SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL.

3 TAHUN 1989

Kepada: Pegawai-pegawai Pengawal,

GARISPANDUAN BAGI PENYEDIAAN CADANGAN PERBELANJAAN TAHUN 1990

1. PENDAHULUAN 1.1 Tujuan surat pekeliling ini ialah untuk menjelaskan beberapa pengubahsuaian baru atau pindaan ke atas garispanduan yang terdapat dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 1985. 1.2 Oleh yang demikian penyediaan cadangan-cadangan perbelanjaan bagi tahun 1990 hendaklah dibuat berpandukan kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 1985 di samping mengambilkira perubahan yang dibuat dalam Surat Pekeliling ini. 2. DASAR BELANJAWAN TAHUN 1990 2.1 Sungguhpun ada tanda-tanda pemulihan ekonomi negara dalam tahun 1988 dan 1989, pertumbuhan tersebut akan menjadi sederhana dalam tahun 1990. Selaras dengan keadaan itu adalah dijangka kedudukan kewangan Kerajaan

masih belum kukuh pada tahun 1990 itu. Berasaskan kepada jangkaan sedemikian, Kerajaan tidak bercadang mengubah strategi belanjawan yang sedia ada, dan akan terus melaksanakan langkah-langkah untuk memperkukuhkan proses pemulihan ekonomi negara serta memperbaiki lagi kedudukan kewangan sektor awam. 2.2 Dasar jimat cermat dalam pengurusan perbelanjaan awam yang telah dilaksanakan oleh Kerajaan beberapa tahun yang lalu akan diteruskan. Seperti yang telah diputuskan bagi pada tahun 1989, Kerajaan bercadang untuk terus mengawal perbelanjaan tanpa menjejaskan prestasi perkhidmatan awam di samping terus memperbaiki kedudukan kewangan Kerajaan. 3. ASAS BAGI PENYEDIAAN CADANGAN PERBELANJAAN MENGURUS 1990 3.1 Dasar Jimat Cermat 3.1.1 Dalam menyediakan Cadangan Perbelanjaan Mengurus tahun 1990, Agensiagensi Kerajaan hendaklah berpandukan kepada dasar berjimat cemat. Cadangan Perbelanjaan Mengurus tahun 1990 hendaklah disediakan dengan memberi keutamaan kepada keperluan-keperluan asas yang penting yang tidak dapat dielakkan. 3.1.2 Melalui beberapa Surat Pekeliling, Kerajaan telah mengeluarkan garispanduan untuk mengurangkan perbelanjaan awam dan langkah-langkah kawalan yang lebih positif bagi menentukan keberkesanan perlaksanaan dasar pengurusan tenaga manusia sektor awam bagi mencapai saiz perkhidmatan awam yang optimum. Di antara perkara-perkara yang diberi penekanan dalam Surat-surat Pekeliling tersebut ialah isu-isu perjawatan, kekerapan dan keperluan menghadiri mesyuarat/seminar di luar negeri, mengawal perjalanan dalam negeri dan berjimat cermat dalam penggunaan utiliti, peralatan dan kelengkapan pejabat. Pegawai-

