Leyes de la sabidura 1. Que la ira sea tu enemiga. 2. Recuerda un navo vaco hace mucho ruido. 3.

La paciencia es la base sobre la que descansan la seguridad y la larga vida. 4.Conoce bien tu posicin en la vida. 5.Las reputaciones fidedignas slo se consiguen con mritos virtuosos. 6. El xito es el fruto de la fuerza y de la sabidura. 7.La dilacin es el mejor remedio para la ira. 8.Se iluminarn aquellos que viven la vida con moderacin,tienen gustos sencillos, consumen alimentos naturales y persiguen la sabidura de los sabios. 9. Mantn la honsestidad de corazn, s fiel a tu practica y abstente del exceso de autocomplacencia y disfrutaras de de grandes recompensas durante tu vida. 10.S educado y ocpate de tus asuntos. 11.La discrecin es la mejor parte del valor. 12.Las barreras del logro humano solo se encuentran el la mente. 13.Una mente perezosa es un taller del demonio. 14.La justicia existe para quienes viven de acuerdo con la Va, pues son la misma cosa. 15.S alegre sin motivo y saca el mejor partido de lo que tengas. 16.La verdadera amistad no conoce fronteras. 17.Es humilde virtud ser rico y que ello no te afecte. 18.Causa y efecto son mutuamente consecuentes. 19.La desesperacin es la conclusion de los necios. El exito del maana se construye con las equivocaciones del ayer. Vive en el aqu y en el ahora. En vez de buscar ms aprende a disfrutar con menos. Una Gia sobre cmo invertir tu tiempo Una Gua sobre cmo invertir tu tiempo -------------A cada instante, ests haciendo una inversin. A veces esa inversin genera dividendos increblemente altos. Otras veces, prdidas enormes. Lo que ests invirtiendo permanentemente es tu tiempo. Sin lugar a dudas, es una de las cosas ms valiosas que tienes. Una vez que lo has invertido no hay marcha atrs. El tiempo es una inversin de la cual nunca podrs recuperar el capital inicial. Lo que recibes son los dividendos, por lo tanto es fundamental que tu tiempo sea invertido con inteligencia y eficacia para conseguir el mejor y ms alto rendimiento. Cuando el dinero es invertido con sensatez, genera un retorno valioso. Lo mismo vale con el tiempo. Puedes gastar tu tiempo, o puedes invertirlo. Si slo lo gastas, se va para siempre dejndote con las manos

vacas. Cuando lo tratas como una inversin, podrs combinar su valor, agregando calidad y sentido a tu vida y a la vida de los dems. La idea es que consideremos al tiempo como una inversin. Al igual que una inversin financiera, el objetivo al invertir tu tiempo es el de maximizar el retorno por el monto invertido. Pensando en el tiempo como una inversin -------------Siempre hemos sabido que el tiempo es limitado, con una cantidad finita por da, por mes, por vida. Sin embargo, su disponibilidad inmediata y su naturaleza universal, a menudo lo hacen parecer un recurso ilimitado. Aunque hay slo 24 horas por da, recibimos un da nuevo y completo cada 24 horas. El tiempo sigue viniendo a nosotros ya sea que lo desperdiciemos o lo invirtamos. An as, es a travs del tiempo que logramos las cosas. Y los logros que ms valen la pena, suelen requerir de una inversin voluntaria y sistemtica de una importante cantidad de tiempo. Para vivir una vida plena de realizaciones es importante invertir sabiamente cada uno de los momentos que la conforman, y hacerlo al servicio de esas realizaciones. Demasiado a menudo fracasamos al considerar el componente tiempo de nuestras decisiones, acciones o compromisos. Demasiado a menudo permitimos que los dems roben nuestro tiempo, simplemente, porque olvidamos tomar conciencia del valor que ste tiene. Si un extrao se acercase a ti en un aeropuerto y te pidiese 20 dlares, probablemente te

daras media vuelta y te marcharas, sin ms. Pero si llamas por telfono para hacer la reserva de un vuelo y te dejan en espera durante 15 minutos, ests bsicamente regalando tu tiempo, algo ciertamente ms valioso que el dinero. Esto no quiere decir que debas acaparar tu tiempo. De hecho, no puedes hacerlo. Slo puedes usarlo a medida que viene, y, en ese contexto, el grado en el cual lo utilices sabiamente, al fin de cuentas, depende slo de ti. La cuestin es ser conciente de tu tiempo y de su valor. Utilzalo para algo que valga la pena. Decide cmo lo invertirs. Trtalo como el recurso escaso y valioso que es.

Todo aquel que alguna vez logr algo, lo hizo invirtiendo tiempo en ese logro. Cada da, t tienes tanto tiempo como los dems. Tienes las mismas 24 horas que tienen las personas ms exitosas y competentes. Invierte ese tiempo inteligentemente, y tus dividendos sern tan asombrosos como los de ellos. Invirtiendo sabiamente tu tiempo para el mximo retorno: -------------Entonces, cmo invertir tu tiempo para obtener el mximo de l? Mucho depender, por supuesto, de qu es lo que deseas conseguir. Sin embargo hay reas en las cuales la inversin de tiempo pagar dividendos sin importar cul pudiera ser tu finalidad u objetivo especfico: Conocimientos -------------El aprendizaje es una forma extremadamente valiosa de invertir tu tiempo. El aprendizaje no slo te provee informacin til, sino que adems agudiza tu mente. Cuanto ms aprendes, mejor preparado ests para pensar y razonar. El aprendizaje se va construyendo sobre s mismo. Cada cosa nueva que aprendes aumenta el valor de lo que has aprendido antes. El conocimiento es una de las cosas en la vida que jams podrn quitarte. Puedes perder tu dinero, tu casa, tu trabajo y hasta tu familia. Pero nadie puede quitarte las cosas que has aprendido. La educacin no es slo lo que aprendes en la escuela, de ninguna manera. Lamentablemente, mucha gente comete el error de "terminar" su educacin cuando se grada. Y la educacin no es slo aprender hechos. La educacin es aprender a aprender de manera continua.

