Metodele de instruire profesionala

efectuat:Manciu Oxana

Instruirea la locul de munca

Pentru personalul din autoritile publice, ca i pentru majoritatea angajailor din alte domenii, nvarea pe tot parcursul vieii nseamn instruire informal la locul de munc, instruirea formal fiind periodic. Instruirea la locul de munc se realizeaz n scopul de a nsui noi deprinderi necesare pentru exercitarea eficient a sarcinilor de serviciu sau a unor atribuii cu un grad ridicat de complexitate i diversitate fa de cele exercitate anterior, conform fiei postului. n autoritile publice rolul de facilitator al procesului de instruire la locul de munc i poate reveni efului nemijlocit al colaboratorului sau unui coleg al acestuia, uneori unei persoane din alt subdiviziune structural. n cazul unui nou-angajat sau funcionar public debutant, instruirea la locul de munc poate fi realizat de mentor. Instruirea la locul de munc este unicul mod de dezvoltare i exersare a abilitilor manageriale. Ca i orice alt form de instruire, instruirea la locul de munc are avantaje i dezavantaje.

* Este imediat i actual, se concentreaz asupra problemelor i necesitilor de dezvoltare existente la moment. * Se lucreaz, se nva i se dobndete experien concomitent. * Nu necesit mult organizare. *Este mult mai eficient din punct de vedere al costurilor dect instruirea formal. * Relevana nvrii este evident, deoarece teoria este aplicat n practic imediat. * Instruirea este fireasc ca parte a procesului de management al performanelor, se realizeaz prin intermediul contactelor zilnice i poate avea eficien maxim n cazul n care obiectivele specifice de instruire au fost corect precizate i clar lmurite

Avantaje

* Eficiena nvrii este puternic influenat de calitatea ndrumrii i a pregtirii la locul de munc. * Necesit facilitatori cu capaciti i cunotine att n domeniul de specialitate, ct i de facilitare. Muli efi de subdiviziuni nu au abiliti de formator i nici mare dorin s instruiasc subalternii. * Poate fi nefavorabil pentru instruire mediul nconjurtor, care i poate distrage pe cei ce se instruiesc i s fac dificil asimilarea rapid a deprinderilor necesare.

Dezavantaje

Formele i metodele de instruire trebuie s se adapteze la necesitile de dezvoltare care reies din procesul de activitate. Aceasta nseamn ca instruirea trebuie:

s se treac din clas la locul de munc. Astzi personalul din administraia public trebuie s nvee noile sarcini, ce le revin odat cu schimbrile actuale i cele de viitor, ct mai repede i s-i sporeasc flexibilitatea prin mrirea numrului de sarcini pe care le pot ndeplini. Flexibilitatea i capacitatea de a nva constituie n prezent o nou competen-cheie.Cele mai importante persoane n acest proces sunt conductorii subdiviziunilor structurale. Ei trebuie s devin instructori care ndrum procesul de nvare al angajailor. Pn acum aceast responsabilitate nu a fost perceput clar. Accentul pus pe calitatea produselor i a serviciilor publice va stimula n viitorul apropiat proiectarea unor abordri adecvate de instruire la locul de munc. Instruirea la locul de munc n cadrul autoritii publice poate fi realizat prin diferite

metode/tehnici, inclusiv: instructajul; coaching-ul; mentoring-ul; rotaia posturilor (rotaia pe posturi); nvarea din cele mai bune practici.

Instructajul
Instructajul este o tehnic de instruire prin care unei persoane sau unui colectiv de persoane i se stabilete sarcina i se dau indrumri, instruciuni, lmuriri, sfaturi in vederea modului de realizare a acesteia. Instructajul va fi eficient doar in cazul in care este perceput ca un proces de instruire act de transmitere a cunotinelor de la conductor la subaltern referitor la ce, cind i cum trebuie de fcut pentru a realiza sarcina trasat. 8 recomandri pentru un instructaj eficient 1. Inainte de a face instructajul, gindii-v ce rezultate dorii s obinei in urma acestei instruciuni, cum este mai bine de a comunica sarcina i de a da indrumri. Folosii cuvintele: calitate, cantitate/volum, timp, de ce, cum, cind. 2. In cazul unei sarcini complicate, alegei persoana potrivit pentru realizarea acesteia. Dac, totui, ai dat sarcina unei persoane fr experien gindii-v de care anume ajutor i la care anume etap va avea ea nevoie. Explicai de ce este important de a realiza sarcina in modul cerut. 3. Dai instruciunea intr-o ordine clar, logic. Comunicai cite o idee rind pe rind. Folosii un limbaj simplu, concret i specific, exact la subiect. Evitai argourile. 4. Dac insrcinarea este complex, facei o prezentare general a acesteia, apoi diviza-o in pri mai mici descrise pas cu pas. Incurajai subalternul s noteze momentele-cheie ale instruciunii pentru a nu pierde ceva important. In caz de necesitate, permitei-i celui cui i-a revenit insrcinarea complex s-o realizeze pas cu pas.

