PROYECTOMANUALUSUARIO

SUGARCRM

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ndicedecontenido
..............................................................................................................................................................................................................2
SUGARCRM.........................................................................................................................................................................................3
VENTAJASDEUTILIZARUNCRM................................................................................................................................................3
CONSIDERACIONESATENERENCUENTA.......................................................................................................................................3
PRINCIPALESPUNTOSDELAAPLICACIN................................................................................................................................4
MODULOSDELAAPLICACIN...........................................................................................................................................................4
ACCESOALAAPLICACIN.................................................................................................................................................................4
ADMINISTRACINDECONTACTOSYCUENTAS........................................................................................................................7
GestindeCuentas...................................................................................................................................................................7
AltadeunaCuenta..............................................................................................................................................................7
BsquedadeCuentaExistente............................................................................................................................................7
Actividades.....................................................................................................................................................................................10
Tareas......................................................................................................................................................................................11
RedactarEmail:........................................................................................................................................................................11
Historial..........................................................................................................................................................................................13
Notas.......................................................................................................................................................................................13
ArchivarEmails........................................................................................................................................................................14
VerResumen...........................................................................................................................................................................16
Contactos.......................................................................................................................................................................................16
CrearContacto:..............................................................................................................................................................................16
Oportunidades................................................................................................................................................................................17
NuevaOportunidad..................................................................................................................................................................17
Candidatos.....................................................................................................................................................................................19
Casos.............................................................................................................................................................................................20
OrganizacionesMiembro...............................................................................................................................................................21
Incidencias.....................................................................................................................................................................................22
Proyectos.......................................................................................................................................................................................22
Documentos...................................................................................................................................................................................25
PerfilesdeUsuarioyAdministracindeSistemas.........................................................................................................................26
MiCuenta................................................................................................................................................................................26
Empleados...............................................................................................................................................................................27
Admin.......................................................................................................................................................................................28

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SUGARCRM
UnaaplicacinCRMesaquellaqueenglobalosprocesosrelacionadosconlagestindelosclientesdentrodeunaorganizacin.
Cualquierempresaessusceptibledeimplantarunasolucinparalagestindesusclientes.Elnicorequisitonecesarioesquela
organizacindiseeunprocedimientodeclasificacindelainformacin,detalmaneraquelamismapuedaintroducirseenunCRM
deunamaneracoherente.
ExistenmultituddeopcionesdeOpenSource,sinembargo,enestecasohemoselegidoSugarCRM(sinnimodequitar
importanciaalrestodeaplicacionesCRMbasadasenOpenSource).
PorqudesdeAbartiaTeamhemosescogidoestaherramienta?
Enprimerlugarporqueesunaaplicacinquepuedeejecutarsevaweb,yensegundolugarporqueenglobaperfectamentelos
procesosrelacionadosconlagestindeclientes.
Lapresenteguanopersiguefinesdedivulgacindecaractersticastcnicas,sinoquetienecomofinelquesirvadeayudaaotras
empresasparapoderelegirlibrementeunaherramientaquelespermitallevarunmejorcontroldesusprocesosdeventas.Es,por
elloporloqueelpresentedocumentonosigueeltpicoformatodemanualdeusuario,sinoqueenelmismohemosintentado
aglutinarlaexperienciadeimplantacindeestaherramientaenmultituddenegocios.Esnuestroobjetivoportanto,hablarsobre
porqueSugarCRM,puedeayudarleensunegocio,perodesdeelpuntodevistadelempresario,desusprocesosydesunegocio.
VENTAJASDEUTILIZARUNCRM
Paraaquellosnegociosquedispongandeunaherramientadeestascaractersticas,lesrecomiendoqueobvienestepunto,porque
abuenseguroquepodranexplayarseydefenderlasvirtudesdeunaaplicacindeestascaractersticas,peroparaaquellos
negociosenlosquesusgestindeclientessebasaendocumentosindependientes,deltipo,openoffice,word,emailsenviados,
ofertaspresentadas,plantillasdeofertas..etc,elhacerunseguimientodelosarchivosgeneradosporclientes,ascomodelos
emailsenviados,supone,enlamayorpartedelosnegocioslainversindegrancantidaddetiempo.
Ysituvieradisponibleenunslogolpedevistatodaestainformacin?
Seguroquesereduciraeltiempoinvertidoenbuscardocumentos,yensacarconclusionesdetodolorelacionadocontodosycada
unodesusclientes.Adems,podemoshacerextensibleestafacilidaddelocalizacindelainformacin,permitiendoquesea
accesibleatodalaorganizacin.
CONSIDERACIONESATENERENCUENTA
Acontinuacinsevaexponerlospuntosprincipalesqueconstalaaplicacin,sealandoqueesimportantequecadaorganizacin
dispongadeunsistemadeclasificacindelainformacin,detalformaqueseafactibleidentificarporejemplo,entrelasdistintas
ofertaspresentadasaunmismocliente..etc.
SugarCrm,esunproyectodesarrolladoporlaempresaSugarCRMInc.ubicadaenEstadosUnidos,quehaliberadopartedel
cdigodesusolucinpermitindonosdisfrutardeunamagnficaherramientaparalagestindelosclientes.Puededescargarse
estaaplicacinobiendirectamentedesdelawebdeSugarCRMhttp://www.sugarcrm.com

