CVG Telecomunicaciones, C.

Manual de Caja Chica

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION

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CAJA CHICA

ACEPTACIN DEL USUARIO

Estas normas y procedimientos fueron debidamente vistas, analizadas y aceptadas en todo su contenido por la Junta de Directiva de CVG TELECOM.

________________________ Presidente

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
NDICE

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CAPTULO I II III IV V VI VII VIII XL Introduccin Propsito y Alcance

DESCRIPCIN

PGINAS 1 1 2 1 4 3 2 2 TOTAL DE PGINAS: 1 16

Informacin General del Manual Glosario de Trminos Base Legal Normas Generales Procedimientos Formularios e Instructivos Formato control de Lectura

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
INTRODUCCIN

I
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CVG TELECOM, para mantener su operatividad

y cumplir con sus funciones requiere

otorgar a sus funcionarios autonoma para firmar y comprometer a la Institucin, de acuerdo con los niveles facultados por las autoridades del mismo y sin contravenir las leyes y normas que regulan la materia. En tal sentido, se ha elaborado el Manual de Caja Chica, el cual contiene las normas y procedimientos para cubrir los gastos que se necesiten cubrir en el momento.

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

II
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PROPSITO Y ALCANCE

OBJETIVO: El Manual de Caja Chica tiene por finalidad regular los pasos a seguir para solicitar anticipos a objeto de cubrir gastos menores que se presenten CVG TELECOM. ALCANCE: El alcance de la normativa abarca desde La solicitud del anticipo hasta la relacin de caja chica.

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

III
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INFORMACIN GENERAL SOBRE EL MANUAL

DE LA CODIFICACION DEL MANUAL El contenido del Manual est dividido en captulos los cuales se colocan en el margen superior izquierdo e identificado en nmeros romanos. La pgina indica el nmero consecutivo del captulo y se indica en nmeros arbigos, como ejemplo vanse los ttulos de esta pgina: Captulo III Pgina 1 As mismo se establece un Cdigo nico para cada Manual, ubicado en la parte superior derecha, que identifica el tipo de documento, la unidad usuaria y el correlativo asignado que le permitir ubicar rpidamente cualquier documento, como ejemplo vase el ttulo de esta pgina: PROC003 RESPONSABILIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL MANUAL Es responsabilidad de los supervisores involucrados en estos procesos, asegurar que las normas y procedimientos establecidos en el presente documento sean de estricto cumplimiento por parte del personal que labora en el mismo, as como, exigirles a estos su firma en el formulario Control de Lectura, en seal de haber sido notificado del contenido del manual. DE LA DISTRIBUCIN DEL MANUAL El nmero de manuales fsicos distribuidos, as como tambin los nombres de las dependencias que los reciben, sern archivados en la Direccin de Administracin y Finanzas, para efectos de envo de las revisiones o correcciones futuras.

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GLOSARIO

IV
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1. Servicio: Actividad llevada a cabo por una unidad especializada en el control y mantenimiento de los bienes de la Organizacin. El servicio puede ser ofrecido por personal profesional contratado por la Institucin cuando sea requerido y de acuerdo a los intereses de la misma. 2. Gastos Menores: Se considerarn gastos menores aquellos cuyos montos no sobrepasen la cantidad de seis (10) Unidades Tributarias (UT). 3. Caja Chica: Fondo de efectivo establecido para cubrir gastos menores.

