AZ ERP BEVEZETSEK 10 KRITIKUS PONTJA

AVAGY MIT TEHET A SIKERES BEVEZETS RDEKBEN

A PROJEKT JELENTSGE
Egy vllalatirnytsi rendszer bevezetsnek elsdleges clja, hogy megknnytse a vllalat mkdsnek ttekintst, ellenrzst, s segtsget nyjtson a megalapozott zleti dntsek meghozatalhoz. A vllalat teht knnyebbsget vr a rendszer hasznlattl s mr magtl a bevezetstl is. A folyamat bonyolultsgbl addik azonban, hogy szmos olyan buktatt rejt magban, amely knnyen a projekt kudarct okozhatja, ez pedig sokba kerl mindenkinek.

MIRE KELL ODAFIGYELNI A VLASZTS S A BEVEZETS SORN?

1. Valban a bevezets a megolds?

A hazai kis- s kzpvllalatok meghatroz rsze rendelkezik valamilyen gyviteli megoldssal, m nagyon sok vllalat megfontolatlanul, elkszts nlkl ugrik bele egy rosszul kivlasztott rendszer bevezetsbe. Ne vegyen ERP (vagy gyviteli) rendszert, ha - nem tudja pontosan meghatrozni, hogy milyen problmra keres megoldst - a roml rbevteli vagy zemei eredmnyek javulst vrja a rendszertl - a gyors nvekeds kezelsre nem kpes a menedzsment Ha valami nem mkdik papron, nem fog mkdni szoftverrel sem. Ilyenkor nem a bevezets a megolds, hanem a problmk tgondolsa, esetleg egy tancsad megbzsa, a folyamatok tszervezse vagy akr a szervezet talaktsa. Akkor vegyen ERP rendszert, ha tudja, mi a problma, s arra a szoftver nyjt megoldst!

2. Milyen dntsek vezetnek a sikeres projekthez?

Gondolja t a kvetkezket: Mi a projekt clja? A cl mindig legyen elrhet s mrhet! Milyen f kritriumok teljeslse esetn nevezi majd egy v mlva sikeresnek a beruhzst? Ki lesz a projektvezet az nk rszrl? Az illetnek legyen megfelel dntsi jogkre! Ki fog mg rszt venni a projektben? Kinek mi lesz a feladata? Mennyi budget ll rendelkezsre? Legyen olyan tartalk a projektben, ami rendelkezsre ll a vratlan esemnyek megfinanszrozsra! A szlltnak errl nem kell tudnia. A kltsgekbe tervezze bele a projektben rszt vevk idejt is! Mikor indul a projekt? Mikor akarja a rendszert hasznlatba venni? Melyek azok a rizik faktorok, amitl a leginkbb fl? rdemes felrni mell, hogy mit tesznek annak rdekben, hogy ne kvetkezzenek be.

3. Elkszts
Miutn a fenti krdsekre adott vlaszokat tgondolta, s egyeztette a cgen bell, ossza meg azokat a bevezet partnerrel is, hiszen vele egytt kell mkdnie. Ha visszatart bizonyos, a bevezets szempontjbl fontos informcikat, a szllt nem fogja tudni az n rdekeit kpviselni a projektben. Ha nem egyezteti vele a kritriumokat, akkor knnyen elfordulhat, hogy merben ellenttes irnyban gondolkoznak majd. Biztostson a cgen bell megfelel erforrst a projektre! Ha mindig el kell halasztania a beszlltval a trgyalsokat, mert fontosabb dolga van, vagy egy kollga nem r r, halassza el inkbb a teljes projektet akkorra, amikor rendelkezsre ll a kell mennyisg id s ember. A dntsi jogkrrel rendelkezknek valban legyen hatskrk s idejk a projektben val aktv rszvtelhez! Lehetleg kis ltszm csoport dntsn a projekt menetrl! A dntsi folyamatra, a szerzdsktsre s a bevezetsre is idt kell hagyni. A bevezets meghatroz lehet a kvetkez 5-7 vre, ppen ezrt biztostani kell a projekt nagysgnak s jelentsgnek megfelel idt r. Gondolja t, milyen rizikfaktorok merlhetnek fel! Ezzel mr egy lpst tett afel, hogy azokat kikszblje!

