MINIT MESYUARAT PENGURUSAN PEJABAT DAERAH KUBANG PASU KALI 3/2012

Tarikh: 26 September 2012 (Rabu) Masa: 9.30 pagi Tempat: Bilik Gerakan, Pejabat Daerah Kubang Pasu. Kehadiran:1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11 12. 13. 14. Y.Bhg Dato Abdul Aziz bin Hj Abd Ghani, DSDK., AMK., BCK. Pegawai Daerah Kubang Pasu Puan Amirah Khairiah binti Abdul Latip, BCK. Ketua Penolong Pegawai Daerah [Pembangunan)] Encik Afizudin bin Dato Paduka Mohd Saad Penolong Pegawai Daerah [Pentadbiran] Encik Ruslan bin Dato Haji Jamaludin, PCK., BKM. Penghulu Mukim Jitra Encik Hussain bin Omar, PCK., BKM. Penghulu Mukim Jerlun Encik Azizi bin Haji Abdullah Penghulu Mukim Jeram Encik Ahmad bin Ali, PCK., BKM. Penghulu Mukim Temin Tuan Haji Mohamad Ali Mustaza bin Mohamed, PCK., BKM. Penghulu Mukim Naga / Malau Encik Sulaiman bin Hashim Penghulu Mukim Tunjang Encik Mohd Azlan bin Jusoh Penghulu Mukim Gelong Encik Nor Afdzal b Ahmad Noor, PCK. Penghulu Mukim Pering / Keplu Encik Azahari bin Shafie Penghulu Mukim Hosba / Kubang Pasu Encik Mohamad Amin bin Hj Yahya Penghulu Mukim Sanglang Encik Hasnizam bin Jahari Penghulu Mukim Sungai Laka Pengerusi

15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31.

Encik Mohd Hashim bin Abu Hassan Penghulu Mukim Bukit Tinggi / Pelubang / Wang Tepus Encik Mohd Amran bin Hanafiah Penghulu Mukim Padang Perahu Encik Iskandar Hasdi bin Hj Ismail Penghulu Mukim Binjal Encik Mohd Zamkhoshari b Ahmad, PCK. Penghulu Mukim Putat / Ah Puan Sharifah Salmah bt Sharif Harun Setiausaha Pejabat Encik Diyaodin bin Hj Shaari, PCK. Ketua Pembantu Tadbir [Pembangunan)] Encik Hasri bin Osman Ketua Pembantu Tadbir [Pentadbiran] Encik Mohd Zaini bin A. Rashid, PCK. Juruteknik Kanan Encik Subri bin Othman Juruteknik Encik Muhamad Jamili bin Che Nor, PCK. Juruteknik Encik Ahmad Sobri bin Abd Razak, PCK. Pembantu Tadbir [KUP] Puan Noraini binti Hashim Pembantu Tadbir [KUP] Encik Anwar bin Mat Isa Pembantu Tadbir Encik Ilias bin Darus Pembantu Tadbir Encik Anuar bin Ahmad Pembantu Tadbir Puan Norzita binti Marzuki Pembantu Tadbir [Kewangan] Puan Marsita binti Abidin Pembantu Tadbir [Kewangan]

32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48.

Puan Rosmina bt Abu Bakar Pembantu Tadbir Puan Fatin Syamimi binti Jamaluddin Pembantu Tadbir Encik Affifuddin bin Ismail Juruteknik Komputer Encik Subri bin Ismail Pembantu Tadbir Puan Anizah bt Arshad Pembantu Tadbir Puan Salmah bt Hj Hassan Pembantu Tadbir Puan Azura binti Ahmad Pembantu Tadbir Puan Siti Hajar bt Jamaludin Pembantu Tadbir Puan Hasnah bt Awang Kechik Pembantu Tadbir Puan Jumuni bt Che Ani Pembantu Tadbir Encik Zainon b Zakarya, PPL Pemandu Kenderaan Encik Zahrul Shafri bin Zakaria Pemandu Kenderaan Encik Muhammad Afiq Fitri bin Izham Pemandu Kenderaan Encik Mohd Yusri Naim bin Yusoff Pembantu Am Pejabat Encik Ismail bin Din Pembantu Am Pejabat Puan Nor Hasila bt Yaakob Pekerja Awam Encik Ishak bin Goi, PPL. Pekerja Awam

49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56.

