MANUAL DE CORRESPONDENCIA

EMPRESA ACUERDO Pasos del procedimiento de recibo de correspondencia 1).Recibo en forma directa, por correos o aparatos: A los edificios que llegan por mensajera directa se les coloca el sello de recibido, en la parte inferior derecha del documento con la fecha, hora y firma del receptor. Los derechos de peticin y tutelas se radicaran de inmediato para que el mensajero se lleve la copia ya radicada. 2).Clasificacin de todo lo recibido segn polticas de radicado: Pueden hacerse pilas de correspondencia personal, folletos, revistas, paquetes y correspondencia para la empresa. 3).Apertura de sobres. Se debe saber como se abre correctamente un sobre para evita riesgos de ruptura de los documentos. Este microproceso debe realizarse con base en las normas generales. 1. Despus de la apertura, todos los documentos se Clasificarn por dependencias. 4).Radicacin de documentos: Consiste en imprimir el sello de radicacin en la parte superior derecha del documento y luego llenar los datos de nmero, fecha, hora, pase a y recibido por. Si el sello es electrnico no hay que llenar nada. 5).Registro de documentos: Consiste en registrar en la planilla de registro de correspondencia recibida los datos del remitente y del documento. 6).Clasificacin: Consiste en separar la correspondencia por dependencias y colocarlas en los casilleros para que el mensajero inicie el proceso de distribucin. Unidades de correspondencia Las entidades debern establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental y los programas de conservacin, integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos. ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicacin de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicacin de comunicaciones oficiales, velarn por la transparencia de la actuacin administrativa, razn por la cual, no se podrn reservar nmeros de radicacin, ni habr nmeros repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeracin ser asignada en estricto orden de recepcin de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregar de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada ao, se iniciar la radicacin consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecnicos o automatizados. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas

manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Pasos para el proceso de despacho de correspondencia 1).El recepcionista de la UDC Recibe de las dependencias remitentes el oficio elaborado en original y dos copias 2).El recepcionista Revisa de la presentacin de todos los oficios que se van a enviar, para asegurarse de que cumplen con las polticas generales de despacho. 3).Las respuestas deben venir grapadas al antecedente. El antecedente se devolver de inmediato a la oficina remitente. 4).El recepcionista realiza el proceso de Fechado. 5).EL recepcionista imprime el nmero de radicacin en originales y copias con el mismo nmero en la parte central del documento. 6) El Jefe de archivo Alimenta el aplicativo o llena la planilla manual de registro con los datos del destinatario y el documento. 7) Separacin de copias y antecedentes: El original para el cliente externo, la primera copia para el expediente del consecutivo de correspondencia y la segunda para la dependencia productora y el antecedente regresa a la oficina productora. 8).Insercin de los documentos que van para entidades externas en los sobres de

ARTICULO DCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarn en original y mximo dos copias, remitindose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposar en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retencin documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarn igual cantidad de copias adicionales.

ventanilla. 9) La correspondencia enviada interna que lleva anexos, estos se graparn a su documento principal pues no se usaran sobres. 10).Clasificacin pre-entrega: Ya sea en paquetes o valijas por sucursales, regionales o empresas varias. 11).La interna se coloca en el casillero de la dependencia destinataria para que el auxiliar de mensajeria inicie el proceso de distribucin. Procedimiento de correspondencia interna y externa 1. El auxiliar de mensajeria realizar las recogidas de correspondencia enviada interna y externa en los horarios establecidos por el jefe de archivo.

ARTCULO SPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carcter oficial, las entidades debern establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los cdigos de las dependencias, la numeracin consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean stos, manuales o automatizados. ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentacin con destino interno y externo que genere la institucin. Las unidades de correspondencia velarn por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

2. La correspondencia enviada interna

se radicar y registrara segn procedimientos y se colocar en las casillas de la dependencia destinataria para que el auxiliar de mensajeria ejecute la entrega interna correspondiente.

3. En cuanto al proceso de distribucin

de correspondencia externa enviada se contrataran entidades de mensajeria especializadas.

4. Los auxiliares de archivo aplicaran las

polticas de sobres tanto para la correspondencia interna como para la externa.

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA PARA ENTREGA DIRECTA EN LA ENTIDADES Nmero de radicacin 12456-5 12457-2 fecha Remitente Destino Dependencia 12-05-08 14-05-08 Textiles roa Correspondencia sena Fernando rojas Correspondencia del sena Alina Gmez Carlos moreno Recibido. Recibido. Responsable OK

REGISTRO Y RADICACION DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA. Nmero y radicacin Fecha Nombre de la persona o entidad destinataria Farmacutica la colina Fabrica de calzado Nombre o cdigo de la dependencia en trmite Administracin Recursos humanos Asunto Anexos

1245-8 1245-9

15-05-08 16-05-08

Personal contratacin

1sobre 5 hojas de vida

FORMATO RECORDATORIO DE CORRESPONDENCIA

Hora 8:45 fecha 18-05-08 asunto convocatorias persona Dra. Adriana Pez dependencia Recursos humanos

10:20

18-05-08

pagos

Dr. Rodrigo Bernal

Contabilidad

FORMATO CORRESPONDENCIA EMPRESAS PRIVADAS HORA FECHA ASUNTO PERSONA DEPENDENCIA 10:45 2:30 3:45 4:10 12-05-08 25-05-08 28-05-08 01-06-08 Cartas pagos inventarios personal Dra. Adriana Mendoza Dr. Javier Lpez Dr. Carlos rojas Dra. luisa Contreras Gestin humana contabilidad contadura personal

