AUDITORIA DE EXISTENCIAS Concepto y descripcin Las existencias comprenden bienes posedos por la empresa para su venta en el curso ordinario

de la explotacin, o bien para su transformacin en el proceso productivo y posterior venta. Las partidas en existencia, que se mantienen para su venta o para ser usadas, directa o indirectamente, en la produccin en el ciclo normal de operaciones de la empresa, deben incluirse en las cuentas correspondientes a existencias, denominndolas mercaderas. Las empresas industriales adquieren materias primas y productos semielaborados para someterlos a un proceso de elaboracin y transformacin en productos acabados aptos para su venta en el mercado, aqu de incluye a: materia primas, productos en proceso, productos semiterminados y subproductos y desechos. En las empresas comerciales, por el contrario, no hay elaboracin ni transformacin de las mercancas adquiridas, ya que venden al pblico los productos que compraron a los proveedores sin modificacin alguna. El ciclo normal de operaciones es generalmente menor de un ao; por tanto, las existencias se clasifican como activo circulante. Casi todas ellas, sin embargo, incluyen algunas partidas que no sern vendidas o utilizadas durante el perodo de rotacin o ciclo normal. No debe olvidarse que una parte, quizs la ms importante, del capital de explotacin lo absorben las adquisiciones de existencias que deben transformarse a su paso por la empresa. El traspaso de dominio a la empresa es, generalmente, el factor determinante del momento en que una partida debe agregarse a las existencias y crearse el correspondiente pasivo. Desde el punto de vista de la auditoria, la cifra de almacn es una partida muy importante en las empresas industriales y comerciales: por su volumen econmico con respecto al total de activo; por su repercusin en la cuenta de resultados, ya que el criterio de valoracin afecta directamente; por su repercusin financiera en base a su importancia sobre el activo circulante. Por lo que respecta a los criterios de valoracin aplicables a las existencias, segn la legislacin vigente se debe utilizar el precio de adquisicin para los bienes adquiridos, o bien el coste de produccin, para los productos fabricados por la empresa, SALVO que su precio en el mercado sea inferior, en cuyo caso se tomar ste. Precio de Adquisicin, es el precio consignado en la factura ms todos los gastos adicionales que se produzcan hasta la llegada al almacn. Costo de produccin, se determinar aadiendo al precio de adquisicin de las materias primas y de otras, materias consumidas, los costes directamente imputables al producto y la parte

proporcional que razonablemente le corresponda de los costes indirectamente imputables al producto. Cuando el valor de mercado de cualquiera de estos bienes sea inferior a su precio de adquisicin o coste de produccin, habr que efectuar la correspondiente correccin valorativa, es decir, se dotar la pertinente provisin si la depreciacin es reversible, si fuera irreversible, tambin se tendr en cuenta esta circunstancia al valorar las existencias. Cuando se trate de bienes cuyo precio de adquisicin o coste de produccin no se puedan identificar de modo individualizado, se adoptar como carcter general el mtodo del precio medio ponderado. Tambin se podra adoptar otro anlogo (LIFO, FIFO,..) si la empresa lo considera conveniente. Objetivos de auditoria Los principales objetivos del auditor en esta rea son los de llegar a determinar: 1. Que las cantidades correspondientes a los saldos mostrados en el grupo de existencias, que figuran en el balance e inventario, existen, no se han producido omisiones, figuran en los saldos del mayor y si todas las existencias son propiedad de la empresa. 2. Que los productos estn valorados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicados con uniformidad en relacin al ejercicio anterior y correctamente presentados en el balance. De no ser as, el balance no representar de manera fiel y razonable el estado econmico de la empresa. La valoracin deber referirse a las materias primas, los productos en curso y los acabados. 3. Comprobar si existe una provisin por depreciacin de existencias adecuada para prdidas para los casos de: Partidas de lento movimiento, obsoletas o daadas. Partidas cuyo valor neto de realizacin o de mercado sea inferior al coste. Contratos a largo plazo. 4. Determinar las restricciones que pudieran existir sobre el derecho de propiedad por parte de la empresa (embargos, fianzas, garanta, pignoracin, etc.), y comprobar si stos estn recogidos en los estados financieros. 5. Verificar si los mtodos de control interno relacionados con las entradas y salidas de mercanca son adecuados y eficaces.

