TUGAS SAP PT AZBIL BERCA INDONESIA (PT ABID)

FUAD AKBAR TUTUGAN 23110317 KELAS (A)

Azbil Group Tingkatkan Efisiensi Bisnis Dengan SAP Business One Jakarta, 30 September 2011 PT Azbil Berca Indonesia (PT ABID) penyedia produk dan sistem teknologi canggih di bidang otomatisasi bangunan kantor dan industri mengimplementasikan sistem aplikasi pengelolaan bisnis SAP Business One guna meningkatkan kinerja perusahaan. PT Azbil Berca Indonesia merupakan perusahaan patungan antara Yamatake Corporation (Jepang) dan PT Berca Indonesia (CCM Group) yang didirikan pada tahun 1997 yang mempunyai misi untuk memberikan pelanggannya solusi menyeluruh dan tepat waktu melalui pendekatan terpadu untuk menciptakan nilai tambah bersama-sama dengan para pelanggannya. Teknologi otomatisasi yang ditawarkan PT ABID memberikan kenyamanan optimal bagi pelanggan dalam mengelola infrastruktur, penghematan energi dan biaya serta meningkatkan keamanan di sebuah bangunan atau pabrik. Dengan pengalaman Yamatake sebagai salah satu share holder PT ABID yang telah lebih dari 100 tahun bergerak dalam bisnis otomatisasi membantu PT ABID dalam meningkatkan kemampuan teknik dan pelayanan pelanggan di bangunan milik pelanggan mereka. Pelanggan PT ABID termasuk perusahaan kimia, otomotif, minyak, dan perusahaan pupuk dan industry sejenis lainnya.

Setelah 10 tahun berjalan, sistem yang digunakan dirasakan tidak lagi fleksibel melakukan konfigurasi agar sesuai dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang. Diperlukan sistem aplikasi dan sistem pengelolaan bisnis yang dapat membantu mengintegrasikan semua fungsi bisnis inti seluruh perusahaan termasuk keuangan, penjualan, persediaan, dan operasi serta menghilangkan proses instalasi terpisah dan integrasi manual beberapa modul yang kompleks.

Laporan laba rugi proyek yang dilakukan secara manual, dan pencarian informasi bisnis dari sumber yang berbeda-beda memperlambat proses konsolidasi. Terbatasnya jumlah pengguna memerlukan banyak staf yang kerja lembur, hal ini menyebabkan biaya operasional meningkat. Penambahan beberapa modul yang dibutuhkan ke sistem yang ada menimbulkan kompleksitas.

Proses kompilasi informasi untuk pembuatan laporan, mengakibatkan keputusan bisnis menjadi tidak efisien.

SAP Business One dinilai sebagai salah satu solusi yang dapat mengatasi tantangan yang dihadapi PT ABID seiring dengan berkembangnya bisnis perusahaan. Hal ini karena SAP Business One memiliki fleksibilitas, komprehensif dan dinilai sesuai dengan tujuan strategis PT ABID. Dengan reputasi SAP sebagai penyedia solusi kelas dunia yang solusinya telah banyak diimplementasikan di banyak perusahaan, meyakinkan kami bahwa SAP Business One dapat mendukung tujuan strategis perusahaan kami baik internal maupun eksternal, kata Isak Sinatrawan, Wakil Presiden Direktur PT ABID.

Penting bagi PT ABID untuk memiliki suatu sistem data yang terintegrasi seperti SAP, untuk mendukung tujuan strategis yaitu meningkatkan kontrol internal, membantu manajemen berkonsentrasi pada strategi, bukan hanya operasi dan proses sehari-hari, serta untuk mempermudah dan menstandarisasi proses bisnis. PT ABID juga membutuhkan sistem guna mendapatkan data dan analisis bisnis yang akurat untuk pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Hal ini merupakan solusi yang efektif bagi PT ABID dalam memberikan layanan terbaik kepada para pelanggannya sekaligus mendukung proses pelaporan yang cepat dan efektif bagi para share holdernya.

