La Auditora por Ciclos de Transacciones

Recopilado por JOSE ANTONIO VIELMAN CPA Para estudiantes de la Facultad de CCEE - USAC

La Auditora por Ciclos de Transacciones

Ciclo:

Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones. Hecho econmico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financieros.

Transacciones:

La Auditora por Ciclos de Transacciones

Se basa en verificar los pasos para procesar una Transaccin que culmina en un efecto sobre E.F., por adquisicin, gasto o servicio, recepcin de prstamo, adquisicin de una obligacin, etc. Su objetivo es analizar grficamente la suficiencia de controles internos para garantizar la integridad de las cifras resultantes.

Estudio y Evaluacin de la Estructura del Control Interno

El Control Interno comprende el plan de organizacin, mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y correccin de los datos contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesin a polticas administrativas.

Esquema a observar para Estudio de cada Ciclo

Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa) Que las transacciones estn debidamente registradas (obtencin de informacin financiera razonable y oportuna) Custodia de los activos (proteccin a los activos)

Principales Tipos de Ciclos de Transacciones

Tesorera Egresos - Compra (adquisicin) - Nmina (pago) Conversin Ingresos - Ventas - Ingresos de Efectivo Informacin Financiera

Enlaces de los Ciclos

Tesorera Ingresos

Informacin Financiera
Conversin (Lo que se produce)

Egresos

Flujo de los Ciclos de Transacciones

El Ciclo de Tesorera provee efectivo a los ciclos de Egresos Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nmina que se utiliza en el Ciclo de Conversin El ciclo de Conversin origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos

Flujo de los Ciclos de Transacciones

El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorera para uso interno o inversiones externas Todos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de Informacin Financiera y sta se resume en Estados Financieros

Ciclo de Tesorera

Incluye funciones que tratan con fondos de capital (manejo de efectivo y emisin de obligaciones de deuda y acciones de capital) Sus funciones comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo. Incluye la distribucin de efectivo las operaciones corrientes y otros, termina en devolucin a inversionistas y acreedores.

Ciclo de Tesorera Funciones Tpicas

Funcin de Ejecucin -Inversiones Compra de valores, recibir ingresos peridicos y venta de valores. -Financiamiento Emisin de obligaciones y acciones del capital social, pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y readquisicin de acciones.

Ciclo de Tesorera Funciones Tpicas

Funcin de Registro -Inversiones Contabilizar las transacciones y pase al mayor Actualizar el mayor auxiliar de inversiones -Financiamiento Contabilizar las transacciones en diarios y mayor Actualizacin de los mayores auxiliares

Ciclo de Tesorera Funciones Tpicas

Funcin de Custodia - Inversiones Proteccin de valores Mantener correctos los saldos de las inversiones -Financiamiento Asegurarse de la correccin de los saldo de los pasivos y del capital social

Ciclo de Tesorera
Asientos Comunes - Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones de tesorera. Formas y Documentos Vitales -Certificados o ttulos de acciones -Documentos por pagar emisin de obligaciones -Acciones, bonos y otros de inversin -Convenios para plan de beneficios -Cheques de dividendos e intereses

Ciclo de Tesorera Objetivos del Control Interno

Eficiencia Operativa Autorizacin, segregacin de funciones, procedimientos de documentacin Informacin Financiera Confiable y Oportuna Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos Adecuada Custodia de los Activos

Ciclo de Egresos - Compras

Llamado tambin de adquisicin y pago, clasifica la adquisicin de recursos entre cuentas de activo y gasto. Tambin afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo.

