Manual de Activos

R&M AGENCIA INTERNACIONAL DE SERVICIOS, S.A.
PROPSITO
Los activos fijos los utilizan todas las organizaciones para obtener un objetivo bsico: la generacin de sus ingresos. Entre ellos estn: terreno, mobiliario, equipo y maquinaria, por ello, los activos de una organizacin estn determinados por la naturaleza de sus actividades. Los bienes muebles tienen dos caractersticas principales: 1. Se adquieren para su uso en operaciones y entran directamente en la corriente generadora de ingresos. Se tienen para su uso, no para su venta. 2. Tienen una vida relativamente larga. La Municipalidad de Alajuela, por medio del presente manual pretende delegar en cada funcionario el control y la responsabilidad de los bienes muebles, los cuales constituyen la herramienta de trabajo cotidiana, que permite a la empresa operar diariamente. As, cada funcionario se convierte en custodio de sus activos, ya que su responsabilidad no slo comprende el desempeo de sus tareas sino el cuido de estos instrumentos de trabajo. Este manual busca constituirse en un elemento fundamental de consulta y regulador para mantener el control de activos fijos y pretende cumplir los principios de funcionalidad, legalidad, veracidad y exactitud, bajo el entendido de que requerir para su efectividad el aporte de todo el personal de la Municipalidad de Alajuela, cuyo inters y comprensin sern determinantes para el xito de la misma. El presente manual tiene como objetivo primordial determinar los lineamientos necesarios para un adecuado manejo de activos fijos de la institucin, mediante la determinacin de las polticas y los procedimientos que se debern seguir en su ejecucin, de manera que se garantice claridad y agilidad en su control. Todo en acatamiento de las siguientes normas: 1- Ley #8131 Administracin Financiera de la Repblica y Presupuestos Pblicos, en cuyos artculos 17 y 18 reza: Artculo 17.- Sistemas de control. Para propiciar el uso adecuado de los recursos financieros del sector pblico, se contar con sistemas de control interno y externo.
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Tel. 215-5002 inv_activos@yahoo.com
Artculo 18.- Responsabilidades
de
control.
El
control interno
ser
responsabilidad de la mxima autoridad de cada dependencia. En los procesos donde participen dependencias diferentes, cada una ser responsable de los subprocesos o actividades que le correspondan. El control externo corresponder a la Contralora General de la Repblica, de acuerdo con su Ley Orgnica y las disposiciones constitucionales.
2- Ley 8292 Ley General de Control Interno, que en su artculo 15 dice: Actividades de control. Respecto de las actividades de control, sern deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las polticas, las
normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevencin de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institucin en el desempeo de sus funciones. b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las polticas
como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes: i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institucin. ii. La proteccin y conservacin de todos los activos institucionales. iii. El diseo y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotacin adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institucin. Los documentos y registros debern ser administrados y mantenidos apropiadamente. iv. La conciliacin peridica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido. v. Los controles generales comunes a todos los sistemas de informacin computarizados y los controles de aplicacin especficos para el procesamiento de datos con software de aplicacin..
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3- Manual de normas generales de control interno para la Contralora General de la Repblica y las entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin, en cuyo captulo IV Normas generales relativas a las actividades de control, se encuentran los puntos: - 4.8: Documentacin de procesos y transacciones: Los controles vigentes para los diferentes procesos y actividades de la institucin, as como todas las transacciones y hechos significativos que se produzcan, deben documentarse como mnimo en cuanto a la descripcin de los hechos sucedidos, el efecto o impacto recibido sobre el control interno y los objetivos institucionales, las medidas tomadas para su correccin y los responsables en cada caso; asimismo, la documentacin correspondiente debe estar disponible para su verificacin.; - 4.9: Supervisin constante: La direccin superior y los funcionarios que ocupan puestos de jefatura deben ejercer una supervisin constante sobre el desarrollo de los procesos, transacciones y operaciones de la institucin, con el propsito de asegurar que las labores se realicen de conformidad con la normativa y las disposiciones internas y externas vigentes.; - 4.11: Sistema contable y presupuestario: Se establecern sistemas contables y presupuestarios de conformidad con las disposiciones legales y tcnicas vigentes; - 4.12: Acceso a activos y registros: El acceso a los activos y registros de la organizacin debe estar claramente definido y delimitado, de modo que slo lo obtengan los funcionarios autorizados por razn de su cargo y de las labores correspondientes.; - 4.15: Inventarios peridicos: La exactitud de los registros sobre activos y disponibilidades de la institucin deber ser comprobada peridicamente mediante la verificacin y el recuento fsico de esos activos u otros como la informacin institucional clave.; y - 4.17: Formularios uniformes: Debern implantarse formularios uniformes para el procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se realicen en la institucin, los que contarn con una numeracin preimpresa consecutiva que los identifique especficamente. Igualmente, se establecern los controles pertinentes para la emisin, custodia y manejo de tales formularios, segn corresponda.
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Adems de las normas descritas, por principio supletorio, se incorporan algunos artculos del Reglamento para el registro y control de bienes de la Administracin Central del Ministerio de Hacienda.
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CAPTULO 1
ASPECTOS GENERALES
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Captulo 1 ASPECTOS GENERALES
1.1 Alcance