pegawai Pengawal adalah dikehendaki mematuhi sepenuhnya garispanduan terkandung seperti yang terkandung dalam Surat-surat Perbendaharaan Bil. 0.9667/14 Jd.2/(9) bertarikh 29 Julai 1982, dan Bil. BS (29.00)202/2-1 SK.2 Jd.3 bertarikh 5 November 1987, serta Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 1987 bertarikh 14 Oktober 1987. 3.1.3 Peruntukan bagi pembelian aset dan penyelenggaraan telah banyak dikurangkan sejak beberapa tahun kebelakangan ini. Oleh itu semua agensi perlulah memberikan perhatian terhadap penyediaan anggaran peruntukan bagi tujuan penyelenggaraan yang memadai dikemukakan dalam cadangan perbelanjaan mengurus untuk membolehkan alat-alat dan kelengkapan diselenggarakan dengan sewajarnya. Adalah ditegaskan bahawa mengganti yang lama yang keperluannya tidak mendesak hendaklah dielakkan. 3.1.4 Sesuai dengan dasar jimat cermat yang berkuatkuasa sekarang, semua Agensi Kerajaan dikehendaki mengkaji semula Program dan Aktiviti masingmasing untuk mempastikan bahawa perlaksanaan Program dan Aktiviti tersebut dibuat dengan cara yang paling cekap, berkesan dan ekonomi. Untuk mencapai matlamat tersebut, Agensi-agensi adalah dikehendaki supaya berusaha bersungguh-sungguh menilai semula sistem pengurusan masing-masing untuk mengurangkan kos tanpa menjejaskan prestasi. Fungsi yang bertindih atau yang tidak lagi sesuai dengan keadaan semasa dan yang menyimpang dari matlamat agensi hendaklah diberhentikan. 3.2 Had Anggaran Peruntukan Yang Diminta 3.2.1 Had anggaran peruntukan mengurus yang boleh diminta bagi tahun 1990 hendaklah tidak melebihi daripada paras belanjawan yang diluluskan bagi tahun 1989 tanpa mengambilkira peruntukan/perbelanjaan yang disediakan khusus untuk pembayaran tunggakan gaji, pembelian alat kelengkapan yang besar, perbelanjaan

untuk perpindahan pejabat dan lain-lain lagi. Walau bagaimanapun untuk mempastikan prestasi Perkhidmatan Awam tidak terjejas peruntukan tambahan yang akan diberi adalah seperti berikut: (a) Peruntukan untuk pembayaran tunggakan gaji; (b) Peruntukan bagi menampung kadar kenaikan harga yang munasabah untuk pembelian alat kelengkapan dan perkhidmatan; (c) Perbelanjaan untuk perpindahan pejabat; dan (d) Perbelanjaan-perbelanjaan yang tidak dapat dielakkkan seperti Perbelanjaan Tertanggung (Charged Expenditure), perbelanjaan emolumen dan perbelanjaanperbelanjaan berikutan dari pelaksanaan dasar-dasar baru yang diluluskan oleh Jemaah Menteri. 3.2.2 Selaras dengan keputusan mengadakan had anggaran perbelanjaan mengurus, Pegawai-pegawai Pengawal hendaklah mempastikan bahawa jumlah permohonan Anggaran Perbelanjaan Mengurus yang dikemukakan kepada Perbendaharaan tidak melebihi paras tersebut. 3.3 Pendekatan Baru Sistem Belanjawan 3.3.1 Mulai tahun 1990, Kerajaan akan melaksanakan beberapa Perubahan kepada Sistem Belanjawan yang sedia ada. Tiga buah agensi iaitu Kementerian Kesihatan, Kementerian Kerja Raya dan Kementerian Kebajikan Masyarakat telah dipilih sebagai agensi printis. Pekeliling yang berasingan telah dikeluarkan bagi tujuan penyediaan Cadangan Belanjawan ketiga-tiga agensi printis tersebut. Kerajaan bercadang untuk melaksanakan pendekatan ini ke atas agensi Kerajaan yang lain, secara berperingkat-peringkat mulai tahun 1991.

3.4 Penyediaan Cadangan Perbelanjaan Bagi Pejabat-pejabat Perwakilan Malaysia Di Luar Negeri Di Bawsh Konsep Organisasi Bersepadu 3.4.1 Dengan terkeluarnya Surat Pekeliling Am Bil. 7 Tahun 1987 bertarikh 3 November 1987, maka Pengurusan Pejabat-pejabat Perwakilan di luar negeri hendaklah berdasarkan konsep organisasi bersepadu. Pelaksanaan pengurusan belanjawan bersepadu di pejabat-pejabat perwakilan Malaysia di luar negeri akan dilaksanakan secara berperingkat-peringkat. 3.4.2 Bagi cadangan anggaran perbelanjaan mengurus tahun 1990, penyediaannya hendaklah terus disediakan oleh agensi masing-masing seperti biasa. Walau bagaimanapun, pemeriksaan belanjawan akan dijalankan mengikut negara pejabat-pejabat perwakilan. Objektif-objektifnya adalah seperti berikut: 3.4.2.1 Untuk mempastikan peruntukan yang disediakan bagi program/aktiviti agensi-agensi di luar negeri akan diselaras dan digunakan secara optimum; dan 3.4.2.2 Untuk melicinkan fasa/peringkat pelaksanaan yang akan datang di mana penyediaan cadangan anggaran perbelanjaan tahunan bagi semua program akan disediakan oleh Ketua Perwakilan secara keseluruhannya. 3.4.3 Bagi tahun 1990, walaupun pemeriksaan belanjawan dijalankan secara bersepadu, peruntukan yang diluluskan nanti akan terus disalurkan kepada agensi masing-masing. 4. ASAS BAGI PENYEDIAAN CADANGAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN 1990