4. A szllt szerepe
A szllt szerepe mg a termknl is fontosabb, hiszen szlltja az alapot a projekt megvalstshoz, s hozzjrul annak zkkenmentes mkdshez. A szllt adja az alapot az ptkezshez. A szllt eszkzt s erforrst biztost a projekthez. A szllt egyes problmkra javaslatot, alternatvkat tud mutatni tapasztalatbl. A szllt segt mkdtetni s finomhangolni a rendszert. A szllt a trs s az ellenfl az vek hossz sorn. Tanulsg: A jl megvlasztott szllt az egyik kulcs eleme a sikeres projekteknek. Ha ERP rendszer vsrlsra sznja el magt, akkor fontos mrlegelnie, hogy mi fontosabb az n szmra: a termk maga, amit venni szeretne vagy a szllt. Erre a krdsre rendszerint mindenki azt vlaszolja, hogy termszetesen mindkett egyformn fontos, ugyanakkor a kivlasztott termk sikeres bevezetse leginkbb a j Megoldsszlltn mlik. Ennek ellenre a termk kivlasztsa sorn is rdemes odafigyelni j nhny tnyezre, mivel rengeteg a csapda ezzel kapcsolatban is.

5. A termk kivlasztsa
Ha j rendszert akar venni, el kell kerlni a sablonos gondolkozst, s nem szabad az r vagy kinzet alapjn dnteni. A legolcsbb megolds nem mindig a legjobb, st sok esetben tbbet veszthet vele, mint amennyit nyer. Ne dljn be a szp felletnek, hiszen az ergonmia s a szpsg nem jrnak kz a kzben, a rendszert pedig napi 8 rban, a ht minden napjn hasznlniuk kell. A kivlaszts sorn legyen az a fontos, hogy milyen tartalom rejtzik a felszn mgtt! Ne vegye meg azt a rendszert, amit az ismerse ajnlott! Rszben mert sem szakrt a bevezetsben, rszben pedig, mert ami egy helyen mkdik, az nem biztos, hogy mshol is fog. A rgi dolgokat nem felttlenl kell megtartani. Sokan a rgi rendszer funkcionalitst szeretnk viszontltni az jban, s hossz funkcilistt adnak le az alapjn, amelyet a szlltnak a rendszerbe kell passzrozni. rdemes tgondolni a szlltval egytt, hogy valjban mire van szksg, a rendszernek milyen folyamatokat kell kezelnie. Tesztelje a rendszert egy konkrt zleti folyamat megadsval! rja le a szlltnak a folyamatot, s krje meg, hogy mutassa be, hogyan tudja ezt a rendszer kezelni! Ezltal rvilgthat mind a rendszer elnyeire s htrnyaira, mind a Megoldsszllt kpessgeire.

6. A szllt kivlasztsa
3-4 szlltnl tbbet ne versenyeztessen (hasznljon elszrst), gy kevsb zavarodik ssze, megknnyti a dntst, s erforrst sprol. Ha mgis a tbb szllt versenyeztetse mellett dnt, akkor rdemes kt krs interjt tartani.

Annak rdekben, hogy kell mennyisg informcival rendelkezzen s rlsson a referenciamunkkra is, mindig rdemes a versenyben rsztvev szlltk konzulenseinek nletrajzt elkrni, s ebbl tjkozdni, vagy szemlyes tallkoz keretben beszlgetni a bevezetst vgz emberekkel (ehhez persze tudnunk kell a projekt konkrt indulsnak idpontjt, mert a szllt csak gy tudja megmondani a bevezetst vgz konzulens nevt). Referencialtogats alkalmval mg vilgosabb, teljes kpet kaphat a vsrolni kvnt termkrl, hiszen ekkor lben lthatja a termket, valamint informcikat is szerezhet a referencia vllalattl s annak alkalmazottaitl. A referencialtogatsnak a fenti elnyk mellett van htrnya is. Htrnya, hogy a szervezetek klnbzek, s minden szervezet ms mkdsi elven alapul, ezrt funkcionalitsban is klnbz rendszert ignyelnek. Vagyis megint csak: ami az egyik helyen mkdik, nem biztos, hogy a msik helyen is fog.

