Metodologia privind monitorizarea planurilor de aciune pentru nvmnt Manual

CUPRINS

1. Introducere 2. Sisteme de Monitorizare 3. Aspecte metodologice ale monitorizrii 4. Etapele procesului de monitorizare 5. Anexe

1. Introducere Monitorizarea i evaluarea sunt componente cheie ale procesului de planificare strategic, pentru c n timp ce procesul de planificare ajut la identificarea obiectivelor de atins i a activitilor de realizat, procesul de monitorizare i evaluare ne ajut n a identifica dac implementarea este corespunzatoare i rezultatele sunt satisfactoare pentru atingerea obiectivelor propuse prin planificare. Din aceast cauz monitorizarea i evaluarea trebuie s fie procese de msurare a performanelor i o surs important de informare pentru procesul de actualizare/revizuire din activitatea de planificare. n cele ce urmeaz vom parcuge cteva aspecte generale privind procesul de monitorizare i de alctuire a rapoartelor n legtur cu acesta cu propuneri de feedback i infomare n ciclul de planificare urmrind de fapt asigurarea contribuiei pentru activitatea periodic de revizuire/ mbuntire a planurilor de aciune pentru nvmnt. In general, procesele de monitorizare i de raportare sunt responsabiliti ale unui management eficient n legtur cu un plan/program i implic, activiti de colectare, analiz i utilizare a informaiilor n legtur cu progresul fizic i cu modul n care sunt atinse rezultatele planificate. In mod evident procesul de monitorizare i de raportare contribuie la : Identificarea succesului i a problemelor din procesul de implementare sprijin pocesul de luare a deciziilor informate pentru corecta implementare constientizeaz planul n rndul factorilor interesai i participarea acestora ; i evaluarea realizarilor planului/programului i auditul activitilor i resurselor. Anumite elemente s-au identificat nc de la faza de elaborare a planurilor ca fiind exterm de importante n acest aa numit ciclu al planificrii : Stabilirea unor obiective msurabile clare, inclusiv crearea bazei de informaii necesar msurrii progresului n atingerea acestor obiective; i Monitorizarea periodic a progresului raportat la intele agreate Figura de mai jos ne aduce aminte de procesul continuu al ciclului de planificare dar n afara faptului c vizualiza ideile de baz ale procesului cu caracter permanent de planificare, pune la locul lor, din punct de vedere al importantei acestora n procesul general de planificare strategic, procesele privind monitorizarea i evaluarea. Ciclul de planificare este proiectat ca model dinamic n care completarea unei seciuni corespunde debutului urmtoarei. Putem gndi c repetarea ciclului de planificare n implementare ia forma unei spirale ascendente al crei punct de convergen este scopul final, fiecare ciclu apropiindu-se de acest scop, ntr-o msur mai mare dect anteriorul. Aceast abordare se bazeaz pe nelegerea faptului c abilitile i cunotinele noastre sunt ntotdeauna limitate, dar se mbuntesc pe msur ce avansm. Adeseori, informaiile cheie sunt necunoscute sau nu pot fi aflate iniial dar, dup un timp, beneficiind i de noi cunotine i abiliti ajungem la faza n care definirea scopurilor se face ct mai aproape de un model ideal.

Ciclul de planificare
statistici Informatii partiale

Feedback

Informatii

Evaluare Monitorizare

Analiza

Implementare

Plan

Prezentul Ghid ncearc s in cont i s sensibilizeze factorii interesai n legtur cu importana proceselor de monitorizare i evaluare pentru procesul de mbuntire continu a planurilor pentru nvmnt. Prezentul document nu are rol de manual (care ar putea fi prea lung i dincolo de obiectivele propuse) ci mai degrab o s incercm s punem la dispozitia CR sau CLD-urilor cteva resurse practice ce sugereaza metode i rezultate practice care s-au dovedit utile anterior pentru atingerea unor obiective similare cu cele privind dezvoltarea nvmntului profesional i tehnic ntr-o ct mai bun concordan cu nevoile de pe piaa muncii. 2. Sisteme de Monitorizare Monitorizarea este msurarea sistematic i continu a progresului n implementarea planului n timp. Este un instrument de management de baz i universal pentru a identifica punctele tari i slabe ntr-un plan/program. Are ca scop s ajute pe toi cei implicai s fac decizii potrivite i la timp, decizii care vor contribui la creterea calitii i la succesul planului/programului. In general procesul de monitorizare utilizeaz o larg varietate de tehnici i metode i se aplic managementului de resurse, de rezultate, a pocesului de implementare i a progresului programului de activiti respectiv a modului n care acestea sunt realizate. Tipul informailor necesare pentru monitorizarea planului/programului se pot grupa n cinci categorii mai largi: 1. Rezultate (results) ale activitilor i a ieirilor/efectelor procesului (outputs) 2. Intrrile (inputs) de resurse n program 3. Progresul planului fa de obiective i planurile operaionale 4. Modul n care planul este manageriat i modul de lucru 5. Schimbri n cadrul grupurilor int Monitorizarea se poate realiza la 2 niveluri distincte : Monitorizarea Procesului Aceasta urmrete modul n care sunt utilizate resursele, progresul activitilor i modul n care acestea sunt realizate. Presupune : Revizuirea i planificarea implementrii n mod permanent Evaluarea modului n care sunt realizate activitile fa de planificare 4

Identificarea i soluionarea problemelor Construcie n zona punctelor tari Analiza metodelor utilizate n implementare i dac acestea sunt cele mai bune alternative n atingerea obiectivelor.

