Comment Conduire Et Animer Une Reunion

Comment conduire et animer une runion
I/La gestion d'une runion
1. Qu'est-ce qu'une runion ?

On parle de runion ds que deux personnes ou plus se rencontrent pour laborer une stratgie, rsoudre un problme ou simplement changer des renseignements. Il y a toute sortes de runions : les runions fortuites ou informelles, les runions communautaires, les runions professionnelles, etc. Quand on parle de "rencontre", il peut s'agir
d'une rencontre physique : les personnes sont physiquement autour de la table, d'une rencontre virtuelle : les moyens utiliss sont alors la tlconfrence ou Internet.
La runion est donc un partage d'ides ou de renseignements entre personnes. On assiste une runion chaque fois que l'on a besoin des autres pour agir, pour atteindre un objectif donn.
2. Pourquoi tenir une runion ?

La runion est un outil de communication indispensable lorsque le but recherch est de partager des ides. Pour se comprendre, il faut d'abord se parler. La runion remplit plusieurs fonctions, parfois simultanment. En voici des exemples.
2.1 Donner ou rcolter de l'information

Il se peut qu'un ensemble rduit de personnes veuille faire passer un message, donner des renseignements. Dans ce cas, la runion permet de donner de l'information.
Comment conduire et animer une runion Il se peut qu'on ait besoin de rassembler des impressions, des avis ou des connaissances des participants la runion. Dans ce cas, la runion permet de rcolter de l'information.
2.2 Prciser l'objectif

Les responsables de la runion veulent prciser un objectif. Cela peut concerner diffrents niveaux :
l'objectif d'un geste pdagogique (une sanction, par exemple), l'objectif d'une activit particulire ou d'un cours, l'objectif d'une journe, l'objectif plus gnral d'un sjour de vacances ou de formation, l'objectif d'une organisation.
2.3 Rsoudre un problme

Les situations souleves en runion peuvent concerner des problmes pdagogiques, des problmes d'organisation ou de vie en internat, des problmes entre personnes, ...
2.4 Elaborer une stratgie d'ensemble

Ce type de runion concerne les responsables d'un camp ou d'une formation. Ils tablissent un plan et une philosophie de sjour, incluant la faon dont l'animation peut avoir lieu, la pdagogie applique, la mthodologie pour les formations.
3. Qu'est-ce qu'une runion russie ?

Malgr leur utilit vidente, les runions sont parfois mal perues. C'est que, mal planifie ou mal dirige, une runion peut devenir ennuyeuse et donner l'impression d'une perte de temps importante.
Comment conduire et animer une runion Pour savoir si une runion est russie, on peut se poser quelques questions lmentaires.

Les participants ont-ils appris quelque chose de nouveau ? Des dcisions ont-elles t prises ? Les participants savent-ils quoi faire ? Dans quelle mesure cette runion aidera-t-elle les participants atteindre l'objectif du groupe ? Les participants ont-ils collabor entre eux, ont-ils t ouverts et positifs ?
4. Les modes de dlibration

Pour parvenir prendre des dcisions en runion, il faut se donner des rgles simples et comprises par tous. Il faut aussi veiller ne pas tomber dans l'excs de procdures. La dlibration est la faon dont on prend des dcisions. Pour la plupart des runions, on retrouve trois modes de dlibration :

la discussion, la table ronde, l'assemble dlibrante.
Il ne faut pas confondre les types de dlibrations avec les types de runions. S'il existe essentiellement trois types de dlibrations, il existe plusieurs dizaines de types de runions. Mais ceci n'est pas dcrit dans ce document.
4.1 La discussion
La discussion est le mode le plus libre. Les participants ont accs toute l'information pertinente avant de se prononcer sur le sujet. Le partage des ides contribue mieux analyser et trouver des solutions.
4.2 La table ronde

La table ronde s'effectue avec un petit nombre de participants (5 10), disposs en cercle. Ceux-ci possdent une bonne information de base sur le sujet l'tude. Ils changent leurs points de vue. Un animateur (ou modrateur) veille quilibrer les interventions. La table ronde se termine par un tour de table o chacun prsente sa propre synthse de la discussion et propose une solution. Enfin, le groupe tablit un consensus sur la solution qui sera retenue.
4.3 L'assemble dlibrante

Quand les participants sont plus nombreux (plus de 10) et que les dcisions ont un impact important sur les objectifs et la vie du groupe, on choisit l'assemble dlibrante comme mode de prise de dcisions. Les procdures sont plus rigides et formelles. Un prsident dirige la runion et les interventions sont consignes par un secrtaire.
5. L'efficacit en cinq tapes

Les causes d'inefficacit les plus frquentes proviennent du mode de fonctionnement de la runion. Les cinq tapes qui permettent d'viter les drapages sont : planifier - dbuter - diriger - conclure - assurer le suivi. Ces tapes peuvent tre mises en parallle avec les tapes de ralisation d'un projet.
5.1 Planifier
Prciser les objectifs
Viser un rsultat d'ensemble pour la runion (un objectif unique).
Utiliser des verbes d'action dans la formulation des objectifs.
Etablir l'ordre du jour
Dgager les principaux objectifs. Faire la liste des sujets couvrir. Evaluer le temps requis (si possible, pour chaque sujet). Classer les sujets par ordre de priorit. On commence par les plus importants.
Convoquer
Prciser le jour, l'heure et l'endroit. S'assurer que chaque personne ait reu la convocation (orale ou crite). Veiller n'oublier personne. Rappeler chacun ses tches.
Coordonner les ressources matrielles
Rserver et vrifier les locaux. Prparer les documents, les photocopies. Prvoir les accessoires et aides de prsentation. Prvoir une collation ou, s'il y a lieu, un repas.
5.2 Dbuter
Crer un climat favorable
Accueillir les participants avec le sourire. Leur souhaiter la bienvenue et les remercier d'tre prsents. Faire les prsentations s'il y a lieu.
Susciter l'intrt
Rappeler les objectifs.

Adopter un langage positif et motivateur. Faire voir les avantages possibles de la runion.
Exposer les rgles
Rappeler les rgles de fonctionnement. Dcrire et faire approuver l'ordre du jour s'il y a lieu. Prciser les rles (qui est meneur, qui est secrtaire, qui est modrateur, ...). Au moins fixer un temps limite pour la runion.
Sceller l'engagement
S'assurer que chacun a compris les objectifs, les rgles et les enjeux de la runion. Obtenir l'assentiment de chacun ("si tout le monde est d'accord, alors on peut commencer...").
5.3 Diriger
Prsenter chaque sujet
Dcrire les points. Apporter des renseignements supplmentaires au besoin.
Susciter la participation
Questionner. Ecouter. Observer. Clarifier et reformuler objectivement.
Grer les interventions
Faire observer les rgles. S'assurer que chacun se sente respect. Rgler sur-le-champ les situations litigieuses.

Favoriser le consensus. Rallier les points de vue.
5.4 Conclure
Rsumer
Rsumer les points abords. Faire une synthse des points significatifs. Rsumer les dcisions prises.
Elaborer le plan d'action
Prciser ou rappeler les chances. Avec les participants, distribuer les tches. Utiliser des verbes d'actions pour formuler les objectifs et les rsultats viss.
Inciter passer l'action
Confirmer le plan d'action. Dterminer les moyens de contrles. Remercier les participants d'tre rest attentifs durant la runion.
5.5 Assurer le suivi

Envoyer le procs-verbal (s'il y a lieu)
Rdiger un compte-rendu fidle. Dresser un tableau des tches et actions accomplir. Dgager les points importants. Envoyer chaque participant.
Contrler la ralisation
Communiquer rgulirement en dehors des runions. Coordonner.
Faire ressortir l'volution ou l'avancement des actions entre les runions. Soutenir et encourager.
6. Le calendrier des runions

Il y a deux types de runions. Les runions ordinaires sont celles qui sont planifies un rythme rgulier : cela peut aller de plusieurs fois par jour simplement une fois par an. La frquence dpend de la nature des dcisions. Les runions stratgiques sont plus espaces dans le temps, les runions techniques sont plus rapproches. Les runions extraordinaires sont celles qui s'imposent par les vnements. Elles sont dcides courte chance et rpondent une situation vcue qui exige la rsolution d'un problme courant.
7. Quelques trucs...
a. Eviter qu'il y ait des perdants et des gagnants. Personne n'aime perdre la face. Aussi, il faut concilier les points de vue, respecter chaque participant et faire en sorte que chacun en ressorte gagnant. b. Lorsqu'une ide est exprime, elle n'appartient pas l'individu qui l'a formule. Une fois sur la table, l'ide appartient au groupe. Les participants doivent apprendre prendre une distance par rapport leurs ides, cela mnage les susceptibilits. Les interventions sont alors plus cratrices. c. Rgler les litiges sur-le-champ. Toute situation conflictuelle qui n'est pas rgle immdiatement risque de dgnrer et deviendra de plus en plus difficile canaliser. S'il y a des
Comment conduire et animer une runion frustrations, les laisser s'exprimer mais ne tolrer aucune attaque personnelle ou insinuation malveillante. d. Fournir une information transparente et claire. On vite ainsi de susciter un climat de mfiance. S'ils ont l'impression qu'on cherche leur cacher quelque chose, les participants auront tendance saboter par divers moyens l'avancement des projets.
II/Organisation dune runion
1. Comment bien organiser une runion ?

