DATARAN HARTA SDN BHD

MINIT MESYUARAT
Tarikh Waktu Tempat Pengerusi Setiausaha Hadir : : : : : : 28hb September, 2012 10.00 pagi Bilik Mesyuarat DHSB Hj Zainal Abidin Bin Hj Ahmad Puan Rosiah Hj Awang Encik Nasser Mahmud Puan Zeti Natasya Hj Zainal Abidin Encik Hamidin Hamid Encik Nazaruddin Mohd Samin Cik Noreha Mohamad Puan Norazimawati Abdulah Puan Hashimariamy Hashim Encik Mazri Azizan Encik Iziwar Bin Ismail Puan Khairunnisa Mohd Noh Mesyuarat kali ini adalah lanjutan daripada mensyuarat minggu lepas di mana topik utama masih berkisar kepada jumlah hutang tertunggak oleh pihak Maybank yang melebihi RM 800,000.00. Target untuk menyelesaikan masaalah tuntutan hutang ini adalah dalam masa 30 hari dari tarikh mesyuarat ini diadakan.

Anggota DHSB yang terlibat adalah Encik Nasser yang akan bertindak untuk Zon Johor Bahru, Batu Pahat dan Kluang. Beliau akan membuat lawatan ke negeri Johor pada hari Selasa 2hb Oktober 2012 bersama-sama dengan Encik Nazaruddin. Encik Hamidin akan bertindak untuk Zon Negeri Selangor dengan dibantu oleh Penyelia zon masing-masing. Bagi Zon Negeri Sembilan dan Melaka, Puan Hashimariamy telah ditugaskan untuk menghubungi semua cawangan yang masih berhutang mulai minggu hadapan. Beliau perlu mencatitkan apa jua rungutan dan maklum balas yang diterima dari pihak Maybank untuk tindakan seterusnya. Cik Noreha dan Puan Norazimawati diminta membantu Puan Hashimariamy. Setiap perkembangan dan maklum balas perlu dilapurkan kepada Puan Rosiah pada setiap hari Khamis untuk di kumpul dan dirumus sebelum memberi penjelasan mengenai status terkini kepada Hj Zainal. Untuk mengelak dari berlaku lagi hutang tertunggak dimasa akan datang, beberapa langkah proaktif perlu diambil kira. Antaranya adalah penyusunan semula sistem penghantaran invoice bulanan ke cawangan-cawangan Maybank seperti berikut :-

Invoice perlu siap untuk penyerahan kepada Penyelia Zon Selangor pada setiap 25 haribulan. Penyelia Zon Selangor perlu datang ke ibu pejabat untuk mengambil invoice pada setiap 25 haribulan dan tidak lewat dari 27 haribulan. Sebagai bukti penghantaran, blue copy dan check list perlu dikembalikan ke ibu pejabat sebelum 15 haribulan bulan hadapan. Blue copy mesti mempunyai bukti penerimaan dari pihak Maybank seperti chop, tandatangan dan tarikh penerimaan.

Invoice Zon Melaka diserahkan kepada Encik Nasser untuk penghantaran. Invoice Zon Negeri Sembilan kepada Encik Mazri. Invoice Zon Johor Bahru, Batu Pahat dan Kluang di courier kepada Hj Abdol Rahim.

Invoice juga boleh dihantar melalui pos tetapi hanya kepada beberapa cawangan yang akan dikenalpasti. Sebarang perubahan seperti perubahan harga, bank bertukar alamat, cawangan ditutup dan sebagainya perlu dimaklumkan kepada Puan Rosiah sebelum 20 haribulan setiap bulan.

LAIN-LAIN HAL YANG TURUT DIBINCANGKAN Terdapat juga cawangan Maybank yang tidak membayar charges untuk On Bank SST sedangkan bayaran telahpun dibuat kepada pekerja. Alasan dari pihak Maybank ialah tiada bukti yang boleh menunjukkan bahawa kerja-kerja On Bank SST itu sudah dilakukan. Oleh itu pihak pengurusan perlu mengenalpasti satu cara yang boleh membuktikan bahawa kerja-kerja pencucian di On Bank SST itu benar-benar dilakukan supaya tidak berlaku sebarang percanggahan di antara pihak Dataran dan Maybank dikemudian hari kelak.

Terdapat aduan bahawa Penyelia di Zon Negeri Johor iaitu Saudara Roslan dan Saudara Abdul Hapsa selalu lalai menjalankan tugas mereka. Akibat dari kelalaian itu telah menimbulkan berbagai masaalah dalam hal pembayaran gaji dan penghantaran invoice bulanan. Oleh itu Hj Zainal telah mengarahkan bahawa kedua-dua Penyelia ini diberikan surat amaran yang boleh mengakibatkan mereka dikenakan tindakan tatatertib atau diberhentikan perkhidmatan.

Telah dicadangkan supaya pihak pengurusan dapat membeli sebuah van khas untuk kegunaan Maybank Mobile Team kerana kedua-dua van yang ada sekarang tidak dapat mencukupi untuk memenuhi keperluan operasi Maybank.

Invoice melalui sistem e-procurement tidak dapat digunakan buat masa sekarang oleh kerana pihak Dataran tidak menerima Purchase Order (PO) dari kebanyakan cawangan Maybank. Buat sementara waktu ini invoice bulanan akan dikeluarkan secara manual seperti biasa.

Bayaran dari Etiqa Insurance tertunggak sejak bulan Jun 2012 hingga bulan Ogos 2012 oleh kerana rekod kehadiran pekerja dari Zon Johor Bahru dan Batu Pahat masih belum diterima hingga ke hari ini.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.20 tengahari dan akan disambung pada hari Jumaat 5hb Oktober 2012.