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REA DE BIENES
Comprende las operaciones de adquisicin u obtencin, almacenamiento y distribucin de los bienes muebles del gobierno. Incluye tambin la construccin, adquisicin y registro de la propiedad inmueble del Estado, administrados por los organismos pblicos.

Documentos Fuentes:
Orden de Compra-Gua de Internamiento.- Es un documento que se encarga de comprar bienes a sus proveedores y va acompaado de su factura. Orden de Servicio.- es un documento fuente que ordena el pago de los servicios. Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA).- es un documento que se encarga de dar salida del almacn. Inventario Fsico.- Se da el nombre de inventario de mercanca a la verificacin o confirmacin de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadstica fsica o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales. Existencias Valoradas de Almacn.- son tarjetas que sirven para controlar los ingresos y salidas de mercadera promediando su valor. Control Visible de Almacn.- son tarjetas que van a controlar las entradas y salidas de los bienes, las tarjetas se colocan junto con los bienes.

Documentos Contables:
Orden de Compra-Gua de Internamiento Orden de Servicio Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) Nota de Entrada al Almacn Otros

FUNCIONES:

Supervisar e implementar el procedimiento de suministro de bienes, insumos y servicios requeridos por dichas empresas. Solicitar y gestionar todas las acciones necesarias para la adquisicin y contratacin de servicios, as como los bienes de uso recurrente a la Direccin General de Proveedura. Elaborar y actualizar el registro de proveedores de bienes y servicios. Administrar, Supervisar, controlar y verificar la recepcin de bienes de activo fijo, as como la salida del almacn de los mismos, con el fin de establecer

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mecanismos para identificar los resguardos de dichos bienes, de acuerdo a las normas que establece la Direccin General del Patrimonio Universitario.

Supervisar y controlar los bienes inventariables, los bienes no capitalizables a travs del registro de altas y bajas y transferencias, de acuerdo a las normas y disposiciones emitidas por la Direccin General del Patrimonio Universitario. Elaborar anualmente un plan de trabajo e informe de labores y presentarlos a la Secretaria Administrativa. Colaborar con la Secretara Administrativa en la realizacin del anteproyecto de presupuesto de las entidades. Supervisar la aplicacin de las polticas y procedimientos generales que normen el funcionamiento del departamento. Realizar todas aquellas funciones afines a las sealadas que sean encomendadas por la Secretara Administrativa.

CARACTERSTICAS DE LOS BIENES Y SERVICIOS:

El proceso se inicia con el requerimiento que realiza el rea, definiendo la cantidad y caractersticas de los bienes, servicios obras que se van a adquirir, las que debern contar obligatoriamente con las especificaciones tcnicas respectivas. No se deber consignar marcas o similares caractersticas. El Valor Referencial no podr ser superior a los valores de mercado.

ADQUISICIONES:

Recepcin de Solicitudes Internas de Compra Cotizacin de mobiliario, equipo, materiales e insumos solicitados por procedimiento de compra directa Mantener comunicacin directa con el usuario para aclaraciones en torno a especificaciones y caractersticas tcnicas de los insumos y materiales solicitados Elaboracin de cuadros comparativos de las adquisiciones como lo marca la normatividad institucional de forma eficiente, buscando determinar la adquisicin al mejor costo y tiempo de respuesta Realizar anlisis de costos y disposicin de recursos Realizar los compromisos de compra

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ALMACENES:

Informar al usuario del tiempo de entrega para salida de materiales de almacn Registrar y controlar los insumos, materiales, mobiliario y equipo que transita en el rea de almacn Establecer el programa de abastecimiento de materiales de uso recurrente (papelera, artculos de oficina, materiales de limpieza) material esencial con el que se debe contar para el ptimo y primordial desempeo de las labores de la entidad Establecer el programa de abastecimiento de material elemental para el trabajo que la entidad pueda necesitar Registrar y controlar la entrega de materiales al usuario solicitante

INVENTARIOS:

Dar seguimiento oportuno a las transferencias internas del mobiliario y equipo dentro de la interaccin de reas. Registro oportuno ante la Direccin General del mobiliario y equipo para la liberacin del trmite de pago Gestin y verificacin de bajas de mobiliario y equipo por desuso o destruccin para el envo al Almacn General de Bajas Patrimoniales Elaboracin y registro de resguardos internos de mobiliario y equipo asignado en las distintas reas que conforman esta Dependencia Establecer el programa de verificacin de mobiliario y equipo de la ENAP mediante levantamiento de inventario fsico al menos una vez al ao.