Dans toutes les organisations sociales, les impratifs de fonctionnement exigent que se tiennent , des priodes souvent prvues par les textes des runions. Celles-ci sont indispensables au bon droulement du systme et doivent donc tre bien organises. Nous formulons dans cet article quelques principes de base qui pourront aider bien organiser nos runions. Les lments sur lesquels nous insisterons sont : Le prsident ou la prsidente d'assemble; L'ordre du jour; Une bonne gestion des dbats;
1.1Le prsident ou la prsidente d'assemble
Le prsident d'assemble doit tre soigneusement choisi. Il est charg d'assurer la direction de la runion, il doit connatre la procdure parlementaire et donner l'exemple en s'y conformant constamment. En tant que dirigeant d'assemble, il doit comprendre les rglements et les politiques de l'organisation ainsi que les buts et l'objectif de la runion et il doit connatre les 10
Comment conduire et animer une runion participants et les inciter participer. Le prsident a aussi le pouvoir de contrler l'assemble si on soulve une question sur la procdure ou si un diffrend surgit. Le prsident joue les rles importants que voici: Il connat les personnes prsentes et il les aide participer Il dtermine les aptitudes et les capacits des participants, il les stimule et il les incite participer aux activits qui ont t conues pour eux, il suit leur volution et il leur procure une orientation et de laide. Il value les points dont il faut discuter la runion, dtermine les possibilits qui s'offrent et choisit celle qui remplira le mieux la tche accomplir. Il prpare les runions. Il planifie l'ordre du jour avec l'aide du secrtaire et des autres administrateurs, s'il y a lieu, et il vrifie toutes les dispositions relatives la runion. Il prside les runions Il prsente les rgles de procdure pour les faire approuver par l'assemble, il suit l'ordre du jour, Il assure la participation des personnes prsentes aux dbats et il maintient l'ordre.
Il value les runions pour s'assurer de l'atteinte de ses objectifs.
1.2 L'ordre du jour
11
Comment conduire et animer une runion Un ordre du jour est une liste des points dbattre pendant une runion. Il du jour permet de ne pas s'carter des points dbattre et rduit la possibilit d'oublier ou de sauter certains de ces points. Les personnes invites la runion devraient recevoir un ordre du jour provisoire quelques jours l'avance. Le dlai de convocation est souvent dtermin par les rglements de l'entreprise. L'avis de convocation aide les participants de la faon suivante : - il leur rappelle la tenue de la runion; - il permet de s'assurer qu'aucun point important n'a t oubli; - il les aide reprer les points importants et se prparer en dbattre; et il les aide se concentrer sur les points dbattre la runion. Il devrait toujours y avoir des ordres du jour distribuer la runion.
1.3 Une bonne gestion des dbats

Une runion bien mene permet tous les participants de prendre part au processus de prise de dcision. Voici des techniques auxquelles le prsident peut avoir recours pour susciter et stimuler la participation et la discussion : Le prsident sollicite des points de vue Le prsident peut indiquer que toute observation de la part du groupe st bienvenue et carrment demander des personnes en particulier d'exprimer leur point de vue. Les participants entendent ainsi un certain nombre d'opinions plutt que d'couter un ou deux longs discours.
12
Comment conduire et animer une runion Sondage Aprs une brve discussion, le prsident demande aux participants de lever la main pour indiquer s'ils appuient les ides proposes. Cette technique aide le prsident dterminer la faon de procder. Elle incite aussi les participants exprimer leur avis. Groupes Les groupes peuvent se rvler trs utiles dans le processus de prise de dcision de grandes assembles et pour inciter les participants formuler des ides. On peut ainsi diviser l'assemble en petits groupes de quatre huit personnes qui examineront brivement des questions qui leur auront t confies. Une personne est charge de consigner les conclusions du groupe. Les groupes prsentent ensuite leurs ides toute l'assemble. Les solutions de rechange proposes aideront l'assemble rsoudre des questions et prendre des dcisions acceptables pour tous. Remue-mninges Il s'agit d'un procd destin la production spontane d'ides nombreuses et diversifies, qui peuvent contribuer trouver des solutions de rechange permettant de rsoudre des questions et d'en arriver une dcision. Voici les principes directeurs d'une sance de remue-mninges : il ne faut pas critiquer les ides des autres pendant la sance; Une suggestion non pratique peut inspirer des ides pratiques d'autres participants; plus il y a d'ides, meilleures sont les chances de concevoir une bonne ide; il faut miser sur les ides des autres,
13
Comment conduire et animer une runion amliorer une ide dj exprime et conjuguer plusieurs ides; Choisissez une personne pour consigner toutes les ides sur un tableau de papier de manire ce que tout le monde puisse les voir et en conserver la liste; et aprs la sance, examinez la liste d'ides dans un esprit critique afin d'en dgager quatre ou cinq points ou thmes cohrents. De plus, si la sance de remue-mninges se fait en petits groupes, dgagez de la mme faon des thmes des listes de chaque groupe. Enfin, transformez cette brve liste d'ides en dcisions possibles.
III/Prparer efficacement une runion

La bonne prparation dune runion est essentielle pour sa russite. Voici comment procder. La qualit d'une runion dpend de celle de sa prparation. Ne faites pas l'impasse sur ce point, car au moment de la runion, vous perdrez du temps et vous en ferez perdre aussi aux participants. Que cette runion soit organise pour vos collaborateurs, pour vos collgues, ou pour un client, prparer la runion leur montre votre professionnalisme.
1. La prparation logique
Posez-vous la question : cette runion est-elle ncessaire ? Avant de dclencher une runion, posez-vous la question de son cot. La simple opration : Budget = cot de fonctionnement
14
Comment conduire et animer une runion moyen par poste x le nombre de participants x le temps de la runion. Si le cot est trop lev par rapport aux objectifs atteindre, demandez-vous s'il n'existe pas d'autres moyens, plus simples... La runion est la solution idale ? Voici les tapes par lesquelles vous devrez passer et les questions que vous devrez vous poser pour la prparer efficacement. Fates apparatre ses enjeux Les trois questions suivantes vous permettront de cerner au mieux les thmes aborder pendant la runion et d'en mesurer les enjeux. Dans quel projet moyen terme s'inscrit cette runion ? Quels sont le ou les sujets essentiels traiter ? Quels sont les enjeux de la runion ? Rdigez les objectifs de la runion Quels seront les rsultats pour les participants ou pour l'entreprise l'issue de la runion ? Rdigez la liste des participants. Demandez-vous de qui vous avez besoin pour atteindre le ou les objectifs poss lors de la runion ? Attention, les 2/3 des participants doivent tre concerns par l'ensemble des sujets abords. Dfinissez votre stratgie par tape Quelles sont les tapes, les contenus, les moyens matriels et le temps prvoir ? Pour vous aider visualiser plus facilement toutes ces donnes, utilisez un tableau plusieurs colonnes.
15
Comment conduire et animer une runion Rdigez votre message Mieux vaut rdiger avec soin une introduction, la premire partie, la deuxime partie, la conclusion et le mot de la fin.
2. La prparation matrielle
Recherchez une date Trouver une date commune qui satisfasse tout le monde n'est pas chose aise. S'il s'agit d'une runion entre salaris d'une mme entreprise, nous vous conseillons d'utiliser la messagerie lectronique de votre socit, si elle existe. L'heure laquelle vous organisez votre runion peut tre dterminante pour sa qualit. Choisissez de prfrence le matin entre 9h et 12h ou l'aprs-midi entre 14h30 et 16h30 Rdigez les invitations Les invitations doivent reprendre la date, le lieu prcis, l'heure de dbut et l'heure de fin de la runion, mais aussi : les objectifs, la liste de participants et une incitation prparer la runion. Rdiger le document et le questionnaire de prparation Le document de prparation prsente sur une seule page les faits et les lments tangibles, les enjeux, le contexte et les informations essentielles lis au sujet de la runion. Le questionnaire de prparation, quant lui, pose sur une page les quatre cinq questions cls qui permettront aux participants de se prparer la runion.
16
Comment conduire et animer une runion Rdigez sur papier ou transparent les objectifs Vous gagnerez du temps et de l'nergie en crivant avant la runion les objectifs et les tapes de votre runion soit sur un tableau de papier, soit sur un transparent.
3. La prparation psychologique
Visualisez le droulement de votre runion Ds que vous avez un moment, si possible dans le calme, droulez mentalement les diffrentes tapes de la runion. Cette reprsentation mentale doit tre la plus fine possible. La connaissance de la salle et des participants peut vous aider visualiser trs prcisment le droulement de votre runion.
IV/Comment animer une runion ?
1. Cadre gnral d'une runion

1.1 L'animateur :
En entreprise, l'animateur de runion est bien souvent le hirarchique direct des membres du groupe. Toutefois, ce rle peut tre dlgu un collaborateur que l'on veut amener la pratique du management, ou encore, en fonction du sujet, tre assum par un expert. Certaines runions se droulent (et fonctionnent d'autant mieux) sans la prsence du hirarchique aux dbats. Il pourra en rester l'instigateur, charg de l'introduction de sance, et celui qui rceptionne les recommandations du groupe.
17
1.2 Les qualits qui doivent tre dveloppes par l'animateur :

Dans tous les cas et quel que soit son statut, mener une runion requiert de l'animateur : un sens de l'organisation prouv : Il doit slectionner les bons participants et les inviter en tenant compte de contraintes multiples (plannings, lieu, logistique...), une capacit tenir plusieurs rles en mme temps : Coordonner et centrer le travail sur la tche pour laquelle le groupe est runi, limiter les digressions, donner chacun un temps d'expression... Et savoir tre " spectateur " de la runion pour analyser son volution. un sens du contact qui ne se limite pas laisance oratoire car l'coute est aussi une qualit essentielle de lanimateur.
1.3 La prparation de la runion :

Pour bien tenir sa charge d'animateur et permettre une runion de bien se drouler, il faut la prparer. Cette prparation consiste pour l'essentiel : bien cerner le sujet pour l'exposer clairement, dfinir et exposer les limites et les contraintes des solutions, arrter le choix des participants, planifier la (les) sance(s).
2. Comment communiquer avec les participants ?

