Minit Mesyuarat Pengurusan Pejabat Daerah Kubang Pasu Kali 6/2012

Tarikh: 24 Oktober 2012 (Rabu) Masa:9.30 pagi Tempat:Bilik Gerakan, Pejabat Daerah Kubang Pasu Kehadiran:1. Y.Bhg Dato Abdul Aziz bin Hj Abd Ghani, DSDK., AMK., BCK. - Pengerusi Pegawai Daerah Kubang Pasu

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Puan Amirah Khairiah bt Abdul Latip, BCK. Ketua Penolong Pegawai Daerah [Pembangunan] Encik Afizudin bin Dato Paduka Mohd Saad Penolong Pegawai Daerah [Pentadbiran] Encik Hussain bin Omar, PCK., BKM. Penghulu Mukim Jerlun Encik Ahmad bin Ali, PCK., BKM. Penghulu Mukim Temin Encik Azizi bin Haji Abdullah Penghulu Mukim Jeram Tuan Haji Mohamad Ali Mustaza bin Mohamed, PCK., BKM. Penghulu Mukim Naga/Malau Encik Nor Afdzal bin Ahmad Noor, PCK., Penghulu Mukim Keplu/Pering Encik Mohamad Amin bin Hj Yahya Penghulu Mukim Sanglang Encik Mohd Hashim bin Abu Hassan, PCK. Penghulu Mukim Bukit Tinggi/Pelubang/Wang Tepus Encik Mohd Amran bin Hanafiah Penghulu Mukim Padang Perahu Encik Mohd Zamkhoshari bin Ahmad, PCK. Penghulu Mukim Putat/Ah

13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28.

Encik Sulaiman bin Hashim, PCK. Penghulu Mukim Tunjang Encik Mohamad Azlan bin Jusoh Penghulu Mukim Gelong Encik Hasnizam bin Jahari Penghulu Mukim Sungai Laka Encik Azahari bin Shafie Penghulu Mukim Hosba/Kbg Pasu Encik Iskandar Hasdi bin Hj Ismail, PCK. Penghulu Mukim Binjal Encik Diyaodin bin Hj Shaari, PCK. Ketua Pembantu Tadbir [Pembangunan] Encik Hasri bin Osman Ketua Pembantu Tadbir [Pentadbiran] Encik Mohd Zaini b Rashid, PCK. Juruteknik Kanan Puan Hajjah Rogayah binti Haji Baharom Pembantu Tadbir [KUP] Encik Ahmad Sobri bin Abd Razak, PCK. Pembantu Tadbir [KUP] Puan Noraini binti Hashim Pembantu Tadbir [KUP] Puan Kasma binti Bakar Pembantu Tadbir [KUP] Encik Anuar bin Ahmad Pembantu Tadbir [KUP] Encik Subri bin Othman Juruteknik Encik Muhamad Jamili bin Che Nor, PCK. Juruteknik Encik Yusuf bin Ismail Pembantu Tadbir
2

29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44.

Encik Anwar bin Mat Isa Pembantu Tadbir Encik Afiffuddin bin Ismail Juruteknik Komputer Puan Norzita binti Marzuki Pembantu Tadbir [Kewangan] Puan Marsita binti Abidin Pembantu Tadbir [Kewangan] Puan Rosmina bt Abu Bakar Pembantu Tadbir Puan Roslina bt Abu Pembantu Tadbir Puan Faridah bt Othman Pembantu Tadbir Puan Siti Maryam bt Ariffin Pembantu Tadbir Puan Hasnah bt Awang Kechik Pembantu Tadbir Cik Sabariah bt Shafiee Pembantu Tadbir Encik Ilias bin Darus Pembantu Tadbir Encik Abdul Mutalib bin Hashim Pembantu Tadbir Encik Azizan bin Mat Pembantu Tadbir Encik Subri bin Ismail Pembantu Tadbir Puan Azura binti Ahmad Pembantu Tadbir Puan Anizah bt Arshad Pembantu Tadbir
3

45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59.

