Minit Mesyuarat Pengurusan Pejabat Daerah Kubang Pasu Kali 7/2012

Tarikh: 7 November 2012 (Rabu) Masa:9.30 pagi Tempat:Bilik Gerakan, Pejabat Daerah Kubang Pasu Kehadiran:1. Y.Bhg Dato Abdul Aziz bin Hj Abd Ghani, DSDK., AMK., BCK. - Pengerusi Pegawai Daerah Kubang Pasu

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Puan Amirah Khairiah bt Abdul Latip, BCK. Ketua Penolong Pegawai Daerah [Pembangunan] Encik Afizudin bin Dato Paduka Mohd Saad Penolong Pegawai Daerah [Pentadbiran] Encik Ruslan bin Dato Hj Jamaludin, PCK., BKM. Penghulu Mukim Jitra Encik Azizi bin Haji Abdullah Penghulu Mukim Jeram Tuan Haji Mohamad Ali Mustaza bin Mohamed, PCK., BKM. Penghulu Mukim Naga/Malau Encik Nor Afdzal bin Ahmad Noor, PCK., Penghulu Mukim Keplu/Pering Encik Mohd Hashim bin Abu Hassan, PCK. Penghulu Mukim Bukit Tinggi/Pelubang/Wang Tepus Encik Mohd Amran bin Hanafiah Penghulu Mukim Padang Perahu Encik Sulaiman bin Hashim, PCK. Penghulu Mukim Tunjang Encik Mohd Azlan bin Jusoh Penghulu Mukim Gelong Encik Hasnizam bin Jahari Penghulu Mukim Sungai Laka

13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28.

Encik Azahari bin Shafie Penghulu Mukim Hosba/Kbg Pasu Encik Iskandar Hasdi bin Hj Ismail, PCK. Penghulu Mukim Binjal Encik Diyaodin bin Hj Shaari, PCK. Ketua Pembantu Tadbir [Pembangunan] Encik Hasri bin Osman Ketua Pembantu Tadbir [Pentadbiran] Encik Mohd Zaini bin Rashid, PCK. Juruteknik Kanan Puan Hajjah Rogayah binti Haji Baharom Pembantu Tadbir [KUP] Puan Noraini binti Hashim Pembantu Tadbir [KUP] Puan Kasma binti Bakar Pembantu Tadbir [KUP] Encik Anuar bin Ahmad Pembantu Tadbir [KUP] Encik Subri bin Othman Juruteknik Encik Muhamad Jamili bin Che Nor, PCK. Juruteknik Encik Anwar bin Mat Isa Pembantu Tadbir Puan Norzita binti Marzuki Pembantu Tadbir [Kewangan] Puan Rosmina bt Abu Bakar Pembantu Tadbir Puan Roslina bt Abu Pembantu Tadbir Puan Faridah bt Othman Pembantu Tadbir
2

29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43.

Puan Siti Maryam bt Ariffin Pembantu Tadbir Puan Hasnah bt Awang Kechik Pembantu Tadbir Cik Sabariah bt Shafiee Pembantu Tadbir Encik Ilias bin Darus Pembantu Tadbir Encik Azizan bin Mat Pembantu Tadbir Encik Subri bin Ismail Pembantu Tadbir Puan Azura binti Ahmad Pembantu Tadbir Puan Siti Hajar binti Jamaludin Pembantu Tadbir Puan Siti Muniroh bt Man Pembantu Tadbir Puan Jumuni bt Che Ani Pembantu Tadbir Puan Nuraziah bt Abd Hamid Pembantu Tadbir Puan Fatin Syamimi bt Jamaludin Pembantu Tadbir Puan Nor Ashikin bt Abd Hamid Pembantu Tadbir Encik Zainon b Zakarya, PPL Pemandu Kenderaan Encik Muhamad Afiq Fitri bin Izham Pemandu Kenderaan

44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55.

