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Management participatif des projets sociaux

Plan de la prsentation 1. Analyse des attentes et dfinition des objectifs de la formation 2. Contexte 3. Le management participatif des projets sociaux: 1. Notions et concepts 2. Dmarche projet Objectifs de la session tre capable de : Sapproprier une dmarche de management de projets tudier la faisabilit et la mise en place de nouveaux projets sociaux Acqurir les outils et les techniques de mise en uvre et de suivi des projets sociaux. Lancer des expriences pilotes et gnraliser les projets sociaux. Contexte En rponse : 1. linsuffisance daccs aux quipements et services sociaux de base 2. linsuffisance de laction sociale entreprise 3. La ncessit dun dveloppement social efficace et durable 4. limpact de la mondialisation 5. lchec des expriences de lutte contre la pauvret LINDH est venue pour concrtiser: une citoyennet relle et agissante une dmarche rsolument novatrice une mthodologie daction ambitieuse, raliste et efficace des programmes pratiques, bien dfinis et intgrs Ses principaux chantiers : largissement de laccs aux quipements et services sociaux de base: Sant, ducation, Alphabtisation, Eau et lectricit, Habitat salubre, Assainissement, Rseau routier, Maisons de jeunes, infrastructures. promotion des activits gnratrices de revenus stables et demploi et structuration du secteur informel ciblage des zones et des populations prioritaires Zones cibles: 360 communes rurales, 250 quartiers urbains et priurbains Catgories cibles: les handicaps, les enfants en situation difficile, les femmes dmunies, les SDF et les vieillards Les leviers de ralisation: Management participatif de projets sociaux Lapproche participative Lapproche genre Le partenariat Activits gnratrices de revenus Cest une mobilisation gnrale des hommes et des ressources face un dficit social proccupant.

Management participatif des projets sociaux Le management participatif des projets sociaux
1. Notions et concepts: Management Participation et approche participative Projet social Management participatif des projets sociaux 2. Dmarche projet

Notions et concepts La notion de management:

Le management est le processus consistant atteindre les objectifs en organisant le travail des personnes et des groupes. Il implique: Planification Organisation Orientation rsultats Animation/motivation valuation et Contrle

La notion de participation :
Pour certains, la participation signifie le fait pour une organisation de dveloppement d'informer les communauts des projets qu'elle a dj labors o qu'elle va initier. Pour d'autres, la participation se produit quand les bnficiaires du projet sont impliqus dans la planification des projets. La participation va au-del de la planification. La participation arrive quand les organisations communautaires sont intgres dans un processus d'apprentissage et d'appropriation de la gestion des projets spcifiques ou des programmes. Lapproche participative est : Une dmarche permettant l'association active et responsable des populations la conception et la gestion de toutes actions de dveloppement de leur milieu. Un ensemble mthodologique utilisant une srie d'outils pour modifier la perception du rle de chacun des intervenants dans la gestion des projets. Elle favorise la prise de dcision et la prise en charge par les populations des actions destines amliorer leurs conditions de vie Le citoyen est acteur et promoteur de son avenir.

PARTICIPATION et ORGANISATION COMMUNAUTAIRE: La participation obit a un principe fondamental : l'existence de structures organisationnelles locales dynamiques, dmocratiques a travers lesquelles se concrtise la participation. Le Dveloppement Participatif suppose aussi un Partenariat entre une ou des institutions et des communauts. Projet social: Ensemble dactivits orientes vers lamlioration des conditions de vie dune population donne dans une zone dtermine: Notion de ciblage Notion de genre Il est li la notion de dveloppement social Concept du dveloppement Il nexiste pas de dfinition universelle communment admise qui puisse rellement cerner tous les aspects de ce concept qui se veut davantage dynamique et relatif un contexte. Cependant, on peut dire que le dveloppement social est un processus cohrent et harmonieux engendrant un tat de vie, dtre et de pense favorables lamlioration durable et dsire des conditions de vie. Dans ce sens la notion de projet est centrale.