Une composante fondamentale souvent omise pour assurer l'efficacit des runions est de s'assurer la motivation des participants. 18
2.1 Informer les participants :

.La qualit de la prparation en amont jouera fortement dans la motivation du groupe et des individus. Ils ne devront pas avoir, par manque d'informations, le sentiment de perdre leur temps ou de faire de la reprsentation : Ils seront avertis au plus tt de l'objet de la runion et de sa date. Chacun pourra prendre ses dispositions, et en cas d'empchement dlguer au collaborateur comptent. Ils connatront les raisons pour lesquelles on fait appel eux. Ils sauront ce que l'on attendra du groupe (prconisations, solutions, arbitrages...)
2.2 Assurer aux participants qu'ils auront un rle effectif jouer :

En tant qu'animateur, il vous revient de convier les uns et les autres avec discernement, car rien n'alourdit plus une runion que la prsence d'individus dont la place n'est pas justifie. Les diffrentes raisons qui peuvent prsider cette invitation sont : Des comptences et/ou des responsabilits lies l'objet Des informations dtenues essentielles pour la rflexion et la prise de dcision Un rle dans l'excution de la dcision On pourra " briefer " individuellement certains acteurs essentiels de la runion de faon les sensibiliser sur limportance du sujet et viter tout dsistement.
19
2.3 Prendre chacun en considration pendant la runion :

Bien qu'ayant parfois le statut de participant, la position d'animateur ne donne pas un droit d'intervention suprieur celui des autres participants. L'animateur doit : Seffacer (dans la mesure du possible), n'intervenir que sporadiquement et de faon succincte pour laisser les autres occuper l'espace de parole Rguler les changes Il ne doit pas perdre de vue que c'est l son rle principal, et que son comportement doit traduire le respect qu'il a pour le professionnalisme et l'engagement des participants.
2.4 Favoriser l'expression de chaque participant :

Ds lors que vous aurez invit quelqu'un tre prsent, il est de votre devoir qu'il s'exprime. En effet, il est en droit de penser que s'il est l, c'est que vous avez jug utile son apport potentiel. En tout tat de cause, tout participant doit ressentir un sentiment d'utilit, de valorisation externe (hirarchique, groupe) de son exprience, de ses comptences ou connaissances. La satisfaction retire d'une participation efficiente et vritable conditionne la faon dont les personnes se comporteront au cours de runions ultrieures. Ceci est d'autant plus vrai pour un collaborateur nouvel arrivant, un dbutant... pour lui, une invitation une runion est charge symboliquement (preuve de reconnaissance, de confiance...).
20
2.5 Communiquer un ordre du jour :

Pour favoriser l'expression des participants, l'idal est de tenir un briefing rapide d'avant runion ou de communiquer au pralable un ordre du jour dtaill. De cette faon, chacun aura une vision globale de ce que le groupe aura traiter, et peut prparer son intervention et ses questions. Le jour de la runion, vous reprendrez cet ordre du jour et exposerez clairement et dans le dtail l'objet de la runion : Vous poserez les limites du sujet. Vous exposerez la manire dont vous voulez qu'il soit abord. Pour ce faire, vous aurez divis le sujet en 3 4 parties, elles-mmes dclines en sous-parties. Vous dfinirez qui est concern plus spcifiquement par telle et telle partie et les attribuerez nommment. Vous projetterez un timing respecter (reportez le temps consacr chacune des parties). Bien conu, l'ordre du jour refltera votre engagement personnel dans la tche du groupe. Vous en assumerez la paternit et vous pouvez demander les amliorations ou rectifications lui apporter. En procdant de la sorte, vous dgagerez un consensus sur la manire d'aborder le sujet et vous parviendrez limiter les drives. Au mme titre que la motivation, l'implication des participants dans les choix retenus et dans les actions qui en dcoulent est dcisive quant l'efficacit de la runion.
21
2.6 Eprouver les positions du groupe :

L'animateur doit savoir jouer le rle de candide ou encore d'avocat du diable pour prouver les positions du groupe. En effet, surtout chez les groupes ayant beaucoup pratiqu les runions, on voit frquemment apparatre des consensus rapides qui ne sont souvent que l'expression d'une certaine lassitude ou encore de facilit. Pour viter des consensus factices, il faut : pauler le ou les minoritaires, mme si on ne partage pas leur avis, car ils obligent le groupe approfondir la rflexion et argumenter sa position. Crer des vnements du type "mettre les pieds dans le plat", poser des questions droutantes... Naccepter aucune assertion premptoire ou non argumente. viter les rfrences, ou le partage de connaissances sousentendues. Bien des runions s'achvent sur des conclusions fondes sur du sable faute d'taiement des informations qui y ont conduit. La responsabilit de l'animateur est alors entire. Permettre aux opposants d'exprimer leur retenue et ce qui la fonde. Pour autant, tre contre ne doit pas suffire. Vous leur notifierez que faute de proposer mieux, ils seront partie prenante des rsultats de la runion et que chacun sera engag dans les dcisions prises par le collectif.
22
2.7 Rendre chacun partie prenante dans l'excution des dcisions :

Pour impliquer davantage les participants, informez-les que, suite aux dcisions prises, vous tablirez ensemble les responsabilits individuelles sur chaque action et les dlais de ralisation. Quand la dcision finale implique une traduction en actes pour chacun, c'est le groupe lui-mme qui juge bon de parvenir une entente unanime. Cette entente a de plus l'avantage de vous garantir que des rsistances ne surviendront pas aprs coup, lors de la mise excution des dcisions. Pour entriner ces dcisions, il vous faut rapidement acter les rsultats de la runion. Un rapporteur aura t charg de les consigner par crit fin de diffusion sous forme de compte-rendu. Ce rle ne doit pas vous choir car vous aurez dj fort faire. Il sera dlgu l'un des participants qui aura donn son accord au pralable afin de l'assumer paralllement son rle de participant en sance.
V/Check-list
Une REUNION est compose dun enchanement doprations complexes, prenant en compte une srie dtapes de dures ingales. Toute runion vise entraner une transformation de ltat dun systme, elle vise pour cela apporter une certaine valeur ajoute. Dans tous les cas elle reste un lieu dimension humaine.
23
AVANT
Prvoir
PENDANT
APRES
COMPETENCES
PREPARER DECIDER AGIR DIRIGER CONSTRUIRE ORGANISER OPERATIONNALISER DONNER DU SENS
Choisir le type de Prsider prciser lavance les rles fonctions et runion tches de chacun des intervenants Mettre en perspective par rle du prsident dans rapport au programme ou lanimation au projet annuel de travail rappeler la place du pilote Planifier la dure et les tapes de la runion (information, discussion, dbat, production, pauses, valuation) Vrifier lquipement des locaux de runion (prises, instruments de communication, emplacement des toilettes, vacuation en cas durgence) Hirarchiser les points lordre du jour ( ne pas oublier la Loi des rendements dcroissants) Ngocier la runion Confirmer les finalits Etablir les critres de faisabilit (cots, autorisations, rservation des locaux,
Prparer
Piloter
place de lanimateur fonction de lanimateur obligations de lanimateur gestion du temps
Rappeler au(x) ANTICIPER responsable(s) hirarchique(s) IMPLIQUER les dcisions MOBILISER prises Proposer un plan de suivi de laction entreprise
MOTIVER
superviser les tapes Faire circuler de travail des
24

possibilits par rapport aux contraintes du calendrier) Dfinir les effets attendus participants tour tour :

linformation (valuation, amliorations envisager, receveurs consommateurs remdiations prvoir, auprs producteurs dinformations des partenaires) ou de communication
Organiser
problmes administratifs (signatures des listes de prsence, distribution des documents indispensables, etc) Fixer les objectifs Animer Rappeler les consignes (dure, de la runion effets attendus, dsignation du ou des Elaborer la liste rapporteurs) des produits attendus (compte-rendu, procs-verbal, relev de dcision) Concevoir les consignes (tches rpartir) qui tablit la liste des personnes convoquer/inviter qui envoi la convocation qui signe la convocation prsence du jour et heures de dbut et de fin prsence de lordre du jour tous les documents
CONTROLER
Vrifier contrler
Garder le temps
DIFFUSER Noter les principales tapes sur un support prvoir (tableau, lvolution du INFORMER retroprojecteur, etc) ou des projets
suivre le budget
REDIGER
COMMUNIQUER ANTICIPER PLANIFIER PROJETER
Reformuler (faciliter le travail, juguler les bavards) Synthtiser (recadrer le dbat, rappeler les objectifs) Conclure :

prparer le bilan
points daccord points de
25

fournir existentils ? (plan daccs, ordre du jour, documents dinformation, etc) coordonnes prcises du responsable joindre Communiquer Prendre contact avec les participants (Ngocier la date, explorer la faisabilit, valuer les champs dintrt) Faire valider les objectifs par le(s) responsable(s) institutionnel Rsultats obtenus dsaccords points approfondir.
Fixer la date de la runion suivante
Rdiger le document final Faire valider le document produit Diffuser le document dans les dlais annoncs
EVALUER
Elments de comptence* pris en compte : ORGANISER EXPOSER - REDIGER GERER LE TEMPS MEMORISER EXPOSER RESUMER SYNTHETISER EXPLIQUER - INFORMER COMMUNIQUER - NEGOCIER REGULER REMEDIER QUALIFIER
Conclusion
Une runion efficace ne s'improvise pas. En plus de sa fonction premire d'organisateur et de rgulateur des changes, l'animateur recherchera les moyens de motiver et d'impliquer les participants pour qu'ils donnent le meilleur d'euxmmes. Bien des runions dsordonnes et rptes aux
26
Comment conduire et animer une runion conclusions htives s'expliquent par la non prise en compte de ces deux dimensions fondamentales. Pour tre motivs, les participants devront tre informs en temps et en heure des tenants de la runion, du rle qu'ils auront jouer et l'animateur, en rgulant les changes, assurera les conditions propices l'expression de chacun. En outre, parties prenantes dans la qualit des dcisions prises et dans leur mise excution, les participants se sentiront engags dans les consquences pratiques de la runion qui de ce fait trouvera son efficacit.
VI/Runion de projet
Grer une quipe est toujours un exercice dlicat. Et celui-ci se complique davantage lorsquon est introduit dans lentreprise en tant que consultant extrieur. Il faut alors prendre ses marques, faire connaissance avec les collaborateurs, sassurer de leur entire coopration, etc. La runion de projet constitue la clef de vote dune bonne harmonie au sein de lquipe et il est ncessaire de respecter un certain nombre de critres afin dinstaurer un climat de travail constructif. Rappelons-le, celui qui mne bien cette premire runion a dj toutes les cartes en main pour russir sa mission
1. Quelques remarques sur la prparation

