PEDOMAN EVALUASI-DIRI PROGRAM STUDI

BERBAGAI PENDEKATAN DAN KRITERIA ANALISIS DATA EVALUASI DIRI

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

BADAN AKREDITASI NASIONAL PERGURUAN TINGGI
JAKARTA 2005

SIKLUS PENJAMINAN MUTU

EVALUASI-DIRI
dan seterusnya

PERBAIKAN INTERNAL DAN PEMBINAAN

PERBAIKAN INTERNAL

KEPUTUSAN AKREDITASI

EVALUASI EKSTERNAL/ AKREDITASI

Langkah 1 Mengumpulkan Data

Langkah 2 Mendiskripsikan Data

Langkah 3 Menganalisis Data

LAPORAN FINAL

Langkah 5 Merencanakan Pengembangan

Langkah 4 Merumuskan Kesimpulan

PELAKSANAAN EVALUASI-DIRI SECARA KONSEKUTIF

Langkah 1 Draf I Review Team Langkah 1 Draf II Sosialisasi Langkah 1

Langkah 2 Langkah 5

Langkah 3 Langkah 4

Langkah 2 Langkah 5

Langkah 3 Langkah 4

Langkah 2 Langkah 5

Langkah 3 Langkah 4

Draf III Review Team

Langkah 1 Dokumen Final

Langkah 2 Langkah 5

Langkah 3 Langkah 4

EVALUASI-DIRI MELALUI EMPAT SIKLUS [SPIRAL]

ANALISIS SISTEM
MASUKAN PROSES KELUARAN DARI MUTU PENYELENGGARAAN PROGRAM STUDI

INDIKATOR UTAMA: RAISE

DATA DAN INFORMASI UNTUK EVALUASI-DIRI

ANALISIS SISTEMIK MENGENAI KOMPONEN-KOMPONEN EVALUASI-DIRI PROGRAM STUDI D II PGSD/PGTK

MASUKAN VISI DAN MISI

KENDALI MUTU DAN PENINGKATAN LANJUT TINDAK

LINGKUNGAN SASARAN DAN TUJUAN

SISTEM INFORMASI BALIKAN

TATA PAMONG (GOVERNANCE)

PENGELOLAAN PROGRAM

MAHASISWA MASUKAN

PROSES PEMBELAJARAN

PROSES PROSES
SUASANA AKADEMIK PENELITIAN DAN TESIS PENGABDIAN KEPADA MASY.

LULUSAN DAN KELUARAN KELUARAN LAIN

DOSEN DAN TENAGA PENDUKUNG

KURIKULUM BIAYA DAN SUMBER DANA INSTRUMENTAL

SARANA DAN PRASARANA MASUKAN

KOMPONEN-KOMPONEN EVALUASI-DIRI (BAN-PT)

A. ELIGIBILITAS, INTEGRITAS, VISI, MISI, SASARAN, DAN TUJUAN B. MAHASISWA C. DOSEN DAN TENAGA PENDUKUNG D. KURIKULUM E. SARANA DAN PRASARANA F. KEUANGAN/PENDANAAN G. TATA PAMONG (Governance) H. PENGELOLAAN PROGRAM I. PROSES PEMBELAJARAN J. SUASANA AKADEMIK K. SISTEM INFORMASI L. SISTEM JAMINAN MUTU M. LULUSAN N. PENELITIAN, PUBLIKASI, TUGAS AKHIR, ABDIMAS, DAN KELUARAN LAINNYA
PENEKANAN PADA DESKRIPSI DAN ANALISIS [DOKUMEN AKREDITASI]

RAISE:
DASAR INDIKATOR MUTU PROGRAM STUDI

R = Relevance (Relevansi) = Academic atmosphere A (Suasana akademik)

I S = Sustainability (Keberlanjutan) E = Efficiency (Efisiensi)

= Internal management (Pengelolaan internal)
A E R I S

SKEMA RAISE DENGAN 11 INDIKATOR MUTU

R
I. RELEVANSI 1 II. SUASANA AKADEMIK 2 KEBERLANJUTAN 6

S
IV. KEBERLANJUTAN

E
V. EFISIENSI

SELEKTIVITAS 7

PEMERATAAN 8

III. PENGELOLAAN INTERNAL EFEKTIVITAS 9 KEPEMIMPINAN 3 KELAYAKAN 4 KECUKUPAN 5 EFISIENSI 10 PRODUKTIVITAS 11

INDIKATOR MUTU YANG DITURUNKAN DARI RAISE++ (++ ADALAH: KEPEMIMPINAN DAN PEMERATAAN)