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BASE LEGAL

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Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional del Control Fiscal Ttulo II Del Sistema Nacional del Control Fiscal Captulo II Del Control Interno Art. 35. El control Interno es un sistema que comprende el plan de organizacin, las polticas, normas, as como los mtodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia, economa y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de sus misin, objetivos y metas. Art.37. Cada entidad del sector pblico elaborar, en el marco de las normas bsicas dictadas por la Contralora General de la Repblica, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestin, ndices de rendimiento y dems instrumentos o mtodos especficos para el funcionamiento del sistema de control interno. Art. 38. El sistema de control interno que se implante en los entes y organismos a que se refieren el artculo 9, numerales 1 al 11, de esta ley, deber garantizar que antes de proceder a la adquisicin de bienes o servicios, o a la elaboracin de otros contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: 1. Que el gasto est correctamente imputado a la correspondiente partida del presupuesto o, en su caso, a crditos adicionales. 2. Que exista disponibilidad presupuestaria. 3. Que se hayan previsto las garantas necesarias y suficientes para responder por las obligaciones que ha de asumir el contratista. 4. Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas en otras leyes.
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5. Que se hubiere cumplido con los trminos de la Ley de Licitaciones, en los casos que sea necesario y las dems Leyes que sean aplicables. 6. Asimismo, deber garantizar que antes de proceder a realizar pagos, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: 1. Que se haya dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. 2. Que estn debidamente imputados a crditos del presupuesto o a crditos adicionales legalmente acordados. 3. Que exista disponibilidad presupuestaria. 4. Que se realicen para cumplir compromisos ciertos y debidamente comprobados, salvo que correspondan a pagos de anticipos a contratistas o avances ordenados a funcionarios conforme a las Leyes. 5. Que correspondan a crditos efectivos de sus titulares Captulo IV De las Cuentas Art. 51. Quienes administren, manejen o custodien recursos de los entes y organismos sealados en el artculo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, estarn obligados a formar y rendir cuenta de las operaciones y resultados de su gestin, en la forma, oportunidad y ante el rgano de control fiscal que determine la Contralora General de la Repblica, mediante Resolucin que se publicar en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Tienen igual obligacin quienes administren o custodien, por cuenta y orden de los referidos entes y organismos, recursos pertenecientes a terceros. La rendicin de cuentas implica la obligacin de demostrar formal y materialmente la correccin de la administracin, manejo o custodia de los recursos. Art.52. Quienes administren, manejen o custodien recursos de cualquier tipo afectados al cumplimiento de finalidades de inters pblico provenientes de los entes y organismos sealados en el artculo 9, numerales 1 al 11, de esta ley, en la forma de transferencia, subsidios, aportes, contribuciones o alguna otra modalidad similar, estn obligados a establecer un sistema de control interno y a rendir cuenta de las operaciones y resultados de su gestin de acuerdo con lo que establezca la Resolucin indicada en el articulo anterior.
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Los administradores que incurran en irregularidades en el manejo de estos fondos sern sometidos a las acciones resarcitorias y sanciones previstas en esta Ley. Ttulo III Captulo II De las Responsabilidades Art.82. Los funcionarios, empleados y obreros que presten servicios en los entes sealados en el artculo 9, numerales 1 al 11, de esta ley, as como los particulares a que se refiere el artculo 52 de esta Ley, responden penal, civil y administrativamente de los actos, hechos u omisiones contrarios a norma expresa en que incurran con ocasin del desempeo de sus funciones. Ley Orgnica Financiera del Sector Pblico Ttulo VI Del Sistema de Control Interno Art.131. El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integren el patrimonio pblico, asegurar la obtencin de informacin administrativa, financiera y operativa til, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con la poltica prescrita y con los objetivos y metas propuestas, as como garantizar razonablemente la rendicin de cuenta.

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Art.132. El sistema de control interno de cada organismo ser integral e integrado, abarcar los aspectos presupuestarios econmicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestin, as como la evaluacin de programas y proyectos, y estar fundado en criterios de economa eficiencia y eficacia. Art. 133. El sistema de control interno funcionar cordialmente con el control externo a cargo de la Contralora General de la Repblica.

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PROCEDIMIENTOS

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1. El Director de Administracin y Finanzas es responsable del manejo y custodia de la Cajas Chica. 2. El monto mximo de cada gasto a cancelar con cargo a los fondos de caja chica no podr ser superior a veinte (20) Unidades Tributarias (U.T.)

