Ghidul intreprinzatorului

ntotdeauna am pus n slujba clienilor notri competena i experiena societii noastre pentru a apra cu profesionalism interesele acestora, profesionalismul fiind metoda aleas i finalitatea dobndit de cele mai multe ori. ntruct dorim s fim alturi de dumneavoastr i s v cluzim n primii pai ai proaspetei afaceri ntreprinse, am conceput prezentul ghid care ndjduim c v va fi de un real folos. V asigurm de ntreaga noastr colaborare, iar n msura n care informaiile de mai jos nu reuesc s rspund ntrebrilor dumneavoastr, nu ezitai s ne contactai!
Echipa Dumitrescu & Asociaii

Documentele oficiale ale societii

n mapa pe care ai primit-o vei gsi documentele oficiale ale societii, i anume: - Certificat de nregistrare emis de Ministerul Justiiei n colaborare cu Oficiul Naional al Registrului Comerului; - Certificat Constatator emis n temeiul art.17 alin. (1) lit.c ) din Legea 359/2004 cu modificarile si completarile ulterioare, eliberat n baza declaraiei pe propria rspundere nregistrat sub nr. ________ din ____________; - Rezoluie de nmatriculare a societii dumneavoastr semnat de Directorul Oficiului Registrului Comerului; - Actul Constitutiv al societii comerciale; - Dovada Sediului Social (Contractul de Comodat/Inchiriere) - ..............................................................................................................

Demersuri ulterioare nfiinrii societii comerciale

Imediat dup nfiinarea societii comerciale, avei o serie de obligaii de ndeplinit. n cele ce urmeaz vom ncerca s scoatem n eviden principalele aspecte care trebuie rezolvate: 1. Este necesar s avei cel puin o tampil. Aceasta se obine de la orice firm autorizat, pe baza unei copii dup certificatul de nregistrare al societii. Forma standard este cea rotund, ns n funcie de preferine putei s alegei orice form

dorii. Trebuie inut cont c de cele mai multe ori, la banc sau la Administraia Finanelor Publice se solicit obligatoriu tampila pe amprenta rotund. 2. Societatea dumneavoastr trebuie s aib un cont curent, astfel la banca la care ai ales s fie depus capitalul social trebuie s se prezinte administratorii, cu actul de identitate, cu tampila i cu actele societii n original i n copie. 3. Avei obligaia de a afia la loc vizibil, att la sediul social ct i la punctele de lucru ale societii, urmtoarele documente: - programul de funcionare sau de lucru cu publicul, inclusiv eventualele pauze de masa; - certificatul de nmatriculare (n copie); - certificatele constatatoare/autorizaiile (n copie); - limitele de adaos comercial practicat (n cazul societilor ce desfoar activiti de comer); - telefonul pentru oficiul de protecie a consumatorului, n cazul n care lucrai (i) cu persoane fizice; - textul privind obligaia clienilor de a solicita i de a pstra bonul fiscal pn la ieirea din unitate (acolo unde este cazul), - planul de evacuare n caz de incendiu.

4. Alte obligaii deosebit de importante: - fiscalizarea, personalizarea i programarea casei de marcat cu coduri pentru fiecare produs; - obinerea unui aviz metrologic anual pentru cntarele electronice; - afiarea preurilor i a tarifelor; - nregistrarea contractelor de munc cel trziu la data nceperii activitii salariailor; - ntocmirea fielor de post ale salariailor; - redactarea i afiarea regulamentului de ordine interioar, semnat de toi angajaii; - semnarea de contracte pentru protecia muncii i PSI, precum medicina muncii pentru societile care au salariai; - inerea unei evidene separate a concediilor, planificarea lor pentru anul urmtor, i o eviden complet pe statul de salarii a timpului lucrat (ore suplimentare, ore de noapte, ore lucrate n zilele de smbt i de duminic sau de srbtorile legale, numrul de zile de concediu de odihn sau medical); - inventarierea patrimoniului (stoc de marf, mijloace fixe, obiecte de inventar) cel puin o dat pe an, pn la data de 31 decembrie, cu ntocmirea dosarului de inventariere (care cuprinde, ntre altele: decizia de inventariere, stabilirea comisiei, perioada inventarierii,

declaraii pe propria rspundere de la gestionari, etc.) i prezentarea listelor de inventar, n original, la contabilitate; - existenta unui manual de politici i proceduri contabile, n conformitate cu legislaia n vigoare; - ori de cte ori este cazul, notificarea casei de asigurri de sanatate n maxim 6 zile cu privire la informaiile primite referitor la incapacitatea temporar de munca a angajailor (medicul i unitatea sanitar care a emis certificatul de concediu medical, adresa la care poate fi gsit angajatul pe perioada concediului medical etc).

