brainstorming, Matriz GUT, 5w2h, Cronograma/Organograma/Fluxograma e Layout pdc

1 CRONOGRAMA O cronograma um instrumento de planejamento e controle semelhante a um diagrama, em que so definidas e detalhadas minuciosamente as atividades a serem executadas durante um perodo estimado. A nvel gerencial, um cronograma um artefato de controle importante para levantamento de custos dos custos de um projeto e, a partir deste artefato, pode ser feita uma anlise de viabilidade antes da aprovao final para a realizao do projeto. O cronograma uma importante ferramenta que possibilita o detalhamento de atividades a serem executadas em um espao de tempo predeterminado. Seu uso de grande vantagem pois permite a execuo de um trabalho de forma rpida e precisa. Tambm possibilita o levantamento de custos de um projeto antes da execuo do mesmo para saber se ser vivel ou no. A diviso dos perodos variam em dias, semanas, quinzenas, meses, bimestres e etc.., enfim de acordo com os critrios estabelecidos. Entre as importncias de se fazer um cronograma, podemos verificar: Estabelece uma data para a entrega de um produto ou servio Controla o andamento e desenvolvimento do projeto Mantm o compromisso dos responsveis Mede a lucratividade ou o prejuzo de um projeto Tipos de Cronograma: Alto nvel: Mostra somente marcos importante Nvel intermedirio: Mais descritivo quanto aos requisitos, anlises e projetos, acompanhado pelo gerente. Baixo nvel: mostra um acompanhamento em dias. A maior importncia de um cronograma est em identificar o chamado Caminho Critico (conjunto de tarefas ligadas a uma ou mais tarefas que no

possuem uma margem de atraso). atravs dessa tcnica que o indivduo consegue utilizar mtodos de controle, com o intuito de aumentar a probabilidade do sucesso de um projeto. De forma projetual simples, um cronograma resume-se a: Listagem de atividades a serem desenvolvidas; Estipular um tempo de durao para cada uma delas; Determinar os recursos das atividades; Determinar quais as dependncias entre essas atividades; Definir um calendrio para os recursos; Definir uma data para o inicio do projeto; Realizar o nivelamento dos recursos; Identificar e analisar o Caminho Crtico; Definir uma linha de base; Dar incio ao controle e monitoramento do projeto. Lembrando, que esses passos so usados apenas em cronogramas direcionados Gesto de Projetos. Quando o trabalho realizado por uma equipe, esse cronograma pode ser mais detalhado. Isso serve para que todos os envolvidos saibam qual o seu dever dentro do projeto. Modelos de Cronograma Figura 1.1 Cronograma para realizao de processo seletivo

Figura 1.2 Cronograma de Atividades

Figura 1.3 Cronograma de Projetos

2 ORGANOGRAMA O organograma um grfico que representa a estrutura formal de uma organizao. Credita-se a criao dos primeiros organogramas ao norte americano Daniel C. McCallum, administrador de ferrovias, no ano de 1856. Os organogramas mostram como esto dispostas unidades funcionais a hierarquia e as relaes de comunicao existentes entre estes. Os rgos ou departamentos so unidades administrativas com funes bem definidas. Exemplos de rgos: Tesouraria, Departamento de compras, Portaria, Biblioteca, Setor de Produo, Gerencia Administrativa, Diretoria Tcnica, Secretaria, etc. Os rgos possuem um responsvel, cujo cargo pode ser chefe, supervisor, gerente, coordenador, diretor, secretrio, governador, presidente, etc. Normalmente tem colaboradores ( funcionrios ) e espao fsico definido. Num organograma, os rgos so dispostos em nveis que representam a hierarquia existente entre eles. Em um organograma vertical, quanto mais alto estiver o rgo, maior a autoridade e a abrangncia da atividade.

Organograma uma representao grfica do ambiente interno e da estrutura organizacional da empresa sob um determinado aspecto ou ponto de vista, procurando representar a situao formal da hierarquia, as linhas de comunicao aplicadas empresa, a disposio dos rgos da empresa e a estrutura do poder e da autoridade, e, em casos, o perfil, os indicadores de seus ocupantes e as possveis relaes como o ambiente externo. Sob o ponto de vista desta definio, o analista de OSM possui uma visualizao global da empresa, com determinadas vantagens/desvantagens apresentadas no Quadro 2.1 Vantagens e desvantagens do organograma. Quadro 2.1 Vantagens e desvantagens do organograma. Vantagens - visualiza de imediato os rgos de linha e de assessoramento. - relaciona quem quem na estrutura existente. - indica a relao entre os rgos. Desvantagens - esttico, no acompanhando as mudanas nos rgos. - no indica todas as relaes e situaes estruturais existentes. - altamente formal.

- informa as relaes diretas e indiretas - no representa o poder, indicando apenas (subordinao e chefia). posies. permite interpretaes errneas e

- possibilita um conhecimento formal das comunicaes.

incompletas.