Encik Zainol bin Mat Pekerja Awam Encik Shaiful Anuar bin Abd Manaf Pekerja Awam Encik Khairull Nazad bin Hj Mat Taib Pekerja Awam Encik Nazrul Hisyam bin Nordin Pekerja Awam Encik Farmizie bin Ani Pekerja Awam Encik Mulya Arfan Pelatih Praktikum Peringkat Sarjana Puan Raihan Fitri Agustina Pelatih Praktum Peringkat Sarjana Puan Noraini binti Sudin Penolong Pegawai Tadbir Kanan (Pegawai Eksekutif) BACAAN DOA Bacaan doa disampaikan oleh Encik Ruslan bin Dato Haji Jamaludin, Penghulu Mukim Jitra. - Pencatat Minit

1.0

2.0

ALUAN PENGERUSI 2.1 Y. Bhg Dato Pengerusi mengucapkan salam serta ribuan terima kasih kepada semua staf yang dapat hadir ke mesyuarat pada pagi ini dan juga bacaan doa yang disampaikan. Beliau seterusnya memaklumkan bahawa Hari Rabu adalah:2.2.1 Hari Pelanggan Dalaman. Hari Rabu dikhususkan kepada semua staf untuk menyemak Buku Rekod Perkhidmatan - perkhidmatan yang diambil kira, kiraan untuk ganjaran, Cuti Luput dan sebagainya. 2.2.2 Hari Korperat Pejabat Daerah Kubang Pasu Y.Bhg Dato Pengerusi menekankan mengenai bekerja dengan cepat dan memberi perkhidmatan kepada pelanggan dengan berketrampilan (imej).

2.2

2.2.3

Pengukuran Kepuasan Pelanggan Kepuasan pelanggan daripada pelbagai perjawatan perlu diperolehi [feed back]daripada pelanggan dalaman (kakitangan) terutama mengenai kebersihan dan landskap. Contohnya: Penghulu - pengukuran kepuasan pelanggan daripada anak kariah dan sub-cont. Maklumbalas [Pentadbiran]. hendaklah diserah kepada Tuan PPD

Tindakan:PPD [Pentadbiran] 3.0 SOROTAN SEMINGGU 3.1 Aktiviti Seminggu Yang Lalu Seperti dilampiran A berkelat. Tindakan:Makluman 3.2 Aktiviti Program Akan Datang Seperti dilampiran B berkelat Tindakan:Makluman 4.0 MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT YANG LALU Minit Mesyuarat Pengurusan Kali 2/2012 disahkan sebulat suara dengan pindaan:Muka Surat 6 perkara 5.1.3 :Sebuah rumah di Pida 6 kepunyaan Nopiah bt Saidin kepada Sebuah rumah di Pida 6 kepunyaan Azalina bt Junus 5.0 LAPORAN BAHAGIAN 5.1 Bahagian Pembangunan 5.1.1 Penghulu Mukim Jitra Kejadian ribut pada 13 September 2012 melibatkan kejadian rumah runtuh, kepunyaan Encik Jamaludin bin Ali di Kg Sungai Baru, Mukim Jitra. Surat bertarikh 23 September 2012 telahpun dihantar kepada Y.Bhg Dato Setiausaha Zakat Negeri Kedah, kelulusan peruntukan belum diterima. Tindakan:Makluman