Hoy es ms importante que nunca, que jams dejes de aprender. Con los rpidos avances en las diversas reas del conocimiento y la tecnologa, la informacin se vuelve rpidamente obsoleta. Por lo tanto, no debes limitarte a aprender slo los hechos sino, ms importante an, debes aprender a encontrar la informacin que necesitas. Si no ests actualizando permanentemente tus conocimientos, te quedars atrs. Debes estar buscando, siempre, una manera mejor de hacer algo y el conocimiento que te har ms efectivo. Porque puedes estar seguro que tus competidores lo estn haciendo. En una poca

en la que la informacin es dinero, una vida de aprendizaje continuo es una necesidad y una manera de invertir tu tiempo que realmente vale la pena. Salud y ejercicios fsicos ------------------Ocuparte de tu cuerpo es una excelente manera de invertir tu tiempo. Estando sano y en forma, te hace sustancialmente ms efectivo en todas las reas de tu vida. No importa tu edad, estilo de vida o nivel de habilidad fsica, hay muchas maneras de invertir tu tiempo en tu propia salud y capacidad fsica. Invierte regularmente algo de tu tiempo en ejercicios fsicos en el nivel que resulte apropiado para t. Ests viviendo en un cuerpo que ha sido diseado para el movimiento y el esfuerzo. Para mantener el cuerpo funcionando a su mximo rendimiento es necesario utilizar de manera regular las capacidades fsicas. Da a da, invierte algo de tu tiempo en ingerir alimentos nutritivos, dndole a tu cuerpo el combustible de alta calidad que necesita. A menudo tenemos la tentacin de saltearnos una comida en un esfuerzo por ahorrar tiempo. El razonamiento es que se puede recuperar ingiriendo ms alimentos en la comida siguiente. Pero ese es un enfoque que te har arrepentirte, llevndote a menudo a ingerir comida basura, slo caloras con mnimo o ningn valor nutritivo. Invierte en el tiempo de comer correctamente, cada da, y de esa manera mejorars la calidad del da entero. Eres lo que comes. Necesitas comidas buenas y nutritivas todos los das. Invierte el tiempo necesario para que as sea y cosecha sanos beneficios. Con coherencia y sensatez, tmate tiempo para descansar y relajarte. Podrs mantener ms y mejor concentracin que cuando te dedicas a gastar tu tiempo sin un objetivo claro. Si te acostumbras a descansar cada tanto, tus esfuerzos pueden ser mucho ms efectivos. El tiempo que dediques a descansar y relajarte es una excelente inversin en tu propia efectividad. Podra parecer que para poder hacer ms cosas debes proponerte hacer ms y ms esfuerzo. Esto es as... hasta cierto punto. Porque despus de una gran cantidad de esfuerzo sin una pausa para descansar, tu efectividad comienza a degradarse rpidamente. Pronto alcanzars el punto en el cual es mucho ms productivo invertir tu tiempo en descansar y relajarte, que gastarlo en esfuerzos intiles y aburridos.

Invierte en tu propia efectividad. Invierte en tu propia cordura. Invierte en tu propia salud y bienestar, tomndote el tiempo para descansar y relajerte. Tu ambiente y tu entorno -------------Invierte tiempo en limpiar, ordenar y organizar tu entorno. Esto puede incluir desde tu oficina hasta tu jardn, el disco rgido de tu computadora personal o el planeta en el que vives. Dedica algo de tiempo a mejorar tu medio ambiente y la inversin se pagar rpidamente. Con tu entorno limpios y bien organizado eres ms efectivo. Cuando puedes encontrar las cosas que necesitas sin perder tiempo buscando, tu tiempo se vuelve mucho ms efectivo. En un entorno limpio te sientes ms sano y ests menos expuesto a accidentes. El tiempo invertido en mantener tu entorno en condiciones te retribuir con mayor eficiencia y efectividad y una mejor calidad de vida. Relaciones -------------El tiempo es una de las mejores cosas que puedes invertir en una relacin, ya sea que se trate de una relacin con un cliente, con tu esposa, tu hijo, tu padre o un amigo. El tiempo es una materia prima fundamental para una relacin plena y fructfera. El tiempo que dedicas a construir relaciones constituye una inversin que puede pagar dividendos de por vida. El tiempo es algo muy importante a invertir en las relaciones que realmente te importan. Cuando se trata de los nios que hay en tu vida, los beneficios de invertir tiempo en tu relacin con ellos son particularmente importantes. El tiempo invertido en un nio se amortiza varias veces ms que cualquier otra inversin de tiempo. Es una inversin altamente productiva, con un retorno positivo prcticamente garantizado. Sirve para mejorar el futuro del nio, tu propio futuro y el futuro de la humanidad. Demasiado a menudo tratamos de comprar la lealtad de los dems o de

Aquellos que slo se sientan a pensar en lo que querran hacer no tienen confianza en que alguna vez suceda. Y, seguramente, no suceder. Por el contrario, aquellos que se atreven a poner manos a la obra, comienzan a percibirse vividamente alcanzando sus objetivos. Invertir tu tiempo en ponerte en marcha genera mltiples recompensas, directa e indirectamente.

Explorar -------------El tiempo que inviertes explorando nuevas alternativas, puede generar recompensas prcticamente ilimitadas. Ser difcil comprender la magnitud de las oportunidades a tu alcance, hasta tanto dediques algo de tiempo a explorarlas. Explorar es un esfuerzo de final abierto. La naturaleza misma de ponerse a explorar algo, impide conocer por adelantado qu es exactamente lo que vas a encontrar. Consecuentemente, dedicar tiempo a la exploracin es difcil de justificar en trminos puramente racionales. En la superficie, explorar algo puede parecer una prdida de tiempo, ms que una lgica inversin del mismo. Sin embargo si exploras con la mente abierta rpidamente encontrars algo que valga la pena. El hecho de explorar tiene valor por s mismo. La exploracin involucra algunas de las cualidades ms positivas que podemos llegar a alcanzar. Es un acto de fe, de coraje, optimismo, confianza, disciplina y seguridad en uno mismo. La exploracin es curiosidad con compromiso, con riesgo, y con el potencial de alcanzar enormes beneficios. Los mejores exploradores son suficientemente serios y disciplinados como para sobrevivir, pero al mismo tiempo son atrevidos, con la mente abierta y enrgicos. Los exploradores son sumamente ingeniosos, aprovechando al mximo y de la mejor manera los recursos que tienen a su alcance. Estn muy claramente enfocados, aunque siempre mantienen esa sorpresa de nio por las cosas que van descubriendo a su alrededor. Hacer nuevos descubrimientos requiere que te coloques a t mismo en territorio que no te resulte familiar. Si permaneces apegado a lo que te resulta cmodo y familiar, habr montones de cosas de las que jams llegars siquiera a enterarte que existen. Incursionar en territorio desconocido no destruir tu confortable y conocido mundo. Por el contrario, ello ampliar tu entorno, tu visin, tus conocimientos y tus oportunidades. La prxima vez que te topes con un camino que nunca hayas recorrido ya sea una idea, una persona, un sistema de creencias o, realmente, un nuevo camino- tmalo. Invierte tu tiempo en explorarlo, convirtiendo tu mundo en un lugar ms grande e interesante. Gratitud ------------

