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DEPARTAMENTOS Y/O DIVISIONES QUE DEBEN TENER UNA EMPRESA GRANDE

El estudio de la empresa no consiste solo en la funcionalidad del proceso administrativo, sino en cada una de las partes en que se organiza una empresa. Su organizacin a manera de estructura depender de su tamao. Hay que recordar que la empresa en cuanto a su dimensin se le clasifica como: Pequea, media y grande. Dentro del aspecto pequeo cabe lo que se conoce hoy como la microempresa. Hay que considerar que las funciones administrativas que le competen a la empresa para su mejor desempeo y desarrollo, deben de ser agrupadas y clasificadas, para ser luego distribuidas entre las divisiones, departamentos, secciones, unidades. Estas divisiones debern de marchar estrechamente enlazadas y bajo el mando de una persona. Debe de tomarse en cuenta que la creacin de secciones en una Empresa, depender en gran manera, del tamao del negocio al que se dedique. En este tratado se proponen las principales secciones que una empresa debe de tener, siempre y cuando sea a partir de su mediana.
01. LA GERENCIA

Esta divisin viene a ser la ms importante ya que desempea la funcin directiva. Es decir, la divisin que tiene una misin orientadora, de creacin de ideas, de planificacin. Adems, debe de verificar o inspeccionar regularmente la marcha de cada seccin y evaluar constantemente los datos que le sean presentados por las diversas secciones o divisiones del negocio. La funcin directriz de la gerencia es un proceso que tiene lugar continuamente en todos los terrenos de la actividad humana. Sin gerencia adecuada una empresa, ya sea pblica o privada no podr desarrollarse de manera conveniente.
02. SUBGERENCIA

Tiene a su cargo las mismas funciones que el gerente, ya que en cualquier momento lo debe de sustituir. Por lo tanto, la subgerencia es responsable al igual que el gerente ante las autoridades y particulares de todos los asuntos relacionados con la empresa. En la organizacin lineal, la subgerencia esta bajo la tutela de la gerencia a quien le tiene que rendir todos los informes del funcionamiento de las dependencias de la empresa.
03. LA SECRETARIA

Es una seccin auxiliar de la Gerencia, tiene a su cargo el despacho y recibo de la correspondencia que se genera en la empresa todos los das. La secretaria se encarga de dar trmite de aquellos asuntos de tipo administrativo que ataen a toda la empresa. Es el portavoz de la Gerencia para con los empleados y tambin sirve de intermediaria entre el pblico y la Direccin de la Empresa. En ciertos casos se encarga de las labores de archivo. Est atendida por una Secretaria o Secretario que necesita un conocimiento completo sobre la organizacin de la empresa para poder llevar a cabo los trmites administrativos necesarios de la misma.
04. DEPARTAMENTO DE INFORMACION:

Se ha considerado este departamento de vital importancia toda vez que su funcin es la de atender debatidamente al pblico en general, es decir, a los clientes fijos como potenciales

