Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones.
Transparencia
Hacer uso responsable y claro de los recursos pblicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilizacin y garantizar el acceso a la informacin gubernamental.
Compromiso con la Organizacin
Artculo 3. Competencias comportamentales por nivel jerrquico de empleos Las competencias comportamentales por nivel jerrquico de empleos que como mnimo, se requieren para desempear los empleos a que se refiere el presente manual especfico de funciones y de competencias laborales, sern las siguientes: NIVEL PROFESIONAL
COMPETENCIA DEFINICIN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS Aprende de la experiencia de otros y de la propia. Se adapta y aplica nuevas tecnologas que se implanten en la organizacin. Aplica los conocimientos adquiridos a los desafos que se presentan en el desarrollo del trabajo. Investiga, indaga y profundiza en los temas de su entorno o rea de desempeo. Reconoce las propias limitaciones y las necesidades de mejorar su preparacin. Asimila nueva informacin y la aplica correctamente. Analiza de un modo sistemtico y racional los aspectos del trabajo, basndose en la informacin relevante. Aplica reglas bsicas y conceptos complejos aprendidos. Identica y reconoce con facilidad las causas de los problemas y sus posibles soluciones. Clarica datos o situaciones complejas. Planea, organiza y ejecuta mltiples procedimientos tendientes a alcanzar resultados institucionales.
Aprendizaje Continuo
Adquirir y desarrollar permanentemente conocimientos, destrezas y habilidades, con el n de mantener altos estndares de ecacia organizacional.
Experticia profesional
Aplicar el conocimiento profesional en la resolucin de problemas y transferirlo a su entorno laboral.
185
FUNCIN PBLICA
Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales.
COMPETENCIA
CONDUCTAS ASOCIADAS
Trabajo en Equipo y Colaboracin
Trabajar con otros de forma conjunta y de manera participativa, integrando esfuerzos para la consecucin de metas institucionales comunes.
Coopera en distintas situaciones y comparte informacin. Aporta sugerencias, ideas y opiniones. Expresa expectativas positivas del equipo o de los miembros del mismo. Planica las propias acciones teniendo en cuenta la repercusin de las mismas para la consecucin de los objetivos grupales. Establece dilogo directo con los miembros del equipo que permita compartir informacin e ideas en condiciones de respeto y cordialidad. Respeta criterios dispares y distintas opiniones del equipo. Ofrece respuestas alternativas. Aprovecha las oportunidades y problemas para dar soluciones novedosas. Desarrolla nuevas formas de hacer y tecnologas. Busca nuevas alternativas de solucin y se arriesga a romper esquemas tradicionales. Inicia acciones para superar los obstculos y alcanzar metas especcas.
Creatividad e Innovacin
Generar y desarrollar nuevas ideas, conceptos, mtodos y soluciones.
NIVEL ASISTENCIAL
COMPETENCIA DEFINICIN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS
Manejo de la Informacin
Manejar con respeto las informaciones personales e institucionales de que dispone.
Evade temas que indagan sobre informacin condencial. Recoge slo informacin imprescindible para el desarrollo del procedimiento. Organiza y guarda de forma adecuada la informacin a su cuidado, teniendo en cuenta las normas legales y de la organizacin. No hace pblica informacin laboral o de las personas que pueda afectar la organizacin o las personas. Es capaz de discernir qu se puede hacer pblico y qu no. Transmite informacin oportuna y objetiva.
Adaptacin al cambio
186
Enfrentarse con exibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios positiva y constructivamente.
Acepta y se adapta fcilmente a los cambios Responde al cambio con exibilidad. Promueve el cambio.
FUNCIN PBLICA
COMPETENCIA
CONDUCTAS ASOCIADAS
Manejo de la Informacin
Manejar con respeto las informaciones personales e institucionales de que dispone.
Evade temas que indagan sobre informacin condencial. Recoge slo informacin imprescindible para el desarrollo del procedimiento. Organiza y guarda de forma adecuada la informacin a su cuidado, teniendo en cuenta las normas legales y de la organizacin. No hace pblica informacin laboral o de las personas que pueda afectar la organizacin o las personas. Es capaz de discernir qu se puede hacer pblico y qu no. Transmite informacin oportuna y objetiva. Acepta instrucciones aunque se diera de ellas. Realiza los cometidos y procedimientos del puesto de trabajo. Acepta la supervisin constante. Realiza funciones orientadas a apoyar la accin de otros miembros de la organizacin. Escucha con inters a las personas y capta las preocupaciones, intereses y necesidades de los dems. Transmite ecazmente las ideas, sentimientos e informacin impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas que puedan generar conictos.
Disciplina
Adaptarse a las polticas institucionales y buscar informacin de los cambios en la autoridad competente. Establecer y mantener relaciones de trabajo amistosas y positivas, basadas en la comunicacin abierta y uida y en el respeto por los dems.
Relaciones Interpersonales
Colaboracin
Ayuda al logro de los objetivos articulando sus Cooperar con los dems con actuaciones con los dems. el n de alcanzar los objetivos Cumple los compromisos que adquiere. institucionales. Facilita la labor de sus superiores y compaeros de trabajo.
Nota: Slo se incluyen las competencias comportamentales de los niveles profesional y asistencial, por cuanto en este modelo se alude a cargos de los niveles profesional y asistencial. Artculo 4. El jefe de personal (o quien haga sus veces), entregar a cada funcionario copia de las funciones y competencias determinadas en el presente manual para el respectivo empleo en el momento de la posesin, cuando sea ubicado en otra dependencia que implique cambio de funciones o cuando mediante la adopcin o modificacin del manual se afecten las establecidas para los empleos. Los jefes inmediatos respondern por la orientacin del empleado en el cumplimiento de las mismas. Artculo 5. Cuando para el desempeo de un empleo se exija una profesin, arte u oficio debidamente reglamentado, la posesin de grados, ttulos, licencias, matrculas o
187
FUNCIN PBLICA
autorizaciones previstas en las leyes o en sus reglamentos, no podrn ser compensados por experiencia u otras calidades, salvo cuando las mismas leyes as lo establezcan. Artculo 6. La autoridad competente (Ministro, Director o Alcalde...etc) mediante acto administrativo adoptar las modificaciones o adiciones necesarias para mantener actualizado el manual especfico de funciones y de competencias laborales y podr establecer las equivalencias entre estudios y experiencia, en los casos en que se considere necesario. Artculo 7. El presente (.... acto administrativo) rige a partir de la fecha de su aprobacin, modifica en lo pertinente (hacer referencia a los actos administrativos correspondientes) y dems disposiciones que le sean contrarias. COMUNQUESE Y CMPLASE
Dada a los.
(Firma la autoridad competente).
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FUNCIN PBLICA
COMPETENCIAS PARA LA CREACIN Y ORGANIZACIN DE CORPORACIONES PBLICAS ORGANISMOS Y ENTIDADES ORDEN NACIONAL
CREACIN ESTATUTOS INTERNOS
ESTRUCTURA U ORGANIZACIN INTERNA
FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES El presidente de la Repblica. ( D. 2489 de 2006)
RAMA EJECUTIVA
SECTOR CENTRAL
ENTIDAD
NOMENCL. Y CLASIFIC DE EMPLEOS
PLANTA DE PERSONAL (EMPLEADOS PBLICOS)
REMUNERACIN (Empleados pblicos)