,obiendesdeelenlacealmismositio
habilitadodesdenuestrapginaweb:
http://www.abartiateam.com/descargadesoftwarelibre.html

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PRINCIPALESPUNTOSDELAAPLICACIN
1.

AdministracindeContactosyCuentas

2.

GestindeFuerzadeVentas

3.

BibliotecadeDocumentos

4.

GestindeIncidencias(tantoconclientes,comointernasenlaempresa)

5.

CalendarioCorporativo

6.

ServiciodeSindicacinRSS

MODULOSDELAAPLICACIN
1.
2.
3.

4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.

Miportal
Calendario
Actividades

llamadas

reuniones

tareas

notasyadjuntos

archivodecorreos

Emails
Contactos
Cuentas
TomadeContactos
Oportunidades
Casos
GestordeIncidencias
Seguimientodeerrores
Documentos
Correos
Campaas
Proyectos
Reportes
Pronsticos

ACCESOALAAPLICACIN

SugarCrmpermitegestionardistintosperfilesdeusuarios,paraellodesdeelmendeadministracin(queseverenotro
apartado),habrquehabilitarloscorrespondientespermisos.
Suponiendoqueyadisponemosdenuestrousuarioycontrasea,bastaconintroducirlosmismoseneliniciodelasesinenuna
pantallacomolaquesedescribeenlafigura1.
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Unavezdentrodelaaplicacin,nosencontramosconvariosmensquenospermitennavegarporlaaplicacineligiendolaopcin
quedeseemosconsultarencadamomento:
Asentrelasopcionesposiblespodemosrealizarconsultasynuevasgestionesde:
Tareas,Visitas,Contactos,Agenda...yunamplioetc.queiremospocoapococomentando,peroquedeaparienciaescomola
descritaenelgrficodefigura2.