Monitorizare Impact - Care urmarete progresul realizat n atingerea indicatorilor de performan i a impactului pe care planul/programul l are asupra grupurilor int. Presupune : Progresul spre atingerea obiectivelor care este msurat continuu Modificarea de activiti ca raspuns la schimbrile condiiilor de implementare fr a afecta atingerea obiectivelor iniiale Poate identifica nevoia de a schimba unele obiective Poate identifica nevoia de continuare a unor cercetri Poate verifica anumite presupuneri-supoziii de implementare stabilite iniial Sistemul de monitorizare este de fapt un mod n care sunt colectate informaiile n legtur cu progresul planului/programului. Nu este o simpl metod de colectare date ci i un instrument de luare a deciziilor privind managementul i fluxul de comunicare dintre factorii responsabili i ntre toi actorii implicai. Componentele eseniale ale unui sistem de monitorizare sunt : Selecia indicatorilor pentru fiecare plan/program Un mod de colectare a datelor in legtur cu indicatorii Analiza datelor Prezentarea informaiilor ntr-un format corespunzator Utilizarea informaiilor pentru mbuntirea activitilor

Monitorizarea urmrete i nregistreaz informaiile i n toate planurile sau programele se asteapt ca procesul de monitorizare s asigure controlul de calitate i s asigure informarea din perspectiva procedurilor impuse n implementarea planului/ programului. S-ar putea ca prin necesitatea accesrii de informaii calitative s ne apropiem de un proces de evaluarea care nu este echivalent cu monitorizarea. n practic cele dou pocese sunt de obicei considerate mpreun dar facem meniunea c totui evaluarea poate avea un scop mai larg dect cel al monitorizarii, pentru c poate avea n vedere procesele, produsele i ieirile care sunt mai dificil de msurat din punct de vedere cantitativ (impun cercetri de ordin calitativ). Evaluarea utilizeaz datele de monitorizare pentru a rspunde la ntrebri n legtur cu ce s-a ntmplat, cum s-a ntmplat, de ce s-a ntmplat i dac i-a atins sau nu scopurile propuse iniial. In unele cazuri, evaluarea se poate baza n ntregime pe datele statistice colectate n scopuri de monitorizare, dar n alte cazuri prin evaluare este nevoie s se ridice noi ntrebri cu caracter calitativ (altele dect acelea propuse pentru monitorizare). De ex., prezena rezultatelor de nvare de tip 'soft' (greu de identificat din punct de vedere cantitativ cum ar fi creterea ncrederii n sine, mai ales cnd grupul inta este exclus din punct de vedere social), sau relevana resurselor de nvare ale unui sector dat i evaluat de un expert n domeniu, sunt rezultate importante i necesare dar care nu pot fi msurate uor prin msuri de monitorizare cantitative. n cele ce urmeaz facem o simpl meniune a unui sistem de monitorizare alternativ ce se poate implementa atunci cnd analiza i planificarea s-au realizat utiliznd procedeul cunoscut sub numele de Analiz/Matrice-cadru logic, procedeu care este folosit n special n procesul de realizare a proiectelor.

In aceasta metod alternativ, realizrile privind PRAI/PLAI ar trebui monitorizate prin msurarea performanelor obinute n procesul de implementare i prin urmrirea realizrii mecanismelor stabilite iniial n matrice . Aceasta implic participarea activ la toate mecanismele de monitorizare agreate, inclusiv n legtur cu indicatorii de performan i intele stabilite. Elementele prevzute de matrice ar trebui ,n acest caz, s asigure cadrul general pentru realizarea raportului de monitorizare. Abordarea bazat pe Analiza/Matricea Cadrul Logic este o metod centrat pe obiective, i este sistematic, organizat, flexibil i utilizat pe scar larg. Ofer o metodologie pentru planificare, un cadru pentru monitorizare i o baza de pornire pentru evaluare; Un exemplu de Analiz/Matricea Cadrul Logic este prezentat n cele ce urmeaz: Objective i Intervenie Logic Indicatori Surse de Precondiii i Riscuri Activiti Msurabili Verificare Obiectiv Rata de ocupareINS, AMIGO Rata de ocupare General crescut (Prioritatea) Scopul Formarea Rata de ocupare Studii de Situaie economic Stabil; Proiectului absolvenilor a absolvenilor urmrire; (Obiectivul) conform cererii PM Statistici bazate pe registre ale ANOFM; Rezultate Xx cursani formai Numr de Inspectorate colile sunt capabile s se (Produs) pentru calificarea absolveni n colare Judeene adapteze la schimbri xx; domeniile conform cerinelor prioritare; Activiti Monitorizarea Intrri Costuri Angajatori capabili i pieei muncii; disponibili s ofere Formare; informaii; nvare pe tot Resurse disponibile pentru parcursul vieii; noile activiti TVET Utilizarea metodei de analiz i planificare prin Matricea cadru logic are din punct de vedere tehnic urmtoarele avantaje care, n viitor, poate ar trebui considerate n procesul de elaborare PRAI/PLAI/PAS: Identific mai uor dac obiectivele respect principiile SMART, sunt specifice, msurabile, realizabile, realiste, i stabilite pentru limite de timp. Contribuie la definirea mai clar i corect a indicatorilor. Identific sursa de date pentru indicatori . Identific n mod clar cadrul de obinere i de verificare a surselor de informaii. Acoper cu grupul de indicatori alei cerinele necesare procesului de management al informaiilor att pe termen scurt ct i pe termen lung (date de intrare i de ieire ) i pentru msurarea performanelor (rezultate i impact). Realizeaz o structur a indicatorilor mai consistent fa de modul n care este structurat bugetul pe cheltuieli . Realizeaz o structur a indicatorilor mai consistent cu cerine procesului de monitorizare. Trebuie mentionat faptul c terminologia introdus n tabelul 1 (de mai sus) n legatur cu indicatorii, este pe deplin compatibil cu abordarea privind matricea cadru logic care este la

rndul ei frecvent utilizat n planificare i programe; i-n cazul acesteia din urm exist o ierarhie similar a obiectivelor. La modul general : impact rezultate ieiri intrri = = = = obiective generale (pe termen lung general) obiective specifice/imediate /scopul programului rezultate ateptate activiti .