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SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO 1. EL ABASTECIMIENTO

El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcin logstica mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinnimo de provisin o suministro. Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes: 1.1 Clculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logstico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades especficas para un determinado perodo de tiempo, para una fecha sealada, o para completar un determinado proyecto. El clculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisicin. Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo. 1.2 Compra o adquisicin: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y econmicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total ms conveniente. Los principales objetivos especficos de esta actividad son:

Mantener la continuidad del abastecimiento Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la permanente capacitacin del personal; y, mantener informado al gerente de logstica o gerente general acerca de la marcha del departamento.

1.3 Obtencin: La obtencin empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe. 1.4 Almacenamiento: Este implica la ubicacin o disposicin, as como la custodia de todos los artculos del almacn, que es la actividad de guardar artculos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son:

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Control de la exactitud de sus existencias. Mantenimiento de la seguridad. Conservacin de los materiales. Reposicin oportuna.

1.5 Despacho o distribucin: Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargndose de la distribucin o entrega de la mercadera solicitada. Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artculos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta funcin asegurar el control de la exactitud de los artculos que se despachan, as como la rapidez de su ejecucin para cumplir con los plazos solicitados. 1.6 Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalacin. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artculos de abastecimiento. 1.7 Utilizacin de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas ms ventajosas para la empresa.

2. IMPORTANCIA
La funcin de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los siguientes:

Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organizacin. Mantener las inversiones en existencias y reducir las prdidas de stos a un nivel mnimo. Mantener unas normas de calidad adecuadas. Buscar y mantener proveedores competentes. Normalizar los elementos que se adquieren. Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo posible. Mantener la posicin competitiva de la organizacin. Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los ms bajos posibles.

3. APROVISIONAMIENTO
Organizar a las empresas para conseguir estos objetivos es difcil porque no slo hay que tener en cuenta las necesidades internas, sino tambin las del mundo exterior.

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Tanto el departamento de aprovisionamiento como el trfico de materiales tienen un contacto directo en el mercado y han de responder a su solucin. La tarea fundamental del gerente de abastecimiento consiste en localizar fuentes confiables y progresivas de suministros, asegurar y mantener su cooperacin e inters. 3.1 El aprovisionamiento considera dos puntos importantes: (1) Las previsiones en un plan general. (2) Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un slo factor, el tiempo. En la mayor parte de las organizaciones los aprovisionamientos consumen aproximadamente entre el 20% y 50% de los ingresos totales de la compaa en mercadera y servicios. Cuando una organizacin gasta cantidades tan grandes de sus ingresos en una sola rea es importante que se reciba una buena compensacin por los fondos comprometidos. El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, acta como un poderoso estmulo para racionalizar el abastecimiento. En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o gerente de abastecimiento (o compras). El gerente de abastecimiento debe enfocar su labor hacia el desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las compras, el desarrollo de los proveedores y de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias de la organizacin, tanto a corto plazo como a largo plazo. En el rea de aprovisionamiento el gerente debe ser responsable de la planificacin y del control de los materiales, as como de la programacin de la produccin o de la investigacin de los materiales y de la programacin de las compras, del trfico de entrada y salida de los almacenes, y de la eliminacin de los desperdicios, la chatarra o los residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los objetivos trazados. La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la mxima utilizacin y conservacin de los abastecimientos. Estas se obtienen mediante el entrenamiento y la aplicacin continua de una serie de normas hasta la conservacin, el mantenimiento, la recuperacin y la correcta distribucin y empleo de todos los artculos utilizados por la empresa.