AccesoUsuario.Grfico1

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Menuprincipal.Grfico2
Elmensuperiordelaaplicacin,nospermiteaccederalasdatosglobalesdelasdiferentesfuncionalidadesdelaaplicacin,como
son:
Calendario:Comosupropionombreindicaesuncalendariosobreelquepoderfijarlosdistintoseventos.
Actividades:Nospermitetnatobuscarcomoabrirdistintostareas,asaber:reuniones,componeremails,planificacinde
llamadas..etc.
Contactos:Sonlaspersonasogruposdereferenciadecadacuenta.
Cuentas:Loformanlosdatosdelosclientestantopotencialescomoefectivos
TomadeContacto:Sesueleutilizarcuandolasreferenciasprovienendecolaboradoresuotrasempresasqueporelmotivoque
seanosinteresaregistrar.
Oportunidades:Sonlasoportunidadesdeventaqueexistenparalasdistintascuentas,anivelglobal
CasoseIncidencias:tienenfuncionalidadessimilares,enalgunasocasionesseutilizancasosparalasincidenciasconlosclientes,
yelmendeincidenciasparalosreportesdeincidenciasinternos.
Documentos:Archivodocumentaldondecolgarlosarchivoscorporativosporejemploamododeplantillas,detalmaneraque
cuandocualquierpersonadelaorganizacindeseerealizarunaoferta,acudaaesterepositoriodeinformacinparaseleccionarla
plantillaadecuada.
Emails:SugarCrmpermiteelenvodeemailsdesdelaaplicacin(aunqueestosnoseintegranconelclientedecorreoquese
utilice)
CuandoseleccionamosunadeestasopcionesporejemploCuentas,observamosqueenlazonalateralizquierda,disponemosde
unosatajosparapoderconsultarellistadodecuentas,obienabrirunacuenta.(Verfiguragrfico3)

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AtajosCuenta.Grfico3

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ADMINISTRACINDECONTACTOSYCUENTAS
Anivelglobal,lagestindelosclientesseefectadesdeelmendecontactosyeldecuentas.Ahorabien,elaccesoaambas
funcionespuedehacersetantodesdeelmensuperior,comodesdedentrodeloscontactosy/ocuentas.
GestindeCuentas
AltadeunaCuenta
Paradardealtaunacuenta,iremosalaseccindeatajosdelgrfico3ypincharemosenlaopcindeNuevaCuenta,visualizando
unapantallacomoladelgrfico4.Bastaenestecasoconirintroduciendolosdatosencadaunodeloscamposycuandosehaya
finalizadopincharenlaopcinguardar.

CreacinCuenta.Grfico4

BsquedadeCuentaExistente
Bastaconpincharenelmenatajodelgrficolaopcin3laopcincuentasysevisualizarlasiguientepantalla:

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BsquedaCuentas.Grfico5
Sideseamosrealizarunabsquedadecuentagenricaporquenorecordamoselnombreexactodelaentidad,bastaconque
pongamoselcomando%nombrecuenta%,esdecir,supongamosquebuscamosFontaneraExpress,ynorecordamosquees
Express,bastaconquepongamosentre%fontanera%ynoslistartodaslasfontanerasqueestnintroducidasenelCRM.
Sealarqueestecomandode%,esvlidoparatodaslasopcionesdebsqueda.
Esms,podemosrealizarlasbsquedasportodosloscamposqueestndescritosenelgrfico5,tantoporWeb,porTelfono,
Email,Ciudad,CdigoPostal..etc.
Unavezseleccionadalacuenta(grfico6),disponemosdelossiguientescamposdeinformacin(grfico7):
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Actividades
Historial
Contactos
Oportunidades
Candidatos
Casos
OrganizacionesMiembro
Incidencias
Proyectos

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Cuenta.Grfico6

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Cuenta.Grfico7
Comencemosporcadaunodeloscampos,nosinanteshacerunaanotacinprevia.Esmuyimportanteseguirunmodelode
clasificacindelainformacin,conelobjetivodepoderdiferenciaryseguirlainformacinquealolargodeltiemposeva
introduciendoenelCRM,estepuntoesimportante,sobretodoparaelapartadodeIncidencias,Casos,OportunidadesyProyectos.
Esdecir,siestamosanteunaofertapresentadaaunclienteystadebeserrevisada,sedebieraestablecerunsistemade
codificacindelaofertaparapoderdistinguirentredistintasversionesy/orevisionesdeunaoferta.
Actividades
Enestecamposereflejanlastareasasociadasaunacuenta,queson:
Tareas,
Reuniones
Llamadas
Emails
Cuandounadeestasfunciones,sehaejecutado,entoncesestaactividadsedesplazaalapartadoHistorial

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Veamosdosejemplosdefuncionamiento,conlavariableTareasyEmails,yaqueelrestofuncionanidnticamenteigual.
Tareas
Supongamosquedefinimosunatareadeprepararuninformeparaunacuenta,introducimosloscamposcorrespondientesy
detallamosquelatareaestsininiciarse,conloquelapantallagrfica,seradeltipo:

Tarea.Grfico8
CuandolatareaseharealizadoseespecificaenelmenEstado,sedespliegaelmenyseeligelaopcincompletada,eneste
momento,estaTareasedesplazaalmendeHistorial.
RedactarEmail:
Desdeestaopcinsepuedenredactaremialsyasociarselosmismosatodaslasfuncionalidadesdescritas,comoson:Asociacina
cuenta,contacto,posibilidaddeenviardesdeplantillasyadjuntararchivos.
Cabesealarquelosemailsqueseenvendesdeestaaplicacinnoseintegran,enlosclientesdecorreotipoEvolutiono
Outlook.

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Envioemails.Grfico9

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Historial
ReflejaelHistricodelasActividades.EnelHistorial,podemosguardarlosdocumentosquedeseemosasociaraunacuenta,yque
nopertenezcanalascategorasdeOfertas,Incidencias,CasosyProyectos,yaqueexistelaposibilidaddeadjuntararchivosacada
unodeestoseventos.
Notas
Dentrodeesteevento,nosencontramoscondosreasenlapantalla
Atajos(Grfico10)yelreaparaelregistroyanexodeladocumentacin(Grfico11).ElmenAtajos,nospermiteaccederaotras
funcionalidadesdelaaplicacindeungolpedevista,yelNuevaNotaoAdjunto,nospermiteasociaraunacuentaundocumento,
porejemplo:Facturas
Veamoscadaunadeestasventanas:

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AtajosNotas.Grfico10 AdjuntoDocumentacin.Grfico11
ArchivarEmails
Estafuncinnospermiteguardar(deunamaneramanual)aquellosemails,quenosehangeneradodirectamentedesdela
aplicacin,yquedeseamosquequedenreflejadosenlamisma.
Obsrvesecomoenelmensuperiorslosepermite,GuardaroCancelar,esdecir,nosepuedenenviardesdeestaopcin,ysin
embargo,podemosasociaraesteemail,losdocumentosquehayamosadjuntadoalemailenviado,talycomosedetallaenel
Grfico12

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ArchivarEmails.Grfico12

Demaneraparalela,disponemosdelosatajos,quenospermitenaccederatodaslas
funcionalidadespermitidaseneleventoemailyquesedetallanenelgrficoadjunto:

Atajos.Grfico13
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VerResumen
PorltimoHistorialtienedisponibleunaopcindeVerresumendesdedondepinchando,sevendeunsimplevistazo,todoslos
emailsquehansidoenviadosyarchivados,talycomosedetallaenelgrfico14

Resumendeemails.Grfico14

Contactos
Dentrodeestaopcinpodemostantocrearcomobuscarloscontactosquedeseamos(ilimitados).Disponemosdedosopciones:
Nuevo(quepermitecreartodosloscontactosquedeseemos)
Seleccionar(paralocalizarcontactos:interesanteopcinsilalistadecontactosdelacuentaesmuyextensa).
CrearContacto:
Esbastanteintuitivo,bastaconcumplimentarloscamposdelgrfico15.

CrearContacto.Grfico15

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Oportunidades
Lasoportunidadesoventas,siguenelmismopatrnqueelcasoanterior,sepuedengenerartantasoportunidadescomosedeseen
ysepuedenhacerlasbsquedasquesedeseen.
NuevaOportunidad
Loprimeroquedebemoshacer,esidentificarlanuevaventaatravsdeunnmero,digitooconjuntodepalabrasquenospermita
posteriormemtelocalizarlas.
Asporejemplouncriteriosencilloautilizarsera:
Nombrecliente,tipodeproyectoyporltimofecha.
SupongamosquesomosunaempresaquevendematerialdeoficinaalclienteGobierno,yquelevendeenelmesdemarzodelao
01,untoner.Uncdigoparalaofertapuedeser:Gobiernotoner0301.
Porsupuestoqueestosetratadeunejemplo,ycadaempresatendrsussistema,simplementeanotarqueatravsdeunsistema
decodificacin,podremos,buscardocumentos,yvisualizardeunsimplegolpedevista,lasofertaspresentadasaunacuenta,en
distintosmesesydequetipologa.
Unavezdecididoelcriteriodeidentificacindeofertas,procedemosagenerarlaoportunidad,talycomosedescribeenelgrfico
16

