Manual de Archivo de Expedientes (Ingresos y Elegibles) Corporación de Servicios GDC

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE CAPTACIN Y DESARROLLO

ARCHIVO DE EXPEDIENTES: INGRESOS Y ELEGIBLES
GERENCIA DE GESTIN HUMANA
PG. VERSIN FECHA CDIGO
1 I SEP-2012 MNYP-GGH-CS-07
Realizado por:
Unidad de Organizacin y Mtodos
Revisado por:
Econ. Franklin Reyes. Gte. Planificacin, Organizacin y Presupuesto
Aprobado por:
Ing. Nora Delgado Presidenta

HOJA DE CERTIFICACIN DEL MANUAL

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO DE EXPEDIENTES: INGRESOS Y VERSIN: I ELEGIBLES EN LA CORPORACIN DE SERVICIOS DEL DISTRITO CAPITAL, S.A. Este Manual fue elaborado siguiendo instrucciones de la Gerencia de Planificacin, Organizacin y Presupuesto, con la debida revisin y aprobacin por parte de las autoridades correspondientes. TTULO DEPENDENCIAS PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDO CARGO DEPENDENCIA FIRMA
ELABORACIN
REVISIN
APROBACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA NOMBRE DEL REPRESENTANTE CARGO FIRMA N ACTA FECHA
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HOJA DE VIDA DEL MANUAL

PROCEDIMIENTO MODIFICADO, SUSTITUDO O ELIMINADO DESCRIPCIN DEL CAMBIO AUTORIZADO POR
CAUSA
FECHA
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NDICE GENERAL
DESCRIPCIN
Hoja de Certificacin Manual Hoja de Vida del Manual ndice General Introduccin Objetivos del Manual Alcance del Manual Unidades que Intervienen Instrucciones de Uso Base Legal Normas Generales Descripcin del Proceso N1: Archivo de Expedientes de Ingresos Descripcin del Proceso N2: Archivo de Expediente de Elegibles Flujogramas Glosario
PG.
2 3 4 5
5 5 5 6 6 7-8 9-10 11-12 13-15 16-17
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INTRODUCCIN
El presente manual ha sido diseado con la intencin de coordinar, agilizar, controlar y orientar las actividades que se ejecutan en la Unidad de Captacin y Desarrollo de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, a fin de establecer de manera ordenada y sistemtica los procesos administrativos que se realizan y a su vez proporcionar de forma adecuada y oportuna la informacin necesaria que debe conocer y manejar el personal involucrado. En ese sentido se elabor este manual con el propsito de servir de apoyo y orientacin para la aplicacin de procedimientos archivsticos, en este instrumento administrativo se dan a conocer con mayor amplitud las normas y procedimientos que actualmente se llevan a cabo en la Unidad de Captacin y Desarrollo adscrita a la Gerencia de Gestin Humana, para el efectivo desempeo laboral y el cumplimiento de sus funciones, especficamente las relativas al archivo de expedientes del personal que ingresa y el personal elegible.
OBJETIVO DEL MANUAL

Describir los procedimientos a seguir referidos al Archivo de Expedientes de Ingresos y Elegibles que forman parte de la Gestin de la Unidad de Captacin y Desarrollo, brindando la oportunidad de explicar de forma clara y detallada las actividades que se llevan a cabo.
ALCANCE DEL MANUAL

El presente manual permitir mejorar la calidad de la gestin administrativa de la Unidad de Captacin y Desarrollo. Este manual est dirigido a todo el personal adscrito a la Gerencia de Gestin Humana.
UNIDADES QUE INTERVIENEN

