MANUAL TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN SMK BUKIT SENTOSA 1.

0 Pendahuluan: Pelaksanaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) di sekolah adalah merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 yang mana bertujuan untuk memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan di sekolah. Bermula daripada tahun 2006, semua perolehan aset alih sekolah perlu didaftarkan menggunakan borang KEW.PA-2 bagi harta modal dan KEW.PA-3 bagi inventori. Borang-borang lain yang turut digunakan dalam TPA adalah seperti KEW.PA-1 hingga KEW.PA-32.

2.0 Carta Organisasi:

CARTA ORGANISASI TPA

PENASIHAT (Tuan Pengetua)
PENGERUSI (Penolong Kanan)
PEGAWAI DAFTAR ASET (PN. ROSNAH ISMAIL)

PEGAWAI ASET ALIH (PN HANISHAH MOHD.)

PEGAWAI PENERIMA (EN. ABDUL RASHID S.B.)

PEGAWAI PEMERIKSA (PN IDAYU ABDUL SEMAN/ TN SYED HUZAINI S.H) LEMBAGA PEMERIKSA
(PN. NASLAH ISMAIL/ PN. ZAITON ZAINUDIN/ PN. NOOR SHARAN M.)

GURU-GURU KANAN KETUA-KETUA PANITIA PENYELARAS BILIK KHAS/ MAKMAL/ BENGKEL GURU-GURU KELAS GURU PAPAN KENYATAAN

PEGAWAI PELUPUSAN (PN. NURAINI NAWAWI) JWTKUASA PENYIASAT

(PN SHARIFAH OSMAN/ PN WAN KHATIJAH/ PN JAYA JOTHI M.J)

3.0 Tugas dan Tanggungjawab Unit Pengurusan Aset Alih Sekolah: 3.1 Menguruskan semua aset alih kerajaan di bawah di sekolah di bawah kawalannya meliputi: 3.1.1 Penerimaan 3.1.2 Pendaftaran 3.1.3 Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan 3.1.4 Penyelenggaraan

3.1.5 Pelupusan 3.1.6 Kehilangan dan hapuskira 3.2 Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat. 3.3 Menjadi urusetia kepada Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan Kementerian/ Jabatan. 3.4 Menguruskan pelupusan aset alih kerajaan. 3.5 Menguruskan kehilangan dan hapuskira. 3.6 Menyelaras penyediaan laporan berikut: 3.6.1 Harta Modal dan Inventori. 3.6.2 Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori. 3.6.3 Pelupusan Aset Alih Kerajaan. 3.6.4 Tindakan surcaj/ tatatertib.

4.0 Definisi: 4.1 Aset harta benda kepunyaan/ milikan/ di bawah kawalan kerajaan yang 4.1.1 Dibeli/ disewa beli dengan wang kerajaan. 4.1.2 Yang diterima melalui sumbangan/ hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. 4.2 Aset Alih aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. Aset alih dibahagi kepada harta modal dan inventori.
4.3 Harta Modal harga perolehan asalnya RM1,000.00 dan ke atas setiap satu atau aset

alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/ buku panduan pengguna. Kategori Harta Modal: 4.3.1 Logi/ jentera berat. 4.3.2 Kenderaan dan 4.3.3 Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan.

4.4 Inventori - aset alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000.00

setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk termasuk dalam kelompok Inventori tanpa mengira harga perolehan asal. Kategori Inventori: 4.4.1 Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan. 4.4.2 Perabot 4.4.3 Hamparan, hiasan dan langsir 4.4.4 Pinggan mangkuk

5.0 Modus Operandi TPA:

5.1 Penerimaan Aset Alih Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi. Pegawai Bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.

5.1.1Objektif: Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar yang baik, sempurna dan selamat digunakan. 5.1.2 Peraturan Penerimaan:
Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan oleh pegawai penerima dengan teliti

bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan. apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian.

Pemeriksaan teknikal oleh pegawai-pegawai bertauliah hendaklah dilakukan

Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset: i) Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul.

ii) Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya.
iii) Sekiranya pengesahan tidak dilakukan dengan serta merta maka dokumen

tersebut hendaklah dicatatkan diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji.

iv) Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/ penerima adalah bertanggungjawab menyediakan borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-1), jika terdapat kerosakan atau perselisihan. v) Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Pengetua hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal. vi) Pegawai penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian. vii) Pegawai penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan dengan manual penggunaan dan penyelenggaraan jika ada.

5.2 Pendaftaran 5.2.1 Objektif pendaftaran aset adalah bertujuan untuk: Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini. Memudahkan pengesanan dan pemantauan. Membolehkan keadaan aset diketahui. Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset. 5.2.2 Tempoh Pendaftaran: Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.
Mengisi daftar KEW.PA-2 bagi harta modal dan kemaskini senarai KEW.PA-4.

