SPSK PK 07/2

SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN BUKIT KUCHING TENGAH 45800 JERAM, SELANGOR MINIT MESYUARAT SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI BIL 2 /TAHUN 2013

Tarikh Masa Tempat Hadir : Bil Nama

: 1hb April 2013 : 2.15 5.00 PM : BILIK MESYUARAT UTAMA

Jawatan Pengetua PK HEM Guru Kanan Bahasa Guru Kanan Sains dan Matematik

1. Tuan Mej (b) Mohd Remli b. Zubri 2. Pn. Hjh. Sarimah bt. Mohammed Nor 3. Pn. Norfaiza bt. Md. Syukri 4. En. Abdul Rahman b. Usol 5. En. Azahari b. Saji 6. Pn. Azizah bt. Ab. Mutalib 7. En. Azmi b. Mohd Sabar 8. Pn. Haslinda bt. Ahmad 9. En. Hazzaidi b. Ishak 10. Pn. Jasimah bt. Rumdan 11. Pn. Hjh. Mariah bt. Mohd Sharie 12. En. Mohd Najmee b. Mat Daud 13. Pn. Noor Azlina bt. Mohammad Zanwa 14. Pn. Noor Baizura bt. Samsudin 15. Cik Noor Hidayah bt. Hanaf 16. Pn. Nor Haslinda bt. Abdullah@ Maaruf 17. Pn. Norazuin bt. Abdul Rahim 18. Pn. Norhaslizaini bt. Mahamad Noor 19. Pn. Nur Hafizatun Adaweah bt. Anan 20. Pn. Roslina bt. Jaafar 21. Pn. Rosmiza bt. Mohamed 22. Pn. Sazanol Kasumawati bt. Basrom 23. En. Shahid b. Yunus 24. Pn. Siti Sarah bt. Jumri 25. En. Zubir b. Zahasli 26. En. Zulkifli b. Zainuddin 27. Pn. Marzilawati bt. Kamari 28. Pn. Normala bt Mohd Yusof Turut Hadir Tiada

Tidak Hadir (Bersebab) 1. En. Abdul Aziz b. Othman 2. En. Mazlan b. Hamid PK 1 PK KOKO 1

3. En. Mahadi b. Sevi Hati 4. En. Mohd Fathil b. Jamil 5. En. Abdul Kader b. Kassim 6. Pn. Jasimah bt. Rumdan 7. En. Muhamad Shuhaire b. Yaacob 8. En. Raja Faizal b. Raja Maidin 9. Pn. Norhafizah bt. Ismail 10. Pn. Suzliana bt. Sage 11. Pn. Zakilah bt. Mohd Nor Urus Setia : 1. Zahrah bt. Hamzan 2. Nor Anita bt. Hj. Mohd Nordin 1 PERUTUSAN PENGERUSI 1.1. 1.2.

Guru Kanan Teknik & Vokasional

Pengurus Kualiti SPSK Setiausaha SPSK

1.3.

Tuan Pengerusi mengucapkan salam dan terima kasih atas kehadiran semua ahli mesyuarat untuk taklimat SPSK kali kedua. Beliau berharap guru- guru dapat mengaplikasikannya dalam pengajaran dan pembelajaran serta dalam semua proses pengurusan sistem perkhidmatan pendidikan agar selaras dengan keperluan standard MS ISO 9001:2008 di bawah pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti. Fungsi utama sekolah adalah melaksanakan proses pembelajaran dan pengajaran bagi mencapai objektif Kementerian Pelajaran Malaysia seperti yang telah ditetapkan dalam Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Harapan pengerusi agar semua guru memberi komitmen yang baik dan saling bekerjasama.

PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 2.1 Pn. Norhaslinda bt. Abdullah @ Maaruf mencadangkan minit mesyuarat SPSK kali pertama disahkan dan disokong oleh Pn. Noor Baizura bt. Samsudin.

PERKARA-PERKARA BERBANGKIT 3.1 Merujuk agenda 4 perkara 4.7, jadual pencerapan akan dikeluarkan dalam masa terdekat.