3. El fondo mximo de la Caja Chica se establecen en Unidades Tributarias y podr alcanzar hasta un mximo de 200 UT. 4. El valor de la Unidad Tributaria a que hace referencia el presente Manual, ser el vigente acordado con lo dispuesto por el Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT) al momento de solicitar el anticipo o reponer la caja chica. 5. Podrn solicitar Anticipos de las Cajas Chicas, a travs del formulario Anticipo de Caja Chica, el Presidente, Auditor, Directores y Gerentes. 6. El funcionario que solicita el anticipo de caja chica consignar ante la Direccin de Administracin y Finanzas, a mas tardar al segundo (2do) da hbil de haber recibido el anticipo, los comprobantes de caja chica con su respectiva factura soporte. 7. Los gastos realizados por la Caja Chica requerirn la presentacin de facturas originales, las cuales debern cumplir con los siguientes requisitos: Emitidas a favor de CVG TELECOM y debidamente fechadas No tener enmiendas, tachaduras o borrones que den lugar a dudas sobre los montos o conceptos all descritos. Facturas preimpresas con el No. de Rif o Nit, segn las normas establecidas por el Seniat. Estar firmada por el Funcionario

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PROCEDIMIENTOS

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8. El bono de alimentacin previsto por pagos de jornadas extraordinarias y los gastos de transporte urbano no requerirn la presentacin de factura. En su lugar, el solicitante elaborar un comprobante. 9. A travs de la Caja Chica asignada a la Direccin nicamente cancelar los siguientes conceptos: de Administracin y Finanzas

Gastos de Transporte. Gastos de Alimentacin. Alimentos y Bebidas. Anticipos para gastos menores. Viticos a los Funcionarios en caso de emergencias. Reintegros de Viticos Hasta diez (10) Unidades Tributarias (UT)

10. La caja chica deber cuadrar diariamente el efectivo con las facturas, debiendo reportar a la Direccin de Administracin y Finanzas cualquier diferencia faltante, robo o extravo del efectivo o facturas. Asimismo, el dinero, las facturas y documentos soportes, deber permanecer en todo momento bajo llave en sus respectivos cofres de seguridad o caja de seguridad asignada para tal fin, debiendo solamente accesarse al momento de retirar el dinero o archivar algn recaudo (factura, anticipo de caja chica, etc.) 11. Se deber gestionar las reposiciones de la caja chica cuando la disponibilidad de los fondos alcance el veinticinco por ciento (25%) de los montos establecidos, elaborando un memorando al Presidente, al cual deber anexarse la siguiente documentacin: Las facturas correspondientes, numerados y ordenados cronolgicamente. Anticipos de Caja Chica debidamente firmado por el funcionario responsable de la Caja Chica. Disponibilidad Presupuestaria.

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PROCEDIMIENTOS

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Ttulo: Procedimiento para la Caja Chica 1.0 PROPOSITO El propsito de este procedimiento es describir los pasos para solicitar el pago de gastos menores a travs de la caja chica, as como la reposicin de fondos. ALCANCE Este procedimiento abarca desde la solicitud de cancelacin del pago de un gasto menor por la caja chica hasta su reposicin. PROCEDIMIENTO: UNIDAD SOLICITANTE.

2.0

3.0 1.

1.1 Verificada la disponibilidad presupuestaria de su unidad y elabora el formulario Anticipo de Caja Chica lo firma y enva al Funcionario responsable de Caja Chica. 2. DIRECCIN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS: 2.1 Recibe y revisa el formulario Anticipo de Caja Chica , Hace firmar la casilla recib conforme por el funcionario que recibi el anticipo, entrega el dinero al funcionario y archiva temporalmente el Anticipo de Caja Chica hasta recibir la factura. 2.2 Recibe la factura, desincorpora del archivo temporal el Anticipo de Caja Chica y lo anexa a la documentacin recibida, archiva temporalmente el Anticipo de Caja Chica y la factura hasta realizar la de reposicin de fondos. 2.3 Realiza arqueos diarios y cuando sea necesario reponer los fondos de la Caja Chica, elabora Memorando con Relacin de Caja Chica y Orden de Pago. 2.4 Realiza la ejecucin presupuestaria, firma y sella la Orden de Pago en la casilla correspondiente, remitindola con la relacin de caja chica al Presidente.