GenerarOportunidades.Grfico16
Guardamoslaoportunidadyestaquedareflejadadeunsimplegolpedevistadentrodelacuenta.
Apartirdeaqu,lasopcionesquedisponemosdentrodecadaoportunidad,sonlassiguientes:
Actividades
Historial
Candidatos
Contactos
Proyectos
Estoesas,porquedentrodeunaposibleventa,esdecir,cuandonosllamaunclienteparasolicitarinformacinsobreunproducto
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y/oservicio,esprobablequedebamosenviarinformacinporemail,quedebamosredactarundocumentodeltipooferta,que
cambiemoslosinterlocutoresconlosquehablamos...etc.,ytodoestoesposiblequeestregistradoenlaaplicacin.
Enelgrfico17seresumelasposibilidadesdelasoportunidades:

Oportunidades.Grfico17
Lamecnicadefuncionamientodelasopcionesde:
Actividades
Historial
Candidatos
Contactos
Escomoladescritaenpginasanteriores.Laopcindeproyectos,sedetallarenapartadosposteriores,nosinanteshaceruna
explicacinpreviadeestepunto.
Laopcinproyectosseutilizacuandounaventayaesefectivaydesdeesemismomomentosetienenquerealizarunaseriede
trabajosparapoderentregarelproductoy/oservicioalcliente.Estaopcinnoesvlidaparacualquiertipologadeempresas,
principalmenteseutilizaenempresasdeservicios,dondeunavezefectuadalaventa,seiniciatodoelprocesodeasignacinde
tareasparaesaoportunidad,ascomolaasignacindecontactosdelaempresacliente...etc.
Enquecasosseasociacinlasoportunidadesalosproyectos?,cuandosupongamosqueeldepartamentodeproduccinest
inmersoeneldesarrollodeunproyecto,yconeltiemposevequesurgennuevasnecesidadesyquedebehacerseunaoferta
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nueva.Esteesporejemplouncasodeuso.Lasopcionesdisponibles,sedescribenenelgaifco18
Sectoresenlosquenoesusualhabilitarestecampo,esdondesedespachanartculosdirectamenteparalaatencindelpblico,ya
quelaventaseproduceyahterminaelproceso.
PorltimosealarqueesteapartadotendrmencinaparteenunpuntoexclusivoparaPROYECTOS.

Proyecto.Grfico18
Candidatos
Estaopcinestdisponibleparaaquellassituacionesenlasquelaempresadeseesepararlosclientesefectivosdelospotenciales.
Lohabitualeshacerregistrodetodaslascuentasdisponiblesyyadentrodeellasvaloraratravsdelasoportunidadesganadas,
quienessonclientes.Sinembargo,paraaquellassituacionesenlasquesedeseedisponerdeestaposibilidadseutilizarlaopcin
delmensuperiordeTomadecontactoparaabrirloscandidatosqueseestimen,ycuandoestosseconviertanenventasefectivas,
convertirestoscontactosencuentas.
Otraposibleutilidaddeestaopcinestelcasodequesedispongadecanaldedistribucinysedeseeasignaralacuentadel
distribuidorlosposiblescandidatosquedisponga.
Esdecir,lasopcionescomosiempre,sonmltiples,eslapropiaorganizacinlaquedebedecidircualessonlasopcionesy
posibilidadesquemejorseadaptanasumecnicadefuncionamiento.
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Porltimosealar,quelaopcinCandidatos,sehabilitadesdeelmensuperiordeTomadecontacto,delqueseharmencinen
otroapartado.
Casos
Atravsdeestaopcinpodemosllevarunacompletagestindeincidenciasdenuestrosclientes.
Podemosregistrardesdelallamadadelclienteespecificandoelmotivodelaincidencia,yunavezcreada,seautonumeran
correlativamentepermitiendollevarunagestindeincidenciasysufacturacin.
Veamosunejemplo
Supongamosqueunclientenosllamaporqueeltonerquesehavendidoenelejemploanterior,estmalinstalado.Apartirdeaqu
segeneralaincidencia.Comosiempresealar,quelodeseableseraquesesiguieraunprocedimientodecontroldeincidencias,
endondealmenosseespecificaraelao,yaquelapropiaaplicacingeneralanumeracincorrelativa.
Estoestilporquesidespus,debeiruntcnico,enlahojadepartedetrabajo,sepondrlanumeracinquesehageneradoenel
CRM,parasuposteriorcontrolyfacturacin.
Alrecibirlallamadadeincidencia,damosalaopcindeNuevoycumplimentamosunapantallacomoladelgrfico19