Presidente de la Repblica (Constitucin Poltica articulo 150 num. 19 lit. e - Ley 4-92) Presidente de la Repblica (Constitucin Poltica articulo 150 19 lit. e Ley 4-92)
FUNCIN PBLICA
Presidente de la Presidente de la Repblica. Repblica, ( D.2539 y 2772 de conforme a la Ley 2005) (Artculo. 189 numeral 14 C.P., Presidente de la Creacin:Ley de creacin El presidente de la Dc. 2489 de Repblica. Repblica. (D. del organismo o entidad. 2006) (D. 2489 de 2006) 2539 y 2772 de 2005) Modificacin de la
estructura: Presidente de la Repblica, con sujecin a los principios y reglas El presidente de la generales que defina la Repblica. ley P. art. 189 Numeral ( D. 2489 de 2006) 16. Artculo. 54 Ley 48998
MINISTERIOS
Congreso de la Repblica DEPARTAMENTOS (Ley a ADMINISTRATIVOS. iniciativa del Gobierno) Art. 150 numeral UNIDADES ADMINISTRATIVAS 7, 154 C.P. ESPECIALES SIN PERSONERIA Art. 49 L. 489JURIDICA 98.
ANEXO 23
Presidente de la Repblica. Aprobacin por parte (D.2539 y 2772 de del Presidente de la 2005) Repblica con base
Presidente de la Repblica (Constitucin Poltica articulo 150 19 lit. e Ley 4-92) la de la Presidente ( Repblica (Constitucin Poltica de articulo 150 19 lit. e Ley
en la propuesta del Consejo Directivo Presidente de (Artculo. 115 Ley 489El presidente de la Repblica. 98) ( Repblica. D.2539 y 2772 D. 2489 de 2006)
SUPERINTENDENCIAS SIN PERSONERA JURDICA
2005)
4-92)
189
190
FUNCIN PBLICA
Creacin: Presidente de la Repblica facultado por
RAMA EJECUTIVA
SECTOR DESCENTRALIZADO
ENTIDAD

FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
NOMENCL. Y CLASIFIC DE EMPLEOS Aprobacin por Presidente de la