Invertir tu tiempo en ser agradecido y valorar aquello que tienes, aumentar tu bienestar. El agradecimiento te mantiene enfocado en la abundancia y no en carencias o limitaciones. As, ocupas tu mente con pensamientos positivos. Aquello en lo que piensas, aumentar en tu vida, por lo que una actitud de agradecimiento sincero y real incrementar an ms las cosas buenas que ya tienes. Alguna vez le has obsequiado algo a alguien sin que ste se haya dado por enterado, ni mucho menos te haya agradecido? Se te pasara por la cabeza volver a obsequiarle algo a esa persona? Probablemente no. De manera similar, si no agradeces las cosas buenas que vienen a ti, dejarn de venir. Entonces, cmo invertir tiempo en ser agradecido? La manera de mostrar gratitud por las cosas que tienes es reconocindolas, cuidndolas y alimentndolas, ya sean cosas materiales, relaciones, habilidades o conocimientos. Eso lleva tiempo, y es tiempo bien invertido. Creando valor para otros ---------------------------Una de las mejores maneras de potenciar el valor de tu tiempo es invirtindolo en crear valor para los dems. Cuando inviertes tu tiempo en resolver tus propios problemas, o en crear valor para ti mismo, has conseguido algo positivo. Ahora, piensa qu pasara si pudieses proporcionar el mismo tipo de valor para un centenar de personas, o un millar, o diez millones. En nuestro mundo computarizado e interconectado, es algo realmente posible. Cuando eres capaz de manejar eficientemente los desafos que se cruzan en tu camino, eres un sobreviviente. Cuando puedes resolver exitosamente los desafos que enfrentan los dems, eres un profesional. Cuando inviertes tu tiempo en superar los desafos que enfrentan miles de personas, recibirs fortunas a cambio. El tiempo que inviertas en proveer valor a otros te ser recompensado, multiplicado varias veces. No pierdas tiempo, invirtelo Hemos echado un vistazo a algunas de las maneras ms convenientes de invertir tu tiempo. Y, por supuesto, hay muchas maneras ms. A cada momento, tienes una oportunidad de hacer una inversin muy redituable. Cada da recibes 24 valiosas horas de capital fresco para ser invertido. La manera en que las asignes depende de t. Eres el gerente de inversiones de uno de los bienes ms preciados y valiosos que existen: tu tiempo. Trtalo con respeto, invirtelo sabiamente y saca el mayor provecho posible de cada momento disponible.

Administracin de tiempo Introduccin

Tabla de contenidos 1 Este libro o 1.1 Metas generales o 1.2 Objetivos o 1.3 Competencias a desarrollar de manera indirecta o 1.4 Aprendizaje clave 2 El tiempo o 2.1 Qu es el tiempo? o 2.2 La administracin del tiempo Este libroMetas generales Adquirir conciencia de que la administracin del tiempo depende totalmente de laadministracin que se haga de los propios hbitos. Revisar y analizar diferentes metodologas de uso del tiempo Revisar conceptos de correcta aplicacin del uso del tiempo. Identificar a travs de un instrumento de auto evaluacin, formas para mejorar el uso deltiempo que hacen actualmente los participantes. Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso correcto deltiempo. Objetivos Los participantes, sern capaces de: Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo de mal uso deltiempo. Identificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del recurso. Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin. Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre acciones importantes yacciones urgentes.

 Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivasnecesarias. Competencias a desarrollar de manera indirecta Capacidad de auto crtica Organizacin personal Orientacin a resultados Aprendizaje clave El tiempo es una simple medida. La percepcin de no tener tiempo se debe a una mala seleccino distribucin de las acciones realizadas. Administrar el tiempo realmente significa administrarseuno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone. El tiempo Qu es el tiempo? Para qu es el tiempo?. Quin puede explicarlo fcil y brevemente?. Quin puede tantocomprenderlo mentalmente como expresarse al respecto? y sin embargo, qu puede ser msfamiliar y ms mencionado concienzudamente en nuestro discurso cotidiano que el tiempo?.Seguramente lo entendemos suficientemente bien cuando hablamos de l; igualmente loentendemos cuando lo omos nombrar, al hablar con otra persona. Qu es entonces el tiempo?,si nadie me lo pregunta, yo lo s; pero si quisiera explicrselo a alguien que me lo pregunte,sencillamente no lo s.Las cosas no han cambiado mucho desde que San Agustn escribi esas palabras; todossabemos lo que queremos expresar con el trmino tiempo, pero no podemos decir lo que es.Los modernos diccionarios lo definen: Relacin que se establece entre dos o ms fenmenos,sucesos, cuerpos u objetos (Encicl. Ilustrada Cumbre); Duracin de los fenmenos. . . poca,siglo (Dicc. Larousse); Duracin de las cosas sujetas a mudanza (Dicc. de la Real Academia);Aspecto mensurable de la duracin (Dicc. de Psicologa).La mejor definicin, si bien no la ms clara para el lector moderno, sigue siendo la antiqusimadefinicin de Aristteles: El nmero, o la medida, del movimiento segn antes y despus.Para Aristteles, como para la mayora de los filsofos antiguos y medievales, la palabramovimiento equivala a cambio (decan que todo lo que cambiaba se mova de la potencia alacto, es decir, de la posibilidad a la realidad)...El tiempo es pues, la dimensin del cambio. Si nada cambiara, no habra tiempo.Resulta entonces un corolario que sorprender a ms de uno: El tiempo en s no existe. No existeporque es una simple medida. No existe el tiempo como no existen ni el kilmetro ni el litro, sinonicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales. La administracin del tiempo Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como eltiempo no existe en s, la administracin del tiempo es la administracin de s mismo; el manejoadecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga altiempo.El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos fsicamente, capturarlo niencerrarlo para hacerlo nuestro. La administracin del tiempo es una ilusin, porque nadie puederealmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos.Independientemente de quines somos o qu estamos tratando de lograr, el tiempo continamovindose al mismo ritmo. Nosotros continuaremos