1.1.1 El Manual de Polticas y Procedimientos de Bienes Muebles regula todo lo concerniente al manejo fsico de los bienes muebles (maquinaria, mobiliario, equipo y piezas y obras de coleccin) patrimonio de la Municipalidad de Alajuela, por lo que su conocimiento es obligatorio para todo el personal de la Institucin. 1.1.2 Este manual puede guardar relacin con otras leyes y reglamentos de la Repblica, tales como la Ley General de Contratacin Administrativa, la Ley de Control Interno, el Cdigo Municipal y otras, por lo tanto, debe tenerse claro que en caso de que eventualmente exista inconsistencia con alguna ley o reglamento general emitido por la Contralora General de la Repblica, la Asamblea Legislativa, u otra institucin reguladora, siempre privarn lo dictado por ests ltimas.
1.2 Responsabilidades
1.2.1 Se entiende que la responsabilidad mxima por la determinacin de las polticas aqu estipuladas recae en la Alcalda Municipal de Alajuela, lineamientos que sern operacionalizados por Hacienda Municipal y sus subprocesos de Contabilidad y Servicios Generales. 1.2.2 La unidad administrativa responsable de la administracin de los bienes muebles es el Proceso de Hacienda Municipal, en cuya administracin recae la obligacin de dictar los procedimientos que permitan un adecuado uso de los bienes por parte del personal. Igualmente le corresponde ajustar las presentes normas cuando su
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aplicacin afecte los intereses de la Institucin o considere que debe mejorarlas. Todo con la venia de la Alcalda y el Concejo, que dar su aprobacin final. 1.2.3 El Subproceso Contabilidad es la unidad administrativa responsable de garantizar que la informacin del auxiliar de activos sea veraz y refleje todos los activos adquiridos por la Institucin y sus caractersticas, de tal manera que se pueda reflejar en los estados financieros de forma confiable. 1.2.4 Le corresponde al proceso de Servicios Informticos la implementacin y adecuado mantenimiento de los programas utilizados para la administracin de bienes. Es su obligacin atender las observaciones del personal de Hacienda Municipal.
1.3 Glosario
Activo: es todo bien patrimonio de la Institucin. Activo intangible: es un activo identificable, de carcter no monetario y sin apariencia fsica, que se tiene para ser utilizado en la produccin de bienes y servicios, para ser arrendado a terceros o para funciones relacionadas con la administracin de la entidad. Actor: se identifica como la persona que forma parte de la ejecucin de un procedimiento. Amortizacin (depreciacin acumulada): es la acumulacin del desgaste de un activo fijo o intangible, por el tiempo de vida que tiene estimado un bien segn las funciones para las que fueron asignados los mismos. Auditora de bienes muebles: se refiere a la toma fsica de inventario realizada sin el conocimiento del personal con el fin de verificar tanto la ubicacin como el estado de los bienes en custodia por cada unidad administrativa. Bien asignado: es todo aquel activo que otorga la corporacin a un colaborador para el desempeo de sus funciones regulares. Bien compuesto: se refiere a un activo que se compone de partes externas independientes que pueden, por lo tanto, operar con otro activo similar.
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Bien mueble: es todo aquel bien duradero adquirido por las unidades administrativas que se encuentran incorporados al proceso productivo para brindar un servicio, as como para el buen desempeo de las funciones por parte de los funcionarios. Bien por gasto: se refiere a aquellos bienes cuyo valor es inferior al de un bien mueble, adquirido como un gasto, pero que por su utilizacin cotidiana constituye un instrumento de trabajo y que, por tanto, debe ser resguardado y controlado como un bien mueble. Control fsico: es la aplicacin de normas de resguardo a un bien con el fin de conocer su ubicacin y su estado fsico. Costo: es el importe de efectivo o medios lquidos equivalentes pagados por la compra de un activo, en el momento de su adquisicin. Cotizacin: es la oferta econmica de un bien o servicio presentada por un proveedor externo. Depreciacin: es la representacin contable del desgaste de un bien adquirido para brindar un servicio o para realizar una funcin. Destruccin: se refiere al proceso de descomposicin de un bien ya sea de forma manual o con alguna herramienta, con el fin de provocar su disfuncionalidad, desuso y eventual desaparicin de forma permanente. Deterioro: es la prdida de valor de un activo por la incidencia de factores tanto externos (valor de mercado, entorno legal, situacin econmica, tecnologa) como internos (obsolescencia, cambios significativos en la forma y rendimiento econmico del activo). F.C.A.: Formulario de Control de Activos, utilizado universalmente para registrar los movimientos de bienes y que se encuentra en la red informtica interna y fsicamente en Servicios Generales. Inventario: es la cantidad de bienes muebles, inmuebles e intangibles que son propiedad de la Municipalidad de Alajuela. Mejora: se entender como la adicin de un componente a un bien o el aumento de su capacidad de operacin, como es el caso de equipo de cmputo. Obsolescencia: corresponde a los bienes en desuso, o que por sus caractersticas han cumplido un ciclo productivo en la institucin.
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Plaqueo: es el proceso de adherencia de las placas o etiquetas de identificacin a cada bien. Proveedor Externo: es la persona fsica o jurdica que ofrece un bien o un servicio a la Entidad. Re-plaqueo: es el cambio o sustitucin de la placa de un bien por otra. Traslado interno: se refiere al movimiento de activos entre unidades de la institucin dentro del mismo edificio. Traslado externo: movimiento de un bien dentro de la Institucin pero entre diferentes edificios. Toma fsica de inventario: se entiende como el proceso de toma fsica en el cual se revisa la ubicacin, estado y otros datos de los bienes. Unidad requeriente: es la unidad administrativa que solicita la compra de un bien o servicio para su uso. Usuario del bien: es el funcionario custodio de un bien que lo utiliza cotidianamente en el desarrollo de sus labores. Vida til: es el perodo durante el cual se espera que funcione un activo.
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CAPTULO 2
POLTICAS DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Captulo 2.
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POLTICAS DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

