Penjelasaan masalah yang sering dihadapi oleh urusetia dalam pengendalian mesyuarat.

Seorang urusetia mempunyai peranan penting dalam pengendalian mesyuarat sesebuah organisasi. Urusetia berperanan dalam semua urusan mesyuarat iaitu sebelum, semasa dan selepas mesyuarat. Ini menunjukkan bahawa seorang urusetia merupakan tunjang utama dalam proses membentuk atau melaksanakan mesyuarat. Urusetia amat diperlukan ketika sesi mesyuarat diadakan,kerana urusetialah individu yang merancang mesyuarat tersebut.Walau bagaimanapun terdapat beberapa masalah yang sering dihadapi urusetia dalam pengendalian mesyuarat.

Antaranya ialah :

1) kemudahan tempat mesyuarat yang kurang selesa. Tempat mesyuarat yang selesa amat penting ketika mesyuarat dijalankan. Jika tempat mesyuarat kurang selesa seperti terlalu sempit, terdapat banyak asap, terdapat kerusi - kerusi yang tidak selesa, tempat duduk atau kerusi yang tidak mencukupi akan menyebabkan ahli ahli mesyuarat tidak dapat bersedia dengan idea - idea dan tidak dapat menumpukan perhatian terhadap perkara yang dibincangkan. Urusetia memainkan peranan yang sangat penting untuk menempah bilik mesyuarat yang kondusif serta bersesuaian dengan jumlah ahli mesyuarat. Urusetia perlulah memastikan bilik mesyuarat ditempah dan selesa sebelum mesyuarat dilaksanakan.

2) Kehadiran orang yang tidak berkaitan.

Antara masalah lain yang dihadapi urusetia ialah kehadiran orang Yang tidak berkaitan dalam mesyuarat tersebut. Orang yang sepatutnya hadir tidak hadir manakala

orang yang sepatutnya hadir tidak hadir.Hal sebegini akan menimbulkan kerumitan kepada urusetia mesyuarat serta pengendalian mesyuarat akan menjadi kucar kacir dan tidak berkualiti. Situasi sebegini juga akan menggangu proses untuk membuat keputusan . Keputusan yang sepatutnya dicapai dalam mesyuarat akan terjejas dek kerana ketidakhadiraan orang yang berkenaan.Justeru menjadi peranan urusetia memastikan kehadiran ahli mesyuarat adalah orangorang yang benar-benar diperlukan. Notis mesyuarat perlulah diberikan dalam tempoh yang bersesuaian dan diserahkan hanya kepada orang yang berkenaan sahaja.

3) kesukaran mencatat minit. Semasa mesyuarat dijalankan,tugas urusetia ialah bertanggungjawab mengesan pelaksanaan keputusan mesyuarat untuk direkodkan,mencatat minit mesyuarat dengan ringkas dan tepat. Antara masalah yang dihadapi ketika mencatat minit adalah : - Ayat percakapan terlalu panjang. - Percakapan susah difahami kerana suara lembut. - tidak sempat mengambil point percakapan kerana percakapan terlalu laju. - sukar untuk mengetahui siapa yang bercakap kerana ramai yang bercakap pada satu masa. - Perbincangan yang tiada keputusan atau tindakan.

4) kawalan yang lemah.

Dalam sesuatu mesyuarat perlu ada yang mengawal mesyuarat tersebut. Jika tidak, ahli ahli mesyuarat akan bertelagah sesama sendiri atau dengan pengerusi tanpa dapat dikawal. Ahli ahli tidak mengeluarkan perasaan dan pendapat yang sebenar. Seringkali berlaku situasi ahli-ahli mesyuarat dibiarkan berbincang mengenai

perkara yang terkeluar daripada tajuk. Pengerusi mesyuarat membawa ahli-ahli berbincang mengenai hal-hal yang terkeluar daripada tajuk.Justeru menjadi peranan pengerusi dan urusetia untuk mengawal mesyuarat agar tidak terpesong dari landasan perbincangan yang sebenar.Pengerusi perlu mempunyai kemahiran dalam mengawal situasi perbincangan dalam mesyuarat. Mesyuarat yang terkawal akan memudahkan proses mesyuarat dan menjimatkan masa.

5) Penglibatan ahli mesyuarat Selain daripada masalah yang dinyatakan diatas antara masalah lain yang sering timbul ialah penglibatan hanya sebahagian ahli mesyuarat.Dalam sesuatu mesyuarat suasana mesyuarat tidak akan berjaya dengan hanya sebahagian ahli mesyuarat sahaja yang berbincang. Suasana yang terbaik ialah memperanankan semua ahli mesyuarat dalam menyuarakan pandangan walaupun sekali atau pandangan yang biasa. Hal ini sangat penting kerana keupayaan dalam menilai sesuatu kondisi perkara adalah berbeza. Kemungkinan ahli mesyuarat yang aggresif tidak perasan berkenaan hal-hal sampingan yang boleh menjejaskan gerak kerja. Justeru, perbincangan semua ahli mesyuarat mesti dihidupkan bagi menilai semua pandangan dan meraikan semua kehendak. Maka menjadi peranan urusetia mesyuarat dalam memastikan semua ahli

mesyuarat berperanan ketika mesyuarat berlangsung. Gunakan pelbagai teknik yang ada, jangan hanya menghidupkan suasana yang 'suam' iaitu hanya sebahagian sahaja yang berperanan.