7. Mdszertan
A szlltk gyakorlatnak s szakrtelmnek legfbb mutatja az ltaluk hasznlt mdszertan. A mdszertan lnyege, hogy olyan elemekbl ll ssze, amelyek az eltr vllalati mkdsek mellett is biztostjk a projekt kiszmthatsgt s vgs eredmnyt. Ha egy bevezet vllalat nem rendelkezik mdszertannal, az szervezetlensgre utal. Ha rendelkezik, az azt tkrzi, hogy a vllalatnak kidolgozott s tgondolt stratgija van a rendszer bevezetsre vonatkozan. A j mdszertan a szerzdskts utn is ltezik Vagyis a bevezet cg alkalmazza is azt a bevezets sorn. elkrhet A bevezet cgnl elrhetek a korbbi bevezetsek dokumentcii, s oda is adjk azokat. rthet Ha rthet s ttekinthet a dokumentum, akkor minden valsznsg szerint valban les helyzetben rdott. l, vagyis lthat jelei vannak, hogy a megvalsts sorn mdosult

8. Szlltgyilkos lpsek
Ha megvan a megfelel szllt, arra kell trekedni, hogy az egyttmkds grdlkeny legyen. Lteznek szlltgyilkos lpsek, amelyekkel a vevk lltanak csapdt a szlltnak. Ezeket rdemes elkerlni. Pldk: Miutn mindkt fl fradsgos munkja eredmnyeknt kivlasztsra kerlt a szllt s a termk, a vev gyorsan rajnlatot kr az adott termk sszes forgalmazjtl, hogy biztos lehessen benne, hogy a legjobb rat ri el. Ezzel a lpssel azonban egyrszt rversenybe knyszerti a szlltjt (ami gyakran kompromisszumokat felttelez), s semmibe veszi a szlltja addigi munkjt (amelybe az komoly erforrsokat s idt fektetett). Gyakran elfordul, hogy a vev a vgletekig prbl engedmnyeket s greteket elrni, azonban cserbe nem ad semmit. Az ERP bevezets egy ktszerepls folyamat, amelyben mindkt flnek egyarnt rszt kell vennie. Ha a szllttl a hatridk betartst kveteli, akkor a vevnek is biztostania kell a hatridket a sajt rszrl. Sok cg elhallgatja a specilis ignyeit a projekt elejn, hogy alacsonyabb rat tudjon kicsikarni, majd a vgn megprblja a klnleges funkcikat s ignyeket is belepasszrozni az eredeti projekt kereteibe. A szllttl ilyen esetben nem vrhat el, hogy hinyos informcik mellett felelssgteljes munkt vgezzen.

