REGLAMENTO MANEJO DE EGRESOS

Contar con un mecanismo que registre oportunamente los movimientos contables presupuestal de los egresos originados por el desarrollo de los gastos especiales, gastos de investigacin y efectos patrimoniales aprobados por la entidad El objetivo del presente, que concierne respecto al manejo de Disponibilidades Financieras (inversiones y retiros de fondos financieros), Administracin Egresos, Depsitos para garantizar servicios de contado, pago a contratos de obras y servicios relacionados con lo mismo y a proveedores y prestadores de bienes y servicios, asignacin y manejo de la tarjeta empresarial para adquisiciones y pago de servicios, autorizacin de viticos a trabajadores y funcionarios y reembolso y resguardo de fondos fijos y especiales buscando con ello facilitar la consulta de los documentos normativos en materia de administracin de ingresos, egresos y disponibilidades y hacer ms transparente su administracin. POLITICAS Se debern realizar informes financieros de acuerdo con normas y lineamientos establecidos por el directorio que proporcionan recursos a travs de gastos especiales y aprobados por este sector. Se debern elaborar informes de situacin financiera que presente cada uno de los gastos que se realizara en cada movimiento de ejecucin de los respectivos gastos Se debern elaborar conciliaciones bancarias mensualmente, las cuales sern verificadas por el jefe del Departamento de Recursos Financieros para su control y registro Se deber elaborar trimestral un reporte presupuestal de concentre informacin integral de los gastos especiales, gastos de investigacin y se entregara a la Coordinacin financiera y de recursos materiales, asi como al jefe presupuestos para su conocimiento y registro
ESTRATEGIAS DE MERCADEO Definir el plan que se usar para alcanzar los objetivos de mercadeo, incluyendo estrategia de: Precio, que puede establecerse basado en los costos (los cuales se mostraran claramente en el apartado referido a las operaciones), la demanda, la competencia o los beneficios para el cliente. Indicar adems la forma de pago propuesta.

Promocin, cules sern los mtodos que se van a usar para contactar a los clientes, para realizar su seguimiento y para cerrar las ventas; si se van a utilizar vendedores y con qu caractersticas, etc., qu materiales de apoyo se van a usar, qu imagen global se va a presentar, etc.

Distribucin, considerando los diferentes canales para hacer llegar el producto al cliente y el control que se tendr sobre aspectos como precios finales de venta, condiciones de servicios, etc. Los canales pueden ser: distribuidores, agentes externos o comisionistas, franquicia, vendedores al por mayor, puntos de venta propios, agentes de venta propios, correo directo, centro de llamadas, Internet

Procedimiento para el control de gastos

Unidad Administrativa rea de gastos especiales N 1 Actividad Recibe de la Coordinacin Financiera y de Recursos Materiales, comunicado de la recepcin de la chequera, importe de los recursos depositados y numero de referencia del gasto. 2 Elabora escrito. para informar al responsable del gasto, de la recepcin de la chequera y el importe de los 3 recursos, en original y una copia Enva original del escrito, para informar al responsable del gasto, de la recepcin de la chequera, importe de los recursos, 4 Responsables del gasto obteniendo gasto. Recibe del rea de Gastos 5 Especiales escrito original en el que se le informa la recepcin de la chequera y el importe de los recursos depositados para su ejercicio. en la copia, acuse de recibido con la firma del responsable del

Prepara Solicitud de Compra, (AnexoNo. 1) y/o Autorizacin de Gastos, (Anexo No. 2) para el ejercicio de los recursos, de acuerdo a sus necesidades, en original y tres copias. Enva al rea de gastos Especiales original de la Solicitud de Compra (Anexo No. 1) y/o Autorizacin de Gastos, (Anexo No. 2) en original y dos copias, segn corresponda, para el ejercicio de los

7 rea de gastos especiales

Recursos de acuerdo a sus necesidades. Obtiene acuse de recibido en la tercera copia. ESPERA SOLICITUDES PARA EL REGISTRO Y CONTROL

PRESUPUESTAL. Recibe de las reas correspondientes, solicitudes de compras (Anexo No. 1) y/o autorizacin de gastos (Anexo No.