En el presente apartado se explicitarn los lineamientos generales dictados por la Hacienda Municipal, que orientarn las acciones que permiten mantener un adecuado control de bienes muebles.
2.1
Responsabilidades
2.1.1 La Municipalidad de Alajuela entregar a cada funcionario, el equipo y las herramientas necesarias para ejercer su funcin dentro de la Institucin y establecer medidas adecuadas y funcionales para controlar su ubicacin, manejo y buen estado, tanto como requerimiento de control contable como medida de proteccin ante su posible sustraccin. 2.1.2 2.1.3 El Subproceso de Servicios Generales es el responsable del registro de los activos. El Subproceso de Contabilidad es la unidad administrativa responsable de mantener toda la informacin sobre los activos de la Institucin de manera fiel y oportuna, de forma que debe procurar que sus registros contables permanezcan siempre actualizados. 2.1.4 El coordinador de cada unidad administrativa ser el responsable mximo de su rea en cuanto a la administracin y la custodia de los bienes asignados a su unidad de la manera en que mejor le convenga, siempre que guarde concordancia con los lineamientos establecidos por Hacienda Municipal y Contabilidad (ver punto 3.1). 2.1.5 En caso de que un funcionario no posea un bien que le haya sido asignado bajo su custodia, ser sujeto de un proceso administrativo. 2.1.6 En caso de prdida o dao de un bien, le corresponde al coordinador de cada unidad administrativa abrir el procedimiento administrativo al funcionario registrado como responsable del mismo en los archivos de Contabilidad, para determinar si fue por negligencia o por accidente, de manera que se puedan establecer responsabilidades.
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2.2
2.2.1
Recepcin de Donaciones
Cuando una entidad o persona fsica externa desea donar un bien a la Municipalidad, debe haber una autorizacin previa del Concejo, siguiendo el procedimiento establecido en el punto 3.2 del presente manual.
2.3 Registro e identificacin

