MINIT MESYUARAT PENGURUSAN PEJABAT DAERAH KUBANG PASU KALI 4/2012

Tarikh: 03 Oktober 2012 (Rabu) Masa: 9.30 pagi Tempat: Bilik Gerakan, Pejabat Daerah Kubang Pasu. Kehadiran:1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12 13. Y.Bhg Dato Abdul Aziz bin Hj Abd Ghani, DSDK., AMK., BCK. Pegawai Daerah Kubang Pasu Puan Amirah Khairiah binti Abdul Latip, BCK. Ketua Penolong Pegawai Daerah [Pembangunan)] Encik Afizudin bin Dato Paduka Mohd Saad Penolong Pegawai Daerah [Pentadbiran] Encik Hussain bin Omar, PCK., BKM. Penghulu Mukim Jerlun Encik Azizi bin Haji Abdullah Penghulu Mukim Jeram Encik Ahmad bin Hj Ali, PCK., BKM. Penghulu Mukim Temin Tuan Haji Mohamad Ali Mustaza bin Mohamed, PCK., BKM. Penghulu Mukim Naga / Malau Encik Sulaiman bin Hashim Penghulu Mukim Tunjang Encik Nor Afdzal bin Ahmad Noor, PCK. Penghulu Mukim Pering / Keplu Encik Azahari bin Shafie Penghulu Mukim Hosba / Kubang Pasu Encik Mohamad Amin bin Hj Yahya Penghulu Mukim Sanglang Encik Hasnizam bin Jahari Penghulu Mukim Sungai Laka Encik Mohd Hashim bin Abu Hassan, PCK. Penghulu Mukim Bukit Tinggi / Pelubang / Wang Tepus Pengerusi

14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29.

Encik Mohd Amran bin Hanafiah Penghulu Mukim Padang Perahu Encik Iskandar Hasdi bin Hj Ismail Penghulu Mukim Binjal Encik Mohd Zamkhoshari b Ahmad, PCK. Penghulu Mukim Putat / Ah Encik Diyaodin bin Hj Shaari, PCK. Ketua Pembantu Tadbir [Pembangunan)] Encik Hasri bin Osman Ketua Pembantu Tadbir [Pentadbiran] Encik Mohd Zaini bin Rashid, PCK. Juruteknik Kanan Encik Subri bin Othman Juruteknik Encik Ahmad Sobri bin Abd Razak, PCK. Pembantu Tadbir [KUP] Puan Noraini binti Hashim Pembantu Tadbir [KUP] Puan Hjh Rogayah bt Hj baharom Pembantu Tadbir [KUP] Encik Yusuf bin Ismail Pembantu Tadbir Puan Faridah bt Othman Pembantu Tadbir Puan Nor Ashikin bt Abd Hamid Pembantu Tadbir Puan Kasma bt Bakar Pembantu Tadbir Puan Siti Muniroh bt man Pembantu Tadbir Puan Roslina bt Abu Pembantu Tadbir

30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45.

Cik Sabariah bt Shafiee Pembantu Tadbir Puan Nuraziah bt Abd Hamid Pembantu Tadbir Puan Siti Maryam bt Ariffin Pembantu Tadbir Encik Abdul Mutalib bin Hashim Pembantu Tadbir Encik Azizan bin Mat Pembantu Tadbir Encik Anwar bin Mat Isa Pembantu Tadbir Encik Anuar bin Ahmad Pembantu Tadbir Puan Norzita binti Marzuki Pembantu Tadbir [Kewangan] Puan Fatin Syamimi binti Jamaluddin Pembantu Tadbir Encik Subri bin Ismail Pembantu Tadbir Puan Anizah bt Arshad Pembantu Tadbir Puan Salmah bt Hj Hassan Pembantu Tadbir Puan Siti Hajar bt Jamaludin Pembantu Tadbir Puan Hasnah bt Awang Kechik Pembantu Tadbir Encik Zainon b Zakarya, PPL Pemandu Kenderaan Encik Che Omar bin Ismail Pemandu Kenderaan

46. 47. 48.