Indicatoii sunt importani din dou motive: (i) Ajut prin faptul c asigur claritate procesului de planificare i prin urmare procesului de implementare, monitorizare i evaluare a activitilor planificate.; (ii) In general ei reprezint o cerin atunci cnd se apeleaza la finanarea unor proiecte rezultate din planuri i legate de interveniile la nivel regional i local ale sectrului public. Exista o terminologoie cheie n legtur cu indicatorii menionat n tabelul urmtor: Tabelul 1 Denumire Indicator int Definiie pe scurt O msur a unei activiti dintr-un program/plan Un obiectiv pre-definit cantitativ pentru un indicator al unui program
1

Exemplu Totalitatea banilor cheltui sau nr. de persoane formate/ajutate ex. formarea a 1,000 persoane la un standard acreditat Fonduri alocate per persoana i zile de formare Numr de participani la curs Numr absolveni

Intrri Ieiri/efect Rezultat Impact

Resursele utilizate ntr-un program produsul imediat al unui program Efectul direct al unui program

Beneficiile pe term lung ale unui Numrul absolvenilor care s-au program angajat ntr-o slujb potrivit. Indicatorii ar trebui descrii n concordan cu modul n care ei deservesc procesul de monitorizare. Astfel putem face distincii ntre patru seturi de indicatori de msurare: indicatori de intrare, indicatori de ieire/efect, indicatori de rezultate i indicatori de impact. 3. Aspecte metodologice ale monitorizrii Activitatea de monitorizare a planurilor regionale de aciune pentru nvmnt urmrete patru mari obiective, care stau la baza elaborarii metodologiei: S evalueze stadiul de implementare a prioritatilor identificate n cadrul planurilor regionale/locale de aciune pentru nvmnt i s raporteze n legtur cu aceasta; S furnizeze date/informaii despre indicatorii de msurare a aciunilor din plan ; S stabileasc un cadru pentru monitorizarea periodic pe parcursul implementrii planurilor regionale/locale de aciune pentru nvmnt;
1

O int cuantificat este deasemenea prin definiie un indicator

S promoveze consultarea cu grupurile implicate n procesul de planificare i s propun msuri de imbuntire a planurilor.

Principalele componente metodologice ale monitorizrii includ colectarea de informaii/ date i realizarea unei cercetri/analize a informaiilor pe care aceste date le furnizeaz n legatur cu implementarea planului De la bun nceput trebuie s fim realiti i s facem meniunea c aceast abordare metodologic nc nregistreaz dificulti de ordin practic legate de existena datelor relevate pentru a fi incluse n procesul de monitorizare; asta pentru c de multe ori informaia este fragmentar i inegal astfel nct nu ntotdeauna poate fi utilizat fie la faza de elaborare a politicilor ct i ulterior la faza de monitorizare a lor. i nu ne referim aici la situaia special a aspectelor calitative din sistemul de nvmnt unde, n general, informaiile sunt puine (cci se impun cercetari de teren i instrumente specifice acestui tip de informaii -chestionare, interviuri, studii de caz etc), ci i pe experiena acumulat deja pe parcursul procesului de planificare n care CR/CDL-urile s-au confruntat cu lipsa de date i informaii relevante att n partea de analiz ct i n cea de colectare indicatori privind atingerea obiectivelor propuse n procesul de planficare. Procesul de monitorizare implic activiti sistematice de colectare, analiz, comunicarea i analiza informaiilor n legtur cu progresul implementrii planului. De aceea ar trebui ca n cadrul fiecarui ciclu de planificare s existe un sistem de monitorizare i procedurile asociate. Acest sistem de monitorizare pune la punct i furnizeaz mecanismul prin care informaiile relevante sunt colectate i transmise n atenia celor ce le pot utiliza ntr-un process de decizie informat. n mare monitorizarea ar trebui s pun n lumin punctele tari i cele slabe din procesul de implementare; odat identificate acestea, va fi posibil s se identifice msuri i aciuni de corecie sau de mbuntire a performanelor . Structuri manageriale participative imlicate n monitorizarea PRAI, PLAI, PAS. Monitorizarea extern a PRAI dintr-o regiune este realizat de ctre Consoriul regional al altei regiuni. Monitorizarea extern a PLAI al unui jude este realizat de ctre membrii ai Consoriului regional, reprezentani ai instituiilor din alt jude dect cel pentru care se realizeaz monitorizarea. Monitorizarea extern a PAS-urilor dintr-un jude este realizat de ctre membrii CLDPS Fiecare echip de monitorizare este format din minimum 2 membrii ai CR/CLDPS. Se recomand ca n fiecare echip de monitorizare s fie inclui reprezentani ai angajatorilor i/sau sindicatelor. Preedintele i secretarul CR/CLDPS au un rol important n coordonarea procesului de monitorizare In realizarea monitorzrii sunt implicai membrii desemnati din cadrul CR sau CLDPS iar rolul lor n process trebuie fcut cunoscut tuturor factorilor interesai astfel nct pe baza recunoaterii acestui rol accesul la date i informaii s fie ct mai uor. Este important ca persoanele nominalizate n realizarea monitorizrii s dein informaiile generale necesare, s fie recunoscute pentru rolul pe care l desfoar astfel nct culegerea de informaii s nu constituie o problem. Este la fel de important ca persoanele nominalizate pentru realizarea monitorizrii i feedback-ul s fie familiarizai cu domeniul i s dein abiliti de analiz i sintez astfel inct s identifice devierile de la plan i s propun soluii.

