SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKOLAH

SEKOLAH RENDAH DAN SEKOLAH MENENGAH JABATAN PELAJARAN NEGERI SABAH

1
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

A. i.

SENARAI EDARAN MANUAL DAN PROSEDUR KUALITI Senarai Edaran Pegawai Jabatan Pelajaran Sabah dan Pejabat Pelajaran Daerah

BIL 1 2 3 4

NO SALINAN TERKAWAL 01 02 03 33

PEMEGANG DOKUMEN Pengarah Pelajaran Sabah Timbalan Pengarah Pelajaran Sabah Ketua Sektor Jaminan Kualiti Pegawai Pelajaran Daerah Tawau

ii. B.

Senarai Edaran Sekolah Menengah dan Sekolah Rendah Dikawal di peringkat PPD dan Sekolah yang mengamalkan SPKS (Lihat Lampiran) KANDUNGAN MANUAL KUALITI i ii iii iv v Senarai Edaran Manual Kualiti Kandungan Senarai Prosedur Kualiti Senarai Arahan Kerja Rekod Pindaan Manual Kualiti

1.0. PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI 1.1 Pengenalan 1.2 Tujuan 1.3 Kandungan Manual Kualiti 2.0 MAKLUMAT SEKOLAH-SEKOLAH KUALITI NEGERI SABAH 2.1 Latar Belakang 2.2 Fungsi 2.3 Visi 2.4 Misi 2.5 Dasar Kualiti 2.6 Objektif Kualiti 2.7. Struktur Organisasi 2.8. Klien (Pelanggan) 2.9. Piagam Pelanggan

2
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

3.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI 3.1 Skop Pelaksanaan dan Pengecualian 3.2 Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Kualiti Sekolah 3.3 Definisi 4.0 DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4.1 Keperluan Am 4.2 Keperluan Dokumentasi 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 Am Perkara-Perkara Terkandung Dalam Manual Kualiti Kawalan Dokumen Kawalan Rekod

5.0 SEKSYEN 5 : TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 5.1 Komitmen Pengurusan 5.2 Tumpuan Kepada Pelanggan 5.3 Dasar Kualiti 5.4 Perancangan 5.4.1. 5.4.2. 5.5.1. 5.5.2. 5.5.3. 5.6.1. 5.6.2. 5.6.3. Objektif Kualiti Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Sekolah Tanggungjawab dan Kuasa Wakil Pengurusan Komunikasi Dalaman Am Input Kepada Kajian Semula Pengurusan Hasil Kajian Semula Pengurusan

5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

5.6 Kajian Semula Pengurusan

6.0. SEKSYEN 6 : PENGURUSAN SUMBER 6.1. Penyediaan Sumber 6.2. Sumber Manusia 6.2.1. Am 6.3. Kompetensi, Kesedaran dan Latihan 6.4. Infrastruktur 6.5. Persekitaran Kerja

3
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

7.0. SEKSYEN 7 : PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN (P& P) 7.1. Perancangan Bagi Proses Pengajaran dan Pembelajaran 7.2. Proses-Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan 7.2.1. 7.2.2. 7.2.3. Menentukan Keperluan-Keperluan Produk atau Perkhidmatan Semakan Semula Keperluan-Keperluan Berkaitan Perkhidmatan Pelanggan Komunikasi dengan Pelanggan

7.3. Reka Bentuk dan Pembangunan Proses 7.4. Perolehan 7.4.1. 7.4.2. 7.4.3. Proses Perolehan/Pembelian Maklumat Perolehan/Pembelian Verifikasi Ke Atas Bahan / Perkhidmatan Yang Diperoleh

7.5. Proses Penyediaan Pengajaran & Pembelajaran 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.5.6 Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan P&P Proses Penyediaan & Penyampaian P&P Identifikasi dan Kemudahkesanan Harta Hakmilik Pelanggan Pemuliharaan Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

8.0 SEKSYEN 8 : PENGUKURAN, PENGANALISISAN & PENAMBAHBAIKAN 8.1. Am 8.2. Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1. 8.2.2. 8.2.3. 8.2.4. Kepuasan Hati Pelanggan Audit Dalaman Pemantauan dan Pengukuran Proses Pemantauan dan Pengukuran Proses P & P

8.3. Kawalan Ke atas Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan 8.4. Analisis Data 8.5. Penambahbaikan 8.5.1. 8.5.2. 8.5.3. Penambahbaikan Yang Berterusan Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan

4
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

C. BIL 1 2 3 4 5 6 7

SENARAI PROSEDUR KUALITI PROSEDUR KUALITI PKS 01 PKS 02 PKS 03 PKS 04 PKS 05 PKS 06 PKS 07 TAJUK PK PENGURUSAN KEHADIRAN GURU & AKS PK PENGURUSAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN PK PENGURUSAN PANATIA PK PENGURUSAN PENCERAPAN PK PENGURUSAN SEMAKAN KERJA MURID PK PENGURUSAN AUDIT DALAM PK TINDAKAN PENCEGAHAN DAN PENAMBAHBAIKAN TARIKH KUATKUASA 2 JANUARI 2012 2 JANUARI 2012 2 JANUARI 2012 2 JANUARI 2012 2 JANUARI 2012 2 JANUARI 2012 2 JANUARI 2012

SEKSYEN 1 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI 1.1. Pengenalan Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualiti Pengajaran dan Pembelajaran (P & P) di Sekolah-Sekolah Negeri Sabah (SNS). Manual Kualiti ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif P & P di sekolah ini selaras dengan kehendak, keperluan dan amalan MS ISO 9001:2008. Ia mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti, penerangan ringkas mengenai sistem pengurusan kualiti dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan program Pengajaran & Pembelajaran. Manual ini diperlengkapkan dengan Prosedur kualiti dan Dokumen Sokongan yang berkaitan dengannya seperti borang, pekeliling, akta, ordinan dan lain-lain. 1.2. Tujuan

Tujuan Manual Kualiti ini disediakan adalah untuk : a. b. Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi Sekolah Negeri Sabah Menerangkan secara ringkas amalan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 yang dilaksanakan di Sekolah Negeri Sabah. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi aktiviti P & P di Sekolah Negeri Sabah. Menjelaskan mengenai Pengecualian Aplikasi dalam memenuhi amalan keperluan MS ISO 9001:2008.