9. Indul a bevezets
A bevezets elkezdse eltt biztostani kell a szksges erforrsokat s ki kell jellni egy projektvezett. Erre azrt van szksg, hogy a bevezets sorn a felmerl problmk esetn minl hamarabb dntst hozhassanak, s mehessen a projekt tovbb. Ha valami hinyzik a projekt megvalstshoz, akkor le kell llni, nehogy nagyobb buktatk truljanak elnk. Amit semmikpp ne tegyen, hogy ha mr elindtotta a projekt bevezetst, elhzza a dntseket, mivel ez nemcsak a szlltt lasstja, hanem vllalatnak rdekeit is rombolja. Ha mg ltezik olyan krs vagy igny, amit mg valami oknl fogva nem sikerlt megosztania a partnervel, akkor ilyenkor mg lehetsg van r, hogy t is bevonja. Ha teljesen kihagyja, megvan annak az eslye, hogy kellemetlen helyzet ll el. Ha a szllt nem az ignyeinek megfelelen teljest, s ennek az az oka, hogy nem kapott meg minden szksges informcit, akkor ne kenje r a felelssget! Az alrand dokumentumokat mindig hatridre olvassa el! Ha mg vannak krdsek, valamint ha szeretne a szerzdben mdostsi javaslatot krni, ekkor mg idben megteheti. Az egyttmkds alapkvei ezek a dokumentumok, ezrt fontos, hogy a szerepknek megfelelen kezelje ket. Hatrozza meg a bevezets kezdsi idpontjt, s attl csak a legszksgesebb esetben trjen el! Ha szksges a halaszts, akkor lehetleg ne a trgyals eltt fl rval mdostsa az idpontot, hiszen ez megbzhatatlansgrl tanskodik. A bevezets sorn figyeljen oda a partnerre s a megllapodsban foglaltakra! Nem vezet jra, ha figyelmen kvl hagyja a partnert, s nem trdik vele. Az oktats szerepe Az oktats a rendszer hasznlatba vtelnek egyik kritikus pontja. Clravezet, ha az oktatst idben minl kzelebb helyezkedik el a bevezetsi szakaszhoz. Az oktats szerkezetre s tartalmra kell figyelmet kell fordtani, hiszen ennek sorn kapjk meg a felhasznlk a rendszerrel kapcsolatos informcikat. Ha az oktats nem megfelelen zajlik, akkor akr az sszes eddigi munka krba veszhet. Ha nem tudjk megfelelen hasznlni a rendszert, mg egy alapos bevezets utn is elgedetlennek rezheti magt, s rengeteg energit kell arra fordtania, hogy az aktulis krdsekkel a szlltt megkeresse. Az oktatson teht semmikppen sem szabad sprolni. Hzon bell legalbb egy szemlynek biztostson teljeskr oktatst a rendszerrel kapcsolatban, a tovbbiakban egszben tltja a rendszert. Az jonnan jtt alkalmazottakat oktassk a rendszer hasznlatra, s ne hagyjk, hogy sajt maguk ksrletezzk ki a rendszer kpessgeit, mert gy elg nagy eslye lesz annak, hogy hiba keletkezik (a nem oktatott alkalmazottak a fizetskrt lnyegben hibkat fognak gyrtani).

10. Karbantarts
Soha ne feledje: a projekt leghosszabb rsze maga a mkds, amely 5-7 vig is tarthat. Semmi sem hibtlan: sem a rendszer sem pedig annak felhasznli, a problmkra azonban rdemes minl gyorsabban megtallni az idelis megoldst. A rendszer zemeltetse sorn fontos odafigyelnie arra, hogy az adott rendszer nem egy letre szl befektets, s ezrt folyamatosan foglalkozni kell vele, hiszen az informatikai piacon naprl napra jabb technolgiai vltoztatsokat eszkzlnek. Annak rdekben, hogy a rendszere is alkalmazkodni tudjon ezekhez a vltoztatsokhoz, szksge lesz egy trsra, akihez problma esetn javtsrt vagy mdostsrt tud fordulni. Igen-igen: ez a trs a bevezet partner. Ne feledje, hogy jelenlegi rendszernek is van elvlsi ideje, amikor mr nem kpes kielgteni az ignyeit, fleg ha egy vllalat jelents nvekedsen megy keresztl. Ezrt bizonyos id elteltvel rdemes elgondolkodnunk a vlts lehetsgn is.

KONKLZI
Ha felmerl a gondolata annak, hogy ERP rendszert szeretne bevezetni, akkor tervezzen s gondolkodjon elre, hiszen csak gy tehet szert a legmegfelelbb rendszerre! De ami ennl is fontosabb: vlasszon olyan Megoldsszlltt, aki vlaszt tud adni a krdseire, lebeszli nt az esetleges rossz irnyrl, a flsleges ignyekrl, valamint gyors s clratr megoldst tud nyjtani az elvrsainak megfelelen!