Unidad de Captacin y Desarrollo.
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INSTRUCCIONES DE USO
El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario puede encontrar una informacin clara y precisa, tanto de las unidades que intervienen en el procedimiento, como sobre las responsabilidades y acciones que deben cumplirse durante el desarrollo del mismo hasta el nivel de detalle. A los fines del presente Manual, la Corporacin de Servicios del distrito Capital, S. A., ser denominada: La Corporacin. Cualquier duda acerca del contenido de este Manual podr consultarse a la Unidad de Organizacin y Mtodos adscrita a la Gerencia de Planificacin, Organizacin y Presupuesto. Este Manual, podr ser modificado siguiendo las instrucciones que se encuentran en el Manual de Normas y Procedimientos para la elaboracin de manuales de normas y procedimientos de La Corporacin.
BASE LEGAL
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial Nro. 5.453 del 24 de marzo de 2000. Enmendada, Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.908 de fecha 19 de febrero de 2009. Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial Extraordinaria N 2.818 del 01 de julio de 1981. Decreto N. 8.938 de fecha 08 de mayo de 2012 con rango, valor y fuerza de Ley Orgnica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras, Gaceta Oficial Extraordinaria N. 6.076 del 07 de mayo de 2012.
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NORMAS GENERALES
Normativas Generales La Unidad de Captacin y Desarrollo es la responsable de mantener, actualizar y custodiar los archivos de los expedientes de ingresos y elegibles de la Corporacin. El Archivo de Expedientes de los trabajadores de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital estar bajo la responsabilidad de la Unidad de Captacin y Desarrollo, quien tendr entre sus funciones las de organizar y registrar los documentos que conforman los expedientes de los trabajadores y establecer un control para el prstamo de los mismos. El acceso al rea de Archivo de Expedientes de los trabajadores ser restringido. Con el fin de garantizar la informacin contenida en los soportes magnticos y pticos, se realizar el control y vigilancia de los mismos, realizando copias de seguridad peridica segn las tcnicas vigentes para ello. El contenido de los expedientes est reservado a las autoridades de la Corporacin y al personal autorizado para ello por la Gerencia de Gestin Humana.
Organizacin de los Expedientes Los Expedientes sern colocados en carpetas colgantes rotuladas previamente con la identificacin del trabajador (apellidos y nombres, cdula de identidad), las cuales se ubicarn en los vagones segn la Gerencia, en orden alfabtico y de acuerdo a su condicin: Fijo, Contratado, Jubilado, Pensionado o en Servicio Activo.
Recepcin y Archivo de Expedientes Cada expediente a ser archivado debe estar debidamente identificado con el apellido, nombre, cdula de identidad y Gerencia de adscripcin del trabajador.
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Antes de ser incluidos en el expediente, los documentos deben ser ledos cuidadosamente para evitar repeticin de los mismos. Igualmente se debe verificar que la Unidad que remite el documento sea quien lo genera. En la documentacin externa generada se utilizar papel Bond 20 tamao carta, con el logotipo de la Corporacin en el extremo superior izquierdo y los datos domiciliarios de la Corporacin, adems de aquellos que las leyes impongan. La documentacin interna generada, deber contener el membrete respectivo de la dependencia que la genere.
Clasificacin y ordenacin de documentos. Los Expedientes de los trabajadores, se organizarn de acuerdo al siguiente orden:
Informacin Personal y Familiar: - Copia de la partida de nacimiento. - Copia de la cdula de identidad. - Certificado mdico vigente (al momento del ingreso). - Acta de Matrimonio. - Constancias de Estudios. Ttulos y Notas - Bachillerato: ttulo y notas certificadas. - Pregrado: ttulo y notas certificadas. - Postgrado (Especialista, Maestra, Doctorado): ttulo y notas certificadas. Reconocimientos, Amonestaciones o Sanciones - Memos. - Certificados. El orden fsico de los documentos ser de forma ascendente, segn el orden cronolgico, alfabtico o numrico, respetndose el principio de procedencia del documento. Cada documento deber estar debidamente foliado.
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ARCHIVO DE EXPEDIENTES: INGRESOS Y ELEGIBLES PROCESO N1: ARCHIVO DE EXPEDIENTES: INGRESOS OBJETIVO
Garantizar un procedimiento eficiente y eficaz en el archivo y custodia de los expedientes de Ingresos que se llevan en la Unidad de captacin y Desarrollo. PROCESO N1: ARCHIVO DE EXPEDIENTES DE INGRESOS RESPONSABLE ACCIN Recopila el material con toda la informacin y documentacin del trabajador que ha iniciado sus servicios en La Corporacin. Elabora un expediente de ingreso por cada Trabajador. Clasifica la informacin del expediente de la siguiente manera: - Nombre completo del trabajador. - Cdula de identidad. - Cargo que desempea dentro de la Corporacin. - Ubicacin. - La planilla de oferta laboral. Archiva en carpeta. Identifica la carpeta del expediente de ingreso. Se mantiene un registro correspondiente de los expedientes de ingreso. Conforma otro expediente con los requisitos que exige la Corporacin para el ingreso, es como: - Curriculum. - Copias de constancias de trabajos anteriores, de haber tenido otros trabajos. - Copia del RIF. - Copia fondo negro del ttulo universitario registrado. - Copia de Inscripcin Militar. - Copia de Certificado de Salud o exmenes de laboratorio. - Copia de la cdula de identidad.
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UNIDAD DE CAPTACIN Y DESAROLLO
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Copia de carta de buena conducta. Copia de carta de residencia. Referencias personales.
FIN DEL PROCESO.
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ARCHIVO DE EXPEDIENTES: INGRESOS Y ELEGIBLES PROCESO N2: ARCHIVO DE EXPEDIENTE DE ELEGIBLES OBJETIVO
Mantener un Archivo de elegibles amplio y diverso, que permita la mejor seleccin de personal en caso de ser requerido por la Corporacin. NORMAS GENERALES INGRESO DE DOCUMENTOS La entrada de informacin para el archivo de elegibles es diversa y amplia. Se reciben los currcula desde Casa de Gobierno del Distrito Capital, Corporacin de Servicios y Personal Interno, que entrega los documentos en la Oficina de la Unidad de Captacin y Desarrollo, y pblico en general que acude a la Corporacin aspirando a ingresar como trabajador. En el proceso de clasificacin y registro de elegibles no se hace distincin entre los currcula consignadas por las distintas vas (Casa de Gobierno del Distrito Capital, Corporacin de Servicios y Personal Interno), se les da el mismo nivel de importancia. El archivo de elegibles ser consultado cuando se requiera el ingreso de nuevo personal a la Corporacin.
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ARCHIVO DE EXPEDIENTES: INGRESOS Y ELEGIBLES PROCESO N2: ARCHIVO DE EXPEDIENTE DE ELEGIBLES RESPONSABLE
ACCIN Recopila y recibe los currcula entregados por las distintas vas de entrada de documentos. Clasifica mensualmente la documentacin recibida. Verifica la informacin. Organiza por Apellido y Nombre. Archiva en carpetas. Vaca en la base de datos, considerando: - Perfil del aspirante. - Cargo al cual aspira. - Experiencia laboral. - Lugar de residencia. - Posibles horarios de trabajo. - Procedencia del Curriculum (Casa de Gobierno, Corporacin de Servicios o Personal Interno). Guarda la carpeta en el lugar asignado para ello.
FIN DEL PROCESO.
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FLUJOGRAMAS
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ARCHIVO DE EXPEDIENTES DE INGRESOS FLUJOGRAMA N 1/1