1.1. Les prconisations matrielles
Si comme tout consultant, vous matrisez la conduite de runion, deux points nous semblent nanmoins devoir tre rappels. Il est dabord toujours payant de runir lensemble des acteurs du projet et non pas seulement
27
Comment conduire et animer une runion le top management. Cest en impliquant chaque rouage que vous susciterez ladhsion et que vous vous assurerez de limplication et de la coopration de tous. Il est aussi crucial de soigner votre prsentation et le recours loutil informatique est conseill. La qualit et le srieux de votre expos commanderont largement votre crdibilit auprs de vos futurs collaborateurs et leur adhsion corrlative. Surtout, cette prsentation initiale fait rfrence et constitue un parfait indicateur du niveau dexigence attendu sur le projet.
1.2. Lavantage psychologique

Une runion fructueuse ne peut se dispenser dune bonne prparation psychologique. En tant que consultant externe, vous aurez sans doute vous familiariser avec une entreprise que vous ne connaissiez peut-tre pas jusque-l. Tchez de vous informer sur les collaborateurs qui travailleront avec vous et sur leurs prcdents travaux. Cela vous permettra danticiper leurs ractions et de vous montrer plus sr de vous. Nhsitez pas, enfin, organiser la runion dans un lieu connu et apprci de tous. Un simple bureau de travail peut se rvler plus efficace pour crer une ambiance de partenariat quune grande salle de runion trop formelle. Afin dviter lcueil des runions striles et sans fin, il est indispensable den circonscrire le primtre lavance. Fixez un ordre du jour, des objectifs prcis et une dure arrte votre runion. Faites part de ce cahier des charges chaque collaborateur convi, et nhsitez pas rappeler ces impratifs en cours de runion ds lors que la discussion sgare.
28
2. Premier contact
2.1. Un dlicat dosage entre sympathie et srieux
Cest bien connu, la premire impression est toujours la plus importante. Il vous faut donc particulirement soigner votre image auprs du groupe de travail. Le plus dlicat consiste alors se montrer la fois sympathique et srieux. Mettez en avant votre savoir en soulignant vos anciennes expriences. Expliquez ce que votre propre employeur attend de vous, mais ne ngligez pas pour autant votre ct humain : jouez la carte de lhumour, sourire facilitera grandement votre acceptation.
2.2. Instaurer le dbat

Ultime responsable du projet et en cela dcideur, noubliez pas de prciser quun dbat est ncessaire afin que chacun puisse exprimer ses commentaires et ses rticences ventuelles sur le travail qui lui est demand. Vos nouveaux collaborateurs doivent comprendre que vous tes extrieur lentreprise et que vous tes prt prendre en compte le fonctionnement traditionnel de celle-ci sans imposer par la force votre propre vision.
3. Lart de mener la discussion

La discussion autour du projet constitue la principale pierre dachoppement de tout nouveau conducteur de projet. Cest l quun vrai leader doit montrer sa force de persuasion.
3.1. La diplomatie, votre meilleur atout

Le dbat qui suit lexpos constitue gnralement votre premier contact direct avec les salaris. Cest l que vous devez gagner leur attention et leur respect. Dans la
29
Comment conduire et animer une runion mesure du possible, adressez-vous eux nominativement. Vous montrerez ainsi un intrt personnel. Comme tout bon animateur de runion, tchez dimpliquer tous les membres et dtre attentif leurs suggestions. Cela ncessite une bonne gestion du temps de parole de chacun, afin de ne pas laisser la discussion tre monopolise par les caractres les plus affirms. Vous devrez sans doute pour cela vous montrer ferme et interrompre certains intervenants pour laisser parler les autres. Afin de rendre latmosphre un peu plus chaleureuse dans votre quipe de travail, vous pouvez proposer de finir la runion autour dun verre. Vous serez mieux mme de vous intgrer en faisant connaissance individuellement avec les salaris et en coutant les requtes des personnes nayant pas pris la parole.
3.2. Etre sensible toutes les opinions

La russite de votre mission dpendra fortement de la confiance que vous tmoigneront les salaris. Celle-ci ne vous sera pas acquise de facto, et vous devrez la mriter. Essayez dtre la fois attentif et sensible. Ne froissez pas vos interlocuteurs et laissez les caractres saffirmer tout en veillant ne pas vous laisser diriger. Vous devrez ainsi veiller flatter les plus audacieux et suggrer lintervention des plus timides. Toute la difficult consiste comprendre les motivations de chacun et prendre en compte toutes les remarques, quelles quelles soient. Il sagit pour vous dcouter, de lire entre les lignes et de comprendre ce que pensent rellement vos collaborateurs. Lorsque vous aurez compris ltat desprit de tous les salaris, vous serez mme de repartir au mieux les tches et de dsamorcer les conflits internes qui ne manqueront pas de survenir.
30
Nhsitez jamais inscrire sur votre tableau toutes les ides qui sont mises au cours du dbat, y compris les plus farfelues et les moins dignes dintrt. Vous tmoignerez ainsi de votre considration pour lopinion de chacun. Vous pourrez ventuellement revenir plus tard sur les lacunes et les dfauts de celles-ci
3.3. Une dtermination toute preuve

Cest vous de dcider de langle prendre pour mener bien le projet. Ne vous laissez pas submerger par les avis dautres personnes, sous prtexte quelles connaissent mieux lentreprise que vous. Vous devez affirmer votre matrise du projet et votre dtermination afin de fdrer les forces autour de vos dcisions. tre un bon leader, cest avant tout guider vos associs, convaincre les rfractaires et bien expliquer les moyens mettre en uvre et le travail attendu. En tant quanimateur de la discussion, essayez de garder le silence pour couter les salaris sexprimer. Il est souvent plus judicieux dattendre leurs ractions plutt que dexprimer une rponse que vous connaissez. Vous montrerez ainsi une fois de plus votre intrt pour le groupe et susciterez davantage dimplication de sa part.
4. La communication comme outil de gestion de projet

Une de nos plus grandes aptitudes est notre capacit communiquer. Elle nous permet de partager nos ides les plus brillantes et nos sentiments les plus profonds et nous place part parmi les autres espces de par notre capacit
31
Comment conduire et animer une runion raliser, ensemble. La communication est une aide la gestion de projet pour atteindre les objectifs en canalisant linformation verticalement, transversalement, lintrieur et lextrieur de lorganisation. La communication offre la gestion de projet, une direction, et une raction en retour :
Direction : pour les directeurs et ceux chargs de la mise en oeuvre du projet, elle indique o aller (cest-dire quoi raliser), comment, pourquoi utiliser telles ressources, et sur quelle dure Raction : la direction de projet reoit en retour de linformation au sujet de lefficacit du projet au niveau de sa conception et des progrs raliss sur le terrain, savoir o a ne marche pas, de quelle manire ajuster le projet, et qui et quoi ncessite de lattention afin de rester dans la bonne direction.
4.1 Crer un style de gestion 'ouvert et accessible'

Crer une atmosphre qui encourage le partage de linformation et favorise le dveloppement dun rseau est la cl dune gestion de projet efficace et dmocratique. Si cette atmosphre nest pas prsente, la direction du projet sinterroge pour trouver des solutions. La direction du projet, de mme que le personnel et la communaut, peuvent craindre de parler trop, et ne pas vouloir partager linformation. Ceci entretient la suspicion et les rumeurs lintrieur et lextrieur de lorganisation, avec des consquences qui peuvent tre srieuses pour le projet.
32
4.2 La communication pour une gestion dmocratique

Il est vital dencourager une communication continue et ouverte lintrieur et lextrieur de lorganisation. Si linformation au sujet de lorganisation et des buts du projet est cantonne un cercle rduit de personnes, cette direction se comporte de manire non dmocratique et peut tre conteste. En tant que directeur ou responsable de projet, retenir de linformation pendant un certain temps peut, dans certaines circonstances, savrer pour vous tre un choix stratgique. Mais ceci ne devrait pas tre la norme. Dans tous les cas, linformation finit tt ou tard par sortir au grand jour. Pour la direction de projet, le personnel et les membres de la communaut, pouvoir sexprimer spontanment permet de se librer. Ceci permet aussi de faire la lumire sur les fausses supputations qui peuvent saboter des projets, mme bien conus. En tant que directeur de projet, plus vous avez accs linformation, meilleures seront les dcisions que vous prendrez. Vous devez aussi, dessein et activement, couter cest--dire encourager votre personnel venir partager ce quil a dire, et quil sache quil sera rellement entendu et soutenu, et non pas rduit au silence ou peru comme un problme.
4.3 La communication comme motivation

Les gens se sentent sans importance et inutiles dans un projet si on ne leur dit pas ce qui se passe cest--dire comment le projet volue. Ceci vaut tout aussi bien pour les membres de lorganisation que pour les membres de la communaut concerns. Si vous faites leffort de faire savoir au sein de lorganisation ainsi quaux membres pertinents de la communaut quoi sert le projet, et comment il progresse, alors tous sentent quils/elles font partie
33
Comment conduire et animer une runion du programme, tout le monde se sent bord. Ceci aide motiver et encourage la participation du personnel et de la communaut. Cela contribue aussi crer un volume significatif de connaissances partages par un large ventail de personnes ce qui renforce llan et limpact du projet au fur et mesure quil se dveloppe.
4.4 Pratiquer la communication ouverte dans la gestion au jour le jour

Le partage de linformation par tous doit tre peru de manire positive, et rcompens. Des occasions et des forums de communication et de partage de linformation doivent tre particulirement encourags et mis en place. Ils peuvent tre formels ou informels. A part les runions dorganisation classiques et orientes vers un but prcis (comme les runions de planification, les briefings, les runions du personnel et comptesrendus), voici quelques autres suggestions.
4.5 Runion sur lavancement du projet