6. Comprobar la existencia de sistemas adecuados de custodia, proteccin, prevencin de daos o prdidas y coberturas para las que pueden producirse. 7. Ratificar que los movimientos de existencias entre perodos consecutivos han sido debidamente registrados en el perodo en el que se produjo el movimiento fsico. Objetivos de control interno La evaluacin del control interno persigue el conocimiento de los criterios organizativos y contables establecidos por la empresa para garantizar el correcto funcionamiento del rea de existencias, con el fin de determinar los puntos dbiles del sistema y el alcance, naturaleza, momento y contenido de los procedimientos que deben ponerse en prctica para cumplir los objetivos establecidos por la auditoria, en funcin del nivel de confianza ofrecido por el propio control interno. Pueden establecerse los siguientes aspectos fundamentales del control interno: 1. Una apropiada segregacin de funciones de custodia, registro, recepcin, almacenaje y embarque de las existencias. 2. Un control de las existencias fsicas mediante un adecuado registro de las entradas y salidas de mercancas, utilizando un sistema de inventario permanente y realizando inventarios fsicos peridicos. 3. Establecimiento de normas concretas para la valoracin de las existencias. 4. Adecuada proteccin fsica de los inventarios y cerciorarse de que efectivamente hay una cobertura de seguros suficiente para todas las existencias. Un modelo, con preguntas cerradas, como el que aqu se presenta ayuda a ver las debilidades del control interno. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA En el caso concreto del rea de existencias, deben incluir: 1. Observacin del conteo fsico realizado por el cliente, teniendo en cuenta que sean completos y recojan los siguientes aspectos: Fecha y hora del inicio del inventario. Asignacin de responsables para los recuentos fsicos. Descripcin de los materiales. Determinacin de las diferencias entre el primer y el segundo recuento. Separacin de los materiales que no son propiedad de la empresa.

Hay empresas que tienen implantado un control de existencias mediante recuentos rotativos o planes de muestreo, con lo que pretenden evitar un recuento total. El auditor debe comprobar si los procedimientos empleados son lo bastante fiables como para producir unos resultados sustancialmente iguales a los de un recuento total. Si hay existencias en poder de terceros (depsitos), deber obtenerse confirmacin por escrito. Por ltimo se recogern los ltimos partes de entradas y salidas, antes y despus del inventario fsico, para su verificacin posterior con los registros contables. 2. Verificacin de la exactitud de las existencias en cantidades, precios unitarios y correccin aritmtica. Para asegurarse de que las existencias son exactas, habr que: realizar pruebas selectivas sobre operaciones aritmticas, verificar que no se han incluido cantidades propiedad de terceros, as como la clasificacin en materias primas, productos terminados y en curso. 3. Verificacin de la contabilizacin y valoracin de las existencias. Tal vez este sea el problema ms importante y a la vez difcil de analizar desde el punto de vista de la auditoria. Una valoracin mal aplicada falsea tanto el patrimonio de la empresa como su cuenta de resultados. Materias primas. Al no haber experimentado ninguna transformacin, es relativamente sencillo, aunque laborioso su recuento. Existen unas facturas de proveedores en las que se puede comprobar su valoracin. Productos en curso y terminados. Normalmente, de comprobacin ms difcil. Esta, se centra en la valoracin de los productos en curso y los acabados, donde no slo se debe limitan a controlar el nmero de unidades, sino adems debe controlar en qu fase de produccin seencuentra. Si existe un adecuado sistema de costes, el auditor debe asegurarse de la fiabilidad del mismo. Mediante un muestreo se realizar la prueba. En el caso de que no existe, o dicho sistema no ofrezca garantas, es casi inevitable una salvedad en el informe. No obstante, el auditor puede hacer una comparacin de valoraciones individuales con la cuenta global de resultados de la propia empresa y otras similares del sector de las que se tenga datos. 4. Pruebas sobre el sistema de corte de operaciones. Se debe verificar el coste de las operaciones de compras y expediciones utilizando la informacin de la fecha de inventario. Se revisar la numeracin de los albaranes de entrada y salida.