Presidente de la
Repblica (Constitucin
ESTABLECIMIENTOS PBLICOS
Directivo al Presidente de
Ley de creacin. parte del Repblica. Consejo Directivo Modificacin: Propuesta El presidente de la Repblica. (D. (Art. 76, lit d. Ley por parte del Consejo 2489 de 2006) 489-98) Presidente de la (D.2539 y 2772 de
Poltica articulo 150 19
2005)
lit. e Ley 4-92) la Presidente de la Presidente de Repblica. (D. RepblicaConstitucin 2539 y 2772 de 2005) (Poltica articulo 150 19 lit. e Ley 4-92)
UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES Y SUPERINTENDENCIAS CON PERSONERA JURIDICA
Congreso de la Repblica (Lit. d. la Repblica Repblica con (Ley a Artculo. 76 Ley 489-98) iniciativa del El presidente de la base a la Gobierno) Art. Repblica. D. 2489 150 numeral de 2006 7, 154 C.P. Lo establecido en Modificacin: Propuesta propuesta del Art. 49 L. 489la Ley de creacin por parte del Consejo 98. Concejo Directivo al Presidente de Repblica Consejo Directivo Directivo - ( Ley la 489/98 Art. 82, 76 (Ley 489-98 Arts. 82,lit. d. El presidente de la 76) ( Repblica. lit d.-) D. 2489 de 2006) (Ley 489-98 Art.
Presidente de la Presidente de la Repblica. Repblica (Constitucin (D. 2539 y 2772 de Poltica articulo 150 num.19 lit. e. ,Ley 4-92) 2005) 115 )
RAMA EJECUTIVA
FUNCIN PBLICA
ENTIDAD
Directiva Junta Ley 100-93, ( D-R. 1876-94, art. 194 artculo. 11)
EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO
Generales: Presidente Junta Directiva (D.Junta Directiva de la Repblica. El presidente de la R. 1876-94, art. 11 (D.-R. 1876-94, art. 11 (D.2539 y 2772 de 2005) 16 en Repblica. (D. num. num. 16 en concordancia Especficas: Junta concordancia con Ley 2489 de 2006) con Ley 100-93) Directiva (D.R. 1876-94, 100-93) art. 11 num 7
Presidente de la Repblica (Constitucin Poltica articulo 150 19 lit. e Ley 4-92)
de
la Presidente 2772 de
EMPRESAS PBLICOS
OFICIALES
DE
Creacin: Presidente de Creadas o Aprobacin por la Repblica, facultado por autorizadas por parte del la Ley de creacin Ley a iniciativa Presidente de la Presidente del Gobierno Junta Directiva. Modificacin: Propuesta El presidente de la SERVICIOS Repblica con base Reblica. (Ley 489-98, artculo. por la Junta Directiva al Repblica. (D. (Constitucin a la propuesta de (D.2539 y Poltica, artculo. 90 lit. b) presidente de la Repblica 2489 de 2006) las Juntas 2005) 150 numeral 7 (Ley 192-94, artculo. 17 Directivas ( Ley 489Ley 142-94, par. 1(Ley 489-98 Art. 98 Art. 115) artculo. 17.) 90, lit. b )
de la Repblica (Constitucin Poltica articulo 150 19 lit. e Ley 4-92)
SOCIEDADES DE ECONOMA MIXTA (Igual o superior al 90% de capital del Estado, con tratamiento de Empresa Industrial y Comercial del Estado)
Junta Directiva o Asamblea de ( Ley accionistas. 489/98, art. 38, par. 1, Cdigo de Comercio Art. 464 en Ley La crea o concordancia con Ley autoriza a 489/98 art. 90 lit b.) iniciativa del Gobierno ( Constitucin Poltica Arts. 150 numeral 7, 154L. 489/98, art. 49)
Creacin: Presidente de la Repblica, facultado por la Ley de creacin Modificacin: Propuesta por la Junta Directiva al presidente de la Repblica -Ley 489/98, art. 38, par. 1 ,Ley 489-98 Art. 90, lit. b)
Aprobacin por parte del Presidente de la El presidente de la Repblica con base a la propuesta de Repblica.Ley 489/98, art. 38, par. las Juntas 1, (D.2489 de 2006) Directivas (Ley 489/98, art. 38, par. 1, Ley 489/98 artculo. 115)
Presidente de la Repblica. (Ley 489/98, art. 38, par. 1, (D.2539 y 2772 de 2005))
de la Presidente Repblica Constitucin (Poltica articulo 150 19 lit. e Ley 4-92)
EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO
Creacin: Presidente de la Repblica, facultado por Ley de creacin Presidente Junta Directiva. ( la de Ley 489-98, artculo 90 Modificacin: Propuesta Repblica. lit. b) por la Junta Directiva al D. 2489 de 2006) presidente de la Repblica (Ley 489-98 Art. 90, lit. b )
Aprobacin por parte del Presidente de la la Repblica con base ( a la propuesta de las Juntas Ley Directivas ( 489/98 art. 115)
Presidente de la Presidente de la Reblica. Repblica (Constitucin Poltica art. 150 19 lit. e (D.2539 y 2772 de Ley 4-92) 2005)
191
192
FUNCIN PBLICA
RAMA JUDICIAL
Generales:
de CONSTITUCIN POLTICA (ART. 234, 236,239, 246 Y 247. Ley 270/96 Art. 40, Ley 497-99) Sala administrativa Presidente Consejo Superior de la Repblica. Judicatura (Ley 270/96, 4-92 ) Art. 85 num. 9) Poltica, Sala Administrativa Constitucin -270/96Superior Ley la Concejo Especficos: Consejo (Ley de la Judicatura Superior de la Judicatura (Ley 270-96, Art. Sala Administrativa (Ley 85) 270/96, artculo 85 num. 9)
ENTIDAD
ORGANOS JURISDICCIONALES
Presidente de la Repblica (Constitucin Poltica artculo 150 num. 19 lit. e. Ley 4-92)
Generales
:
Constitucin Poltica y Ley Especficos: Fiscal General de la Nacin. ( Ley 270/96, art. 30, D. 261/00, Art. 17 num. 21)
Constitucin Poltica Artculo. 249