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3. PRESIDENTE 3.1 Recibe, revisa orden de pago con la relacin de caja chica, verifica las facturas y los conceptos de gastos, disponibilidad presupuestaria, firma y sella la orden de pago en seal de conformidad y la devuelve a la Direccin de Administracin y Finanzas. 4. DIRECCIN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS -Asistente Administrativo

4.1 Recibe la documentacin y procede a elaborar el cheque - comprobante en original y dos copias. 4.2 Tramita las firmas del cheque comprobantes segn normas vigentes, entregndolo al funcionario encargado de la caja chica previa firma del mismo en los comprobantes del cheque. 4.3 Genera asientos contables establecidos al efecto y enva al Director de Administracin y Finanzas para su firma junto con la Relacin de Caja Chica, las facturas, y los Anticipos de Caja Chica. 4.4 Archiva la copia del cheque 5. DIRECCIN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS 5.1 Recibe el Cheque y realiza el cambio en dinero efectivo, ingresndolo a la Caja Chica.

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FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CAJA CHICA

Unidad Solicitante elabora el formulario de Anticipo de Caja
Chica en original y copia y lo enva a Caja

Direccin de Adm. Y Finanzas Recibe y revisa el formulario, entrega el dinero al funcionario y archiva temporalmente el Anticipo de Caja Chica hasta recibir la factura.

Direccin de Adm. Y Finanzas, recibe la factura, desincorpora del archivo temporal el Anticipo de Caja Chica y lo anexa a la documentacin recibida.

Direccin de Adm. Y Finanzas, Realiza arqueos diarios y reponer los fondos.

Hay fondos?

Si
Procesa los anticipos de Caja Chica recibidos

No

Elabora

Memorando y la Relacin de Caja Chica y Orden de Pago. Y lo enva a la Presidencia

Presidencia recibe, orden de pago con relacin de caja chica, verifica las facturas y los conceptos de gastos, disponibilidad presupuestaria, firma y sella la orden de pago en seal de conformidad y la devuelve al Director de Administracin y Finanzas.

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
Director de Administracin y Finanzas.recibe la documentacin y procede a elaborar el cheque comprobante en original copias. y dos

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CAJA CHICA

Tramita las firmas del cheque segn normas vigentes, entregndolo al funcionario encargado de la Caja Chica.

-Genera asientos contables al efecto y enva a la Direccin de Adm. y Finanzas para su firma junto con Relacin y los Anticipos de Caja Chica. -Archiva la copia del cheque

NOMBRE DEL FUNCIONARIO:

Recibe el Cheque y realiza el cambio en dinero efectivo, ingresndolo a la Caja Chica.

CEDULA DE IDENTIDAD:

FECHA:

UNIDAD DE ADSCRIPCIN: CARGO: MOTIVO DEL ANTICIPO:

FORMULARIO DE ANTICIPO DE CAJA CHICA

MONTO SOLICITADO: N- CORRELATIVO

OBSERVACIOES:

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FIRMAS

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Gerente de la Unidad

Dir. de Administracin Y Finanzas

Funcionario Responsable

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PROCEDIMIENTOS

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CAJA CHICA

FOR-ANT.-CAJACHI 003

INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. No. Nmero correlativo de Anticipo de Caja Chica 2.

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Fecha Da, mes y ao de la elaboracin del formulario.

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CAJA CHICA

3..

Nombre y Apellido del funcionario Nombre y apellido del funcionario al cual se le pag el anticipo. C.I.No. No. de la Cdula de Identidad del funcionario.

4. 5. 6. 7. 8.

Unidad de Adscripcin Nombre de la Unidad a la cual est adscrito el funcionario. Por concepto de Indique el motivo de anticipo solicitado. Monto Bs. Valor en bolvares del bien adquirido. Total Bs. Monto total del anticipo en bolvares. Firmas Unidad Solicitante: firma de la persona autorizada en la Unidad (ver normas). Director de Administracin y Finanzas: Firma del Gerente que autoriza el anticipo. Recib conforme: firma del funcionario que recibi el anticipo.

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CONTROL DE LECTURA

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DEPENDENCIA:

Los abajo firmantes nos comprometemos a cumplir con lo establecido en el presente manual de: Normas y Procedimientos de Caja Chica de CVG TELECOM, para lo cual dejamos constancia de su lectura a travs de nuestra firma.
FECHA:

APELLIDO Y NOMBRE

C.I.

CARGO

FECHA

FIRMA