4. Etapele procesului de monitorizare Procesul de monitorizare al PRAI/PLAI urmeaz s se realizeze n trei etape. Tabelul 1 arat sintetic etapele procesului de monitorizare. Etapele sunt descrise detaliat n cele ce urmeaz. Tabel 1. Etapele procesului de monitorizare al PRAI/PLAI.
Etapa /faza 1. Colectare date de baz Instrument Machete actualizate Rezultat Date privind indicatorii de realizare a obiectivelor Actori implicai Presedintele i secretarul CR/CLDPS al regiunii /judeului monitorizat. Presedintele i secretarul CR/CLDPS al regiunii/judeului care realizeaz monitorizarea. Membrii CR/CLDPS , reprezentani ai instituiilor care dein date relevante (ISJ, AJOFM, etc.) Echipa de monitorizare Echipa de monitorizare

2 Realizarea primei variante a raportului de monitorizare 3. Vizite de monitorizare la CR/CLDPS/Unitile colare - Prezentarea de ctre echipa de monitorizare a primei variante a raportului - Colectarea de date suplimentare de catre echipa de monitorizare - Consultare 4. Realizarea raportului de monitorizare final pe baza datelor suplimentare colectate in vizita de monitorizare

Fie de monitorizare Raport de monitorizare Fi de monitorizare Chestionare

Evaluarea gradului de realizare a obiectivelor i aciunilor planificate n PRAI/PLAI pe baza datelor colectate Date suplimentare privind gradului de realizare a obiectivelor i aciunilor planificate n PRAI/PLAI/PAS

Echipa de monitorizare CR/CLDPS al regiunii monitorizate

Raport de monitorizare final

Evaluarea gradului de realizare a obiectivelor i aciunilor planificate n PRAI/PLAI. Evidenierea succeselor i constrngerilor. Recomandri

Echipa de monitorizare

Pentru monitorizarea PAS etapele sunt aceleai, actorii implicai n fiecare eatap fiind n acest caz, pe lng echipa de monitorizare, membrii CLDPS. Etapa 1 - Colectarea datelor de baz Pentru fieacare prioritate, obiectiv i aciune din PRAI,PLAI,PAS este necesar colectarea datelor reelevante pentru monitorizarea progresului. 9

O parte dintr obiective i aciuni sunt aceleai n toate PRAI i PLAI. n acest context, instrumentele pentru colectarea datelor privind progresul nregistrat n implementarea acestor obiective i aciuni trebuie s fie aceleai pentru toate PRAI i PLAI. Aceasta va asigura comparabilitatea ntre documentele strategice de acelai nivel al planificrii (PRAI ntre regiuni, PLAI ntre judee) Pentru fiecare PRAI , PLAI sunt utilizate 11 anexe (modele standard) comune. Fiecare CR va aduga la acestea anexele necesare n raport cu obiectivele i aciunile specifice din fiecare PRAI/PLAI. Secretariatul CR transmit aceste anexe Inspectoratelor colare Judeene i Ageniilor Judeene de Ocupare a Forei de Munc pentru a fi completate/actualizate Lista anexelor (modelelor standard): 1. Anexa 1: Evolutia elevilor / intrari in IPT 2. Anexa 2: Evoluia colarizrii n IPT 3. Anexa 3: Situaia colarizrii n IPT n anul colar curent 4. Anexa 4: Planul de colarizare la domeniile de formare profesional/profilele prioritare pentru colile cuprinse n proiectele PHARE au primit echipamente pentru pregtirea de specialitate (ZI+SERAL+FRECVEN REDUS) 5. Anexa 5: Harta parteneriatului anul colar curent 6. Anexa 6: Condiii de nvare asigurate n colile IPT, anul colar curent 7. Anexa 7: Situaia unitilor colare reabilitate/cuprinse n programe de reabilitare 8. Anexa 8: Aciuni de orientare i consiliere pentru carier derulate n anul colar curent 9. Anexa 9: Situaia cabinetelor de orientare i consiliere 10. Anexa 10: Formarea cadrelor didactice din IPT 11. Anexa 11: coli autorizate de CNFPA ca furnizori de formare pentru aduli Pentru fiecare obiectiv i aciune cuprins n PAS este necesar elaborarea de ctre echipele de monitorizare, sub coordonarea preediniei i a secretariatului CLDPS a instrumentelor pentru colectarea datelor privind progresul n implementarea acestora. Organizarea procesului de colectare a datelor. Monitorizarea PRAI Consoriile regionale vor stabili prin consultri fiecare Consoriu regional care realizeaz monitorizarea unui PRAI al altei regiuni. Criteriile avute n vedere pot s in cont de specificul regional. Fiecare Consoriu regional va stabili membrii echipei de monitorizare. Echipa de monitorizare este format din minimum 2 membrii ai Consoriului regional. Se recomand ca din fiecare echip de monitorizare s fac parte reprezentani ai asociailor patromnale, agenilor economici, sindicatelor. nainte de nceperea procesului de monitorizare se va organiza o sesiune de instruire a membrilor CR privind activitile ce vor fi derulate n acest proces. Secretarul CR al regiunii pentru care se realizeaz monitorizarea PRAI va transmite la secretarul CR din care face parte echipa de monitorizare urmtoarele documente: o PRAI actualizat o Cele 12 anexe comune destinate monitorizrii PRAI completate i actualizate o Anexele adiionale utilizate pentru monitorizarea obiectivelor i aciunilor specifice din PRAI. n acest scop, secretarul CR va colecta i va centraliza datele de la judeele componente ale regiunii. Anexele adiionale utilizate pentru monitorizare n funcie de specificul fiecrui PRAI vor fi elaborate de ctre echipa de actualizare a PRAI, sub coordonarea preediniei i secretariatului CR. 10