5
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

1.3.

Kandungan Manual Kualiti Manual ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut : Bahagian 1 Bahagian 2 Bahagian 3 Bahagian4 : : : : Pengenalan Maklumat Organisasi Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Pengajaran & Pembelajaran Sekolah Negeri Sabah Dasar dan Prinsip Asas Sistem Pengurusan Kualiti SEKSYEN 2 MAKLUMAT ORGANISASI

2.1.

Latar Belakang SNS (CONTOH : SMK DATUK PETER MOJUNTIN, PENAMPANG)

____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________

Fungsi Sekolah Sekolah-Sekolah Negeri Sabah sebagai institusi untuk mendidik murid-murid peringkat sekolah menengah dan rendah yang terpilih sebagai persediaan pengajian ke peringkat tinggi selaras dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Bidang-bidang yang dicakupi adalah: a. Pengajaran b. Pembelajaran c. Bimbingan dan pembentukan sahsiah d. Aktiviti ko-Kurikulum e. Pentadbiran f. Perhubungan dengan komuniti dan agensi luar

2.2.

Visi Sekolah (CONTOH : SMK DATUK PETER MOJUNTIN, PENAMPANG) Menjadikan SMK DATUK PETER MOJUNTIN menjadi sekolah cemerlang menjelang tahun 2012.

6
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

2.3.

Misi (CONTOH : SMK Datuk Peter Mojuntin ) a. Melahirkan pelajar yang cemerlang dalam peperiksaan PMR, SPM, STPM dan kokurikulum b. Menggunakan ICT dalam semua urusan. c. Menyediakan prasarana pendidikan yang lengkap dan kondusif d. Menerapan nilai keagamaan dan nilai murni.

2.4.

Dasar Kualiti Sekolah Negeri Sabah komited untuk menyediakan dan melaksanakan Pengajaran &

Pembelajaran yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan. Adalah menjadi komitmen pihak pengurusan dan semua anggota untuk mematuhi keperluan-keperluan Sistem Pengurusan Kualiti dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan. Bagi memastikan tujuan ini, Dasar Kualiti berserta dengan objektifnya disemak semula semasa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk memastikan kesesuaiannya yang berterusan. Dasar Kualiti ini disebar luas kepada seluruh anggota Sekolah Negeri Sabah melalui media cetak, taklimat pengurusan dan papan kenyataan untuk difahami dan dihayati. 2.5. Objektif Kualiti Objektif Sistem Pengurusan Kualiti sekolah adalah : a. b. c. d. Memastikan 100 % kehadiran guru kecuali ada perkara-perkara di luar kawalan. Melaksanakan 100% Pengajaran & Pembelajaran berdasarkan Rancangan Pelajaran Tahunan kecuali berlaku perkara-parkara yang di luar kawalan. Memastikan 100 % hasil kerja murid disemak oleh guru mata pelajaran kecuali halhal di luar kawalan. Memastikan pencapaian akademik sekolah meningkat 2% setahun atau 55% dalam peperiksaan akhir tahun atau dalam peperiksaan UPSR/ PMR/ SPM/ STPM dari keputusan peperiksaan sebelumnya.

2.6.

Struktur Organisasi (Rujuk Lampiran 2)

2.7. Pelanggan

7
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Bil. 1 2.

Organisasi Sekolah Luar sekolah Negeri Sabah

Pelanggan Semua Murid Sekolah Rendah & Menengah Ibu bapa/ penjaga murid Komuniti setempat Pejabat Pelajaran Daerah Jabatan Pelajaran Sabah Kementerian Pelajaran Malaysia

3.

Pemegang Amanah

2.8. Piagam Pelanggan (CONTOH SMK Datuk Peter Mojuntin, Penampang) Kami warga SMKDPM dengan penuh tekad dan iltizam dan dengan berlandaskan Falsafah Pendidikan Kebangsaan serta Wawasan 2020, berikrar dan berjanji akan menumpukan seluruh tenaga dan usaha kami untuk : a. Menyediakan program Pengajaran dan Pembelajaran yang terbaik berasaskan Budaya Ilmu bagi memenuhi keperluan hidup murid-murid, masyarakat dan negara. b. Menentukan proses pengajaran dan pembelajaran selaras dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan. c. Memberi peluang dan layanan yang sama kepada setiap pelajar tanpa mengira latar belakang bangsa, agama dan keturunan.

d. Menggunakan Bahan Bantu P & P yang berkesan, canggih dan selaras dengan era globalisasi. e. Pengurusan yang cekap, pantas dan bijaksana. f. Menyediakan prasarana pendidikan yang selesa selaras dengan keperluan semasa.

g. Berusaha meningkatkan kegemilangan dan martabat profesion keguruan. h. Memupuk budaya prihatin dan penyayang. i. Peka dengan kehendak dan keperluan pelanggan dan memberi perhatian serius terhadap setiap aduan pelanggan.

SEKSYEN 3

8
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

SISTEM PENGURUSAN KUALITI 3.1. Skop Pelaksanaan Skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Sekolah Negeri Sabah meliputi program dan aktiviti yang berkaitan dengan Pengajaran dan Pembelajaran. Pengecualian aplikasi pelaksanaan MS ISO 9001:2008 adalah meliputi keperluan-keperluan yang dinyatakan di bawah: a. b. Seksyen 7.3 : Reka Bentuk dan Pembangunan Proses Seksyen 7.6 : Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan (Rujuk seksyen yang berkenaan untuk justifikasi pengecualian) 3.2. Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Kualiti Perkara utama yang ditentukan di dalam amalan standard MS ISO 9001: 2008 adalah menguruskan proses yang terlibat dalam Sekolah Negeri Sabah, menggunakan pendekatan proses, meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem pengurusan P & P supaya kehendak pelanggan dan Pemegang Amanah dapat dipenuhi. Penerangan lanjut mengenai Model Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan pendekatan proses dijelaskan dalam Lampiran 1. Siri MS ISO 9001:2008 berlandaskan kepada 8 (lapan) prinsip yang asas kepada falsafah dan matlamat standard ini diwujudkan. Prinsip-prinsip tersebut adalah: a) b) c) d) e) f) g) h) Tumpuan kepada pelanggan Kepimpinan Penglibatan anggota organisasi Pendekatan proses Pengurusan P&P yang mengamalkan pendekatan sistem Penambahbaikan secara berterusan Pendekatan membuat keputusan berdasarkan fakta Hubungan dengan pembekal untuk faedah bersama