Ley. (Constitucin Poltica Presidente Artculo. 253 y Ley Repblica 270/96, artculo. 30) 4/92)
de
Consejo Superior de la la Judicatura (Ley (Ley 270/96 Art. 85 num. 9 y 30)
FISCALIA GENERAL NACIN LA MEDICINA LEGAL (Establecimiet o Pblico) Ley. D-L. 2699-91, artculo. 158
DE
Junta Directiva en lo no previsto en la Ley de creacin, previo Presidente de la proyecto presentado Repblica (Ley por el director 4/92) General (D-L 261/00, art. 52 num 5 )
Jun ta Directiva: Aprueba la presentada por el Director General (D-L 261/00, art. 52 num. 8, 53 num. 11)
Funciones Generales: (D-L 261/00 artculo. 49) Funciones y requisitos especficos: Junta Directiva (D-L. 261/00, artculo. 52 num 11 y 12)
CONSEJO SUPERIOR JUDICATURA
DE
LA
Constitucin Poltica Art. 254.
Consejo Superior de la Presidente de la Consejo superior Judicatura Sala de la Judicatura Administrativa (Ley Repblica Sala Administrativa 270/96, Art. 85 num. (Ley 4/92) (Ley 270/96 Art. 85 7) num. 7)
Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa (Ley 270/96, art. 85)
CREACIN ESTATUTOS INTERNOS Generales: Constitucin Poltica Art. 264, 265
ENTIDAD
NACIONAL ConstitucinP olticaArt. 120, 264 Ley (D.L.1010/00) Ley (D.L 1011/00) Ley (D.L. 1012/00, art. 2)
ORGANIZACIN ELECTORAL
ORGANOS DE CONTROL RAMA LEGISLATIVA
Registrador Nacional del Estado Civil ( D.L 1011/00, art. 7)
FUNCIN PBLICA
Constitucin Poltica, art. 171 y 176
Ley. (Constitucin Poltica Artculo. 150 num. 20) (Ley 5/92, art. 368, 382)
CONSEJO ELECTORAL
Artculo. 120 REGISTRADURA NACIONAL DEL Constitucin ESTADO CIVIL Poltica.
Presidente de la Repblica (Constitucin Poltica artculo150 Generales: (D. 1011/00 num. 19 lit. e. Ley Art. 6) Especficos: 4-92)
CMARA DE REPRESENTANTES
SENADO
Ley (Constitucin Poltica Artculo 150 num. 20) (Ley 5/92, art. 387)
Ley (Constitucin Poltica Artculo 150 num. 20) (Ley 5/92, art. 369, 383, Ley 186/95)
Ley (Constitucin Poltica Artculo 150 num. 20) (Ley 5/92, art. 392)
Presidente de la Repblica (Constitucin Poltica art. 150 num. 19 lit. e. Ley 4/92)
Art. 267 CONTRALORA GENERAL DE LA Constitucin REPBLICA Poltica
Ley (Constitucin Poltica Art.268 num. 9) (D.L. 267/00)
Ley de acuerdo con proyecto presentado por el contralor General de la Repblica. (Constitucin Poltica.Art. 268 numeral 9) (D.L.269/00)
Ley (Constitucin Poltica Art. 268 num.10). (D-L 271/00)
Funciones y Requisitos Generales: Ley (D-L 269/00, artculo. 6) Funciones Especficas: Contralor General de la Repblica (D.L. 269/00, art. 7)
Presidente de la Repblica (Constitucin Poltica Art. 150 num. 19 lit. e. Ley 4/92)
193
194
FUNCIN PBLICA
ORGANOS DE CONTROL
Constitucin Poltica Art. 274 Ley. (D-L 272/00) Presidente de la Repblica ( Ley 4/92) Auditor General de la Repblica. (D-L 272, art. 17 num.16)
Funciones Especficas: Auditor General de la Repblica (D-L 272/00, artculo. 17 num. Funciones 14) Generales:Ley ( D-L 272/00)
PROCURADU Constitucin RA GENERAL Poltica Art. DE LA 275 NACIN
Ley (Constitucin Poltica art. 279) Funciones y Requisitos Ley Presidente de la Ley Generales: D-L 264/00 263/00, D. (Constitucin Poltica Repblica (Constitucin y art. 279) (D-L (Ley 4/92 -D. Poltica art. 279) Funciones Requisitos 262/00) 264/00) (D-L 265/00) Especficos: Procurador General de la Nacin (D-L 263/00, art. 22)
ENTIDAD
AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA
Presidente de la Repblica (Constitucin Poltica Art. 150 num. 19 lit. e Ley 4/92)
MINISTERIO PBLICO
INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO Ley. PBLICO (Ley 201/95, (Unidad art. 22) Administrativa Especial sin personera jurdica) Expedido por el mismo instituto con aprovacin de el Procurador Ley. General de la (Ley 201/95 articulo Nacin. (Ley 201/95, art. 23)
Presidente de la Repblica (Ley Ley. 4/92 -D. (D.-L. 265/00) 264/00)
