MANUAL LIBROS DE SECRETARIA

QUE ES UNA CONVOCATORIA? Es una citacin a una reunin. Es la peticin que se hace por carta, telegrama, memorando, circular, telfono o personalmente a miembros de una Asociacin, Junta Directiva, Sociedad, Comit o Grupo, para reunirse y conocer temas de inters. GUIA PARA ELABORAR UNA CONVOCATORIA Quin convoca? Tipo de reunin Participantes Fecha de la convocatoria Fecha de la reunin Lugar de la reunin Hora de inicio Qurum Agenda Requisitos Firma del responsable

MODELO DE CONVOCATORIA PARA ASAMBLEA GENERAL

MODELO DE CONVOCATORIA PARA JUNTA DIRECTIVA Para: De: Asunto: Fecha: Asociados de __________________ Junta Directiva de ______________ Asamblea General ______________ ________________

Por la presente se les convoca a reunin ______________ de Junta Directiva a realizarse el prximo__________ _____ de ___________ de 199___, en ________________. La reunin dar inicio a las ___________(a.m./p.m.). Los puntos a tratar en esta reunin, son los que se indican en la siguiente agenda: (puntos de la agenda) Nota: Para esta reunin es necesario...... (firma) Responsable

FORMATO DE ACTA DE REUNION DE JUNTA DIRECTIVA Acta de reunin ordinaria nmero diez de Junta Directiva de la Asociacin Solidarista de empleados de ASE ,celebrada en las instalaciones de la empresa en la ciudad de San Jos, el da cinco de agosto de mil novecientos noventa y cuatro. --------------------. ARTICULO UNO: Al ser las catorce horas de esta fecha, y estando presente el qurum de ley, se procede a dar inicio a la reunin. ----------------------------------------------------------------------------. ARTCULO DOS: participan en esta reunin los los siguientes miembros de junta directiva: Presidente; Vicepresidente; Secretario; Primer Vocal. ARTICULO TRES: El seor Tesorero, o se encuentra presente debido a que est de gira y regresa hasta el da de maana. -------------------------------------------------------------. ARTICULO CUATRO: Acompaan a la Junta Directiva los seores Fiscal de ASE representante patronal y , Asesor de ASE ARTICULO CINCO: El seor Presidente de ASE procede a abrir la reunin, dado la bienvenida a los presentes y contina presidiendo la misma.-------------------------. ARTICULO SEIS: El seor Secretario, somete a los presente la agenda para esta reunin. Una vez analizada, los presente la aprueban en forma unnime.------------------------. ARTICULO SIETE: Se procede a dar lectura al acta de la reunin anterior de Junta Directiva (ordinaria nmero uno), por parte del Secretario. Una vez analizada, por mayora de los presentes, se aprueba la misma, ordenando su transcripcin al libro correspondiente, lo cual estar a cargo del Secretario. -------------------------------------------------------------------------------------. ARTICULO OCHO: El Secretario presenta el libro de Actas de la Junta Directiva, donde se encuentra transcrita el Acta de Junta Directiva de la reunin tras anterior (ordinaria nmero ocho), la cual es firmada por el Presidente, as como tambin por el Secretario.---------------------. ARTICULO NUEVE: Se recibe a los seores , asociados, quienes presentan una invitacin a los miembros de Junta Directiva para la inauguracin de sus respectivas viviendas, las cuales forman parte del programa de vivienda que realiza ASE . Por mayora de los presentes, se acuerda tratar el punto de la invitacin de los seores y en la seccin de asuntos varios.-----------------------------------------------------------------------------------------. ARTICULO DIEZ: El seor lee una carta enviada por la Federacin de 4

Atletismo, en la que se invita a la Asociacin a participar en la maratn del da del Solidarista, en el mes de diciembre. Por mayora de los presentes se acuerda nombrar una comisin integrada por los seores , Primer Vocal y entrenador del equipo de atletismo de la empresa para que analicen dicha propuesta y presenten su recomendacin en la prxima reunin. -------. ARTICULO ONCE: El seor Secretario presenta las solicitudes de afiliacin de los seores y , las cuales cuentan con todos los requisitos que establece el Estatuto. Por mayora de los presentes se acuerda aceptar su afiliacin, indicando que empezarn a cotizar a partir de la prxima quincena. El Presidente y el Secretario procede a firmar dichas solicitudes. ARTICULO DOCE: El seor , Fiscal de ASE recuerda a la Junta Directiva no olvidar que la informacin de los nuevos asociados sea enviada a la empresa para que procedan a iniciar las deducciones correspondientes. --------------------------------. ARTICULO TRECE: El seor Vicepresidente, procede a revisar el libro de control de acuerdos; indica que a la fecha nicamente est pendiente el informe del Comit de Crdito del mes de Junio, que se le solicit al seor , Tesorero, desde la reunin tras anterior. Por mayora de los presentes, se acuerda que debido a que el seor no est presente, el seor Presidente de ASE le solicite por escrito el cumplimiento del compromiso adquirido, la cual deber realizar a ms tardar la reunin del prximo mes. ------------------------------------------------------------------------------------------------------. ARTICULO CATORCE: El seor Asesor, presenta un breve informe sobre el estudio efectuado a los procedimientos que realiza el Comit de Crdito, para lo cual recomienda realizar un taller entre dicho Comit, la Junta Directiva y la Fiscala, con el fin de analizar una propuesta de formularios para que el Comit utilice. Por mayora de los presentes se acuerda que el seor Asesor presente par la prxima reunin un programa de trabajo para realizar dicho taller con su respectivo presupuesto. ---------------------------------------------------------. ARTICULO QUINCE: El seor , Primer Vocal, comenta el punto sobre la conveniencia de crear un Comit de Deportes. El tema es analizado por los presentes, quienes por mayora acuerdan crear dicho Comit, el cual estar coordinado por el seor , Primer Vocal, quien deber buscar a dos asociados, para que se integren al mismo y presentar en la prxima reunin un plan de trabajo.-------------------------------------------------------------------------. ARTICULO DIECISEIS: Como parte de los puntos varios, se acuerda, por mayora de los presentes, participar en la inauguracin de las viviendas de los seores y , para lo cual se comisiona al seor asistir en representacin de la Junta Directiva.------------------. ARTICULO DIECISIETE: El seor propone la necesidad de crear un fondo para gastos de los Comits. El seor 5