Puan Salmah bt Hj Hassan Pembantu Tadbir Puan Siti Hajar binti Jamaludin Pembantu Tadbir Puan Nuraziah bt Abd Hamid Pembantu Tadbir Puan Nor Ashikin bt Abd Hamid Pembantu Tadbir Encik Zainon b Zakarya, PPL Pemandu Kenderaan Encik Muhamad Afiq Fitri bin Izham Pemandu Kenderaan Encik Che Omar bin Ismail Pemandu Kenderaan Encik Mohd Yusri Naim b Yusoff Pembantu Am Pejabat Encik Ismail bin Din Pembantu Am Pejabat Encik Zainol bin Mat Pekerja Rendah Awam Encik Khaairul Nazad b Mat Taib Pekerja Rendah Awam Encik Shaiful Anuar b Abd Manaf Pekerja Rendah Awam Puan Nor Hasila bt Yaakob Pekerja Rendah Awam Puan Raihan Fitri Agustina Puan Noraini binti Sudin Penolong Pegawai Tadbir (Eksekutif) Pencatat Minit

1.0

BACAAN DOA Bacaan doa disampaikan oleh Encik Hussain bin Omar, Penghulu Mukim Jerlun.

2.0

ALUAN PENGERUSI Y.Bhg Dato Pengerusi mengucapkan salam serta terima kasih kepada semua yang dapat hadir ke mesyuarat pada pagi ini. Y.Bhg Dato Pengerusi juga mengucapkan ribuan terima kasih kepada Puan Ketua Penolong Pegawai Daerah [Pembangunan] yang telah mempengerusikan Mesyuarat Pengurusan pada 10 Oktober 2012 yang lalu. 2.1 Mesyuarat diberi penjelasan mengenai lembu Qurban yang diagihkan oleh kerajaan Negeri Kedah [pemberian GLC] kepada Y.Bhg Dato Pegawai Daerah Kubang Pasu. Sambutan Eidul Adha 2012/1433 ialah pada 26 Oktober 2012. Pejabat akan bercuti mulai daripada 26 -28 Oktober 2012. Mesyuarat juga diberi maklum bahawa semua staf perlu menyesuaikan diri dan mengikut trend semasa baik dari segi kerja mahupun tindakan. Y.Bhg Dato Pengerusi pohon supaya disediakan maklumatmaklumat [kemaskini] mengenai tempat-tempat yang menjadi tarikan yang terdapat di Kubang Pasu, contohnya:- hotel, restoran/tempat makan, tempat servis kenderaan/kedai tayar yang beroperasi dalam pekan Jitra. Tindakan:Juruteknik Komputer

2.2 2.3

3.0

SOROTAN SEMINGGU 1.1 Aktiviti Seminggu Yang Lalu Seperti lampiran A berkelat. Tindakan:Makluman 1.2 Aktiviti Program Akan Datang Seperti lampiran B berkelat. Tindakan:Makluman

4.0

MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT YANG LALU Minit Mesyuarat Pengurusan Kali 5/2012 bertarikh 10 Oktober 2012 yang lalu dicadang sah oleh Puan Faridah bt Othman dan disokong sah oleh Puan Nor Hasila bt Yaakob. Tindakan:Makluman