Funciones y requisitos Generales: Ley. (D.-L. 263-00 y D. 263/00) Funciones y Requisitos Especficos: Procurador General de la Nacin (D-L 263/00, art. 22)
OTROS
FUNCIN PBLICA
Constitucin DEFENSORA Art. Poltica DEL PUEBLO 118
Especficas:Defensor Ley. del Pueblo. L.ey 24Gobierno Defensor del Pueblo. Constitucin 92,Art. 9 num 18. 283 Nacional (Ley 24(Ley 24/92, art. 18 PolticaArt. Generales: (Ley 4/92, art. 92, Art. 19) par.) (Constitucin Poltica 20) art. 282) (Ley 24/92)
la por Adopcin Asamblea Corporativa, previa proposicin del Consejo Directivo ( Ley y 27) 99/93, Art. 25 Aprobacin: Ministerio del Medio Ambiente Ley 99-93, Artculo. 5, 25.
ORGANOS DE CONTROL
Constitucin Poltica Artculo.371 de Consejo Proyecto:Junta Administracin Ley Directiva. Estatutos Ley, D. (Ley 31-92, Art. (Estatutos: Aprobacin: (Ley 31-92, Art. 3) 2520/93 art. 41 lit. 28) Gobierno (Ley 31f.) 92, Art. 26) Constitucin Ley, Poltica, Estatutos (Ley 31/92 Art. 3 Poltica Art. 372) Constitucin Poltica Artculo.130 Nacional Comisin Dec. del Servicio Civil. Ley 2006 909 de 2004 2489 Comisin de Nacional Civil Serv. 909 de 2004 Constitucin Poltica Artculo. 76 Directiva Junta Directiva Junta los Junta de Directiva. Junta Directiva . atravs que (Ley 182/95, Art. (Ley 182/95 Art.12, (Ley 182-95 Art.12, Estatutos lit. g) expida. (Ley 182/95 12) lit. c.) Art. 12 lit. g.)
Junta Directiva . (Ley 182/95 Art.12, lit. g,. a cuanto En requisitos remite a los para establecidos Ejecutiva Rama Sector Central)
ENTIDAD
MINISTERIO PBLICO
Presidente de la
CORPORACIONES AUTNOMAS Ley. REGIONALES (D. 1768/94)
Presidente de la Directivo Presidente de la Consejo Directivo Consejo Repblica ( (Constitucin Poltica (Ley 99-93, Art. Reblica. (Ley 99-93, Art. 27. Repblica articulo 150 num. 19 lit. D. 861-00) 27. Lit.b.) (D. 2502-98) Lit.g.)
e - Ley 4-92)
BANCO DE LA REPBLICA
miembrso Para junta la de directiva: Presidente de la Repblica D. (Estatutos: 2520/93, art. 46 lit. a)
COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
del Dec2539 y 2772 de Ley 4a de 1992 Ley 2005
COMISIN NACIONAL DE TELEVISIN
Junta Directiva, con lo en base establecido para los la de miembros y Directiva Junta dems funcionarios de l Banco de la Reblica. (Ley 182/95 Art.12, lit. g)
195
FUNCIN PBLICA
Entidad
Administracin Departamental, Secretara del Despacho, Departamentos Administrativos Decreto-ley 785 de 2005 Funciones Generales: Decretoley 785 de 2005. Funciones Especcas: Gobernador (Art.305 numeral 7. CP Decreto-ley 1222 de 1986 Art.94 numeral 9) Requisitos nicos: Decreto-ley 785 de 2005
Entidades descentralizadas (Empresas Industriales y Comerciales del Estado, Sociedades de Economa Mixta, Establecimientos Pblicos, Empresas de Servicios Pblicos Domiciliarios Ociales, etc.) Junta o Concejo Directivo con Junta o Concejo aprobacin del Directivo: (Decretoley 1221 de 1986 gobernador Art.31 literal c) (Decreto-ley 1221 de 1986 Art.31 literal b) Decreto-ley 785 de 2005 Junta o Concejo Directivo (Decretoley 1221 de 1986 Art.66), con aprobacin del Gobierno Departamental. Aprobacin por acuerdo de la Junta o Consejo Directivo (Decreto 1876 Art.11 No. 7, numeral 6,7)
Contralora Departamental
196
COMPETENCIAS PARA LA ORGANIZACIN DE LAS ENTIDADES RAMA EJECUTIVA DEL PODER PBLICO-NIVEL DEPARTAMENTAL
Estatutos Organizacin Interna Funciones y requisitos COMPETENCIAS Sistema de nomenclatura Planta de personal clasicacin de empleos Remuneracin
Estructura
Asamblea Departamental (CP Art.300 numeral 7)
Gobernador (CP. Art.305 numeral 7, Decreto-ley 1222 de 1986 Art.94 numeral 9) Con sujecin. al sistema de nomenclatura y clasicacin de empleos. Decreto 785 de 2005
Asamblea Departamental: Fija escala salarial (CP Art.300 numeral 7) Gobernador: (CP: Art.305 numeral 7. Decreto ley 1222 de 1986 art.94 numeral 9.) establece los grados salariales para los empleos de la planta con sujecin a la Escala Salarial