Suivant la complexit des projets, ces runions devraient tre organises de manire hebdomadaire, de prfrence au dbut de la semaine et tt dans la journe. Tous les membres de lorganisation sont invits. Ltat ou la situation de chaque lment du projet est examin brivement. Les progrs raliss sont exposs sommairement et les situations de blocage exposes au grand jour. Tout membre peut faire des propositions constructives. Les prochaines tapes ou points daction sont dcids. De cette manire, chaque lment est enregistr et catalogu afin de mettre en place un agenda pour la prochaine runion davancement du projet (voir la section Gestion de runion).
34
4.6 Correspondance
Cest un axe de communication vident qui nest pas souvent utilis de manire efficace. Toute lettre, fax, courrier lectronique, etc., devrait tre amical et personnel, de mme quinformatif, instructif et concis. Il est trs utile denvoyer une copie de la mme lettre aux personnes cls impliques qui ont besoin de connatre les dveloppements, les dcisions raliss, etc. Les remerciements et rsums des runions informelles et formelles (avec les points qui demandent dagir, bien souligns) et envoys tous les participants aux runions, sont une bonne faon de sassurer que les dcisions prises alors seront mises en oeuvre. Ceci fournit aussi de linformation qui pourra tre utilise dans les rapports internes ou destins aux bailleurs de fonds. Les notes de remerciements ne devraient pas tre oublies non plus elles font partie de la correspondance normale elles sont lhuile qui permet aux rouages du projet de tourner sans encombre. Les directeurs ne doivent pas minimiser limportance de lenvoi de lettres la fin du projet afin de remercier les principaux participants. Ceci est trs important pour le moral du personnel et cette reconnaissance peut les aider aussi dans leur carrire. Les lettres de ce type sont aussi envoyes pour remercier les participants des communauts (souvent non rmunrs) pour leur rle dans le succs du projet.
4.7 Panneaux daffichage

Toute chose digne dintrt et toute information doivent tre affiches en un lieu situ dans les locaux de lorganisation o la plupart des gens passent, se rassemblent ou passent du temps attendre. Ceci inclut les bonnes et les mauvaises nouvelles, les 35
Comment conduire et animer une runion nouvelles personnelles, les coupures de journaux, les choses vendre ou changer, tout ce que les gens voudraient partager.
4.8 Calendrier
Un calendrier de la mise en oeuvre du projet, affich laccueil ou dans le bureau principal, montrant les activits planifies, peut tre utile (voir le Chapitre 2, Planification de laction). Les dates de dbut et de fin des activits doivent tre indiques sur le plan. Ce peut tre une bonne manire de communiquer les plans, le progrs ralis, et les difficults du projet.
4.9 Runions et dbats dinformation au public

Les runions et dbats dinformation au public offrent de bons forums o lensemble de la communaut (et pas uniquement ceux qui participent directement au projet) a une chance de donner son avis. Les sances doivent tre prsides fermement mais de manire quitable. Inviter des hommes politiques ou des personnalits en vedettes au dbat peut attirer une foule supplmentaire et animer les discussions.
5.'Remue-mninges'
Comment obtenir dun groupe des ides innovantes Quand vous travaillez un projet, vous avez souvent besoin dides innovantes pour rsoudre vos problmes. On dit frquemment que travailler en groupe aide lmergence dides nouvelles. Cependant, il peut arriver aussi que quand vous sollicitez de nouvelles ides auprs dun groupe, rien ne soit propos. Parfois, les ides qui voient le jour sont rejetes par le reste du groupe, ce qui peut dissuader les autres personnes de proposer toute autre ide innovante quils pensent inutilisable ce moment prcis. Le
36
Comment conduire et animer une runion remue-mninges a t dvelopp justement pour dpasser ces problmes (Le mot remue-mninges est utilis dans plusieurs phases danalyse de la situation et de conception du projet.). Bien quil soit devenu un mot du vocabulaire courant, peu de gens savent que, pour employer cette technique, il faut certaines aptitudes et quil existe des recommandations suivre afin de le rendre beaucoup plus efficace.
Le remue-mninges peut tre divis en deux phases : La runion proprement dite. Lvaluation des ides issues de la runion
Durant lexercice de remue-mninges, vous vous apercevrez que les participants veulent faire des commentaires sur les ides des uns et des autres. Cela doit tre vit car cela tend empcher lexpression des ides extravagantes ou folles qui, en gnral, aident tablir une atmosphre douverture et de crativit, primordiale pour le succs dune runion. Parfois, mme, les ides extravagantes peuvent savrer contenir les bases dides valables et intressantes qui pourront tre mises en oeuvre dans le projet.
5.1 Les tapes du remue-mninges
1. Dsignez un meneur de runion. 2. Prparez un tableau papier, un tableau noir, des fiches, ou dautres supports dcriture afin que tout le monde puisse lire les ides. 3. Si le groupe le souhaite, dsignez un preneur de notes (qui peut tre la mme personne que le meneur). 37
Comment conduire et animer une runion 4. Dfinissez le sujet du remue-mninges. Assurez-vous que tout le monde comprend et est daccord sur ce sujet. 5. Expliquez les orientations pour le remue-mninges et ventuellement crivez-les l o tout le monde peut les voir Toute ide est valable Aucune critique ou louange nest permise Ne pas interrompre celui qui parle Etre bref et clair Il est permis de demander la clarification dune ide mais pas den dbattre Ne pas tre effray dtre original et extravagant Il est permis de laisser passer un point si vous navez aucune ide
6. Encouragez les ides merger du groupe. Pour commencer, on peut demander chaque personne dapporter sa contribution. Vous pouvez prendre la parole tour de rle ou demander nimporte qui de rpondre 7. Quand le temps imparti est termin, ou que plus aucune ide nouvelle nest gnre, le meneur clture la sance de remue-mninges 8. Lvaluation des ides se fait juste aprs la fin de la sance ou bien le groupe dcide dune date pour le faire.
38
5.2 Lvaluation des ides

Il nexiste pas de rgles spcifiques, et cela peut se faire de diffrentes manires. La mthode suivante est souvent utilise : 1. Donnez quelques minutes aux participants afin quils examinent toutes les ides. 2. Demandez aux participants si certaines ides peuvent tre groupes en points similaires. Assurez-vous que tout le monde est daccord dans le groupe. 3. Rejetez les ides qui ne marcheront pas, mais assurez-vous que tout le monde est daccord. Il pourrait y avoir des valeurs caches dans des ides extravagantes 4. Rvisez les ides qui ne sont plus claires. A la fin de la sance vous aurez obtenu une liste dides exploitables et intressantes qui peuvent tre utilises dans le travail futur. A ce stade, il faut se mettre daccord sur les points suivants : comment les ides seront-elles insres plus avant dans le projet ; qui travaillera dessus ; et quand les rsultats seront-ils rvls au groupe.
5.3 Le rle du meneur

Pendant la sance de remue-mninges, le rle du meneur est de : Poser des questions. Aider formuler des ides brves. Indiquer au preneur de note ce qui doit tre retenu. Eliminer les jugements de valeurs, les critiques, etc Maintenir le dynamisme de la sance. 39
Comment conduire et animer une runion Essayer de sassurer que tout le monde participe. Sassurer que le groupe suit les orientations. La premire fois que vous participez une sance de remuemninges, il peut vous paratre gnant de ne pas tre autoris dbattre des ides. Cependant, cest la partie essentielle de la mthode, et si vous lavez essaye une fois avec un meneur comptent et un groupe motiv vous verrez quelle marche. Si vous devez mener une sance de remue-mninges pour la premire fois sur un sujet important, ce peut tre une bonne ide que dessayer la mthode dans le cadre dune sance exprimentale organise exprs autour dun sujet moins important (par exemple sur le nom du projet ; un slogan pour le projet ; une problme mineur du projet, etc.). Aprs cet exercice prliminaire de remuemninges, les participants seront plus laise et plus efficaces lors de dune sance traitant une question plus importante.
6. Gestion de runion
Pour faire une bonne runion, vous devez : prparer, diriger, et assurer un suivi appropri. Les runions peuvent tre trs coteuses en terme de temps pris sur les autres activits. Par exemple, si vous organisez une runion pour 6 personnes pendant 3 heures, cest lquivalent de 18 heures de travail environ la moiti du nombre dheures hebdomadaires dune personne pour une seule runion ! En suivant les recommandations ci-dessous, vous pourrez organiser des runions qui ne seront pas une perte de temps.
6.1 Se prparer pour la runion

La premire chose considrer est pourquoi vous voulez une runion. 40
Comment conduire et animer une runion Est-ce parce que vous voulez : Transmettre de linformation ? Prendre des dcisions ? Planifier ? Ngocier ? Etc. ?
Lobjectif de la runion doit tre clair non seulement pour vousmme mais aussi pour tous les participants. Il doit tre clair la fois dans lagenda et lors de lexpos douverture de la runion. Les aspects les plus pratiques de la prparation consistent : 1. Dcider de la date et du lieu. 2. Faire un agenda et le distribuer suffisamment tt avant la runion. Si un agenda crit nest pas appropri, vous devez vous assurer que tous les participants reoivent linformation ncessaire oralement. 3. Distribuer rapidement, ou plus tard, tout document ncessaire et le faire suivre en mme temps que lagenda 4. Mettre en ordre la salle ou le lieu de runion (tables, matriel audiovisuel, boissons et casse-crote, etc.). Vous devez vous assurer que la salle est assez grande pour pouvoir accueillir tout le monde
En ce qui concerne le contenu de la runion, vous devez : 1. Connatre les participants
41
Comment conduire et animer une runion 2. Lire les documents 3. Dcider des moyens de faciliter les discussions. 4. Dcider de la dure de la runion. 5. Considrer les opinions des participants au sujet des thmes de la runion.
vitez les problmes suivants :
une runion sans objectif ou sans ordre du jour imprim;
des objectifs si vastes quils seront impossibles atteindre;
une runion convoque par routine et non par besoin; une longue runion sans pause.
6.2 Diriger la runion

Comment conduire une runion : 1. Indiquez aux participants qui prsidera la sance 2. Choisissez une personne qui prendra les notes et prparera les minutes (rapporteur). 3. Prsentez tous les participants 4. Prsentez le but de la runion. 5. Discutez dun seul thme la fois.
42
Comment conduire et animer une runion 6. Introduisez chaque thme afin daider les participants comprendre pourquoi le thme est discut et ce que lon espre tirer des discussions (dcisions, nouvelles connaissances, etc.). 7. Essayez de vous assurer que tout le monde participe aux discussions. 8. Concluez la fin de chaque thme 9. Si des actions doivent tre dcides, assurez-vous quau moins une personne est en charge de les raliser et quun plan dexcution prliminaire est accept. 10. Respectez lagenda et le temps allou.
6.3 Stimuler la discussion

