‫[دليل العمل[‬

‫[مكتب المراقبة والتوثيق]‬

‫[‪]2009‬‬
‫[طبعة اولى]‬

‫مكتب الربط الخارجي|[دليل‬

‫[تفصيلي‬
 ‫بسم الله الرحمن الرحيم‬

‫المقدمة‪:‬‬
‫الغرض من هذا الدليل المساعدة في إدارة مكتب المراقبة والتوثيق بصورة‬
‫جيدة لتحتوي هذه الطبعة على معلومات تفصيلية(حيث ان اسلوب المراقبة‬
‫والتوثيق يختلف حسب طبيعة المشروع) ‪.‬‬
 ‫الفهرس‪:‬‬

‫‪1‬‬ ‫الرؤية العامة للمكتب‬

‫‪2‬‬ ‫اهداف السنة‬
‫‪2‬‬ ‫الصلحيات‬
‫‪2‬‬ ‫الكاتب ذات العلقة المباشرة‬
‫‪3‬‬ ‫المهارات المطلوبة للعمل في المكتب‬
‫‪3‬‬ ‫كيفية إدارة العمل‬
‫‪3‬‬ ‫كيفية التعامل مع العضاء‬
‫‪4‬‬ ‫الجوانب النفسية للعضاء‬
‫‪4‬‬ ‫تقييم نجاح العمل‬
‫‪5‬‬ ‫توجيهات عامة‬
‫‪5‬‬ ‫نماذج الخطابات‬
‫‪6‬‬ ‫نماذج التقارير‬

‫الرؤية العامة للمكتب‪:‬‬

‫يمكن التماس الفرق بين مكتب المراقبة والتوثيق ومكتب‬
‫الربط الخارجي في طبيعة الفئات التي يتعامل معها المكتب‬
‫فالخير (مكتب الربط الخارجي) يهتم بالتواصل مع مدراء‬
‫الموسسات ونحو ذلك اما مكتب المراقبة والتوثيق فيهتم بالتعامل‬
‫مع الفراد العاديين لذلك على اعضاء هذا المكتب ان يكونو على‬
‫دراية باساليب التعامل مع مختلف المستويات الفكرية والعمرية‪.‬‬

‫هذا المكتب يمثل عين المشروع التي يراقب بها المشروع‬

‫صدى خططه واصداراته فهو يدعم بصورة مباشرة عمل مكتب‬
‫الدراسات والخطط المستقبلية حيث يقوم بمراقبة نجاح الخطط‬
‫والسياسات المطروحة بواسطة الخير‪ ،‬ويشمل عمل المكتب‪-:‬‬

‫‪ /1‬دراسة تاثير المشروع على الفئات المستهدفة‬

‫‪ /2‬نشر الصدارات (في حالة المشاريع التي تقوم بعمل اصدارات‬
‫مرئية او مكتوبة وخصوصا على شبكة النترنت)‬

‫‪ /3‬التعامل مع ردود الفعال الخاصة بالصدارات‬

‫‪ /4‬القرب من الشارع العام‬

‫‪ /5‬عمل تقارير توضح مدى تاثير الخطط على الفئات المستهدفة‬

‫والخطاء التي حدثت عند التنفيذ والتوصيات للمرحلة القادمة‬
‫وتشمل‬

‫‪ )5-1‬تقرير مفصل يحتوي على معلومات دقيقة محددة‬

‫‪ )5-2‬تقرير عام للنشر خارج المشروع‬

‫اهداف السنة ‪:‬‬

‫الهداف السنوية لمكتب المراقبة والتوثيق ثابتة وهي مراقبة‬
‫تنفيذ خطة مكتب الدراسات والخطط المستقبلية لهذه السنة‬
‫ويشمل ذلك مراقبة الصدارات واعمال مكتب الربط الخارجي في‬
‫مايختص بالعمال ذات الطابع العلمي‪.‬‬

‫الصلحيات‪:‬‬
‫‪ /1‬التعليق على كل مايؤثر على الفئات ويشمل التعليق على‬
‫الصدارات وطريقة النشر او العرض‬

‫‪ /2‬الرد على السئلة والستفسارات والتعليقات على الصدارات‬

 ‫‪ /3‬طلب اي معلومات تخص العمل خارج المشروع‬

‫‪ /4‬طلب اي معلومات من المكاتب لعمل التقارير (في حالة لم يتم‬

‫توفرها في التقرير السنوي الوجود في الرشيف)‬

‫‪ /5‬طلب تقارير سير العمل من مكتب النتاج والربط الخارجي قبل‬

‫انتهاء السنة‬

‫المكاتب ذات العلقة المباشرة بالمكتب‪:‬‬

‫في مايلي المكاتب التي تتداخل صلحياتها مع المكتب ونوع‬
‫التداخل‬

‫‪ /1‬مكتب الدراسات والخطط المستقبلية‪ :‬التزويد بالخطة السنوية‬

‫للعمل الخارجي وتشمل خطة عمل مكتب الربط الخارجي ومكتب‬
‫النتاج‪.‬‬

‫‪ /2‬مكتب التطوير‪ :‬تحديد اسلوب العمل داخل المكتب وتطوير‬

‫اعضاء المكتب‬

‫‪ /3‬الرشيف‪ :‬يسلم نسخة من العمال المنفذة والتقارير‬

‫‪ /4‬مكتب الربط الخارجي ومكاتب النتاج‪ :‬مساعدة هذه المكاتب‬

‫بالتوصيات بمقتضى عمله في مراقبة اصدارات المشروع‬
 ‫المهارات المطلوبة‪:‬‬
‫يحبذ ان يمتلك العضاء الذين يعملون في هذا المكتب معرفة بـ‬
‫(على سبيل التحبيذ وليس اللزام)‪:‬‬