Pewujudan, pelaksanaan dan pengekalan prestasi serta keupayaan pengurusan kualiti P&P Sekolah Negeri Sabah memenuhi kehendak dan pengharapan pelanggan serta Pemegang Amanah berlandaskan 8 (lapan) prinsip di atas ditunjukkan di dalam Lampiran 1. 3.3. Definisi Definisi-definisi boleh dirujuk terus di Para 4 dalam setiap prosedur.

SEKSYEN 4

9
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4.1. Keperluan Am Sistem Pengurusan Kualiti P & P Sekolah Negeri Sabah diwujud, didokumen, dilaksana serta diselenggarakan dengan cara yang sistematik. Ia juga memberi tumpuan kepada peningkatan secara berterusan terhadap keberkesanan P & P di Sekolah Negeri Sabah. Ia adalah selaras dengan kehendak dan amalan ISO 9001:2008: a) b) c) d) e) Merancang dan melaksanakan proses-proses yang terlibat dalam Pengajaran & Pembelajaran. Menentukan turutan dan hubung kait antara proses-proses ini di lampiran 1. Menentukan kriteria dan kaedah bagi menilai keberkesanan operasi serta kawalan ke atas proses-proses tersebut bagi memastikan keberkesanannya. Menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan serta pemantauan proses-proses tersebut. Memantau dan menilai proses-proses melalui Audit Dalaman, Kajian Semula Pengurusan, aduan dan maklum balas pelanggan serta pemantauan oleh pegawaipegawai yang dipertanggungjawabkan. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas prosesproses tersebut.

f)

4.2. Keperluan Dokumentasi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Pengajaran & Pembelajaran adalah berasaskan kepada 4 peringkat dokumen iaitu : a) Manual Kualiti b) Prosedur Kualiti c) Dokumen Sokongan d) Rekod Kualiti a) Manual Kualiti Manual Kualiti adalah dokumen asas yang mengandungi dasar dan objektif Pengajaran & Pembelajaran di Sekolah Negeri Sabah. Penerangan ringkas mengenai Sistem Pengurusan Kualiti P & P termasuk bagaimana seksyen-seksyen dalam Standard MS ISO 9001:2008 dipatuhi. b) Prosedur Kualiti Prosedur Kualiti dalam P & P adalah dokumen yang menggariskan tujuan dan proses kerja bagi melaksanakan segala aktiviti pengurusan dan operasi Sistem Pengurusan Kualiti dalam Pengajaran & Pembelajaran di Sekolah Negeri Sabah.

10
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

c)

Dokumen Sokongan Dokumen Sokongan adalah dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta perlu dipatuhi dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan dalam dokumen kualiti.

d)

Rekod Kualiti Rekod Kualiti adalah dokumen yang menjadi bukti pematuhan Sistem Pengurusan Kualiti. Struktur dokumen kualiti ini digambarkan oleh rajah 1 berikut : RAJAH 1 : HIERARKI DOKUMENTASI

MANUAL KUALITI PROSEDUR KUALITI

Menerangkan Dasar dan objektif kualiti Sistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyen-seksyen dalam standard MS ISO 9001:2008 dan dasar mengenainya Menerangkan Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Menerangkan Dokumen yang menyokong pelaksanaan Sistem pengurusan Kualiti seperti Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan dan Garis Panduan Menerangkan Bukti pematuhan Sistem Pengurusan Kualiti yang diamalkan

DOKUMEN SOKONGAN

REKOD KUALITI

4.2.1. Perkara-Perkara Terkandung Dalam Manual Kualiti Sekolah Negeri Sabah menyediakan Manual Kualiti yang mengandungi perkara-perkara berikut: a) b) c) d) e) f) Dasar dan Objektif Kualiti Skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Pengecualian aplikasi (exclusion) yang menjelaskan pengecualian dalam pematuhan MS ISO 9001:2008 Rujukan kepada Prosedur-prosedur Kualiti dan dokumen sokongan dalam Sistem Pengurusan Kualiti Huraian tentang prinsip-prinsip dalam merancang, melaksana dan memantau Sistem Pengurusan Kualiti Proses-proses yang dikenal pasti di dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Dokumen Berkaitan

11
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Manual Kualiti Sekolah Negeri Sabah 4.2.2. Kawalan Dokumen Dokumen kualiti yang dikawal di dalam Sistem Pengurusan Kualiti ialah : a) b) c) d) Manual Kualiti Prosedur Kualiti Dokumen Sokongan Rekod Kualiti

Dokumen-dokumen ini dikawal melalui cara berikut: a) Dokumen baru i. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Dokumen Sokongan dan Rekod Kualiti;

ii. Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab memastikan dokumendokumen kualiti yang dirujuk dalam Sistem Pengurusan Kualiti adalah yang terkini dan ditempatkan di lokasi yang mudah dirujuk oleh mereka yang terlibat. Dokumen kualiti yang disimpan secara elektronik perlu disokong oleh sistem back-up; iii. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan hendaklah diluluskan oleh Pengarah Pelajaran Sabah. iv. Setiap keluaran Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan diberikan identifikasi dan dicatatkan nombor keluaran, tarikh keluaran, nombor pindaan, tarikh pindaan dan tarikh kuatkuasa. Pemegang dokumen dan nombor salinan dokumen dikenal pasti melalui Senarai Edaran. Senarai Edaran diselenggarakan oleh Pengurus Kualiti Negeri v. Dokumen-dokumen kualiti hanya diedarkan kepada pemegang-pemegang dokumen yang disenaraikan dalam Senarai Edaran dan dokumen-dokumen ini dicop dengan SALINAN TERKAWAL, manakala dokumen kualiti yang perlu diedarkan kepada pihak lain selain daripada pemegang di dalam Senarai Edaran adalah diklasifikasikan semula sebagai dokumen tidak terkawal. Dokumen tersebut akan dicop di kulit luar sebagai SALINAN. Dokumen tersebut tidak akan terlibat di dalam sebarang pindaan untuk dikemas kini

vi. Satu Senarai Induk dokumen kualiti dalaman dan luaran yang mengandungi semua dokumen-dokumen kualiti yang digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti dan status terkini disediakan. Senarai ini dikemas kinikan dari semasa ke semasa apabila berlaku perubahan ke atas status dokumen-dokumen tersebut vii. Dokumen Kualiti P & P Sekolah Negeri Sabah hendaklah disediakan dalam dua bentuk. Pertama dalam salinan hard copy dan kedua dalam soft copy.

