Aprobat ____ _________2011 _____________________

Administrator S Vamservinform Regulamentul Planificarea plilor sptmnale ale S Vamservinform

1. Cerine generale. 1. Planificarea plilor sptmnale n .S. Vamservinform (decontrile n numerar sau prin virament) se realizeaz n
conformitate cu regulamentul curent, alte acte normative, spre instaurarea ordinii n ntreprindere. 2. Planificarea plilor sptmnale se nfptuiete n scopul: garantrii executrii bugetelor lunare aprobate ca factor de baz al stabilitii finanrii business proceselor; formulrii procedurilor de gestiune prin necesitatea ntroducerii schimrilor n planurile financiare n cazuri nestandarde; meninerii sistemului centralizat al controlului plan-fact real a micrii mijloacelor bneti; perfecionarii manevrrii resurselor bneti i controlul eficient asupra utilizrii lor. 3. Planificarea plilor sptmnale se subordoneaz direciei eviden contabil i analiz economic i se desfoar sub controlul i n baza rspunderii personale a administratorului .S. Vamservinform. Tehnologia i metoda planificrii plilor sptmnale se stabilete n concordan cu regulamentul curent, ordinele administratorului .S. Vamservinform. 2. Planificarea financiar operativ. Planificarea plilor sptmnale se nfptuiete n conformitate cu bugetele lunare, care se pregtesc de catre Secia planificare i analiz economic. Pe baza bugetelor lunare, persoana responsabil al SPAE pregtete i prezint spre aprobare comitetului bugetar Bugetul sptmnal. Bugetul sptmnal se ndeplinete pentru urmtoarea sptmn financiar n baza cererii spre plat(forma se anexeaz): sptmna financiar se ncepe smbt i se finalizeaz vineri. Cererea spre plat a mijloacelor bneti (de pe cont bancar, cont valutar, casa) se ntocmete n urmtorul mod: 2.1. Iniiatorul cererii spre plat trebuie s ndeplineasc urmtoarele cmpuri n cerere: Data ntocmirii data scrierii cererii spre plat; Destinaia plii descrierea prescurtat a lucrrilor, serviciilor, sau mrfurilor; Denumirea mrfurilor, lucrrilor, serviciilor cantitatea, descrierea complet a mrfurilor, lucrrilor, serviciilor cu indicarea cantitii; Iniiatorul cererii se indic denumirea subdiviziunii, numele, prenumele, patronimicul, semntura, data ntocmirii cererii; Alte cmpuri dup necesitate. Cererea va fi prezentat efului subdiviziunii pentru viz i transmis n secia logistic. 2.2. Secia logistic va ndeplini urmtoarele cmpuri n cerere: Furnizor (sau persoana responsabila) se identific furnizorul, ce acord marfa sau efectueaz lucrri,execut servicii, sau care va acorda marfa sau va efectua lucrri, va executa servicii i se ncheie contractual de procurare mrfuri sau prestri servicii(dac nu este contract); Denumirea mrfurilor, lucrrilor, serviciilor, nr. contractului - descrierea complet a mrfurilor, lucrrilor, serviciilor cu indicarea cantitii, preului, i sumei, totodat se indic numrul contractului ncheiat cu furnizorul; 2.3 Direcia eviden contabil i analiz economic trebuie s ndeplineasc urmtoarele cmpuri n cerere: Data presupus a plii data transferrii mijloacelor bneti de pe cont (bancar, valutar), sau din casa Pltitorului (persoan juridic, ce reprezint .S. Vamservinform) pe cont (bancar, valutar) sau n casa furnizorului de mrfuri, lucrri, servicii (contragentul ce acorda pltitorului lucrri, servicii sau marf); Suma plii se indic suma plii; Forma plii se indic forma plii, fie din cas, fie de pe cont bancar, valutar); Ordinea de plata se indic ordinea plii, fie n avans, fie plata efectv (de facto), fie la termen;