2.3.1 Es responsabilidad de Servicios Generales plaquear cada bien e incluir sus caractersticas de forma detallada en el sistema informtico de control de activos siempre que stos estn considerados en el Catlogo de Mercancas del Ministerio de Hacienda. 2.3.2 Contabilidad debe verificar la certeza de los registros revisando cada ingreso de datos hecho por Servicios Generales. 2.3.3 Los bienes debern identificarse, antes de ser entregados a la unidad administrativa que los adquiri, con la placa metlica determinada para ello, salvo en el caso del equipo electrnico de informtica, que para efectos de preservar su garanta, debern ser identificados mediante una etiqueta de cdigo de barras. Todo siguiendo el procedimiento indicado en el punto 3.3. 2.3.4 En caso de que el bien no pueda ser plaqueado, ya sea por su garanta u otra razn, se le deber asignar un registro electrnico tipo E, seguido por la secuencia numrica a partir de 0001. 2.3.5 Los bienes depreciables sern aquellos indicados en el Catlogo de Mercancas vigente emitido por el Ministerio de Hacienda (ver anexos). 2.3.6 Las placas de identificacin de bienes debern tener un nmero secuencial, formado por cuatro dgitos e iniciado en el nmero 0001. 2.3.7 Las placas debern estar colocadas en un lugar accesible y guardando los principios de funcionalidad, esttica y seguridad, segn los cuales las placas deben ser accesibles cuando se les busca, no deben afectar la imagen del bien y no
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deben poner en peligro la integridad fsica de las personas ni estar expuestas a un posible dao.
2.4
2.4.1
Traslados internos y externos
Todo traslado debe ser autorizado por el coordinador de la unidad administrativa que custodia el bien, acatando lo estipulado en el punto 3.4.
2.4.2
Todo bien que deba ser trasladado de una unidad administrativa a otra de manera definitiva, deber ser reportado a Servicios Generales y a Contabilidad, para que sea registrada su nueva ubicacin en el mdulo informtico de Activos.
2.4.3
No reportar un traslado acarrear responsabilidades y/o sanciones para el funcionario registrado como custodio del bien, segn lo estime Recursos Humanos en un proceso administrativo.
2.4.4
La unidad administrativa que deba hacer un traslado externo para enviar a reparacin un bien bajo su custodia, deber comunicar a Servicios Generales por escrito.
2.5
2.5.1
Reparaciones
Todo equipo de cmputo debe ser, en primera instancia, reparado internamente, slo en caso de que Servicios Informticos no pueda, el bien ser reparado por un proveedor externo.
2.5.2
El equipo de oficina y el mobiliario deben ser evaluados por Servicios Generales, mediante su Almacn o Taller para determinar si el bien es reparable antes de ser sustituido.
2.5.3
Slo si Servicios Generales indica que no puede reparar un activo, ste puede ser sustituido.
2.5.4
En todo caso, deber observarse el procedimiento detallado en el punto 3.5.
2.6
Toma fsica de bienes

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2.6.1
El subproceso de Contabilidad, por consideracin propia o por solicitud superior de la Administracin, pueden realizar en cualquier momento la verificacin de la existencia, el estado y la ubicacin de los bienes de la Institucin, as como el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el presente manual.
2.6.2
Contabilidad con el apoyo de Hacienda Municipal y Servicios Generales deber realizar una toma fsica anual de los activos institucionales, ya sea total o por muestra, de acuerdo con la disponibilidad de recursos y siguiendo el procedimiento indicado en el punto 3.6.
2.7
2.7.1
Bienes en desuso
Todo bien que se encuentre en mal estado y no sea reparable o no est en uso, puede ser desechado o donado, previa aprobacin del Coordinador de Servicios Generales, quien deber comunicar a la Contabilidad para que realice el ajuste contable que corresponda, siguiendo el procedimiento respectivo en el apartado 3.7 del presente manual.
2.8
2.8.1
Donaciones
De conformidad con el artculo 62 del Cdigo Municipal, la Institucin est facultada para realizar donaciones siempre que el bien no est en uso ni asignado para alguna actividad de la Institucin, segn el procedimiento indicado en el punto 3.8.
2.8.2
La Alcalda conformar una Comisin de Donaciones, integrada por un funcionario de cada una de las siguientes unidades administrativas: Hacienda Municipal, Contabilidad, Servicios Jurdicos, Servicios Generales y Desarrollo Humano, con el fin de estudiar y recomendar a los posibles beneficiarios de las donaciones.
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2.8.3
Los bienes pueden ser donados a una institucin de bien social o educativa previo acuerdo del Concejo, con base en las recomendaciones que emita la Comisin de Donaciones creada para tal efecto.
2.9
2.9.1
Uso de formularios
Todo proceso de solicitud de compra, registro, asignacin, traslado, desecho, recepcin y entrega de un bien, deber ser comunicado mediante el uso del Formulario de Control de Activos (F.C.A.) (ver anexo), diseado por Servicios Generales y Contabilidad, el cual deber tener una numeracin consecutiva impresa. Ello para garantizar un efectivo control del activo y la asignacin de responsabilidades.
2.9.2
El F.C.A. deber tener un diseo que permita su uso universal para los diferentes procesos de administracin de bienes que puedan darse en la Institucin.
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CAPTULO 3
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
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Captulo 3. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS 3.1