5.Asigurai-v c persoana a ineles sarcina i ine minte cum trebuie s-o realizeze. Lmurii cum trebuie sa arate lucrurile dup ce vor fi urmate corect instruciunile.Permitei-i persoanei s pun intrebri de clarificare. In caz de necesitate, repetai instruciunea. 6. Nu dai uneia i aceleiai persoane multe insrcinri concomitent. Incredinai-v c nu are un stoc mare de insrcinri nerealizate. Nu supraincrcai cu sarcini oamenii care trag in favoarea celora care petrec timpul la serviciu. \ 7. Fii disponibili in cazurile in care colaboratorilor le apar probleme sau intrebri referitoare la realizarea sarcinii. 8. Verificai periodic procesul de realizare a sarcinii: totul se desfoar in modul dorit i in termenele stabilite? Dac este cazul, ludai executorul, exprimai-i incredere.

Coacing-ul
Coaching-ul este o metod de instruire prin ndrumarea unei alte persoane, orientat (mai mult) spre dezvoltarea abilitilor acesteia de a realiza sarcinile in modul cel mai bun i a atinge performane. Coacing-ul poate fi realizat de ctre conductorul direct al colaboratorului, de un coleg sau de o alt persoan care cunoate bine domeniul de activitate i are abiliti de indrumtor. Important este s existe incredere intre cel ce indrum (coach) i cel ce inva.

Coacing-ul individual include urmtoarele etape: I. Stabilirea scopurilor Ce doreti? II. Analiza situaiei curente Ce se ntmpl? III. Elaborarea diferitor opiuni Ce trebuie de ntreprins? IV. Realizarea i controlul Ce vei face?

8 pai spre o ndrumare eficient

1. Facilitai, prin intrebri, explorarea nevoilor, motivaiilor, dorinelor, abilitilor colaboratorului. Observai, ascultai i punei intrebri pentru a inelege situaia acestuia. Convenii impreun cu acesta asupra necesitilor de schimbare, de imbuntire. 2. Clarificai obiectivele indrumrii, incercai s vedei exact ce schimbri ii dorete i cum ii imagineaz c s-ar putea intimpla acest lucru. 3. Clarificai cerinele celui care inva i ateptrile lui privind ajutorul prin coaching. 4. Planificai, in comun, schimbrile i soluiile. Facilitai, prin intrebri, procesele proprii de gindire a colaboratorului privind schimbrile i soluiile. Dac este necesar dai instruciuni, dar nu aplicai abordri total directive. 5. Citigai angajamentul celui care inva fa de schimbri i soluii, fa de aciune i dezvoltare personal. 6. Creai un mediu in care cel care inva s fie capabil s obin succese. Dac este necesar, folosii tactica pailor/rezultatelor mici. 7. Dai feedback continuu cu privire la performanele colaboratorului.

Mentoring-ul
Mentoring-ul este o metod de instruire i dezvoltare a personalului prin tutelare (supraveghere i susinere, ocrotire, patronare) de ctre un colaborator mai experimentat i versat (mentor) oferit unui coleg mai tinr pe parcursul unei perioade anumite de timp i orientat (mai mult) spre modelarea atitudinilor i valorilor. n autoritile publice mentoring-ul se realizeaz, de regul, pentru a facilita integrarea socio-profesional a funcionarului public debutant. De obicei, mentorul se afl intr-o poziie superioar fa de cel pe care il tuteleaz. Tutelarea nu se refer doar la dezvoltarea abilitilor de a realiza insrcinri concrete, dar, mai mult, este orientat spre a obine autonomie profesional exprimat in cunotine, inelepciune i experien. Din acest considerent, rolul de mentor il poate juca conductorul direct al colaboratorului, un coleg sau o persoan din alt subdiviziune care posed experien in domeniul de activitate, cunoatere foarte bun a specificului autoritii publice, a culturii organizaionale, tradiiilor i valorilor imprtite de autoritatea public. Mentorul ii transmite protejatului cunotinele i experiena sa, fiindu-i prieten i consilier de incredere. Mentorul acord protejatului ajutor in integrarea in autoritatea public i in planificarea dezvoltrii profesionale ulterioare.