Encik Che Omar bin Ismail Pemandu Kenderaan Encik Zahrul Shafri bin Zakaria Pemandu Kenderaan Encik Ismail bin Din Pembantu Pejabat Encik Zainol bin Mat Pekerja Rendah Awam Encik Ishak bin Goi, PPL. Pekerja Rendah Awam Encik Jasman bin Aziz Pembantu Pejabat Encik Khaairul Nazad bin Mat Taib Pekerja Rendah Awam Encik Shaiful Anuar b Abd Manaf Pekerja Rendah Awam Encik Farmizie bin Ani Pekerja Rendah Awam Puan Nor Hasila bt Yaakob Pekerja Rendah Awam Puan Raihan Fitri Agustina Puan Noraini binti Sudin Penolong Pegawai Tadbir (Eksekutif) BACAAN DOA 1.1 Bacaan doa disampaikan oleh Encik Mohd Azlan bin Jusoh, Penghulu Mukim Gelong. Pencatat Minit

1.0

2.0

ALUAN PENGERUSI 2.1 Y.Bhg Dato Pengerusi mengucapkan salam serta terima kasih kepada semua yang dapat hadir ke mesyuarat pada pagi ini.

2.2

Y.Bhg Dato Pengerusi mengucapkan tahniah kepada Unit Pembangunan PDKP yang telah menjuarai pertandingan kejohanan bolasepak yang telah diadakan pada 6 November 2012 di Mini Stadium Jitra. Beliau juga mengucapkan tahniah kepada Kelab Kebajikan PDKP yang telah menganjurkan kejohanan tersebut. Program dalaman oleh Kelab Kebajikan PDKP hendaklah dimantapkan lagi dengan subkontraktor/pembekal (pelanggan PDKP) agar dapat melaksanakan projek dengan cepat. Subkontraktor merupakan rakan bersama (collaboration) menuju kepada manfaat bersama - pengukuran kepuasan pelanggan. Y.Bhg Dato Pengerusi seterusnya mengulas mengenai Teknologi Hijau -mengelak pembaziran dengan menggunakan teknologi hijau. Contoh teknologi hijau:Jangan bazir makanan/tenaga/sumber Guna basikal Tinggal dalam kawasan green belt Program kitar semula Y.Bhg Dato juga memperkatakan mengenai Pilihanraya Umum Malaysia ke 13. Tindakan:Makluman

2.3

2.4

2.5

3.0

SOROTAN SEMINGGU 3.1 Aktiviti Seminggu Yang Lalu Seperti lampiran A berkelat. Tindakan:Makluman 3.2 Aktiviti Program Akan Datang Seperti lampiran B berkelat. Tindakan:Makluman

4.0

MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT YANG LALU Minit Mesyuarat Pengurusan Kali 6/2012 bertarikh 24 Oktober 2012 yang lalu dicadang sah oleh Encik Mohd Zaini bin Rashid, Juruteknik Kanan dan disokong oleh Tuan Haji Mohamad Ali Mustaza bin Mohamed, Penghulu Mukim Naga. Tindakan:Makluman

5.0

LAPORAN BAHAGIAN 5.1 Bahagian Pembangunan 5.1.1 Penghulu Mukim Jitra Kejadian ribut pada 13 September 2012 melibatkan rumah runtuh, kepunyaan Encik Jamaludin bin Ali di Kg Sungai Baru, Mukim Jitra. Penghulu Mukim Jitra memaklumkan bahawa tuan rumah telah membaiki sendiri rumah tersebut. Mengenai CSR, mesyuarat telah dimaklumkan bahawa nama-nama badan korporat sedang dikumpulkan. Selain daripada itu Penghulu Mukim Jitra juga pohon mencadangkan supaya tapak RC [Reserve Certificate] pejabat penghulu disewa untuk menampung tabung CSR yang berkenaan. Y.Bhg Dato Pengerusi juga mencadangkan supaya sewa Dewan Utama dinaikkan bagi menampung bayaran utiliti yang semakin meningkat.
Tindakan:KPPD[Pembangunan]/PPD/Ketua Penghulu

5.1.2. Penghulu Mukim Jerlun 2 buah rumah di Mukim Jerlun terlibat dalam kejadian ribut. Mesyuarat diberi maklum bahawa anggaran kos telah disediakan dan peruntukan telah dipohon kepada Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kedah. Belum terima peruntukan.
6