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hacia los productos que fabrica la empresa. Por lo cual es necesario que todo empleado que atienda este departamento sea especializado en el trato social, es decir, en la convivencia. Es un departamento que tiene que estar constantemente capacitando a su personal en el campo de las Relaciones Humanas. A este departamento tambin se le llama de Recepcin. Entre las cualidades que debe de tener la persona recepcionista estn: 4.1 Personalidad agradable, buena educacin, adecuada presentacin un alto grado de madurez para por tratar bien a los clientes. En la oficina de recepcin no debe colocarse personal solo por ocupar el puesto, sino personal que le de buena imagen de entrada a la empresa. 4.2 Debe tener un conocimiento amplio de la forma en que est organizada la empresa y de los servicios que ofrece. As tambin de los reconocimientos que ha tenido la institucin por su labor desarrollado dentro de la sociedad que sirve. 4.3 Poseer una voz agradable y con buena diccin para que el pblico perciba una amabilidad que le persuada hacia preferir los productos que fabrica la empresa. 4.4 Ser creativo para actuar en situaciones no previstas, y que se relacionen con el prestigio de la empresa. 4.5 Estar al tanto sobre los cambios que se operen dentro de la empresa, para que de esa forma el pblico consumidor puede ser informacin de manera eficiente. 4.6 Poner especial cuidado al momento de atender las llamadas telefnicas, hacerlo con voz agradable, de manera que el receptor sienta que se le atiende con amabilidad, y hacerlo sentir que l es importante para la empresa. Tomar nota sobre las informaciones que los clientes brinden por telfono.
5. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Es el departamento encargado de las finanzas, es decir, del dinero de la empresa. Sus funciones principales son: 5.1 Mantener al da los registros contables de la empresa, de acuerdo a los requerimientos legales que impone la SAT, es decir, el Sistema de Administracin Tributaria en Guatemala, para presentar los informes peridicos que la ley establece. 5.2 Llevar el control de todos los gastos que se hagan en relacin a las compras, produccin, salarios, alquileres 5.3 Presentar a los directivos de la empresa los informes Contables y Estadsticos que les permitan tomar las decisiones importantes para la buena marcha de la empresa. Practicar los inventarios peridicamente y rendir cuentas a la Auditora cuando as lo requieran. 5.4 Calcular y pagar los impuestos a que est afecta la empresa, en el tiempo debido para evitar las multas respectivas. 5.5 La persona que tiene a su cargo este departamento debe estar debidamente autorizado, la responsabilidad financiera de toda empresa recae en l. Es el encargado de presentar los Estados Financieros de la Empresa, es decir, el Balance General y el Estado de Prdidas y Ganancias.

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6. DEPARTAMENTO DE COMPRAS La misin de esta seccin es la de estudiar el mercado productor, tanto del pas como del extranjero y conocer los precios de las mercaderas para adquirirlas al costo que ms convenga, desde luego, considerando su calidad y condiciones de venta. Hay que tomar en cuenta que este departamento solo existe en empresas medianas y grandes, en donde se hace necesario centralizar las compras de tiles, materias primas, equipo y mobiliario. 6.1 El departamento de compras debe estar regido por un Jefe que debe de reunir las siguientes cualidades: 6.1.1 Conocimiento amplio sobre la estructura legal del mercado local, regional, nacional e internacional para plantear las mejores estrategias en la adquisicin de la mercadera y de la materia prima. 6.1.2 Conocimiento profundo del aspecto financiero de la empresa y de sus polticas de gastos y de produccin, con relacin al resto de empresas que compiten dentro de un mismo mercado, con similitud de productos para establecer las campaas de promocin. 6.1.3 Cuidar que se departamento trabaje en completa coordinacin con el resto de la empresa, para ofrecer un servicio eficiente a las diferentes secciones organizativas. 6.2 Investigacin del mercado de proveedores: de acuerdo al status de la empresa moderna, es la fase que antecede al proceso de compra del artculo solicitado, en la que el comprador investiga en sus archivos los proveedores calificados, debidamente registrados. En el departamento de compras deben de existir los siguientes registros: 6.2.1 Tarjeta de control de los proveedores que tengan los siguientes datos: 6.2.1.1 Nombre de la empresa, productos que distribuyen con sus respectivas especificaciones. Las condiciones de pago, plazo para la entrega de la mercadera y otros que se consideren convenientes. As como tambin el nombre del Gerente General. 6.2.2 Tarjeta de Registro de Existencias, que contenga los siguientes datos: 6.2.2.1 Nombre del producto, cantidad mnima necesaria en existencia y cantidad mxima de pedido y nombre del proveedor. 6.3 Recepcin de la orden de compra: la orden de compra es un formulario llenado por el departamento que solicita un determinado artculo para satisfacer sus necesidades. Esta debe ser evaluada y aprobada por la direccin que la enva hacia el departamento de compras para hacer efectiva su adquisicin. A partir de la orden de compra, este departamento cotiza los precios con los proveedores registrados. Con las cotizaciones de precios el comprador verifica las condiciones ofrecidas por los diversos proveedores, en lo que se refiere a capacidad de aprovisionamiento, precio, condiciones de pago, plazo de entrega y calidad de material. Escogido el proveedor se emite el pedido de compra.