8 sfaturi unui mentor

1. Discuiile pe care le purtai cu protejatul trebuie s se bazeze pe necesitile acestuia privind obiectivele pe care dorete s le realizeze; pe problemele identificate atit de protejat, cit i de mentor. 2. Programai edinele, subiectele pentru discuii cu protejatul din timp, dar creai un mediu favorabil pentru ca discuiile s fie libere i deschise. 3. Fii pregtii, discuiile cu protejatul pot trece din domeniul tradiional, ce ine de realizarea sarcinilor de serviciu, in domeniul problemelor i intrebrilor ce in de relaii umane, sentimente, valori etc. Nu fugii de probleme dificile. 4. Ascultai, ascultai, ascultai. Punei intrebri de clarificare. 5. Fii sincer cind vorbii despre propriile succese i eecuri. Asigurai confidenialitatea cind vorbii despre succesele i eecurile persoanei protejate. 6. Nu v implicai in rezolvarea problemelor protejatului, dar susinei-l in scopul dezvoltrii abilitilor de soluionare a acestora de sine stttor. 7. Fii ateni la aspectele personale, morale. Intrind in situaia protejatului, nu uitai despre lucrurile utile, dar i de cele periculoase care pot aprea in activitatea comun din viitor. 8. Nu percepei protejatul ca pe un ulterior concurent.

Rotaia posturilor (rotaia pe posturi)

Rotaia posturilor (rotaia pe posturi) este o metod de instruire care const in dobindirea unor cunotine i aptitudini suplimentare prin trecerea unei persoane, pe rind, de la un post la altul, din aceeai subdiviziune structural sau din subdiviziuni structurale diferite. Rotaia posturilor sporete comunicarea n cadrul autoritii publice i creeaz o baz pentru derularea unui program de succesiune. n plus, motiveaz angajaii, oferindule ocazia de a descoperi pe ce post se potrivesc cel mai bine i de a avea o perspectiv n carier. Metoda permite stabilirea evoluiei posibile a salariatului i identificarea postului n care performanele sale ar putea fi maxime.

4 sfaturi pentru a obine succes din aplicarea metodei rotaia posturilor

1. Planificai i controlai cu grij procesul de dobindire a cunotinelor, aptitudinilor noi prin rotaia posturilor. Altfel, aceast metod poate fi pe cit de ineficient, pe atit de neplcut, avind in vedere timpul pe care il irosesc oamenii in locurile unde nimnui nu-i pas de cei care serotesc pe posturi, nimeni nu-i ateapt i nici nu-i vrea, i nici nu tie ce s le dea de lucru. 2. Elaborai un program care stabilete ce au angajaii de invat i care trebuie s fie nivelul experienei dobindite in fiecare dintre compartimentele sau posturile prin care ei trec. 3. Desemnai o persoan competent, care s monitorizeze procesul, s vegheze ca

Instruirea in afara locului de munca

nstruirea intern in afara locului de munc are drept scop dezvoltarea profesional

continu a personalului din autoritatea public i se refer la: *improsptarea i imbogirea cunotinelor profesionale; *imbuntirea abilitilor i deprinderilor existente; *aprofundarea unui anumit domeniu al specialitii de baz; *insuirea noilor realizri ale tiinei, tehnicii i culturii din domeniul de specialitate; *insuirea unor tehnici moderne in domeniul managementului i conducerii. Instruirea in afara locului de munc presupune organizarea i realizarea activitilor de instruire pentru colaboratori din diferite subdiviziuni ale autoritii publice, folosirea unui mediu de invare special amenajat: spaii sau centre de instruire. Astfel, procesul de invare se desfoar fr presiunea muncii de zi cu zi/activitii cotidiene obinuite. Instruirea intern in afara locului de munc are unele avantaje i dezavantaje

Avantaje
*Permite accelerarea invrii i minimizarea costurilor privind procesul de dobindire a cunotinelor i aptitudinilor prin prezena formatorilor pregtii in domeniul de specialitate i in domeniul instruirii; utilizarea mai eficient a echipamentului special de instruire. *Este cea mai bun modalitate de a transmite cunotine despre subdiviziunile din cadrul autoritii publice,de a face schimb de experien privind modul de realizare a sarcinilor, de oferire a serviciilor de ctre aceste subdiviziuni. *Permite o mai bun cunoatere a colegilor din alte subdiviziuni ale autoritii publice, ceea ce poate contribui la imbuntirea relaiilor dintre colaboratori, la o conlucrare eficient in interiorul autoritii in cazul realizrii diferitor proiecte comune.