b)

Pindaan Dokumen

12
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

i.

Setiap anggota boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen kualiti. Cadangan pindaan mesti dikemukakan kepada Wakil Pengurusan dengan menggunakan Borang Cadangan Pindaan. Sebarang pindaan ke atas Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan hendaklah mendapat kelulusan Pegawai Pelajaran Daerah di daerah yang berkaitan.

ii.

iii. iv.

Semua pindaan yang dibuat dicatatkan di dalam rekod pindaan. Pindaan ke atas Manual Kualiti dibuat dengan menggantikan muka surat yang terlibat dengan pindaan, nombor pindaan ditambah dan tarikh kuat kuasa yang baru akan diberikan. Bagi pindaan yang melebihi 50%, keseluruhan dokumen digantikan dengan nombor keluaran ditambah dan tarikh kuatkuasa baru diberikan.

v.

Pindaan

ke

atas

Prosedur

Kualiti

dibuat

dengan

menggantikan

keseluruhan dokumen dan nombor keluaran ditambah serta tarikh kuat kuasa baru diberikan. vi. vii. Dokumen-dokumen yang telah dipinda diedarkan kepada pemegang pemegang dokumen. Pemegang dokumen bertanggungjawab memasukkan semua pindaan dan mengeluarkan dokumen yang tidak terpakai serta memusnahkannya. viii. Satu salinan dokumen asal disimpan dan ditandakan BATAL. c) Pengurusan Dokumen Pengurus Dokumen Kualiti Sekolah Negeri Sabah ialah Pengurus Kualiti Negeri Sabah , Jabatan Pelajaran Sabah yang dilantik oleh Pengarah Pelajaran Sabah. Tugas pengurus dokumen ialah menyelenggara naskah dokumen induk, menyelaras pindaan dokumen, senarai edaran dokumen dan penyimpanan yang dikenal pasti dalam setiap Prosedur Kualiti. Dokumen Berkaitan 4.2.3. Pengurusan Rekod Kualiti Sekolah Negeri Sabah hendaklah mewujudkan dan menyelenggarakan satu prosedur berhubung Pengurusan Rekod Kualiti. Senarai Induk bagi rekod kualiti diwujudkan untuk kemudahan pengendalian dan pengesanan rekod. Had masa penyimpanan dikenal pasti dan rekod kualiti disimpan dengan selamat dalam fail-fail atau folder atau buku tertentu yang mudah dibaca dan dirujuk semula. Jika rekod disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan bagi rekod-rekod berkenaan hendaklah disimpan secara sistematik untuk rujukan sebagai bukti objektif kepada

13
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

aktiviti-aktiviti kualiti. Pelupusan rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Surat Pekeliling Am Bil. 1/1997. Dokumen Berkaitan

SEKSYEN 5 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1. Komitmen Pengurusan Pihak pengurusan atasan Sekolah-Sekolah Negeri Sabah komited dalam membangun, melaksana dan menambah baik secara berterusan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dengan cara: a. b. c. d. e. 5.2. Komunikasi kepada semua kakitangan tentang pentingnya memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi peraturan dan undang-undang Mewujudkan dasar kualiti Mewujudkan objektif-objektif kualiti Menjalankan Kajian Semula Pengurusan Memastikan penyediaan sumber-sumber yang mencukupi.

Tumpuan Kepada Pelanggan Pihak pengurusan atasan Sekolah Negeri Sabah bertanggungjawab memastikan kehendak pelanggan sekolah dikenal pasti dan dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan. Piagam pelanggan disediakan bagi menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan. Prestasi Sistem Pengurusan Kualiti Sekolah Negeri Sabah diukur melalui penilaian ke atas kepuasan pelanggan. Saluran untuk menerima cadangan dan aduan pelanggan bagi menilai tahap kepuasan pelanggan disediakan melalui perjumpaan dan perbincangan dengan ibu bapa, masyarakat dan stake holder (di mana sesuai). Dokumen Berkaitan PKS 13 - Aduan Pelanggan

5.3.

Dasar Kualiti Dasar Kualiti Sekolah Negeri Sabah adalah untuk menyediakan Pengajaran dan Pembelajaran yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan selaras dengan dasar dan Falsafah Pendidikan Kebangsaan melalui pelaksanaan MS ISO 9001:2008. Dasar ini akan disebar luas kepada seluruh warga sekolah dan akan dikaji semula dari

14
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

semasa ke semasa mengikut kesesuaian dan kehendak Kementerian Pelajaran Malaysia. 5.4. 5.4.1. Perancangan Objektif Kualiti Sekolah Negeri Sabah Pihak pengurusan atasan akan memastikan objektif kualiti termasuk keperluankeperluan proses P & P diwujudkan pada setiap tahap dan bagi setiap fungsi di sekolah. Bagi tujuan ini pihak sekolah akan:a) b) Melaksanakan sepenuhnya pengajaran dan pembelajaran yang dijadualkan dalam program sekolah. Memastikan berterusan. program peningkatan akademik murid dilaksanakan secara

5.4.2.

Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Sekolah Pihak pengurusan atasan Sekolah Negeri Sabah akan memastikan: a. Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan seperti mana yang didokumenkan dan objektif kualiti yang ditetapkan dapat dicapai. Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti akan mengambil kira perkara-perkara berikut: i. ii. iii. iv. b. Kemahiran dan pengetahuan guru-guru. Sumber yang diperlukan seperti kewangan dan infrastruktur. Dokumen yang perlu bagi melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti serta rekod-rekod hasil daripadanya. Sebarang perubahan kepada sistem pengurusan kualiti ini adalah terancang dan akan dipatuhi.

Sistem Pengurusan Kualiti kekal kukuh walaupun berlaku perubahan dalam organisasi. Sekiranya perubahan dalam organisasi menyebabkan perubahan kepada Sistem Pengurusan Kualiti yang telah didokumenkan, perubahan tersebut akan didokumenkan.

5.5 5.5.1.

Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi Tanggungjawab dan Kuasa Pengurusan atasan Sekolah Negeri Sabah akan memastikan tanggungjawab dan kuasa adalah jelas. Tugas, tanggungjawab dan kuasa ini disebarkan kepada semua staf.

5.5.2.

Wakil Pengurusan

15
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Pihak pengurusan atasan akan melantik Wakil Pengurusan yang akan mempunyai tanggungjawab berikut : a. Mewujud, melaksana dan menyelenggarakan sistem pengurusan kualiti yang memenuhi kehendak, matlamat dan objektif selaras dengan amalan keperluan MS ISO 9001:2008 Melaporkan kemajuan dan keberkesanan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti dan sebarang keperluan penambahbaikan; Berurusan dengan pihak-pihak luar mengenai perkara-perkara berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti sekolah.

b) c)

d) Memastikan aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan kesedaran terhadap keperluan pelanggan sentiasa dilaksanakan di kalangan anggota organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.

Surat pelantikan Wakil Pengurusan akan dikeluarkan oleh Pengetua/Guru Besar 5.5.3. Komunikasi Dalaman Pihak pengurusan atasan akan memastikan komunikasi di sekolah ini adalah berkesan. Komunikasi berlaku melalui: a) b) c) d) e) 5.6. Mesyuarat Sesi taklimat dan perbincangan Papan kenyataan Maklum balas pelanggan Memo dalaman

Kajian Semula Pengurusan 5.6.1. Am Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengadakan mesyuarat kajian semula pengurusan sekurang-kurangnya SEKALI setahun. Kajian semula ini perlu untuk mempastikan sistem pengurusan kualiti Sekolah Negeri Sabah sentiasa berkesan dalam memenuhi semua keperluan yang telah ditetapkan. Mesyuarat diperingkat PPD dipengerusikan oleh Pegawai Pelajaran daerah manakala diperingkat Sekolah dipengerusikan oleh Pengetua/Guru Besar. Penolong Kanan Pentadbiran bertanggungjawab untuk melaksana dan mengawal semua tindakan mengenai Sistem Pengurusan Kualiti yang diputuskan oleh Pengetua. Rekod-rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan akan diselenggara mengikut kehendak seksyen 4.2.4.

5.6.2. Input Kepada Kajian Semula Pengurusan Agenda Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan merangkumi: a. Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti.

16
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

b. c. d. e. f. g. h.

Penemuan Audit Dalaman. Aduan dan Maklum balas Pelanggan. Laporan berkaitan dengan prestasi proses penyediaan dan penyampaian produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan; Laporan status tindakan pembetulan dan pencegahan; Tindakan susulan ke atas Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang lepas; Perubahan yang boleh memberi kesan kepada Sistem Pengurusan Kualiti; Cadangan penambahbaikan

Dokumen Berkaitan 5.6.3. Hasil Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengambil tindakan ke atas keputusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan berkaitan dengan: a. b. c. Peningkatan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan proses prosesnya. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan. Sumber-sumber yang disediakan.

Keputusan-keputusan hasil daripada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan hendaklah disampai dan dimaklumkan kepada anggota organisasi. Semua rekod Mesyuarat Kajian Semula Penguruan disimpan dan diselenggara. Dokumen Berkaitan SEKSYEN 6 PENGURUSAN SUMBER 6.1. Bekalan Sumber Pihak pengurusan atasan sekolah bertanggungjawab untuk mengenal pasti, merancang dan berusaha mendapatkan sumber yang mencukupi untuk melaksanakan proses P&P pengurusan berkualiti termasuk: a. b. c. d. Mendapatkan bilangan staf yang mencukupi. Staf yang terlatih. Pengagihan peruntukan kewangan yang mencukupi. Peralatan infrasruktur sekolah yang sesuai.

17
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

e.

Persekitaran kerja yang kondusif.

Dokumen Berkaitan 6.2. Sumber Manusia 6.2.1. Am Pihak pengurusan atasan sekolah akan menentukan dengan PPD, berusaha menyediakan staf yang kompeten berdasarkan opsyen, latihan, kemahiran dan pengalaman yang sesuai dari semasa ke semasa dalam memastikan proses perkhidmatan di sekolah mengikut piawaian kualiti yang ditetapkan. 6.2.2 Kompetensi, kesedaran dan latihan Pihak pengurusan atasan Sekolah Negeri Sabah hendaklah: a. Menentukan opsyen dan latihan guru mencukupi untuk menjalankan tugas-tugas yang memberi kesan kepada kualiti P&P. b. Memberi latihan atau mengambil tindakan-tindakan lain untuk memenuhi keperluan P&P. c. Menilai keberkesanan tindakan-tindakan yang diambil untuk memenuhi keperluan P&P yang berkesan.

d. Memastikan anggota sekolah sedar akan kepentingan tugas masing-masing dan bagaimana mereka menyumbang untuk mencapai objektif kualiti P&P. e. Menyelenggara rekod-rekod pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman (rujuk 4.2.4.) Dokumen Berkaitan Manual Kualiti SNS PK 01 hingga PK 07 6.3. Infrastruktur Pihak pengurusan atasan sekolah hendaklah menentukan, menyediakan dan menyelenggara infrastruktur yang diperlukan bagi mencapai kualiti perkhidmatan yang ditetapkan. Infrastruktur ini merangkumi: a. b. c. Bilik darjah dan kemudahan yang berkaitan. Peralatan yang meliputi perkakasan dan perisian. Kemudahan komunikasi.