5.0

LAPORAN BAHAGIAN 5.1 Bahagian Pembangunan 5.1.1 Penghulu Mukim Jitra Kejadian ribut pada 13 September 2012 melibatkan kejadian rumah runtuh, kepunyaan Encik Jamaludin bin Ali di Kg Sungai Baru, Mukim Jitra. Surat bertarikh 23 September 2012 telahpun dihantar kepada Y.Bhg Dato Setiausaha Zakat Negeri Kedah, kelulusan peruntukan belum diterima. Mengenai hamper, mesyuarat diberi maklum bahawa J/Kuasa yang dibentuk dikalangan Penghulu Mukim mengenai CSR tidak berhasrat untuk meneruskan aktiviti ini kecuali melibatkan pembaikan sahaja, Juruteknik Kanan PDKP akan membuat anggaran kos dan peruntukan akan dipohon. Walau bagaimanapun kepastian akan diperolehi terlebih dahulu daripada Pejabat ADUN yang berkenaan sekiranya tiada mana-mana pihak yang akan membaikinya. Akan diadakan mesyuarat bagi membentuk J/Kuasa dalam kalangan Penghulu Mukim bagi merealisasikan CSR. Tindakan:Ketua Penghulu [Penghulu Mukim Jitra].

5.1.2. Penghulu Mukim Jerlun 2 buah rumah di Mukim Jerlun terlibat dalam kejadian ribut. Mesyuarat diberi maklum bahawa anggaran kos telah disediakan dan peruntukan telah dipohon kepada Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kedah. Belum terima peruntukan. Akan diadakan mesyuarat bagi membentuk J/Kuasa dalam kalangan Penghulu Mukim bagi merealisasikan CSR. Tindakan:Ketua Penghulu [Penghulu Mukim Jitra] 5.1.3 Penghulu Mukim Pering/Keplu Terdapat 2 buah rumah untuk pembaikan yang diluluskan peruntukan, Bukit Kalong Chik binti Daud dan Kg Stesyen, Mukim Keplu, Othman bin Abdullah belum dapat dilaksanakan lagi. Pembaikan dibawah gotong royong yang tidak dapat dilaksanakan dan dipindah ke PDKP untuk dilaksanakan oleh kontraktor. Mesyuarat diberi maklum bahawa inden kerja telah dikeluarkan. Kerja-kerja pembaikan dalam proses. Tindakan: Penghulu Mukim Pering/Keplu Y.Bhg Dato Pengerusi pohon supaya disediakan gambar sebelum, semasa dan selepas pembaikan dilaksanakan. Tindakan:Penghulu Mukim Pering/Keplu Permohonan pembaikan rumah oleh Encik Ahmad Zambri bin Napiah kepada PDKP. Anggaran kos untuk pembaikan ialah sebanyak RM12,000, permohonan peruntukan telah dipohon kepada UPEN dan telah daftar e-Sinar. Kelulusan peruntukan belum diperolehi. Mesyuarat diberi maklum supaya perkara ini disusuli Tindakan:Ketua Pembantu Tadbir[Pembangunan]
7

5.1.4 Penghulu Mukim Jeram Peruntukan diluluskan tetapi tidak dapat dilaksanakan yang mana perlaksanaan kelulusan ditarik balik peruntukan untuk 2 orang sebanyak RM5,000 [pembelian mesin jahit]. Catatan: Peruntukan Projek TAHAP [infrastruktur] untuk pembelian bekalan [tidak dibenarkan]. Mesyuarat telah mengambil ketetapan bahawa pembelian ini akan diambil kira dalam J/Kuasa yang akan dibentuk [ CSR ]. Tindakan:Ketua Penghulu [Penghulu Mukim Jitra] Kejadian ribut/puting beliung pada 14 Oktober 2012 melibatkan 9 buah rumah di Permatang Gelok yang mana 3 buah mengalami kerosakan teruk dan selebihnya kerosakan kecil. Kejadian ribut pada tarikh yang sama melibatkan 1buah rumah di Kg Matang Pinang. Anggaran kos telah disediakan oleh Juruteknik PDKP dan kerja-kerja pembaikan akan dilaksanakan. Tindakan:Penghulu Mukim Jeram 5.1.5 Penghulu Mukim Naga Y.Bhg Dato Pengerusi menyarankan supaya ditubuhkan J/Kuasa Bencana Peringkat Mukim, supaya dapat memberi pelajaran/pendidikan kepada penduduk agar dapat berdikari semasa banjir/bencana berlaku. Modul Pengurusan diimplementasikan. Menghadapi Banjir juga boleh