3.1.1
Responsabilidades
El coordinador de cada unidad administrativa deber tener un reporte del inventario que custodia cada uno de los funcionarios a su cargo.
3.1.2
Cada coordinador realiza en conjunto con los funcionarios de su unidad administrativa un inventario de los bienes que stos reciben al iniciar sus labores, el cual deber plasmarse en un reporte escrito.
3.1.3 3.1.4 3.1.5
El reporte es firmado por ambos funcionarios. El coordinador entrega una copia a su personal y mantiene otra bajo su custodia. Cuando un funcionario deja su cargo, reporta por escrito los bienes que entrega al coordinador.
3.1.6 3.1.7
El coordinador revisa el reporte contra el inventario fsico. Si hay alguna diferencia que no puede aclararse con el funcionario, se reporta a la Hacienda Municipal y a Servicios Generales, mientras el coordinador abre el proceso administrativo y lo reporta a Recursos Humanos.
3.1.8
Recursos Humanos lidera el proceso para determinar si existe responsabilidad del funcionario en cuyo caso, deber reponer el valor del bien por la vas legales que correspondan.
3.2
3.2.1
Recepcin de Donaciones
El donador enva una carta al Concejo con el detalle y motivo de la donacin y los bienes que desea entregar a la Municipalidad.
3.2.2
El Concejo responde la solicitud y, en caso de aceptar, enviar una nota de aceptacin a la Alcalda y sta, a Servicios Generales.
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3.2.3
En caso de donacin internacional, la Municipalidad deber gestionar la exoneracin de tributos ante los entes respectivos.
3.2.4
Servicios Generales emite Acta de Recibo de los bienes la cual adjunta al formulario F.C.A. en el momento de la entrega del bien por parte del donador al Almacn de la Municipalidad.
3.3
3.3.1
Registro e identificacin
Una vez que el bien es adquirido, la Proveedura enva la Orden de Compra al Coordinador de Servicios Generales.
3.3.2
El encargado del Almacn recibe el bien y lo verifica contra la Orden de Compra y la factura del proveedor adjudicatario.
3.3.3
En caso de ser un bien donado, el encargado del Almacn debe verificar que el mismo corresponda al descrito en el oficio de aceptacin del Consejo Municipal.
3.3.4 3.3.5
De existir alguna inconsistencia, el bien no se recibe. Si el bien cumple con lo estipulado, el encargado del Almacn recibe el bien, firma la Orden de Compra o el acta de aceptacin del Concejo (si fuera donado) y lo deposita en las instalaciones del Almacn resguardando el activo en condiciones adecuadas.
3.3.6
El Almacn enva la factura entregada por el adjudicatario al coordinador de Servicios Generales junto con la Orden de Compra.
3.3.7
Servicios Generales asigna una placa al bien segn la clasificacin del Catlogo de Mercancas del Ministerio de Hacienda.
3.3.8 3.3.9
Servicios Generales llena el F.C.A. y lo imprime. Se adhiere la placa o etiqueta de identificacin al bien.
3.3.10 El F.C.A. es firmado por el Coordinador de Servicios Generales y lo entrega junto con el bien a la unidad requeriente del bien. 3.3.11 Quien recibe por parte de la unidad que adquiri el bien, firma el F.C.A. y se deja una copia del mismo.
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3.3.12 Una segunda copia del F.C.A. se entrega al Almacn para comprobar la entrega del bien. 3.3.13 La placa debe ubicarse siguiendo la siguiente secuencia de acuerdo con las posibilidades segn las caractersticas del bien: Mobiliario: Archivos: frontal Sillas: trasera o inferior Mesas: lateral interna o inferior Otro mobiliario: Lateral. Equipo de cmputo: Trasera junto a otras etiquetas del fabricante. Transporte y maquinaria: Dentro del bal frontal junto a placas del fabricante o donde stas se encuentren.
3.3.14 En caso de equipo de cmputo (monitor, CPU, servidor, impresora, UPS, mdem, enrutador, switch, rack) debe plaquearse con etiqueta adhesiva de polister, para no afectar la garanta. 3.3.15 En caso de equipo de cmputo ubicado en racks ligados a la red informtica, se busca una ubicacin frontal, de manera que el bien no deba ser movido. 3.3.16 En caso de las obras de arte, mobiliario de alto valor o bienes para uso del pblico, la placa se coloca en la parte trasera del bien (no visible). 3.3.17 Dicha etiqueta debe quedar totalmente adherida al bien y, de ser necesario, reforzada con un pegamento adhesivo ms resistente. 3.3.18 El encargado de registros de Servicios Generales incluye en el mdulo de activos fijos del sistema informtico, los siguientes datos del bien: Fecha de compra Cdigo del proveedor. Nombre del proveedor Nmero de Factura. Nmero de activo.