‫‪ /1‬بعد النظر‬

‫‪ /2‬اساليب التاثير‬

‫‪ /3‬الكتابة بصورة علمية‬

‫ادارة العمل‪:‬‬
‫من المهم ان يكون يكون اعضاء المكتب على صلة بالفئات‬
‫المستهدفة بواسطة المشروع وعلى دراية بافكار واراء وطريقة‬
‫تفكير هذه الفئات‪.‬‬

‫نظرا لقرب المكتب من الشارع العام فللمكتب الحق في‬

‫التوصية بعمل اصدارات معينة ينظر فيها بواسطة مكتب الدراسات‬
‫والخطط المستقبلية الذي يقررهل يضمها الى الخطة الحالية او‬
‫وضعها ضمن جدول الصدارات ام يقوم بتنفيذها ضمن اصدار خاص‬
‫او حتى تاجيلها او رفضها‪.‬‬

‫عند التعامل المباشر مع الفراد خارج المشروع يجب استخدام‬

‫السلوب المناسب مع مراعاة اثر السلوب على الشخص المخاطب‬
‫وعلى باقي الفراد في حالة كان الخطاب مفتوحا‪.‬‬

‫على المكتب صياغة التقرير السنوي لسياسة المشروع‬

‫الخارجية واصداراتها متطرقا الى النجاحات والخفاقات ومدى‬
‫التاثير على الفئات‪ .‬ماهي اكثر الصدارات تاثيرا؟ ماهي القتراحات‬
‫والتوصيات ‪.‬‬

‫التعامل مع العضاء‪:‬‬
‫توضح بواسطة مكتب تطوير العمل‪.‬‬
 ‫الجوانب النفسية للعضاء‪:‬‬
‫الضغط‪:‬‬

‫قد يتعرض اعضاء المكتب الى ضغط نفسي عالي نتيجة‬

‫لطبيعة العمل‬

‫قد يتعرض العضاء الى الحباط نتيجة الضغط الناتج من‬

‫اخفاقات المشروع وقد يصل الى حد الكتئاب‪.‬‬

‫النتاج‪:‬‬

‫عادة ياخذ معدل العمل شكل التوزيع الطبيعي فيبداء العمل‬

‫بمعدل قليل ثم يتزايد الى ان يصل اعلى معدل عند منتصف العمل‬
‫ثم يبداء بالنخفاض الى ان يتم تسليم العمل‪.‬‬

‫اقصى معدل‬
‫للعمل‬

‫التحفيز‪:‬‬

‫لم يتم تحديد صورة معينة لتحفيز المكتب حيث يترك المر‬
‫الى مكتب التطوير في اختيار اسلوب التحفيز المناسب مع التذكير‬
‫انه كلما زادت شدة العمل (معدل العمل) زاد الضغط‪ ،‬زيادة‬
‫الضغط تزيد من التركيز والنتباه في العمل وعليه يجب ان ل تصل‬
 ‫درجة الضغط الى درجة تجعل العضاء يصابون بارق أو هستيريا‬
‫اثناء اداء العمل كذلك ليتم ازاله كل الضغط حتى يحس العضاء‬
‫بجدية العمل واهميته‪.‬‬

‫الترسيب النفسي‪:‬‬

‫في حال ترتب على العضاء العمل في بيئات تختلف عن‬

‫بيئاتهم الصلية يجب ازالة الثر النفسي والسلوكي الناتج من‬
‫التواجد في بيئة غير ملئمة لفترات طويلة حيث يتعرض العضاء‬
‫الى كم هائل من الفكار اوالنقد لذلك يجب ان تقام دورات كل‬
‫فترة لعضاء المكتب تهدف الى توعيتهم ومناقشت المواضيع ذات‬
‫البس بصورة واضحة واعطائهم دفعة ايمانية وتربوية‪.‬‬

‫ملحظة‪ :‬قد يتم لحقا اضافة اقسام لمكتب المراقبة والتوثيق‬

‫حسب طبيعة المشروع‪.‬‬

‫تقييم نجاح العمل‪:‬‬

‫يقيم نجاح عمل المكتب بوضوح ودقة التقارير السنوية‪.‬‬

‫توجيهات عامة‪:‬‬
‫•تاكد من ان سياسة العمل وطبيعة العمل واضحة لكل‬
‫العضاء‪.‬‬
‫•قبل البدء في اي عمل تاكد من ان الهداف من العمل‬
‫مشروحة بصورة واضحة ومحددة‪.‬‬
‫•الستفادة من مميزات العضاء فالبعض يتمتع قدرات‬
‫عالية فهؤلء يجب النتباه اليهم والستفاده منهم‪.‬‬
‫•تذكر ليس على المدير فرض رايه على العضاء فمهمت‬
‫المدير الساسية هي تنظيم افكار العضاء والستفادة‬
‫منها‪.‬‬
 ‫نماذج الخطابات‪:‬‬
‫‪ /1‬الخطابات العامة‬

‫‪ /2‬خطاب تعديل ‪ /‬اضافة مكتب‬

‫‪ /3‬خطاب استعارة عضو‬

‫‪ /4‬خطاب التنبيه لمؤسسة معادية‬

‫(نحتاج الى صيغة)‬

‫نماذج التقارير‪:‬‬
‫‪ /1‬تقرير توزيع الصدارت‬

‫‪ /2‬التقرير السنوي‬