Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann Manual de Usuario Sistema Trmite Documentario

MANUAL DE USUARIO SISTEMA TRMITE DOCUMENTARIO.

1. INGRESO AL SISTEMA Y CONFIGURACIONES INICIALES.
Mediante el navegador web, ingresar a la siguiente direccin: http://tramite.unjbg.edu.pe se mostrar la siguiente pgina donde Ud. deber ingresar su usuario y contrasea, luego presionar el botn .

Si es la primera vez que ingresa al sistema, Ud. deber de realizar algunas configuraciones iniciales en su cuenta. Estas configuraciones slo las realizar una vez. En el paso 1, Ud. deber cambiar la contrasea inicial que le dieron, debe elegir una contrasea segura para evitar que personas no autorizadas accedan a su cuenta. Luego presione para ir al siguiente paso.

En el siguiente paso, Ud. deber ajustar la numeracin actual de sus documentos (ltimo documento creado), esto con la finalidad que el sistema contine la numeracin a partir del ltimo documento creado. En el caso que no haya creado ningn documento del tipo mencionado, escriba 0. En la siguiente figura se muestra un ejemplo de cmo deber de llenar el nmero del ltimo documento creado.

Cuando finalice presione para finalizar la configuracin de su cuenta. Aparecer un mensaje de confirmacin, y presione aceptar para empezar a trabajar con el sistema.

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2. PANTALLA PRINCIPAL.
Cuando ingrese al sistema, se mostrar la siguiente ventana con las siguientes opciones que a continuacin se detallan:
Oficina de trabajo Nombre del usuario Link para cambiar su contrasea Botn para salir del sistema

Men principal

Opciones del men seleccionado

Bsqueda rpida

Cuando termine de trabajar, siempre salga del sistema presionado el botn A continuacin se resume las funcionalidades del men principal: Crear nuevo, mediante esta opcin Ud. podr crear nuevos documentos. Editar creados, en el caso que quiera editar algn documento creado en su oficina. En oficina, aqu se mostrar todos los expedientes (documentos) que se encuentran en su oficina y que an no se han dado trmite. Esto es los documentos que Ud. crea y los que recibe de otra oficina. Por llegar, se mostrar los documentos que estn por llegar a su oficina. Reportes, aqu podr ver los reportes de los expedientes creados, recibidos, archivados y otros. Buscar, busca un expediente para conocer su estado del trmite.

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3. CREAR NUEVOS DOCUMENTOS (EXPEDIENTES).

En el men principal, seleccione Crear nuevo. Aparecer el siguiente formulario para que cree el documento.

Seleccione el tipo de documento, el sistema automticamente le mostrar la numeracin del documento que va a crear, en este caso:

En dirigido al Sr(a), escriba el nombre de la persona o institucin a quien ser enviado el documento. La fecha de creacin se genera automticamente. En nmero de folios escriba la cantidad de hojas del documento. En asunto motivo glosa, escriba el asunto del documento. Opcionalmente, escriba los anexos, observaciones, referencias u otro detalle del documento. Puede cancelar la creacin del documento presionando Cuando haya terminado de llenar los campos, presione este en blanco (excepto el campo de anexos), se como el siguiente: . , en el caso que algn campo mostrar un mensaje de error

Asimismo, se marcar el campo que debe de completar, por ejemplo el nmero de folios:

Si se complet todos los campos, al guardar aparecer un mensaje de confirmacin, indicando que el expediente fue guardado, en este caso el OFICIO N 028-2011-OCI.

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El sistema le preguntar la prxima accin que desee realizar, si selecciona regresar al men, ir a la opcin En Oficina del men principal.

4. EDITAR EXPEDIENTES CREADOS

En el caso que desee realizar alguna modificacin al expediente creado, seleccione en el men Editar creados. Aparecer la siguiente pantalla listando los expedientes que ha creado y que an no se han dado trmite.

Seleccione el expediente, en este caso el OFICION N 028-2011-OCI, haciendo click en el nmero de documento o en el check que aparece a la izquierda de cada expediente, as:

Puede seleccionar el expediente haciendo click aqu O aqui

Una vez que ha seleccionado el expediente pulse el botn:

Realice las modificaciones necesarias y luego presione MODIFICAR EXPEDIENTE, para guardar los cambios.