Akan diadakan mesyuarat bagi membentuk J/Kuasa dalam kalangan Penghulu Mukim bagi merealisasikan CSR.
Tindakan:KPPD[Pembangunan]/PPD/Ketua Penghulu

5.1.3 Penghulu Mukim Pering/Keplu Terdapat 2 buah rumah untuk pembaikan yang diluluskan peruntukan, Chik binti Daud-Bukit Kalong dan Othman bin Abdullah Kg Stesyen, Mukim Keplu Chik binti Daud dan Kg Stesyen, Mukim Keplu, belum dapat dilaksanakan lagi. Pembaikan dibawah gotong royong yang tidak dapat dilaksanakan dan dipindah ke PDKP untuk dilaksanakan oleh kontraktor. Mesyuarat diberi maklum bahawa inden kerja telah dikeluarkan. Kerja-kerja pembaikan telah siap disempurnakan, bayaran dalam proses.
Tindakan: Ketua Pembantu Tadbir[ Pembangunan]

Permohonan pembaikan rumah oleh Encik Ahmad Zambri bin Napiah kepada PDKP. Anggaran kos untuk pembaikan ialah sebanyak RM12,000, permohonan peruntukan telah dipohon kepada UPEN dan telah daftar e-Sinar. Kelulusan peruntukan belum diperolehi. Mesyuarat diberi maklum supaya perkara ini disusuli
Tindakan:Ketua Pembantu Tadbir[Pembangunan]

5.1.4 Penghulu Mukim Jeram Peruntukan diluluskan tetapi tidak dapat dilaksanakan yang mana perlaksanaan kelulusan ditarik balik peruntukan untuk 2 orang sebanyak RM5,000 [pembelian mesin jahit]. Catatan: Peruntukan Projek TAHAP [infrastruktur] untuk pembelian bekalan [tidak dibenarkan]. Mesyuarat telah mengambil ketetapan bahawa pembelian ini akan diambil kira dalam J/Kuasa yang akan dibentuk [ CSR ].
Tindakan:KPPD[Pembangunan]/PPD/Ketua Penghulu 7

Kejadian ribut/puting beliung pada 14 Oktober 2012 melibatkan 9 buah rumah di Permatang Gelok yang mana 3 buah mengalami kerosakan teruk dan selebihnya kerosakan kecil. Kejadian ribut pada tarikh yang sama melibatkan 1buah rumah di Kg Matang Pinang. Mesyuarat diberi maklum bahawa daripada 10 buah rumah tersebut, 8 buah rumah telah siap diperbaiki dengan menggunakan peruntukan daripada Akaun Pegawai Daerah, bekalan dihantar dulu oleh pembekal. Permohonan peruntukan telah dihantar ke Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kedah. Tindakan:Juruteknik Kanan 5.1.5 Penghulu Mukim Naga Y.Bhg Dato Pengerusi menyarankan supaya ditubuhkan J/Kuasa Bencana Peringkat Mukim, supaya dapat memberi pelajaran/pendidikan kepada penduduk agar dapat berdikari semasa banjir/bencana berlaku. Modul Pengurusan diimplementasikan. Menghadapi Banjir juga boleh

Selain daripada itu J/Kuasa Bencana Peringkat Mukim juga berperanan dalam menyediakan maklumat [laluan aliran air banjir] dalam bentuk slide dan juga menyenaraikan Pusat Pemindahan mangsa banjir. Mesyuarat diberi maklum bahawa slide telah dikemaskini sepertimana kehendak Puan KPPD[Pembangunan], mengikut aliran sungai seperti dalam peta dan juga senarai Pusat Pemindahan Banjir. Tindakan: J/Kuasa Bencana Daerah Mesyuarat dimaklumkan bahawa Penghulu Mukim Naga telah menerima aduan daripada penduduk kampung mengenai penutupan jalan mini tar dan pemindahan laluan elektrik di Kg Baru, Tanjung Pauh, telah dimajukan aduan tersebut kepada Pentadbir Tanah Daerah Kubang Pasu untuk tindakan seterusnya. Tindakan:Pentadbir Tanah Daerah Kubang Pasu