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6.4 Recepcin del material: es la fase final del proceso en el cual la empresa recibe el material, lo inspecciona y coteja en cuanto a la cantidad y calidad. 7. DEPARTAMENTO DE VENTAS En algunas empresas este departamento es el ms importante, porque sobre su personal va a depender el xito o bien el fracaso de la misma. Por lo antes expuesto, es que se hace necesario que este departamento este integrado por el personal ms calificado en el campo de las ventas, no solo en preparacin acadmica, sino tambin en la experiencia. La capacidad que se tenga para vender los productos o servicios de la empresa, es la principal tarea de este departamento. En empresas pequeas tiene a su cargo la publicidad y la expedicin de los productos. En empresas importantes, existe departamento especfico para el efecto. Recordar que uno de los objetivos de la empresa es el de obtener ganancia. Con base a este objetivo, se resalta la importancia del departamento de ventas. Algunos autores han planteado que la empresa en general depende de la vigencia del departamento de ventas. Actualmente este departamento se estudia conjuntamente con el de Mercadeo, porque las mejores ventas se van a obtener si se tiene un conocimiento real de las condiciones del mercado. De las funciones asignadas a este departamento estn las siguientes: 7.1 Conocimiento amplio de la poltica empresarial y comercial de la empresa, para actuar de acuerdo a la visin, misin, objetivos, metas y estrategias establecidas en la planificacin general. 7.2 Determinar el precio de venta con base a los costos de produccin y calidad de la materia prima, tomando en cuenta los porcentajes de ganancia de acuerdo a la oferta y la demanda que se produce en el mercado, segn el poder adquisitivo de los consumidores. 7.3 Organizacin de los vendedores: actividad que no solo es de tener el mando sino de organizarlos de acuerdo a las categoras de las ventas. Por ejemplo: 7.3.1 Vendedores ambulantes de casa en casa, o bien de ruta. 7.3.2 Vendedores de sala de ventas, para quienes se les requiere mejor presentacin y de buenas relaciones humanas. 7.3.3 Capacitacin constante para que el equipo de ventas tenga mayor efectividad en el conocimiento de los productos 7.3.4 Establecer los controles de distribucin de las ventas para que el producto siempre este a la disposicin de los clientes. 7.3.5 Control de bodega de los productos terminados, como tambin los inventarios de existencia, por cualquier eventualidad que se presente a causa de hechos imprevistos. 7.4 Cualidades que debe de reunir el jefe de ventas: 7.4.1 Capacidad tcnica y personalidad para dirigir al personal de ventas. 7.4.2 Conocimiento amplio sobre la mercadotecnia del consumidor. 7.4.3 Conocimiento de las tcnicas actuales sobre ventas y sus distintos sistemas. 7.4.4 Cocimientos amplios sobre la psicologa del consumidor. 7.4.5 Conocimiento real y concreto sobre los productos y sus caractersticas.