1. Encourager toutes les ides mme les ides incompltes. 2. Inviter la contribution :
lorsque les participantes et les participants sont silencieux et hsitent rpondre;
lorsque des individus ont une expertise dans laquelle vous pouvez puiser;
aller chercher lopinion des membres qui ne se sont pas prononcs. vitez les problmes suivants :
obtenir plus dopinions que vous pouvez analyser dans le temps permis;
43
solliciter des opinions quand une dcision a dj t prise;
vous loigner du sujet dans un effort de recueillir des opinions;
demander plusieurs reprises lopinion de quelquun qui ne veut pas sexprimer;
poser vos questions de faon dominer (i.e. Eh bien! As-tu une meilleure solution?). 3. Assurer la comprhension :
si une mise au point semble ncessaire (afin de clarifier);
lorsquil existe une possibilit de conflit; lorsque vous devez prendre une dcision. En toute circonstance, vitez :
un ton ou des mots qui suggrent que vous ne voyez pas une valeur relle dans les propos de lintervenante ou de lintervenant;
de poser une srie de questions qui donnent limpression que vous faites subir un interrogatoire lintervenante ou lintervenant.
6.4 Maintenir le focus

1. Sen tenir au sujet

Diffrer les discussions non pertinentes en : rappelant les objectifs et les contraintes de temps;
44
prenant des notes sur les actions prendre aprs la runion.
Reporter plus tard un nouveau sujet en :
indiquant lintervenante ou lintervenant que vous reviendrez son sujet plus tard;
notant de revenir sur ce sujet sous une autre rubrique (i.e. affaires nouvelles);
revenant ce sujet au moment appropri.
Remercier les participantes et les participants qui aident le groupe sen tenir au sujet.
2. Noter les ides et dcisions cls
Prendre des notes de faon visible (i.e. tableau confrence, rtroprojecteur).
Confirmer que les ides principales et les dcisions sont notes sil sagit :
de rsolutions, demandez la ou le secrtaire de relire la rsolution avant de procder au vote;
dun consensus, assurez-vous que le texte propos reflte bien lide du groupe.
vitez les problmes suivants :
interrompre brusquement une participante ou un participant dans vos efforts de vous en tenir au sujet;
oublier de retourner une personne qui aurait mis une ide prmaturment dans les discussions;
45
choisir comme secrtaire une personne qui aurait un agenda cach ou qui biaiserait les notes pour favoriser son point de vue.
6.5Contrler les situations problmatiques

1. Arrter les conversations priphriques lorsque le ton et le volume interfrent en demandant aux personnes de partager leurs ides avec le groupe. vitez :
de vous objecter chaque petit bruit ou conversation brve;
dhumilier des personnes; ceci ne produit rien et nuit latmosphre de votre runion.
2.viter les digressions en profitant dune pause pour intervenir et :

reprendre la parole; indiquer la contrainte de temps; diriger une question une autre personne.
3. Contrer la domination dune personne en :

la remerciant pour sa contribution; indiquant limportance de connatre lopinion dautres personnes;
46
6.6 Le suivi
Que faire ensuite : Prparez les minutes, envoyez-les pour examen au prsident de sance et ensuite distribuez-les aux participants ds que possible aprs la runion. Mettez en pratique les dcisions prises pendant la runion Contenu de lagenda 9 Date et heure de la runion 9 Lieu 9 Objet de la runion 9 Liste des sujets couvrir 9 Liste des participants 9 Personne/institution responsable de la runion Les runions peuvent tre plus ou moins formelles. Si elles sont du genre informel, il vaut mieux utiliser une structure souple pour prparer et diriger la runion. Cependant, il demeure important que vous preniez en compte tous les points mentionns ci-dessus. Si vous navez pas bien prpar et dirig la runion, vous vous apercevrez que vous avez gaspill le temps de tout le monde. Les runions rgulires du groupe de gestion du projet sont plus informelles que celles avec le Comit dorganisation ou le village. Normalement, le directeur de projet sera le prsident de sance et un membre du personnel administratif rdigera les minutes. Il est toujours bon davoir un agenda crit de sorte que tous les participants sachent ce qui va se passer, et vous tes assur de vous souvenir de tous les sujets discuter. Afin de simplifier les
47
Comment conduire et animer une runion choses, vous pouvez opter pour un agenda fixe pour toutes les runions du groupe de gestion de projet. Si la runion sadresse des personnes illettres vous devez trouver un moyen de leur faire passer la mme information par lintermdiaire : Du chef de village Des reprsentants des femmes du village Des organisations de village Etc
VII/Les comportements de groupe

Le comportement social des individus, comme des animaux, est soumis des rgles dinteraction. Inconsciemment, les corps se rpondent et se livrent des jeux de pouvoir et de sduction : ils se provoquent, se drobent, se font la cour Il existe trois catgories de raction. Lhostilit, par exemple, peut se manifester par : Linhibition : on serre le poing, mais le geste dhostilit sarrte l. La substitution : on excute le geste sur un objet ou sur quelquun. On tapote sur la table, tel le taureau nerv qui gratte la terre. Le transfert : le geste change en plus de son objet. Lhomme se frotte le nez, exprimant inconsciemment que la moutarde lui monte au nez.
48
Comment conduire et animer une runion Dans un groupe, les participants adoptent galement des postures identiques ou inverses. Veillez particulirement ces situations : elles traduisent les oppositions ou les alliances. Les personnes qui ont les mmes attitudes sont du mme avis, surtout si elles changent dattitude en mme temps : par exemple pour se croiser les jambes. Vous pourrez ainsi identifier les sous-groupes constitus. Ces mimtismes du comportement ont t principalement utiliss par la programmation neurolinguistique (PNL).
1. Comment grer un conflit lors dune discussion

Le conflit est normal, inhrent au travail en quipe. Limportant nest donc pas de chercher lviter tout prix, mais de savoir le transformer en une discussion constructive, gnratrice de solutions et non dommageable pour les relations interpersonnelles de lentreprise. Un des secrets dun bon management est de savoir dsamorcer un conflit avant quil ne dgnre ! Sachez discerner en premier lieu si vous tes en face dun conflit ou dun simple dsaccord. Dans le second cas, il nest pas forcment ncessaire de chercher le solutionner. En revanche, un dsaccord peut se transformer en conflit si lmotionnel est trop sollicit. Calmez alors le jeu, et rationalisez les propos de chacun.
1.1 Comprendre les comportements de chaque protagoniste

Identifier lorigine du conflit
49
Comment conduire et animer une runion Chacun ragit de manire diffrente. Lintroverti aura besoin dun temps de rflexion tandis que lextraverti sera au contraire trs spontan dans ses ractions. Lun peut aussi tre plus intuitif dans sa perception des choses, lautre plus rationnel la simple diffrence de personnalit peut tre une source de conflit majeure, quil faut savoir dcrypter temps. Le premier travail faire est donc de reconnatre ces diffrences de comportement, puis dapprendre accepter cette diffrence. Grer les comportements Un individu en colre sera trs difficile calmer chaud . Prfrez alors reporter la runion dun quart dheure, proposez une pause caf, etc.. pour lui laisser le temps de se calmer. Une autre solution est dignorer ses paroles et ses actes, en restant concentr sur le sujet de la runion. Au bout dun moment, votre interlocuteur se calmera de lui-mme, voyant que son agressivit ne donne aucun rsultat. Attention pige ! Mme si vous devez faire preuve dcoute envers vos interlocuteurs, gardez vos distances avec vos motions. Soyez centr sur des objectifs rationnels, sur les problmes rsoudre plutt que sur ce que vous ressentez. Ne prenez pas les comportements agressifs de vos interlocuteurs pour vous.
1.2 Pratiquer l'empathie

couter plus quargumenter
Face une ou plusieurs personnes en colre, usez de tous vos talents dcoute. Mme si vous tes tent denfoncer le clou en
50
Comment conduire et animer une runion confirmant vos positions, soyez ouvert la discussion. Donnez-leur galement des preuves que vous les avez bien entendues. Acquiescez aux remarques que vous jugez pertinentes.
quilibrer la discussion
Une fois vos interlocuteurs plus calmes, affirmez vos positions en les tayant de bonnes raisons rationnelles. Sil ny a pas de discussion possible, tentez de faire intervenir une tierce personne dans le dbat, ou envisagez un compromis. Votre raction doit en fait tre adapte limportance de lenjeu.
1.3 Dix talents pour grer un conflit

Reconnatre lexistence de lautre Accepter la diffrence Savoir justifier son point de vue Ne pas se disperser Laisser de ct ses motions Se concentrer sur les problmes, non les hommes Ecouter lautre de manire active Reformuler les ides de chacun pour les clarifier Trouver des compromis Proposer des alternatives
51
1.4 Matriser plusieurs stratgies

Selon le type de conflit et les enjeux en prsence, sachez adapter votre discours pour arriver une conclusion positive. Dans le cadre de lentreprise, russir bien grer un conflit doit tre synonyme de rsolution dun problme. Dans le cadre dun conflit ouvert, vous pouvez : vous incliner, si vous estimez les relations personnelles plus importantes que lenjeu du conflit gnrer un compromis, si vous souhaitez privilgier la fois lenjeu professionnel et les relations personnelles Transformer le conflit en collaboration, si vous en avez le temps, par le biais de la discussion en jouant sur les deux plans, affectif et rationnel. Et bien sr, vous pouvez choisir de rester sur vos positions, si le problme rsoudre est plus important que les relations personnelles. Mais ce moment-l le conflit restera latent Conseil Ds quun conflit se dclare, imposez vos interlocuteurs et vousmme de clarifier le problme : parlez-vous de la mme chose ? En cas de conclusions divergentes, quelles mthodes avez-vous utilis ? Nombre de conflits ont leur source des incomprhensions et une mauvaise communication.
VIII/Comprendre le langage du corps en runion