Secreatrul CR care realizeaz monitorizarea va transmite la rndul lui aceste documente la echipa de monitorizare. Monitorizarea PLAI Fiecare Consoriu regional va stabili echipele de monitorizare pentru PLAI al fiecrui jude din componena regiunii. Membrii echipei de monitorizare a unui PLAI vor fi reprezentani ai instituiilor din alt jude dect cel pentru care realizeaz monitorizarea. Se recomand ca din fiecare echip de monitorizare s fac parte reprezentani ai asociailor patronale, agenilor economici, sindicatelor. Secretarul CR va transmite echipelor de monitorizare urmtoarele documente: o PLAI actualizat o Cele 12 anexe comune destinate monitorizrii PLAI completate i actualizate o Anexele adiionale utilizate pentru monitorizarea obiectivelor i aciunilor specifice din PRAI n acest scop, secretarul CR va colecta datele de la judeele componente ale regiunii. Anexele adiionale utilizate pentru monitorizare n funcie de specificul fiecrui PLAI vor fi elaborate de ctre echipa de actualizare a PLAI, sub coordonarea preediniei i secretariatului CR. Monitorizarea PAS Fiecare CLDPS va stabili echipele de monitorizare pentru PAS. Se recomand ca din fiecare echip de monitorizare s fac parte reprezentani ai asociailor patronale, agenilor economici, sindicatelor. Anexele cu date relevante necesare monitorizrii obiectivelor i aciunilor cuprinse n PAS vor fi elaborate de ctre echipele de monitorizare sub coordonarea preedinei i secretariatului CLDPS. Colectarea datelor (anexelor) de la unitile colare se va realiza de ctre secretariatul CLDPS care va transmite aceste date echipelor de monitorizare. Etapa 2 - Realizarea primei variante a raportului de monitorizare Principalul scop al raportului de monitorizare este de a evidenia stadiul privind implementarea planului i de a propune recomandri i aciuni urmrind atingerea obiectivelor finale ale planului de aciune. Important este ca Raportul de monitorizare s fie realizat ct mai simplu i ct mai uor de citit. Raportul de monitorizare va avea o seciune introductiv n care se vor meniona informaii cu privire la perioada acoperita de raportul de monitorizare, sursele datelor utilizate pentru aprecierea progresului n implementarea PRAI,PLAI, PAS, dificulti ntmpinate. n continuare, raportul de monitorizare va avea o seciune n care sunt descrise activitiile desfurate n procesul de monitorizare cum ar fi strngerea de informaii, ntlnirile cu factori interesai/implicai n implementare PRAI, PLAI, PAS, dac s-au utilizat anumite metode de cercetare pentru culegerea de informaii, dac anumite aspecte au avut o atenie suplimentar i care au fost cauzele care au generat o astfel de abordare, etc. ntr-un cuvnt metoda prin care s-a realizat monitorizarea, metodele folosite pentru strngerea informaiilor prezentate prin raport. Seciunea trei privind Rezumatul va trebui s fac o prezentare a aspectelor avute n vedere n procesul de monitorizare cum ar fi obiectivele, msurile/ aciunile care au facut obiectul procesului de monitorizare i cele care nu au fost avute n vedere de acest proces, specificnd pentru acestea din urm i cauzele care au stat la baza unei astfel de abordri. Vor fi apoi menionate concluzii care sunt considerate relevante pentru fiecare obiectiv, msur/aciune realiznd astfel un rezumat al concluziilor formulate n fia de monitorizare. Va fi apoi alctuit un rezumat al recomandrilor formulate n fia de monitorizare. Pe baza machetelor ataate raportului n aceasta parte descriptiv a rezumatului se extrag informaiile 11

