Muhammad Misbah Subkhi 100411100 105

CHAPTER 8 ENTERPRISE INFORMATION SYSTEMS

8.1 Enterprise Information System : Konsep dan Definisi

Gambaran pembuka memperkenalkan kita pada Sistem tersebut untuk mendukung taktis dan pengembangan strategi pengambilan keputusan di semua tingkat organisasi. Di banyak organisasi, berbagai keputusan dibuat setiap hari oleh para manajer menengah dan atas, analis pemasaran, dan pekerja pengetahuan lainnya di berbagai lokasi, bahkan di negara yang berbeda. Pada 1980-an hingga tahun 1990an, sistem melayani kebutuhan eksekutif puncak yang dirancang sebagai sistem independen (mandiri) dan disebut executive information system (EIS). Pendekatan ini membuat sistem tersebut terjangkau terutama untuk perusahaan besar. Saat ini, eksekutif didukung dengan sistem yang mendukung pegawai lain juga. Sistem itu disebut enterprise information system (EIS) Selain itu, sebagai akibat dari peningkatan integrasi sistem dan metode pengiriman, EIS melayani banyak pengguna lain di seluruh perusahaan.
8.2 Evolusi/perkembangan eksekutif dan Enterprise Information system

Selama tahun 1980 merasakan bahwa teknologi informasi yang ada, termasuk DSS, tidak memadai untuk digunakan eksekutif. Informasi yang dipublikasikan tentang DSS menunjukkan bahwa sebagian besar DSS pribadi mendukung kerja profesional dan manajer tingkat menengah. Organisasi DSS memberikan dukungan terutama untuk perencana, analis, dan peneliti. Jarang sekali eksekutif atas secara langsung menggunakan DSS. Situasi ini kontras dengan fakta bahwa pekerjaan yang paling penting dari eksekutif atas adalah untuk membuat keputusan. Apa yang dibutuhkan adalah sebuah alat yang bisa menangani kebutuhan spesial eksekutif untuk infomations tepat waktu dan akurat dalam format yang bermakna. EIS adalah teknologi yang muncul dalam menanggapi situasi yang baru saja dijelaskan.

Muhammad Misbah Subkhi 100411100 105

Executive Information System (EIS) adalah sistem berbasis komputer yang melayani kebutuhan informasi dari eksekutif atas. Ini menyediakan akses cepat ke informasi yang tepat waktu dan akses langsung laporan manajemen. EIS sangat user friendly yang didukung oleh grafis dan menyediakan pelaporan exeptions dan kemampuan driil-down. Hal ini juga terhubung ke internet, intranet dan extranet Executive Support System (ESS) adalah sistem pendukung menyeluruh yang melampaui EIS untuk memasukkan komunikasi, otomatisasi kantor, dukungan analis dan kecerdasan bisnis Enterprise Information System (EIS) Ini adalah sistem perusahaan luas yang menyediakan informasi menyeluruh mulai poin dari pandangan perusahaan. Pengguna yang berbeda di seluruh perusahaan dapat menggunakan sistem untuk tujuan yang berbeda. Sistem ini melayani kebutuhan eksekutif atas juga. Sistem perusahaan merupakan bagian penting dari konsep manajemen sumber daya perusahaan (konsep ERP). Enterprise information systems (EIS) adalah platform teknologi yang bisa

menyatukan semua informasi dari berbagai bagian menjadi satu (single) informasi secara lojikal, sehingga Enterprise (perusahaan/organisasi) bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan mudah. EIS merupakan sistem kecerdasan bisnis yang mencakup seluruh bagian organisasi korporat dan tidak hanya membatasi hanya pada eksekutif saja. Sistem ini umumnya diterapkan dalam bentuk aplikasi-aplikasi web yang memfasilitasi pertukaran informasi (portals). Menurut Watson, EIS adalah system terkomputerisasi yang menyediakan akses bagi eksekutif secara mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan dengan critical success factor ( factor penentu keberhasilan ) EIS sebenarnya merupakan pengembangan dari konsep yang sudah ada yaitu Executive Information system dan DSS yang diperluas untuk domain seluruh perusahaan. EIS mempunyai batasan-batasan sebagai berikut: Corporate wide system