ANEXO 24
Asamblea Departamental (CP: Art.300 numeral 7.
Funciones Generales: Decretoley 785 de 2005. Funciones Especcas: Representante Legal (Ley 489 pargrafo 1 del art.2; pargrafo1 del art.68: inciso 2 del art.78 y Art. 92; Decreto 1876 art. 11 numeral 7) Requisitos nicos: Decreto-ley 785 de 2005
Asamblea Departamental: Fija escala salarial (CP Art.300 numeral 7) La Junta o Consejo Directivo: con aprobacin del Gobernador , con sujecin a la Escala Salarial Decreto-ley 1221 de 1986 Art.66.
Asamblea Departamental (CP. Art.272 Inciso 3. Ley 330 de 1996 Art.3) a iniciativa del Contralor
Decreto-ley 785 de 2005
Asamblea Departamental Ley 330 de 1996 Art.3) a iniciativa del Contralor
Funciones Generales: Decretoley 785 de 2005. Funciones Especcas: Asamblea Departamental a iniciativa del Contralor Departamental (Ley 330 de 1996 Art.2 Requisitos nicos: Decreto-ley 785 de 2005
Asamblea Departamental: Fija escala salarial (CP Art. 300 numeral 7) y los grados salariales para los empleos de la planta, a iniciativa del contralor, con sujecin a la Escala Salarial
COMPETENCIAS PARA LA ORGANIZACIN DE LAS ENTIDADES RAMA EJECUTIVA DEL PODER PBLICO NIVEL MUNICIPAL
ESTRUCTURA REMUNERACIN ESTATUTOS COMPETENCIAS SISTEMA DE ORGANIZACIN NOMENCLATURA INTERNA CLASIFICACIN DE EMPLEOS PLANTA DE PERSONAL FUNCIONES Y REQUISITOS
ENTIDAD
FUNCIN PBLICA
Decreto-ley 785 de 2005 Alcalde (C.P. Art. 315 numeral 7, Ley 136, 1994 Art. 91, literal d, numeral 4 y Art. 93. Decreto Reglamentario 1227 de 2005 Arts. 95-97 y Decreto 1746 de 2006) Con sujecin al sistema de nomenclatura y clasicacin de empleos Decreto 785 de 2005. Funciones Generales. Decreto Ley 785 de 2005. Funciones especcas: Alcalde Municipal (Art.325 numeral 7 C:P) Requisitos nicos: Decreto-ley 785 de 2005 Junta o Consejo Directivo (Ley 489 Art. 76 literal d) y Art. 90 Literal b) Autoridad que determine sus estatutos (Ley 489 Art. 76 Literal f) y Art. 90 Literal e) Decreto-ley 785 de 2005 Concejo Municipal (C:P: Art. 272 inciso 3.) Ley 136 de 1994 Art.32 numeral 9) Decreto-ley 785 de 2005 Concejo Municipal Decreto-ley 785 de (Ley 136 de 1994 Art. 2005 32 numeral 9). Funciones Generales. Decreto Ley 785 de 2005. Funciones Autoridades que sealen especcas: sus actos de creacin Representante Legal (Decreto-ley 1333 de 1986 (LEY 489 Pargrafo Art.290) con sujecin al del art.2, Pargrafo 1 sistema de nomenclatura y del art. 68; inciso 2 clasicacin de empleos. del art. 78 y art.92) Decreto 785 de4 2005 Requisitos nicos: Decreto-ley 785 de 2005 Funciones Generales. Decreto-ley 785 de 2005. Funciones especcas: Concejo Concejo Municipal Municipal a iniciativa (Ley 136 de 1994 Art. del Contralor 157) a iniciativa de los Municipal (Ley 136 Contralores Art. 157 y 32-9) Requisitos nicos: Decreto Ley 785 de 2005 Funciones Generales. Decreto-ley 785 de 2005 Concejo Municipal (Ley Funciones especcas: 136 de 1994 Art. 32.9 Concejo Municipal y 181) a iniciativa del (Ley 136 Art. 131) . personero Requisitos nicos: Decreto-ley 785 de 2005
Administracin municipal, Secretaras del Despacho, Departamentos Administrativos
Concejo Municipal (CP: Art.313 numeral 6 y Ley 136 Art. 91 Literal d) Numeral
ANEXO 25
Entidades Descentralizadas Empresas Industriales y Comerciales del Estado, Sociedades de Economa Mixta, Establecimientos Pblicos, Empresas de Servicios Pblicos Domiciliarios ociales, etc.
Concejo Municipal (C:P. Art.313 numeral 6.) a iniciativa del Alcalde Municipal
Concejo Municipal: Fija escalas salariales aplicables a todas las entidades y organismos de la administracin municipal (CP .Art. 313 numeral 6) Alcalde Municipal: (CP. Art. 315 numeral 7) establece los grados salariales para los empleos de la planta con sujecin a la escala salarial Concejo Municipal: Fija escala salarial (CP .Art. 313 numeral 6) La autoridad competente para establecer la planta de personal: Establece los grados salariales para los empleos de la planta con sujecin a la Escala Salarial.