usando la expresin Administrar el tiempopara identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con algnsignificado. Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de talmanera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntosdentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados ms eficaces. Debe tenerse encuenta que la eficacia es ms importante que la eficiencia. La meta debe ser el logro de objetivos,no simplemente estar ocupado.Mucha gente opera bajo la errnea creencia de que tendran tiempo para todo, si solo pudieranorganizar sus horas ms eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sustareas con ms rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rpidos, podran tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo esmuy pobre. Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presin se cometen mserrores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones parasolucionar problemas. Como resultado, los das comienzan a parecer frenticos.Cuando la presin no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: trabajar ms horas.Todos hacemos esto eventualmente, pero cuando se convierte en rutina, se generan otrosproblemas: las horas semanales se alargan a 50, 60, 70, 80 o ms. El tiempo personal vadesapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro yproblemas que podran ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.El tiempo es como una cosa de locos, va digo jejeTrabajar ms rpido y trabajar ms horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotrosmismos. Sin embargo, mucha gente contina creyendo que esos enfoques les permitirnconseguir todas las cosas que necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuantohagan, siempre hay ms por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener elcoraje de seguir las decisiones con acciones.El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemostodo el tiempo que hay. No importa cuanto hagamos, siempre hay alternativas interminables parainvertir el tiempo. La solucin a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas msimportantes, en la seguridad de que siempre habr tiempo suficiente para las cosas querealmente es necesario hacer.Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar como tal, habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administracin de nuestrotiempo. Identificar las prioridades se convertir en un problema menor.Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todasmaneras. En consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos. Elconocimiento de que estamos desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamosdebidamente, debera ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de mejor manera. Tiempo de calidad En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad deltiempo se convierte en la nica variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie ms. Slo tpuedes mejorar la calidad de tu tiempo. En ltima instancia, usas tu tiempo como lo deseas.La forma como usas tu tiempo define quin eres, ms an que lo que dices, lo que vistes, losamigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: muchagente identifica a su familia como el aspecto ms importante en su vida y sin embargo, inviertemuy poco tiempo en actividades. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente uncompromiso contigo mismo y con lo que es importante en tu vida.Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y

sudescanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerseantes que las que queremos hacer porque nos son ms fciles o agradables. Enfrentarnos a losasuntos en vez de posponerlos, nos dar ms tiempo para hacer las cosas. Puesto que esnuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que l nos domine. Y nadie podr dominar su tiempo mientras no est primero dispuesto adominarse a s mismo.El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeas y grandes elecciones cada da,cada hora y an cada minuto. Mitos 3 18.Cumples con tus fechas lmite? 19.Puedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en la mayora de tus resultados?20.Ests mejor organizado y estas logrando ms que hace seis semanas?21.Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas atendiendo a los visitantes inesperados?22.Controlas eficientemente las interrupciones y a los visitantes inesperados?23.Has dominado la habilidad de decir no cuando as debe ser?24.Ests al da con las lecturas que ms te interesan? 25.Cuentas con suficiente tiempo para ti, diversiones, estudio, servicio comunitario, familia?Suma los puntos asignados a cada pregunta. Mientras menos puntos, mejor. Observaespecialmente las preguntas que hayas calificado con 4 o 5. Estos aspectos representan reasde mejora. Se sincero, el nico que se ver beneficiado al contestar este cuestionariohonestamente sers t.Este examen puede aplicarse trimestralmente, mientras los viejos hbitos vayan presentndose,buscando reducir el total en cada aplicacin. El mito de la actividad: El ejecutivo ms lleno de trabajo es el ms eficiente. Se confunden losresultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte. El mito del hombre equipo: Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tantomejor. Se regatea la delegacin, y se pretende hacer las cosas uno mismo para estar en todo:invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones. El mito de la decisin aplazada: Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todoslos datos. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide. El mito del indispensable: Los resultados son directamente proporcionales al volumen detrabajo invertido, as que yo trabajo 15 hrs. diarias. Se centra el inters en trabajar ms, en vez detrabajar mejor. El mito de ahorrar tiempo: Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones sencillas y fciles.Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difciles, tratndolos de manera superficial,de modo que se est condenando a repetir lo que sali mal. El mito de trabajar contra el tiempo: El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima. El msprecioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensin; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de loque se podra estar haciendo. Desperdiciador de tiempo

: Es cualquier cosa que impida que un ejecutivo alcance sus objetivosde la manera ms efectiva posible. Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si sonprovocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos. 1 Desperdiciadores de tiempo externos 2 Posibles soluciones o 2.1 Agenda o 2.2 Uso del telfono o 2.3 Correspondencia o 2.4 Interrupciones y visitantes inesperados o 2.5 Reuniones 3 Desperdiciadores de tiempo internos 4 Soluciones Desperdiciadores de tiempo externos 1.Excesivo flujo de papeles.2 . T e l f o n o . 3 . V i s i t a n t e s . 4 . R e u n i o n e s . 5.Fallas de comunicacin.6.Polticas y procedimientos.7.Informacin. (Falta / exceso) Posibles solucionesAgenda 4 Citas. Proyectos. Actividades por realizar. Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C)Urgentes No Importantes. Uso del telfono Antes de llamar, planifica la conversacin. Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo especfico para llamadas. Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo al grano y permanece en l.

 Si la conversacin se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla. Establece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino slo en casos de emergencia. Correspondencia Escribe menos, usa ms el telfono. Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y envindolas devuelta. Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbn,elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja. Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios. Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar. Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos. Al escribir usa palabras sencillas. No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los beneficios son pocos oinexistentes. Interrupciones y visitantes inesperados Prev un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones. No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento. Recibe a los visitantes fuera de tu oficina. No contribuyas a conversaciones innecesarias. Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas. Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan Tienes un minuto?. Reuniones Desalienta y discontina las reuniones innecesarias. Pregntate si la reunin es realmente necesaria. Una conversacin telefnica tendra elmismo efecto? Es necesaria mi presencia?. Fjate un lmite de tiempo y ajstate a l.