Casos.Grfico19

Comopuedeobservarseelcasoseasignaaunacuentaypermitedotarledelasposibilidadesdeprioridad,estado(interesante
campoporquecuandosehayaterminadohabrqueespecificarlo)ysobretodoasunto,descripcinyresolucin.
Unavezguardadalaincidencia,deunsimplegolpedevistaenlacuenta,veremostodosloscasosquetieneasignados.Assipor
Siporejemplo,sedapartedeotraincidencia,comounaaveradeimpresora,seprocedecomoenelgrfico19,ycuandoveamos
lacuentaenglobalveremoslasdosincidenciasdelacuenta,talycomosedescribeenelgrfico20

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Lapropiaaplicacinhanumeradoelcaso,ysonlosnmero37y38,quesilaorganizacindispusieradeunahojadetrabajo,los
asignaraysefacilitaraelcontroldefacturacinyadministracin.

ListadodeCasos.Grfico20
Laaplicacinnospermiteasignaracadacasolaposibilidadde:
Contactos
Actividades
Historial(interesanteparaadjuntardocumentos)
Incidencias(herramientatilparagestionarlasincidenciasinternasdelapropiaempresa,nodelacliente).
Esdecir,siunclientenosllamaparalaaveradetoneryestonosimplicaquedebemosponernosencontactoconotrapersona
(ejemploeldemantenimientodelacuentaGobierno),yelencargadodemantenimientonospidequeleenviemosunemailconlas
instruccionesoqueelaboremosundocumentoporejemplodeincidencia,todoesto,sepodrasignaraestaseccin,facilitandode
estamaneralaclasificacindelasgestiones,documentos,contactosytareas.
OrganizacionesMiembro
Sesueleutilizarparaasociarlasdelegacionesaunacuentaprincipal,assiporejemplolaempresaAbartiaTeam,disponedeuna
delegacinenMadrid,seabracuentaenestaseccintalycomosedetallaenelgrfico21.
Siguiendoconlafilosofadelaaplicacin,lasdelegacionesmiembrosdisponendelasmismasfuncionalidadesqueseestn
detallandoalolargodelpresentemanualdeusuario.

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OrganizacionMiembro.Grfico21
Enelgrfico22seobservaquesilistamoslacuenta,vemosdeunsimplegolpedevistaqueorganizacionesmiembrotiene
asociadas.