Aspecte fiscale i financiar contabile

Din acest punct de vedere v sftuim s v asigurai cu maximum de atenie c sunt ndeplinite urmtoarele cerine: - Orice modificare a vectorului fiscal (luarea/scoaterea n/din eviden cu plata contribuiilor salariale, accize, etc) se notific la Administraia Financiar n maxim 30 de zile de la data la care a intervenit modificarea, prin declaratia 010. Declaraia 010 pentru trecerea la pltitor de TVA (ca urmare a depirii plafonului de scutire), se depune n maxim 10 zile de la sfritul lunii n care s-a depit plafonul. - n cazul n care dorii s efectuai operaiuni intracomunitare, este necesar s v nscriei, nainte de efectuarea acestor tipuri de operaiuni, n registrul operatorilor intracomunitari. Pentru aceasta sunt necesare i cazierele judiciare ale asociailor i al

administratorilor, iar nscrierea se face n 10 zile de la data depunerii cererii la Administraia financiar de care aparine societatea. Efectuarea de operaiuni intracomunitare fr a fi nscris n acest registru atrage sanciuni din partea organelor de control, i nu mai beneficiai de facilitile fiscale privind TVA. - n maxim 30 de zile de la data nmatriculrii trebuie cumprate i nregistrate la Administraia Finanelor Publice urmtoarele registre: - registrul unic de control sunt necesare unul pentru sediul social i cte unul pentru fiecare sediu secundar / punct de lucru - registrul de eviden fiscal pentru societile pltitoare de impozit pe profit De asemenea, n 30 de zile de la data deschiderii oricrui punct de lucru, acesta va trebui nregistrat printr-o declaraie de sediu secundar la Administraia Finanelor Publice. - De asemenea, trebuie procurate i inute la zi, n format fizic i/sau electronic, o serie de registre i formulare tipizate nepersonalizate, precum: - Registrul de cas se completeaz n mod obligatoriu, zilnic; - Registrul Jurnal se completeaz de ctre contabil lunar; - Registrul Inventar se completeaza de ctre contabil la sfritul anului; - Cartea Mare se completeaz lunar i st la baza ntocmirii balanei de verificare; - NIR-uri (pentru facturile de marf) se completeaz n maxim 24 de ore de la recepia mrfii; - dispoziii de plat/ncasare;

- raport de gestiune (pentru stocul de marf); - fie de magazie pentru mijloace fixe, obiecte de inventar, marf, materiale, documente tipizate ; - bonuri de consum dac este cazul; - foi de parcurs dac este cazul; - lista de inventariere se completeaz doar la inventar; - ordin de deplasare (delegaie); - decont de cheltuieli. Lista poate varia n funcie de specificul activitii i de organizarea intern a circuitului documentelor. - Urmtorul pas este s v asigurai c avei la dispoziie facturi fiscale, chitane i orice alte documente necesare n funcie de specificul activitii (avize de nsoire etc.), sau un soft de generare a acestora. La baza nserierii i numerotrii lor trebuie s existe anual cte o hotrre/decizie AGA privind desemnarea persoanei responsabile, precum i decizia acesteia privind alocarea seriilor i plajelor de numere. - Actele contabile trebuie aranjate i ndosariate pe fiecare lun calendaristic, i prezentate pentru a fi nregistrate n contabilitate. Acestea ar trebui s includ n mod normal: facturi i chitane primite, att pentru marf, ct i pentru alte cheltuieli, NIRurile aferente facturilor de marf, facturi i chitane emise (exemplarul rou pentru cele personalizate), rapoartele fiscale generate de casa de marcat pentru fiecare zi a lunii, precum i

raportul fiscal lunar, dispoziii de plat/ncasare, extrasele de cont pe luna respectiv, ordine de plat, foi de vrsmnt, precum i alte documente, dupa caz. - n final, pentru o mai bun organizare a activitii, este recomandat s existe registre separate pentru alocarea numerelor interne sau de intrare i ieire pentru documente interne (decizii, hotrri, etc) i a corespondenei.

Aspecte privind dreptul muncii

Cu referire la obligaiile angajatorului rezultate din contractele individuale de munc, v informam c avei urmtoarele obligaii: - s informai salariaii asupra condiiilor de munc i asupra elementelor care privesc desfurarea relaiilor de munc; - s asigurai permanent condiiile tehnice i organizatorice avute n vedere la elaborarea normelor de munc i condiiile corespunztoare de munc; - s acordai salariailor toate drepturile ce decurg din lege, din contractul colectiv de munc aplicabil i din contractele individuale de munc. Menionm n mod expres faptul c angajatorul este obligat s acorde aceste drepturi salariailor n toate mprejurrile, chiar i atunci cnd exist acordul acestora cu privire la neacordarea unui

drept. Potrivit art. 38 din Codul muncii, salariaii nu pot renuna la aceste drepturi, iar tranzaciile prin care s-ar prevedea o atare renunare sunt lovite de nulitate. - s pltii toate contribuiile i impozitele aflate n sarcina dumneavoastr n calitate de angajator, precum i s retinei i s virai contribuiile i impozitele datorate de salariai, n condiiile legii. - s nfiinai registrul general de eviden a salariailor - n format electronic cu aplicaie autorizat de ITM i s operai nregistrrile prevzute de lege; - s eliberai, la cerere, toate documentele care atest calitatea de salariat a solicitantului (ex. adeverina de salariu); - s asigurai confidenialitatea datelor cu caracter personal ale salariailor; - s angajai persoane cu handicap ntr-un procent de cel puin 4% din numrul total de angajai dac avei minim 50 de angajai. Prin derogare de la aceast regul, dispoziiile legii speciale, confer angajatorilor care nu ncadreaz persoane cu handicap posibilitatea de a opta pentru ndeplinirea uneia dintre urmtoarele obligaii: a) s plteasc lunar ctre bugetul de stat o sum reprezentnd 50% din salariul de baz minim brut pe ar nmulit cu numrul de locuri de munc n care nu au angajat persoane cu handicap; b) s achiziioneze produse sau servicii realizate prin propria activitate a persoanelor cu handicap angajate n unitile protejate