Pada 30 Oktober 2012 telah berlaku kejadian rumah terbakar, tuan punya rumah Encik Tajudin bin Jaafar [ sakit mental]. Laporan polis telah dibuat. Pusat Khidmat Dun Air Hitam dan MKK Mukim Naga telah memberi sumbangan segera. Pihak JKM telah turun padang mengadakan tinjauan dan menyediakan laporan, bantuan belum diperolehi. Tindakan:Makluman Pihak Ceramic World Alor Setar akan mengadakan Hari Mesra Pelanggan White Horse Ceramic di Kawasan Perusahaan Mergong 11, pada 10 November 2012, dan menjemput semua warga Mukim Naga ke majlis tersebut bagi memberi sokongan. Y.Bhg Dato Pengerusi berhasrat supaya setiap mukim mengadakan program untuk membolehkan tabung bencana diisi dengan CSR Tabung Bencana dan Pembangunan Mukim . Mesyuarat dimaklumkan mengenai aktiviti Dewan Orang Ramai Kg Telaga Tongka, Alor Biak, Mukim Naga yang beroperasi pada setiap hari Isnin. Tindakan:Makluman 5.1.6 Penghulu Mukim Padang Perahu Program untuk baiki 2 buah rumah secara gotong royong di Kg Pulau Tok Ubin dan Kg Imam dalam proses perlaksanaan. Mesyuarat dimaklumkan bahawa kerja-kerja dilaksanakan. Siap perlaksanaan sebanyak 80%. sedang

Tindakan:Penghulu Mukim Padang Perahu

5.1.7 Penghulu Mukim Ah/Putat Kerosakan jalan kampong Pida 4 perlu dibaiki melibatkan jalan sepanjang 1 km. Mesyuarat dimaklumkan bahawa permohonan peruntukan telah dipohon daripada UPEN, kelulusan peruntukan belum diterima. Isu tidak sesuai diturap dengan tar jalan ladang yang dilalui oleh kenderaan dan juga mesin pembajak/menuai. Puan KPPD [Pembangunan] telah mengarahkan supaya diadakan rundingan antara PPK/MADA untuk membincangkan mengenai jalan penyelesaian sebelum diturap baru. Tubuh J/Kuasa asing bagi membincangkan perkara ini. J/Kuasa telah diwujudkan. Y.Bhg Dato Pengerusi maklum supaya diadakan pelan jangka panjang dan berkala bagi mengatasi masalah ini. Beliau juga mengarahkan supaya ditampung jalan dulu bagi melihat ketahanan jalan sepertimana yang telah dilakukan oleh Pejabat Daerah Kota Setar contoh:Kg Alor Belat. Tindakan:KPPD[Pembangunan] 5.1.8 Penghulu Mukim Temin Pembelian bekalan berupa 2 buah mesin pertukangan kayu belum dapat dilaksanakan lagi walaupun telah bermesyuarat [TAHAP] sebanyak 2 kali pada tahun ini. Mesyuarat telah mengambil ketetapan bahawa pembelian ini akan diambil kira dalam J/Kuasa yang akan dibentuk [ CSR ]. Tindakan:KPPD[Pembangunan]/PPD/Ketua Penghulu. 5.1.9 Penghulu Mukim Bukit Tinggi/ Wang Tepus/Pelubang Banjir kilat pada 13-14 September 2012 yang lalu melibatkan Kg Paya Kerchut dan Taman Tunku Anum, sudah maklum kepada MDKP, lawatan telah dilakukan oleh Pegawai Perancang MDKP.