PUBLICADO POR NATALIA EN 14:58 SIN COMENTARIOS:

TRAMITE DE DOCUMENTOS
1ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) Por la cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas. El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, en uso de sus facultades legales, en especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000. CONSIDERANDO:

Que para la adecuada prestacin de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administracin Pblica 2) UN MUEBLE PARA LOS DOCUMENTOS Desde el Renacimiento y con el surgimiento de la burocracia y la administracin surge elmobiliario de despacho. En el espacio de trabajo se colocaba un secreter para guardar los documentos importantes y las cartas. Hoy da, vivimos en un poca en la ms que nunca, todas nuestras acciones generan papeleos: los contratos de la vivienda y del coche, las hipotecas, los papeles del banco, los papeles del mdico, los recibos de luz y gas. Por no hablar del propio papeleo derivado de nuestro trabajo o de nuestra familia: circulares del colegio, notas, recibos de clases, etc. La mayor recomendacin para no perder nunca nada y poder localizarlo rpidamente y sin esfuerzo es tener un mueblepara guardar todos nuestros documentos. Esto nos permitir tener todo en orden y evitar que tengamos los documentos desperdigados y que pasemos un mal rato por no encontrar algo. Las formas y materiales que se imponen para los muebles con estos usos, rompen con las tradicionales tendencias en madera maciza utilizando materiales como metal y cristal, y colores contrastados. Las formas se aligeran y alargan. El mercado del mueble actual nos propone soluciones que se adaptan a cada espacio. Hemos de considerar que este mueblepara los documentos, no tiene por qu estar necesariamente en un despacho, como era lo tradicional, ya que no todas nuestras casas poseen despacho. Su ubicacin depender de tus necesidades de espacio: en el saln, en el pasillo, en el hall, en una habitacin, etc. Cuanto ms accesible sea su disposicin, ms lo utilizars.

Con el fin de colocar rpidamente cada cosa en su sitio, crea diferentes apartados y mrcalos de algn modo. Tus aliados son los archivadores, las carpetas, las etiquetas, los cajones, los separadores y los compartimentos, ya que tambin es importante que organices internamente el mueble. Vers como ya no vuelves a pensar dnde habr metido aquel papel? Dos muebles en uno Existen muebles con una versatilidad tan elevada, que si no los vemos resultan difciles deimaginar, el ingenio de los diseadores no tiene lmites y siempre encuentran detalles con los que sorprendernos, buscando adems de la funcionalidad y la belleza, la originalidad.

El diseo del mueble que vemos en la foto es de gape, se trata de una estanteradividida en 12 partes, con 6 puertas que se pueden mover libremente, abriendo y cerrando los compartimentos que queramos, variando su imagen de una forma dinmica que nos permite mltiples combinaciones. El mueble tiene dos posiciones, en vertical con pies de altura regulable o en horizontal, con patas metlicas, esto permite diferentes funciones para este mueble, puede ser utilizado en vertical como estantera en cualquier estancia de la casa o en un local comercial, y en horizontal queda ideal como mostrador en una tienda o sustituyendo al tpico aparadoren el comedor de un hogar. Esta fabricado con tableros de MDF y podemos elegir entre tres acabados, claro, intermedio y oscuro. Es un mueble sencillo y lo ms importante muy cmodo y prctico en cualquier situacin, una especie de mueble comodn de gran utilidad a la hora de distribuir el espacio y de decorar. FUNCIONES En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los Senadores como para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias. MISION Tiene como propsito principal, centralizar toda la correspondencia para ser

distribuida a las diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rpida y eficaz. OBJETIVO La Unidad de Correspondencia del Ministerio del Trabajo y Seguridad Social MINTRASS- es la encargada de recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentacin de carcter administrativo que ingresa al Ministerio, provenientes de diferentes fuentes externas, as como la generada por toda la dependencia que conforma el organismo. SERVICIOS Radicacin y distribucin de comunicaciones (recibidas y producidas) Radicacin de documentos normativos y contractuales Organizacin y archivo de documentos Prestacin de servicios de informacin y consulta

RADICA CION 008956 008957 008958

FECHA REMITE NTE 05/05/2 008 04/05/2 008 02/05/2 008 2/06/20 08 3/06/20 08 4/06/20 08 5/06/20 08 Cecilia Reyes Armado prieto Dora Prez Miran Penagos Jos Prada Javier Rengifo Tatiana Buitrago

ASUNTO

Licencia de maternidad Carta de traslado Facturas

N FOLI OS 1 2 5

DEPENDE NCIA Nuevo recurso Subdirecci n Direccin d e recurso material Secretaria Direccin general Coordinaci n Trabajo social

FIR MA

FECHA

06/06/2 008 06/04/2 008 06/04/2 008 06/04/2 008 02/06/2 008 02/06/2 008 02/06/2 008

008959 008960 008961 008962

Correspond encia Circular del centro Acta N56 Peticin

10 1 3 4

PLANILLA DE CONTROL DE RECIBO DE DOCUMENTO

008963 008964 008965 8/06/2008 Dora Jimnez 12/06/2008 Fernando Ochoa 15/06/2008 Emilia rodrigues Acuerdo certificado permisos 6 1 3 Tesorera Nuevo recurso Coordinacin 02/06/2008 03/06/2008 04/06/2008

PUBLICADO POR NATALIA EN 14:56 SIN COMENTARIOS:

Entradas antiguasPgina principal