PERKARA-PERKARA BAHARU 4.1 PEKELILING PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET BIL. 1 TAHUN 2009 4.1.1 4.1.2 4.1.3 Pengerusi membentangkan tentang Pekeliling Bil. 1 tahun 2009 iaitu Panduan, Penjagaan, Penyimpanan dan Membawa Keluar Peralatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi Bagi Kementerian Pelajaran Malaysia. Beliau menyatakan bahawa pengurusan sekolah baru adalah lebih mudah kerana masih di peringkat penerimaan, pendaftaran dan pelupusan harta untuk tujuan pindahan ke sekolah lain. Harta Modal ialah barang yang kekal dan tidak luak. Ia adalah aset alih yang harga perolehan asalnya RM1,000.00 dan ke atas bagi setiap satu atau aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. 2

4.1.4

Setiap guru bertanggungjawab terhadap penggunaan harta modal. Guru- guru yang ingin menggunakan dan membawa keluar harta modal seperti kamera, LCD, komputer dan sebagainya hendaklah mengisi borang KEW PA-6 iaitu daftar pergerakan harta modal dan inventori. 4.1.5 Selain itu, guru juga dikehendaki mengisi LAMPIRAN B; Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT ( BPPA- 20 ). Setiap guru telah dibekalkan dengan pekeliling tersebut. 4.1.6 Segala penerimaan harta modal, inventori atau stok hendaklah direkodkan. 4.1.7 Tatacara Pengurusan Stor adalah menggunakan Kad Petak iaitu borang KEW PS- 4 akan diisi di pejabat. Ketua Panitia dikehendaki mengisi borang KEW PS-11 untuk permohonan stok dari pejabat. 4.1.8 Pengurusan Stor ialah salah satu aspek pengurusan kewangan yang sangat penting kerana barang-barang dalam stor merupakan modal kerajaan yang tersimpan dalam bentuk barang-barang bagi tujuan memberi perkhidmatan kepada pelanggan pada kos yang minimum. 4.1.9 Kesan daripada pengurusan stor yang lemah, tidak teratur dan tidak cekap boleh menyebabkan kerajaan mengalami kerugian yang besar akibat pembaziran modal yang terikat dalam bentuk stok, keusangan, kesusutan dan kecurian barang- barang yang disimpan. 4.1.10 Stor ialah semua barang guna habis termasuk alatulis dan kelengkapan pejabat tak luak yang rendah nilainya dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu. Semua Ketua Panitia di kehendaki menyediakan satu Buku Log untuk merekodkan segala penerimaan dan pengeluaran bekalan pejabat ini. 4.2 Manual Kualiti SPSK 4.2.1 4.2.2 4.2.3 Sekolah hendaklah mewujud, mendokumen, melaksana dan menyenggara SPSK dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan selaras dengan keperluan standard MS ISO 9001:2008. Borang- borang akan dikawal dari segi edaran dan kegunaan supaya hanya dokumen yang telah disahkan dan terkini sahaja yang digunakan. Sekolah hendaklah mewujud dan menyenggara rekod-rekod sebagai bukti pematuhan kepada kehendak standard dan keberkesanan operasi SPSK. Rekod hendaklah mudah dibaca, dikenalpasti dan diperolehi semula.

4.3 Carta Organisasi dan Tugas/ Portfolio Ahli Jawatankuasa SPSK rujuk lampiran

4.4 Skop SPSK 4.4.1 Skop Sistem Pengurusan Kualiti adalah merangkumi fungsi-fungsi berikut:- PK 01 Pengurusan Panitia - PK 02 Pengurusan Jadual Waktu - PK 03 Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran - PK 04 Pengurusan Pencerapan - PK 05 Pengurusan Peperiksaan - PK 06 Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid - PK 07 Pengurusan Mesyuarat - PK 08 Pengurusan Bimbingan - PK 09 Pengurusan Pusat Sumber - PK 10 Pengurusan Perkembangan Staf 3

PK 11 Pengurusan Aduan Pelanggan PK 12 Pengurusan Maklum Balas Pelanggan PK 13 Pengurusan Kawalan Dokumen PK 14 Pengurusan Audit Dalam PK 15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan PK 16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan PK 17 Pengurusan Perolehan PK 18 Pengurusan Pelaksanaan P d P Guru Ganti PK 19 Pengurusan PBS