10

MDKP telah pohon peruntukan, selepas mendapat kelulusan peruntukan kerja-kerja akan dilaksanakan. Y.Bhg Dato Pengerusi memaklumkan bahawa lawatan telah dibuat dan didapati air yang akan disalirkan melalui pembentung tersebut akan melalui tanah [lot] orang perseorangan. Adalah lebih praktikal sekiranya retention pond disediakan oleh Kolej Heights. Tindakan:MDKP Bagi Kg Tepi Alor dan Jalan Kg Naga, pihak JKR akan menambah pembentung bagi mengatasi masalah banjir kilat dikawasan tersebut. Tinjauan telah dibuat oleh JKR, permohonan peruntukan telah dilaksanakan, sedang menunggu peruntukan. Tindakan:JKR Laporan Sinar Harian bertarikh 5 November 2012, mesyuarat dimaklumkan bahawa telah berlaku kebakaran ke atas gudang ayam di Kg Huma, didapati berhampiran dengan rumah Mansor bin Jhan yang mana melibatkan tingkap dan motor penghawa dinginnya rosak. Tindakan:Makluman 5.1.10 Penghulu Mukim Sungai Laka Terdapat pemaju perumahan yang menambak tanah untuk projek perumahan melebihi aras jalan di Kampong Padang Pasir yang mana ini akan mengakibatkan berlakunya banjir di kawasan berdekatan. Mesyuarat dimaklumkan bahawa satu perjumpaan diantara Pengurus Projek dengan penduduk kampong telah diadakan pada 15 Oktober 2012 yang lalu bagi menerangkan mengenai struktur perparitan yang akan dibina selepas selesai projek perumahan tersebut. Tindakan:Makluman

11

5.1.11Penghulu Mukim Tunjang Mesyuarat dimaklumkan bahawa Jalan Pida 3 akan dilaksanakan oleh JKR dengan kos sebanyak RM3 juta. Lawatan tapak [jambatan] telah dilaksanakan oleh PDKP. JKR perlu membuat kajian tanah terlebih dahulu sebelum peruntukan untuk membina jambatan dipohon daripada UPEN. PDKP telah meletakkan papan tanda melarang digunakan jambatan tersebut dan tidak akan bertanggungjawab sekiranya berlaku sebarang kemalangan. Anggaran kos untuk membina jambatan ialah sebanyak RM200,000[termasuk kajian tanah]. Permohonan peruntukan telah dimajukan kepada UPEN. Tindakan: KPPD[Pembangunan] Laporan Sinar Harian pada 6 November 2012 mengenai rumah rebah [uzur] kepunyaan 2 beradik Zulfadli dan Zulhelmi di Pida 4, Penghulu Mukim Tunjang dipohon menyediakan laporan. Tindakan:Penghulu Mukim Tunjang 5.1.10 Penghulu Mukim Hosba/Kubang Pasu Gugur daripada minit kerosakan jalan di Wang Perah telah dibaiki oleh JKR. Tindakan:Makluman Mesyuarat dimaklumkan bahawa pembaikan Surau Kg Ludap, Mukim Hosba dilakukan secara gotong royong oleh MKK dengan kos bekalan sebanyak RM12,000. Kerja baikpulih belum sempurna sepenuhnya. Tindakan:Penghulu Mukim Hosba/Kbg Pasu

12

5.1.13Penghulu Mukim Binjal Pencerobohan tanah ditapak pejabat Penghulu Mukim Binjal oleh PPK. Mesyuarat memutuskan pihak PPK Asun membersihkan keseluruhan kawasan tapak pejabat tersebut tanpa membayar ganti rugi. Surat telah diajukan kepada pihak PPK Asun bertarikh 23 Oktober 2012 yang lalu. Y.Bhg Dato Pengerusi pinta perkara ini dipantau oleh Penghulu Mukim Binjal. Tindakan:Penghulu Mukim Binjal 5.1.14Penghulu Mukim Sanglang Penghulu Mukim Sanglang menerima aduan daripada MKK mengenai jalan daripada Pida 13 ke Pida 9 yang rosak yang mana sering berlaku kemalangan. Pohon dibaiki semula jalan tersebut lawatan teknikal telah diadakan pada 30 September 2012. Pohon peruntukan daripada UPEN. Kelulusan peruntukan belum diterima. Pohon lampu jalan untuk jalan utama Kg Sanglang. Tindakan:KPPD[Pembangunan] 5.2 Bahagian Pembangunan Unit Perolehan Bekalan Ketua Pembantu mengenai:Tadbir [Pembangunan] melaporkan

5.2.1 Daftar e-Sinar Daftar keseluruhan 1,915 orang Sebanyak 23 Pesanan Kerajaan telah dikeluarkan dan penyediaan sebanyak 24 baucer bayaran untuk pembayaran. Tindakan:Makluman