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Descripcin Modelo Serie Marca Localizacin Costo en colones Tipo de depreciacin aplicada. 3.3.20 Contabilidad verifica que los datos registrados por Servicios Generales estn completos y correctos, de acuerdo con la factura del proveedor o el oficio de aceptacin del Concejo, si fuera una donacin. 3.3.21 Si Contabilidad detecta alguna anomala en los datos, coordinar
inmediatamente con Servicios Generales para que se aclare la situacin y realice los ajustes que correspondan. 3.3.22 Todo bien adquirido por caja chica, debe ser trasladado a Servicios Generales para que sea plaqueado y registrado, siguiendo los procedimientos supracitados.
3.4
3.4.1
Traslado interno y externo
Se deber llenar el F.C.A. con la informacin referente al traspaso (fecha, nmero de activo, clase, unidad administrativa origen, unidad administrativa destino).
3.4.2 El funcionario cedente llena dicho formulario, con copia a su coordinador y al encargado de inventario de Servicios Generales. 3.4.3 Una vez llenado el formulario se procede a realizar el traslado fsico del bien a su nueva ubicacin. 3.4.4 El encargado de inventario de Servicios Generales registra en el sistema de inventario la nueva ubicacin y localizacin del bien, dejando en custodia el documento (F.C.A.) de respaldo e informa por escrito a Contabilidad. 3.4.5 El coordinador de la unidad administrativa que recibe el bien firma el F.C.A. y guarda una copia del mismo en calidad de nuevo responsable del bien. 3.4.6 El coordinador actualiza sus registros internos con el nuevo cambio.
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3.4.7
Si se tratare de un bien de uso comn, la responsabilidad por su custodia recae en el coordinador de la unidad administrativa que compr el bien, ya sea que el bien se encuentre fsicamente dentro o fuera de la misma.
3.5
3.5.1
Reparacin
Cuando un equipo de cmputo no funcione adecuadamente, el usuario debe reportarlo a Servicios Informticos.
3.5.2 3.5.3
El tcnico de esta unidad lo revisa y lo repara. Si el equipo no puede ser reparado por el tcnico, pero ste considera que s es reparable por un proveedor externo, lo indica a Servicios Generales y a la unidad responsable del bien.
3.5.4 3.5.5
Proveedura desarrolla la compra segn sus procedimientos. La unidad administrativa responsable del bien llena la boleta de traslado (F.C.A.) y lo enva al Almacn de Servicios Generales.
3.5.6
El bien es entregado por el coordinador del Almacn al proveedor externo para su reparacin, previa firma del recibo del equipo por parte de ste, documento que queda en custodia del Almacn.
3.5.7
Una vez reparado el bien, el encargado del Almacn lo recibe junto con la Orden de Compra.
3.5.8 3.5.9
El Almacn solicita a Servicios Informticos verificar la reparacin del bien. Si Servicios Informticos no aprueba el funcionamiento del equipo, lo devuelve al Almacn y ste al proveedor externo.
3.5.10 Cuando Servicios Informticos aprueba la reparacin, elabora una nota a Proveedura y enva el equipo a la unidad responsable del mismo. 3.5.11 Si se trata de mobiliario o equipo de oficina, corresponde al coordinador solicitar la revisin a Servicios Generales mediante el formulario F.C.A. 3.5.12 El funcionario del Almacn va a la unidad solicitante y evala si la reparacin es posible.
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3.5.13 Si lo es, traslada el bien al Almacn junto con la original de F.C.A. dejando una copia a la unidad responsable del bien. 3.5.14 Repara el bien y lo devuelve junto con la observacin respectiva en el F.C.A. 3.5.15 Si no es reparable, lo comunica al coordinador de la unidad para que proceda al desecho del mismo si as lo considera. 3.5.16 Si el bien es reparable pero por un proveedor externo, el bien se traslada al Almacn. 3.5.17 La unidad responsable procede como se establece en los puntos 3.5.4 y siguientes.
3.6
3.6.1
Toma fsica de activos
El coordinador de Contabilidad fijar, junto con el coordinador de Hacienda Municipal, la fecha de realizacin del inventario y su alcance, es decir, si es total o por muestra.
3.6.2
Si fuera por muestra, sta deber cubrir todas las unidades administrativas y ser aleatoria dentro de ellas.
3.6.3
En todo caso, el inventario siempre deber ser total en el caso de los coordinadores y puede ser aleatoria en el caso de los funcionarios a su cargo.
3.6.4 3.6.5
Se nombra al funcionario o los funcionarios que realizarn las labores. Se comunica a los coordinadores de toda la Institucin para que ordenen sus registros y colaboren con el personal encargado del inventario.
3.6.6
Con varios das de anticipacin a la fecha fijada, se imprimen los reportes de inventario ordenados por nmero de activo.
3.6.7
Se prepara un formulario de inconsistencias que contiene el nmero y la descripcin del activo, la ubicacin registrada y la real.
3.6.8