Muhammad Misbah Subkhi 100411100 105

Cakupan dari EIS adalah seluruh bagian dari perusahaan, sehingga dari satu sistem kita bisa mendapat informasi dari semua bagian, misalnya dari bagiankeuangan, SDM, Pemasaran, Produksi dll dalam sistem yang terintegrasi. Holistic Information Informasi yang disajikan adalah informasi yang menyeluruh, tidak perbagian, informasi jenis ini sangat penting untuk pengambilan keputusan perusahaan secara umum. Business Intelligence Keseluruhan aktifitas dari sistem digunakan untuk mendukung kebijakan yang diambil dalam bisnis yang digeluti oleh perusahaan.Sehingga penggunaan EIS akan meningkatkan business intelligence dari pengguna sistem (eksekutif). Ada beberapa alasan mengapa EIS yang dibutuhkan untuk mengatasi berbagai macam kebutuhan akan informasi yang up to date. Eksternal Meningkatan kompetisi Lingkungan yang dengan cepat berubah Keharusan untuk selalu proaktif Kebutuhan untuk mengakses external database Internal Kebutuhan akan informasi yang up to date Kebutuhan akan komunikasi Kebutuhan akan informasi yang lebih akurat Kebutuhan untuk meningkatkan keefektifan Tujuan dari Executive Information Sistem adalah menghasilkan target informasi yang selalu up to date untuk meningkatkan performance dari suatu perusahaan dengan memberikan perhatian khusus pada tujuan akhir dan prioritasdari perusahaan tersebut.
8.3 Peran eksekutif dan kebutuhan informasi

Sebelum lebih jauh membicarakan tentang EIS dan contohnya, ada baiknya kita melihat karakteristik aliran informasi yang dibutuhkan eksekutif untuk pengambilan keputusan.
3

Muhammad Misbah Subkhi 100411100 105

8.4 Karakteristik dan kemampuan dari EIS

Sebuah EIS yang baik harus mempunyai kemampuan-kemampuan sebagai berikut : Drill Down Path EIS harus bisa mengakses informasi dari informasi paling puncak ke informasiinformasi pendukung di level bawahnya, untuk menjamin kelengkapan dari informasi yang akan dipakai. Critical Success Factor Informasi yang ditampilkan oleh EIS haruslah merupakan informasi-informasi yang berkaitan dengan "Critical Success Factor" antara lain: Informasi strategis,managerial dan operasional Sumber daya, meliputi sumber daya organisasi, industri dan lingkungan Informasi-informasi yang bisa dimonitor, berupa : o Deskripsi masalah-masalah kunci o Problem-problem yang diprioritaskan untuk diselesaikanTop level financial
4

Muhammad Misbah Subkhi 100411100 105

o Faktor-faktor Kunci penyelesaian masalah o Laporan terperinci tentang faktor-faktor kunci diatas. Status Access Laporan yang diberikan haruslah merupakan data terbaru. Analisis EIS harus dilengkapi dengan kemampuan-kemampuan analisis, dalam bentuk misalnya: Fungsi analisis built in terintegrasi dng DSS Analisis oleh Agent Intelligence Navigasi Informasi Banyak data harus bisa dianalisa dengan navigasi yang jelas dan mudah Audio dan Visual Penggunaan multimedia juga sangat diperlukan untuk lebih mendukung informasi yang diberikan. Komunikasi EIS harus dilengkapi dengan media komunikasi misanya, e-MAIL, News Group, voice mail dan sebagainya. Secara umum karakteristik dan keuntungan dari EIS dapat diringkas sebagai berikut : Karakterisitik dari EIS : Kualitas informasi Flexible menghasilkan informasi yang benar meghasilkan informasi berkala meghasilkan informasi relevant menghasilkan informasi yang komplet menghasilkan informasi yang valid User Interface
5