6) Mengawal masa bagi sesuatu agenda Walaupun mesyuarat yang dilakukan berkehendak kepada perbincangan yang lumut serta teliti, namun ia tidak memberikan maksud perbincangan yang dilakukan mestilah berjela-jela sehingga mengganggu agenda mesyuarat yang lain. Sekiranya urusetia mesyuarat tidak merangka tempoh bagi sesuatu perbincangan merujuk kepada kondisi permasalahan yang dibincangkan, ia akan menghasilkan mesyuarat yang tidak berkualiti bahkan akan menghabiskan masa kerana agenda mesyuarat yang lain tergendala. Urusetia mesyuarat mestilah mempunyai perangkaan asas untuk satu-satu agenda berapa tempoh yang diperuntukkan. Bukanlah bermaksud tempoh tadi itu mesti dimaklumi kepada mesyuarat lain. Ia hanya untuk pengerusi mesyuarat agar dapat mengawal mesyuarat dengan tepat dan tahu bila masa untuk menghasilkan keputusan. Hal ini demikian, pengerusi mesyuarat perlu teliti dalam menilai hujah-hujah yang diberikan. Menjadi kebiasaan pihak yang sama memberikan hujah yang sama selepas mana memberikan hujah pengukuhan. Bermaksud pihak yang sama mengulangi hujah yang sama lebih daripada 3 atau 4 kali. Dan mungkin juga pihak yang berlainan namun hujah yang sama. Ia sebenarnya tidak baik bagi pengurusan masa dalam kendalian

mesyuarat. Justeru, urusetia mesyuarat mesti ada perangkaan secara peribadi untuk satu-satu agenda berapa tempoh perbincangan yang dibuka. 7) Kesukaran untuk membuat keputusan Antara kelemahan lain ialah pengerusi mesyuarat menyerahkan sebulatbulatnya kepada undian tanpa mampu menggunakan kuasa eksekutif atau lebih tepat lagi, tidak mampu menggabungkan suara perbincangan ke arah keputusan yang terbaik. Suasana perbincangan iaitu perbezaan pendapat di kalangan ahli mesyuarat merupakan suatu kebaikan bahkan satu keperluan dalam mesyuarat. Namun begitu, pengerusi mesyuarat mestilah mampu menilai setiap pandangan yang dikeluarkan justeru dapat menguasai keadaan dalam melihat reaksi ahli mesyuarat bagaimana kecenderongan mereka dalam memberikan sokongan. Bukanlah apabila ada setiap percanggahan idea, keputusan akhir adalah undian semata-mata. Ia akan menyebabkan keputusan yang dihasilkan tidak matang bahkan bukanlah yang terbaik. Keputusan melalui undian hanya melibatkan apabila memang suasana ahli mesyuarat tidak ada kecenderongan kepada mana-mana pihak walaupun sedikit. Perlu juga diingatkan, perkara yang melibatkan dasar serta ketetapan, seeloknya elakkan undian. Justeru, pengerusi mesyuarat perlu juga menggunakan kuasa eksekutif dalam satu-satu keputusan yang melibatkan perkara yang besar. Sekiranya perkara yang tidak menjadi permasalahan, maka tidak ada masalah dibuat undian bahkan lebih meraikan pandangan semua pihak. 8) Agenda dan objektif tidak jelas

Antara aspek penting dalam sesebuah mesyuarat ialah objektif dan agenda. Namun demikian seringkali berlaku dalam sesebuah mesyuarat agenda dan objektif tidak jelas sehingga menyebabkan ahli dalam mesyuarat tidak dapat memberikan focus terhadap perbincangan atau perbincangan menjadi menyeleweng. Justeru tugas seorang urusetia mesyuarat adalah berbincang bersama pengerusi tentang objektif mesyuarat serta menyenaraikan agenda dengan jelas dan teratur agar ahli mesyuarat jelas dan faham tentang perjalanan mesyuarat tersebut. Penetapan agenda dan objektif yang jelas adalah kunci utama untuk mencapai sebuah mesyuarat yang berkualiti.

Kesimpulannya seorang urusetia perlu faham dan jelas tentang peranannya dalam pengendalian mesyuarat. Sekiranya urusetia benar-benar faham dan jelas tentang tugasnya yang merangkumi aspek sebelum,semasa dan selepas mesyuarat maka mesyuarat tersebut akan menjadi lebih berkesan dan berkualiti. Justeru sebelum seseorang urusetia menjalankan tanggungjawabnya, mereka perlulah diberi

pendedahan dari aspek kemahiran dan latihan.