Selain daripada itu J/Kuasa Bencana Peringkat Mukim juga berperanan dalam menyediakan maklumat [laluan aliran air banjir] dalam bentuk slide dan juga menyenaraikan Pusat Pemindahan mangsa banjir. Puan KKPD [Pembangunan] menyarankan supaya ditambah baik slide yang dipertontonkan supaya lebih kemas dari segi:a) Nama sungai dalam peta; b) Senarai Pusat Pemindahan mengikut lokasi; dan c) Slide secara keseluruhannya. Tindakan: J/Kuasa Bencana Daerah
8

Mesyuarat dimaklumkan bahawa Penghulu Mukim Naga telah menerima aduan daripada penduduk kampung mengenai penutupan jalan mini tar dan pemindahan laluan elektrik di Kg Baru, Tanjung Pauh, telah dimajukan aduan tersebut kepada Pentadbir Tanah Daerah Kubang Pasu. Tindakan:Pentadbir Tanah Daerah Kubang Pasu 5.1.6 Penghulu Mukim Padang Perahu Program untuk baiki 2 buah rumah secara gotong royong di Kg Pulau Tok Ubin dan Kg Imam dalam proses perlaksanaan. Mesyuarat dimaklumkan bahawa kerja-kerja dilaksanakan. Siap perlaksanaan sebanyak 50%. sedang

Tindakan:Penghulu Mukim Padang Perahu 5.1.7 Penghulu Mukim Ah/Putat Kerosakan jalan kampong Pida 4 perlu dibaiki melibatkan jalan sepanjang 1 km. Mesyuarat dimaklumkan bahawa permohonan peruntukan telah dipohon daripada UPEN, kelulusan peruntukan belum diterima. Isu tidak sesuai diturap dengan tar jalan ladang yang dilalui oleh kenderaan dan juga mesin pembajak/menuai. Puan KPPD [Pembangunan] telah mengarahkan supaya diadakan rundingan antara PPK/MADA untuk membincangkan mengenai jalan penyelesaian sebelum diturap baru. Tubuh J/Kuasa asing bagi membincangkan perkara ini. J/Kuasa telah diwujudkan. Y.Bhg Dato Pengerusi maklum supaya diadakan pelan jangka panjang dan berkala bagi mengatasi masalah ini. Beliau juga mengarahkan supaya ditampung jalan dulu bagi melihat ketahanan jalan sepertimana yang telah dilakukan oleh Pejabat Daerah Kota Setar contoh:Kg Alor Belat. Tindakan:KPPD[Pembangunan]

5.1.8 Penghulu Mukim Temin Pembelian bekalan berupa 2 buah mesin pertukangan kayu belum dapat dilaksanakan lagi walaupun telah bermesyuarat [TAHAP] sebanyak 2 kali pada tahun ini. Mesyuarat telah mengambil ketetapan bahawa pembelian ini akan diambil kira dalam J/Kuasa yang akan dibentuk [ CSR ]. Tindakan:Ketua Penghulu [Penghulu Mukim Jitra] 5.1.9 Penghulu Mukim Bukit Tinggi/ Wang Tepus/Pelubang Banjir kilat pada 13-14 September 2012 yang lalu melibatkan Kg Paya Kerchut dan Taman Tunku Anum, sudah maklum kepada MDKP, lawatan telah dilakukan oleh Pegawai Perancang MDKP. MDKP telah pohon peruntukan, selepas mendapat kelulusan peruntukan kerja-kerja akan dilaksanakan. Tindakan:MDKP Bagi Kg Tepi Alor dan Jalan Kg Naga, pihak JKR akan menambah pembentung bagi mengatasi masalah banjir kilat dikawasan tersebut. Tinjauan telah dibuat oleh JKR, permohonan peruntukan telah dilaksanakan, sedang menunggu peruntukan. Tindakan:JKR Y.Bhg Dato Pengerusi mengarahkan supaya jurugambar PDKP mengambil gambar 2 buah pembentung yang dimaksudkan diatas. Tindakan:Jurugambar PDKP[Juruteknik Komputer] 5.1.10 Penghulu Mukim Sungai Laka Terdapat pemaju perumahan yang menambak tanah untuk projek perumahan melebihi aras jalan di Kampong Padang Pasir yang mana ini akan mengakibatkan berlakunya banjir di kawasan berdekatan.