13

5.3

Bahagian Pentadbiran/Kewangan 5.3.1 Puan Penolong Pegawai Tadbir [Eksekutif] melaporkan mengenai prestasi perbelanjaan mengurus seperti lampiran C berkelat. 5.3.2 Baki peruntukan untuk Kod OBKL 21000 RM105.85 dan Kod OBKL 29000 RM9,651.39 Mesyuarat diberi maklum bahawa pindah peruntukan tidak dibenarkan oleh Pejabat Kewangan Negeri Kedah menurut surat bilangan 21 dlm P.Kw.N(K)1522 bertarikh 30 Oktober 2012 Kerajaan Negeri telah menetapkan tarikh akhir permohonan pindah peruntukan ialah pada 29 November 2012 menurut perkara 9.7 Pekeliling Perbendaharaan Bil 1/2012. Walaubagaimanapun setelah semakan dibuat, kedudukan aliran tunai semasa didapati berada dalam keadaan yang kurang memberangsangkan. Sehubungan itu, pentadbiran negeri telah mengambil keputusan untuk menghentikan kelulusan permohonan pindah peruntukan bagi tahun 2012 berkuatkuasa serta merta. Peratus perbelanjaan, belanja mengurus B.40 sehingga 6 November 2012 ialah 87.14% berbaki 12.86% Tindakan:Makluman Kursus Semua kakitangan PDKP dipinta supaya mencukupkan latihan/kursus seperti yang dikehendaki oleh Bahagian Sumber Manusia, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kedah iaitu sebanyak 7 hari dalam tahun semasa bagi memenuhi kompetensi masing-masing. Tindakan:Makluman

5.4

Hal-Hal Lain 5.4.1 Tarikh Akhir Pengeluaran Inden Kerja dan Pesanan Kerajaan Bagi Tahun 2012. Mesyuarat dimaklumkan bahawa tarikh akhir pengeluaran Inden Kerja ialah pada 29 November 2012 dan Pesanan Kerajaan ialah pada 15 Disember 2012 dan kerja-kerja hendaklah disempurnakan pada atau sebelum 31

14

Disember 2012. Surat Pekeliling Perbendaharaan Negeri Kedah Darul Aman Bil.4/2012. Tindakan:Pembantu Tadbir Kew.[Pembangunan & Pentadbiran]

5.4.2 Program Konvoi Bersama Y.Bhg Dato Pegawai Daerah akan diadakan pada 18 November 2012 bermula dengan Mukim Jerlun/Sanglang. Tindakan:Makluman 5.4.3 Baju Korporat Mesyuarat diberi maklum bahawa Baju Korporat PDKP akan disiapkan secepat mungkin. Tindakan:Bendahari Badan Kebajikan dan Rekreasi Kakitangan PDKP 5.4.4 Pembantu Tadbir Penghulu Mukim Pelubang membangkitkan mengenai ketiadaan bilik air/tandas untuk Pejabat Penghulu Mukim Pelubang/Wang Tepus. Peruntukan sebanyak RM19,000 diperlukan bagi menyediakan tandas dan bilik air baru. Permohonan telah diajukan kepada UPEN. Setelah pihak UPEN membuat pindah peruntukan, peruntukan akan disalurkan kepada PDKP. Tindakan: KPPD[Pembangunan] 5.4.5 Tempat letak kereta berbumbung [bahagian atas] yang disediakan untuk kakitangan PDKP hendaklah dihadkan kepada 3 petak sahaja untuk meletak motorsikal dan selebihnya untuk kegunaan meletak kereta . 5.4.6 Kursus Kecemerlangan Diri untuk kakitangan PDKP akan diadakan di Langkawi pada 13 15 Disember 2012. Tindakan:Makluman

6.0

PENANGGUHAN MESYUARAT Mesyuarat ditangguh jam 11.30 pagi

15

Minit mesyuarat dicatat oleh:Puan Noraini binti Sudin Minit mesyuarat disemak oleh:Encik Afizudin bin Dato Paduka Mohd Saad

16