Kemampuan Teknis akses ke informasi global akses ke email hypertext dan hypermedia analisis informasi ditampilkan dalam bentuk hirarki Penggunaan grafik dan report Pengorganisasian critical success

Muhammad Misbah Subkhi 100411100 105

Mempunyai GUI yang bagus User Interfacenya harus user friendly Memungkinkan acces yang aman ke informasi dapat diakses dari banyak tempat menyediakan cara pengaksesan informasi yang cepat dan mudah Keuntungan dari EIS: memfasilitasi pencapaian tujuan organisasi memfasilitasi akses ke seluruh informasi meningkatkan kualitas dari pengambilan keputusan menyediakan keuntungan kompetitif Mempercepat waktu pencarian informasi meningkatkan kemampuan komunikasi. meningkatkan kualitas komunikasi memungkinkan perencanaan memenuhi kebutuhan eksekutif memungkinkan pencarian penyebab masalah memungkinkan antisipasi masalah dan kesempatan
8.5 Perbandingan dan Integrasi EIS dan DSS

factor Filter, kompres dan pelacakan datadata kritikal

EIS mempunyai banyak persamaan dengan DSS. Untuk mempertegas perbandingan di antara keduanya, perbedaan antara DSS dan EIS dapat diperlihatkan pada tabel berikut :
EIS Mendukung manajemen atas dalam masalah menemukan dan peluang berulang analisis 6

Muhammad Misbah Subkhi 100411100 105

kecepatan tinggi berbasis GUI DSS Menganalisa masalah tertentu atau peluang Ad hoc analisis Efektif Mungkin memiliki GUI Integrasi Menggunakan keluaran EIS untuk memulai DSS o Data dari tempat yang sama Mengintegrasikan peran pengguna perangkat lunak pihak ketiga 8.6 EIS, Data Access, Data Warehousing, OLAP, Multidimensional Analysis,

Presentation, and The Web Setelah data sedang diakses dan disediakan, analisis dan tampilan menjadi penting. Kombinasi dari analisis multidimensional dengan OLAP tools memungkinkan tampilan data di kedua spreadsheet dan format grafis, bersamaan dengan kemampuan untuk mengiris-dan-dadu multimedimensional kubus data bahwa pengguna meminta dari data warehouse. Sebuah Enterprise (informasi) Portal mengintegrasikan aplikasi internal, seperti manajemen database, manajemen dokumen, dan email, dengan aplikasi eksternal, seperti layanan berita dan situs web pelanggan. Alasan yang paling penting untuk menyebarkan sebuah portal informasi perusahaan meliputi mendistribusikan informasi lebih efektif, mendorong kerja kolaboratif, mengelola konten dan informasi, mengintegrasikan dengan aplikasi perusahaan, mendukung pelanggan, pemasok dan mitra pendukung, meningkatkan administrasi internet, dan mengurangi biaya pelatihan. Tujuan utama dari suatu portal perusahaan adalah untuk memberikan setiap pengguna pandangan pribadi dan terintegrasi dari informasi bisnis, aplikasi, dan layanan. Portal pengguna mungkin internal atau eksternal suatu organisasi. Portal

Muhammad Misbah Subkhi 100411100 105

perusahaan memiliki kemampuan beragam dan oleh karena itu mempekerjakan beberapa lapisan dari berbagai teknologi, seperti berikut:
a. Groupware / kolaborasi teknologi: diskusi, sesi chat, dan proyek perpustakaan b. Presentasi: alat visualisasi data, seperti Web OLAP, JavaScript, dan VBScript

untuk web display

c. Personalisasi dan kustomisasi: software agen yang menyesuaikan informasi untuk

