MINIT MESYUARAT PENUTUP AUDIT DALAMAN MS ISO 9001:2008 ADTEC KULIM BIL 1 / 2013

Tarikh Masa Tempat : : : 19 Mac 2013

3.30 petang 5.00 petang Bilik Bakawali, ADTEC KULIM

Kehadiran:
1. En. Noor Azam Bin Jaafar Pengerusi

2. Pn. Siti Hasnah Binti Abas 3. En. Mohd Zakir Bin Mahmud 4. Pn. Rosmiza Binti Majid 5. Pn. Roshaniza Binti Md Hashim 6. En. Nikmat Bin Mohamad 7. En. Hj Azim Bin Aziz 8. Pn. Sapura @ Shalieza Binti Hashim 9. En. Che Saupi Bin Ismail 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 1.0 En. Mohd Faisal Bin Othman

Setiausaha

En. Ahmad Fauzi Shah Bin Mohd Arifin En. Suffian Bin Ayob En. Mohd Hezri Bin Abdullah En. Mohd Norhisham Bin Maznan Pn. Khairiah Binti Che Hassan En. Shahrul Nizam Bin Bibid En. Erwandy Bin Mohamed Aziz En. Amer Isyraqi Bin Hussin En. Suhaimi Bin Johari Pn. Zuhaini Binti Hashim Pn. Nuranisha Binti Mat Ghani

PERUTUSAN PENGERUSI

Pengerusi mesyuarat mengucapkan salam serta terima kasih kepada semua juru audit yang hadir dan memulakan sesi mesyuarat dengan membaca Ummul Kitab Al-Fatihah.

2.0

PERKARA-PERKARA BERBANGKIT 2.1 Pengerusi memulakan pembentangan dengan hasil penemuan audit di Jabatan bagi PK-T09 seperti berikut: PK-T09-02 Rekod Kehadiran Pelajar Cuti Pelepasan : Contoh Awal Ramadan perlu diganti pada waktu lain bagi pengajar yang terlibat. Cadangan : Pengajar yang terlibat perlu mengantikan slot tersebut diwaktu yang sesuai ataupun bipak pengurusan mengeluarkan memo pengantian untuk hari berkenaan. Keputusan : Pengajar yang terlibat perlu mengantikan slot tersebut diwaktu yang sesuai untuk mencukupkan jam pertemuan seperti yang dijanjikan. Tindakan : Semua Pengajar Format Iso Kehadiran pelajar didapati telah dipinda (Mekatronik) seperti penambahan legend L Lambat, nama pengajar serta bilangan slot. Keputusan : Sebarang format ISO tidak boleh dipinda sama sekali, dan semua pihak bersetuju untuk menambahbaik pada sesi 1/ 2013. Pengajar juga perlu untuk tandatangan bagi setiap slot bagi bukti kehadiran. Tindakan :KB/KJ perlu pastikan format ISO yang digunakan adalah yang terkini serta tidak dipinda, ianya perlu dimaklumkan kepada semua pengajar di jabatan masingmasing. Pk-T09-03 Rekod Penyampaian Pengajaran (RPP) RPP tidak selari/sama dengan Teching Plan/Sillibus. Cadangan : Pengajar yang terlibat boleh menggunakan alasan sillibus lama tidak memenuhi keperluan semasa, oleh sebab itu guna sillibus baru

Keputusan : Pengerusi akan merujuk kembali kepada Pengerusi QMT untuk mencari jalan penyelesaian. Tindakan : Pengerusi JuruAudit. Diharap selepas ini semua pengajar perlu mengisi RPP berdasarkan teaching plan yang telah dibangunkan.

RPP dan Rekod Kehadiran Pelajar (Elektronik) tidak disimpan/dokumentasi dengan seragam. Keputusan : Telah selesai (Elektronik)

Borang Pelepasan Tugas Sementara masih belum diwujudkan di Jab. Elektronik Keputusan : Perlu diwujudkan di setiap jabatan dan perlulah selari dengan RPP dan Rekod Kehadiran Pelajar. Tindakan : Semua Jabatan dan pengajar

2.2

Borang Pemarkahan PTA masih terdapat di Jabatan yang menggunakan format ISO yang lama (Sesi 1/2012 dan 2/2012 Mekatronik & Elektronik). Keputusan : Akan ditambahbaik pada sesi 1/2013, kerana untuk mengisi semula borang tersebut memerlukan masa yang panjang dan keterlibatan banyak pihak (panel PPL, Industrial) Tindakan : Semua penyelaras PTA serta Penyelia PTA gunakan Format ISO PTA yang baru.

2.3

Pengisian markah dalam Borang Pemarkahan PTA di dapati tidak sama bagi setiap pelajar (Mekatronik). Keputusan : Jabatan Mekatronik akan meneliti dan mengisi kembali markah yang sepatutnya. Tindakan : Penyelaras PTA Mekatronik.

2.4

Laporan Eksekutif Latihan Industri tidak disemak oleh penyelia terutamanya melibatkan buku log pelajar, serta majikan tidak memberikan ulasan. Keputusan : Adalah perlu Pegawai Penyelia untuk menyemak (bukti t/tangan) untuk penyesahan serta meminta majikan untuk memberikan kerjasama dalam menilai pelajar.