4. SUS NECESIDADES
En lo que se refiere al clculo de necesidades, el gerente de abastecimiento debe considerar la poltica de la empresa para definir sobre los siguientes puntos: (a) Emplear en la produccin materiales extranjeros o nacionales;

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(b) Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artculos que se produzcan. (c) Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crdito. Tambin debe considerar la capacidad econmica o financiera de la empresa para determinar mayores o menores niveles de abastecimiento, de consumo o reserva, la capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilizacin de la misma, la mano de obra disponible y el nivel de instalacin. Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras dependencias de la empresa 4.1 Con el gerente de Produccin para determinar: a) Los productos que se van a requerir para las operaciones de produccin en el volumen previsto. b) Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar cundo colocar los pedidos. c) La calidad y el tipo de cada artculo o material a adquirirse. 4.2 Con el gerente de Logstica para determinar: a) Cantidad de artculos que se encuentran con mucho stock. b) Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artculo. c) Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos. d) Equipo y material necesario para el mantenimiento. e) Capacidad de equipo y material para el transporte. f) Nuevo equipo y material para operar en los almacenes. 4.3 Con el jefe de Compras para definir: a) Forma de mantener la continuidad de abastecimiento. b) La calidad adecuada de los artculos a adquirirse. c) Localizacin de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.

Monografa 4.4 Con el gerente de Ventas o Comercializacin para: a) Proporcionar datos sobre planificacin de los artculos terminados. b) Fechas necesarias de cada uno de ellos. 4.5 Con Contabilidad con el propsito de conocer:

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a) Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa. b) La conciliacin que se efecta en los inventarios. c) Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios. 4.6 El gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad que le compete al elemento comprador, as como la forma de llevar a cabo las adquisiciones en lo que se refiere a: (1) La fabricacin durante un determinado perodo. (2) El cumplimiento de un determinado programa de adquisicin de materiales. (3) Una orden de compra especfica. (4) La adquisicin de determinado material que debe de tenerse en existencia. (5) Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra. Por lo tanto: El abastecimiento es una de las funciones comunes bsicas de cualquier organizacin, puesto que cada una de ellas depende -si bien en mayor o menor grado de los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna organizacin es autosuficiente. Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la funcin que cumple un elemento de compra para realizar una compra adecuada. Otro aspecto fundamental es la seleccin de los proveedores, y para ello es recomendable contar con polticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer a alguien podemos estar poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones. Finalmente, est claro que el rea de abastecimiento de cualquier empresa juega un rol importante, y que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la misma y por consiguiente en los precios tambin, lo cual, a su vez, repercute en la 10

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capacidad de mantenerse en el mercado y competir. El xito de una empresa, creada para ofrecer productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinacin razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que produce.

I. PROCESO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

1. Concepto bsico del proceso tcnico de abastecimientos

El proceso tcnico de abastecimientos se da a travs de 4 fases claramente definidas, que son: 1.1 PROGRAMACIN

Es la fase donde se planifican las adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios y obras por parte de las entidades del estado. Comprende las siguientes etapas:

determinacin de las necesidades de bienes y servicios que requiere la entidad en funcin de cantidad y costo. Consta en el documento denominado cuadro de necesidad. formulacin del presupuesto correspondiente. Formulacin del plan anual de adquisiciones y contrataciones donde la cantidad y caractersticas de los bienes, servicios y obras a adquirir o contratar, su fuente de financiamiento y se identifica el Proceso de Seleccin a seguir. Los procesos de seleccin son: Licitacin pblica: para contratacin de obras y adquisiciones de bienes y suministros. Concurso pblico: para la contratacin de servicios de toda naturaleza. Adjudicacin directa: para las adquisiciones y contrataciones de obras. Adjudicacin de menor cuanta: para las adquisiciones y contrataciones cuyo monto sea inferior a la dcima parte del limite mnimo establecido para la Licitacin o Concurso Publico.