Kebutuhan Masyarakat
Kepemimpinan

Keberlanjutan Relevansi Efektivitas

Misi, Tujuan, Sasaran Persyaratan Ambang

Pengelolaan Internal Kelembagaan Suasana Akademik Pemerataan Efisiensi

DAMPAK
Produktivitas

Masukan

PROSES

Keluaran

KETERKAITAN ANTARA MASUKAN, PROSES, KELUARAN DAN DAMPAK DENGAN RAISE ++

ANALISIS DATA DAN INFORMASI

ANALISIS SITUASI RENCANA PENGEMBANGAN

SWOT ANALYSIS ROOT CAUSE ANALYSIS FORCE FIELD ANALYSIS BENCHMARKING

KESIMPULAN

GAP ANALYSIS

EVALUASI-DIRI UNTUK AKREDITASI DAN PHK

KELAYAKAN MENYELENGGARAKAN PROGRAM

DOKUMEN AKREDITASI

AKREDITASI

SWOT

UMUM

EVALUASIDIRI RCA

LAPORAN E-D

PHK
RCA = Root Cause Analysis FFA = Force Field Analysis GA = Gap Analysis

FFA

SPESIFIK
PROPOSAL PHK

GA
KELAYAKAN MEMPEROLEH HIBAH KOMPETISI

Situasi Saat Ini

Analisis
KKPA

Posisi

Analisis Situasi

Akreditasi Perencanaan Strategis (global) Perencanaan Operasional (rinci)

PHK

Kekuatan . . Peluang . .

Kelemahan . . Ancaman . .

Evaluasi diri Kesimpilan

Analisis Akar Masalah

Pernyataan Masalah ....

Daya Penghambat

Analisis Medan Daya

Daya Pendorong

Pengembangan

ALUR ANALISIS SITUASI (DIKTI, 2003)

INFORMASI UNTUK EVALUASI-DIRI

INFORMASI YANG DIJARING DALAM EVALUASI-DIRI

TERKAIT DENGAN MUTU PENYELENGGARAAN PROGRAM STUDI DENGAN MEMPERHATIKAN UNSURUNSUR MASUKAN, PROSES, DAN KELUARAN
UNSUR-UNSUR MASUKAN, PROSES DAN KELUARAN

DIIDENTIFIKASI MELALUI ANALISIS SISTEM

INDIKATOR UTAMA MUTU PENYELENGGARAAN

PROGRAM STUDI DINYATAKAN DENGAN RAISE

ANALISIS DATA DAN INFORMASI

ANALISIS SITUASI RENCANA PENGEMBANGAN

ANALISIS KKPA ANALISIS AKAR MASALAH ANALISIS MEDAN DAYA PEMBAKUAN MUTU
KESIMPULAN

ANALISIS KESENJANGAN

SWOT/KKPA
Strengths (Kekuatan) Weaknesses (Kelemahan) Opportunities (Peluang)

Threats (Ancaman)
Dwatmadji

Data untuk Analisis KKPA/SWOT

Data dan informasi: keadaan sebenarnya.
Data pendukung (dapat menggunakan format tabel pada borang akreditasi).

Deskripsi SWOT (setiap komponen). Analisis SWOT (antarkomponen). Rumusan strategi pengembangan program.

IDENTIFIKASI W & T YANG MENDESAK

IDENTIFIKASI S & O YANG RELEVAN

SWOT PRODI

MASUKKAN WT & SO KE ANALISIS SWOT DALAM POLA ANALISIS PERUMUSAN STRATEGI PENANGAN W & T SKALA PRIORITAS PENANGANAN

RENCANA RENCANA PENGEMPENGEMBANGAN BANGAN

LANGKAH-LANGKAH ANALISIS SWOT

POLA ANALISIS KKPA [SWOT]