4.1 Pemulihan Ekonomi Negara 4.1.1 Seperti yang disebutkan dalam pembentangan Belanjawan 1989 adalah menjadi hasrat Kerajaan untuk mempercepatkan perkembangan ekonomi, meningkatkan penyertaan sektor swasta dan mengurangkan pengangguran. Usaha ini hendaklah dipergiat dan dipertingkatkan lagi dalam tahun-tahun yang akan datang. Pegawai-pegawai Pengawal hendaklah mengambil langkah-langkah supaya peruntukan dan sumber-sumber yang ada di bawah kawalan mereka dipergunakan sebaik-baiknya untuk mencapai penghasilan kerja ke paras yang optimum. 4.2 Asas-asas Pertimbangan Projek 4.2.1 Bagi tahun 1990 pertimbangan ke atas peruntukan projek-projek yang diluluskan adalah berasaskan kepada kajian semula terakhir peruntukan RML. Asas ini akan mengambilkira peruntukan-peruntukan yang telah dibelanjakan dalam tahun 1986, 1987, 1988 dan anggaran perbelanjaan tahun 1989. Pertimbangan peruntukan bagi projek-projek akan dibuat mengikut keupayaan pelaksanaan dan keadaan aliran tunai Kerajaan semasa dan berdasarkan keutamaan mengikut kriteria-kriteria seperti berikut: (a) projek-projek terikat secara kontrak yang telah diluluskan oleh Kerajaan; (b) projek-projek belum terikat secara kontrak yang sangat penting sebagai melengkap kepada projek-projek yang sedia ada; (c) Projek-projek yang pengambilan tanahnya telah diselesaikan; (d) projek-projek yang boleh menambah hasil dan pendapatan negara;

(e) projek-projek yang boleh menambah peluang pekerjaan; dan (f) projek-projek yang boleh memberi manfaat kepada sebahagian besar rakyat dan kurang melihatkan pengaliran keluar matawang asing. 4.2.2 Untuk mengatasi kelembapan prestasi pelaksanaan projek, Agensi-agensi hendaklah memastikan tiap-tiap projek yang dikemukakan untuk pertimbangan mempunyai maklumat-maklumat rekabentuk dan lain-lain. Ini adalah bertujuan supaya sumber kewangan dapat digunakan secara maksimum dan mengelakkan daripada berlakunya pembaziran di mana walaupun peruntukan disediakan bagi projek-projek dalam tahun 1990 tetapi tidak dapat dilaksanakan. 4.3 Projek-projek Penyelidikan dan Pembangunan 4.3.1 Bagi projek-projek Penyelidikan dan Pembangunan (R&D), agensiagensi/institusi-institusi yang terlibat hendaklah mempastikan bahawa hanya projek-projek yang telah diperakukan oleh Panel-panel IRPA (Intensified Research Priority Area) yang berkaitan sahaja dikemukakan untuk pertimbangan Agensi Pusat. Cadangan-cadangan Perbelanjaan Penyelidikan dan Pembangunan ini hendaklah dikemukakan seperti biasa kepada Agensi Pusat serentak dengan cadangan-cadangan Anggaran Perbelanjaan Pembangunan Biasa. 5. FORMAT-FORMAT BAGI CADANGAN PERBELANJAAN 5.1 Format-format yang terdapat dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 1985 hendaklah terus digunakan bagi tujuan penyampaian cadangan-cadangan Perbelanjaan Tahun 1990 iaitu:-