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ADQUISICIN

Es la fase en la que la entidad pblica convoca a los proveedores para que hagan llegar a la entidad sus propuestas, implementando los procesos de seleccin que correspondan, seleccionando a la oferta y otorgando la buena pro. Se complementa con la elaboracin de la Orden de Compra o de Servicio o la firma del contrato segn

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sea el caso. El proceso de adquisicin concluye con la recepcin de los bienes o servicios y el pago respectivo.

1.3 ALMACENAMIENTO Se inicia con la recepcin de los bienes en el almacn de la entidad. Comprende los siguientes pasos:

Recepcin: se realiza teniendo a la vista l Orden de Compra y el Comprobante de pago correspondiente (factura, boleta de venta, etc.). Implica el examen externo, conteo y pesaje de los bienes que se reciben. Verificacin y control: consiste en retirar los bienes de los embalajes, revisando y verificndole contenido en forma cuantitativa y cualitativa. La conformidad consta en la Orden de Compra. Internamiento: consiste en agrupar los bienes segn sus caractersticas y su ubicacin en zonas apropiadas del almacn. Registro y control: se procede a su registro en las tarjetas de control visible, se enva la copia de la Orden de Compra a la oficina correspondiente para su anotacin en la Tarjeta de Existencia Valorada de Almacn. Custodia: tiene por finalidad mantener las caractersticas fsicas y la cantidad d los bienes ingresados al almacn. Comprende la proteccin de materiales, del local del almacn y del personal.

1.4 DISTRIBUCIN Comprende el proceso para entregar los bienes a las diversas instancias de la entidad para su consumo o uso. Comprende los siguientes pasos: formulacin del pedido: consta en el Pedido Comprobante de Salida y es formulado por la oficina solicitante. Autorizacin de despacho: es la autorizacin para entregar los bienes a la oficina solicitante. Consta en el Pedido Comprobante de Salida. Acondicionamiento de materiales: es el acondicionamiento de los bienes para su entrega a la oficina solicitante. Esta a cargo de los trabajadores del almacn. Control de materiales: comprende las medidas para dar seguridad y vigilancia de los bienes a ser entregados. Entrega de los bienes: el responsable del almacn hace entrega fsica de los bienes al funcionario que se indica en el Pedido Comprobante de Salida, firman tanto el que entrega como el que recibe los bienes.

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II.

GESTION DE LOS DOCUMENTOS FUENTE

Solicitud de cotizacin Tiene por finalidad solicitar a tres o ms proveedores (en cumplimiento de los dispositivos legales vigentes) la cotizacin de los artculos por adquirir, con el propsito que el Comit de Adquisiciones establezca las comparaciones los precios, calidad, especificaciones y fecha de entrega ms conveniente.

Cuadro comparativo de cotizaciones Tiene por finalidad trasladar las informaciones proporcionadas por los proveedores en las solicitudes de cotizacin, con el propsito de comprar precios, calidad, especificaciones, fecha de entrega y otras caractersticas requeridas para otorgar la Buena Pro a los proveedores que coticen en las mejores condiciones.

Orden de compra Tiene por finalidad servir como documento fuente en el rea de abastecimiento, para formalizar el convenio de compra entre proveedor y la Direccin de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidad administrativa que haga sus veces, en cumplimiento de la Buena-Pr otorgada por el Comit de Adquisiciones.

Nota de entrada a almacn Tiene por finalidad servir de documento fuente en el rea de bienes y comprobar el ingreso de los artculos al almacn por cualquier concepto distinto de la adquisicin a proveedores nacionales o extranjeros.

Almacenamiento Para el cumplimiento de esta etapa, se utilizan los siguientes formularios: Existencias Valoradas de Almacn (Kardex).

control visible de almacn Tiene por finalidad facilitar la localizacin y controlar en unidades fsicas el movimiento y saldo de cada artculo almacenado.

distribucin Pedido comprobante de salida Tiene por finalidad servir de documento fuente en el rea de bienes, facilitar el

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pedido y despacho de los artculos de cada dependencia as como de informacin contable de los artculos egresados del almacn.

adquisiciones y contrataciones con cargo al fondo para pagos en efectivo y fondo fijo para caja chica Las adquisiciones y contrataciones que, por razones de necesidad y eficiencia y con sujecin a las normas de tesorera, se efecten con cargo al Fondo para pagos en Efectivo o al Fondo Fijo para Caja Chica, se realizarn mediante acciones directas, no encontrndose sujetas al cumplimiento de los requisitos de la Ley.