relevante i se realizeaz o apreciere general privind progresul nregistrat n implementarea PRAI, PLAI, PAS. Un aspect extrem de important pentru scopul raportului de monitorizare este nregistrarea i menionarea deficienelor constatate n legtur cu procesul iniial de proiectare a obiectivelor, msurilor, aciunilor, intelor, indicatorilor i acolo unde se impune vor trebui menionate recomandrile pentru diminuarea sau eliminarea acestor deficiene. n acest scop se utilizeaz de ctre echipa de monitorizare Lista de verificare pentru furnizarea de feedback privind PRAI/PLAI/PAS. Raportul trebuie s fac recomandri n lumina imaginii de ansamblu ce rezulta din procesul de monitorizare, fiind subliniate principalele lecii invate pentru a orienta deciziile i politicile activitilor viitoare. Etapa 3 - Vizite de monitorizare Vizitele de monitorizare realizate de ctre echipele de monitorizare vor fi efectuate la fiecare CR/ CLDS/Unitate colar. Scopul acestor de vizite de monitorizare,este de a colecta o serie de informaii de la CR/CLDPS/Consiliul de administraie al colii/Consiliul profesoral/partenerii sociali, etc., n scopul completrii informaiilor furnizate de datele administrative colectate n etapa 1 i finalizarea raportului de monitorizare prin includerea acestor informaii n raportul final. n aceast etap echipele de monitorizare vor realiza n primul rnd prezentarea raportului intermediar de monitorizare realizat pe baza datelor colectate din surse administrative. Echipele de monitorizare se vor informa pe parcursul vizitei cu privire la dificultile ntmpinate n implementarea PRAI/PLAI/PAS, cauzele eventualelor ntrzieri/nerealizri n implementarea unor obiective i activiti, limitele raportului intermediar de monitorizare aa cum sunt ele percepute de ctre beneficiari, aciunile/msurile planificate pentru recuperarea ntrzierilor/nerealizrilor. Modalitile de colectare a acestor informaii sunt multiple i ele pot fi alese de ctre echipele de monitorizare funcie de grupul int, resursele disponibile, informaiile suplimentare care se doresc a fi obinute. Se recomand utilizarea a cel puin dou modaliti de colectare a acestor informaii: prin dezbateri i prin aplicarea de chestionare. n urma dezbaterilor, echipa de monitorizare va realiza un rezumat al acestora care va fi ataat ca anex la raportul de monitorizare. Un model de rezumat este prezentat n anex. Un model de chestionar este prezentat n anex. Chestionarele vor fi ataate raportului final. Pe de alt parte, vizitele de monitorizare dau posibilitatea echipelor de monitorizare de a lua cunotin cu bunele practici i cu dificultile din alt regiune/jude/unitate colar . Un alt scop al acestor vizite este de a realiza un schimb de experien cu alte regiuni/judee/uniti colar. n acest sens vizitele de monitorizare au un plus de valoare oferind posibilitatea de evaluare comparativ a planurilor de aciune i a implementrii acestora. Etapa 4 - Realizarea raportului de monitorizare final pe baza datelor suplimentare colectate in vizita de monitorizare n aceast etap echipele de monitorizare realizeaz completarea raportului intermediar de monitorizare cu informaiile obinute n cadrul vizitei de monitorizare. Raportul final va fi transmis Consoriului regional/CLDPS/Unitii colare. Structura raportului final este cea prezentat la etapa 2. Raportul final va fi nsoit de toate anexele utilizate pentru elaborare.

12

Anexa 1

Raport de monitorizare a implementrii Planului Regional de Aciune pentru nvmnt al Regiunii......../ Planului Local de aciune pentru nvmnt al judeului...................../ Planului de Aciune al colii............................. Raportul privind progresul nregistrat n perioada Realizat de : Numele i prenumele Instituia reprezentat n CR/CLDPS Semnatura

13

Lista abrevierilor PRAI CR Etc. Planul Regional de Actiune Invatamant Consoriul regional

14

INTRODUCERE [ Comentarii privind procesul de monitorizare, frecventa culgerii de date, perioada acoperita de prezentul raport de monitorizare, dificulti ntmpinate, etc) Ex. Prezentul raport de monitorizare este realizat pentru PRAI 2008-2013 Conform procedurii, raportul are frecven anual i se bazeaz pe date i informaii culese cu aceiai periodicitate : anual Datele cuprinse n raport acoper perioada de impelmentare : (e.g. anul colar 2007) iar datele analizate sunt cele furnizate n perioada. Datele colectate i analizate sunt : date AMIGO (e.g.31.12.2007) date administrative furnizate de AJOFM-uri, ISJ-uri .... i urmatoarele informatii pariale: - informaii furnizate de membrii Consoriului regional/CLDPS n cursul vizitei de monitorizare - informaii furnizate de . In procesul de colectare a datelor s-au ntmpinat dificulti cu...... Ex. Lipsa informaiilor privind numrul absolvenilor de an terminal care au beneficiat de servicii specializate de orientare colar i profesional Lipsa informaiei structurate pe tipuri investiii n infrastructura colar.. Reticena instituiei X n a furniza datele solicitate, etc.

2. ACTIVITIATI DESFURATE N PROCESUL DE MONITORIZARE [activitati desfasurate pentru pregatirea raportului., intlaniri cu factori interesati/implicati in implementare PRAI/PLAI/PAS, etc.] Ex. Prezentul raport de monitorizare s-a realizat de echipa format din X persoane noninalizate de CR/ CLDPS . Metodologic pentru etapa de colectare date echipa a alctuit o scrisoare semnat de preedintele CR/ CLDPS pe care a transmis-o n atenia organizaiilor implicate n implementarea planurilor cu solicitarea de furnizare a informaiilor n conformitate cu un format prestabilit - machet. n perioada echipa de monitorizare s-a deplasat la .unde a realizat vizita de monitorizare n cursul creia a realizat: interviuri cu , chestionare adresate .., focus grupuri cu. In procesul de monitorizare au fost implicate instituiile .care au furnizat informaii importante n legtur cu Pentru fiecare obiectiv din PRAI/PLAI au fost identificai indicatorii relevani care s informeze n legtur cu progresul nregistrat conform planului de aciune. A fost alctuit un set de machetele care a fost transmis instituiilor care prelucreaz date de tipul celor identificate n listele cu indicatori, respectiv............

15

3. REZUMAT - obiectivele, msurile/aciunile monitorizate i cele nemonitorizate (cauze), concluziile relevante pentru fiecare obiectiv, msur/aciune (rezumatul al concluziilor formulate in fisa de monitorizare) , recomandri (rezumatul recomandrilor formulate in fisa de monitorizare), aprecierea general privind progresul nregistrat n implementarea PRAI/PLAI/PAS , deficiene constatate privind proiectarea obiectivelor, msurilor, aciunilor, intelor, indicatorilor i recomandri pentru eliminarea deficienelor. Ex. Raportul furnizeaz informaii n legatur cu toate ( 80%..... dintre) prioritile /obiectivele cuprinse n PRAI/PLAI 2007 care au fcut parte din prezentul proces de monitorizate. Aprecierea general asupra progresului nregistrat n implementarea este ......... (a se vedea fia de monitorizare). Dintre aciunile care necesit o atenie deosebit n procesul de actualizare i revizuire a PRAI/PLAI menionm:.......... Credem c este necesar o intensificare a eforturilor depuse de ........... pentru ndeplinirea n perioada imediat urmtoare.....a obiectivelor i atingerea intelor cu privire la ............ Se propun actiuni corective n urmtoarele cazuri: ........

