Minit Mesyuarat Pengurusan Pejabat Daerah Kubang Pasu Kali 9/2012

Tarikh: 05 Disember (Rabu) Masa:8.30 pagi Tempat:Bilik Gerakan, Pejabat Daerah Kubang Pasu Kehadiran:1. Y.Bhg Dato Abdul Aziz bin Hj Abd Ghani, DSDK., AMK., BCK. - Pengerusi Pegawai Daerah Kubang Pasu

2.

Puan Amirah Khairiah bt Abdul Latip, BCK. Ketua Penolong Pegawai Daerah [Pembangunan] Encik Afizudin bin Dato Paduka Mohd Saad Penolong Pegawai Daerah [Pentadbiran] Encik Ruslan bin Dato Hj Jamaludin, PCK., BKM. Penghulu Mukim Jitra Encik Hussain bin Hj Omar, PCK., BKM. Penghulu Mukim Jerlun Encik Azizi bin Haji Abdullah Penghulu Mukim Jeram Encik Ahmad bin Haji Ali, PCK., BKM. Penghulu Mukim Temin Tuan Haji Mohamad Ali Mustaza bin Mohamed, PCK., BKM. Penghulu Mukim Naga/Malau Encik Nor Afdzal bin Ahmad Noor, PCK. Penghulu Mukim Keplu/Pering Encik Mohd Azlan bin Jusoh Penghulu Mukim Gelong Encik Sulaiman bin Hashim, PCK. Penghulu Mukim Tunjang Encik Mohd Zamkhoshari bin Ahmad, PCK. Penghulu Mukim Putat/Ah

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28.

Encik Iskandar Hasdi bin Ismail Penghulu Mukim Bijal Encik Mohd Amran bin Hanafiah Penghulu Mukim Padang Perahu Encik Hasnizam bin Jahari Penghulu Mukim Sungai Laka Encik Azahari bin Shafie Penghulu Mukim Kubang Pasu/Hosba Encik Mohamad Hashim bin Abu Hassan, PCK. Penghulu Mukim Bukit Tinggi/Wang Tepus/Pelubang Encik Mohamad Amin bin Hj Yahya Penghulu Mukim Sanglang Puan Sharifah Salmah bt Sharif Harun Setiausaha Pejabat Encik Diyaodin bin Hj Shaari Pembantu Tadbir [Pembangunan] Encik Mohd Zaini bin A.Rashid, PCK. Juruteknik Kanan Encik Ahmad Sobri bin Abd Razak, PCK Pembantu Tadbir [KUP] Puan Hajjah Rogayah binti Haji Baharom Pembantu Tadbir [KUP] Encik Muhamad Jamili bin Che Nor, PCK. Juruteknik [KUP] Puan Noraini binti Hashim Pembantu Tadbir ]KUP] Encik Anuar bin Ahmad Pembantu Tadbir [KUP] Puan Rosmina bt Abu Bakar Pembantu Tadbir Encik Afiffuddin bin Ismail Juruteknik Komputer
2

29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44.

Encik Anwar bin Mat Isa Pembantu Tadbir Puan Faridah bt Othman Pembantu Tadbir Puan Hasnah bt Awang Kechik Pembantu Tadbir Cik Sabariah bt Shafiee Pembantu Tadbir Puan Azura bt Ahmad Pembantu Tadbir Puan Nuraziah bt Abd Hamid Pembantu Tadbir Puan Nor Ashikin bt Abd Hamid Pembantu Tadbir Puan Siti Hajar binti Jamaluddin Pembantu Tadbir Encik Abdul Mutalib bin Hashim Pembantu Tadbir Encik Subri bin Ismail Pembantu Tadbir Encik Azizan bin Mat Pembantu Tadbir Encik Subri bin Othman Pembantu Tadbir Encik Yusuf bin Ismail Pembantu Tadbir Puan Siti Muniroh bt Man Pembantu Tadbir Puan Anizah bt Arshad Pembantu Tadbir Encik Ilias bin Darus Pembantu Tadbir
3

45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59.