2). En original y dos copias Verifica si existe en el gasto y

correspondiente, solicitadas. 10

presupuesto

disponibilidad de recursos en las partidas NO EXISTE PRESUPUESTO Y DISPONIBILIDAD DE RECURSOS. Comunica al rea solicitante y/o al responsable del gasto que no tiene presupuesto 11 y/o disponibilidad, y devuelve original y primera copia de la Solicitud de Compras y/o Autorizacin de Gastos.

Imprime leyenda de -No Recursos en segunda copia de la Solicitud de 12 Compras y/o Autorizacin de Gastos y se enva al rea correspondiente. SI EXISTE PRESUPUESTO Y DISPONIBILIDAD DE RECURSOS Verifica electrnicamente la existencia de recursos en las partidas que solicitan 13 ejercer. NO EXISTEN RECURSOS EN LAS PARTIDAS QUE SOLICITAN EJERCER Comunica por escrito al rea solicitante 14 y/o al responsable del gasto que no tiene recursos en las partidas que solicitan ejercer. 15 SI EXISTEN RECURSOS EN LAS PARTIDAS QUE SOLICITAN EJERCER 16 Enva al Departamento de recursos materiales, la solicitud de compra y/o autorizacin de gastos para su gestin, 17 en original y copia blanca. ESPERA CONCLUYA PROCESO DE COMPRAS Y/O CONTRATACIN DE SERVICIOS. 18 Solicita al rea de Contabilidad el recopilador de plizas de egresos Extrae del recopilador de plizas de egresos, la pliza correspondiente que 19 se refiere a gastos de gastos.

Codifica los movimientos contable y presupuestal que corresponden. 20 Archiva en el recopilador de plizas, la pliza con los movimientos contable presupuestal correspondiente. Devuelve al rea de contabilidad el recopilador de plizas de egresos y 21 diario. ESPERA QUE EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD LE ENVIE EL 22 AUXILIAR CONTABLE Recibe del rea de Contabilidad el auxiliar contable con los registros de los movimientos realizados en el periodo. Concilia 23 la cuenta correspondiente

contra el movimiento registrado en la pliza y de acuerdo al recibo o factura respectiva. NO SE REGISTRO EL MOVIMIENTO CONTABLE Y/O PRESUPUESTAL CORRECTAMENTE. Elabora contable copia. Enva al rea de contabilidad original de la pliza de reclasificacin, con el fin de que se registre el movimiento contable la pliza de reclasificacin con el

presupuestal,

movimiento correcto. En original y una

presupuestal correcto. Archiva la copia de la pliza en el expediente correspondiente. SI SE REGISTRO EL MOVIMIENTO CONTABLE Y/O PRESUPUESTAL Fotocopia la pliza, los recibos o facturas originales y los archiva en el expediente respectivo.

HOJA DE REGISTRO
Nombre del documento Reglamento de la GACM-PR-124-2011 Septiembre 2011 rea No de registro Fecha de primera vigencia administracin de ingresos egresos y disponibilidades Tipo Manual de organizacin Manual de procedimientos Manual de Normas y polticas Contables Manual de Comit instructivo Elaboracin

Subdireccin de recursos financieros

Revisin

Preparacin

Lic. Eduardo Pacheco SUBDIRECCIONDE RECURSOS FINANCIEROS

Lic. Erick Vargas Moreno DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION

Lic. Wilber Perez Valero DIRECCION GENERAL

MARCO LEGAL Disposicin Constitucin poltica del Estado Plurinacional de Bolivia Fecha vigencia Ultima reforma de publicacin y