Encik Zahrul Shafri bin Zakaria Pemandu Kenderaan Encik Jazman bin Aziz Pembantu Am Pejabat Encik Ismail bin Din Pembantu Am Pejabat Puan Nor Hasila bt Yaakob Pekerja Awam Encik Ishak bin Goi, PPL. Pekerja Awam Encik Zainol bin Mat Pekerja Awam Encik Shaiful Anuar bin Abd Manaf Pekerja Awam Encik Khairull Nazad bin Hj Mat Taib Pekerja Awam Encik Farmizie bin Ani Pekerja Awam Puan Noraini binti Sudin Penolong Pegawai Tadbir Kanan (Pegawai Eksekutif) BACAAN DOA Bacaan doa disampaikan oleh Encik Ahmad bin Ali, Penghulu Mukim Temin. - Pencatat Minit

49. 50. 51. 52. 53. 54. 55.

1.0

2.0

ALUAN PENGERUSI 2.1 Y. Bhg Dato Pengerusi mengucapkan salam serta ribuan terima kasih kepada semua staf yang dapat hadir ke mesyuarat pada pagi ini dan juga bacaan doa yang disampaikan. Beliau seterusnya memaklumkan mengenai:2.2.1 Walking Visit akan diadakan bagi meninjau perkembangan mukim dalam Daerah Kubang Pasu.

2.2

2.2.2 Hari Raya Aidil Adha bersempena dengan Hari Raya Qurban, mesyuarat dimaklumkan bahawa ianya akan dilaksanakan secara gotong royong (kenduri kampong) dalam Kompleks Pentadbiran Daerah Kubang Pasu. 2.2.3 Nilai intelek menggunakan istilah yang tepat. Mesyuarat dimaklumkan bahawa seminggu sekali dalam Mesyuarat Pengurusan akan disebut 2 istilah yang tepat untuk makluman semua ahli mesyuarat. Contohnya: viremen, roof trust. 2.2.4 Analisa Kes Lembaga Pertubuhan Peladang menebang pokok di Tapak Pejabat Penghulu Mukim Binjal. Ketua Penolong Pegawai Daerah [Pembangunan] perlu merujuk kepada kes yang sama dilain-lain agensi. Contohnya kes yang sama di Majlis Perbandaran Ampang atau Majlis Perbandaran Kuala Muda. 2.2.5 Sinar Harian Padah Mengganggu Penjawat Awam Tindakan:KPPD[Pembangunan]/PPD[Pentadbiran] 3.0 SOROTAN SEMINGGU 3.1 Aktiviti Seminggu Yang Lalu Seperti dilampiran A berkelat. Tindakan:Makluman 3.2 Aktiviti Program Akan Datang Seperti dilampiran B berkelat Tindakan:Makluman 4.0 MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT YANG LALU Minit Mesyuarat Pengurusan Kali 3/2012 bertarikh 26 September 2012 cadang sah oleh Encik Hussain bin Omar, Penghulu Mukim Jerlun dan disokong oleh Encik Ahmad Sobri bin Abdul Razak Tindakan:Makluman

5.0

LAPORAN BAHAGIAN 5.1 Bahagian Pembangunan 5.1.1 Penghulu Mukim Jitra Kejadian ribut pada 13 September 2012 melibatkan kejadian rumah runtuh, kepunyaan Encik Jamaludin bin Ali di Kg Sungai Baru, Mukim Jitra. Surat bertarikh 23 September 2012 telahpun dihantar kepada Y.Bhg Dato Setiausaha Zakat Negeri Kedah, kelulusan peruntukan belum diterima. Mesyuarat diberi maklum bahawa hamper belum diberikan lagi kepada tuan rumah yang berkaitan. Akan diadakan mesyuarat bagi membentuk J/Kuasa dikalangan Penghulu Mukim bagi merealisasikan CSR Tindakan:Makluman 5.1.2 Penghulu Mukim Jerlun 2 buah rumah di Mukim Jerlun terlibat dalam kejadian ribut yang mana setiap kali berlakunya bencana/musibah, PDKP akan menghulurkan bantuan berupa hamper yang berjumlah RM100.00 dan perbaiki rumah. Mesyuarat diberi maklum bahawa hamper belum diberikan lagi kepada tuan rumah yang berkaitan. J/Kuasa bagi merealisasikan Coperate Social Responsibility akan dibentuk secepat yang mungkin. Tindakan: Ketua Penghulu [Penghulu Mukim Jitra] Mesyuarat dimaklumkan bahawa anggaran kos telah disediakan dan peruntukan telah dipohon kepada Pejabat SUK Kedah. Tindakan: Makluman