Management participatif des projets

Cest un processus mobilisateur de tous les acteurs impliqus autour dun contrat dobjectifs visant lamlioration des conditions de vie dune population donne dans un contexte donn: Dfinition du contexte Proposition de rponses Planification et organisation des actions valuation et appropriation

4 Le processus

Dmarche projet

Dcision

Exploration du projet

Conception du projet

Ralisation et suivi du projet

Analyse des besoins

Reprage des rponses possibles

Prfigura tion du projet

Cadrage du projet

Conditions dacquisition

Scnario de ralisation

Dispositif de pilotage

Actions

Exploration du projet : analyse des besoins

Le besoin est lexigence fondamentale qui justifie lexistence du projet Il se dcouvre par: lanalyse de la demande la connaissance de la population cible La connaissance du contexte Les attentes peuvent tre traduites par la demande; ce qui nest pas ncessairement le cas des besoins Ltude des besoins portera sur llucidation: des motivations sous-jacentes des rfrents du contexte dans lequel elle sinscrit (conjoncturel ou stratgique) de la situation des acteurs (leurs comptences) du climat conomique et social De la culture et des traditions de la population etc. Ces paramtres, mis en regard avec la demande, lexpliqueront et permettront de la recadrer Quelques questions pouvant utilement guider la recherche des besoins: par rapport quelles conditions, ce projet sera-t-il utile? a quel manque rpondra t-il? a qui profitera t-il? Etc. Ces analyses tant formalises permettront de dterminer les besoins rels et le reprage des rponses possibles.

Exploration du projet : Prfiguration du projet

Composantes Outils Connaissance des partenaires outils de diagnostic Connaissance du milieu et (questionnaires, des situations monographies.) change dinformations runions dchanges et de Analyse diagnostic sensibilisation Dfinition dune situation de Brainstorming rfrence Travaux de groupes sensibilisation/prise de conscience identification des problmes recherche des solutions/valorisation du savoir- faire local

Prfiguration du projet

Prise de dcision

Exploration du projet : conditions de mise en uvre

tablir un diagnostic correct des conditions du milieu et des besoins des populations par une approche intgre et multidisciplinaire favoriser la connaissance et le respect de l'autre organiser des sances de sensibilisation pour faciliter une prise de conscience progressive des ralits du milieu, des enjeux et des responsabilits programmer un encadrement technique rapproch et soutenu budgtiser lensemble des actions planifier et contrler

Conception du projet : Analyse stratgique

1. Pralables: Dresser la liste exhaustive des acteurs lis au projet Raliser une classification en fonction de leurs stratgies face au projet

2. Postulats: Les hommes nacceptent jamais tre au service de buts fixs par dautres; mme si les objectifs sont similaires. Les acteurs gardent toujours une possibilit de jeu autonome. Mettre laccent sur cette autonomie, cest le faire aussi sur les moyens de rgulation de cette libert /pouvoir Lhomme est une main , un cur mais galement une tte : sa conduite est oriente vers la ralisation dun objectif personnel en fonction des contraintes de la situation Les concepts de lanalyse stratgique applique la conduite de projet: Le pouvoir: cest la capacit dun acteur de se rendre capable de faire agir un autre acteur. Il nest pas li une position hirarchique suprieure Ses ressources : o La comptence o La matrise des relations lenvironnement o La matrise des communications o La connaissance des rgles de fonctionnement Les zones dincertitudes cruciales: Toute organisation est soumise des masses dincertitudes (techniques, humaines, financires) celui qui les matrise le mieux dtient la ressource du pouvoir. Les concepts de lanalyse stratgique applique la conduite de projet: Le pouvoir: cest la capacit dun acteur de se rendre capable de faire agir un autre acteur. Il nest pas li une position hirarchique suprieure Ses ressources : o La comptence o La matrise des relations lenvironnement o La matrise des communications o La connaissance des rgles de fonctionnement Les zones dincertitudes cruciales: Toute organisation est soumise des masses dincertitudes (techniques, humaines, financires) celui qui les matrise le mieux dtient la ressource du pouvoir. laborer des hypothses stratgiques revient donc : Postuler une relation entre lensemble des contraintes des zones dincertitudes Dfinir la position des diffrents acteurs face au projet en terme de capacits stratgiques et possibilits de raliser leurs buts La mthode danalyse stratgique consiste : Se servir des rsultats de lanalyse des besoins reprer les stratgies possibles des acteurs Pour construire des stratgies efficaces de ralisation du projet