Presidente indica que debido a que el punto presentado por el seor Hernndez no est incluido dentro de la agenda, y en esta reunin falta un miembro de la Junta Directiva, es recomendable que el punto presentado se deje para la agenda de la prxima reunin de Junta Directiva. Por mayora de los presentes se acuerda incluir el tema de crear un fondo para los Comits en la agenda para la prxima reunin de Junta Directiva.--------------------. ARTICULO DIECIOCHO: Por mayora de los presentes, se acuerda fijar la prxima reunin para el da diez de setiembre del presente ao, en la sede de ASE .--------------------------. ARTICULO DIECINUEVE: No habiendo ms asuntos que tratar, se lee el acta y declaran en firme todos los acuerdos tomados en esta reunin; se levanta la sesin a las diecisiete horas de esta fecha, pasando los presentes a disfrutar de un refrigerio. --------------------------------------------. (firma) Presidente (firma) Secretario

NOTA: En folio dos lnea siete, no se lea nmero uno, lase, nmero nueve; mismo folio, lnea catorce, no se lea se firmada, lase es firmada. En folio cuatro, lnea veintiuno y folio cuatro, lnea veintiuno y folio cinco, lnea uno, no se lea lo escrito entre parntesis. ----------------.

(firma) Presidente

(firma) Secretario

MANEJO DEL LIBRO DE REGISTRO DE ASOCIADOS Su contenido, se basa principalmente en el artculo 15 de la Ley de Asociaciones Solidaristas. antes de utilizar el libro, es necesario legalizarlo ante el Registro de Asociaciones Solidarista del Departamento de Organizaciones Sociales en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Existe la posibilidad de utilizar folios sueltos en lugar del libro tradicional, lo cual permite el uso del computadora para facilitar el manejo del mismo. 6

El libro se utiliza para registrar a todos los miembros de una misma Asociacin Solidarista, lo cual es una obligacin que establece la Ley. Por lo anterior se deduce que este libro es el documento legal que nos permite demostrar quines son asociados a una fecha determinada. Le corresponde a la Secretara su manejo y custodia. La informacin que se registra, se basa en los acuerdos tomados en reuniones de Junta Directiva o de Asamblea General Ordinaria, en relacin a las solicitudes de afiliacin y de Desafiliacin que los asociados presenta; dichos acuerdos aparecen registrados en las actas correspondientes a cada rgano. MODO DE USARLO: El registro de la informacin se realiza mediante la redaccin de Asientos. Se recomienda efectuar un asiento por cada tipo de movimiento (afiliaciones, desafiliaciones o actualizaciones), aunque pertenezcan a acuerdos que han sido consignados en una misma acta. NOTA: La numeracin de los asientos es continua y de relacin al orden cronolgico de las actas que corresponden al rgano que toma el acuerdo (afiliacin, desafiliacin o actualizacin). REGISTRO: Los asientos se registran: con tinta, a mano, con letra legible, en orden cronolgico, en forma continua y sin dejar renglones vacos o espacios mayores a los necesarios. Entre cada asiento, una vez que ste ha sido firmado, no deben existir renglones en blanco. Los nmeros que contiene el encabezado se anotan en letras. CORRECCIONES: En caso de que se cometan errores u omisiones durante el registro de los asientos, por ninguna razn deber tacharse, borrarse, escribir sobre ellos, no utilizarse corrector; la forma correcta de subsanar dichos errores ser mediante el uso de notas al final de los mismos, para lo cual le sugerimos consultar la gua para el manejo de libros de actas, donde se presentan algunos ejemplos.

SOCIOS FUNDADORES Acta Constitutiva realizada el ________ de _______________ de 199____. ASIENTO N 1 7

TOMO: ASOCIADO N NOMBRE COMPLETO: CEDULA N: FECHA SALIDA: FECHA Y N ACTA REUNION J.D.: OBSERVACIONES

SOCIOS ORDINARIOS Acta N_____de la reunin_______ de J.D. del_____ de _________199____. ASIENTO N 1 ASOCIADO N NOMBRE COMPLETO: CEDULA N: FECHA SALIDA: FECHA Y N ACTA REUNION J.D.: OBSERVACIONES