PK 14 Perolehan Dan Pembelian

PK 15
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN

1.

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan perolehan dibuat secara cekap, berkesan dengan mematuhi Arahan Perbendaharaan dan Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah tanpa teguran audit untuk pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran.

2.

SKOP Prosedur ini digunapakai oleh sekolah-sekolah Putrajaya dalam menguruskan perolehan melalui : 2.1 Perolehan 2.2 Pembelian Terus 2.3 Sebut Harga Wilayah Persekutuan

1.

RUJUKAN

PK 14 Perolehan Dan Pembelian

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Manual Kualiti Arahan Perbendaharaan Pekeliling Perbendaharaan Surat Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.

4. DEFINISI Sila rujuk Definisi Singkatan Perkataan (Manual SPKS)

4.1

Perolehan

Perolehan merangkumi peruntukan bekalan dilakukan daripada perbelanjaan sekolah.

dan

perkhidmatan

4.2

Pembelian Terus Pembelian terus ialah bekalan dan perkhidmatan yang tidak melebihi RM10,000 setahun bagi satu item dari mana-mana pembekal. (Manakala perolehan yang bernilai RM10,000 ke atas bagi satu item, pembelian terus dilakukan daripada pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan bertaraf bumiputera). Sebut Harga Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai lebih RM50,000 setahun pelawaan sebut harga di kalangan sekurangkurangnya lima (5) pembekal bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Alatan Merujuk kepada alat-alat yang diguna pakai dalam P&P seperti radio, televisyen, komputer, LCD dan lain-lain Pihak Pengurusan Pihak Pengurusan ialah Pengetua(P)/ Guru Besar (GB), Penolong Kanan (PK), Penolong Kanan HEM ( PKH ), Penolong Kanan Kokurikulum (PKK), Guru Kanan (GK) Ketua Pembantu Tadbir (KPT), Pembantu Tadbir (PT), dan Ketua Panitia (KP) Kontrak Pusat Pihak yang diiktiraf sebagai pembekal oleh Kementerian Kewangan. Panjar Wang Runcit Sejumlah wang tidak melebihi RM100.00 sekali pembelian bagi membolehkan pengurus sekolah membuat pembayaran kecil dengan segera dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu kepada butiran perbelanjaan. Jumlah had apungan Panjar Wang Runcit ialah RM 500.00 Definisi Aset Alih Aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. Harta Modal

4.3

4.4

4.5

4.6 4.7

4.8

4.9

PK 14 Perolehan Dan Pembelian

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000.00 dan ke atas setiap satu: atau (b) Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna.

4.10

Inventori (a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000.00 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. (b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

4.11 4.12 4.13

Kew.PA-2 Kad daftar Harta Modal Kew.PA-3 Kad Daftar Inventori Kew.PA-6 Daftar pergerakan Harta Modal dan Inventori Definisi Stor Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok. Definisi Stok Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya. Kew.PS-3 Kad Kawalan Stok Kew.PS-4 Kad Petak Kew.PS-14 Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor Kew.PS-15 Laporan Tahunan Keseluruhan Surat penurunan kuasa Pegawai yang diberi kuasa secara bertulis untuk menjalankan tanggungjawab tertentu.

4.14

4.15

4.16 4.17 4.18 4.19 4.20

PK 14 Perolehan Dan Pembelian

5. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWA B TINDAKAN Pembelian Terus P/GB 5.1 Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Sekolah bagi membuat perancangan pembelian dan penetapan dasar-dasar pembelian. PK 11/1: Anggaran Belanja Mengurus RUJUKAN

KPT/PT

5.2 Membuat pembelian berdasarkan : Buku tunai a) Keperluan. b) Kedudukan kewangan mencukupi dengan jumlah tanggungan diambilkira. c) Pembekal/Syarikat yang mendaftar sahaja. d) Kedudukan stok, kuantiti Buku Stok/ berdasarkan: Kew PS4 - Baki stok - Penggunaan bulanan - Kekerapan keperluan - Tarikh barangan dapat dibekalkan 5.3 Mengisi nota minta PK 11/2: Nota Minta Surat : KP1602/900/A1/SJ6 Jilid 2 (33) PK 11/3: Borang Pendaftaran Pembekal / Syarikat

P/GB/KP/KPT/PT

P/GB

5.4 Memilih pembekal/syarikat yang telah mendaftar dalam senarai pembekal yang memenuhi kriteria dan diluluskan oleh sekolah.

KPT/PT

5.5 Menggunakan Pesanan Sekolah bagi Borang pembelian yang melebihi Pesanan RM100.00. Pembelian yang kurang daripada RM100.00 boleh dibuat melalui Panjar Wang Runcit. 5.6 Memohon kebenaran daripada Ketua Surat Pusat Tanggungjawab bagi Kebenaran pembelian: a) Satu jenis item yang melebihi JP/ICT

P/GB/KPT/PT

PK 14 Perolehan Dan Pembelian

RM10,000.00 setahun. b) Peralatan Komputer (kecuali PCG). c) Penggunaan Peruntukan Sewa Kantin/Pelbagai selain yang dibenarkan. d) Pembelian harta modal menggunakan peruntukan PCG KPT/PT 5.7 Memastikan perkara-perkara berikut apabila menerima barang-barang : a) Sesalinan asal Pesanan Sekolah yang telah ditandatangan oleh pembekal. b) Bil/invois asal disertakan c) Semak barang-barang dengan nota serahan dan bandingkan dengan borang Pesanan Sekolah asal. d) Perakuan penerima di dalam Pesanan Sekolah disahkan (tandatangan dan cap) e) Mengisi Borang Penilaian Prestasi Pembekal/Syarikat sebaik sahaja menerima perkhidmatan

Invois SPK Bil 8/2010

Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah

PK 11/4: Borang Penilaian Prestasi Pembekal Kew Kew Kew Kew PA PA PA PA 2, 3, 4, 5

KPT/PT

5.8 Merekod stok/inventori.

Buku daftar bil. KPT/PT 5.9 Rekod urusan pembelian. B. Penerimaan Bekalan Barangbarang KPT/PT 5.10 Menerima dan menyemak semua perolehan yang dibekalkan menepati spesifikasi. Seterusnya P/GB mengesahkan perolehan yang diterima. 5.11 Merekod stok/inventori. Kew Kew Kew Kew PA PA PA PA 2, 3, 4, 5 SAP

PK 11/5: 5.12 Membuat analisis penilaian prestasi Analisis pembekal/syarikat sekali setahun. Prestasi Pembekal/Syarikat yang berprestasi Pembekal

PK 14 Perolehan Dan Pembelian

lemah dikeluarkan daripada senarai pembekal yang diluluskan. 5.13 Sekiranya terdapat langkah- PK 15 langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan merujuk kepada PK 16: Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur.

6. REKOD KUALITI BIL 1 2 3 4 5 6 7 Invois Baucer Borang Pesanan Kad Inventori Daftar Inventori Borang Penilaian Prestasi Pembekal Analisis Penilaian Prestasi Pembekal JENIS REKOD TEMPOH 7 tahun 7 tahun 7 tahun 7 tahun 7 tahun 3 tahun 3 tahun LOKASI Pejabat Sekolah Pejabat Sekolah Pejabat Sekolah Pejabat Sekolah Pejabat Sekolah Pejabat Sekolah Pejabat Sekolah