Grille danalyse stratgique: Acteurs Besoins, espoirs, Craintes avantages, attentes et Inconvnients intrts Dsagrments Peurs Stratgies possibles

Des acteurs

Du projet

Conception du projet : Analyse fonctionnelle

tapes: Identifier lensemble des bnficiaires du projet Lister leurs besoins Dcrire les contextes dutilisation des fonctions du projet Identifier lensemble des fonctions: Fonction de service (sert ,permet de) Fonctions contraintes (doit rsister , doit respecter ) Fonctions daccompagnement (sintgrer dans lenvironnement esthtique, maniabilit,) Attribuer des critres aux fonctions Dterminer les niveaux requis pour chaque critre Dterminer un cot pour chaque fonction Grille danalyse fonctionnelle: Utilisateurs Contexte fonctions critres Niveau x Solutions prix requis techniques

acteurs contraintes accompagnement

Conception du projet : les lments de cadrage du projet

La recherche des conditions dacquisition du projet a pour but didentifier : Les ressources Les contraintes Les relations aux systmes dacteurs Qui sont ncessaires la russite de sa ralisation Le produit de sortie des phases exploratoire et de conception: un document structur qui sert de rfrent llaboration du scnario de ralisation, pour ngocier avec la matrise douvrage, les fournisseurs et les acteurs propos: Des moyens Des degrs de qualit attendus Des contraintes dutilisation Des niveaux dimpact acceptables Les ressources: Budget Comptences Matriel et logistique Patrimoine dexprience Sous-traitance Comment obtenir les ressources? Leur disponibilit en interne Les possibilits de mobilisation (contributions externes) Investissement envisager (budget achats, recrutement,) Pour harmoniser les dmarches de contractualisation en terme de qualit ou de dlais Les contraintes: Pour russir la ralisation, quelles contraintes faudra-t-il prendre en compte? Dlais Cots Qualit Rgles juridiques et administratives Environnement Faire limpasse sur une contrainte conduit la fragilisation du projet Les autorisations: Dterminer les acteurs porteurs dautorisation vis--vis du projet avant dentreprendre la ralisation Ces acteurs nappartiennent pas exclusivement ladministration Les alliances: Un certain nombre dacteurs peuvent tre : Un frein au dveloppement du projet Un facilitateur de la ralisation Do : La ncessite de construire des alliances avec eux par la ngociation et la communication

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Conception du projet : la gestion du risque

Dfinition du risque: ventualit dun vnement ne dpendant pas exclusivement de la volont des parties et pouvant causer la perte dun objet ou tout autre dommage (petit Robert) Technique de la gestion des risques: Le but: est de produire, selon les contraintes de temps et de budget, des rsultats de qualit qui rpondent aux besoins formuls. La gestion du risque consiste identifier, valuer et diminuer les facteurs de risques qui pourraient empcher datteindre les objectifs fixs Elle comprend lvaluation et la rduction Lvaluation des risques: Lapproche du risque permettra de: Prendre connaissance des risques potentiels ds le dpart Contrler lapparition de signes relatifs des facteurs de risques valuer les cots de limpact du risque Mesurer la capacit du projet accepter le risque et les possibilits de le rduire Dvelopper des mesures correctives.