Puan Siti Maryam bt Ariffin Pembantu Tadbir Puan Nor Adilah binti Sharifuddin Pembantu Tadbir [Kewangan] Puan Roslina bt Abu Pembantu Tadbir Puan Fatin Syamimi bt Jamaludin Pembantu Tadbir Encik Zainon bin Zakarya, PPL. Pemandu Kenderaan Encik Muhamad Afiq Fitri bin Izham Pemandu Kenderaan Encik Zahrul Shafri bin Zakaria Pemandu Kenderaan Encik Ismail bin Din Pembantu Pejabat Encik Mohd Yusri Naim b Yusoff Pembantu Pejabat Encik Zainol bin Mat Pekerja Rendah Awam Encik Nazrul Hisyam b Nordin Pekerja Rendah Awam Encik Shaiful Anuar b Abd Manaf Pekerja Rendah Awam Encik Kharull Nazad bin Mat Taib Pekerja Rendah Awam Encik Farmizie bin Ani Pekerja Rendah Awam Puan Nor Hasila bt Yaakob Pekerja Rendah Awam

60.

Puan Noraini bt Sudin Penolong Pegawai Tadbir[Eksekutif] BACAAN DOA 1.1

Pencatat Miniti

1.0

Bacaan doa disampaikan oleh Encik Hussain bin Hj Omar, Penghulu Mukim Jerlun.

2.0

ALUAN PENGERUSI Y.Bhg Dato Pengerusi mengucapkan salam serta terima kasih kepada semua yang dapat hadir ke mesyuarat pada pagi ini. 2.1 Mesyuarat dimaklumkan supaya diterapkan model pengurusan baru seperti 5S teknologi baru yang lebih menekankan inovasi dan kreativiti. Budaya korporat perlu diteruskan supaya pelanggan yakin pada perkhidmatan yang diberi. Terdapat beberapa aktiviti yang akan dilaksanakan iaitu:2.3.1 Majlis Gotong Royong di KEDA Wang Tepus bagi mengelak wabak denggi pada 7 Disember 2012. 2.3.2 Sambutan Ambang Sejahtera 2013 di Taman Tasik Bandar Darul Aman. 2.3.3 Lawatan Majlis Perbandaran Prik, Sadao, Songkhla, Thailand pada 10 Disember 2012 di Dewan Wawasan. 2.3.4 Penutupan Akaun Tahun 2012 Tindakan:Semua Staf PDKP

2.2 2.3

3.0

SOROTAN SEMINGGU 3.1 Aktiviti Seminggu Yang Lalu Sepertimana paparan Tindakan:Makluman

4.0

MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT YANG LALU Minit Mesyuarat Pengurusan Kali 8/2012 bertarikh 5 Disember 2012 yang lalu dicadang sah oleh Tuan Haji Ali Muntaza bin Hj Mohamed, Penghulu Mukim Naga/Malau dan disokong oleh Encik Ahmad bin Ali, Penghulu Mukim Temin.

5.0

LAPORAN BAHAGIAN Bahagian Pembangunan 5.1.1 Penghulu Mukim Jitra Mesyuarat dimaklumkan oleh Penghulu Mukim Jitra mengenai edaran Tabung Bencana Daerah dalam mesyuarat pada pagi ini. Mesyuarat juga dimaklumkan mengenai perpindahan 10 keluarga secara berperingkat tuanpunya rumah yang terlibat dengan tebatan banjir Sungai Keroncho, Jitra ke penempatan baru oleh KEDA. Tindakan:Makluman 5.1.2. Penghulu Mukim Jerlun 2 buah rumah di Mukim Jerlun terlibat dalam kejadian ribut. Mesyuarat diberi maklum bahawa anggaran kos telah disediakan dan peruntukan telah dipohon kepada Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kedah. Mesyuarat diberi maklum bahawa rumah tersebut telah siap dilaksanakan. Tindakan:Makluman 5.1.3 Penghulu Mukim Keplu/Pering Mesyuarat diberi maklum bahawa hentian bas dan teksi tidak dapat digunakan kerana tiada lalu keluar masuk. Tindakan: MDKP Permohonan pembaikan rumah oleh Encik Ahmad Zambri bin Napiah kepada PDKP.
6

