ETAPAS DE LOS PROCESOS TECNICOS

DEFINICION

PROCESOS TECNICOS PARA LA ELABORACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION Y APLICACION DE LAS TRD

INICIO

ETAPAS DE LOS PROCESOS TECNICOS

IDENTIFICACIN

Preceden la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental.

VALORACIN

SELECCIN

Son el resultado de la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental.

ELIMINACIN INICIO

La identificacin permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentacin motivo de anlisis. La identificacin puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera como se realiza la descripcin, as:

Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerrquicos se descender al nivel documental:

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Permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada una de las fases de archivo.

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Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los cre y los utiliza.

La Seleccin es el proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin por medio del muestreo. La seleccin permite:
Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la administracin o por el usuario externo. Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad productora. Reducir costos en espacio, tiempo y materiales. Garantizar la conservacin documental.

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Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa.

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PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION Y APLICACION DE LAS TRD

INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCION

ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION RECOLECTADA

ELABORACION Y PRESENTACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

RESPONSABLES DE LA EVALUACION DE LAS TRD

APLICACIN INICIO

1. Compilacin de la informacin institucional :

Normas Estructura interna Organigrama,etc.

2. Entrevista con los productores de los documentos de la institucin. - Identificacin y definicin unidades documentales. de

- Identificacin de valores primarios de la documentacin. VOLVER INICIO

Conformacin de series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Valoracin y Seleccin Documental.

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Elaboracin de propuesta de Tabla de Retencin Documental. Presentacin y aval de la propuesta de Tabla de Retencin.

Remisin de las TRD al secretario del Comit Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trmite.

Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retencin Documental presentadas, la entidad esta obligada a atenderlas y deber presentarlas nuevamente, para su aprobacin.

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Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusin indicando: - Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. - Instructivo para su aplicacin - Normas para la organizacin de los archivos de gestin en concordancia con la TRD de cada oficina.

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Organismos del orden nacional :

Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin.

Organismos del orden departamental :

Comit Evaluador de Documentos del Orden Departamental.

Organismos del orden municipal :

Comit Evaluador de Documentos del Orden Municipal.

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