16

FISA DE MONITORIZARE A PRAI/PLAI/PAS Data: ................................ Regiunea/Judeul/Unitatea colar........................................

1.Prezentai un rezumat al activitilor desfurate de Consoriu Regional /CLDPS de la ultima actualizare a PRAI/PLAI/PAS n anul.(sau de la data ultimului raport) pn n prezent: Ex. ntlnirea membrilor CR/CLDPS cu ........ pentru .............................; Transmiterea machetelor privind.........ctre........... Vizit a......... i ntalnirea........ pentru discuii privind ............ ; Intlnirea grupului de monitorizare pentru................ ; Dezbaterea pe subiectul ................organizat .......................cu participarea .... ; Participarea unui membru desemnat din partea ...... la Consiliul Consultativ al ......... ; Participarea unui membru desemnat din partea ...........la Consiliul de Administraie al .............;

Obiective, msuri monitorizate: Obiectivul:................. Msurile:.................... Obiectivul:................. Msurile:.................... Obiective, msuri nemonitorizate: Obiectivul:................. Msurile:.................... Obiectivul:................. Msurile:.................... Cauzele nerealizrii monitorizrii: Ex. Prioritatea/obiectivul ...... nu a facut obiectul prezentului proces de monitorizare deoarece: nu a avut scadene n perioada analizat, a fost realizat conform raportului de monitorizare anterior, am avut dificultati cu .....................etc

18

2 Precizai sub form de rezumat principalele constatri pe care le-ai fcut n urma activitilor de monitorizare i evaluare desfurate pn la aceast dat. Utilizai constatrile nregistrate n Fia de monitorizare la nivel de msur, dar nu includei toate detaliile. Asigurai-v c nu ai omis s precizai progresul realizat pentru fiecare aciune i inta corespunztoare 2.1 V rugm s prezentai pe scurt acele aspecte care nregistreaz un progres bun n mod special. Scriei concluziile dumneavoastr pentru fiecare msur i int vizat. Obiectivul:........ Msura:............. Indicatori, rezultate msurabile (aa cum sunt in PRAI/PLAI/PAS): Indicatori, rezultate msurabile (la data monitorizrii):.. Concluzii:.............. 2.2 V rugm s enumerai acele aspecte al cror progres este ntrziat i care necesit intervenii ameliorative: Obiectivul:........ Msura:............. Indicatori, rezultate msurabile (aa cum sunt in PRAI/PLAI/PAS): Indicatori, rezultate msurabile (la data monitorizrii):.. Cauze identificate:.............. Concluzii:....................... 3 Aprecierea dumneavoastr general privind progresul n ndeplinirea aciunilor:

0 = nici un progres 1= progres ntrziat 2 = progres satisfctor 3 = progres bun V rugm s furnizai dovezi /justificri n sprijinul aprecierii dumneavoastr Aprecierea general:

Justificare:

4. Recomandri Obiectivul:........ Msura:............. Recomandri:.....................

19

FISA DE MONITORIZARE la nivel de msur/aciune individual

PRIORITATEA 1: .. Obiectiv, inte, rezultate, msuri/aciuni

Situaia la Progresul Aprecierea progresului finalizarea nregistrat pn nregistrat actualizrii la data de......... (0, 1, 2, 3) /Recomandri PRAI/PLAI/PAS n anul

Obiectivul 1: inte (indicatori): Rezultate msurabile:.. .. Msuri/Aciuni pentru atingerea Termen Cine rspunde obiectivului:

NOTA: Coloanele cu text negru sunt identice cu formulrile din PRAI/PLAI/PAS Se listeaz toate prioritile, obiectivele, msurile/aciunile din PRAI/PLAI/PAS Pentru msurile i aciunile la care nc nu s-a realizat monitorizarea se va meniona in coloana recomandri perioada in care este necesar s se realizeze i de ctre cine. Sursele evidenelor (machetele din anexele .) sau note de informare asupra evidenelor trebuie ataate prezentului raport Aprecierea progresului 0 = nici un progres 1= progres ntrziat 2 = progres satisfctor 3 = progres bun 20

Raport de monitorizare

ANEXA 2 List de verificare pentru PRAI/PLAI/PAS

Nr. crt. 1 2 Component Planul este complet (sunt completate toate seciunile din cuprins i conine toate anexele) Planul are un aspect profesional: Un singur document cu copert /pagin cu titlu Conine o pagin de cuprins Conine pagin de cuprins pentru anexe Are paginaie pentru anexe Nu conine greeli de ortografie sau de tiprire Aranjarea n pagin este clar i permite citirea uoar a documentului Planul este scris ntr-un limbaj clar i accesibil i persoanelor care nu lucreaz n domeniul nvmntului i/sau ai inclus un glosar care s explice orice termeni de specialitate sau din domeniul nvmntului, ex: ISJ ADR etc. Reiese clar faptul c planul adopt o perspectiv pe termen mai lung pn n 2013 Analiza nevoilor se refer la situaia previzionat pn n anul 2013 Obiectivele i intele sunt prevzute pentru o perioad de timp pn n anul 2013 cu inte intermediare Planul conine o analiz a nevoilor de formare profesional iniial care include: Cererea previzionat de for de munc i nevoile beneficiarilor(angajatori, elevi) informaii relevante privind dezvoltarea PT i n special nevoile de competene pentru domenii /sectoare conine concluzii clare n legtur cu implicaiile privind viitorul PT prognoza ofertei de formare profesional prin IPT pe baza previziunilor cererii de for de munc n perspectiva 2013 i validarea anual a acesteia pe baza trendurilor identificate din surse statistice oficiale i administrative. Planul conine o evaluare a capacitii sistemului IPT din regiune/jude/coal de a rspunde nevoilor identificate Realizat Da Observaii Nu