5.1.3 Penghulu Mukim Pering/Keplu Terdapat 2 buah rumah untuk pembaikan yang diluluskan peruntukan, Bukit Kalong Chik binti Daud dan Kg Stesyen, Mukim Keplu, Othman bin Abdullah belum dapat dilaksanakan lagi. Pembaikan dibawah gotong royong yang tidak dapat dilaksanakan dan dipindah ke PDKP untuk dilaksanakan oleh kontraktor. Mesyuarat diberi maklum bahawa inden dikeluarkan. Kerja-kerja pembaikan dalam proses. Tindakan:Makluman Permohonan pembaikan rumah oleh Encik Ahmad Zambri bin Napiah kepada PDKP. Anggaran kos untuk pembaikan sebanyak RM12,000, mohon peruntukan daripada UPEN dan telah daftar e-Sinar. Tindakan:Makluman 5.1.4 Penghulu Mukim Jeram Peruntukan diluluskan tapi tidak dapat dilaksanakan yang mana perlaksanaan kelulusan ditarik balik 2 orang sebanyak RM5,000. Catatan: Peruntukan Projek TAHAP (infrastruktur) untuk pembelian bekalan (tidak dibenarkan). Tindakan:KPPD (Pembangunan) 5.1.5 Penghulu Mukim Naga Penubuhan J/Kuasa Bencana Mukim Naga - Mesyuarat bagi Penubuhan J/Kuasa Bencana Mukim Naga telah diadakan pada 2 Oktober 2012 yang lalu. Y.Bhg Dato Pengerusi menyarankan supaya ditubuhkan J/Kuasa Bencana di peringkat mukim, supaya dapat memberi pelajaran/ mengajar penduduk berdikari semasa banjir/bencana berlaku. Modul Pengurusan Menghadapi Banjir boleh diimplementasikan. J/Kuasa Bencana Peringkat Mukim juga berperanan untuk menunjukkan laluan aliran air (banjir) dalam bentuk slidedan juga menyenaraikan tempat-tempat pemindahan mangsa banjir. Tindakan:Semua Penghulu Mukim kerja telah

Penutupan jalan mini tar dan pemindahan laluan eletrik di Kg Baru Tanjung Pauh Mesyuarat dimaklumkan bahawa Penghulu Mukim Naga telah menerima aduan daripada penduduk kampung mengenai penutupan jalan mini tar dan pemindahan laluan eletrik di Kg Baru Tanjung Pauh, telah dimajukan kepada Pentadbir Tanah Daerah Kubang Pasu Tindakan:Pentadbir Tanah Daerah Kubang Pasu 5.1.6 Penghulu Mukim Padang Perahu Isu tanah wakaf- digugur daripada minit. Tindakan:Makluman Program untuk baiki 2 buah rumah secara gotong royong di Kg Pulau Pak Ubin dan Kg Imam dalam proses pelaksanaan. Mesyuarat dimaklumkan bahawa kerja-kerja akan dilaksanakan pada minggu hadapan. Tindakan:Makluman 5.1.7 Penghulu Mukim Ah/Putat Kerosakan jalan kampong di Pida 4 perlu dibaiki melibatkan jalan sepanjang 1 km. Mesyuarat dimaklumkan bahawa kerja-kerja akan dilaksanakan selepas selesai pembajakan bendang. Tindakan:Makluman 5.1.8 Penghulu Mukim Gelong Isu beban tugas Pembantu Tadbir Mukim Gelong - selesai -digugur daripada minit. Tindakan:Makluman