Contralora Municipal
Concejo Municipal: Fija escala salarial (CP .Art. 313 numeral 6) y los grados salariales para los empleos de la planta (Ley 136 Art.157) con sujecin a la Escala Salarial, a iniciativa del Contralor.
Personera Municipal
Concejo Municipal: Fija escala salarial (CP .Art. 313 numeral 6) y los grados salariales para los empleos de la planta (Ley 136 Art.181) con sujecin a la Escala Salarial, a iniciativa del Personero.
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GLOSARIO DE TRMINOS
Con el objeto de contribuir a una pedagoga en la aplicacin de la presente gua se incluye a continuacin el glosario de los trminos utilizados: COMPETENCIAS: Las competencias laborales se definen como la capacidad de una persona para desempear, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector pblico, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que est determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado pblico. COMPETENCIAS FUNCIONALES:
Capacidades que se identifican a partir de un anlisis del propsito principal del empleo y su desagregacin progresiva, con el objeto de establecer las contribuciones individuales del empleo, los conocimientos bsicos, los contextos en los que se debern demostrar las contribuciones individuales y las evidencias requeridas que demuestren las competencias laborales. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES: Conjunto de caractersticas de la conducta que se exigen como estndares bsicos para el desempeo del empleo, atendiendo a la motivacin, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de personalidad. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES: Es el conjunto de productos o resultados laborales que permiten medir o especificar lo esperado, en trminos de resultados observables como consecuencia de la realizacin del trabajo. Describen en forma detallada lo que el empleado respectivo, ejerciendo un determinado empleo, tiene que lograr y demostrar para comprobar que es competente e idneo. EVIDENCIAS REQUERIDAS: Es el conjunto de hechos o indicaciones precisas referidas a los productos, los servicios, el desempeo o el conocimiento, que permiten comprobar o demostrar por parte de un empleado que alcanza las contribuciones individuales dentro de los estndares esperados y definidos para el efecto. CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES:
198
Los conocimientos bsicos o esenciales comprenden el conjunto de teoras, principios, normas, tcnicas, conceptos y dems aspectos del saber que debe poseer y comprender
FUNCIN PBLICA
quien est llamado al desempeo del empleo, para alcanzar las contribuciones individuales. PROPSITO PRINCIPAL DEL EMPLEO: La identificacin de la misin crtica que explica la necesidad de existencia del empleo o razn de ser dentro de la estructura de procesos y misin encomendados al rea a la cual pertenece. ACTITUDES: Es la disposicin de actuar, sentir y pensar en torno a una realidad particular y concreta. Entre ellas pueden considerarse: entusiasmo, positivismo, optimismo, persistencia, flexibilidad y bsqueda de la excelencia, entre otras. VALORES: Corresponden a los principios de conducta, entre ellos se cuentan la tica, responsabilidad, lealtad, sentido de pertenencia, adhesin a normas y polticas y orientacin al servicio, entre otros. APTITUDES Y HABILIDADES: Caracterstica biolgica o aprendida que permite a una persona hacer algo mental o fsico. Laboralmente es la capacidad y potencialidad de la persona para llevar a cabo un determinado tipo de actividad.
199
FUNCIN PBLICA
BIBLIOGRAFA