5.1.2

Penghulu Mukim Jerlun 2 buah rumah di Mukim Jerlun terlibat dalam kejadian ribut yang mana setiap kali berlakunya bencana/musibah, PDKP akan menghulurkan bantuan berupa hamper yang berjumlah RM100 dan perbaiki rumah. Pengumpulan NGO/GLC serta private sector untuk melihat isu dalam daerah dalam memberikan sumbangan ikhlas. Tindakan: Ketua Penghulu [Penghulu Mukim Jitra ] Pihak Juruteknik Kanan telah menyediakan anggaran kos untuk diperbaiki, mohon peruntukan daripada UPEN. Tindakan: Makluman

5.1.3

Penghulu Mukim Pering/Keplu Terdapat 2 buah rumah untuk pembaikan yang diluluskan peruntukan, Bukit Kalong Chik binti Daud dan Kg Stesyen, Mukim Keplu, Othman bin Abdullah belum dapat dilaksanakan lagi. Pembaikan dibawah gotong royong yang tidak dapat dilaksanakan dan dipindah ke PDKP untuk dilaksanakan oleh kontraktor. Juruteknik Kanan memaklumkan bahawa inden kerja telah dikeluarkan. Kerja-kerja pembaikan dalam proses. Tindakan:Makluman Permohonan pembaikan rumah oleh Encik Ahmad Zambri bin Napiah kepada PDKP. Anggaran kos untuk pembaikan sebanyak RM12,000, mohon peruntukan daripada UPEN dan telah daftar e-Sinar. Tindakan:Makluman

5.1.4

Penghulu Mukim Jeram Peruntukan diluluskan tapi tidak dapat dilaksanakan yang mana perlaksanaan kelulusan ditarik balik 2 orang sebanyak RM5,000. Catatan: Peruntukan Projek TAHAP (infrastruktur) untuk pembelian bekalan (tidak dibenarkan). Tindakan:KPPD (Pembangunan)

5.1.5

Penghulu Mukim Naga Terdapat empat permohonan bagi membaiki bumbung rumah melalui MKK Kampong Pasir / Kampong Gelam, Mukim Naga tidak dapat dilaksanakan lagi kerana belum daftar dengan eSinar. Telah didaftar dalam e-Sinar oleh Pembantu Tadbir Sosial untuk permohonan Hashim bin Othman, Hasiah bt Idris, Ismail bin Shaari dan Hairi b Hashim. Tindakan:Makluman Menerima 3 permohonan untuk membaiki rumah di Kg Paya Chegar, Kg Paya Parit Lateh dan Kg. Kandis - Permohonan hendaklah dihantar terus ke Pejabat Zakat Negeri Kedah oleh pemohon yang berkenaan. Tindakan:Penghulu Mukim Naga Penghulu Mukim Naga memaklumkan berlaku kebocoran bumbung Pejabat Penghulu Mukim Naga di Bandar Darul Aman yang dimiliki oleh MDKP yang mana melibatkan bekalan elektrik terputus. Telah dibaiki oleh Majlis Daerah Kubang Pasu dicadang gugur daripada minit. Tindakan:Makluman

5.1.6

Penghulu Mukim Padang Perahu Terdapat masalah berkaitan tanah yang mana seorang pemilik tanah di Kg. Pulau Maharaja, ingin memohon sebahagian daripada tanah wakaf bersebelahan dengan tanah miliknya untuk di buat laluan. Pemilik tanah tersebut akan mendapatkan surat kebenaran daripada Bahagian Wakaf, Majlis Agama Islam Negeri Kedah dan Imam Masjid Kg. Pulau Maharaja. Dicadang gugur daripada minit. Tindakan:Makluman Program untuk baiki 2 buah rumah secara gotong royong di Kg Pulau Pak Ubin dan Kg Imam dalam proses pelaksanaan. Tindakan:Makluman

5.1.7

Penghulu Mukim Ah/Putat Kerosakan jalan kampong di Pida 4 perlu dibaiki melibatkan jalan sepanjang 1 km. Tindakan:KPPD [Pembangunan]