Luego, el funcionario encargado va revisando en cada unidad administrativa segn el nmero de activo, los datos del bien y registra las posibles inconsistencias, siempre que stas no se refieran a la ubicacin del bien (unidad administrativa o funcionario responsable) o a la descripcin del mismo.
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3.6.9
Si la ubicacin del bien no coincide, el encargado hace la observacin en el formulario de inconsistencias y la reporta a la unidad administrativa responsable del bien con copia a Hacienda Municipal, a Contabilidad y a Servicios Generales.
3.6.10 Hacienda Municipal reporta la falta a Recursos Humanos, que procede con el proceso disciplinario para establecer las sanciones que correspondan al funcionario custodio del bien. 3.6.11 De considerarse conveniente, el Coordinador de la Hacienda Municipal, podr autorizar la contratacin de un proveedor externo para la realizacin de la toma fsica o auditora de bienes. 3.6.12 La periodicidad de dicho proceso ser establecida a discrecin de la unidad mencionada, siempre que considere una previa al cierre del ao. 3.6.13 El funcionario asignado podr solicitar los documentos comprobatorios (formularios, facturas) al coordinador o responsable, segn sean las situaciones dudosas que le genere su actividad de fiscalizacin. 3.6.14 En caso de que la realizacin de la toma fsica de bienes afecte las operaciones regulares de la unidad administrativa objeto del proceso, su coordinador deber justificar por escrito al Coordinador de Contabilidad su oposicin e impedimento real. 3.6.15 En caso de que se encuentren deficiencias en la aplicacin de procedimientos, bienes no encontrados, bienes adquiridos sin autorizacin o cualquier otra irregularidad, el Coordinador de Contabilidad comunica por escrito al coordinador de la unidad administrativa auditorada sobre stas, con copia al coordinador de Hacienda Municipal. 3.6.16 El encargado de la toma fsica brindar al coordinador de la unidad administrativa un tiempo prudencial para ajustar sus procedimientos y para presentar los documentos que le fueren solicitados. 3.6.17 Si existiera un bien que no aparezca registrado, el Coordinador de Contabilidad proceder a investigar el motivo de no registro para corregir una posible falta al procedimiento.
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3.6.18 Contabilidad informa a Servicios Generales sobre la necesidad de incluir dicho bien, indicndole los datos de manera que este ltimo lo incluya en el sistema informtico y luego, Contabilidad complete su registro contable como corresponda.
3.7
3.7.1
Bienes en desuso
El coordinador de la unidad administrativa, una vez que ha determinado que el bien es inservible, ya sea por su estado o caractersticas, comunica a Servicios Generales la decisin y espera su respuesta sobre la fecha del retiro de la unidad administrativa.
3.7.2
El coordinador de la unidad custodia del bien, llena el formulario F.C.A. indicando la baja del bien.
3.7.3
El responsable de Servicios Generales recibe el bien junto con el F.C.A. firma el documento y se deja una copia del mismo.
3.7.4
Servicios Generales redacta un acta de desecho con una copia que incluye el nmero de placa y la descripcin de los bienes y la fecha en que se realiza la destruccin.
3.7.5
El bien se traslada al Almacn y se destruye bajo supervisin del coordinador de Servicios Generales y un representante de Hacienda Municipal o Contabilidad.
3.7.6
Antes de la destruccin se retira la placa del bien y se entrega al coordinador de Servicios Generales.
3.7.7
La destruccin deber garantizar la inutilidad de los bienes y ser realizada con las herramientas y en el lugar que Servicios Generales considere adecuados dentro de las instalaciones de la Municipalidad.
3.7.8
El acta deber ser firmada por los funcionarios testigos sealados en el punto 3.7.5 en el momento en que se termina la eliminacin del bien y se verifica el nmero de placa contra los registros contables.
3.7.9
El original del acta es custodiada por Servicios Generales y la copia la mantiene Contabilidad.
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3.7.10 Servicios Generales registra el movimiento en el sistema de Bienes con base en el F.C.A. 3.7.11 Contabilidad realiza los ajustes contables requeridos para dar de baja el bien.
3.8 Donaciones