3 4

21

Au fost formulate concluzii i recomandri clare pe baza analizei efectuate i nu doar un set de afirmaii. Este inclus analiza SWOT 7 Planul identific un set de prioriti care: se bazeaz pe concluziile din analiza nevoilor se concentreaz pe interveniile cheie TREBUIE PRECIZAT c planurile nu trebuie s conin nici o prioritate la atingerea creia nu pot contribui, ex: nfiinarea unui observator regional sau local Planul conine un set clar de obiective i inte care sunt corelate cu prioritile Acestea: Furnizeaz informaii pentru o planificare local coerent care s asigure existena unei oferte de formare coordonate ntr-o anumit zon geografic Rspund nevoii de a oferi formare profesional continu pentru aduli i tineri Exist obiective i inte SMART Se refer la un anumit aspect specific de dezvoltare, dar n perspectiva anului 2013 (aceste obiective nu trebuie s fie obiective pentru un singur an) Conin o int msurabil (n mod ideal o int care poate fi msurat n mod simplu) Mijlocul prin care va fi msurat este unul clar Obiectivele sunt posibil de atins n perioada de timp prevzut i cu resursele disponibile estimate, fiind n acelai timp suficient de ambiioase i solicitante astfel nct s ncurajeze aciunile de mbuntire Obiectivele sunt relevante pentru IPT intele de atins specific perioada de timp (ex. 2013) Fiecare obiectiv este nsoit de un set de aciuni adecvate Aciuni: Aciunile sunt realiste i posibil de atins, dar n acelai timp ambiioase Sunt formulate n mod clar i lipsite de ambiguitate Au fost identificai partenerii A fost stabilit pentru fiecare aciune care va fi conductorul/ persoana responsabil pentru aciunea respectiv precum si perioada de timp n care aciunea va fi realizat S-a analizat care sunt implicaiile din punct de vedere al resurselor Exist informaii care demonstreaz faptul c elaborarea planului s-a realizat printr-un proces de colaborare i consultare

10 11

12

13 Planul conine un capitol privind efectuarea monitorizrii i evalurii Comentarii Acordai o atenie special punctelor tari i slabe ale planului i sugestiilor privind modalitile n care acesta ar putea fi mbuntit.

Anexa 3 MONITORIZAREA PRAI al regiunii de dezvoltare./ MONITORIZAREA PLAI al judeului/ MONITORIZAREA PAS al unitii colare CHESTIONAR privind aprecierea progresului n implementarea PRAI/PLAI/PAS Echipa de monitorizare a PRAI/PLAI/PAS a realizat prima versiune a Raportului de monitorizare a acestui document strategic pe baza datelor colectate din surse administrative. n cadrul ntlnirii organizate cu Consoriul regional/Comitetul Local de Dezvoltare a Parteneriatului Social/Consiliul de Administraie al colii/................. (altele) v-au fost prezentate principalele concluzii ale acestui raport de monitorizare. n acest context v adresm rugmintea de a v exprima opinia cu privire la aprecierea progresului n implementarea PRAI/PLAI/PAS i de a furniza i alte informaii pe care le considerai relevante pentru completarea i finalizarea raportului de monitorizare prin completarea acestui chestionar. V mulumim pentru colaborare! Echipa de monitorizare

Numele i prenumele:.................................................... Instituia:........................................................................ Funcia:........................................................................... 1. V rugm s precizai obiectivele i aciunile din PRAI/PLAI/PAS pentru care apreciai c raportul de monitorizare nu surprinde toate aspectele relevante i s ne furnizai informaii despre aceste aspecte Obiectivul Aciunea Aspecte pe care apreciai c raportul de monitorizare ar trebui s le conin

2. V rugm s precizai care sunt n opinia dumneavoastr principalele puncte tari ale implementrii PRAI/PLAI/PAS?

3. V rugm s precizai cum s-ar putea utiliza la maximum aceste puncte tari in actualizarea PRAI/PLAI/PAS?

4. V rugm s precizai care sunt n opinia dumneavoastr principalele puncte slabe ale implementrii PRAI/PLAI/PAS?

5. V rugm s precizai cum ar putea fi abordate/rezolvate aceste puncte slabe in actualizarea PRAI/PLAI/PAS?

6. Care sunt recomandrile dvs. suplimentare pe care credei c echipa de actualizare a PRAI/PLAI/PAS ar trebui sa le ia in considerare la momentul actualizrii ?

Anexa 4

REZUMATUL DEZBATERILOR PRIVIND MONITORIZAREA PRAI/PLAI/PAS N CADRUL CR/CLDPS/Consiliului profesoral al unitii colare......(altele) la data de.. Participani la dezbatere:.........................(numrul i instituiile reprezentate) 1. Principalele aspecte pe care participanii le-au sesizat ca necesar a fi revizuite fa de raportul intermediar de monitorizare:

2. Principalele aspecte pe care participanii le-au sesizat ca necesar a fi menionate suplimentar n raportul final de monitorizare:

3. Alte sugestii formulate de participani:

Echipa de monitorizare: -----------------------------------