Mengisi daftar KEW.PA-3 bagi inventori dan kemaskini senarai KEW.PA-5. 5.2.3 Perlabelan Harta Modal KPM/ SMKBS153/ H/ Tahun Perolehan/ Nombor Perolehan Inventori KPM/ SMKBS153/ I/ Tahun Perolehan/ Nombor Perolehan
5.3 Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

Objektif semua aset kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan: Mengurangkan pembaziran. Menjimatkan kos. Mencapai jangka hayat.

 Mencegah penyalahgunaan. Mengelakkan kehilangan. 5.3.1 Pergerakan Aset Alih Bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara bagi semua aset alih, pegawai perlu melengkapkan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-6). Ini adalah bagi memastikan pergerakan aset alih direkodkan dan dipantau dengan berkesan.

5.3.2 Aset Alih Di Lokasi Senarai aset di lokasi menggunakan borang KEW.PA-7, perlu dikemaskini apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai yang bertanggungjawab. Borang ini disediakan oleh pegawai aset alih.

5.3.3 Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori Pegawai Aset Alih sekolah akan melengkapkan borang KEW.PA-8, disahkan oleh Pegawai Pengawal dan dihantar ke PPD sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

5.3.4 Penggunaan i) Penggunaan aset kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut: Bagi tujuan rasmi sahaja. Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/ buku panduan pengguna. Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan. Perlu direkodkan. Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9. ii) Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal. iii)Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang bekuatkuasa.

5.3.5 Penyimpanan Aset kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan, maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima.

5.3.6 Pemeriksaan i) Pegawai Pengawal/ Pengetua hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua orang pegawai pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu kali setahun.
ii) Pemeriksaan aset dilakukan ke atas fizikal, rekod dan penempatan.

iii) Tujuan pemeriksaan adalah untuk: Mengetahui keadaan dan prestasi aset. Memastikan setiap aset mempunyai daftar/ rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini. Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.

iv) Pegawai pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) kepada Ketua Jabatan/ Pengetua sekurang-kurangnya satu kali setahun. v) Pegawai pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan/ Pengetua. vi) Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal. vii) Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan KEW.PA-12 kepada perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. viii) Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

5.4 Penyelenggaraan 5.4.1 Objektif - penyelenggaraan aset alih kerajaan bagi harta modal adalah bertujuan: Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan. Memelihara dan memanjangkan jangka hayat aset. Meningkatkan keupayaan aset. Mengurangkan kerosakan aset. Menjimatkan perbelanjaan kerajaan. Menjamin keselamatan pengguna. Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif. Memelihara imej kerajaan/ sekolah.

5.4.2 Borang-borang yang digunapakai dalam penyelenggaraan harta modal ialah KEW.PA-13 (Senarai Aset Alih Yang Memerlukan Penyelenggaraan) dan borang KEW.PA-14 (Daftar Penyelenggaraan Harta Modal). 5.5 Pelupusan dan Hapuskira Pelupusan ialah proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. 5.5.1 Objektif pelupusan aset kerajaan bertujuan untuk:

Memastikan jabatan kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan lagi. Menjimatkan ruang simpanan/ pejabat. Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik. Membolehkan aset milik kementerian/ jaatan dipindahkan ke kementerian/ jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu.

5.5.2 Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut: Tidak ekonomi dibaiki. Usang/ obselete.

Rosak dan tidak bolth digunakan. Luput tempoh penggunaan. Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum. Tiada alat ganti. Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan. Disyor selepas pemeriksaan aset. Tidak lagi diperlukan oleh jabatan. Perubahan teknologi Melebihi keperluan.

5.5.3 Borang-borang yang digunapakai bagi aktiviti pelupusan adalah KEW.PA-15

hingga KEW.PA-27 dan kehilangan & hapuskira adalah KEW.PA-28 hingga KEW.PA-32.

5.5.4 Di peringkat sekolah, sebarang pelupusan aset perlu melalui pegawai pelupusan yang dilantik oleh pihak sekolah supaya dapat diambil tindakan selanjutnya oleh pegawai tersebut mengikut prosedur yang telah ditetapkan.

5.6 Carta Aliran:

CARTA ALIRAN PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN

TERIMA ASET BERSAMA PUNCA MAKLUMAT Invois/ LO/ SAP/ DO

TENTUKAN KUMPULAN ASET ALIH KERAJAAN Harta Modal Inventori

SEDIAKAN: DAFTAR HARTA MODAL (KEW.PA-2); ATAU DAFTAR INVENTORI (KEW.PA-3)

KEMASKINI: SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW.PA-4); DAN SENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW.PA-5)

COP PENGESAHAN PENDAFTARAN PADA PUNCA MAKLUMAT

LABELKAN NO. SIRI PENDAFTARAN PADA ASET

(SIRI PENDAFTARAN DIAGIHKAN OLEH PEGAWAI DAFTAR ASET)

TEMPATKAN ASET DI LOKASI KEMASKINI SENARAI ASET (KEW.PA-7)

SIMPAN DAFTAR ASET