Ciclo de Egresos Compras Funciones Tpicas

Funciones de Ejecucin * Solicitud de compra Solicitud de Cotizacin *Seleccin del mejor cotizante *Preparacin de la solicitud de compra *Autorizacin para adquisicin de bienes/servicios *Funcin especfica de compra *Recepcin de mercancas y suministros *Control de calidad de la adquisicin *Verificacin y aprobacin de los pagos

Ciclo de Egresos Compras Funciones Tpicas

Funciones de Registro -Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados -Distribucin de compras y cuentas apropiadas -Actualizacin de registros de inventario y costos -Actualizar submayores de caja, inventarios, etc. Funcin de Custodia -Proteccin del inventario -Mantener registros correctos de inventarios

Ciclo de Egresos - Compras

Asientos Comunes Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribucin de cuentas y pagos anticipados
Formas y Documentos Vitales Solicitud de compra, rdenes de compra, documentos de recepcin, facturas de proveedores, notas de dbito y crdito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos

Ciclo de Egresos Compras Objetivos del Control Interno

Eficiencia Operativa Autorizacin, segregacin de funciones, procedimientos de documentacin Informacin Financiera confiable y Oportuna Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos, verificacin interna independiente
Custodia de los Activos

Ciclo de Egresos Compras Errores Potenciales

Compra -bienes o servicios contabilizados pero no recibidos -no autorizados -recibidas, pero no contabilizadas -factura contabilizada incorrectamente
Pagos -contabilizados, pero no efectuados o viceversa -contabilizados en perodo indebido -pagos no autorizados

Ciclo de Egresos - Nmina

Involucra eventos y transacciones de renumeraciones a ejecutivos y empleados Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensin, participacin de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados (p.e., seguro mdico)

Ciclo de Egresos Nmina Funciones Tpicas

Funciones de Ejecucin -Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de personal -Capacitacin y evaluacin de personal -Preparacin de informes de asistencia -Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas -Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios

Ciclo de Egresos Nmina Funciones tpicas

Funciones de registro Contabilizacin de transacciones de nmina a pase al mayor Actualizar registro de empleados Determinar costo de mano de obra Funciones de custodia Proteccin de fondos de nmina Proteccin de registros de nmina Mantener correccin de cuentas bancarias

Ciclo de Egresos Nmina

Asientos

comunes:

Nminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nmina, pagos anticipados
Formas

y documentos vitales

Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, seleccin preliminar, exmenes fsicos, contratos de trabajo, aviso de promocin, aviso de aumento salarial, despido de personal, liquidacin al personal

Ciclo de Egresos Nmina Objetivos del Control Interno

Eficiencia operativa: Autorizacin, segregacin de funciones, controles fsicos y verificacin interna independiente Informacin financiera razonable y oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos y verificacin interna independiente

Ciclo de Egresos Nmina Errores Potenciales

Planillas infladas con personal no existente Pagos por trabajo no realizado Apropiacin de salarios no reclamados Indemnizaciones pagadas no contabilizadas Contabilizacin y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales Errores en clculos o sumas

Ciclo de Conversin
Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado y otros activos no monetarios En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo ms importante es la produccin de un artculo terminado por el uso de recursos adquiridos

Ciclo de Conversin
Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario hasta almacenar los productos terminados Es ms extenso en las industrias de manufactura En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean perceptibles

Ciclo de Conversin Funciones Tpicas

Funciones de ejecucin -Expedicin de rdenes de produccin -Requisicin de materias primas -Procesamiento de materias primas -Transferencia de productos terminados para almacenamiento -Depreciacin y amortizacin de activos

Ciclo de Conversin Funciones Tpicas

Funciones de Registro -Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado) -Aplicacin de costo de mano de obra -Aplicacin de cuota de gastos de fabricacin -Depreciacin y amortizacin de activos fijos -Determinacin de variaciones en precios y calidad Funciones de Custodia -Proteger productos en proceso y terminados -Guardar adecuadamente registros de manufactura

Ciclo de Conversin

Asientos Comunes -Depreciacin y amortizacin de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de propiedades, transferencia de inventarios, gastos de fabricacin Formas y Documentos Vitales -Orden de produccin, requisicin de materiales, boletas de ruta, informes de produccin, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin, tarjetas de tiempo (mano de obra)