Internal

Kekuatan [S]
Eksternal

Kelemahan [W]
Kelemahan/Peluang Memanfaatkan peluang

Kekuatan/Peluang Memilih keuntungan

Peluang [O]
Strategi Pemecahan Masalah Perbaikan & Pengembangan Ancaman [T]
Mengerahkan kekuatan Kekuatan/Ancaman Mengendalikan ancaman Kelemahan/Ancaman

SARAN UNTUK MELAKUKAN ANALISIS SWOT

Langkah 1: Identifikasi kelemahan dan ancaman yang paling urgen untuk diatasi secara umum pada semua komponen. Langkah 2: Identifikasi kekuatan dan peluang yang diperkirakan cocok untuk upaya mengatasi kelemahan dan ancaman yang telah diidentifikasi lebih dahulu pada Langkah 1. Langkah 3: Masukkan butir-butir hasil identifikasi (Langkah 1 dan Langkah 2) ke dalam Bagan Deskripsi SWOT. Langkah ini dapat dilakukan secara keseluruhan, atau jika terlalu banyak, dapat dipilah menjadi analisis SWOT untuk komponen masukan, proses, dan keluaran.

DESKRIPSI KKPA [SWOT]

KEKUATAN (S)

KELEMAHAN (W)

PELUANG (O)

ANCAMAN (T)

Langkah (lanjutan)

Langkah 4: Rumuskan strategi atau strategi-strategi yang direkomendasikan untuk menangani kelemahan dan ancaman, termasuk pemecahan masalah, perbaikan, dan pengembangan lebih lanjut. Langkah 5: Tentukan prioritas penanganan kelemahan dan ancaman itu, dan susunlah suatu rencana tindakan untuk melaksanakan program penanganan. Ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan dalam analisis SWOT, yaitu sebagai berikut.

Analisis KKPA (SWOT Analysis)

Kekuatan Kelemahan Peluang Ancaman
Faktor Internal
lingkungan internal organisasi

Faktor Eksternal

lingkungan eksternal organisasi

Dwatmadji

Lingkungan Eksternal
SISTEM PENDIDIKAN KEBIJAKAN KEUANGAN SISTEM PEMERINTAHAN

Pemerintah

KOMPETENSI LULUSAN GLOBALISASI STRATEGY PENGEMBANGAN

Masyarakat lokal

Industri

Lulusan SLTA

Jurusan/ Departemen/ Prodi

Pasar Kerja

Stakeholders Internasl PELAYANAN AKADEMIK KEBIJAKAN PENGEMB. KARIR KETERLIBATAN SEMUA ELEMEN

Stakeholders Eksternal

Pesaing

AKUNTABILITAS PUBLIK SUPPORT EXTERNAL RECOGNITION

Dwatmadji

Analisis KKPA
S>W O>T S<W O<T

Perluasan

Konsolidasi

Dwatmadji

ANALISIS KKPA [SWOT]

Faktor Internal Faktor Eksternal

Kekuatan [S]
Strategi SO -------------------------Gunakan S untuk memanfaatkan O

Kelemahan [W]
Strategi WO ---------------------------Menghilangkan W dan memanfaatkan O

Peluang [O]

Perluasan

Ancaman [T]

Konsolidasi
Strategi ST -----------------------Gunakan S untuk Menghindarkan T Strategi WT -------------------------Minimalkan W untuk Menghindarkan T

Root Cause Analysis

Root Cause Analysis (RCA)
teknik analisis yang bertahap dan terfokus untuk menemukan akar masalah suatu problem, dan bukan hanya melihat gejalagejala dari suatu masalah.

Tujuan RCA adalah menemukan:

Apa yang sebenarnya telah terjadi ? Mengapa masalah tersebut bisa terjadi ? Mengapa dan Megapa ? Apa yang bisa dilakukan untuk menghindari masalah tersebut untuk tidak terjadi lagi di masa depan?