(a) Format-format ABM-1 hingga ABM-5, ABM-7 dan ABM-9; (kecuali ABM-6); (b) Format-format ABP 1/S2, ABP 2/S 2(A); (c) Format-format PDG-1 hingga PDG-5. 5.2 Format ABM-7 dan ABM-9 telah dipinda masing-masing seperti di Lampiran A1 begi ABM-7 dan Lampiran A-2 bagi ABM-9 kepada Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 1987. Format ABM-8 yang telah dipinda adalah seperti di Lampiran A kepada Surat Pekeliling ini. 5.3 Format ABP 1/S2 dan ABP2/S2(A) yang dipinda adalah seperti di Lampiran B dan Lampiran C kepada Surat Pekeliling ini. Bagi Kementerian yang telah dibekalkan komputer di bawah pelaksanaan sistem SETIA, Kementeriankementerian berkenaan hendaklah menyedia dan mengisi format-format ABP-1/S2 dan ABP-2/S2(A). 5.4 Lain-lain keterangan lanjut mengenai butir-butir yang perlu diisi dalam formatformat yang diperlukan adalah sama seperti yang terkandung dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 1985. Maklumat-maklumat yang tidak diperlukan dalam Pekeliling tersebut tidaklah sepatutnya dikemukakan dalam cadangan anggaran perbelanjaan. 6. PENYAMPAIAN CADANGAN PERBELANJAAN 6.1 Agensi-agensi Pusat Yang Berkaitan 6.1.1 Bagi tujuan pemeriksaan belanjawan, cadangan-cadangan anggaran perbelanjaan mengurus dan pembangunan hendaklah disediakan di dalam formatformat yang disebutkan di atas dan dikemukakan kepada agensi-agensi pusat

seperti berikut:(a) Bahagian Belanjawan, Perbendaharaan. 2 salinan Anggaran Mengurus 3 salinan Anggaran Pembangunan (2 salinan sahaja jika tidak melibatkan Pinjaman) (b) Bahagian Perjawatan, Jabatan Perkhidmatan Awam. 3 salinan Anggaran Mengurus 1 salinan Anggaran Pembangunan (c) Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri. 2 salinan Anggaran Pembangunan sahaja (d) Unit Penyelarasan Pelaksanaan, Jabatan Perdana Menteri. 2 salinan Anggaran Pembangunan 6.2 Sistem Belanjawan Menggunakan Komputer 6.2.1 Bagi agensi-agensi yang mempunyai komputer mikro IBM Compatible hendaklah mengemukakan juga Format ABM 7 masing-masing dalam bentuk `floppy disc' atau `diskette'. Perisian (soft ware) mengenai Format ABM 7 boleh diperolehi daripada Unit Sistem Pengurusan Kewangan, Perbendaharaan. Penggunaan komputer di peringkat Kementerian/Jabatan dalam menyediakan data asas dan dan lain-lain data bagi penyediaan kertas-kertas cadangan belanjawan hendaklah dipertingkatkan supaya penggunaan kertas dan tenaga manusia dan pembaziran masa dapat dikurangkan. 6.3 Tarikh Penyampaian Cadangan Perbelanjaan Tahun 1990

6.3.1 Tarikh akhir bagi menyampaikan cadangan-cadangan anggaran perbelanjaan tahun 1990 adalah pada 31 hb. Mac Tahun 1989 bagi Perbelanjaan Mengurus dan 30hb. April Tahun 1989 bagi Anggaran Perbelanjaan Pembangunan. 7. LAIN-LAIN PERKARA 7.1 Pegawai-pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai berkenaan yang memerlukan maklumat lanjut dalam menyediakan cadangan anggran perbelanjaan bagi agensi masing-masing bolehlah menghubungi Pegawai-pegawai Bahagian Belanjawan, Perbendaharaan yang bertanggungjawab bagi anggaran agensi-agensi berkenaan. `BERKHIDMAT UNTUK NEGARA'

(TAN SRI DATUK ZAIN AZRAAI) Ketua Setiausaha Perbendaharaan. s.k. Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia. Ketua Pengarah, Unit Perancang Ekonomi (EPU), Jabatan Perdana Menteri. Ketua Pengarah, Unit Penyelarasan Pelaksanaan (ICU), Jabatan Perdana Menteri. Ketua Audit Negara Malaysia. Akauntan Negara Malaysia.