Pltitor (persoan juridic) .S. Vamservinform; Articolul de buget indic detaliat destinaia plii, pentru persoana responsabil pe baza acestor date s poat identifica codul bugetului lunar aprobat. 2.2. Cererea spre plat este vizat de conductorul subdiviziunii ntru obiectivitatea, argumentarea i oportunitatea plii planificate; n caz c plata nu este menionat n buget, sau e suprabuget, conductorul subdiviziunii are dreptul s utilizeze mijloace bneti din alt cod al bugetului lunar aprobat n direcia sa cu obligaia indicrii n cmpul articol bugetar din contul crui articol se planific plata suprabugetar. 2.3. Secia logistic prezint cererea spre plt la contabilitate, contabilului rspunztor de evidena sectorului conform creia se prezint cererea spre plat; Contabilul sectorului este obligat: s verifice documentele in baza caruia se initiaza plata; s deschid borderoul decontarilor reciproce (analiza subcontului cu furnizorul din programa contabila) cu furnizorul de mrfuri, lucrri, servicii (prin prezena istoriei cooperrii cu datele agentului economic; s anexeze la cererea spre plat borderoul decontarilor reciproce cu furnizorul de mrfuri, lucrri, servicii; dac n cererea spre plat nu se indic corect suma plilor, ordinea plii, pltitorul (persoan juridic), nr contractului, denumirea mrfurilor, lucrrilor, serviciilor atunci contabilul sectorului trebuie s fac corectrile necesare, sau s o ntoarc iniiatorului pentru a corecta cererea spre plat; dac n cererea spre plat se indic corect Suma pii, ordinea plii, pltitorul (persoan juridic), nr. Contractului, denumirea mrfurilor, lucrrilor, serviciilor contabilul sectorului trebuie s semneze n cererea spre plat (NPP, semntura, data); s ntoarc cererea spre plat iniiatorului. 2.4. Iniiatorul cererii spre plat vizeaz cererea la contabilul ef . Contabilul ef este obligat: s verifice existena semnturilor, descifrarea semnturii, data semnrii n cererea spre plat a contabilului de sector; dac ele lipsesc atunci cererea nu se accept spre examinare, dac ele sunt prezente n cererea spre plat, atunci: sa intervin cu aciuni corective n secia contabilitate; contrazicerea platii cu legislatia in vigoare. 2.5. Cererea spre plat se vizeaz de catre specialistul SPAE. Specialistul SPAE este obligat: s verifice existena semnturilor, descifrarea semnturii, data semnturii n cererea spre plat a contabilului de sector i contabilului ef, dac ele lipsesc, atunci cererea nu se accept spre examinare, dac ele sunt prezente n cererea spre plat, atunci: se indic articolul bugetar dac cererea spre plat corespunde articolului bugetar lunar, dar suma (fie sporete pe parcursul lunii curente), cererea nu corespunde bugetului lunar, atunci: se ndeplinete cmpul articolul bugetar - se indic articolul bugetar i denumirea lui; se ndeplinete cmpul suma suprabuget, indicarea cruciuliei n ptrelul opus cmpului suma suprabuget, si se indic suma suprabuget; dac cererea spre plat nu corespunde articolului bugetului lunar, atunci: se ndeplinete cmpul articolul bugetar se indic articolul bugetar i denumirea lui; se ndeplinete cmpul neplanificat - indicarea cruciuliei n ptrelul opus cmpului neplanificat; se ndeplinete cmpul specialistului SPAE indicarea numelui, prenumelui, numelui de familie, semnturii, indicarea dii. Atenie: cererile de plat primite de specialistul SPAE vineri, dup ora 10.00 se includ n bugetul urmtor sptmnii financiare curente ( de exemplu, cererile sptmnale primite dup ora 10.00 vineri pe 30.01 vor fi incluse n bugetul sptmal pe perioada din 09.02 pn la 15.02). Cererile necesare plii urgente, ce nu sunt incluse n buget pe urmtoarea sptmn financiar nu se pltesc fr acordul administratorului sau n lipsa administratorului fr acordul vice - administratorului numai pentru pli urgente. 3. Ordinea formulrii bugetului sptmnal. n fiecare vineri pn la 10.00 contabilul ef prezint specialistului SPAE prognoza finanrii pentru sptmna viitoare i restul mijloacelor financiare pe toate conturile companiei la sfritul zilei (luni); 2

Dup primirea cererilor spre plat n termenul convenit, specialistului SPAE ntocmete bugetul plilor pe urmtoarea sptmn financiar n forma cuvenit i l prezint vineri pn la 16.00 Comitetului Bugetar cu anexele cererilor spre plat grupate pe centre responsabile de finane conform structurii organizatorice i financiare aprobate de administrator. Sptmnal vineri la 16.00 se petrece Comitetul Bugetar;