Finalmente, se seleccionarn algunas facturas de ventas y compras de importancia, realizadas antes y despus de la fecha de cierre y se comprobar si su contabilizacin ha sido correcta. PROGRAMA DE TRABAJO El programa de trabajo para el rea de existencias, debe contener bsicamente los siguientes puntos: 1. Aspectos generales: a) Revisin y actualizacin de procedimientos contables y de control interno en esta rea. b) Resumen de puntos fuertes y dbiles para determinar el alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicables. c) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y comentarios con el encargado del trabajo y con la direccin de la entidad. 2. Aspectos especficos (relativos a la comparabilidad de la informacin): a) En la valoracin de existencias, se debern efectuar las siguientes tareas: Se han de revisar los procedimientos utilizados para la valoracin de las existencias. Seleccionar un listado de las partidas ms importantes para verificar su valoracin de acuerdo con el sistema establecido por la empresa. Verificar la valoracin de la produccin en curso, comprobando el grado de incorporacin de las materias primas, mano de obra y gastos de fabricacin. Asegurarse que todos los productos que fueron detectados como obsoletos, o con otros problemas en el inventario fsico, han sido considerados como tal por la empresa. b) Se deber realizar la verificacin del corte de operaciones de compras y expediciones, utilizando la informacin obtenida en la fecha del inventario fsico. Despus se revisar la secuencia numrica de los albaranes de entradas y salidas, para verificar la segregacin de los movimientos de existencias. Por ltimo, se seleccionarn algunas facturas de ventas y compras realizadas antes y despus de la fecha del inventario fsico, y se determinar si su contabilizacin ha sido correcta. Principios y normas contables Como consecuencia del cambio de mtodo de valoracin las modificaciones de criterios contables deben tener un carcter excepcional y sustentarse en transmitir una imagen fiel de la empresa. De acuerdo con normas de valoracin, cuando se produzca la modificacin del criterio, deben calcularse las variaciones de activo y pasivo y registrarse el efecto acumulado de las mismas al

inicio del ejercicio, como un gasto o ingreso de ejercicios anteriores dentro de los resultados extraordinarios. En las cuentas anuales, se debe justificar el cambio en la memoria y la incidencia cuantitativa y cualitativa de la variacin. Los principios contables y criterios de valoracin ms significativos, son los siguientes: 1. Para la valoracin de las existencias se aplicar como criterio general la norma de valoracin que indica que se valorarn al precio de adquisicin (o coste de mercado si ste fuera menor), o bien el costo de produccin. El precio de adquisicin incluir el consignado en factura ms todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que las mercancas se hallen en el almacn (transporte, seguros, impuestos indirectos, etc.). El importe de los impuestos indirectos que gravan la adquisicin de las existencias solo se incluir en el precio de adquisicin cuando no sea recuperable. El costo de produccin se determinar computando el precio de adquisicin de las materias primas y otras materias consumibles, en la parte que le sea razonablemente imputable, as como la mano de obra y otros gastos indirectamente imputables en la medida que tales costes correspondan a perodo de fabricacin. 2.- Por valor de mercado se entender el valor de reposicin o realizacin, utilizando para mantener el valor histrico de balance las provisiones. Cuando se trate de bienes cuyo precio de adquisicin no sea identificable de modo individualizado, se adoptar con carcter general el mtodo del precio medio o coste medio ponderado. Los mtodos FIFO y LIFO u otros anlogos son aceptables, si la empresa los considera ms convenientes para su gestin. PMP: Valora las salidas de acuerdo con la media de los precios de adquisicin de las existencias en ese momento, ponderados por las cantidades adquiridas. FIFO: Recoge las iniciales de la expresin first in, first out (primera entrada, primera salida) y valora las salidas de acuerdo con el precio de la partida comprada antes y, cuando sta no es suficiente, se empieza a computar el precio de las unidades que correspondan de la siguiente entrada, y as sucesivamente. As las existencias finales quedan valoradas a los precios ms recientes. LIFO: Toma las iniciales de last in, first out (ltima entrada, primera salida) y valora las salidas de acuerdo con el precio de la ltima partida comprada y, cuando sta no es suficiente, se empieza a computar el precio de las unidades que correspondan a la entrada anterior, y as sucesivamente. As las existencias finales quedan valoradas a los precios ms antiguos. Las existencias podrn ser objeto de correcciones de valor debido a:

a) Prdidas de valor reversibles, es decir, cuando el valor de un bien o cualquier otro valor que le corresponda sea inferior al precio de adquisicin o al coste de produccin, siempre que dicha diferencia se considere recuperable. Las prdidas de valor reversibles se reflejan mediante las provisiones correspondientes. Debe darse informacin en la memoria del procedimiento seguido para la estimacin de las provisiones por depreciacin de existencias y su desglose. b) Prdidas de valor irreversibles, que son aquellas que no se pueden recuperar con el paso del tiempo. Originan que se tenga presente dicha circunstancia al valorar de forma extracontable las existencias finales. 3. Para la imputacin contable a su correspondiente ejercicio econmico de las operaciones de venta realizadas por la empresa se atender generalmente a la fecha de devengo y no a la de cobro o pago. Aspectos fundamentales del control interno 1. Los puntos ms importantes del control interno de la empresa, son los siguientes: 2. Control permanente de las empresas. 3. Realizar inventarios fsicos, peridicos en forma relativa. 4. Establecer las medidas adecuadas para garantizar la fiabilidad de estos inventarios fsicos. 5. Investigar y aclarar las diferencias que se puedan producir entre los inventarios fsicos y los saldos contables. 6. Cumplimentar albaranes prenumerados, tanto para las entradas como para las salidas fsicas de los materiales. 7. Mantener una contabilidad analtica para el control de los costos de los materiales. 8. Adecuada consideracin de las partidas obsoletas e de lente movimiento. Por otro lado, vamos a destacar una serie de puntos dbiles: 1. Deficiente ordenacin fsica de los almacenes y falta de segregacin entre los mismos. 2. Falta de control sobre las entradas y salidas de materiales y la falta de personal que se responsabilice de este aspecto. 3. En relacin a la realizacin de los inventarios fsicos, est la inexistencia de instrucciones por escrito, tambin el no detener la produccin y el movimiento de los almacenes el da o los das en los que se efecta el inventario. Tambin el no utilizar tarjetas pre numeradas y el no realizar dobles recuentos.

4. No conciliar peridicamente las tarjetas de inventarios permanentes con los saldos de las cuentas del mayor. 5. Inexistencia de un procedimiento establecido para el control y la valoracin de los desperdicios, subproductos,... 6. Falta de instrucciones para garantizar la segregacin de los movimientos de existencias entre perodos, de forma adecuada. 7. Sealar la falta de revisin de las operaciones aritmticas. Objetivos de auditoria 1. La validacin de las existencias, implica determinar correctamente si: 2. Los stocks que aparecen en el balance de fin de ejercicio, estn adecuadamente presentados, existen realmente, se hayan en buenas condiciones de utilizacin, no hay ms existencias en poder de la empresa. 3. Determinar si las existencias se hayan valoradas correctamente segn los principios de contabilidad generalmente aceptados y adems, si existe una provisin suficiente para los artculos de lenta rotacin, artculos deteriorados u obsoletos. 4. Si las existencias pignoradas o sujetas a determinadas garantas u otros gravmenes, estn claramente diferenciadas en el almacn. 5. Se hayan contabilizado adecuadamente las entradas y salidas de almacn y las existencias se hayan correctamente determinadas respecto a cantidades, valoracin, clculos, porcentajes,... de forma similar a la utilizada en ejercicios anteriores. 6. La contabilizacin de cada tipo de existencia se corresponde con el inventario y con la naturaleza de cada producto. Tambin que se refleje en cuentas especiales las existencias que estn depositadas en almacenes ajenos (en trnsito o en consignacin) y las que estn en la empresa siendo propiedad ajena, as como tambin los envases a devolver. 7. Los procedimientos establecidos para la determinacin de los costes de compra y fabricacin, se hayan desarrollado de acuerdo a la poltica de la empresa y en consonancia a la de aos anteriores. 8. Las relaciones de existencias se han recogido, sumado y resumido correctamente en los registros contables. PROCEDIMIENTOS DE VALIDACIN Hay que considerar dos aspectos fundamentales, en estos procedimientos: A) Validacin de la existencia fsica