4.5 PK 01- Pengurusan Panitia 4.5.1 Semua bahan seperti pekeliling, sukatan pelajaran dan huraian sukatan pelajaran yang perlu diletakkan di dalam fail pengurusan panitia hendaklah disahkan oleh pengetua terlebih dahulu. Semua bahan tersebut boleh dimuat turu. Rancangan pelajaran hendaklah dirancang berdasarkan takwim sekolah. Segala perbelanjaan panitia hendaklah mengikut peruntukan dan tidak perlu disimpan sebanyak 10% untuk perbelanjaan tahun berikutnya. Semua fail- fail sama ada fail keras atau fail nipis perlu diuruskan oleh ketua panitia. Surat- surat asal akan disimpan di dalam fail pengurusan di pejabat. Hanya salinannya sahaja yang perlu disimpan di dalam fail panitia. Headcount perlu dilaksanakan berdasarkan Peperiksaan Pertengahan Tahun sebagai TOV untuk tingkatan 4, keputusan PBS Tingkatan 1 sebagai TOV untuk tingkatan 2 dan keputusan UPSR sebagai TOV untuk tingkatan 1 Tindakan: Semua Ketua Panitia

4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.5.5 4.5.6

4.6 PK 02- Pengurusan Jadual Waktu 4.6.1 4.6.2 Prosedur ini diguna pakai untuk memastikan jadual waktu diedarkan dalam tempoh tujuh (7) hari sebelum sesi persekolahan dimulakan. Jadual guru ganti hendaklah disediakan dan diedarkan untuk guru yang tidak hadir. Tindakan : PK 1

4.7 PK 03- Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran 4.7.1 4.7.2 4.7.3 4.7.4 Prosedur ini bagi memastikan proses Pembelajaran dan Pengajaran yang telah dirancang dan dilaksanakan 100 % berdasarkan Rancangan Pelajaran Tahunan, melainkan berlaku perkara-perkara di luar kawalan sekolah. Pengambilan peralatan dan bahan yang diperlukan untuk P d P hendaklah direkod sebelum kelas bermula. Kehadiran murid dan penggunaan bilik juga hendaklah direkodkan. Bilik- bilik khas hendaklah diberi nama yang bersesuaian dengan fungsi bilik tersebut. Tindakan : Semua guru

4.8 PK 04- Pengurusan Pencerapan 4.8.1 4.8.2 Prosedur ini digunakan untuk mengurus pencerapan pembelajaran dan pengajaran di sekolah. Guru- guru perlu dicerap minimum sekali (1) kali setahun. Instrumen pencerapan adalah mengikut SKPM Standard 4 2010. 4

4.8.3

Jadual pencerapan akan dikeluarkan dalam masa terdekat. Tindakan : Semua guru

4.9 PK 05- Pengurusan Peperiksaan 4.9.1 Prosedur ini disediakan untuk memastikan penyediaan soalan dan pengurusan Peperiksaan Pertengahan Tahun dan Peperiksaan Akhir Tahun dapat berjalan dengan lancar dalam tempoh 60 hari mengikut perancangan yang telah ditetapkan dalam takwim sekolah. Prosedur ini digunapakai oleh semua guru supaya dapat menyediakan soalan, pengawasan peperiksaan, menyemak kertas jawapan murid dan menyiapkan laporan markah peperiksaan. Soalan peperiksaan mesti disiapkan sekurang-kurangnya sebulan sebelum peperiksaan untuk disahkan oleh Ketua Panitia dan para pentadbir. Seterusnya 2 minggu sebelum peperiksaan, kertas soalan hendaklah dihantar ke pejabat untuk direso. Tindakan : Semua guru PK 06- Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid

4.9.2 4.9.3

4.10

4.10.1 Prosedur ini bertujuan untuk memastikan 100 peratus hasil kerja murid disemak oleh guru mata pelajaran. 4.10.2 Pihak pentadbir hendaklah memantau semakan hasil kerja murid minimum dua kali setahun. 4.10.3 Semua guru perlu menghantar borang PK06-1 dan 2 salinannya setelah merekodkan 25 latihan/aktiviti kepada pentadbir. 4.10.4 Setiap guru perlu menghantar 10 buah buku latihan untuk disemak oleh Ketua Panitia, seterusnya 5 buah buku daripadanya dihantar untuk semakan GKMP atau pentadbir. Tindakan : semua guru 4.11 PK 07- Pengurusan Mesyuarat