Delegacin.Grfico22

Incidencias
Estaopcinseutilizaparareportesdeincidenciasinternas.Noesusualqueseasocieaunacuentaenconcreta,porqueparaeso
existeelapartadoCasos,sinoquemasbien,seutilizacuandoseesthaciendounproductoy/oservicioysedeseallevaruncontrol
deincidenciasenelproceso.
Porestemotivo,ydadosunaturalezapocofrecuente,omitiremosestaopcin.
Proyectos
Lautilizacindeestaopcin,aligualquelasanteriores,estcondicionadaalosprocedimientosquetengalaempresa.Peroparael
casodeproyectos,sicabe,estaopcinestmscondicionadaalosprocedimientosdetrabajodelasorganizaciones.
Queempresassuelenutilizarproyectos?
Aquellasqueparacadaoportunidaddeventaexistenteymaterializadaconxito,decidenqueesetrabajodebesertratado
documentalmentedeotraforma,esdecir,cuandolaventasematerializa,sedecidequeseabreunproyecto,yladocumentaciny
comunicadosquesegenerenmientrassevarealizandotodoloquesehadetalladoenlaoferta.
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Ejemplodeestopodrasersectorescomo:
Telefona,
Ingenieras
Asesoras
Despachosdeabogados
...etc.
Endefinitivasectorservicios.Quesonsectoresquecuandoseproducelaventa,escuandoseoriginaelgruesodeltrabajo.
SupongamosquesehacerradounaventadeasesoraparalaempresaHnos,Alonso,SL.,lehemosabiertolaoportunidad
corresponiente,ylahemoscodificadosegnelejemplodescritoenpginasanteriores:
Hnos.AlonsoAsesoria0301.Enelmomentoquelaoportunidadsegana,laempresaabreelproyectocorrespondienteparapoder
disponerdeungestordocumentalparatodaladocumentacingeneradamientrassetrabajaenestaventa.
Apartirdeaqu,lodeseableseradaruncdigonuevo,paradistinguirlosdistintosproyectosquesetienen.Uncdigopodraser:
ProyectoHnos.AlonsoAsesoria0301.Estecdigoseabretalycomosedescribeenelgrfico23

AperturaProyecto.Grfico23
Unavezabiertoelproyecto,podemosllevarcontroldelossiguientesaspectos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

TareasdelProyecto
Actividades
Historial
Contactos
Cuentas
Oportunidades

Esdecir,podemosasociarlosproyectosalascuentas,estoesasporquelosproyectospuedenabrirsetantodesdelacuentaen
cuestin,comodesdeelmensuperior.
Lasoportunidadestambinseasocianalosproyectos,deestaformasiestamostrabajandoenequipo,disponemosdelcontrato
firmadoypodemoschequearlosalcancesdetrabajopactados.
Contactos:Interesanteopcin,porqueamenudolaspersonasdelaempresaclientequedebencolaborarconnosotros,son
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distintasdelasquehanfirmadoelcontrato.
Tareas,siguelamismaestructuraqueladetalladaalprincipiodelmanual,aligualqueHistorial.
Enelgrficoadjuntosemuestralocomentado.

OpcionesProyecto.Grfico24
Detodasestasopciones,mereceunaespecialdedicacinlaopcindeTareasdelProyecto,porquecumplimentada,nospermite
conocerqueporcentajedelastareasdelproyectosehandesarrollado.Deestaforma,distintosdepartamentos,puedenconocery
hacerseguimientosdetareasdesucompetencia.Esdecir,eldpt.deadministracinpuedeconocerqueunproyecto,ounatareadel
mismohaconcluidoyquedebeemitirsucorrespondientefactura.Oporejemplo,eldepartamentocomercialpuedeverlaevolucin
delasfasesdelproyectoparahacerunbuenseguimientocomercialasucliente.
Otambinpuedeservirparacontrolarinternamentelaevolucindelasfasesdelproyecto.
EnelgrficosiguienteseadjuntadetalledeTareasdeProyecto

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TareasdeProyecto.Grfico25
Todaslastareasdeproyectoquesegeneren,permitenserlistadas,conlasventajasqueestosupone.
Documentos
Laideaesgenerarunabibliotecadedocumentos,endondealbergartodalafuentedeconocimientodelaempresa.
Estabibliotecasepuedeclasificarsegndistintanaturaleza,parapoderagruparlosdocumentos.Peroqueclasede
documentacinpuedeserintroducidaenesteepgrafe?Todaaquellaquedebaserutilizadaparaelaborarotrasdocumentaciones
Porejemplo:Plantillasdeoferta,plantillasdecartascomerciales,plantillasdefacturas,plantillasdeordenesdetrabajo...etc.En
definitivaesuncajndesastreendondeseaconsejameterlainformacinqueconstituyabasedeconocimientoparalaempresa.