Anggaran kos untuk pembaikan ialah sebanyak RM12,000, permohonan peruntukan telah dipohon kepada UPEN dan telah daftar e-Sinar. Belum terima peruntukan. Tindakan:KPPD[Pembangunan] 5.1.4 Penghulu Mukim Jeram Peruntukan diluluskan tetapi tidak dapat dilaksanakan yang mana perlaksanaan kelulusan ditarik balik peruntukan untuk 2 orang sebanyak RM5,000 [pembelian mesin jahit]. Catatan: Peruntukan Projek TAHAP [infrastruktur] untuk pembelian bekalan [tidak dibenarkan]. Mesyuarat telah mengambil ketetapan bahawa pembelian ini akan diambil kira dalam J/Kuasa yang akan dibentuk [ CSR ].
Tindakan:KPPD[Pembangunan]/PPD/Ketua Penghulu

5.1.5 Penghulu Mukim Naga/Malau Mesyuarat dimaklumkan bahawa Penghulu Mukim Naga telah menerima aduan daripada penduduk kampung mengenai penutupan jalan mini tar dan pemindahan laluan elektrik di Kg Baru, Tanjung Pauh, telah dimajukan aduan tersebut kepada Pentadbir Tanah Daerah Kubang Pasu untuk tindakan seterusnya. Belum terima maklumat balas daripada pihak Pentadbir Tanah Daerah Kubang Pasu Tindakan:Pentadbir Tanah Daerah Kubang Pasu Pada 30 Oktober 2012 telah berlaku kejadian rumah terbakar, tuan punya rumah Encik Tajudin bin Jaafar [ sakit mental]. Laporan polis telah dibuat. Pusat Khidmat Dun Air Hitam dan MKK Mukim Naga telah memberi sumbangan segera. Mesyuarat dimaklumkan bahawa Jabatan Kebajikan Masyarakat telah memberi bantuan sebanyak RM5,000. Tindakan:Makluman
7

5.1.6 Penghulu Mukim Padang Perahu Mesyuarat dimaklumkan mengenai kejadian ribut pada 29 November 2012 melibatkan rumah Encik Mansor bin Mat, Kg Pulau Maharaja. Juruteknik PDKP akan membuat anggaran kos untuk pembaikan tersebut. Tindakan:KPPD[Pembangunan] 5.1.7 Penghulu Mukim Putat/Ah Kerosakan jalan kampong Pida 4 perlu dibaiki melibatkan jalan sepanjang 1 km. Mesyuarat dimaklumkan bahawa permohonan peruntukan telah dipohon daripada UPEN, kelulusan peruntukan belum diterima. Mesyuarat dimaklumkan permohonan peruntukan bagi projek ini akan diambil kira dalam tahun 2013. Tindakan:KPPD[Pembangunan] Mesyuarat dimaklumkan bagi mengatasi masalah tersebut pihak penduduk telah mengambil inisiatif sendiri dengan membaiki jalan tersebut. Tindakan:Makluman 5.1.8 Penghulu Mukim Temin Pembelian bekalan berupa 2 buah mesin pertukangan kayu [RM4,000] belum dapat dilaksanakan lagi walaupun telah bermesyuarat [TAHAP] sebanyak 2 kali pada tahun ini. Mesyuarat telah mengambil ketetapan bahawa pembelian ini akan diambil kira dalam J/Kuasa yang akan dibentuk [ CSR ]. Tindakan:KPPD[Pembangunan]/PPD/Ketua Penghulu. Y. Bhg Dato pohon supaya Penghulu Mukim Temin dapat member gambaran mengenai struktur konsulat Songkla/Penang dan juga pantang larang keturunan Siam