IPK baik, lama studi panjang, skripsi tepat waktu

Gejala

Pengulangan Mata Kuliah, tinggi Peraturan Akadedmik: Nilai terbaik yang digunakan dalam perhitungan IPK

Penyebab

Akar Permasalahan

Akibatnya: Beban dosen meningkat Beban praktikum meningkat Kapasitas ruangan kurang memadai dsb. Solusi: Ubah Peraturan akademik: nilai terakhir yang digunakan dalam perhitungan IPK

CONTOH ROOT CAUSE ANALYSIS (DIKTI, 2003)

Root-Cause Analysis
Beban Dosen Tinggi
Masa Studi Lama IPK Baik/ Tinggi

Keketatan Persaingan Rendah

Kehadiran Dosen Rendah Waktu Tunggu Tinggi

Skripsi Tepat Waktu

NEM Rendah

Ruang Dosen Luas

Bhs Inggris Mhs Rendah

Tahun Lulus
1

IPK < 2.5 Jumlah %

2 3

IPK 2.5 - 3.0 Jumlah %

4 5

IPK > 3.0 Jumlah %

6 7

Total IPK RataLulusan rata

8 9

1995/1996 1996/1997 1997/1998 1998/1999 1999/2000 Total

15 13 14 15 17 74

40.54% 33.33% 28.57% 30.00% 25.37% 30.58%

18 20 27 26 39 130

48.65% 51.28% 55.10% 52.00% 58.21% 53.72%

4 6 8 9 11 38

10.81% 15.38% 16.33% 18.00% 16.42% 15.70%

37 39 49 50 67 242

2.58 2.67 2.70 2.70 2.67 2.67

Masalah 1 Masalah 2 Masalah 3 ...

Contoh Root Cause Analysis (DIKTI, 2003)

IPK baik Lama studi panjang Skripsi tepat waktu Pengulangan Mata Kuliah, tinggi

Gejala Penyebab

Peraturan Akademik : Nilai terbaik yang digunakan dalam perhitungan IPK Beban dosen meningkat Beban praktikum meningkat Kapasitas ruangan kurang memadai dsb Ubah peraturan akademik: nilai terakhir yang digunakan dalam perhitungan IPK

Akar Permasalahan
Akibat

Solusi

Gejala masalah dan akar masalah yang berhasil diidentifikasi dan isu-isu strategis

XXX

XX

XX

XXX

XXX

XXX

XXX

Rangkuman masalah2 yg telah berhasil di identifikasi dan Solusi dari masalah tsb

Diisi dengan :
XXX = sangat terkait XX = kurang terkait X = tidak terkait

Gejala/fenomena/symptoms

Faktor Pendorong

Faktor Penghambat
Kehilangan kerja lembur laboran

Pelanggan membutuhkan ketepatan asnalisis

Meningkatkan kecepatan analisis

Kekhawatiran staf pada teknologi baru 2

Rencana:
3
Meningkatkan volume analisis

Introduksi peralatan laboratorium baru

Dampak lingkungan akibat alat baru

Ongkos perawatan yang lebih murah

Tambahan biaya untuk membeli alat baru

TOTAL = 10 CONTOH PENGGAMBARAN FORCE FIELD ANALYSIS (FFA)

Gangguan proses analisis lab dengan alat baru

TOTAL = 11

Faktor Pendorong
4
Pelanggan Membutuhkan Ketepatan analisa

Faktor Penghambat
Kehilangan kerja lembur laboran

Meningkatkan kecepatan analisa

Kekhawatiran staf

Introduksi Peralatan Lab. Baru

pada teknologi baru

Alternatif Solusi:

Meningkatkan volume analisis

Dampak lingkungan akibat alat baru

Sosialisasi teknologi baru Lokakarya Ongkos perawatan yang

1
lebih murah
Biaya untuk membeli alat baru

Gangguan proses analisa lab dengan alat baru

Total = 10

Total = 9

BENCHMARK DAN BENCHMARKING

Benchmark adalah suatu tingkat mutu kinerja yang diakui sebagai standar kesempurnaan untuk suatu praktek usaha atau program tertentu (termasuk pendidikan tinggi) yang merupakan hasil kerja bermutu tinggi dan diperoleh melalui proses kinerja yang sempurna (the best practices) serta menjadi suatu rujukan pengukuran standar untuk perbandingan. Benchmarking adalah suatu proses pembandingan, identifikasi, dan belajar dari praktek yang paling baik di mana pun di seluruh dunia sebagai cara untuk mencapai perbaikan institusi yang berkelanjutan melalui proses pengukuran sistematik dan berkelanjutan pula. Benchmarking digunakan pula untuk memberikan arahan manajemen dalam pemanfaatan sumberdaya manusia, sosial, dan teknis.