B) Comprobacin del valor A) VALIDACION DE LA EXISTENCIA FISICA, el valor de esas existencias que aparecen en esos estados financieros, puede estar basado en el recuento fsico del final de ejercicio, o bien en las cuentas de inventario permanente que puedan comprobarse de tres formas principales: 1.- Recuento rotativo a lo largo del ejercicio 2.- Recuento peridico de todas las existencias a final del ejercicio 3.- Criterio mixto Recuento rotativo a lo largo del ejercicio, consiste en comprobar cada mes, un determinado nmero de productos, de acuerdo con un programa que, incluye todas las existencias un o dos veces al ao. Esto sera lo ms aconsejable, cuando se puede realizar. Recuento peridico de todas las existencias a final del ejercicio, en ambos casos (1 y 2), el auditor deber presenciar, si es posible, estos recuentos fsicos en su totalidad, o bien por un muestreo que sea representativo. Criterio mixto, consiste en un recuento rotativo para las materias primas, mercaderas, productos terminados y un recuento peridico al final del ejercicio para los productos en curso de fabricacin. En cualquier caso, durante el recuento deben interrumpirse las entradas y salidas en almacn (para evitar confusiones) o bien mantenerlas separadas hasta confirmar el recuento. Las diferencias que aparezcan entre ese recuento fsico y las que revelen las cuentas de inventario permanente, debern ser dualizadas y como es obvio, las cuentas de inventario permanente, debern ser corregidas en funcin de los recuentos fsicos hechos. El personal encargado del recuento fsico debe cambiar de vez en cuando, y no debe ser el mismo que tenga la responsabilidad del almacn y de los inventarios permanentes y adems debe existir el factor sorpresa ( en el sentido de que no se sepa los artculos a comprobar cada vez ), tambin hay que tener en cuenta que las existencias finales de almacn van a depender de las existencias iniciales y de las entradas y salidas durante el perodo, por lo que tambin habr que comprobar estos aspectos. En este sentido, Las entradas en almacn pueden ser por compra, fabricacin, devolucin de clientes o de talleres, ajustes de recuento de inventario,....., entre otras. Las salidas de almacn pueden ser por ventas, consumos propios, devoluciones a proveedores, bajas en inventario, destruccin o robo,.... Debemos comprobar las existencias en curso de fabricacin y el auditor se debe cerciorar de que realmente estn en curso y no incluye productos rechazados, ni semiterminados, ni terminados,...

Se deben comprobar las existencias que estn en consignacin o en depsito, y lo mismo sucede con esas existencias que estn pignoradas o sujetas a determinadas garantas. B) COMPROBACION DEL VALOR DE LAS EXISTENCIAS, el Auditor ha de comprobar que el coste de los artculos que integran las existencias se han determinado de acuerdo con las directrices de la empresa, las cuales estn en consonancia con los criterios utilizados en el ejercicio anterior. As: Habr que comprobar el costo de compra con las facturas de proveedores, los recibos de los portes,.... y estos importes se habrn de corresponder. Habr que comprobar el costo de fabricacin de los productos terminados y semiterminados con los valores de consumo de materiales, de la mano de obra aplicada con la imputacin de todos los dems costes de fabricacin y transformacin. Habr que ver el precio de mercado de las distintas clases de existencias y comprobar que se determina de acuerdo a los datos disponibles al cierre del balance. (Ya sea con los boletines de cotizacin, valor de realizacin,....) Hay que comprobar que entre el precio de mercado y el de adquisicin se aplica el menor de los dos, que se han calculado correctamente las previsiones, que los criterios de valoracin se corresponden con los que seguan en aos anteriores. Hay que comprobar que se han eliminado beneficios internos. Habr que hacer una verificacin de la exactitud aritmtica de los listados de existencia. Habr que obtener un listado de las existencias con cantidades, precio unitario, precio total, y una descripcin de las mismas. Habr que comprobar las sumas y multiplicaciones (prueba selectiva), comprobar las cantidades de los inventarios fsicos con ese estado de existencia. Ejemplos de pruebas sustantivitas Existencia u ocurrencia 1. Las existencias incluidas en el balance general existen fsicamente. Las existencias representan partidas mantenidas para la venta o uso en el curso normal del negocio Pruebas: Observar conteos fsicos de las existencias. Obtener confirmacin de existencias en ubicaciones fuera de la entidad. Probar las transacciones de existencias que ocurran entre la fecha del inventario fsico y la fecha de balance. Revisar registros permanentes de existencias, registros de produccin y registros de compra para obtener informacin sobre la actividad actual. Comparar existencias con catlogo vigentes de ventas y ventas y guas de despacho posteriores. Emplear el trabajo de especialistas para corroborar la naturaleza de los productos especializados