supaya memudahkan Unit Pengurusan Korporat dalam melaksanakan tugas kelak. Tindakan:Penghulu Mukim Temin 5.1.9 Penghulu Mukim Bukit Tinggi/ Wang Tepus/Pelubang Banjir kilat pada 13-14 September 2012 yang lalu melibatkan Kg Paya Kerchut dan Taman Tunku Anum, sudah maklum kepada MDKP, lawatan telah dilakukan oleh Pegawai Perancang MDKP. MDKP telah pohon peruntukan, selepas mendapat kelulusan peruntukan kerja-kerja akan dilaksanakan. Tindakan:MDKP Bagi Kg Tepi Alor dan Jalan Kg Naga, pihak JKR akan menambah pembentung bagi mengatasi masalah banjir kilat dikawasan tersebut. Tinjauan telah dibuat oleh JKR, permohonan peruntukan telah dilaksanakan, sedang menunggu peruntukan. Tindakan:JKR Majlis gotong royong di KEDA Wang Tepus akan diadakan pada 7 Disember 2012. Tindakan:Makluman 5.1.10 Penghulu Mukim Sungai Laka Y.Bhg Dato pohon supaya Penghulu Mukim membawa/melibatkan Majlis Ketua Kampong/Komuniti dalam majlis yang dianjurkan oleh Pejabat Daerah Kubang Pasu diperingkat mukim dan daerah bagi memeriahkan majlis dimasa hadapan. Tindakan:Makluman 5.1.11Penghulu Mukim Tunjang Mesyuarat dimaklumkan bahawa Jalan Pida 3 akan dilaksanakan oleh JKR dengan kos sebanyak RM3 juta. Dalam tindakan tender oleh Pengarah JKR.
9

Tindakan:JKR

Lawatan tapak [jambatan] telah dilaksanakan oleh PDKP. JKR perlu membuat kajian tanah terlebih dahulu sebelum peruntukan untuk membina jambatan dipohon daripada UPEN. PDKP telah meletakkan papan tanda melarang digunakan jambatan tersebut dan tidak akan bertanggungjawab sekiranya berlaku sebarang kemalangan. Anggaran kos untuk membina jambatan ialah sebanyak RM200,000[termasuk kajian tanah]. Permohonan peruntukan telah dimajukan kepada UPEN. Tindakan: KPPD[Pembangunan] 5.1.10 Penghulu Mukim Hosba/Kubang Pasu Penghulu Mukim Hosba/Kubang Pasu melaporkan mengenai rumah yang dipukul rebut pada 29 November 2012 melibatkan seorang ibu dan 3 anak. Tindakan:Makluman 5.1.13Penghulu Mukim Binjal Pencerobohan tanah ditapak pejabat Penghulu Mukim Binjal oleh PPK. Mesyuarat memutuskan pihak PPK Asun membersihkan keseluruhan kawasan tapak pejabat tersebut tanpa membayar ganti rugi. Surat telah diajukan kepada pihak PPK Asun bertarikh 23 Oktober 2012 yang lalu. Mesyuarat diberi maklum bahawa pihak PPK Asun belum lagi melaksanakan pembersihan tersebut. Penghulu Mukim Binjal dipinta memantau kerja-kerja tersebut. Tindakan:Penghulu Mukim Binjal