5.1.9 Penghulu Mukim Temin J/Kuasa Bencana Peringkat Mukim Mesyuarat diberi maklum bahawa Mesyuarat Banjir telah diadakan pada 24 September 2012, laluan aliran air semasa banjir telah dikenalpasti dan dalam perlaksanaan ke dalam bentuk slide. Pembelian bekalan berupa 2 buah mesin pertukangan kayu belum dapat dilaksanakan lagi walaupun telah bermesyuarat (TAHAP) sebanyak 2 kali pada tahun ini. Y.Bhg Dato Pengerusi mencadangkan supaya Penghulu menyemak semula mesin yang benar-benar perlu sahaja untuk dibeli. Tindakan:Penghulu Mukim Temin / KPPD [Pembangunan] 5.1.10 Penghulu Mukim Bukit Tinggi/Wang Tepus/Pelubang Banjir kilat pada 13 14 September 2012 yang lalu melibatkan Kg Paya Kerchut dan Taman Tunku Anum, sudah maklum kepada MDKP, lawatan dilakukan oleh Pegawai Perancang MDKP. Pembentung di Taman Tunku Anum tidak dapat menampung aliran air yang mengalir kedalamnya. Perkara ini telah dirujuk kepada Majlis Daerah Kubang Pasu. Tindakan: MDKP Bagi Kg Tepi Alor dan Jalan Kg Naga pihak JKR akan menambah pembentung bagi mengatasi masalah banjir kilat dikawasan tersebut. Tinjauan telah dibuat oleh JKR, permohonan peruntukan telah dilaksanakan, sedang menunggu peruntukan. Tindakan:JKR 5.1.11 Penghulu Mukim Sungai Laka Terdapat pemaju perumahan yang menambak tanah untuk projek perumahan melebihi daripada aras jalan di Kampong Padang Pasir yang mana ini akan mengakibatkan berlakunya banjir di kawasan berdekatan. Tindakan: KPPD [Pembangunan]

Y.Bhg Dato Pengerusi menyarankan supaya Penghulu Mukim Sungai Laka mengadakan satu sesi perjumpaan diantara pemaju dengan orang-orang kampung supaya pemaju menerangkan perparitan yang akan dibina kelak dalam perumahan tersebut. Selain daripada itu Y.Bhg Dato Pengerusi juga pohon supaya Penghulu mencari maklumat mengenai komponen yang terdapat dalam pembangunan Kota Perdana sebagai auto city. Penghulu Mukim Sg Laka juga dipinta supaya menyediakan maklumat mengenai kejadian banjir yang mana menjejaskan operasi ACM Composite Bukit Kayu Hitam pada bulan Jun 2012 yang lalu. Tindakan:Penghulu Mukim Sg Laka 5.1.12 Penghulu Mukim Tunjang Laporan dalam akhbar Sinar pada 11 September 2012 supaya dipasang lampu jalan di Pida 3 dan juga jambatan yang senget disebabkan oleh jalan runtuh (kawasan tanah mendap). Perkara ini telah dimaklumkan dalam Mesyuarat Tindakan Daerah Kubang Pasu. Lawatan tapak [jambatan] telah dilaksanakan oleh PDKP. JKR perlu membuat kajian tanah terlebih dahulu sebelum peruntukan dipohon daripada UPEN. Lawatan kerja KPPD [Pembangunan] pada 2 Oktober 2012 ke Mukim Tunjang:a) Setuju mendirikan sebuah rumah untuk orang miskin Othman bin Puteh di Kg Pida 4. b) Setuju membeli stall burger kepada Rohaya binti Ramli di Kg Pida 4. c) Setuju peruntukan kepada Ahmad Sobri bin Mahmad Yusup (back ridden) untuk beli pampers dan tambang teksi bagi rawatan susulan. Tindakan: KPPD[Pembangunan] 5.1.13 Penghulu Mukim Hosba / Kubang Pasu Terdapat kerosakan jalan di Jalan Wang Perah yang belum lagi dibaikpulih. Mesyuarat dimaklumkan bahawa surat beserta gambar kerosakan jalan telah dihantar kepada Y.Bhg Dato Pegawai Daerah Kubang Pasu. Tindakan:Makluman