Notre corps parle notre insu. Avec un peu dobservation et de pratique, vous serez en mesure de dceler les sentiments cachs
52
Comment conduire et animer une runion derrire une posture ou un geste. En runion, rpulsions et attirances sexpriment leur plus haut degr. Apprenez reconnatre leurs signes : le corps des participants en dit souvent plus long que leurs paroles. La plupart de nos gestes ne se prtent pas une lecture unique. Ils sont socialiss : selon le contexte, la personne, lintention, ils nont pas la mme signification. Nous jouons donc de nos gestes, comme ils se jouent de nous quand ils nous chappent et deviennent involontaires. Prtendre dresser un lexique des gestes ne peut tre que caricatural. Cela ne signifie pas pour autant que les indices ne sont pas votre porte pour comprendre le langage des corps.
1. Les corps et lespace

Si les hommes ont appris adapter leurs gestes aux situations sociales, rares sont ceux qui savent matriser les postures de leur corps. Soyez attentifs aux positions du tronc, des membres et de la tte. Un dos vot, une tte rentre dans les paules, des bras croiss sont des positions de fermeture. Elles peuvent exprimer la rsistance au changement par exemple. 1. Essayez de voir quelle catgorie de posture appartiennent les corps des participants. En rgle gnral, le rejet se traduit par la rigidit et la contraction.
53
Comment conduire et animer une runion La confiance sexprimera travers une posture dtendue. 2. Notez ensuite la manire dont les participants occupent lespace de la pice. Les distances entre les corps rpondent des normes sociales trs strictes. En runion, la distance moyenne entre deux interlocuteurs oscillera gnralement entre 1,20 m et 2,10 m. Surveillez les mouvements de recul : loignement et rapprochement traduisent rpulsions et attirances. 3. Observez enfin l'orientation des corps : Le face face signifie louverture, la position dangle la mfiance, et le dos tourn marque le refus. Notez aussi les personnes assises en retrait : elles prennent de la distance par rapport au groupe.
2. Les gestes et leur sens

La plupart des gestes peuvent tres dcods par tous. Ainsi se tenir la tte dans les mains marque gnralement la rflexion. Certains, comme ceux de laccueil, de la menace et de la soumission, sont mme inns et universels. La menace sexprime par le fait de ramener vers soi les bras replis (pour tre prt donner un coup) et de hausser les paules pour augmenter sa 54
Comment conduire et animer une runion carrure, au contraire de la soumission. Laccueil se fait systmatiquement en relevant la tte, puis les sourcils. Le mouvement corporel peut tre volontaire. En runion, ce sont les manifestations involontaires qui sont les plus loquentes. Car elles expriment physiquement ce que les participants sont obligs, socialement, de taire : par exemple lagacement que procure un subordonn ou un suprieur hirarchique. Les manifestations involontaires sillustrent par : Les gestes signaux. Ces gestes incontrlables sont gnralement trs clairs. Ils expriment spontanment les motions : surprise, satisfaction, contrarit... Ils peuvent sassocier des symptmes incontrls : rougeurs, difficults respirer Les gestes adaptateurs. Chaque individu possde des gestes propres qui tiennent du rituel. Ils sont tourns vers soi, autrui ou un objet. Exemple : se toucher mcaniquement une partie du visage, jouer avec un stylo, etc. Reprer les gestes rpts par les individus, vous permettra den apprendre plus sur leur personnalit. Conseil La comprhension du langage du corps vous permettra damliorer votre propre communication. La PNL incite les individus mimer les attitudes et synchroniser leur communication sur celle de leur interlocuteur pour plus defficacit. Pour commencer, essayez dabord de dvelopper limpact de votre message corporel. Retenez que 55 % de la communication tient aux expressions du corps, 38 % la
55
Comment conduire et animer une runion faon dont les mots sont prononcs et 7 % au sens des mots !
IX/La prise de parole en public

Prsentation commerciale, allocution de dpart, speech pour un mariage, que ce soit dans la sphre professionnelle ou prive, nous sommes tous amens, un moment ou un autre, prendre la parole en public. Les discours en public sont souvent source de multiples apprhensions pour nombre dentre nous. Voici quelques principes pour vous aider faire de cette preuve une exprience plaisante et un challenge russi. Vous redoutez de prendre la parole en public, sachez que la grande majorit des personnes interroges sont en proie la mme nervosit avant de faire un discours. Cest une raction classique, face une situation inhabituelle. Le meilleur moyen de vaincre votre anxit est de pratiquer, pratiquer et pratiquer encore. Saisissez toutes les occasions qui vous sont offertes de dlivrer un speech en public.
1. Prparez-vous
Pour russir un discours la premire rgle est de bien le prparer. Limprovisation est un art prilleux dont la difficult est dcuple en public. Si vous disposez de plusieurs jours, vous pouvez vous munir dun carnet et notez toutes les ides qui vous viennent. Une fois rassembles, laborez un plan trs structur et notez sur une fiche les grands axes de votre intervention avec des titres et mots-cls. 56
Comment conduire et animer une runion Si vous crivez lensemble de votre discours vous serez tent de le lire, un procd trs monotone et peu spontan risquant de lasser rapidement votre auditoire. Un autre cueil viter est dapprendre par cur votre texte, un discours rcit est aussi ennuyeux quun discours lu et vous risquez de paniquer en cas de trou de mmoire. Rptez et rptez encore votre discours plusieurs fois voix haute. Vous pouvez vous enregistrer et vous couter nouveau. Idalement prsentez-le un ou deux amis de confiance. Cest un bon entranement et un avis extrieur vous permettra en outre de corriger les points faibles et autres longueurs ventuelles de votre allocution. Si votre temps de parole est limit, minutez-vous. Conseil Durant un expos ou une formation, certains membres de votre auditoire peuvent jouer un rle perturbateur notamment en parlant en apart. Une technique, pour matriser ce type dattitude dplaisante, consiste continuer votre expos, sans ne rien laisser paratre, mais en allant vous positionner directement proximit des lments perturbateurs pour continuer votre speech. Leffet est gnralement immdiat.
2. Matriser votre apprhension

Le stress en soi est utile, il vous permet de mobiliser toute votre nergie, tous vos sens sont en alerte et dirigs vers laction. En outre si votre apprhension est son paroxysme juste avant lentre en scne, sachez quelle tend sestomper aprs quelques minutes.
57
Comment conduire et animer une runion Avant votre entre, vitez de vous placer dans une situation dattente, soyez occup. Une fois entr dans la salle, vous pouvez chercher au sein du public un ou deux visages avenants. Ds le dbut de votre allocution, puis tout au long revenez vers ces personnes, leur attitude positive et ouverte sera une source de confiance et de rassurance sur laquelle vous pourrez vous appuyer. Afin de matriser vos motions, surtout les premires fois, soyez en face dun auditoire de 50 personnes comme en face dune seule : ne modifiez pas votre attitude. Ne criez pas, laissez lauditoire venir vous, si la salle est grande, vous aurez un micro. De mme, ne multipliez et namplifiez pas vos gestes. Agissez au contraire comme dhabitude et calmement. La pense suit laction, si vous vous comportez de faon dtendue, vos penses sassagiront en mme temps. Si vous avez des gestes nerveux, vous serez enclin lexcitation.
3. La respiration
Pour canaliser votre stress et viter les blocages et trou noir , il est capital de bien oxygner le cerveau. Pratiquez lentement, profondment et largement des exercices respiratoires. Inspirez par le nez et expirez par la bouche. Tenez-vous droit, les paules dgages, les pieds solidement camps par terre.
58
Comment conduire et animer une runion Regardez votre auditoire avec la poitrine. Commencer respirer avec une respiration abdominale suivie dune inspiration thoracique. Expirez lentement et rgulirement. Lair rejet vous procure aprs quelques instants une sensation de relchement.
4. Dlivrez un speech vivant

Rien de pire quun speech froid et monotone pour endormir votre auditoire et branler votre confiance. Souriez, soyez sympathique et chaleureux. Commencez toujours votre discours de faon amicale, cest le meilleur moyen de gagner des attitudes bienveillantes, de vous dtendre et de dtendre latmosphre. Regardez votre public dans les yeux. Vous vous adressez une suite dindividus particuliers et non pas une foule dshumanise. Les frontires ne sont pas figes. Nhsitez pas vous mouvoir, vous ntes pas cantonn votre estrade, vous pouvez fort bien vous dplacer au sein de laudience. De mme impliquez votre auditoire. Nhsitez pas le faire participer et lui poser des questions, pour le maintenir en alerte.
59
5. Rythmez vos discours :

Marquez toujours des pauses le long de votre allocution, vous mnagerez ainsi quelques secondes de rpit votre auditoire, vous viterez de succomber la tentation dun dbit trop rapide et vous grerez mieux votre souffle. vitez le ton monocorde et sollicitez les diffrents sens de votre audience : utilisez des supports visuels pour introduire une varit et usez de la gestuelle pour servir votre propos.
Attention pige Juste avant le commencement de leur speech, nombre dorateurs sont assaillis par des doutes de dernires minutes. Refusez mentalement toutes ces interrogations venant branler votre confiance. Visualisez-vous au contraire parlant avec succs. Rptez-vous toutes les raisons pour lesquelles vous allez dlivrer un bon discours. Nos penses influent directement sur notre comportement et conditionnent notre russite.
X/Techniques de ngociation
Si lon constate qu statut gal les cadres ne sont bien souvent pas logs la mme enseigne, cest souvent affaire de ngociation. Fixation des honoraires, dure et conditions pour la ralisation dune mission : tout se discute et se dcide au sein dun change o
60
Comment conduire et animer une runion chaque partie dfend ses intrts propres. Savoir ngocier suppose alors de connatre parfaitement son sujet, dtablir une relation propice au dialogue tout en connaissant les codes spcifiques de lexercice. Avoir lart et la manire en somme pour arriver ses fins.
1. Se prparer la ngociation
1.1. Fixer ses objectifs
Avant la ngociation proprement dite, vous devez formuler des objectifs pour vous-mme afin de clarifier votre pense. Vos objectifs doivent tre mesurables et adapts vos interlocuteurs. Classez-les selon un ordre de priorit, des plus vitaux ceux plus irralistes ou secondaires sur lesquels vous tes prt faire des concessions. Un reprsentant commercial fixera ainsi un seuil de prix en dessous duquel il ne veut pas descendre. Ayez lesprit que pour recevoir, il faut savoir donner, et quune ngociation russie est celle dans laquelle chacun des contractants sort gagnant.
1.2. Connatre son interlocuteur