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Generacindeplantilladedocumento.Grfico26
Asporejemplosideseamosgenerarunaplantilladeofertas,enelnombredeldocumentopondremoselttulodelaplantilla(para
poderdistinguirunasdeotras),enelcampoNombredearchivo,seleccionaremoslarutadondetenemosguardadolaplantillas.
Porseguridad,elcambiodelasversionesseefectadesdeelmendeadministracin(queseexponemasadelante),estoesas
paraquenadie,ajenoaleditordeladocumentacin,tengalafacultaddealterarla.
PerfilesdeUsuarioyAdministracindeSistemas
Noesmisindeestemanual,entrarendetalledecadaunadelasopcionesyadministracionesdelasolucin.Suobjetivoeselde
constituirunaguiadeusuarioconejemplodeaplicaciones.Noobstante,porsucarcterrelevante,sehacemencinalmismo.
Enlapartesuperiordelmen,existenopcionesinteresantesparalaadministracindelaaplicacin.
Aseladministradordelsistemapodrconfigurartodaslasopcionesdepermisosdeaccesos,rolesdeusuarios,servidordecorreo,
generacindeplantillas...etc.,atravsdeunoscuadrosdedilogomuyintuitivos.Talycomosedetallaenelgrfico27.

Administracincuenta.Grfico27
MiCuenta
SideseamosconfigurarlaopcinMiCuenta,pincharemosenestereadescritoenelgrfico27ycumplimentaremosloscampos
delapantallasiguiente:

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Perfiles.Grfico28
Comopuedeapreciarselaconfiguracindeusuariodeterminarlosprivilegiosquecadaunodebatenersegnloscriterios
marcadosporlaempresa.
Empleados
Atravsdeestaopcindefiniremoslosdatosdecadaunodelosempleadosqueformanpartedelacompaa,siendodeesta
formaaccesibleinformacinparalocalizacin,notassobrecumpleaosuotrosdatosdeinters.

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Empleado.Grfico29
Admin
Elmendeopcionesdelpaneldeadministracin,sloestardisponibleparaeladministradordelsistema,esdecir,losusuariosno
vernestaopcin.
LaaplicacinpermitealAdministrador
1. Sistema
2. Estudio
3. SeguimientodeIncidencias
4. Administracindecampaasporemail.
5. AdministracindeCuentasdeCorreo

Enlasfigurasadjuntassedetallanlasopcionesdescritas

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OpcionesAdmin.Grfico30
Comosepuedeapreciar,enSistemaseconfiguratodalaaplicacin,desdelaadministracindeusuarios,roles,copiasde
seguridad,monedas...etc.
Aligualquesepuedenllevarcontroldelascampaasdeemail,ydelcambiodelasversionesdelabibliotecadedocumentacin.

OpcionesAdmin.Grfico31
AdministracindeCampaasporEmail
SepuedenadministrarcampaasdeEmailpreviamentegeneradasenelmdulodeCampaas.Adems,esposiblegenerar
campaasatravsdeplantillasdeemailspreviamentegeneradasenelmdulospertinentes.(estaopcinnosehadetalladoen
estemanualdeusuarioyaquenoessuobjetivoentrarendetallestcnicosdeltipodeconfiguracindeemails,puertos..etc.,este
puntotendrmencinenotromanualdecarctermstcnico)
EmailEntrante
Configuracindepuertosyopcionesquepermitanelenvodelosemails.

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Graciasporsuatencinyporfavor,cualquiersugerenciay/ocorrecinremtalaaladireccindeemailabajoindicada:
abt@abartiateam.com,
AbartiaTeam,pretendeconesteguaacercaralasempresasunaherramientadeOpenSourcequelespermitaayudarensus
gestionesdiarias.
Comosehapodidocomprobarlapotencialidaddelaherramientaesmuyamplia

Benidorm,1Entptla.Izda
48015Bilbao
www.abartiateam.com
abt@abartiateam.com
Tno:944758818
Fax:944759645

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