- demonstra a importncia dos rgos em - no acompanha as mudanas nas termos de hierarquia. atividades importantes dos rgos.

- deve ser claro, simples, preciso e ter - pode ser complexo, impreciso, com esttica e equilbrio. informaes desnecessrias.

Tipos de organogramas: Clssicos O organograma clssico tambm chamado de vertical. o mais comum tipo de organograma, elaborado com retngulos que representam os rgos e linhas que fazem a ligao hierrquica e de comunicao entre eles. Figura 2.2, figura 2.3. No clssicos - So todos os demais tipos como abaixo:

Em barras representados por intermdio de longos retngulos a partir de uma base vertical, onde o tamanho do retngulo diretamente proporcional importncia da autoridade que o representa. Figura 2.4

Radial circular setorial (setorgrama ou departamentograma) So elaborados por meio de crculos concntrios, os quais representam os diversos nveis de autoridade a partir do crculo central, onde localiza-se a autoridade maior da empresa. Figura 2.5

Radial ou solar misto seu objetivo mostrar o macrossistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial. Lambda apresentam apenas grupos de rgos que possuam caractersticas comuns. Bandeira apresentam grupos de rgos que possuem uma misso especfica e bem definida na estrutura organizacional, normalmente em quatro nveis. Organograma Linear de Responsabilidade (OLR) possui um diferenciador em relao aos demais organogramas, pois a sua preocupao no apresentar o posicionamento hierrquico, mas sim o inter-relacionamento entre diversas atividades e os responsveis por cada uma delas.

Informativo apresenta um mximo de informaes de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa.

EXEMPLOS DE ORGANOGRAMAS: Figura 2.2 Organograma Estrutural

Figura 2.3 Organograma Funcional

Figura 2.4 Organograma em Barras

Figura 2.5 Organograma Circular (Setorgrama).

3 FLUXOGRAMA O fluxograma uma tcnica de representao grfica que se utiliza smbolos previamente convencionados, permitindo a descrio clara e precisa do fluxo, ou sequncia, de um processo, bem como sua anlise e redesenho. O fluxograma tem por caractersticas, padronizar a representao dos mtodos e os procedimentos administrativos, bem como proporcionar maior rapidez na descrio dos mtodos administrativos. Facilitando a leitura o entendimento a localizao e a identificao dos aspectos mais importantes. Proporciona tambm uma maior flexibilidade e um melhor grau de anlise no fluxo de um processo. O fluxograma pode ser definido tambm como um o grfico em que se representa o percurso ou caminho percorrido, por exemplo, um determinado documento atravs dos vrios departamentos da organizao, bem como o

tratamento que cada um vai lhe dispensando. A existncia de fluxogramas para cada um dos processos fundamental para a simplificao e racionalizao do trabalho, permitindo a compreenso e posterior otimizao dos processos desenvolvidos em cada departamento ou rea da organizao. Ou seja o objetivo do fluxograma e sua importncia esto no fato de constituir o mais poderoso instrumento para simplificao e racionalizao do trabalho, permitindo um estudo acurado dos mtodos, processos e rotinas. Assim como o organograma o instrumento grfico capital para estudo da estrutura de uma empresa, o fluxograma o para estudo do seu funcionamento. Fluxograma o grfico em que se representam as unidades de trabalho de um rgo ou empresa, o curso do trabalho atravs dessas unidades, isto , a situao de relacionamento entre elas, e as tarefas realizadas por essas unidades. O fluxograma auxilia o trabalho de organizao, quer na fase de levantamento, quer na de planejamento, da seguinte maneira: Permitindo compreender ou estabelecer, com clareza e facilidade as relaes por vezes intrincadas e emaranhadas, entre as unidades simples ou complexas de trabalho. Possibilitando identificar, na empresa em estudo, as relaes que possam ser eliminadas ou devem ser alteradas. Estabelecendo nos dois casos acima, a identificao das fases de execuo, que melhor ficariam situadas noutro ponto do fluxo de trabalho. Permitindo identificar e suprimir os movimentos inteis de um elemento qualquer, (um requerimento, por exemplo). Atravs dos fluxogramas possvel visualizar coisas como: Quais operaes so realizadas Onde e quem realiza as operaes Quais as entradas e sadas Como fluem as informaes Quais os recursos gastos no processo Qual o volume de trabalho Qual o tempo de execuo, parcial ou total Permite viso ampla de todo o processo Eles tambm so capazes de evitar:

Dupla interpretao pelo padro dos smbolos Falhas de funcionamento e gargalos Complexidades desnecessrias Tipos de Fluxograma Existem basicamente, dois tipos de fluxogramas: o fluxograma vertical e o fluxograma horizontal com suas variaes, (horizontal descritivo e por isso mais apropriado ao levantamento de informaes e o fluxograma horizontal de colunas, mais usado na etapa de anlise das informaes). Fluxograma Vertical destinado rotina simples em seu processamento analtico em uma unidade

organizacional. Consiste em um modelo para ser impresso e usado como um formulrio para o levantamento de dados em processos administrativos. O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento por ser um formulrio padronizado e a capacidade de manter clareza na apresentao e facilidade de leitura. Figura 3.1 Fluxograma Vertical