Ley 843

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES ARTCULO 1: CONCEPTO El presente Reglamento de Egresos/gastos a Rendir es el conjunto de normas de carcter jurdico, tcnico y administrativo que regula el proceso de asignacin, control y descargo de egresos/gastos destinados a cubrir gastos emergentes para fines especficos que se presenten en unidades operativas y administrativas de la Empresa, con la denominacin de Egresos/gastos a Rendir. ARTCULO 2: OBJETIVOS a) Definir normas, procedimientos y responsabilidades para la aprobacin, asignacin, administracin, descargo y control de Egresos/gastos a Rendir en todas las unidades administrativas y operativas de la Empresa. b) Lograr una adecuada administracin de los recursos y el uso eficaz y eficiente, estableciendo que todo funcionario sin distincin de jerarqua, asuma plena responsabilidad de sus actos en el cumplimiento de los objetivos a que se destinaron los recursos que le fueron confiados, asi como la forma y resultado de su aplicacin. ARTCULO 3: DEFINICIN DE EGRESOS/GASTOS A RENDIR Fondo a Rendir. Cuenta del activo exigible que registra la entrega de egresos/gastos al personal de la empresa en efectivo con cargo a rendicin, enmarcados en el reglamento de contratacin de bienes y servicios, cuyo fin es el de salvar

contingencias emergentes de su funcionamiento operativo y que corresponda a pagos en efectivo de los requerimientos de inmediata ejecucin. ARTCULO 4: ALCANCE Y GENERALIDADES El presente Reglamento rige para todo el personal que tenga la responsabilidad de ejecutar el gasto a nombre de la Empresa, contempla responsabilidades, plazos y sanciones por el no cumplimiento del presente. ARTCULO 5: CUMPLIMIENTO La aplicacin es obligatoria para todos los funcionarios de la empresa que intervengan el los procesos de Egresos/gastos a Rendir, y su cumplimiento est a cargo de la Gerencia de Administracin y Finanzas, Unidad de Contabilidad, y todas las Gerencias Jefaturas de la Empresa que tienen la potestad de solicitar Egresos/gastos a Rendir.

CAPITULO II SOLICITUD, DESCARGO Y CONTROL ARTCULO 6: SOLICITUD Estimando el importa a gastar, el Jefe de Administracin y Servicios Generales a travs del Superintendente de rea, solicitar a la Gerencia de Administracin y Finanzas el desembolso, con la debida justificacin del requerimiento. ARTCULO 7: COMPRAS Y CONTRATACIONES Toda compra o contratacin de bienes y/o servicios, debe enmarcarse en el Reglamento de Contrataciones de Bienes y Servicios, adems debe ser respaldada por documentacin original y vigente. ARTCULO 8: DESCARGO DEL FONDO A RENDIR El Jefe de Administracin y Servicios Generales una vez efectuado el gasto, preparar La rendicin de cuentas (descargo) que ser aprobado por el Encargado de rea, para su posterior presentacin a la Unidad Contable, que debe contener mnimamente: a) Formulario de Egresos/gastos a Rendir debidamente llenado en forma detallada y firmada por el responsable del manejo de los recursos y el Superintendente de rea, el cual puede ser obtenido de la pagina web . b) Facturas originales que respalden los gastos incurridos, debidamente llenados a nombre de la Empresa y con el NIT respectivo, las facturas no podrn ser de