Del contrato El contrato est conformado por el documento que lo contiene, las Bases integradas y la oferta ganadora.

RECUPERACIN DE BIENES
Es el conjunto de actividades de naturaleza Tcnico Administrativo Jurdico, orientado a volver a tener dominio o disposicin sobre los bienes para su uso, consumo o proporcionar servicios, comporta como condicin previa, haber tenido derecho de propiedad y uso y luego haberlos perdido por descuido, deterioro, abandono, uso, robo, distribucin, merma, obsolescencia otros.

CARACTERSTICAS DE LOS BIENES Y SERVICIOS

El proceso se inicia con el requerimiento que realiza el rea, definiendo la cantidad y caractersticas de los bienes, servicios obras que se van a adquirir, las que debern contar obligatoriamente con las especificaciones tcnicas respectivas. No se deber consignar marcas o similares caractersticas. El Valor Referencial no podr ser superior a los valores de mercado.

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO:

* PROGRAMACION DE NECESIDADES: La Programacin de necesidades debe efectuarse estrictamente en funcin a las metas de cada rea solicitante (Usuarios/reas de Lnea), sealando un plazo referencial de ejecucin de acuerdo a sus prioridades y un perfil genrico de las especificaciones tcnicas.

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* ELABORACION DEL PRESUPUESTO VALORADO: Esta fase consiste en la consolidacin de las necesidades de bienes, servicios y obras, sustentadoras del Presupuesto Institucional de Apertura PIA.

* ELABORACION DEL PAAC: En la fase de programacin y formulacin del Presupuesto Institucional, cada una de las dependencias de la Entidad determinar, dentro del plazo sealado por la normativa correspondiente, sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en funcin de sus metas presupuestarias establecidas, sealando la programacin de acuerdo a sus prioridades. Las Entidades utilizarn el Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE, siendo el rgano encargado de la contratacin es de la Entidad responsable de esta actividad. * EJECUCION DE LOS PROCESOS DE SELECCIN: Para la determinacin del proceso de seleccin se considerar el objeto principal de la contratacin y el valor referencial establecido por la Entidad para la contratacin prevista. En el caso de contrataciones que involucren un conjunto de prestaciones, el objeto principal del proceso de seleccin se determinar en funcin a la prestacin que represente la mayor incidencia porcentual en el costo. En cualquier caso, los bienes o servicios que se requieran como complementarios entre s, se consideran incluidos en la contratacin objeto del contrato.

* INGRESO AL ALMACEN INSTITUCIONAL: Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los diversos procesos de seleccin , en aplicacin de la SA 05Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Tcnicas de Control Interno - NTCI 300 02- Unidad de Almacn. (Catalogacin, Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacn, verificacin permanente de su estado de conservacin, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn, informe a la Oficina de Contabilidad. * VALORIZACION DE LAS EXISTENCIAS DE ALMACEN: Se realiza en funcin a los documentos - fuentes o tasacin, aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).

* INVENTARIO FISICO: En ese proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de Abastecimiento, SBN, etc.

* AJUSTE DEL VALOR MONETARIO: Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes Esta actividad es clave para la sustentacin del Balance.

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CASOS PRCTICOS
A continuacin vamos a mostrar la elaboracin de los documentos fuente originados en los sistemas de abastecimientos y que se utilizan en el registro administrativo y contable.