Dezavantaje
*Pot aprea dificulti in momentul trecerii participanilor la instruire din sala de curs inapoi la locurile de munc, in cazul in care cursul susinut nu a fost relevant realitilor specifice activitii lor. *Problema transferului de cunotine i aptitudini poate deveni mai stringent in cazul managerilor, dac nu se depun eforturi ca acetia s perceap realitatea lucrurilor pe care le studiaz i s ineleag c de la ei se ateapt s fie in stare s creeze i s implementeze planuri de aciune pentru transpunerea in practic a cunotinelor dobindite.

6.1. Forme de instruire

Instruirea intern in afara locului de munc poate fi realizat prin diferite forme, inclusiv: *Seminar *Training *Atelier *Conferin *Mas rotund.

Seminar
n sens larg, este orice reuniune unde are loc un schimb de idei care are, mai degrab,un format de discuii n grup, dect un format de curs clasic de instruire; In autoritatea public pot fi organizate i, aa-numitele, seminare permanente, la care, in mod regulat, se intilnesc specialiti, care pot avea funcii diferite, dar au un interes comun specific, au unele i aceleai scopuri de instruire. Membrii unui astfel de seminar pregtesc i realizeaz prezentri, fac schimb de informaii utile, discut despre abordri, direcii, forme i metode noi de lucru, cercetri originale in domeniu etc. Programul de lucru al unui astfel de seminar are ca scop imbogirea cunotinelor i abilitilor participanilor i, de obicei, este propus de acetia. Un seminar permanent trebuie s fie realizat sub indrumarea unui moderator versat in domeniul seminarului, care poate fi o persoan atit din autoritatea public, cit i din afara ei,invitat in mod special.

Training
Este o form de instruire n grup care ofer oportunitate indivizilor de a

Atelier
n instruire, atelierul este un curs intensiv succint (una sau cteva sesiuni), n procesul crora accentul se pune pe interaciune i schimb de informaii ntre participani;

Conferina
este o reuniune mare a specialitilor pentru a discuta o problem anunat n prealabil. n procesul conferinei participanii obin un volum mare de informaii tematice, au posibilitatea s se expun public cu referate, s participe n discuii i dezbateri, s fac schimb de opinii. Conferina se deosebete de alte forme de instruire (seminar, training, atelier), avind format strict, standardizat i orientare practic. In lucrrile conferinei pot participa de la 30-50 pin la 100 i mai multe persoane. Durata conferinei, de obicei, poate fi de la una pin la trei zile. Conferina poate fi organizat de o autoritate public pentru specialitii din aparat i din subdiviziunile din subordine. La conferin pot fi invitai reprezentani ai altor autoriti publice, ai instituiilor tiinifice i de invmint, companiilor din sectorul business, organizaiilor obteti. De regul, conferina se organizeaz atunci cind apare o problem actual, de care este preocupat grupul-int.

Masa rotund
este una din formele de discuii colective cu privire la o problem actual concret, n care particip un grup de experi, format de obicei, din cel mult 25 de persoane i care presupune schimb liber de opinii, dezbateri libere ale problemelor profesionale. Pentru discuie se alege o problem de interes major pentru autoritatea public, clar conturat i actual, referitor la care autoritatea public are nevoie de aprecieri/expertiz din partea specialitilor, de argumentele i recomandrile lor orientate spre soluionarea problemei. Specificul acestei forme de instruire const n implicarea maxim a participanilor, ceea ce asigur eficiena n abordarea problemelor. Discuiile sunt conduse de moderator. Succesul unei mese rotunde depinde, in mare msur, de pregtirea acesteia. Pregtirea unei mese rotunde const in: *selectarea intrebrilor pentru discuie, referitor la problema stabilit; *stabilirea componenei participanilor; *remiterea din timp a intrebrilor pentru discuie posibililor participani (cu 7-10 zile inainte); *alegerea i invitarea moderatorului;

Documentul final trebuie s conin:

*partea de constatare, in care sunt enumerate problemele discutate de participani; *recomandri concrete in adresa conducerii autoritii publice, conductorilor diferitor subdiviziuni, elaborate pe parcursul discuiilor, sau proiecte de decizii care pot fi realizate prin aciuni concrete, cu indicarea termenelor i responsabililor.