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ACTA DE VISITA ADMINISTRATIVA PRACTICADA POR LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS

En Bogot D.C. a los 3 das del mes de diciembre de 2012, a las 8 y 30 am. se hizo presente en las instalaciones de la Oficina de (Administracin Deportiva calle 34), el (los) funcionario(s) de la Oficina Asesora de Control Interno Sonia Hincapi, en cumplimiento de su misin institucional, siendo atendidos por: Franky Castao - jefe Divisin de Recursos Fsicos Oscar Gil OAPC Alejandra Londoo OAPC Sandra Parra Soporte Tcnico Facultad Medio Ambiente Cecilia Cundumi - Asistente sala sistemas calle 34 Jhon Edisson Alvarado Coordinador (E) Administracin Deportiva Mauricio vila estudiante Administracin Deportiva Cristhian Rojas estudiante Cesar Siachoque estudiante Carlos Felipe Rodrguez Div. Recursos Fsicos Dando cumplimiento al plan de remodelacin y mantenimiento de la sede del programa curricular Administracin Deportiva - calle 34, rubro presupuestal aforado en el presupuesto de la Universidad para la actual vigencia fiscal, la Oficina Asesora de Planeacin y Control, la Decanatura de la Facultad de Medio Ambiente y la Divisin de Recursos Fsicos, han programado inspeccionar las instalaciones fsicas, tipo mobiliario y volumen de elementos de la sede Administracin Deportiva, con el propsito de determinar qu elementos son obsoletos y se pueden dar de baja y, cuales trasladar momentneamente mientras se realiza la remodelacin. Para esto, el funcionario Oscar Gil seala que la Oficina Asesora de Planeacin y Control es quien dirige la labor de diseo y ubicacin de los elementos a trasladar de acuerdo a su volumen y elementos objeto del traslado. La Divisin de Recursos Fsicos es la es la responsable de las bajas y descargas de estos elementos en los inventarios del coordinador del proyecto curricular. De igual manera, del embalaje y transporte de los elementos a trasladar. Se procede piso por piso a realizar la inspeccin de la situacin actual de la sede asi: Piso 5. Se observa mobiliario que debe ser de baja y de esta manera descargarlo del inventario del Coordinador del proyecto curricular. Para realizar el embalaje de los elementos a trasladar, se necesitan cajas, cinta y marcadores para empacar el contenido de los estantes. El jefe de la Divisin de Recursos Fsicos Franky Castao se compromete a citar comit de bajas luego de la revisin actual de los bienes; as mismo, a enviar las cajas y cintas que se requieran para este traslado, como tambin el transporte de estos elementos. Los funcionarios de la OAPC comentan que esa Oficina requiri todo el mobiliario nuevo para esta sede, pero que ya depende de la contratacin de la institucin lo que se pueda ofrecer para este programa curricular.

El estudiante Mauricio vila dice que el diseo de las puertas preferiblemente deberan ser corredizas y que los video-beem deben ser empotrados. La funcionaria Alejandra Londoo explica que en el nuevo diseo de la sede, los espacios se adecuaron de tal manera que abrir o cerrar puertas no causen traumatismos en ninguna parte. Oscar Gil comenta que el traslado de los elementos puede realizarse a la sede de la calle 40 o, a la sede Macarena. Con relacin al archivo que se encuentra en esta sede, ser trasladado a la sede Macarena de manera definitiva. Uno de los estudiantes presentes solicita que se tenga en cuenta un espacio para expresin artstica y los funcionarios de la OACP dicen que ya se tuvo en cuenta para la remodelacin Piso 4. Se observan las oficinas del archivo. Se darn de baja el mobiliario y esta oficina se trasladar de forma definitiva a la sede Macarena. Piso 3. Se encuentran salones y biblioteca. Los estudiantes comentan que por lo general la biblioteca se encuentra cerrada, no hay un servicio adecuado. Piso 2. En este piso hay salones. Se observa que en los baos no hay laborando personal del contrato de remodelacin, siendo las 9 y 27 am. Los asistentes a la reunin solicitan que informe a la administracin este caso. Piso 1. En este piso esta la sala de sistemas y un saln. Cuando llueve fuerte las canaletas no tienen la suficiente capacidad y en la sala de sistemas aparecen las goteras. Los funcionarios de la OAPC comentan que tambin se va a realizar mantenimiento a este sitio y que realiz la planeacin completa del cambio de mobiliario. En el primer piso se va a adecuar un bao para personas con discapacidad fsica, pero que se puede demorar ms tiempo esta adecuacin y explica el porqu. Los estudiantes de Administracin Deportiva presentes quieren dejar constancia que el coordinador actual del proyecto es el docente Luis Fernando Quijano, quien tiene ms informacin sobre las obras requeridas para la remodelacin de la sede, pero que en el momento no estaba presente; de igual manera, dicen que el docente Jhon Alvarado ser el prximo coordinador, pero que l no tiene toda la informacin de esta actividad El profesor Jhon Alvarado deja constancia que se encuentra en proceso de articulacin para el ocupar el cargo de coordinador del proyecto, pero que hasta que no tenga la resolucin de nombramiento de coordinador por parte de las directivas, el docente Luis Fernando Quijano es el coordinador del proyecto. Llega en ese momento el funcionario Carlos Felipe Rodrguez y le solicitan cajas y cintas para el embalaje del mobiliario. El dice que para los equipos, lo mejor es el papel burbuja, que va a buscar el mecanismo para conseguirlo. Siendo las 9 y 40 se da por terminado el recorrido de la sede. No siendo ms el objeto de la reunin, se da por terminada y se firma por quienes en ella intervinieron: _________________________________ Funcionario que atiende la visita ____________________________________ Funcionario Oficina de Control Interno