Tindakan : Penyelia LI 2.5 Penemuan di BKKL(PK-T13 Bahagian UPP): Surat Aku Janji Integriti, TAC tidak tandatangan untuk pengesahan pada sesi 2/2012. Surat Lantikan TAC tiada, perlu juga disertakan surat setuju terima. Minit mesyuarat bersama TAC tidak diminitkan dan disimpan. Rekod Serah Kertas Jawapan tidak diisi (Jadual), tetapi telah disahkan (ditandatangan). Senarai Kehadiran Pelajar Peperiksaan Akhir hendaklah pelajar sendiri yang tandatangan, bukannya ditip (). Cadangan : i. ii. iii. Surat Latikan TAC beserta surat setuju terima diwujudakan Mesyuarat bersama TAC diminitkan dan disimpan Memo Arahan Penggunaan Jadual Peperiksaan Akhir dikeluarkan.

Keputusan : Pihak UPP untuk memastikan perkara di atas tidak berlaku. Tindakan : Pihak UPP 2.6 Penemuan di BKKL(Latihan): S08 Borang Permohonan Kursus(kuning) tidak lengkap, dimana bahagian penyelia & Pertadbiran tidak ditandatangan/lengkap. S08 Borang Penilaian selepas kursus 3 bulan tidak diisi dengan lengkap. S08 Borang permohonan kursu(kuning)s tidak cukup mengikut kuantiti yang direkod. T01-05 Dokumen NOSS/e-NOSS, fail tersebut tidak dijumpai semasa audit dijalankan. Keputusan : Pihak BKKL (Latihan) untuk memastikan semua boring diisi dengan lengkap. Dokumen NOSS/e-NOSS berada di dalam almari berkunci Pn Syarina (bercuti). Tindakan : Pihak BKKL (Latihan)

2.7

Penemuan di BPPA (PK-S04 Perolehan): Borang Ringkasan Prestasi Pembekal masih belum siap. Ini kerana ianya melibatkan pengisian perolehan yang dilakukan di semua jabatan dan unit, maka memerlukan kerjasama bersama dalam menghasilkan ringkasan. Berikutan penerimaan barang adalah di bahagian masing-masing, bukannya di BPPA. Bajet mengurus tidak ditandatangan. Keputusan : Pihak BPPA akan membahagi-bahagikan kerja mengikut jabatan dan unit dalam usaha mengumpul maklumat bagi membuat ringkasan prestasi pembekal. Tindakan : Pihak BPPA. Jabatan dan unit perlu untuk mengisi Borang Ringkasan Prestasi Pembekal dan dihantar kepada BPPA untuk proses selanjutnya.

2.8

Penemuan di BPPA (PK-S10 Penyelenggaraan): KEW-PA 13 dan KEW-PA 14 masih belum siap sepenuhnya dan masih menggunakan format yang lama. PBSM memaklumkan kepada BPPA bahawa mereka tiada pun KEW-PA 13 dan KEW-PA 14 seperti di Jabatan-Jabatan yang lain. Keputusan : Pihak BPPA akan membangunkan KEW-PA 13 dan KEW-PA 14 mengikut format baru. Sepatutnya KEW-PA 13 dan KEW-PA 14 perlu ada di PBSM mengikut keperluan. Tindakan : Pihak BPPA

2.9

Penemuan di PBSM Hardcopy dan Softcopy NOSS dan Sillibus tidak lengkap/mencukupi mengikut keperluan semasa. Keputusan : Pihak PBSM mohon BKKL untuk keluarkan senarai semak (check list) NOSS dan Sillibus yang perlu ada untuk simpanan di PBSM. Tindakan : Pihak PBSM

2.10 Penemuan di Pentadbiran (Kawalan Rekod) S09 Buku Daftar Fail tiada yang terkini, kali terakhir dikemas kini Tahun 2010.

Keputusan : Pihak Pentadbiran masih dalam pembangunan untuk pendaftaran fail, ianya dalam proses pembangunan. Tindakan : Pihak Pentadbiran 2.11 Penemuan di Pentadbiran (Pengurusan Pelanggan) S05 Borang Aduan Pelanggan masih tidak dimasukkan di dalam Fail. Keputusan : Pihak Pentadbiran mungkin tercicir, ianya akan dimasukkan ke dalam fail secepat mungkin. Tindakan : Pihak Pentadbiran 2.12 Penemuan di BPPL Fail MSR tidak dikemas kini. Memo Lantikan J/K Induk MSR tidak dimasukkan di dalam fail. Keputusan : Pihak BPPL akan segera mengemaskini fail dan memasukkan memo berkenaan. Tindakan : Pihak BPPL 2.13 Lain-Lain Hal daripada pengerusi Pastikan semua pihak untuk sentiasa alert terhadap penggunaan format terkini bagi sesi 1/2013 terutamanya Pastikan juga persekitaran/susun atur/keselamatan diutamakan dan sentiasa dalam keadaan kemas dan teratur. Penggunaan Buku Log Penggunaan Peralatan/Mesin/Makmal direkod, ini kerana ianya akan menyumbang kepada persoalan penyelenggaraan. Tindakan : Semua ahli dan mereka yang berkenaan.

3.0

PENANGGUHAN MESYUARAT Pengerusi berharap semua auditee untuk segera mengambil tindakan terhadap semua teguran dan penemuan hasil audit dalaman ini. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.00 petang dengan ucapan terima kasih dan Tasbih Kifarah.

Tarikh minit disiapkan: 20 Mac 2013

Disediakan oleh:

Disemak oleh:

.. (SITI HASNAH BINTI ABAS) Setiausaha, J/Kuasa Audit Dalaman MS ISO 9001:2008 1/2013 ADTEC Kulim

.. (EN.NOOR AZAM B JAAFAR) Pengerusi, J/Kuasa Audit Dalaman MS ISO 9001:2008 1/2013 ADTEC Kulim