4.11.1 Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian mesyuarat yang teratur mengikut agenda yang ditetapkan. 4.11.2 Surat panggilan mesyuarat perlu dikeluarkan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum tarikh mesyuarat. 4.11.3 Minit mesyuarat dan Borang Maklum balas pula diedarkan dalam tempoh 7 hari selepas mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat. Tindakan : Setiausaha setiap unit 4.12 PK 10- Pengurusan Perkembangan Staf

4.12.1 Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua guru sekolah di Negeri Selangor mendapat latihan tujuh (7) hari dalam satu tahun, sebagaimana Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 6/2005 - Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam. 4.12.2 Taklimat SPSK kali-1 telah diputuskan sebagai LADAP iaitu 2 hari untuk semua ketua panitia dan taklimat SPSK ke- 2 pula dikira sebagai LADAP iaitu 1 hari untuk semua guru Tindakan : SU LADAP 4.13 PK 11- Pengurusan Aduan Pelanggan

4.13.1 Prosedur ini diguna pakai dalam mengendalikan setiap aduan yang diterima 5

sama ada secara lisan atau bertulis berkaitan dengan perkhidmatan P & P yang diberikan. 4.13.2 Keputusan siasatan aduan bersama Borang Maklum Balas (PK04-6) hendaklah dihantar kepada pengadu yang memberi butiran lengkap dalam tempoh 14 hari bekerja. Tindakan : Petugas Kualiti PK 11 4.14 PK 12- Pengurusan Maklum Balas Pelanggan

4.14.1 Prosedur ini bertujuan memastikan proses pengurusan maklum balas pelanggan dan tahap kepuasan guru dan staf diuruskan secara terancang dan berkesan. 4.14.2 Analisis hendaklah dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan: a. Maklum balas pelanggan sekurang-kurangnya 4 kali setahun. b. Tahap kepuasan guru dan staf sekurang-kurangnya 2 kali setahun. c. Maklum balas murid murid 2 kali setahun. Tindakan : Petugas Kualiti PK 12 4.15 PK 17- Pengurusan Perolehan

4.15.1 Prosedur ini bertujuan untuk memastikan perolehan dibuat secara cekap, berkesan dengan mematuhi Arahan Perbendaharaan dan Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, tanpa Audit Berteguran. 4.15.2 Semua Ketua Panitia boleh mengisi borang PK17/3 untuk pendaftaran pembekal/ syarikat dan borang PK17/4 untuk menilai prestasi pembekal. Tindakan : Semua Ketua Panitia dan Pembantu Tadbir 4.16 PK 18- Pengurusan Pelaksanaan P d P Guru Ganti

4.16.1 Prosedur ini bagi memastikan proses pembelajaran dan pengajaran dapat dilaksanakan dengan berkesan tanpa kehadiran guru subjek. 4.16.2 Semua guru perlu menyediakan bahan sekiranya pergi berkursus, mesyuarat dan sebagainya. 4.16.3 Modul guru ganti juga perlu disediakan yang diuruskan di bawah panitia untuk kegunaan ketika cuti kecemasan. Tindakan : Semua guru 4.17 PK 19- Pengurusan PBS

4.17.1 Prosedur ini diguna pakai oleh semua guru supaya dapat melaksanakan pentaksiran sekolah, menguruskan evidens serta merekod prestasi dalam SPPBS mengikut perancangan yang ditetapkan oleh Jawatankuasa PBS sekolah. 4.17.2 Mesyuarat Jawatankuasa PBS perlu diadakan sekurang-kurangnya 4 kali setahun. 4.17.3 Peperiksaan pertengahan tahun dan akhir tahun untuk tingkatan 1 dan tingkatan 2 akan jalankan. Bentuk soalan bergantung kepada panitia masing- masing. 4.17.4 Hal- hal berkaitan PBS akan dibincangkan di dalam mesyuarat PBS yang seterusnya. Tindakan : Semua guru dan SU PBS 5 HAL-HAL LAIN - Tiada

6.

PENUTUP Tuan Pengerusi mengharapkan kerjasama semua guru dalam melaksanakan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti agar tiada teguran dalam pemantauan yang dijalankan oleh PPD, JPNS atau Kementerian Pelajaran. Pengerusi berharap ahli- ahli panitia sentiasa berganding bahu dan berbincang dari semasa ke semasa dalam semua urusan panitia. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.00 petang

Disediakan oleh, ........................................................... (NOR ANITA HJ MOHD NORDIN) Tarikh : 5HB APRIL 2013

Disahkan oleh ................................................