pengguna individu menggunakan teknologi push

d. Penerbitan dan distribusi: gudang dokumen dalam format portabel, serta

mempublikasikan dan berlangganan mesin, sistem manajemen konten yang diakses melalui portal informasi perusahaan
e. Cari: kedua mesin pencarian teks lengkap dan yang mencari deskripsi dokumen

dan konten lainnya

f. Kategorisasi: alat untuk menciptakan dan memelihara berbagai kategori informasi

untuk khalayak yang berbeda, seperti alat-alat multidimensionalitas

g. Integrasi: alat untuk mengakses berbeda back-end sumber data, seperti paket ERP,

database relasional, dan data eksternal, seperti kutipan harga saham

8.7 Soft Information pada Enterprise System

Watson et al. (1996) mengakui bahwa para pengambil keputusan membutuhkan informasi yang lembut, sering disediakan secara informal, untuk membuat keputusan. Mereka melakukan studi mendalam tentang bagaimana dan sejauh mana informasi yang lunak termasuk dalam EIS. Soft Information adalah fuzzy, unofficial (tidak resmi), intuitive (intuitif), subjective, nebulous (samar-samar), implied (tersirat), and vague (tidak jelas). Mereka menemukan bahwa soft information telas digunakan sebagian besar dalam EIS, dipecah menjadi kategori berikut:
8

Prediksi, spekulasi, perkiraan, dan perkiraan (78,1%) Penjelasan, justifikasi, penilaian, dan interpretasi (65,6%) News melaporkan, tren industri, dan data survei eksternal (62,5%) Jadwal dan rencana Format (50,0%) Pendapat, perasaan, dan ide-ide (15,6%)

Muhammad Misbah Subkhi 100411100 105

Rumor, gosip dan desas-desus (9,4%)

8.8 Organisai DSS

Hackathorn dan Keen [1981], membedakan sistem berbasis komputer dalam 3 kategori: individual, group dan organisasi. Organizational DSS adalah sistem pendukung keputusan yang difokuskan pada tugas-tugas organisatoris atau kegiatan yang melibatkan banyak proses dan pelaku, misalnya:Mengembangkan Rencana Pemasaran dan Anggaran Biaya Negara. Dimana kegiatan individual harus berjalan harmonis dan saling mendukung dengan individu yang lain. Komputer dipakai sebagai jembatan untuk komunikasi dan koordinasi disamping juga untuk membantu memecahkan masalah. Beberapa Definisi dari ODSS Kombinasi dari komputer dan teknologi informasi, yang dirancang untuk koordinasi dan mendistribusikan pengambilan keputusan melalui area fungsional dan layer-layer hirarkie sehingga pengambilan keputusan dapat sejalan dengan tujuan dari organisasi. (Watson [1990]) DSS yang dipakai oleh individu atau kelompok, dalam banyak work station dalam lebih dari 1 unit organisasi yang membuat banyak keputusan yang otonom tapi saling terkait. (Carter [1992] ) Sehingga secara umum, karakter dari ODSS adalah: Fokus dari ODSS adalah tugas-tugas organisasi atau keputusan yang mempengaruhi banyak unit organisasi atau perusahaan ODSS beroperasi dalam lintas layer hirarkie ODSS melibatkan sistem berbasis komputer dan teknologi komunikasi.

Ada beberapa perbedaan antara ODSS dengan DSS yang standar Case management DSS aksesibel untuk banyak user pada banyak lokasi melalui Lan atau WAN

8.9 Supply and Value Chains and Decision Support

Sebuah supply chain (rantai pasokan) mengacu pada aliran material, informasi, dan jasa dari pemasok bahan baku melalui pabrik dan gudang ke konsumen akhir.

Muhammad Misbah Subkhi 100411100 105

Sebuah supply chain juga mencakup organisasi dan proses yang menciptakan dan memberikan produk, informasi, dan jasa kepada pelanggan akhir. supply chain memiliki 3 bagian:

Upstream (hulu). Bagian ini termasuk pemasok dan pemasoknya. Internal supply chain. Bagian ini mencakup semua proses yang digunakan dalam transformating masukan dari pemasok ke keluaran Downstream (Hilir). Bagian ini mencakup semua proses yang terlibat dalam memberikan produk kepada pelanggan akhir.