Preprate para la reunin, resiste las interrupciones, mantente en el tema. Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias. Desperdiciadores de tiempo internos Falta de prioridades. Falta de planes. Objetivos no claros. Dejar cosas para despus. Intentar hacer muchas cosas a la vez. Falta de autodisciplina. Falta de habilidad y conocimientos. 5 Soluciones Reflexin Decisin Disciplina No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hbitos Identificacin de hbitos personalesProblemas Haz dos listas identificando tus propios enemigos del tiempo, destacando los cinco principales.Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 mxima gravedad). Haz una de losenemigos externos y otra lista de los enemigos internos.Una vez que ya lograste identificar a tus enemigos enlista las posibles soluciones para cada unode ellos. Soluciones Ahora, haz dos listas ms, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la listaanterior. Causas de la morosidadMorosidad La morosidad es la enemiga del xito. El xito llega cuando se hacen en el momento preciso lascosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esascosas importantes las que usualmente dejamos para despus.Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos aconfundir lo importante con lo urgente, y nuestros das se ven copados de demandas y presiones.Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presin, hasta que alcanzan el estado decrisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo nmero decrisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas.Para vencer a la morosidad,

necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir elcomienzo de acciones. Una vez que la accin ha comenzado, ser ms fcil continuarla. Lo difciles comenzar.La morosidad conduce en la mayora de los casos a carreras de ltimo minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos,embotellamiento mental y estrs, lo cual se traduce en ms tiempo improductivo. Esto disminuyenuestra efectividad.El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficiente yefectivamente.Las principales causas de morosidad son:1 . T r a b a j o s n o p l a c e n t e r o s . 2 . T r a b a j o s difciles.3 . I n d e c i s i n . 6 El valor econmico del tiempo laborable personalUna preocupacin para las empresas Todas las empresas manejan sus finanzas a travs de tiempo: tiempo de organizar, tiempo defabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender...Hay aqu un aspecto particularmente grave de la mala administracin del tiempo, y esimpresionante la cantidad de personas que no se han concientizado de l: en las empresas y, engeneral, siempre que alguien tiene empleados, se tiende a creer que se paga por X trabajo; perola realidad es que se paga por X tiempo, y se espera que en ese tiempo se obtengan ciertosresultados: los salarios son quincenales o mensuales, y se otorgan al cumplimiento dedeterminadas jornadas de presencia. El tiempo de los empleados es dinero de la empresa. Si estetiempo no est bien empleado, el patrn est pagando un dinero que se va, una y otra vez, al botede la basura. El tiempo mal usado es dinero mal gastado. Ejercicio II 1.Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un da (promedio), desde que inicia sus actividades hasta que se retira, incluyendo ir al bao, llamar por telfono a lamam, etc. Y as mismo anote el tiempo que destina para cada actividad.2.Clasifique cada actividad con una letra A para las indispensables, B para las necesarias y C para las deseables.3.Debemos de considerar que las actividades A son aquellas que nos llevan a resultados que la empresa espera, por ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer citas, emitir reportes, etc. Las actividades B son las que necesitamos para realizar algunas actividadesnecesarias como ir al bao, verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos, revisar agenda, etc. Y por ltimo las actividades C son aquellas que bien puedo eliminar y noafectan mi productividad, tales como: fumar un cigarro y pensar qu ocupado estoy, platicar la ltima pelcula, hablar con la mam, platicar con los compaeros de cualquier tema, etc.4.Divida lo que usted gana mensualmente entre 30 para sacar el estimado de sueldo diario.5.El sueldo diario divdalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, as mismo puede dividir este ltimo resultado entre 60 para sacar su sueldo por minuto.6.Ahora bien, como la Empresa solo espera de nosotros resultados, sume el tiempo de las actividades A y el de las B y multiplquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. Elresultado ser lo que realmente usted debera de ganar.7.Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la Empresa en nosotros. Sea honesto. Slo usted ver este documento. El uso del tiempoTabla de contenidos 1 Principios prcticos

2 1 Auto anlisis del uso del tiempo 3 Ejercicio III 4 Puntuacin Principios prcticos Para conocer qu cosa en particular puede hacer un ejecutivo, que verdadera y rpidamente lohaga ms efectivo, y que lo haga lograr ms y disfrutar de lo que est haciendo, es necesariosaber en qu se le va el tiempo. No dependa de la memoria, pues es traicionera!.Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero si podemos examinar en forma objetiva yrealista cmo lo manejamos. El resultado final de nuestro anlisis no ser una tcnica, o una serie 7 de complicadas formas burocrticas que debamos seguir por el resto de nuestros das. Elresultado de examinar cmo gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia el desarrollo de unsentido personal del mismo: en qu se nos va y en qu debera rsenos. 1 Auto anlisis del uso del tiempo Para quien sinceramente se propone mejorar la administracin de su propio tiempo, el primer paso consistir en averiguar cmo lo est empleando.En este punto se puede dividir la prxima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y alfinal de cada hora se registra cmo se emple esa hora.Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante, pero al hacerlo puede darse cuentaincluso de que el descanso de 15 minutos para el caf, usualmente se convierte en 30. Ejercicio III El tiempo es un recurso nico. Da a da, todos gozamos de la misma cantidad y debe gastarse arazn de 60 segundos por minuto.Todos contamos con 168 horas a la semana Cmo usas las tuyas?A continuacin hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un crculo la quecorresponda a cada punto.1 . C a d a d a d e d i c o u n t i e m p o a planear mi trabajo. o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre2.Cada ao me fijo metas especficas y las pongo por escrito. o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre3.Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo segn su importancia y trato de manejarlos en ese orden. o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre4.Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utpicas o improductivas. o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre5.Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, as como algo inesperado. o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre6.Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.

o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre7.Trato de manejar una sola vez la papelera que me llega, analizndola de inmediato y decidiendo sobre ella. o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre8.Tengo una estrategia diseada para evitar las interrupciones. o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre9.Soy capaz de decir NO cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes. o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre10.En forma habitual practico la relajacin para reducir tensiones. o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre11.Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana. o 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre12.Llego a posponer las cosas difciles, aburridas o desagradables de mi trabajo. o 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre13.Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo. o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 8 Puntuacin Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado ser el siguiente:Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte.Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.Entre 37 y 44: Muy bien.Entre 45 y 52: Excelente, sigue as. Administracin de actividades2 Planear las actividades Diseo de Objetivos. Planes de contingencia.El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por suausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades ms rutinarias.Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad demantenerse dueos de la situacin. Para esto es indispensable Planear nuestrasactividades, a fin de optimizar lo ms posible el tiempo del que disponemos.Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a lasemana, o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientacin y nomalgastar tiempo y energas en cosas secundarias o en actividades innecesarias.Puedo realizar una planificacin eficaz si: Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas.

Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea. Anticipo los obstculos a los que me enfrentar. Organizo mis tareas por orden de prioridad.Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que: Estn en lnea con mis valores. Sean de tiempo definido. Estn definidas clara y especficamente. Sean completamente mas. Sean realistas. 3 Organizar las actividades Nos servir para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de clasificarlas entres categoras: Prioridad A Imprescindible de hacerse: stas son las actividades decisivas. Algunas de ellasentrarn en esta categora debido a rdenes administrativas, requerimientos de clientesimportantes, tiempo lmite significativo, u oportunidades de xito o desarrollo. Prioridad B Debe hacerse: son actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar eldesempeo pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo lmite. Prioridad C Deseable de hacer: es la categora de menor valor. Al incluir actividades tan solointeresantes o divertidas, podran eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de pocapresin. 9 Dependiendo de la fecha en que elabore su lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Lasprioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el da demaana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser las Cde maana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron.Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor. Por otro lado,vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto. Slo una planeacin cuidadosa lepermitir recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente.En una hoja, escribe tres listas de actividades que vas a hacer en una semana:Prioridad A. Imprescindible de hacer....Prioridad B. Debe hacerse....Prioridad C. Deseable de hacer....Para poder determinar estas prioridades necesitamos tomar en cuenta los siguientes criterios: Juicio.

T eres quien puede juzgar mejor lo que tienes que hacer. Permite que elremordimiento de conciencia que sientes por no realizar algo, haga tu juicio ms severo. Relatividad. Al comparar tus actividades o tareas debera quedar bien claro que algunastienen mayor prioridad que otras. Siempre debes de guiarte con la pregunta En qu puedousar mejor mi tiempo en este momento?. Tiempo. Establecer un lmite de tiempo es una forma de determinar prioridades. Aunque confrecuencia no se toma en cuenta, tambin es importante establecer un momento paracomenzar, con el objeto de concluir un proyecto en un lmite previamente fijado.De esta forma podremos lograr los resultados esperados y la consecucin de los objetivos de lamanera ms conveniente.Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a revisar como estamos organizando nuestrastareas: Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? Estoy empleando la mayora de mitiempo en las funciones claves o en las responsabilidades esenciales de mi trabajo? Cules son las cosas que absorben porciones significativas de mi tiempo y que nocontribuyen a nada? Qu sucedera si definitivamente no se hicieran? Puede hacerse algo de trabajo en forma ms rpida o simplificada sin afectar adversamenteotras funciones personales o de mis colaboradores? 4. Establecer fechas de seguimiento Toda planeacin es pensar en el tiempo por venir. Lo que vara en los planes es hasta donde seextienden al futuro y qu tan precisos son. Existe siempre un lmite en cuanto qu tan lejoses posible planear en cualquier momento dado.Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la accin. El imponerse a s mismo fechas lmiterealistas facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y, de este modo, favorece laeficiencia personal y profesional.Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino. 5. Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos 10 Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamenteplaneadas, organizadas y prioritizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista elgrado de avance hacia la consecucin de los objetivos.Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somosfcilmente manejables por cualquier evento que se presente, en cambio, si no losdescuidamos siempre sabremos hacia donde dirigirnos. El beneficio de la planeacinEl principio de Pareto Wilfredo Pareto, socilogo y economista del siglo XIX postul la teora que origin el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempoempleado. El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamenteun 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cul 20% de nuestro tiempo espuesto en el uso ms constructivo y cul es usado en tareas menos productivas. Parahacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.

Eficiencia vs. efectividadEficiencia es hacer las cosas rpidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer lascosas correctas. En nuestras vidas es mucho ms valioso lograr efectividad que eficiencia.En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va derecho al objetivo. La efectividadengloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultadosdeseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados. Aspectos importantes a considerar Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms a la hora de la ejecucin, aparte deque los resultados sern mejores.Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntndose Qu es lo que tengoque -y quiero- hacer hoy?. Si se escribe una lista de pendientes y se jerarquiza, semanejar mejor.Cuidar ms la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realizacin demasiadocorrecta de tareas... que no son las que se tienen que hacer.Concentrarse en tareas ms nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producenmayores resultados. Tener presente el principio del 80/20 o Principio de Pareto: Unospocos esfuerzos crticos (20%, por poner un nmero redondo) producen la gran mayorade los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamenteproporcionales a la importancia de las tareas.No confundir el manejo de problemas con solucin de problemas. Antes de buscar solucionescerciorarse de tener bien definido el problema.Tambin en la medida de lo posible, sealar en el programa diario tiempos de no interrupcin parapoder concentrarse. Alternar las horas de disponibilidad con horas de privaca.Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se ahorra mucho tiempo cuandoprevalecen la claridad, la concisin de los mensajes y la retroalimentacin o feedback. 11 Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que aquellos queviven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades:Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para laaccin. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente.Uno tiene que tener claridad acerca del propsito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, lasituacin le dir cules son las prioridades en trminos de importancia y urgencia, cosasque no son necesariamente lo mismo. Poniendo prioridadesComo planear el da Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que tengas la agenda del ao siguiente,descarta los das festivos, los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esosson tus tiempos comprometidos. Asegrate de trasladar todos tus compromisos de trabajoa la nueva agenda. Agrega todo plazo importante en el que tengan que haberse cumplidolas actividades.Sbitamente, el ao en blanco empieza a verse lleno. No obstante, an es mucho el tiempo nocomprometido, y manejarlo bien debe ser tu prioridad. La lista diaria Una disciplina esencial es elaborar un programa para el da. Elabora una lista de lo que tienes quehacer y tambin de lo que quieres lograr en el tiempo libre del que dispones, lo puedeshacer en la misma agenda o en hojas por separado.Establece lmites de tiempo para todas las tareas. Habitate a estimar siempre la cantidad detiempo requerida para cada trabajo, como por ejemplo llevar a cabo una visita o realizar elinforme. Verifica despus si