Bien connatre son interlocuteur cest sassurer un avantage majeur. Vous serez dautant plus pertinent que vous connatrez son histoire professionnelle, son temprament, ses russites prcdentes comme ngociateur. Vos propos et votre argumentation auront dautant plus dimpact que vous saurez le toucher. Quest-ce qui lui importe le plus : largent, la nouveaut, la scurit, la sympathie ? La ngociation est aussi affaire de marketing. Lorsque vous
61
Comment conduire et animer une runion prparez vos questions et remarques, tentez danticiper ses ractions possibles afin de mieux les contrecarrer. Ngocier, cest montrer que vous tes un partenaire part entire. Sintresser aux intrts de son interlocuteur permet de mieux les comprendre et dajuster ses arguments en consquence. Une augmentation de salaire, par exemple, ne peut tre envisage que dans le respect du projet dentreprise. Vous devez orienter votre discours en tenant compte des proccupations de votre entreprise, que ce soit la volont de faire des profits ou de rester comptitive.
1.3. Prparer ses arguments

Il est indispensable dtayer chacune de vos revendications ou prtentions par une argumentation solide axe sur des critres factuels et objectifs. Vous voulez une augmentation de salaire, justifiez-la en dmontrant de faon mesurable les apports de votre contribution la bonne marche de lentreprise. Une responsable de communication pourra ainsi faire tat des retombes presse enregistres, de lensemble des nouveaux supports de communication raliss, de telle opration de RP ayant abouti au succs dun lancement de produit Efforcez-vous toujours de traduire votre argumentation en rsultats chiffrs ou bnfices concrets.
2. Savoir grer la relation

2.1. Laspect humain
Aucune ngociation ne se ressemble et chaque interlocuteur est unique avec ses codes propres. Cherchez lhumain derrire le professionnel. Au dbut dun entretien
62
Comment conduire et animer une runion coutez-le toujours attentivement pour connatre son point de vue avant dexprimer le vtre. Cest loccasion demmagasiner des informations pour rebondir ensuite avec vos propositions. Vous pourrez adapter votre discours selon ses attentes ou ses ventuelles rticences. Nhsitez pas reformuler les propos de votre interlocuteur : vous montrerez ainsi que vous lavez bien compris et que vous vous adressez lui dans un vrai dialogue. Il pourra alors se repositionner ou prciser sa pense. Vous instaurerez de fait un rel change et la qualit de la relation nen sera que meilleure !
2.2. Le rle des motions

Les motions jouent souvent un rle important dans les ngociations. Il sagit dabord davoir une grande matrise de soi pour viter toute agressivit. Ne mlangez pas laspect professionnel de laspect personnel : les affrontements directs peuvent empcher tout espoir de compromis. Face aux menaces, rpondez calmement que vous ne pouvez pas ngocier dans un tel climat et tentez de revenir un change plus constructif. Si, au cours de la discussion, votre interlocuteur cherche vous dstabiliser ou faire pression, demandez-vous quelles sont ses arrires-penses et gardez confiance en vous. Lintimidation est une tentative pour dsquilibrer la relation et la tourner son avantage. Ne vous laissez pas impressionner, ni mettre en situation dinfriorit.
63
3. Connatre les codes de lexercice

Ngocier suppose de matriser la rhtorique ainsi que certaines techniques permettant darriver plus srement ses fins. Si vous tes lorigine de lentretien, sachez user des bonnes stratgies.
3.1. Soyez combatif

Se faire redouter assure par exemple un avantage pour diriger lentretien, notamment face un interlocuteur en qute de scurit ou de garanties. Il ne faut cependant pas en abuser et respecter la rgle de civilit. Donner une impression de fermet nest pas sortir larsenal verbal de guerre. Dans une ngociation runissant une pluralit de participants, prenez la parole dans les premires minutes de lentretien, afin de vous imposer comme un des leaders avec qui il faudra compter. Ne faites jamais trop vite des concessions, argumentez et faites preuve le plus longtemps possible de dtermination.
3.2. Soyez cratif

Vous pouvez prvoir de dcomposer la ngociation dans diffrents lieux, ce qui permet davancer progressivement dans lchange jusqu laccord final. Ajustez le rythme de la ngociation selon vos intrts, en vitant de lasser votre interlocuteur qui pourrait alors couper court la ngociation. Un esprit inventif formulant des propositions au conditionnel pourra impressionner lauditoire. Vous montrerez vos capacits envisager diffrentes solutions selon les effets recherchs.
64
Comment conduire et animer une runion En cas de stagnation, pensez aussi faire appel des experts pour envisager les termes du contrat de faon la plus approprie.
3.3. Soyez flexible

Une bonne ngociation sera celle qui russira instaurer un dialogue ouvert o chacun connat son intrt mais reste attentif aux arguments et contraintes de lautre. Acceptez que lon discute vos propositions et prenez en compte toutes les remarques. Les rponses directes par oui ou non sont bannir ; il est prfrable de nuancer ses propos pour se montrer conciliant tout en se donnant les moyens de revenir sur une proposition. Sil est donc important de savoir se montrer flexible, il ne faut cependant pas hsiter refuser un accord qui ne vous satisfait pas !
65
Table des matires
I/La gestion d'une runion .......................................................................................... 2

1. Qu'est-ce qu'une runion ? ............................................................................................ 2 2. Pourquoi tenir une runion ?......................................................................................... 2 3. Qu'est-ce qu'une runion russie ?................................................................................ 3 4. Les modes de dlibration.............................................................................................. 4 5. L'efficacit en cinq tapes .............................................................................................. 5 6. Le calendrier des runions ............................................................................................. 9 7. Quelques trucs................................................................................................................. 9
II/Organisation dune runion.................................................................................. 10

1. Comment bien organiser une runion ?...................................................................... 10
III/Prparer efficacement une runion..................................................................... 14

1. La prparation logique................................................................................................. 14 2. La prparation matrielle ............................................................................................ 16
IV/Comment animer une runion ? .......................................................................... 17

1. Cadre gnral d'une runion ....................................................................................... 17 2. Comment communiquer avec les participants ? ........................................................ 18
V/Check-list ................................................................................................................ 23 Conclusion.................................................................................................................. 26 VI/Runion de projet.................................................................................................. 27

1. Quelques remarques sur la prparation ..................................................................... 27 2. Premier contact ............................................................................................................. 29 3. Lart de mener la discussion ........................................................................................ 29 4. La communication comme outil de gestion de projet ................................................ 31 5.'Remue-mninges' ....................................................................................................... 36 6. Gestion de runion ........................................................................................................ 40
VII/Les comportements de groupe ............................................................................ 48

1. Comment grer un conflit lors dune discussion........................................................ 49
VIII/Comprendre le langage du corps en runion ................................................... 52

1. Les corps et lespace ..................................................................................................... 53 2. Les gestes et leur sens ................................................................................................... 54
IX/La prise de parole en public ................................................................................. 56

1. Prparez-vous................................................................................................................ 56
66

2. Matriser votre apprhension ...................................................................................... 57 3. La respiration................................................................................................................ 58 4. Dlivrez un speech vivant............................................................................................. 59 5. Rythmez vos discours : ................................................................................................. 60
X/Techniques de ngociation..................................................................................... 60
1. Se prparer la ngociation ........................................................................................ 61 2. Savoir grer la relation................................................................................................. 62 3. Connatre les codes de lexercice ................................................................................. 64
67

Comment Conduire Et Animer Une Reunion

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Comment Conduire Et Animer Une Reunion

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Comment conduire et animer une runion

Comment conduire et animer une runion

Comment conduire et animer une runion

I/La gestion d'une runion

1. Qu'est-ce qu'une runion ?

2. Pourquoi tenir une runion ?

2.1 Donner ou rcolter de l'information

2.2 Prciser l'objectif

2.3 Rsoudre un problme

2.4 Elaborer une stratgie d'ensemble

3. Qu'est-ce qu'une runion russie ?

4. Les modes de dlibration

la discussion, la table ronde, l'assemble dlibrante.

Comment conduire et animer une runion

4.2 La table ronde

4.3 L'assemble dlibrante

5. L'efficacit en cinq tapes

Viser un rsultat d'ensemble pour la runion (un objectif unique).

Comment conduire et animer une runion

Utiliser des verbes d'action dans la formulation des objectifs.

Etablir l'ordre du jour

Coordonner les ressources matrielles

Rappeler les objectifs.

Comment conduire et animer une runion

Exposer les rgles

Dcrire les points. Apporter des renseignements supplmentaires au besoin.

Questionner. Ecouter. Observer. Clarifier et reformuler objectivement.

Grer les interventions

Comment conduire et animer une runion

Favoriser le consensus. Rallier les points de vue.

Elaborer le plan d'action

Inciter passer l'action

5.5 Assurer le suivi

Communiquer rgulirement en dehors des runions. Coordonner.

Comment conduire et animer une runion

6. Le calendrier des runions

II/Organisation dune runion

1. Comment bien organiser une runion ?

Il value les runions pour s'assurer de l'atteinte de ses objectifs.

1.2 L'ordre du jour

1.3 Une bonne gestion des dbats

III/Prparer efficacement une runion

IV/Comment animer une runion ?

1. Cadre gnral d'une runion

Comment conduire et animer une runion

1.2 Les qualits qui doivent tre dveloppes par l'animateur :

1.3 La prparation de la runion :

2. Comment communiquer avec les participants ?

Comment conduire et animer une runion

2.1 Informer les participants :

2.2 Assurer aux participants qu'ils auront un rle effectif jouer :

Comment conduire et animer une runion

2.3 Prendre chacun en considration pendant la runion :

2.4 Favoriser l'expression de chaque participant :

Comment conduire et animer une runion

2.5 Communiquer un ordre du jour :

Comment conduire et animer une runion

2.6 Eprouver les positions du groupe :

Comment conduire et animer une runion

2.7 Rendre chacun partie prenante dans l'excution des dcisions :

Comment conduire et animer une runion

place de lanimateur fonction de lanimateur obligations de lanimateur gestion du temps

superviser les tapes Faire circuler de travail des