Value chain merupakan bagian dari aliran yang lebih besar yang disebut sistem nilai : Termasuk tingkatan pemasok, Nilai rantai distributor, pembeli, perpanjangan supply chain (rantai pasokan), dan Memaksimalkan dan mengoptimalkan nilai total rantai. Porter Model value chain kegiatan utama : logistik masuk operasi logistik keluar Pemasaran dan penjualan pelayanan pelanggan
10

Kegiatan pendukung : Organisasi infrastruktur Sumber daya manusia manajemen perkembangan teknologi pembelian

Muhammad Misbah Subkhi 100411100 105

8.10 Supply Chain Problems and Solutions

Masalah supply chain :

a. Adanya ketidakpastian (Uncertainties) permintaan perkiraan waktu pengiriman masalah kualitas b. Perlu untuk mengkoordinasikan kegiatan c. isu-isu lain Layanan pelanggan miskin Memperoleh data real time tentang status chain budaya masalah

solusi masalah supply chain :

manajemen persediaan pengiriman manajemen efisien pembelian JIT CRM Kolaborasi sepanjang rantai kemitraan strategis Mengurangi jumlah perantara outsourcing 8.11 Materials Requirement Planing (MRP), Enterprise Resource Planing/Enterprise

Resource Management (ERP/ERM), and Supply Chain Management (SCM) System sistem MRP dirancang untuk mengolah jadwal induk produksi menjadi kebutuhan bersih untuk semua item suatu prosedur logis berupa aturan keputusan dan teknik transaksi berbasis komputer

11

Muhammad Misbah Subkhi 100411100 105

Rencana produksi untuk kapasitas 100% persediaan model Menguasai jadwal produksi Daftar komponen Ditambahkan pabrik dan mesin kapasitas Ditambahkan keuangan dan perencanaan sumber daya Integrasi MRP

CRP sistem

MRPII sistem

Manfaat yang berwujud (nyata) :

Pengurangan persediaan Pengurangan personil peningkatan produktivitas biaya pengurangan peningkatan pendapatan peningkatan pengiriman urutan manajemen Pengurangan dalam

Manfaat yang tidak berwujud :

Visibilitas informasi peningkatan proses Layanan pelanggan yang lebih

baik
Standardisasi Keluwesan Globalisasi Peningkatan kepuasan karyawan Peningkatan kinerja bisnis

pemeliharaan

ERP adalah Sistem komputer yang mengintegrasikan semua departemen organisasi dan fungsi memperpendek waktu produksi, mengurangi biaya dalam rantai, meningkatkan layanan pelanggan, memfasilitasi perubahan proses bisnis, mengotomatiskan proses bisnis utama yang didasarkan pada pandangan value chain. SCM adalah suatu pendekatan dalam mengintegrasikan berbagai organisasi yang menyelenggarakan pengadaan atau penyaluran barang, yaitu supplier, manufacturer, warehouse dan stores sehingga barang-barang tersebut dapat diproduksi dan didistribusikan dalam jumlah yang tepat, lokasi yang tepat, waktu yang tepat dan biaya yang seminimal mungkin.
8.12 Customer Relationship/Resource Management (CRM) System 12

Muhammad Misbah Subkhi 100411100 105

Sistem yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan utama Membuat

analisis

mendalam

dari

biaya

pelanggan

dan

potensi

keuntunganInformasi yang terhubung dari unit bisnis yang berbeda

Karyawan diberdayakan untuk menangani masalah pelanggan Berfokus pada: akuisisi pelanggan retensi pelanggan loyalitas pelanggan profitabilitas pelanggan Memungkinkan untuk alokasi sumber daya yang tepat untuk masing-masing kelas

pelanggan
Hubungan teknologi Data warehouse Yayasan CRM Intelijen bisnis / business analytics data mining Analisis prediktif menentukan hubungan OLAP Terintegrasi dengan:

GIS = geografis preferensi Pendapatan manajemen software optimasi harga = dioptimalkan Data mining meja kerja = target promosi keuntungan:
Menurunkan biaya pelanggan merekrut Mengurangi biaya penjualan Profitabilitas yang

masalah:
Kegagalan untuk

menggunakan perangkat lunak

integrasi organisasi budaya mahal Beradaptasi proses bisnis Mempertahankan karyawan latihan

lebih besar melalui penargetan dan segmentasi

Meningkatkan retensi

pelanggan
Meningkatkan loyalitas

pelanggan
13

Muhammad Misbah Subkhi 100411100 105

Meningkatkan layanan Alokasi waktu untuk

pelanggan
Berfokus pada pelanggan

penyebaran
Komitmen dari manajemen

puncak
8.13 Emerging EIS : Product Lifecycle Management (PLM), Business Process

Management (BPM) and Business Activity Monitoring (BAM) PLM

Terintegrasi, informasi yang didorong Termasuk semua aspek kehidupan produk Tujuan : merampingkan pengembangan dan meningkatkan inovasi Membutuhkan integrasi database independen Berbagi informasi tentang produk antara kelompok-kelompok yang berbeda, baik

di dalam maupun di luar organisasi

Melacak informasi elektronik tentang kehidupan produk Link bersama semua proses yang diperlukan Mengintegrasikan nodul dan alat ke suite aplikasi tunggal

keuntungan:
fleksibilitas Mengurangi perubahan pesanan

masalah:
Dukungan dari manajemen

senior
Keterlibatan pengguna Latihan integrasi

peningkatan desain
Mengurangi produksi kali Mengurangi waktu untuk

memasarkan
Peningkatan kontrol kualitas kolaborasi sentralisasi repositori

BPM
Mengintegrasikan data, aplikasi, dan orang-orang melalui proses bisnis Streamlined (efisien) 14

Muhammad Misbah Subkhi 100411100 105

mengotomatisasi proses Kurang administrasi Grafis peta proses Perusahaan portal informasi ke dalam proses bisnis mengintegrasikan sistem Menyediakan pandangan kesehatan organisasi dan kemajuan Menyatukan aturan, proses, metode, dan alur kerja Keuntungan : Link sistem warisan untuk alur kerja lebih baru Masalah : Kekuatan mengkaji proses

BAM
Real time sistem pemantauan fasilitas tertentu Mendeteksi peluang, masalah, dan ancaman Pemodelan fungsi untuk solusi Kolaborasi Respon cepat Keuntungan : mengenali dan menanggapi peristiwa, memungkinkan untuk resolusi

cepat Masalah : Senior dukungan manajemen, perubahan dalam proses bisnis, membutuhkan identifikasi CSF dan teknik analisis yang tepat
8.14 Frontline Decision Support System

Frontline (garis depan) pengambilan keputusan :

Mengotomatisasi proses keputusan dan mendorong mereka ke organisasi atau keluar untuk mitra
memberdayakan karyawan

Menggabungkan pengambilan keputusan dalam pekerjaan sehari-hari

Menyediakan pertanyaan yang tepat untuk meminta Menempatkan diperlukan data Menyediakan metrik untuk digunakan dengan data

8.15 The Future of Executive and Enterprise Information System

15

Muhammad Misbah Subkhi 100411100 105

Secara ringkas, berikut adalah beberapa perkembangan besar kita harapkan untuk dilihat dalam beberapa tahun ke depan:

Kemajuan Hardware dan software kenyataan Virtual dan Tiga-dimensi gambar display Peningkatan pemanfaatan data multimedia Peningkatan kerjasama dan komunikasi di seluruh perusahaan dukungan secara otomatis dan Intelligent agents

16