10

Y.Bhg Dato Pengerusi menyarankan supaya Penghulu Mukim Sungai Laka mengadakan satu sesi perjumpaan diantara pemaju dengan orang-orang kampung supaya pemaju menerangkan struktur perparitan yang akan dibina kelak dalam projek perumahan tersebut. Mesyuarat dimaklumkan bahawa satu perjumpaan diantara Pengurus Projek dengan penduduk kampong telah diadakan pada 15 Oktober 2012 bagi menerangkan mengenai struktur perparitan yang akan dibina selepas selesai projek perumahan tersebut. Tindakan:Makluman 5.1.11 Penghulu Mukim Tunjang Laporan dalam akhbar Sinar Harian pada 11 September 2012 supaya dipasang lampu jalan di Pida 3 dan juga jambatan yang senget disebabkan oleh jalan runtuh [kawasan tanah mendap]. Perkara ini telah dimaklumkan dalam Mesyuarat Tindakan Daerah Kubang Pasu. Dalam proses penilaian tender oleh pihak JKR. Lawatan tapak [jambatan] telah dilaksanakan oleh PDKP. JKR perlu membuat kajian tanah terlebih dahulu sebelum peruntukan untuk membina jambatan dipohon daripada UPEN. PDKP telah meletakkan papan tanda melarang digunakan jambatan tersebut dan tidak akan bertanggungjawab sekiranya berlaku sebarang kemalangan. Anggaran kos untuk membina jambatan ialah sebanyak RM200,000[termasuk kajian tanah]. Permohonan peruntukan akan dimajukan kepada pihak UPEN. Tindakan:Puan KPPD[Pembangunan] Lawatan kerja Puan KPPD[Pembangunan] pada 2 Oktober 2012 ke Mukim Tunjang:a) Setuju mendirikan sebuah rumah untuk orang miskin Othman bin Puteh di Kg Pida 4. b) Setuju membeli stall burger kepada Rohaya binti Ramli di Kg Pida 4.

11

c) Setuju diberi peruntukan kepada Ahmad Sobri bin Mahmad Yusup [back ridden] untuk membeli lampin pakai buang dan tambang teksi bagi rawatan susulan. Tindakan: KPPD[Pembangunan] 5.1.12 Penghulu Mukim Hosba/Kubang Pasu Terdapat kerosakan jalan di Wang Perah yang belum lagi dibaikpulih. Mesyuarat dimaklumkan bahawa surat beserta gambar kerosakan telah dihantar kepada Y.Bhg Dato Pegawai Daerah Kubang Pasu. Kemalangan jalanraya telah berlaku dan akibatnya jalan yang rosak telah dibaikpulih oleh pihak JKR. Tindakan:Makluman 5.1.13Penghulu Mukim Binjal Pencerobohan tanah ditapak pejabat Penghulu Mukim Binjal oleh PPK. Perbincangan diantara Puan KPPD [Pembangunan], Penghulu Mukim dan wakil PPK Asun telahpun diadakan pada 2 Oktober 2012. Mesyuarat memutuskan pihak PPK Asun membersihkan keseluruhan kawasan tapak pejabat tersebut tanpa membayar ganti rugi. Surat telah diajukan kepada pihak PPK Asun bertarikh 23 Oktober 2012. Tindakan:Makluman 5.1.14Penghulu Mukim Sanglang Penghulu Mukim Sanglang menerima aduan daripada MKK mengenai jalan daripada Pida 13 ke Pida 9 yang rosak yang mana sering berlaku kemalangan. Pohon dibaiki semula jalan tersebut lawatan teknikal telah diadakan pada 30 September 2012. Pohon peruntukan daripada UPEN. Kelulusan peruntukan belum diterima. Pohon lampu jalan untuk jalan utama Kg Sanglang. Tindakan:KPPD[Pembangunan]
12