18
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Dokumen Berkaitan PKS 08 - Pengurusan Perolehan, Pembayaran dan Pengurusan Stor 6.4. Persekitaran Kerja Pengurusan atasan sekolah akan mewujudkan, mengurus dan memastikan persekitaran tempat kerja memenuhi kepuasan hati staf, memotivasikan dan menghasilkan suasana kerja yang kondusif bagi menyokong kepada penghasilan proses P & P yang berkualiti perkhidmatan yang diperlukan. Dokumen Berkaitan PKS 08 - Pengurusan Perolehan, Pembayaran dan Pengurusan Stor SEKSYEN 7 PENGHASILAN PERKHIDMATAN 7.1. Perancangan Bagi Penghasilan Perkhidmatan Sekolah Negeri Sabah akan merancang dan menyediakan kaedah untuk mengurus dan melaksanakan proses pengajaran dan pembelajaran dengan berkesan selari dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Perancangan ini merangkumi : a) Penetapan objektif kualiti dan keperluan P & P berpandukan pekeliling berkaitan. b) Mewujudkan proses-proses, dokumen dan sumber-sumber yang diperlukan. c) Penyediaan kriteria bagi tujuan menjalankan pemantauan, peperiksaan, pemeriksaan, pencerapan, penilaian di mana perlu bagi mewujudkan P&P yang berkesan. d) Penyelenggaraan rekod-rekod kualiti sebagai bukti pematuhan kepada keperluan Sistem Pengurusan Kualiti.

Dokumen Berkaitan Manual Kualiti SNS PK 01 hingga PK 07

19
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

7.2.

Proses-Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan 7.2.1. Menentukan Keperluan-Keperluan Perkhidmatan Yang Hendak Disampaikan. Sekolah Negeri Sabah akan menentukan proses P&P mematuhi pekeliling Kementerian Pelajaran Malaysia dari semasa ke semasa.

Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK 01 hingga PK 07 7.2.2. Semakan semula ke atas keperluan-keperluan perkhidmatan yang hendak disampaikan. Sekolah Negeri Sabah akan menyemak semula keperluan P&P yang akan dilaksanakan. Penyemakan ini dilakukan sebelum sekolah membuat komitmen untuk melaksanakan P&P kepada murid-murid. Sekolah akan memastikan : a) b) c) Semakan semula keperluan P&P dipenuhi. Sebarang perbezaan akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum sesi persekolahan bermula. Sekolah mempunyai keupayaan untuk memenuhi semua keperluan P&P yang dikenal pasti dalam proses pelaksanaan P&P kepada murid.

Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK 01 hingga PK 07 7.2.3. Komunikasi dengan Pelanggan. Sekolah Negeri Sabah akan menentukan dan melaksanakan kaedah berkomunikasi secara berkesan dengan murid, ibu bapa, masyarakat setempat dan pihak atasan mengenai: a) Maklumat berkaitan P & P yang dilaksanakan. b) Sebarang pertanyaan dan kemusykilan serta pindaan. c) Maklum balas pelanggan termasuk aduan pelanggan. Kaedah Komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui: a) Surat menyurat b) Teknologi Maklumat dan Komunikasi ( ICT )

20
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

7.3.

Reka bentuk dan pembangunan proses. Seksyen ini tidak diguna pakai kerana reka bentuk kurikulum sekolah telah disediakan oleh Pusat Perkembangan Kurikulum. (Seksyen ini dikecualikan dalam skop pelaksanaan )

7.4.

Perolehan 7.4.1. Proses Perolehan/Pembelian. Sekolah Negeri Sabah akan memastikan proses Perolehan dan Pembelian mematuhi Arahan Perbendaharaan. Dokumen Berkaitan 7.4.2. Maklumat Perolehan/Pembelian. Sekolah Negeri Sabah akan menentukan ciri-ciri bahan dan perkhidmatan yang bakal diperolehi di samping mengenal pasti pembekal di mana berkaitan di dalam pembelian bahan dan perkhidmatan. Pembekal perlu mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh pihak sekolah atau PPD. 7.4.3. Verifikasi ke atas bahan & Perkhidmatan yang diperolehi. Sekolah Negeri Sabah akan menentukan ciri-ciri bahan dan melaksanakan pemeriksaan bagi memastikan bahan dan perkhidmatan mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan. Dokumen Berkaitan

7.5.

Proses Penyediaan P & P. 7.5.1. Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan P & P. Sekolah Negeri Sabah akan merancang dan melaksanakan proses P & P kepada pelanggan secara terkawal dengan memastikan perkara-perkara berikut : a) b) Ada maklumat yang menerangkan dengan jelas ciri-ciri P&P yang hendak disampaikan. Arahan kerja. (ikut keperluan)

21
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

c) d) e)

Penggunaan BBM yang sesuai. Instrumen pemantauan dan pengukuran tahap pencapaian disediakan. Pelaksanaan sistem pemantauan dan penilaian. Dokumen Berkaitan Manual Kualiti

7.5.2. Kesahan proses penyediaan dan penyampaian P & P kepada pelanggan. Sekolah akan membuat kesahan ke atas proses P & P untuk menghasilkan P & P yang berkesan dengan : a) Menentukan kriteria bagi tujuan semakan dan kelulusan untuk proses P & P dilaksanakan di dalam perkhidmatan. b) Memastikan peralatan dan personel yang sesuai. c) Penggunaan kaedah dan prosedur yang sesuai untuk proses P & P. d) Mewujud dan menyelenggarakan rekod dan dokumentasi P & P e) Mengesah semula ( Revalidation) Dokumen Berkaitan 7.5.3. Identifikasi dan kemudahkesanan Sekolah Negeri Sabah akan mewujudkan (di mana perlu) kaedah identifikasi dan kemudahkesanan yang sesuai. Rekod-rekod yang berkaitan akan dikawal. Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK 01 hingga PK 07 7.5.4. Harta Hak Milik Pelanggan Sekolah Negeri Sabah akan mengawal dan bertanggungjawab ke atas harta hak milik pelanggan dengan cara mengenal pasti, mengesahkan dan menjaga dengan selamat.