5.1.8

Penghulu Mukim Gelong Isu beban tugas Pembantu Tadbir Mukim Gelong. Telah selesai dicadang gugur daripada minit. Tindakan:Makluman

5.1.9

Penghulu Mukim Temin Banjir dalam daerah Kubang Pasu lazimnya bermula daripada Mukim Temin. Ini adalah disebabkan oleh rumah di Kampong Tradisi Lembah Keriang yang telah lama siap tetapi tiada perparitan. Laluan menghadapi banjir telah dikenalpasti melalui Mesyuarat Banjir yang telah diadakan pada 24 September 2012 yang lalu. Tindakan:Makluman Pembelian bekalan berupa 2 buah mesin pertukangan kayu belum dapat dilaksanakan lagi walaupun telah bermesyuarat (TAHAP) sebanyak 2 kali pada tahun ini. Y.Bhg Dato Pengerusi mencadangkan supaya Penghulu menyemak semula mesin yang benar-benar perlu sahaja untuk dibeli. Tindakan:Penghulu Mukim Temin / KPPD [Pembangunan]

5.1.10 Penghulu Mukim Bukit Tinggi/Wang Tepus/Pelubang Banjir kilat pada 13 14 September 2012 yang melibatkan Kg Paya Kerchut dan Taman Tunku Anum, sudah maklum kepada MDKP, lawatan dilakukan oleh Pegawai Perancang MDKP. Pembentung di Taman Tunku Anum tidak dapat menampung aliran air yang mengalir kedalamnya. Y.Bhg Dato Pengerusi memaklumkan bahawa MDKP telah memberi kelulusan bagi melaksanakan perkara ini. Tindakan:Makluman

Bagi Kg Tepi Alor dan Jalan Kg Naga pihak JKR dan MADA telah tambah pembentung bagi mengatasi masalah banjir kilat dicadang gugur daripada minit. Tindakan:Makluman 5.1.11 Penghulu Mukim Sungai Laka Terdapat pemaju perumahan yang menambak tanah untuk projek perumahan melebihi daripada aras jalan di Kampong Padang Pasir yang mana ini akan mengakibatkan berlakunya banjir di kawasan berdekatan. Tindakan: KPPD [Pembangunan] 5.1.12 Penghulu Mukim Tunjang Laporan dalam akhbar Sinar pada 11 September 2012 supaya dipasang lampu jalan di Pida 3 dan juga jambatan yang senget disebabkan oleh jalan runtuh (kawasan tanah mendap). Perkara ini telah dimaklumkan dalam Mesyuarat Tindakan Daerah Kubang Pasu. Y.Bhg Dato Pengerusi memaklumkan supaya pohon lampu jalan bagi membolehkan jalan yang rosak dapat dilihat pada malam hari bagi mengelak daripada berlakunya kemalangan. Tindakan: KPPD [Pembangunan] / JKR 5.1.13 Penghulu Mukim Hosba / Kubang Pasu Terdapat kerosakan jalan di Jalan Wang Perah yang belum lagi dibaikpulih. Y.Bhg Dato pohon supaya Penghulu Mukim mengutus memo dalaman kepada PDKP untuk diambil tindakan seterusnya. Telah disempurnakan melalui surat kepada Y.Bhg Dato Pegawai Daeah Kubang Pasu. Tindakan:Makluman 5.1.14 Penghulu Mukim Binjal Terdapat pencemaran bau di Kg Tualang yang melibatkan ternakan kambing dan ayam. Telah diselesaikan oleh tuan punya ladang dicadang gugur daripada minit. Tindakan:Makluman