La Comitetul Bugetar, specialistul SPAE prezint bugetul planificrii cererilor spre plat sptmnal i intrrile pe sptmna curent i nfptuirea real a bugetului sptmnii trecute cu indicarea % ndeplinirii planului i abaterilor de la bugetul sptmnal pe toate plile i intrrile mijloacelor bneti; La Comitetul Bugetar se examineaz obiectivitatea, urgena, argumentarea i prioritatea plilor pe sptmna financiar curent, lund n consideraie prognoza financiar. Cererile aprobate spre plat pe sptmna financiar curent se semneaz corespunztor de conductorii centrelor financiare. Cererile nesemnate de centrele financiare nu se primesc. La Comitetul Bugetar totodat se examineaz ndeplinirea real a bugetului sptmnal pentru sptmna trecut, se analizeaz abaterile; n aceiai zi, conform hotrrilor luate de Comitetul Bugetar, specialistul SPAE conform necesitii propune schimbri n bugetul sptmnal, semneaz fia n coordonare cu toi conductorii i prezint spre aprobare Administratorului; Bugetul spmnal aprobat se transmite de ctre specialistul SPAE - conductorilor subdiviziunilor pentru ndeplinirea i nfptuirea controlului zilnic al plilor.

4. Infptuirea real a bugetului spmnal 1. Planificarea sptmnal i conducerea operativ (zilnic) se efectueaz de vice-administrator n conformitate cu
aprobarea bugetului sptmnal. Controlul zilnic al nfptuirii plilor reale l efectueaz contabilii de sector. se achit cererile semnate de: iniiatorul cererii, contabilul ef i n ordinea cuvenit de administrator (n lipsa administratorului, vice-administratorul). Contabilii responsabili de cas i banc, nu au dreptul s achite cererea n care lipsete mcar una din semnturile menionate mai sus. Categoric se interzice efectuarea plii (n numerar sau prin virament) fr ntocmirea corespunztoare a cererii spre plat. Pn la a 10:00, zilnic contabilii responsabili de banc i cas, prezint n SPAE registrul zilnic de pli reale pe ziua precedent . Specialistul SPAE, zilnic n baza registrului de pli real primit, introduce plile reale n bugetul sptmnal; Documentele de plat se pstreaz i se prelucreaz n Contabilitate. Toate plile bneti se efectueaz numai n baza alctuirii cererilor, n ordinea cuvenit pentru nfptuirea plii. Nedeplinirea conform planului a cererilor spre plat pe spmna curent (din cauza insuficienei de mijloace bneti .a.) automat se trec pe urmtoarea spmn financiar de catre Specialistul SPAE. Primirea cererilor mai trziu de 10.00 vineri a spmnii curente, vor fi incluse n planul urmtor a sptmnii financiare curente. Nesemnarea cererilor spre plat pe spmna curent de ctre administrator (n lipsa lui, vice-administrator) automat se trec pe urmtoarea spmn financiar Specialistului SPAE.

5. nchiderea documentelor de decontare cu agenii economici. Secia Logistic trebuie pn la data de 15 a lunii ce urmeaz dupa luna n care s-au livrat mrfurile / prestat

serviciile, s prezinte n contabilitate documentele justificative necesare, ce confirm real livrarea mrfurilor / acordarea serviciilor pentru ncheierea tranzaciei cu furnizorul, n a crei adres i-a fost iniiat plata. nclcarea aciunilor acestui punct se aduc la cunotin contabilului ef, pentru primirea deciziei conform situaiei date; La primirea mijloacelor bneti n avans spre decontare, initiatorul cererii trebuie timp de 3 zile dupa folosirea banilor s prezinte n contabilitate decontul de avans semnat i documentele confirmative. nclcarea aciunilor acestui punct se aduc la cunotin contabilului ef, pentru primirea deciziei conform situaiei date; Anual, la 1 noiembrie se desfoar inventarierea decontrilor cu agenii economici. Coordonat: / / / / / 3

___________________________________/ ___________________________________/ ___________________________________/

___________________________________/ ___________________________________/ ___________________________________/ /

/ /