BENCHMARK [NASIONAL/INTERNASIONAL]: STANDAR MUTU KINERJA/KOMPETENSI PALING BAIK PADA TINGKAT NASIONAL/INTERNASIONAL

MUTU AKTUAL [INSTITUSIONAL]: MUTU KINERJA/ THRESHOLD [NASIONAL]: STANDAR MUTU KINERJA/ DIPERLIHATKAN OLEH INSTITUSI KOMPETENSI YANG MINIMAL PADA TINGKAT NASIONAL

THRESHOLD [NASIONAL]: STANDAR MUTU KINERJA/ MUTU AKTUAL [INSTITUSIONAL]: MUTU KINERJA/ MINIMAL PADA TINGKAT NASIONAL KOMPETENSI YANG DIPERLIHATKAN OLEH INSTITUSI

GAP ANALYSIS
Gap Analysis bertujuan untuk mengevaluasi perbedaan

antara posisi organisasi saat ini dengan posisi organisasi yang diinginkan atau dicita-citakan pada masa depan.
Gap Analysis berakibat pada pengembangan strategi yang

spesifik dan alokasi sumberdaya untuk menutup adanya gap (kesenjangan) tersebut.
Dalam Gap Analysis perlu diperhatikan tuntutan minimum

yang harus dipenuhi (minimum neccessary requirement atau MNR) untuk suatu institusi.
MNR dikenakan kepada setiap komponen (input-process-

output-outcome-impact) evaluasi-diri untuk menjamin keberhasilan program studi.

Keberhasilan program sangat dipengaruhi oleh NMR.

Gap Analysis

Beberapa contoh MNR: Luas ruang laboratorium minimum 1,5 m2/orang Jumlah dosen program studi minimum 4 orang S1 plus 2 orang S2 (6 dosen) Beban tugas dosen (EWMP) minimum 12 SKS

KONSEP-KONSEP ORGANISASI YANG IDEAL

LANDASAN KONSEPTUAL YANG REALISTIS POSISI ORGANISASI YANG DIINGINKAN DI MASA DEPAN

POSISI ORGANISASI SAAT INI

LATAR BELAKANG SOSIAL BUDAYA

KESENJANGAN

KENDALA DALAM LINGKUNGAN

KESENJANGAN YANG MUNGKIN DITANGANI

ORGANISASI REALISTIS YANG DIUPAYAKAN

UJI LAPANGAN

MODEL PENGEMBANGAN BERDASARKAN ANALISIS KESENJANGAN

REKOMENDASI: POSISI ORGANISASI YANG TERUJI

Force Field Analysis (FFA)

teknik yang sangat bermanfaat untuk melihat semua faktor pendorong (driving forces) dan faktor penghambat (restraining forces) suatu keputusan memperkuat faktor pendorong, dan pada saat yang sama memberikan alternatif untuk mengurangi/meniadakan faktor penghambat.

Benchmarking
Seberapa bagus apa yang kita kerjakan dibanding institusi lain ? Kita ingin menjadi seperti apa? Siapa yang saat ini kinerjanya terbaik ? Bagaimana mereka mencapai kinerja terbaik tersebut? Bagaimana kita mengadopsi apa yang mereka lakukan untuk institusi kita? Bagaimana kita bisa menunjukkan kita lebih baik dibanding mereka ?

MEMBUAT KESIMPULAN
Dalam setiap poin bahasan ED (input-process-

output-outcome-impact) harus ada kesimpulankesimpulan kecil yang dapat memberikan gambaran kemampuan kita dalam melihat dan menginterpretasikan suatu data.
Perlu ada saling keterkaitan antar kesimpulan-

kesimpulan kecil tersebut, sehingga terlihat dengan jelas pesan apa yang ingin disampaikan, dikaitkan dengan akar masalah yang telah ditemukan.
Perlu ada alternatif solusi yang berbasiskan pada akar masalah yang telah ditemukan.

MASUKAN (INPUT)

PROSES (PROCESS) ANALISIS KESIMPULAN: KETERKAITAN ALTERNATIF AKAR POKOK ANTAR SOLUSI MASALAH KOMPONEN

SIMPULAN SEMENTARA

BERBAGAI KELUARAN KOMPONEN (OUTPUT)

HASIL TERAPAN OUTCOME

DAMPAK (IMPACT)

MENYUSUN KESIMPULAN DAN ALTERNATIF SOLUSI