tu estimacin fue realista.Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en variadasproporciones: urgencia e importancia. Es urgente reparar una llanta ponchada, pero no esimportante. Es importante empezar a pensar en la estrategia de mercado para el prximoao, pero no es urgente. Sin embargo convencer al director ejecutivo, en la reunin de las16:00 hrs., de autorizar las nuevas campaas de ventas, s es urgente e importante.Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia puede convenir realizarlas primero. Larazn de tiempo-beneficio puede ser aqu una buena gua. Si el beneficio es sustancial y eltiempo que se requiere es corto, hazlo. Incluso podemos clasificar nuestras actividades dela siguiente manera.:A: Es indispensable hacerlo hoy. :B: Debe hacerse hoy. :C: Podra hacerse hoy.Probablemente no alcancemos a realizar totalmente los listados de prioridades A y B, pero nopermitas que eso te desanime. Si has trabajado de acuerdo con tu sentido de lasprioridades, hoy solo habrs hecho cosas importantes, que es a lo que se refiere el manejodel tiempo en el trabajo.Algunas personas gustan hacer la planeacin diaria al comenzar el da. Otras prefieren planear elda la noche anterior. Esto tiene la ventaja de que uno puede consultarlo con la almohada;en ocasiones, despus del descanso nocturno se te ocurrirn otros puntos que agregar ala lista, o es posible que alteres tus prioridades. 12 Verifica integralmente el plan para el da, para ver si hay algn vaco o algn tiempo marginal quepueda llenarse o destinarse a un buen uso.Una alerta: s te descubres traspasando un elemento de la lista de un da para otro, puede ser seal de que lo ests postergando. Examina el punto cuidadosamente para asegurar queno sea ese el caso.Revisa cada da identificando los xitos y analizando las razones de las fallas. Evita elaborar excusas para ti mismo: explora hasta encontrar razones reales. Un consejo valioso Charles M. Schwab, quien transform la compaa Bethlehem Steel en la ms grande productoraindependiente de acero en el mundo, en una ocasin plante un desafo durante la comidaa un consultor en gerencia llamado Ivy Lee: Mustreme una forma en que pueda lograr hacer ms cosas con mi tiempo y le pagar los honorarios que quiera, dentro de lorazonable. Lee le extendi una hoja de papel en blanco. Escriba cada noche las cosasque tenga que hacer maana, dijo, y numrelas por orden de importancia. Por la maana,lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el nmero 1 de su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie con el nmero 2..., el 3..., etc. Al trmino del dadeseche su lista y elabore una nueva. No se preocupe si no logra terminar todas lasactividades de su lista. Si no puede con este mtodo, no podr hacerlo con ningn otro.Prubelo por unos das y luego pgueme lo que crea que vale este consejo.Poco despus, Schwab le envi a Lee un cheque por $25,000 USD. Ms tarde dijo que sta era laleccin ms rentable que pudo aprender en su carrera empresarial.La lista diaria de prioridades debe respetarse pero no debe convertirse en un mandamientosagrado. Es una herramienta para usar, no un dolo para adorar. Para reflexionar un pocoacerca de esto leamos un pasaje escrito por el doctor Jonathan Steinberg, historiador deCambridge:La persona que llama inesperadamente, agradable o desagradable, interrumpe su patrn detiempo. Ese tiempo ya est asignado. Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar aalguien que lo necesite, para relajarse o para disfrutar una charla.El disfrute queda siempre para despus de despachar todos los trabajos dentro de los plazosdeterminados, las cartas por contestar, las llamadas por hacer. Pero ese momento nuncallega. Siempre habr ms

cartas, ms vencimientos, ms trabajos, y as la vida se vepospuesta hasta un indefinido despus: hasta demasiado tarde. Un hmster en su ruedade jaula tiene ms o menos la misma clase de libertad.Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre tu ideal pero nunca convertirse en unaobsesin. Si se presenta una finalidad superior, s flexible. Una de las finalidades delmanejo del tiempo diario es precisamente ser libre en esa forma: tener tiempo paradedicrselo a lo inesperado. Eso implica hacer lo que se necesita hacer de la forma mseconmica. Trata siempre de disfrutar lo que ests haciendo y no desperdicies tiempolamentndote por lo que no dejaste tiempo para hacer. Eficiencia en la oficinaEfectividad del tiempo en la oficina En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muyposible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor an, es posible quemalgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por estoque debemos de transformar nuestra oficina en una plataforma para la accin efectiva. 13 Arreglo de la oficina El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el rea de trabajo no est bien organizada.Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que desempeas. El equipo y losmateriales que utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. La comodidad fsica y lasatisfaccin esttica son factores importantes. Probablemente hayas caminado por tuoficina y te hayas sentido deprimido por el desorden: grandes pilas de papeles, tazas decaf sin lavar, polvo y basura, mala iluminacin, etc. Cambia eso! Es sorprendente lomejor que se sienten todos cuando la oficina se encuentra arreglada y en orden.La buena iluminacin es especialmente importante para evitar el cansancio ocular y los dolores decabeza.El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo especfico que tengas entremanos. Eso te invita a pensar en una sola cosa a la vez. La concentracin es una granahorradora de tiempo.Da una mirada objetiva a tu escritorio la prxima vez que te sientes ante l. Hay encima unrevuelto de papeles, cartas y carpetas? Si se deja el desorden, ste te crea un sentimientode agobio, cuyo resultado es tensin y frustracin. Como primera medida, despeja elescritorio y pon las carpetas en orden, para reducir la cantidad de tiempo necesaria parabuscarlas.Una vez que tu escritorio est despejado, verifica que est organizado de tal manera que nogastes tiempo buscando cosas como bolgrafos, clips, regla, lpices, tijeras, hojas, etc.Recuerda una vez ms la sabia regla tradicional: un lugar para cada cosa y cada cosa ensu lugar.Despejar tu escritorio debe convertirse en un hbito. Un escritorio bien ordenado es el cimientopara el trabajo de maana. Interrupciones Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. No obstante unodebe planear con miras a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables. Una horade trabajo concentrado brinda ms resultados que cuatro horas fragmentadas debido allamadas o visitas inesperadas.El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los perodos queconstituyen su tiempo ptimo. Algunas personas son matutinas y pueden pensar mejor deseis a nueve de la maana. Otras, son aves nocturnas y sus cerebros no funcionan hastala salida de la luna. No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante esque cada uno proteja ese tiempo.Los proyectos y tareas ms difciles deben programarse de ser posible, durante el tiempo ptimopersonal. En esta forma los estaremos manejando durante los periodos de mximaeficiencia.Para esto

nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, demodo que podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidos. Estos horarios puedenser preferentemente por la maana, al iniciar nuestras labores, o al trmino de nuestra jornada, pues en esos momentos las exigencias de los dems son mnimas.En el caso del telfono, podemos realizar nuestras llamadas por tandas, a fin de dedicar esetiempo especfico a su uso, un tip que puede ayudarnos es el realizar nuestras llamadas 14 antes del almuerzo o antes del final del da, ya que la gente suele ser menos habladora yva directo al grano.Es importante resaltar que la persona que ms interrumpe en tu jornada de trabajo no es tu jefe, les la segunda; la primera eres t mismo. Todos en ocasiones deseamos vehementementeser interrumpidos. Usualmente cuando estamos acometiendo un trabajo difcil odesagradable, es un placer ser interrumpido. Uno espera a que suene el telfono, osbitamente lo tomamos para hablarle a un colega sobre un asunto que no tieneimportancia, y de paso interrumpimos a la otra persona. No, no, nada urgente... slo estoyllamando para charlar.Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo caf, dejando un proyecto yacometiendo otro, platicando con los compaeros de oficina, etc.Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupcin toma ms tiempo que lainterrupcin misma. Como ocupar "tiempo muerto"Tiempo comprometido En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no est haciendo aquello para locual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se estesperando o no totalmente ocupado.Para la mayora de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco deplaneacin y resolucin, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos quegasta esperando al jefe o al mdico. Podemos planear el trabajo de maana, escribir unacarta o buscar soluciones a algn problema que nos inquiete.Ross Webber nos comenta: Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozcosiempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios: Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar oinformes por revisar. Carpetas rosas que contienen proyectos en va de elaboracin, como pueden ser presupuestos, polticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc. Carpetas azules que contienen los sueos dorados para el futuro; cuando se tiene una idealuminosa se anota en la carpeta azul.Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas lasideas se puede convertir en el prximo proyecto y as transferirla a la carpeta rosa. Encambio si la espera es breve se dedica a procesar los aspectos ms o menos rutinariosque encuentra en la carpeta beige.Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algn uso al tiempoque esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de muchaatencin y mucho menos de nuestro tiempo ptimo.Otra forma prctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista denuestro inters. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta telefnica usada a modo de separador nosahorrar tiempo al buscar continuar nuestra lectura.