5.2

Bahagian Pembangunan Unit Perolehan Bekalan Ketua Pembantu Tadbir melaporkan mengenai:5.2.1 Daftar e-Sinar Daftar keseluruhan 1,821. Makluman lain tidak dapat diperolehi oleh kerana terdapat sytem error . Sebanyak 14 Pesanan Kerajaan dan 2 Inden Kerja telah dikeluarkan. 5.2.2 Pembayaran Elaun MKK/Komuniti Daerah Kubang Pasu telah selesai dibayar pada 4 Oktober 2012 yang lalu. Semua Pengerusi dan Setiausaha MKK telah mengambil elaun masing-masing. Tindakan:Makluman

5.3

Bahagian Pentadbiran/Kewangan 5.3.1 Puan Penolong Pegawai Tadbir [Eksekutif] melaporkan mengenai prestasi perbelanjaan mengurus seperti lampiran C berkelat. 5.3.2 Baki peruntukan untuk Kod OBKL 21000 RM105.85 dan Kod OBKL 29000 RM10,141.89 Pihak Pejabat Kewangan Negeri Kedah telah melulusakan peruntukan tambahan untuk gaji sebanyak RM234,551.12 dan pihak PDKP akan membuat viremen untuk menampung kekurangan Kod OBKL 21000 sebanyak RM23,492 untuk 4 bulan bayaran. Permohonan telah dihantar ke Pejabat Kewangan Negeri untuk kelulusan pindah peruntukan pada 25 Oktober 2012. Peratus perbelanjaan mengurus B.40 sehingga 23 Oktober 2012 ialah 80.84%. Tindakan:Makluman Hal-Hal Lain 5.4.1 Pembelian Trunk Radio [Walkie Talkie] Maklumat daripada Pembantu Tadbir Aset pendaftaran 1 unit RM100, Lesen RM40 untuk setiap unit dan harga setiap unit trunk radio ialah RM1,500.00

5.4

13

5.4.2 Taklimat Penubuhan Komputer Emergency Respond Team. Pusat Teknologi Maklumat minta lantik: a. CIO [Pegawai Daerah/KPPD] b. CSO [Juruteknik Komputer] Surat perlantikan telah dihantar ke Pusat Teknologi Maklumat Negeri Kedah pada 16 Oktober 2012 yang lalu. Tindakan:Makluman 5.4.3 Baju Korporat Mesyuarat diberi maklum bahawa Baju Korporat PDKP akan disiapkan selepas Hari Raya Korban 1433H. Tindakan:Bendahari Badan Kebajikan dan Rekreasi Kakitangan PDKP 5.4.4 Pembantu Tadbir Penghulu Mukim Pelubang membangkitkan mengenai ketiadaan bilik air/tandas untuk Pejabat Penghulu Mukim Pelubang/Wang Tepus. Peruntukan sebanyak RM19,000 diperlukan bagi menyediakan tandas dan bilik air baru. Permohonan telah diajukan kepada UPEN. Setelah pihak UPEN membuat pindah peruntukan, peruntukan akan disalurkan kepada PDKP. Tindakan: KPPD[Pembangunan] 6.0 PENANGGUHAN MESYUARAT Mesyuarat ditangguh jam 11.50 pagi
Minit mesyuarat dicatat oleh:Puan Noraini binti Sudin Minit mesyuarat disemak oleh:Encik Afizudin bin Dato Paduka Mohd Saad

14