Descrio dos campos do formulrio: Identificao do formulrio. Fluxograma vertical Smbolos. Nesta rea esto os smbolos e descries daqueles que representam as operaes do processo em estudo. Totais. O nmero de vezes em que ocorreu esse smbolo, ou operao. Tipo de rotina. A identificao do processo em estudo, inclusive se atual ou proposto. Setor. Identificao da unidade organizacional responsvel pelo processo, da equipe de analistas e a data de emisso do formulrio. Ordem. O nmero da ordem sequencial em que ocorreram as atividades do processo em estudo. Setor (de baixo). Identificao dos setores envolvidos no processo.

Descrio dos passos. Descreva de forma direta e assertiva as atividades do processo. Para preencher todos os campos, basta pintar com caneta os smbolos que correspondem atividade descrita na coluna descrio dos passos e ligar os smbolos com uma linha para identificar o fluxo das atividades. Figura 3.2 Fluxograma Vertical

Figura 3.3 Diagrama de Processos

Figura 3.4 Fluxograma Vertical, Smbolos e seus Significados.

Fluxograma Horizontal

Esse tipo de fluxograma procura descrever um processo de maneira horizontal. Tanto a elaborao quanto a leitura so feitas como se estivesse escrevendo ou lendo, ou seja, da esquerda para a direita, utilizando smbolos e convenes previamente definidos. Existem duas variveis desse tipo de fluxograma, o descritivo e o de colunas. Fluxograma horizontal descritivo Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades, dos documentos e das informaes que circulam em um processo, por meio de smbolos padronizados. A elaborao feita como se estivesse escrevendo, s que no lugar de somente palavras so utilizados smbolos e palavras que permitem a descrio do fluxo do processo de maneira clara e precisa. Fluxograma horizontal de colunas Esse tipo de fluxograma difere do descritivo no que se refere maneira de representar graficamente as reas envolvidas no processo. Elas so apresentadas em colunas, o que permite que se tenha uma viso completa, clara e precisa de tudo o que acontece em determinada rea, e dela em relao s demais.

Figura 3.5 Simbologia de Fluxogramas

EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS HORIZONTAIS

Figura 3.6 Fluxograma horizontal descritivo

Figura 3.7 Fluxograma horizontal de colunas

Tcnicas de desenho de fluxogramas Podemos desenhar um fluxograma manualmente ou com a utilizao de softwares que rodam em microcomputadores, oferecendo uma gama muito grande de recursos que nos ajudam na elaborao de um fluxo de processo. No fluxograma vertical, como se trata de formulrio impresso, o desenho do fluxo est restrito ao preenchimento de alguns campos. A elaborao, ou desenho de um fluxograma horizontal, tanto o descritivo como o de colunas requer algumas regras bsicas: Dispor de gabaritos, que correspondem a rguas que contm os smbolos convencionais; Os smbolos devem ter tamanhos e formas bem uniformes e guardar a devida proporo entre si; O tamanho do desenho do fluxo varia de acordo com a complexidade do processo em estudo, e o tamanho ideal aquele que permite visualizar o processo sem grandes movimentos, tanto lateral como verticalmente; O desenho deve ser da esquerda para a direita e de cima para baixo, como se estivesse escrevendo; Deve-se utilizar lpis, ou lapiseira, pois permitem alteraes mais rpidas, bastando para isso apagar o que se deseja modificar; O desenho deve reservar espaos para identificao do fluxograma, ou seja: nome da empresa, processo, data, verso e executante. A informtica dispe de vrios softwares que permitem o desenho de fluxograma, possibilitando ganho de produtividade muito grande. Como referencial podemos citar os seguintes softwares: Visio Standard: software destinado elaborao de variados desenhos tcnicos; FlowChart: software especfico para desenho de fluxogramas; Process Chart: software especfico para anlise e desenho de processos;

Excel, PowerPoint e Word: so softwares que permitem o desenho de fluxograma com a utilizao de smbolos que so padres mundiais;

4 CONCLUSO Entendemos que o cronograma, o organograma e o fluxograma constituem ferramentas indispensveis para se desenvolver uma gesto eficiente e com mais qualidade, pois propiciam ao gestor condies de desenvolver um planejamento voltado a projetos e processos, sem se ter grandes custos com a sua formulao. , obtendo-se

uma maior compreenso da forma mais correta de executa-los. Desta forma se consegue ganhar tempo descobrindo onde esto localizados os vcios do processo e os gargalos eliminando os vcios no processo, eliminando os gargalos reduzindo assim os custos e aumentando a eficincia e a lucratividade.