Integridad 1. Las cantidades de existencias incluyen todos los productos, materiales e insumos disponibles. Observar conteos fsicos de las existencias. Comparar, en forma analtica la relacin entre los saldos de existencias con compras, produccin y actividades de ventas recientes Probar procedimientos de corte para despachos y recepcin de existencias. 2. Las cantidades de existencias incluyen todos los productos, materiales e insumos de propiedad de la entidad que estn en trnsito o almacenados en localidades externas 3. Los listados de existencias estn compilados correctamente y los totales se incluyen debidamente en las cuentas de existencias Pruebas: Comparar, en forma analtica la relacin de saldos de existencias entre las compras recientes, la produccin y actividades de ventas. Probar procedimientos de corte para despachos y recepcin de existencias. Cotejar los conteos de pruebas registrados por el auditor durante la observacin de inventario fsico con los listados de existencias. Comprobar la inclusin de todas las etiquetas de inventario y hojas de conteo empleados en el registro de los conteos de existencias fsicas. Probar la exactitud de los listados de inventarios. Conciliar los conteos fsicos con los registros permanentes y saldos del libro mayor e investigar fluctuaciones importantes Derechos y obligaciones 1. La entidad tiene dominio legal o derechos similares de propiedad sobre las existencias. 2. Las existencias excluyen partidas facturadas a clientes o existencias de propiedad de terceros. Pruebas: Observar los conteos fsicos de las existencias. Obtener confirmacin de las existencias en localidades fuera de la entidad. Examinar facturas de proveedores pagadas, acuerdos de consignacin y contratos. Examinar facturas de proveedores pagadas, acuerdos de consignacin y contratos. Probar procedimientos de corte para despachos y recepcin de existencias. 3. Las existencias estn correctamente presentadas al costo (excepto cuando el valor de mercado es inferior) 4. Las partidas de lento movimiento, en exceso, defectuosas y obsoletas incluidas en existencias estn debidamente identificadas

5. El valor de las existencias se reduce, si corresponde, al costo de reposicin o valor neto de realizacin Pruebas: Examinar facturas de proveedores pagadas. Revisar el valor de mano de obra directa asignada Probar el clculo de las cuotas estndar de gastos indirectos. Examinar anlisis de variaciones del costo estndar de fabricacin y compra. Examinar anlisis de rotacin de existencias Revisar experiencia y tendencias de la industria. Comparar, en forma analtica, la relacin entre saldos de existencias y el volumen de ventas esperadas. Visitar la planta Consultar al personal de produccin y ventas respecto de posibles partidas de existencias obsoletas o excesivas. Obtener cotizaciones del valor actual de mercado Revisar costos actuales de produccin. Examinar ventas despus de fin de ao y compromisos pendientes de rdenes de compra. Presentacin y revelacin 1. Las existencias se clasifican apropiadamente en el balance como activos circulantes. 2. Las principales categoras de existencias y sus bases de valuacin estn debidamente reveladas en los estados financieros 3. La prenda o garanta de existencias est debidamente revelada. Pruebas: Revisar borradores de los estados. Revisar borradores de los estados financieros Comparar la informacin revelada en los estados financieros con los requerimientos de principios contables generalmente financieros aceptados. Obtener confirmacin de existencias en prenda bajo acuerdos de prstamos.