7.5.5. Pemuliharaan Sekolah Negeri Sabah akan memastikan sebarang bahan dan peralatan akan dikendali, dikenal pasti, dijaga, dipulihara dan disimpan.

22
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK 01 hingga PK 07 7.6. Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan. Seksyen ini tidak diguna pakai kerana sekolah tidak mempunyai peralatan yang memerlukan pengukuran dan pemantauan. SEKSYEN 8 PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN 8.1. Am Sekolah Negeri Sabah akan merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran, penganalisisan serta penambahbaikan yang diperlukan bagi : a. b. c. Membuktikan pelaksanaan proses P & P menepati keperluan yang ditetapkan. Memastikan keperluan Sistem Pengurusan Kualiti dipatuhi. Membuat penambahbaikan yang berterusan dan menyeluruh secara berkesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti.

Kaedah-kaedah yang bersesuaian diguna pakai bagi tujuan pemantauan, pengukuran dan penganalisisan ke atas keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti. Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK 01 hingga PK 07 8.2 Pemantauan dan pengukuran 8.2.1. Kepuasan Pelanggan Sekolah Negeri Sabah akan memantau maklumat berhubung persepsi pelanggan terhadap perkhidmatan bagi memenuhi keperluan pelanggan. Kaedah yang sesuai akan ditentukan bagi mendapatkan maklumat daripada pelanggan. Maklumat pelanggan akan diperolehi melalui: a) Aduan pelanggan b) Audit dalaman c) Keputusan mesyuarat dengan wakil pelanggan d) Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan e) Peti Cadangan kepuasan

23
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Dokumen Berkaitan 8.2.2. Audit dalam Sekolah Negeri Sabah akan menjalankan audit kualiti dalaman mengikut jadual yang telah ditetapkan bagi memastikan sama ada Sistem Pengurusan Kualiti : a. Mematuhi apa yang dirancangkan seperti dalam keperluan Standard Kualiti dan keperluan Sistem Pengurusan Kualiti yang telah diwujudkan oleh sekolah. b. Telah dilaksanakan dan diselenggarakan secara berkesan. Program audit yang dirancang akan mengambil kira perkara berikut: a. Audit Kualiti Dalaman dijalankan sekurang-kurang sekali setahun bagi mengesahkan kerja-kerja yang dilaksanakan mengikut prosedur serta memastikan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti. b. Unit Kualiti/Wakil Pengurusan bertanggungjawab untuk merancang dan menjadualkan Audit Kualiti Dalaman. Perancangan dan jadual audit perlu mengambil kira: i). ii). Status keberkesanan pelaksanaan Kepentingan status yang akan diaudit

iii). Keputusan audit yang lepas c. Audit Kualiti Dalaman dijalankan oleh staf yang terlatih dan bebas daripada aktiviti yang diaudit. d. Pihak yang diaudit bertujuan mengambil tindakan pembetulan dan pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui oleh audit. e. Audit susulan akan dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan dan pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui telah dilaksanakan dengan berkesan. f. Laporan audit disediakan selepas audit dijalankan dan hendaklah dibentangkan di Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Dokumen Berkaitan 8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses Sekolah Negeri Sabah akan menjalankan pemantauan dan pengukuran ke atas proses bagi mengukur kesesuaian Sistem Pengurusan Kualiti. Pengukuran ini dibuat melalui: a. b. c. Audit Dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Aduan dan maklum balas pelanggan

Sekiranya proses yang dilaksanakan tidak dapat menghasilkan output yang dirancang, tindakan pembetulan akan diambil dengan serta merta.

24
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Dokumen Berkaitan Manual Kualiti 8.2.4. Pemantauan dan Pengukuran Proses-Proses P & P . Sekolah Negeri Sabah akan memantau dan mengukur proses-proses P & P bagi memastikan ia memenuhi keperluan yang ditetapkan. Pemantauan dan pengukuran ini dibuat pada mana-mana tahap yang sesuai. Rekod-rekod mengenai pemantauan dan pengukuran disimpan dan diselenggara seperti seksyen 4.2.4 Dokumen Berkaitan Manual Kualiti 8.3 Kawalan Ke atas Perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan. Sekolah Negeri Sabah akan memastikan perkhidmatan yang tidak menepati keperluan dikenal pasti dan dikawal melalui aktiviti pemantauan atau pengukuran. Pemantauan dan pengukuran akan dilaksanakan di semua peringkat dalam proses P & P di sekolah. Bahan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan akan dilabelkan statusnya dan diasingkan berdasarkan prosedur tindakan pembetulan yang berkuat kuasa. Pihak sekolah akan mengambil tindakan pembetulan bahan yang tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan seperti berikut : a. b. c. Bahan yang tidak memenuhi keperluan P & P akan diasingkan. Alatan atau bahan yang tidak memenuhi spesifikasi tidak akan digunakan bagi tujuan asalnya. Rekod-rekod berkaitan produk yang tidak memenuhi keperluan akan disimpan dan diselenggara ( lihat 4.2.4)

Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK 01 hingga PK 07 8.4 Analisis Data

25
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Sekolah Negeri Sabah akan menentukan, mengumpul dan menganalisis data yang perlu untuk menunjukkan kesesuaian serta keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti. Penilaian dan penambahbaikan yang menyeluruh ke atas Sistem Pengurusan Kualiti boleh dibuat. Analisis ini akan meliputi data yang dihasilkan daripada pemantauan, pengukuran dan sumber-sumber lain yang bersesuaian. Penganalisisan data akan memberi maklumat berkaitan dengan: a. Kepuasan pelanggan ( lihat 8.2.1) b. Memenuhi objektif P & P ( lihat 7.2.1) c. Ciri-ciri dan arah aliran proses P&P dan ruang untuk tindakan pencegahan. d. Prestasi pembekal Analisis Data akan dijalankan seperti di bawah. Jenis Data a. Kepuasan Pelanggan b. Pencapaian Objektif Kualiti c. Ciri-ciri dan arah aliran proses dan perkhidmatan Kekerapan Setiap 6 bulan Setiap 6 bulan Sekali Setahun Sekali Setahun Sekali Setahun Sekali 2 tahun Berdasarkan aktiviti Tanggungjawab Pengurusan Pengurusan Pengurusan Pengurusan Kaedah Deskriptif Deskriptif Deskriptif Deskriptif

d. Prestasi Pembekal e. Pembangunan Staf

Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK 01 hingga PK 07 8.5 Penambahbaikan 8.5.1. Penambahbaikan yang berterusan Sekolah Negeri Sabah akan membuat penambahbaikan yang berterusan dan menyeluruh ke atas keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti melalui: a. b. c. d. e. f. g. Dasar Kualiti Objektif Kualiti Analisis Data Laporan Audit Kualiti Dalaman Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan Kajian Semula Pengurusan

26
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

h. i.