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CONCEPTION du projet : La planification

La dcomposition structure: REPRAGE: A quoi sert cette mthode?. Cest la clef de vote de la planification dun projet. Il sagit de la dcomposition dun projet en actions, en tches raliser. Qui procde la dcomposition structure? Le chef de projet; elle lui permet de faire la synthse des informations produites par lquipe de projet. La dcomposition structure: Cest la phase o la connaissance du produit ou du service est indispensable. Entre lanalyse fonctionnelle et la dcomposition structure se situe la phase de dialogue entre les utilisateurs et concepteurs permettant lindentification des principales solutions techniques ncessaires latteinte des objectifs La dcomposition structure: LA MTHODE: Elle repose sur une logique darborescence partir de la dfinition la plus gnrale du rsultat final: Dcomposition par oprations:

12 03 niveaux: projet=plusieurs oprations Opration= plusieurs activits Activit= plusieurs tches Dcomposition par ensembles: 4 niveaux: ensemble/sous-ensemble/lment/pice Dcomposition par comptences : 3 niveaux : mtiers/comptences/expertises De la dcomposition structure lorganisation technique: La DS permet de dterminer qui va tre responsable de quoi dans la ralisation du projet La planification du projet a pour rle den dcrire le droulement dans le temps en respectant la contrainte de la date bute: Mthode de planification: elle sert : Placer les diffrentes activits dans leur ordre chronologique valuer les dures partielles ou totales Prendre des dcisions dorganisation du travail pour respecter les contraintes Les tapes dune planification: Recenser toute activit ou tche ncessaire la ralisation du projet Classer les activits ou tches dans un ordre chronologique selon leur dpendance

Le tableau de bord du projet

Vritable outil de gestion et dvaluation du projet, il a pour fonction de: Prsenter de manire synthtique et lisible les informations principales relatives lavancement dun projet Permettre le suivi et de mesurer les carts Il ne peut tre mis en place quune fois dfinis les activits, le budget et la planification du projet.

Le tableau de bord du projet

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Le cahier de charges
Cest laboutissement de tout le processus de conception du projet Il comprend les rubriques suivantes: La dfinition du contexte et de la situation problme Lnonc du projet Les objectifs Les phases de ralisation La planification Les responsabilits de chaque intervenant les partenaires Les organes de gestion (chef de projet, comit de pilotage, groupe de travail,) Les dlais de ralisation Le budget et le mode de financement Les modalits de coordination et dajustement Les modalits de gestion des productions Les modalits de suivi et dvaluation

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La ralisation du projet: communication

Afin dviter malentendus et incomprhensions, qui deviendraient ventuellement des facteurs de risque, il est ncessaire de conduire une politique de communication adapte aux ralits du projet et sa stratgie. Elle aura pour principaux objectifs: Informer sur lexistence du projet Faire comprendre le droulement du projet Clarifier les responsabilits des parties concernes Faire connatre les rsultats obtenus et les suites qui vont tre donnes Outils Laffichage, le tract et le courrier personnalis Le livret, le dpliant, la brochure, les activits de la presse interne La runion dinformation outille Objectifs Accrocher, crer un effet dannonces et lancer un projet Permettre de garder en mmoire et de traiter en dtail linformation Dbattre, donner des explications et rpondre aux questions

Le fax, le bulletin dinformation, la note Faire des points rguliers sur lavance de service et les affichettes du projet, raliser une focale sur tel ou tel point prcis Le questionnaire, la fiche question et le Faire remonter et recueillir numro vert linformation et les interrogations La notion du contrat Le contrat est le rsultat dune dmarche de contractualisation:

mentalit

mthodes

support

ouverture

ngociation

Contrat sign

La contractualisation permet dvoluer vers le partenariat Le contrat est un outil de ralisation du projet: financement et sous-traitance

Les lments du contrat

15 Objectifs Dlais, cots Les interlocuteurs du contrat Les modalits de contrle: Moyens Indicateurs Frquence Les modalits de traitement des carts: Rajustement mutuel Gestion des drives (temps, cots) Les modalits de ralisation : Prestataires (contribution) Bnficiaires (client) (contributions) Les contraintes: Apportes par le prestataire Apportes par le client Les axes de pilotage du projet

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