Adquisicin de bienes:
Elaboracin de orden de compra gua de internamiento. 05/01/07 En la oficina de abastecimientos de acuerdo al cuadro comparativo de

cotizaciones N 147, se aprueba la O/C N 142 para adquisicin de tiles de oficina, segn detalle:

Modalidad de compra Proveedor Fuente de Financiamiento Cadena de Gasto Cadena Funcional Importe

: Menor Cuanta : Editorial e Imprenta CRYS S.A.- RUC 20100457512 : 00 Recursos ordinarios : 5.3.11.49 Materiales de Escritorio : 03.003.0006.100267 Gestin Administrativa. : s/. 345.00

Detalle de los bienes a comprar: 50 05 02 cuadernos Patria, cuadriculados de 100 hojas a s/. 3.50 c/u millares de papel Bond A4, de 80 grs. Marca Arpesa a s/. 25.00 c/millar cajas de lapiceros marca Faber Castell, azul a s/.22.50 c/caja

En la oficina de abastecimientos se elabora la orden de compra tal como se muestra a continuacin:

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Distribucin de los Bienes: formulacin del pedido

10/01/07 El jefe del rea de administracin remite el PCS N 001 al Jefe de Abastecimientos a fin de que le entregue a la Seora Rosa Mamani Huiza los materiales de escritorio adquiridos con la O/C N 125, para su consumo en actividades administrativas. La oficina solicitante consignara nicamente, su detonacin, lugar y fecha, el nombre de la persona a quien debe entregarse los bienes, el destino de los bienes, el nmero del pedido y la cantidad y descripcin de los materiales.

Adems, se consignara el numero en letras del rengln utilizado y la firma y sello funcionario solicitante.

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Distribucin de los bienes: Autorizacin de Despacho y Entrega:

11/01/07 el jefe de abastecimientos aprueba el pedido y autoriza al jefe de almacn entregar los bienes solicitados. La entrega se produce en esta misma fecha. El N de la salida es 010. En el almacn se acondiciona los bienes a entregar; en la seccin despachada de la PECOSA se consignara la cantidad, marca y otras especificaciones de los materiales a ser entregados.

El pedido comprobante de salida queda completado de la siguiente manera:

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Se consignara la fecha de la entrega; el formulario contara con firmas y sellos del Director de Abastecimientos y del Jefe de Almacn o de quienes hagan sus veces; y tambin la seorita Rosa Mamani Huisa firmara en la seccin recib conforme. En cuanto a la valorizacin; este aspecto debe ser completado en contabilidad o en el mismo abastecimiento, en base a las Tarjetas Valoradas de Existencia. El cdigo contable 60101 debe ser colocado en contabilidad.

Recepcin de una Donacin:

20/01/07 segn oficio N 025-2007-CN de la empresa comercial Los Patmos SRL, se recibe en calidad de donacin una Fotocopiadora marca Minolta, serie N 1445-AD, modelo N-2520, con un valor referencial de s/. 2,500.00, la cual ser utilizada en las actividades administrativas de la entidad. Esta donacin se sustentar en la Nota de entrada al Almacn N 005.

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Deber contar con las firmas y sellos del Jefe de Almacn y el director de abastecimientos o de los funcionarios que hagan sus veces.

Adquisicin de servicios: Elaboracin de Orden de Servicio

09/01/07 En la oficina de abastecimiento se aprueba la contratacin de una abogada por concepto de asesora jurdica externa por el mes de enero 2007, formulndose la orden de servicio N 134, segn detalle: Modalidad de compra Proveedor Fuente de Financiamiento Cadena de Gasto Cadena Funcional Importe : Menor Cuanta : Henry Galindo : 09 Recursos directamente recaudados : 5.3.11.33 Materiales de Escritorio : 03.003.0006.100267 Gestin Administrativa. : s/. 1,350.00 (incluido la retencin del 10% por concepto del impuesto a la renta de cuarta categora)

Para que la orden de servicio que se ha elaborado tenga validez, deber contar con las firmas y sellos de los funcionarios competentes. Al trmino de la presentacin del servicio, el jefe de Almacn, en el recuerdo inferior derecho denominado recib conforme, deber consignar la fecha, y colocar su sello y firma.

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