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8. DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD Este departamento tiene cono finalidad la de promover los productos o servicios de la empresa por medio de las pautas publicitarias, valindose de los diversos medios a su alcance. La finalidad principal de este departamento consiste en incrementar el volumen de ventas, a fin de obtener el mayor beneficio empresarial posible. Actualmente se comprende que el dinero que se invierte en propaganda o publicidad no es un gasto de prdida, sino una inversin. Entre los principales medios para hacer la publicidad tenemos: 8.1 Anuncios en peridicos, revistas, afiches, carteles, mantas vinlicas, trifoliares, desplegados, catlogos, volantes y otros. 8.2 Ofertas, muestras, cupones de descuento, regalos y otros. 8.3 Programas de radio, televisin por cable y seal abierta, cine e Internet 8.4 Demostraciones, desfiles, concursos, seminarios, ferias, exposiciones, cartas, visitas y otros. 09. DEPARTAMENTO DE PRODUCCION Hay que tomar en cuenta que este departamento no es funcional en una empresa comercial, que se dedique a la compra y venta de mercaderas. El Departamento de Produccin es patrimonio casi exclusivo de las empresas industriales, en las que ocupa el lugar ms importante. La labor principal de este departamento es la fabricacin de los productos, por ejemplo, telas, productos alimenticios, maquinara y otros. 9.1 El departamento de produccin debe de estar dirigido por una persona que rena las siguientes cualidades: 9.1.1 Entendimiento amplio de las tcnicas para la elaboracin de los diversos productos. 9.1.2 Crditos acadmicos que avalen su conocimiento en el manejo de materias primas. 9.1.3 Dominio de los principios psicolgicos aplicados a la empresa para la convivencia laboral. 9.2 En este departamento se llevan los siguientes registros: 9.2.1 Control constante de la calidad de la materia prima como tambin de su existencia. 9.2.2 Control de los productos en elaboracin y los ya elaborados. 9.2.3 Control y verificacin del empaque de los productos ya terminados. 10. DEPARTAMENTO DE EXPEDICIN: Expedir significa despachar, remitir, extender, enviar alguna cosa o producto hacia un destinatario, es decir, hacia una persona, entidad o empresa. El jefe de este departamento es el responsable del despacho de los productos, ya sea dentro o fuera del lugar en que se encuentra la empresa, por cualquier medio de transporte. El encargado de este departamento debe de poseer los conocimientos siguientes: 10.1 Mantener actualizado el registro y direccin de los clientes.

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10.2 Estar al da en cuanto a los trmites y documentacin aduanal para la exportacin de la mercadera. 10.3 Estar al da en los conocimientos de la maquinaria moderna de empaque. 10.4 Registro actualizado con respecto a los medios de transporte ms rpidos, econmicos y efectivos. 11. DEPARTAMENTO DE PROVEEDURIA O ALMACEN En este departamento se guarda se controla y distribuye todos los tiles y materiales necesarios para uso interno de la empresa, oficinas o para la produccin. Se dan varios tipos de almacenamiento: 11.1 Bodega: es el local donde se reciben, guarda, controla y distribuyen mercancas como materias primas, componentes, materiales, herramientas, equipos, materiales de oficina, que la empresa adquiri en el mercado y que sern consumidos internamente para lograr el funcionamiento de la empresa, ya sea en las pareas productivas, como las fbricas, talleres, agencia o en las reas administrativas como las oficinas. 11.2 Depsito: es el local donde se reciben, guarda, controla y distribuyen los productos acabados que la empresa produjo y que sern vendidos en el mercado. La bodega y el depsito reciben, guardan y proveen mercancas, materia prima y productos acabados. En ambas hay entrada, existencias y salida de mercancas. La entrada significa ingreso de mercancas en el local. Existencias es la cantidad de productos almacenados. Salida es la mercanca que se entrega de acuerdo a la orden de expedicin que se tenga o se presente. Es necesario prever el flujo de entradas y salidas de mercancas, materia prima, productos acabados, para que siempre exista un nivel adecuado de existencias y as satisfacer las necesidades de la empresa. Cuan mayor es la rotacin de las mercancas materias primas y productos acabados, tanto mayor ser el nmero de compras y entrega de ellas. Esta rotacin indica el nmero de veces que las existencias de un artculo se renuevan durante un perodo determinado de tiempo. 11.3 Almacenes generales: en determinadas pocas del ao, especialmente cuando hay un equilibrio entre la oferta y la demanda, la bodega y el depsito no abarcan todo el volumen de mercancas guardadas. Surge entonces la necesidad de contar con edificios, locales y espacios privados para el almacenamiento externo de mercancas por un tiempo flexible. Las empresas generalmente recurren a almacenes generales de depsito, o sea, a agentes auxiliares del comercio que tienen como objetivo la prestacin de servicios de almacenamiento de mercancas, materias primas o productos acabados a productores y comerciantes. Los almacenes generales de depsito son establecimientos que guardan y conservan mercancas, mediante un determinada tarifa remunerativa, emitiendo ttulos como el certificado de depsito y el warrant, que significa autorizacin legal de esas mercancas. Estos almacenes facilitan las operaciones comerciales, pues al emitir los ttulos representativos de esas mercancas, permiten que productores y comerciantes negocien las mismas sin necesidad de removerlas o transferirlas.