Departamento de la Funcin Pblica, marzo de 2002, Gua para la Medicin de Cargas de Trabajo en el sector pblico, Bogot. Departamento de la Funcin Pblica, febrero de 2002, Gua para la Racionalizacin de Trmites, Procesos y Procedimientos, Bogot. Etkin Jorge, 2000, Poltica Gobierno y Gerencia de las Organizaciones, Editorial Prentice Hall, Buenos Aires. Galofr Isart Alberto, junio de l997, Documento Tcnicas para el Anlisis de Cargas de Trabajo y la Racionalizacin de la Plantillas. J.B. Roure M., Monio Manuel A., Rodrguez Badal, 1997, La Gestin por Procesos, IESE, Universidad de Navarra, Navarra. Prez Fernndez de Velasco, Jos Antonio Madrid, 1996, La Gestin por Procesos, Editorial ESIC. Fernndez Ros Manuel, 1995, Anlisis y Descripcin del Puesto de Trabajo. Ediciones Daz de Santos, S.A. Madrid. Spendolini Michael P. Benchmarking. 1994, Editorial Norma, Bogot. Terry R. George, 1993, Stephen Franklin, Principios de Administracin, Editorial Continental S.A., Mxico. Cross Michael, 1991, Traduccin de Villamizar Herrera Jess, Estructura Empresarial, Fondo Editorial Legis, Bogot. Cross Michael, 1991, Estructura Empresarial, Legis Editores, Bogot. Flippo Edwin B., 1978, Principios de Administracin de Personal. Editorial McGraw Latinoamericana, S. A., Bogot. Departamento Nacional de Planeacin, julio 30 de 2002, Tcnicas para el anlisis de la gestin econmica y financiera de las entidades territoriales. Barnes Ralph M., 1992. Traduccin Calleja Aguilar Anselmo, S. A., La Tcnica del Muestreo Aplicada a la Medida del Trabajo, Madrid. Cross Michael. 1991, Traduccin de Villamizar Herrera Jess, Estructura Empresarial, Fondo Editorial Legis, Bogot, Colombia, 1991. Departamento de la Funcin Pblica, febrero de 2002, Gua para la Racionalizacin de Trmites, Procesos y Procedimientos. Bogot. Fernndez Ros, Manuel, 1995, Anlisis y Descripcin del Puesto de Trabajo, Ediciones Daz de Santos S.A., Madrid. Galofr Isart Alberto, junio de l997, Documento Tcnicas para el Anlisis de Cargas de Trabajo y la Racionalizacin de la Plantillas. Prez Fernndez de Velasco Jos Antonio, 1996. La Gestin por Procesos Editorial Esic, Madrid, 1996. Terry R. George, Stephen Franklin, 1993. Principios de Administracin. Editorial Continental S.A., Mxico.
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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA

GUA DE MODERNIZACIN DE ENTIDADES PBLICAS

Bogot, D.C. septiembre de 2009

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ELIZABETH RODRGUEZ TAYLOR Directora

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MODERNIZACIN INSTITUCIONAL EN LOS ORGANISMOS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

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7. Planta de Personal 8. Manual Especfico de Funciones y Competencias Laborales.

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2. MARCO LEGAL 2. MARCO LEGAL

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. (...) n. Las dems que le sealen la Constitucin y la Ley.

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Anlisis de Procesos a travs de la Metodologa Opciones Prioritarias

3.- UNIDAD FINANCIERA

3.7. Facturacin y cartera

4.- SERVICIOS GENERALES

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Anlisis de Procesos Misionales con la Metodologa de Opciones Prioritarias

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Anlisis de funciones generales con la metodologa de opciones prioritarias

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Que la estructura actual corresponda a la legalmente aprobada.

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6. EVALUACIN DE LAS FUNCIONES, PERFILES Y CARGAS DE TRABAJO

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Ejemplo: El procedimiento asignar proyectos se repite o se hace un promedio de 13 veces en el mes.

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