Cadangan daripada pelanggan Penanda aras ( bench marking) Dokumen Berkaitan

8.5.2. Tindakan Pembetulan Sekolah Negeri Sabah akan mengambil tindakan untuk menghapuskan punca ketidakpatuhan supaya tidak berlaku lagi. Tindakan-tindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang ditemui. Prosedur yang didokumenkan bertujuan untuk : a. b. c. Mengkaji semula ketidakakuran termasuk aduan pelanggan. Menentukan sebab-sebab ketidakakuran. Pelanggan Mengetahui sejauh mana tindakan yang perlu diambil supaya ketidakakuran tidak berulang. d. Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan. Penyediaan Sumber e. Merekod hasil tindakan yang telah diambil. Pengurusan Pengajaran dan f. Mengkaji semula tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan. Pembelajaran 6.1: Bekalan Sumber 7.2 : Proses Berkaitan Dengan Pelanggan Dokumen Berkaitan

Perancangan Perkhidmatan Sekolah Negeri Sabah akan menentukan tindakan bagi menghapuskan punca-punca 7.1 :Perancangan Penyampaian Perkhidmatan 6.2: Sumber Manusia bagi tujuan mencegah masalah ketidakakuran berulang.Proses Tindakan 7.5.2.:Penyediaan P & P pencegahan hendaklah bersesuaian dengan kesan dan masalah-masalah yang dijangka. Prosedur Perkhidmatan Yang 6.4 :Persekitaran kerja tindakan pencegahan akan diwujudkan Diberikan meliputi perkara-perkara berikut & : Kemudahkesanan Perolehan 7.5.3:Identifikasi
8.2.3:Pemantauan & Pengukuran 8.2.4:Pemantauan & Pengukuran P & P 6.3: Infrastruktur a. Menentukan kemungkinan ketidakakuran dan punca-puncanya. 8.3 :Kawalan Perkhidmatan Yang 6.4: Persekitaran Kerja Tidak Akur 7.4: Perolehan b. Menilai keperluan untuk tindakan bagi memastikan ketidakakuran tidak berulang.

8.5.3.Latihan Tindakan Pencegahan Pengurusan

Perekodan & c. Menentu dan melaksana tindakan yang diperlukan. Kawalan Penyimpanan Maklumat d. Merekod hasil daripada tindakan-tindakan yang dilaksanakan (lihat 4.2.4.)
7.5.1 : Kawalan Penyediaan e. Proses Merekod tindakan pencegahan, disimpan dan diselenggara. 4.2.3 : Kawalan Dokumen Pengajaran dan Pembelajaran 4.2.4 : Kawalan Rekod f. Dan Mengkaji semula tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan . 7.5.3 : Identifikasi Kemudahkesanan 8.2.4 : Pemantauan dan Pengukuran Dokumen Pelanggan Berkaitan 8.3 : Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur 5.2. :Aduan Pelanggan Lampiran 1 7.2. :Proses Berkaitan Dengan Pelanggan Pemetaan Proses 7.5.4. :Harta Hak Milik Pelanggan 4.1 :Keperluan Am Sistem Pengurusan8.2.2. Kualiti :Audit Dalam 4.2 :Keperluan Dokumentasi 5.6. :Kajian Semula Pengurusan (Pengurusan Pengajaran Dan Pembelajaran) 5.5 :Tanggungjawab, Kuasa & Komunikasi 7.1 :Penyampaian Perkhidmatan 8.1 :Pengukuran, Penganalisisan & Penambahbaikan Analisis & 8.4 :Analisa Data Penambahbaikan 8.2.1 :Kepuasan Pelanggan Umum Pengecualian 7.3 : Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses No Keluaran Tarikh Keluaran No Pindaan 7.6 : Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran Dan Pemantauan 8.5 : Penambahbaikan

PK 04 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

27

01

16 NOVEMBER 2011

Tarikh Pindaan 0

Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Catatan :

Aliran Kerja/Proses Interaksi

28
No Keluaran 01 Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011 No Pindaan 0 Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

Lampiran 2 CARTA ORGANISASI PENGURUSAN SEKOLAH SEKOLAH NEGERI SABAH, SABAH (CONTOH)
PENGETUA/GURU BESAR

PENOLONG KANAN (Pentadbiran)

PK PETANG

PENOLONG KANAN (HEM) KAUNSELOR

PENOLONG KANAN (Kokurikulum)

Kurikulum Ketua Bidang Ketua Panitia Jadual Waktu Pusat Sumber Peperiksaan SPKS MS ISO Bilik Khas / Bengkel PPSMI / 60:40

Pentadbiran Perjawatan Kewangan Maklumat & Data Bangunan Peralatan/Perabot Staf Sokongan Perkembangan Staf Pemantauan & Pencerapan

SPBT Kantin Koperasi B&K Majlis Ketua Tingkatan Data SMM AJK Keceriaan Penyelia Tingatan & Guru Kelas

Keselamatan Biasiswa Kesihatan/Kebajikan Disiplin Pendaftaran P. Pencegahan Dadah Dakwah & Agama Majlis Pencegahan Jenayah

Unit Beruniform Kelab Permainan

Majlis Sukan Persatuan / Kelab Penerbitan

29
Tarikh Pindaan 0 Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

No Keluaran 01

Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011

No Pindaan 0