Ciclo de Conversin Objetivos de Control Interno

Eficiencia Operativa -Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos de Documentacin Informacin Financiera Adecuada y Oportuna -Autorizaciones, Segregacin de Funciones, Registros Contables y Procedimientos Custodia de Inventarios

Ciclo de Conversin Errores Potenciales

Inventarios -Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente Produccin -Transferencias interdepartamentales incorrectas Produccin en Proceso -Mano de obra o gasto indirecto incorrectos -Gastos clasificados incorrectamente -Produccin terminada, NO descargada

Ciclo de Ingresos
Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios Incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo La funcin contable de determinar el costo de ventas se hace aqu

Ciclo de Ingresos Funciones Tpicas

Funciones de Ejecucin -Ventas *Toma de pedidos, evaluacin y aprobacin de crdito, despacho del pedido, prestacin del servicio, facturacin -Ingresos de Efectivo *recibir remesas de efectivo por correo, recibir dinero de ventas al mostrador, sumar total de entradas de efectivo, depositar en el Banco, determinacin de cuentas incobrables

Ciclo de Ingresos Funciones Tpicas

Funciones de Registro -Ventas Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, contabilizar garantas otorgadas por ventas, emitir notas de crdito y ajustes de clientes, determinar el costo de ventas -Ingresos de Efectivo Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor, contabilizar transacciones de ajustes a ventas, actualizacin de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas)

Ciclo de Ingresos Funciones Tpicas

Funciones de Custodia -Venta Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes Mantener actualizados los saldos -Ingresos de Efectivo Llevar el control correcto de los saldos de efectivo Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes

Ciclo de Ingresos

Asientos Comunes Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas Formas y Documentos Vitales -Ventas Pedidos, rdenes y Conocimientos de Embarque, Facturas de Venta, Recibos -Ingresos de Efectivo Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de mquinas registradoras, depsitos bancarios

Ciclo de Ingresos Objetivos de Control Interno

Eficiencia Operativa Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos de Documentacin Informacin Financiera Razonable y Oportuna Asignacin de Responsabilidades para cada funcin Adecuada Custodia de Activos

Ciclo de Ingresos Errores Potenciales

Ventas -Facturada, NO despachada -Despachada, NO facturada -Facturada, NO contabilizada -Importe contabilizado incorrectamente Cobros -Cobrado, NO depositado -Cobrado, No contabilizado -Depositado, NO contabilizado

Ciclo Informacin Financiera

No procesa transacciones, obtiene informacin de Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos Analiza, evala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin, para informar a la Gerencia y otros Aqu ocurre la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados Financieros

Ciclo Informacin Financiera

Asientos Contables -Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo) -Eliminaciones y reclasificaciones Formas y Documentos Vitales -Plizas de Diario -Diario General y Subsidiarias -Mayor General -Auxiliares de Mayores -Estados e Informes Financieros

Ciclo Informacin Financiera Funciones Tpicas

Incluye las actividades bsicas: -Originar y preparar plizas de Diario -Registrar operaciones en el Diario -Mayorizar operaciones -Agrupar informacin de revelacin suplementaria -Originar, preparar, consolidar y reexpresar informes y Estados Financieros -Conversin monetaria -Obtener informacin de otros Ciclos

Ciclo Informacin Financiera Objetivos de Control Interno

Autorizacin
Clasificacin

y Procesamiento de Transacciones Documentacin y Evaluacin Salvaguarda Fsica

Ciclo Informacin Financiera Tipos de Informes

Balance

de Comprobacin Estados Financieros Bsicos Estados y Anexos gerenciales Declaraciones Fiscales

Ciclo Informacin Financiera Errores Potenciales

Se incluyen: -Asientos No Autorizados -Asientos e Informacin Omitidos -Asientos con Errores de Anotacin o Suma -Asientos o Plizas de Diario incorrectos -Uso o distribucin de documentacin sin autorizacin previa -Estados Financieros o Estadsticos presentados indebidamente