Masalah pencerobohan tanah ke atas tapak Pejabat Penghulu Mukim Binjal oleh Lembaga Pertubuhan Peladang. Y.Bhg Dato Pengerusi pohon supaya KPPD[Pembangunan] kenal pasti pokok-pokok untuk diganti balik dengan sumbangan dalam bentuk pembelian mesin-mesin (perolehan bekalan). Tindakan:KPPD [Pembangunan] 5.1.15 Penghulu Mukim Sanglang Penghulu Mukim Sanglang menerima aduan daripada MKK mengenai jalan daripada Pida 3 Pida 9 yang rosak yang mana sering berlaku kemalangan. Pohon baiki semula jalan tersebut. Tindakan:KPPD [Pembangunan] Pohon lampu jalan untuk Jalan Utama Kg Sanglang. Tindakan:KPPD[Pembangunan] Berlaku kebocoran bumbung Pejabat Penghulu Sanglang walaupun sudah dibaiki sebulan yang lalu. Tindakan:Juruteknik Kanan 5.2 Bahagian Pembangunan Unit Perolehan Bekalan 5.2.1 Ketua Pembantu Tadbir melaporkan mengenai :Telah dikeluarkan 15 Pesanan Kerajaan dan 11 surat tawaran kerja. Pendaftaran e-Sinar sebanyak 1790, semak 32 permohonan dan cetakan sebanyak 6 permohonan. Tindakan:Makluman Pembayaran Elaun MKK bagi bulan Julai September 2012 akan dilaksanakan pada 4 Oktober 2012. Tindakan:KPPD [Pembangunan] Penjelasan mengenai semua jenis peruntukan akan dibentangkan dalam Mesyuarat Pemantauan Projek yang akan diadakan pada 1 Oktober 2012. Tindakan:Ketua Pembantu Tadbir[Pembangunan]

10

5.3

Bahagian Pentadbiran/Kewangan 5.3.1 Puan Penolong Pegawai Tadbir (Eksekutif) melaporkan mengenai prestasi perbelanjaan mengurus seperti lampiran C berkelat. Tindakan:Makluman 5.3.2 Baki peruntukan untuk kod OBKL 21000 RM105.85 dan kod OBKL 29000 RM416.70 PDKP masih menunggu kelulusan ke atas waran peruntukan tambahan sebelum pindah peruntukan (viremen) dapat dilaksanakan. Tindakan:Makluman

5.4

Hal-Hal Lain 5.4.1 Y.Bhg Dato pohon supaya disediakan surat sembah tahniah kepada Yang Teramat Mulia Tunku Panglima Besar Kedah Dato Seri DiRaja Tan Sri Tunku Puteri Intan Safinaz binti Tuanku Abdul Halim Muadzam Shah, DKH., DKYR., SHMS., SSDK., PSM., PAT., JP., Hon PHD (UUM)., Hon PHD (KUIN).,(Ahli Jemaah Pemangku Sultan Kedah) diatas permasyuran sebagai Pro Canselor Universiti Utara Malaysia pada 18 September 2012. Telah dilaksanakan dicadang gugur daripada minit. Tindakan:Makluman 5.4.2 Y.Bhg Dato minta disediakan surat maklum kepada Universiti Utara Malaysia supaya dijemput Penghulu Mukim Temin dalam majlis yang diadakan oleh pihak Universiti Utara Malaysia. Telah dilaksanakan dicadang gugur daripada minit Tindakan:Makluman 5.4.3 Y.Bhg Dato Pengerusi pohon disediakan senarai penuh nama pembesar daripada Seri Paduka Baginda Yang DiPertuan Agong sehingga Y.Berhormat Dato SUK beserta bintang dan pingat untuk dipraktikkan sebutannya oleh Pengacara Majlis/Penghulu Mukim Jerlun. Tindakan:PPD[Pentadbiran]

6.0

PENANGGUHAN MESYUARAT Mesyuarat ditangguh jam 11.25 pagi. Minit Mesyuarat dicatat oleh: Puan Noraini binti Sudin Minit Mesyuarat disemak oleh: Encik Afizudin bin Dato Paduka Mohd Saad

11