3.8.1 3.8.2 Una vez que un bien no es requerido por ningn funcionario, se enva al Almacn. Previo a la realizacin de la donacin, se deber contar con el avalo de los bienes o el valor en libros del mismo, segn los registros contables. 3.8.3 Las donaciones se podrn otorgar a entidades declaradas de inters pblico, de inters social o sin fines de lucro debidamente inscritas ante las instancias correspondientes, centros o instituciones de educacin del Estado u otras dependencias del Estado, para la realizacin de sus fines. 3.8.4 La distribucin se har en forma equitativa dndole preferencia a las instituciones de zonas rurales o marginales del cantn central de Alajuela que ms lo necesiten. 3.8.5 Los beneficiados slo podrn recibir una donacin al ao, con excepcin de las instituciones del Estado que as lo requieran para la realizacin de sus fines. 3.8.6 Los miembros de la Comisin de Donaciones nombrarn un coordinador y realizarn las donaciones siempre que exista una necesidad comprobada de la entidad solicitante, dando prioridad a las entidades de atencin a menores y a adultos mayores. 3.8.7 Una vez hecho el estudio de donacin, la Comisin redactar un oficio firmado por sus miembros, a la Alcalda con la lista de bienes por donar y sus beneficiarios sugeridos, as como el valor en libros de cada bien segn Contabilidad, adjuntando las cartas de solicitud de los beneficiarios. 3.8.8 La Alcalda presenta el documento al Concejo y ste tomar un acuerdo, que deber ser comunicado a Alcalda. 3.8.9 Alcalda enva al coordinador de la Comisin de Donaciones un oficio con la decisin del Concejo.
25
3.8.10 Si las donaciones se aprueban, la Alcalda enva el documento con el detalle de las donaciones al coordinador de la Comisin, que comunicar al representante de Desarrollo Humano para que coordine la entrega a los beneficiarios. 3.8.11 Desarrollo Humano debe redactar un formulario de entrega que cada beneficiario debe firmar al recibir la donacin. 3.8.12 Una vez firmado dicho formulario por el beneficiario, debe enviarse con un oficio al coordinador de la Comisin de Donaciones, con copias a Contabilidad, a Alcalda y a Servicios Generales. 3.8.13 El coordinador de la comisin debe archivar y resguardar adecuadamente todos los documentos utilizados en el proceso de estudio y entrega de los bienes donados.
3.9
3.9.1
Uso de formularios
Servicios Generales debe disear un formulario de control de activos que contenga las posibilidades de movimiento de bienes, de manera que pueda ser utilizado universalmente.
3.9.2
Dicho formulario podr ser fsico o bien estar ubicado en la red informtica interna, de manera que todo el personal tenga acceso al mismo.
3.9.3
En caso de los comunicados hechos utilizando la va electrnica (correo electrnico) interna, se tendr como firma vlida el origen del correo electrnico registrado en el comunicado recibido.
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CAPTULO 4
CONSIDERACIONES GENERALES
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Captulo 4
CONSIDERACIONES GENERALES
4.1 Cualquier situacin no contemplada en el presente documento deber ser analizada y resuelta por el coordinador de Hacienda Municipal, guardando siempre los intereses de la Institucin y la normativa estipulada en el Cdigo Municipal y los lineamientos dictados por la Contralora General de La Repblica y el Ministerio de Hacienda. 4.2 Este manual podr ser modificado por Hacienda Municipal cuando lo estime conveniente, debiendo siempre considerar los diferentes criterios del personal de la Institucin. 4.3 Todo cambio en los procedimientos estipulados aqu, debern ser aprobados por el Concejo y la Alcalda y deben ser comunicados a toda la Institucin. 4.4 Todo incumplimiento de lo aqu establecido podr acarrear sanciones al funcionario actuante en tal sentido, segn lo acuerden los Procesos Hacienda Municipal y Recursos Humanos.
Revisado por la Comisin Fiscalizadora del Proceso de Inventario de Activos: Nombre Proceso Fecha Firma
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ANEXOS
29

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Artculo 18.- Responsabilidades

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Captulo 1 ASPECTOS GENERALES

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POLTICAS DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

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POLTICAS DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

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2.3 Registro e identificacin

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Traslados internos y externos

En todo caso, deber observarse el procedimiento detallado en el punto 3.5.

Toma fsica de bienes

Tel. 215-5002 inv_activos@yahoo.com

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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

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Captulo 3. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS 3.1

3.1.3 3.1.4 3.1.5

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Traslado interno y externo

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Toma fsica de activos

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