otro mes del que se envia el reporte, las facturas debern ser firmadas en el reverso por el responsable de la Contratacin. c) Cotizaciones y Cuadros Comparativos originales que debern ser presentados de acuerdo a lo establecido en el artculo 7 del presente Reglamento d) Excepcionalmente presentarn recibos de pago oficiales de la empresa de la cual adquirieron los bienes o servicios (constancia de pago ante Impuestos Nacionales), los cuales estarn debidamente firmados por: El solicitante, Jefe inmediato superior, Encargado del manejo de Egresos/gastos a Rendir y proveedor si corresponde. e) Las compras de Bienes y Servicios de proveedores ocasionales que no emitan factura, se debe efectuar la correspondiente retencin de impuestos Compra de Bienes i.Impuesto a las Utilidades de las Empresas (IUE) 5% ii.Impuesto a las Transacciones (I.T) 3% Compra de Servicios iii.Impuesto a las Utilidades de las Empresas (IUE) 12.5% iv.Impuesto a las Transacciones (I.T) 3% f) El Saldo en efectivo del fondo a rendir, si existieran, debe ser depositado al Banco de Crdito de Bolivia S.A. Cuenta Corriente No 701-3606581-3-48, la boleta de depsito se adjuntar a la rendicin de cuentas para cerrar en su totalidad el cargo registrado. ARTCULO 9: MANEJO El manejo y disposicin de los Egresos/gastos a Rendir son de exclusiva responsabilidad de los Jefe de Administracin y Servicios Generales de cada rea, excepcionalmente se podr asignar Egresos/gastos a Rendir a otro funcionario previa solicitud del Gerente de rea hacia la Gerencia de Administracin y Finanzas. ARTCULO 10: CONTROL Corresponde a la Unidad de Contabilidad efectuar el control y seguimiento de todo el proceso de Egresos/gastos a Rendir, desde su asignacin y el descargo correspondiente de acuerdo a lo establecido en el Artculo 8 del presente reglamento. ARTCULO 11: REA DE CONTABILIDAD La Unidad de Contabilidad debe revisar que se efecten los descargos con la

documentacin respectiva y el cumplimiento del presente Reglamento, adems debe: a) Garantizar que los descargos enviados por los Responsables de Egresos/gastos a Rendir cumplan el presente Reglamento. b) Controlar las fechas y formas en la presentacin de las rendiciones de cuentas por parte de los Responsables de los egresos/gastos asignados, sin que esto quite responsabilidad de los egresos/gastos recibidos. c) Deber controlar que las rendiciones de egresos/gastos sean totales, y si por algn motivo no fuere completa se deber sustentar y ser aprobada en forma escrita por la autoridad responsable del desembolso de dicho monto.

CAPTULO III LINEAMIENTOS GENERALES Y PLAZOS ARTCULO 12: DE LOS GASTOS PERMITIDOS Los gastos permitidos como Egresos/gastos a Rendir son: a) Servicios pblicos (luz, agua, telfonos, internet, servicio de alimentacin). b) Mantenimiento o refaccin de inmuebles, muebles y equipos, donde no exista contrato suscrito y demande un pago en efectivo y contra prestacin del servicio. c) Subsidios Prenatales y Lactancia. d) En la contratacin de servicios, en casos de emergencia o extrema urgencia, los cuales deben contar con la orden de Trabajos a Terceros (OTT), Cotizaciones, Cuadro Comparativo y las firmas de acuerdo al Reglamento de Contrataciones de Bienes y Servicios.

rea de Contabilidad a. Registrar previa verificacin del respaldo documentario, la Ejecucin Presupuestaria de Ingresos y Gastos a travs del Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa (SIGMA) en aplicacin de las Normas Bsicas de Contabilidad Gubernamental Integrada y todas las disposiciones relacionadas con el sistema. b. Respaldar las transacciones efectuadas con la documentacin necesaria y suficiente.

c. Archivar la documentacin de respaldo para uso y verificacin del control posterior. d. Elaborar informes tcnicos contables de las operaciones del Ministerio. e. Controlar, registrar y realizar el seguimiento a la aprobacin de preventivos, segn los niveles de seguridad del SIGMA.

FLUJO DE EGRESOS Se encuentran divididos en costos de produccin, costos de comercializacin y ventas y costos de administracin. Si el equipo emprendedor proyectar la contratacin de una deuda bancaria, es necesario incluir un apartado de egresos por concepto de costos financieros. EGRESOS Periodo 1 Periodo 2 Periodo 3 Periodo 4 Periodo 5 COSTOS DE PRODUCCIN Costos directos Costos indirectos Recursos humanos produccin Otros costos de produccin Total Costos de Produccin COSTOS COMERCIALIZACIN Y VENTAS Publicidad Recursos humanos comercializacin Empaque Distribucin Otros costos de comercializacin Total costos comercializacin y ventas COSTOS ADMINISTRACIN Recursos humanos administracin Alquileres Servicios pblicos Gastos generales Seguros Otros costos de administracin

Total costos administracin TOTAL EGRESOS