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5. RECIBIR EXPEDIENTES DE OTRA OFICINA

Seleccione en el men principal Por llegar, para confirmar la llegada de expedientes a su oficina.

Aparecer la siguiente pantalla mostrando los expedientes que estn en camino desde otras oficinas. Esto incluye a los expedientes externos que ingresen por Trmite Documentario. En la lista se detalla el cdigo de expediente (Nro. De documento), la oficina de donde proviene, el asunto, la fecha en que fue enviado el expediente y un link donde podr ver los detalles del expediente.

Si el expediente proviene del exterior (presentado por una persona natural o jurdica), aparecer una imagen a la derecha del cdigo de expediente, esto con la finalidad de distinguir los documentos creados en otras oficinas de las presentadas desde el exterior.
Esta marca indica que el expediente proviene del exterior a la Universidad.

Seleccione los expedientes que acaban de llegar fsicamente a su oficina, haciendo click en el nmero de documento o en el check que aparece a la izquierda de cada expediente. Puede seleccionar varios expedientes a la vez.

Si hace click en el check que se encuentra a la izquierda del botn CONFIRMAR LLEGADA, seleccionar todos los expedientes de la lista.

Check para seleccionar todos los expedientes.

Una vez que haya seleccionado los expedientes que estn llegando a su oficina presione el botn .

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En la parte superior aparecer un mensaje indicando que se est procesando la operacin.

Espere hasta que aparezca un mensaje de confirmacin de la operacin.

Haga click aqu para deshacer la ltima operacin.

Al costado del mensaje de confirmacin aparecer una opcin Deshacer operacin, si hace click en el link, podr deshacer la ltima operacin realizada.

6. OPERACIONES CON LOS EXPEDIENTES EN MI OFICINA

Seleccione en el men principal En Oficina, para visualizar los expedientes que tiene en su oficina.

Esto incluye los expedientes (documentos) que cre en su oficina, y los que recibi de otras oficinas. En la lista se detalla el cdigo de expediente (Nro. De documento), el nombre de la persona o institucin quien present el expediente (para el caso de los documentos que provienen de otra oficina), o a dnde va dirigido (para el caso de los expedientes creados), el asunto, la fecha de creacin o recepcin y un link donde podr ver los detalles del expediente.

A continuacin se resumen las operaciones que puede realizar con los expedientes en su oficina: Derivar a otra oficina, enva el expediente a otra oficina. Derivar mltiple, enva un documento circular a distintas oficinas. Realizar provedo, realiza un provedo del expediente. Archivar, mediante esta opcin se archiva (finaliza) un expediente. Adjuntar, mediante esta opcin se adjunta un documento al expediente. Cuando quiera realizar alguna operacin deber seleccionar el o los expedientes, para luego presionar el botn correspondiente a la operacin a realizar con el expediente seleccionado. Asimismo, con el check que se encuentra en la parte superior izquierda de los botones, podr seleccionar/deseleccionar todos los expedientes de su oficina.

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DERIVAR EXPEDIENTE A OTRA OFICINA Seleccione el o los expedientes que desea derivarlos, y luego presione el botn Aparecer el siguiente cuadro:

Deber indicar la oficina a donde enviar el expediente. Seleccione el tipo de oficina.

Se entiende por OFICINA EXTERIOR, cuando enva el expediente al exterior de la Universidad (Ejemplo: Gobierno Regional de Tacna). Luego seleccione la Oficina. Si en tipo de oficina escogi la opcin OFICINA EXTERIOR, aparecer un cuadro de texto, para que escriba el nombre de la oficina destino.

Luego escoja el mtodo de envo, si lo enva directamente a la Oficina (para casos donde la oficina destino se encuentre cerca), o si lo enva por la Trmite Documentario.

Adicionalmente puede escribir alguna nota con el envo (este campo es opcional). Luego presione el botn para derivar el documento, o para cancelar la operacin.

Un mensaje de confirmacin de la operacin aparecer en la parte superior, y el expediente desaparecer de la lista de expedientes en su oficina. Asimismo si presiona en Deshacer operacin, se cancelar el envo.