autorizate, pe baza de parteneriat, n suma echivalent cu suma datorat la bugetul de stat, n condiiile prevzute mai sus la litera a). Fac excepie de la prevederile prezentei lit. b) unitile protejate nfiinate n cadrul organizaiilor persoanelor cu handicap care pot desfura i activiti de vnzri/intermedieri, cu condiia ca minimum 75% din profitul obinut s fie destinat programelor de integrare socioprofesional pentru persoanele cu handicap din organizaiile respective. Aceste uniti au obligaia prezentrii unui raport financiar la fiecare nceput de an, din care s rezulte cum au fost utilizate fondurile obinute prin activitatea comercial.

Prevederi legale i obligaii cu privire la capacitatea de munc

Persoana fizic dobndete capacitate de munc la mplinirea vrstei de 16 ani. Totui persoana fizic poate ncheia un contract de munc n calitate de salariat i la mplinirea vrstei de 15 ani, cu acordul prinilor sau al reprezentanilor legali, pentru activiti potrivite cu dezvoltarea fizic, aptitudinile i cunotinele sale, dac astfel nu i sunt periclitate sntatea, dezvoltarea i pregtirea profesional. Timpul de lucru maxim prevzut de lege care trebuie inserat n

contractele individuale de munc ncheiate cu un angajat minor este de 6 ore pe zi, respectiv 30 de ore pe sptmn. Dumneavoastr avei obligaia s comunicai periodic salariailor situaia economic i financiar a unitii i s v consultai cu sindicatul sau, dup caz, cu reprezentanii salariailor, n privina deciziilor susceptibile s afecteze substanial drepturile i interesele acestora. Fac excepie aa-numitele informaii sensibile, care, prin divulgare, sunt de natur s prejudicieze activitatea unitii. Dac unitatea are mai mult de 20 de salariai, aceast obligaie de informare/consultare intr sub reglementarea unei legi speciale. De asemenea, dac unitatea are mai mult de 20 de salariai, angajatorul este obligat s iniieze negocierea colectiv, care va putea fi urmat, n cazul n care prile implicate agreeaz, de semnarea contractelor colective de munc. Persoanele ncadrate n munc au dreptul s constituie organizaii sindicale i s adere la acestea. Pentru constituirea unei organizaii sindicale este necesar un numr de cel puin 15 persoane din aceeai ramur sau profesiune, chiar dac i desfoar activitatea la angajatori diferii. Nici o persoan nu poate fi constrns s fac sau s nu fac parte, s se retrag sau nu, dintr-o organizaie sindical. La angajatorii la care sunt ncadrai mai mult de 20 de salariai i dac nici unul nu este membru de sindicat, interesele acestora pot fi promovate i aprate de reprezentanii salariailor, alei i mandatai special n acest scop.

Sporuri obligatorii prin lege sau facultative ce pot fi acordate salariailor 1. Sporul pentru munc suplimentar, pentru munca n zilele libere i de srbtori legale Munca suplimentar se compenseaz prin ore libere pltite n urmtoarele 30 de zile dup efectuarea acesteia. n cazul n care compensarea prin ore libere pltite nu este posibil n cele 30 de zile ce urmeaz, munca suplimentar va fi platit salariatului prin adugarea unui spor la salariu corespunztor duratei acesteia. Un asemenea spor pentru munca suplimentar, precum i pentru orele lucrate n zilele libere i n zilele de srbtori legale ce nu au fost compensate corespunztor cu ore libere pltite, a fost stabilit ca fiind n valoare de 100% din salariul de baz. Tinerii n vrst de pn la 18 ani nu pot presta munc suplimentar. 2.Sporul pentru munca de noapte este de 25% din salariul de baz. Tinerii care nu au mplinit vrsta de 18 ani nu pot presta munca de noapte. 3.Sporul pentru vechime n munc este de minimum 5% pentru 3 ani vechime i maximum 25% la o vechime de peste 20 de ani, din salariul de baz. 4.Sporul pentru condiii deosebite de munc, grele, periculoase sau penibile, este de 10% din salariul de baz.

5. Sporul pentru condiii nocive de munc, este de 10% din salariul minim negociat la nivel de unitate. 6.Sporul de loialitate este facultativ, n funcie de negocierile prilor. 7.Sporul de neconcuren este facultativ, n funcie de negocierile prilor. Se recomand ca n contractele individuale de munc pe care le vei ncheia cu salariaii, s inserai unele clauze de confidenialitate i n funcie de activitatea prestat de exclusivitate.

Va dorim succes!