Resmen y conclusiones prcticasTabla de contenidos 15 1 En resmen o 1.1 Resumen escrito de Aprendizaje 2 Conclusiones prcticas 3 Administracin del Tiempo[editar ] En resumen Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas a la semana. Parahacerlo se requiere disciplina y dedicacin a los principios bsicos de este manual.En resumen: necesitas identificar la porcin de tiempo sobre la que tienes el control. Despusdesarrolla procedimientos para operaciones repetitivas y/o usa la tecnologa adecuada.Debes concentrarse en las actividades que ms te retribuyan en trminos de resultados.Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo ptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el trabajoque requiera mayor concentracin. Si es posible, establece un periodo de tranquilidad paraadaptar tu mejor hora cuando haya asuntos presionantes.Despus, establece objetivos mensuales y desarrolla un plan para realizarlos. Mantn ciertaflexibilidad para poder responder a situaciones inesperadas. Determina, en orden deimportancia, los pasos por seguir que se requieran para alcanzar tus objetivos.Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana tpica; despusexamina tus actividades. Con este anlisis determina las causas principales en eldesperdicio de tu tiempo.Finalmente, recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu situacin personal. Resumen escrito de Aprendizaje Ahora, te puede ayudar escribir las cosas claves que aprendi en el libro.Unas palabras claves que pueden picar la memoria: Tema, Objetivos, Experiencias /Consideraciones/ Aspectos Clave, Acciones que Seguir Conclusiones prcticas El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido.Para mejorar la administracin de tu tiempo, empieza descubriendo en qu y cmo lo estsgastando actualmente.Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado. Para el jefe es un activo. Lasabidura popular dice: El tiempo es oro.El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusin que resulta de administrarlo mal. El mejor generador de tiempo es la buena administracin.Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeacin, desorden, indecisin, perder de vista losobjetivos y concentrarse en las actividades, confundir lo importante con lo urgente.La persona que ms interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo. 16 La administracin del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El trabajo en equipoimplica coordinacin de actividades, ayuda mutua y sincronizacin. Administrar el

tiempoes mucho ms sencillo y efectivo cuando se practica en toda la organizacin.Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realizacin. Hay que preocuparse mspor trabajar inteligentemente, que arduamente.El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que aumenta sunivel jerrquico.Todo ejecutivo debe planear perodos de concentracin ininterrumpida.Emplea los ltimos minutos laborables del da en planear por escrito la siguiente jornada. Esto teayudar a evaluar diariamente el uso que haces del tiempo de que dispones, laconsecucin de logros y establecer objetivos de mejora a corto plazo. Administracin del Tiempo Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican riesgo de mal uso deltiempo. Identificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del recurso. Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin. Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre acciones importantes yacciones urgentes. Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivasnecesarias. Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren tiempo. Por ejemplo: aprender mecanografa,lectura rpida, etc. Evaluacin peridica Dos semanas despus de haber comenzado a esforzarte por mejorar la administracin de tutiempo, completa el siguiente examen. Este te indicar las reas donde todo va bien ydonde an necesitas prestar atencin.Anota los siguiente puntos: siempre, 1; generalmente, 2; a veces, 3; rara vez, 4; nunca, 5; no seaplica, NA.1 . H a s e s c r i t o u n a l i s t a b i e n d e f i n i d a d e t u s o b j e t i v o s ? 2.Planeas y registras tu tiempo de acuerdo con una base diaria y semanal?3.Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesitas?4.Has podido disminuir o eliminar crisis repetitivas en tu trabajo?5.T niegas a contestar llamadas telefnicas cuando ests ocupado en actividades o conversaciones importantes?6.Usas en forma productiva el tiempo que esperas y cuando viajas? 7 . D e l e g a s t o d o l o q u e e s p o s i b l e ? 8 . E v i t a s q u e t u s s u b o r d i n a d o s t e p a s e n s u s " c h a n g o s ? 9. Te das un tiempo todos los das para pensar si ests haciendo lo correcto para lograr alcanzar tus objetivos?10.Eliminaste alguna causa por la cual desperdiciaste tiempo la semana pasada?11.Crees tener un pleno control de tu tiempo? 12.Tu oficina y Tu escritorio estn bien organizados y libres de papales amontonados?13.Has eliminado o reducido alguna causa de prdida de tiempo durante las juntas?14.Has dominado tu tendencia a los retrasos?15.Realizas tu trabajo de acuerdo con tus prioridades? 16.Resistes la tentacin de meterte demasiado en actividades improductivas? 17.Controlas tu horario para que otras personas no pierdan tiempo esperndote 17

18.Cumples con tus fechas lmite? 19.Puedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en la mayora de tus resultados?20.Ests mejor organizado y estas logrando ms que hace seis semanas?21.Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas atendiendo a los visitantes inesperados?22.Controlas eficientemente las interrupciones y a los visitantes inesperados?23.Has dominado la habilidad de decir no cuando as debe ser?24.Ests al da con las lecturas que ms te interesan? 25.Cuentas con suficiente tiempo para ti, diversiones, estudio, servicio comunitario, familia?Suma los puntos asignados a cada pregunta. Mientras menos puntos, mejor. Observaespecialmente las preguntas que hayas calificado con 4 o 5. Estos aspectos representan reasde mejora. Se sincero, el nico que se ver beneficiado al contestar este cuestionariohonestamente sers t.Este examen puede aplicarse trimestralmente, mientras los viejos hbitos vayan presentndose,buscando reducir el total en cada aplicacin. 18