10

Y.Bhg Dato Pengerusi meminta supaya Penghulu Mukim bersama agensi yang terlibat dalam program mempromosi buah limau bali dapat mencari kaedah supaya limau bali dapat dijadikan sebagai produk yang boleh dikomersialkan. Contoh: saiz buah yang semakin kecil. Perkara ini akan dipanjangkan dalam Mesyuarat Pembangunan Mukim. Tindakan:Penghulu Mukim Hosba/ Kbg Pasu 5.1.14 Penghulu Mukim Binjal Pencerobohan tanah (tebang pokok) di tapak pejabat Penghulu Mukim Binjal. Mesyuarat dimaklumkan bahawa satu mesyuarat mengenai perkara tersebut akan diadakan pada 4 Oktober 2012. Tindakan:KPPD [Pembangunan] 5.1.15 Penghulu Mukim Sanglang Penghulu Mukim Sanglang menerima aduan daripada MKK mengenai jalan daripada Pida 13 ke Pida 9 yang rosak yang mana sering berlaku kemalangan. Pohon baiki semula jalan tersebut lawatan teknikal telah diadakan pada 30 September 2012. Pohon peruntukan daripada UPEN. Tindakan:KPPD [Pembangunan] Pohon lampu jalan untuk Jalan Utama Kg Sanglang. Tindakan:KPPD[Pembangunan] Mesyuarat diberi maklum bahawa kebocoran bumbung Pejabat Penghulu Mukim Sanglang sedang dibaiki. Tindakan:Makluman 5.2 Bahagian Pembangunan Unit Perolehan Bekalan

5.2.1 Ketua Pembantu Tadbir melaporkan mengenai :Daftar e-Sinar keseluruhan sebanyak1,821permohonan. Semak permohonan Rumah Rakyat Termiskin [bina/baiki] dalam e-Sinar ialah sebanyak 256 permohonan. Semak permohonan rumah rakyat termiskin [bina/baiki] dalam e-Sinar sebanyak 256 permohonan.

11

5.2.2 Pendaftaran e-Sinar dalam seminggu sebanyak 31permohonan. Mesyuarat dimaklumkan bahawa KPI bagi bulan Mei Ogos 2012 ialah sebanyak 66 baucer disediakan, 8 baucer bayaran disediakan dan 3 Pesanan Kerajaan telah dikeluarkan. Tindakan:Makluman 5.2.3 Peruntukan sebanyak RM359,400 telah diterima daripada UPEN untuk membayar Elaun MKK/Komuniti pada 4 Oktober 2012 jam 2.30 petang di Dewan Utama, Kompleks Pentadbiran Daerah Kubang Pasu, melibatkan 240 orang Pengerusi dan 239 orang Setiausaha MKK/Komuniti. Tindakan:KPPD [Pembangunan] 5.3 Bahagian Pentadbiran/Kewangan

5.3.1 Puan Penolong Pegawai Tadbir (Eksekutif) melaporkan mengenai prestasi perbelanjaan mengurus seperti lampiran C berkelat. Tindakan:Makluman 5.3.2 Baki peruntukan untuk kod OBKL 21000 RM105.85 dan kod OBKL 29000 RM14,708.19 PDKP masih menunggu kelulusan ke atas waran peruntukan tambahan sebelum pindah peruntukan (viremen) untuk OBKL 21000 dapat dilaksanakan. Tindakan:PPD[Pentadbiran] 5.4 Hal-Hal Lain 5.4.1 Y.Bhg Dato Pengerusi menyarankan supaya disediakan 5 buah walkie-talkie bagi membolehkan perhubungan sebelum dan semasa kejadian/perkembangan dari semasa ke semasa kejadian banjir berlaku. 5.4.2 Selain daripada itu senarai tempat pemindahan mangsa-mangsa banjir juga perlu disediakan.

12

5.4.3 Perlantikan Pengerusi dan Setiausaha MKK/Komuniti telah tamat tempoh pada 30 September 2012. Y.Bhg Dato Pengerusi pohon supaya Tuan PPD [Pentadbiran] dapat maklumat daripada UPEN berkaitan dengan perkara tersebut. Tindakan:PPD[Pentadbiran]

6.0 PENANGGUHAN MESYUARAT Mesyuarat ditangguh jam 11.20 pagi. Minit Mesyuarat dicatat oleh : Puan Noraini binti Sudin Minit Mesyuarat disemak oleh : Encik Afizudin bin Dato Paduka Mohd Saad

13