10

5.1.14Penghulu Mukim Sanglang Penghulu Mukim Sanglang menerima aduan daripada MKK mengenai jalan daripada Pida 13 ke Pida 9 yang rosak yang mana sering berlaku kemalangan. Pohon dibaiki semula jalan tersebut lawatan teknikal telah diadakan pada 30 September 2012. Pohon peruntukan daripada UPEN. Masih menunggu kelulusan peruntukan. Pohon lampu jalan persimpangan jalan utama Kg Sanglang. Tindakan:KPPD[Pembangunan] 5.1.15 Penghulu Mukim Gelong Mesyuarat diberi maklum pengusaha stesyen minyak di Kg Alor Batu telah tidak membenarkan laluan digunakan untuk kemudahan orang ramai. Perbincangan telah diadakan dan sebanyak 5 kaki telah dibenarkan untuk tujuan laluan. JKKP Kg Alor Batu telah mengemukakan rayuan di Pejabat Tanah Kubang Pasu untuk mendapatkan kemudahan jalan sebanyak 10 kaki untuk kegunaan orangramai. Tindakan:PTKP 5.2 Bahagian Pembangunan Unit Perolehan Bekalan Ketua Pembantu mengenai:Tadbir [Pembangunan] melaporkan

5.2.1 Daftar e-Sinar Daftar keseluruhan 1,938 orang, pertambahan sebanyak 10 orang daripada sebelumnya . Sebanyak 4 Pesanan Kerajaan telah dikeluarkan dan penyediaan sebanyak 2 Inden Kerja dan 15 baucer untuk pembayaran. Tindakan:Makluman 5.3 Bahagian Pentadbiran/Kewangan 5.3.1 Puan Penolong Pegawai Tadbir [Eksekutif] melaporkan mengenai prestasi perbelanjaan mengurus seperti lampiran C berkelat.

11

5.3.2 Baki peruntukan untuk Kod OBKL 21000 RM33.85 dan Kod OBKL 29000 RM8,055.09 Peratus perbelanjaan, belanja mengurus B.40 sehingga 4 Disember 2012 ialah 88.13% berbaki 11.87% Tindakan:Makluman 5.4 Hal-Hal Lain 5.4.1 Unit Pengurusan Korporat Mesyuarat dimaklumkan bahawa Puan Hjh Rogaya bt Baharom adalah Ketua Unit Pengurusan Korporat bagi majlis sambutan dan lawatan yang diadakan dalam daerah Kubang Pasu. Tindakan:Makluman 5.4.2 Peti Surat baru Pejabat Penghulu Mukim Malau Tindakan:Pembantu Tadbir Penghulu 5.4.3 Baju Korporat Mesyuarat diberi maklum bahawa Baju Korporat PDKP hendaklah dipakai pada setiap hari Rabu dan majlis rasmi [arahan dari semasa ke semasa]. Tindakan:Makluman 5.4.4 Tandas di Pejabat Penghulu Mukim Pelubang/Wang Tepus telah menerima peruntukan sebanyak RM20,000 sedang dalam perlaksanaan. Tindakan: Penghulu Mukim Pelubang/Wang Tepus 5.4.5 Tugasan Pembantu Tadbir [Penghulu] Pembantu Tadbir [Penghulu] perlu mahir dalam semua perkara. Perkara-perkara yang perlu diambil tindakan ialah mengenal pasti:i. Aset dalam pejabat penghulu ii. ASet dalam mukim iii. Dewan Orang Ramai dalam mukim iv. Kedai makan yang popular dalam mukim v. Kewangan vi. Pembangunan vii. Profil Mukim viii. Peristiwa yang berlaku dalam mukim ix. Cuti Penghulu dan Pembantu Tadbir [Penghulu]
12

x. xi.

Buku Log [Penghulu dan [Penghulu] Buku Kehadiran Penghulu Tadbir[Penghulu]

Pembantu dan

Tadbir

Pembantu

5.4.6 Respond Team berusaha untuk membantu apabila berlaku kerosakan kereta [jalan raya/lebuhraya]- Penghulu Mukim Keplu/Pering -Nor Afdzal bin Ahmad Noor. 6.0 PENANGGUHAN MESYUARAT Mesyuarat ditangguh jam 10.45 pagi
Minit mesyuarat dicatat oleh:Puan Noraini binti Sudin Minit mesyuarat disemak oleh:Encik Afizudin bin Dato Paduka Mohd Saad

13