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DERIVAR MULTIPLE Esta opcin slo funcionar para documentos que son de tipo mltiple (Por ejemplo: oficios circulares). Seleccione el expediente (documento circular), luego presione el botn Aparecer el siguiente men:

Deber seleccionar las oficinas donde enviar el expediente. Con el primer check seleccionas la oficina, y con el segundo check, indicas si se enviar directamente a la oficina. Asimismo, se puede seleccionar todos haciendo click en el chek a la derecha del tipo de oficina (DEPENDENCIA, FACULTAD, etc).

Haga click aqu para seleccionar todas las oficinas de este tipo

Haga click aqu para enviar todas directamente a la oficina

Indica si se enviar el expediente a esta oficina.

Indica si se enviar directamente a la oficina (NO por Trmite Documentario).

Luego presione el botn

para enviar el documento,

o para cancelar la operacin.

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REALIZAR PROVEDO Seleccione el expediente, luego presione el botn Aparecer el siguiente men (similar a las opciones de Derivar a otra oficina).

Seleccione el tipo de oficina y la oficina, escriba el nmero de provedo, y escoja el mtodo de envo (Directamente a la Oficina o Por Trmite Documentario). Escriba alguna nota (campo opcional), y luego presione el botn Si no escribe el nmero de provedo, se marcar el cuadro te texto y no podr completar la operacin.

ARCHIVAR EXPEDIENTE (FINALIZAR TRMITE) Seleccione el o los expedientes que desea archivarlos, luego presione el botn Aparecer el siguiente men:

Escriba una nota del motivo porqu est archivando el expediente (Por ejemplo: trmite aceptado) y luego presione el botn el expediente desaparecer de la lista de los expedientes en su oficina. Igualmente podr deshacer la operacin haciendo click en el link Deshacer operacin.

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ADJUNTAR DOCUMENTO AL EXPEDIENTE. Mediante esta opcin Ud. adjuntar un documento que haya creado en su oficina a un expediente que haya recibido. Por ejemplo cuando se le solicita un informe mediante un oficio, entonces, Ud. deber adjuntar el Informe al Oficio. Seleccione el expediente que recibi (NO el que cre en su oficina), en la siguiente imagen se selecciona el OFICIO N 112-2011-PCOG, en donde solicita un informe de trabajo del mes de Abril.

Luego haga click en el botn

, aparecer el siguiente cuadro:

Seleccione el documento que adjuntar al expediente (en el ejemplo se adjuntar el INFORME N 001-2011OCI al expediente proveniente de la Presidencia de Comisin de Orden y Gestin OFICIO N 112-2011-PCOG). Escriba alguna nota (opcional) y luego presione o para cancelar la operacin.

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7. BSQUEDA RPIDA DE EXPEDIENTES

Ud. podr buscar un expediente mediante el cdigo de expediente (nmero de documento, por ejemplo OFICIO N 112-2011-PCOG), si no recuerda exactamente el cdigo puede escribir parte del nmero de expediente, por ejemplo: 021-2011. O tambin puede escribir el nombre de la persona quien present el expediente (para el caso de expedientes externos), o el nombre de dirigido al Sr (para el caso de expedientes internos). En el men principal escriba en el cuadro de texto el nmero de expediente o parte de ste. Luego presione el botn
Escriba todo o parte del cdigo de expediente o el nombre de la persona quien present

Presione el botn buscar.

El sistema mostrar los expedientes que coincidan con el cdigo de expediente. Por ejemplo si escribe la palabra OCI, aparecer los siguientes resultados.

Para ver los detalles del expediente, haga click en Ver detalles, aparecer la siguiente ventana, indicando los detalles del expediente, as como todos los movimientos que realiz el expediente.

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8. REPORTES DEL SISTEMA

En esta seccin podr obtener reportes de los expedientes que cre en su oficina, los que recibi, los que fueron enviados a otras oficinas, y los archivados. Seleccione en el men reportes.

Aparecer la siguiente ventana, en la parte superior deber especificar algunos parmetros:

Tipo de documento, si selecciona todos los, se mostrar en el reporte todos los expedientes (oficios, memorndum, informes, etc.). Tipo de operacin, escoja entre: creados, recibidos, remitidos (enviados), y archivados. Desde, hasta. Especifique el rango de fechas que desea mostrar el reporte.

Luego presione el botn En el siguiente ejemplo se muestra todos los expedientes creados desde el 25/04/2011 hasta el 26/04/2011.

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