SAP Business One diimplementasikan di PT ABID sejak tahun 2007. SAP Business One merupakan sebuah sistem aplikasi pengelolaan bisnis yang paling dapat membantu, karena SAP Business One mengintegrasikan semua fungsi bisnis inti dalam satu aplikasi. Fungsi bisnis inti seluruh perusahaan termasuk keuangan, pembukuan, perencanaan proyek, pembelian, administrasi penjualan, dan persediaan / pergudangan; menghilangkan kebutuhan untuk instalasi terpisah dan integrasi kompleks dari beberapa modul, serta integrasi manual. Adanya kemudahan akan add-ons program, free system upgrade, dan kemudahan query yang dapat

dilakukan oleh pengguna sendiri sangat membantu kami saat proses implementasi SAP Business One, Kata Ibu Johanna Tjokro, Deputy General Manager Finance and Accounting PT ABID. Banyaknya perusahaan besar dan kecil yang telah menggunakannya dan jaringan kemitraan dengan perusahaan lokal memberikan kenyamanan bagi kami, lanjutnya lagi. Sistem aplikasi seperti SAP Business One ini dianggap perlu untuk mendukung pertumbuhan PT ABID yang pesat pada saat itu dan sampai saat ini, dan dapat mengakomodasi pertumbuhan perusahaan di kemudian hari.

Implementasi dengan SAP Business One Proses implementasi SAP Business One di PT ABID dibantu oleh PT Mitra Inti Solusindo, salah satu mitra SAP Business One yang terkemuka dan telah berpengalaman dalam

mengimplementasi SAP Business One. PT Mitra Inti Solusindo dipilih karena mereka dapat memenuhi kebutuhan PT ABID, dan berpengalaman dengan pembuatan module addons dan tailor-made program sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Pemilihan solusi yang akhirnya jatuh pada SAP Business One, dan pemilihan PT Mitra Inti Indonesia sebagai mitranya, memakan waktu hanya 3 bulan. Selanjutnya, bersama PT Mitra Inti Solusindo, PT ABID menjalankan periode kick-off selama 6 bulan, dimana berbagai persiapan dilakukan, mulai dari perbaikan proses bisnis yang sudah ada untuk disempurnakan, pelatihan pengguna, sampai dengan persiapan perpindahan data dari sistem lama ke SAP Business One. Setelah itu, implementasi diawali dengan penggunaan dua sistem secara paralel (sistem lama dan baru) selama dua bulan, untuk memastikan bahwa tidak ada data yang hilang pada saat proses transisi data. Sejak itu, jelas bahwa dengan SAP Business One, data dapat dikonsolidasi dengan cepat; queries, analisis dan pembuatan laporan dapat dilakukan dengan cepat dan efisien, sehingga pembuatan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan lebih baik pula. Di sisi lain, penghematan yang signifikan terlihat dari berkurangnya biaya operasional perusahaan.

Untuk kedepannya, PT ABID melihat kesempatan untuk memperluas pemakaian modul lain, seperti modul Manajemen Sumber Daya Manusia, dan juga untuk menerapkan SAP di cabangcabang mereka, yang berada di luar Jakarta.

Yamatake Corporation (Jepang) sebagai salah satu share holder PT ABID pun telah melihat perubahan positif sejak implementasi SAP Business One di PT ABID, dan mencoba mempelajari kemungkinan untuk menerapkan system ERP yang serupa di negara-negara dimana bisnis Azbil berada. Struktur organisasi PT ABID

Solusi menggunakan sistem SAP

1. Memaksimalkan efisiensi dari setiap unit operasi. 2. Tim audit dapat mempersiapkan tim mereka dengan lebih baik sebelum menuju lokasi yang akan diaudit. Dengan solusi sap ini, tim audit dapat mengetahui secara spesifik data yang dibutuhkan. 3. Sistem sap mengintegrasikan secara ringkas seluruh sistem perusahaan, sehingga manajemen puncak mempunyai kapabilitas untuk memonitor kinerja secara konstan. 4. Telah terjadi peningkatan pengelolaan data secara signifikan terutama dalam hal akurasi dan kecepatan. 5. Tingkat persediaan menjadi lebih terkontrol.