FLUJOGRAMA
Proceso N1 ARCHIVO DE EXPEDIENTES DE INGRESOS Pgina 1/1
INICIO
Identifica la carpeta del expediente de ingreso.
Recopila el material con toda la informacin y documentacin del trabajador que ha iniciado sus servicios en La Corporacin.
Se mantiene un registro correspondiente de los expedientes de ingreso.
Elabora un expediente de ingreso por cada Trabajador.
Clasifica La informacin del expediente de la siguiente manera: -Nombre completo del trabajador. -Cedula de identidad. -Cargo que desempea dentro de la Corporacin. -Ubicacin. -La planilla de oferta laboral.
Conforma otro expediente con los requisitos que exige la Corporacin para el ingreso, tal como: -Curriculum. -Copias de constancias de trabajos anteriores, de haber tenido otros trabajos. -Copia del RIF. -Copia fondo negro del ttulo universitario registrado. -Copia de Inscripcin Militar. -Copia de Certificado de Salud o exmenes de laboratorio. -Copia de la cdula de identidad. -Copia de carta de buena conducta. -Copia de carta de residencia. -Referencias personales.
Archiva en carpeta.
FIN
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ARCHIVO DE EXPEDIENTE DE ELEGIBLES FLUJOGRAMA N 1/1
FLUJOGRAMA
Proceso N2 ARCHIVO DE EXPEDIENTE DE ELEGIBLES Pgina 1/1
INICIO
Recopila y recibe los currcula entregados por las distintas vas de entrada de documentos.
Vaca en la base de datos, considerando: -Perfil del aspirante. -Cargo al cual aspira. -Experiencia laboral. -Lugar de residencia. -Posibles horarios de trabajo. -Procedencia del Curriculum (Casa de Gobierno, Corporacin de Servicios o Personal Interno).
Clasifica mensualmente la documentacin recibida. Guarda la carpeta en el lugar asignado para ello.
Verifica la informacin. FIN Organiza por Apellido y Nombre.
Archiva en carpetas.
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GLOSARIO
ARCHIVO.- se usa comnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. Tambin al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realizacin de sus actividades. EFICACIA.- grado en el que una determinada intervencin, rgimen o servicio origina un resultado beneficioso en condiciones ideales. EFICIENCIA.- efectos o resultados finales alcanzados con el esfuerzo empleado en trminos monetario de recursos y tiempo. Grado en que los recursos empleados para procurar una adecuada intervencin, procedimiento, rgimen o servicio, de eficacia y efectividad reconocidas son mnimos (hacer el mismo trabajo en el menor tiempo y costo posible). ELEGIBLES.- que se pueden elegir, o tienen capacidad legal para ser elegidos, en el caso de la Corporacin es aquel personal que rene todas las cualidades para optar por un cargo dentro de la misma. EXPEDIENTES.- es una herramienta administrativa utilizada en organismos gubernamentales. En cada ente su definicin difiere ligeramente, aunque mantienen la misma finalidad en todos los casos: reunir la documentacin necesaria para sustentar el acto administrativo. MANUAL.- el manual presenta sistemas y tcnicas especficas, seala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS.- es aquel que describe de manera detallada las operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecucin, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos. OBJETIVOS.- son propsitos generales a alcanzar. El logro de objetivos permite cumplir la razn de ser de la organizacin (Misin). ORGANIZACIN.- es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue. PROCEDIMIENTO.- es la forma especfica de llevar a cabo una actividad o proceso y, por tanto, es un documento que describe la realizacin de una actividad repetitiva de acuerdo con una sistemtica preestablecida y una gua normalizada de actuacin, con la finalidad de
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realizarla adecuadamente y garantizar la continuidad en el desempeo de la empresa an con la ocurrencia de cambios en la composicin de los Recursos Humanos. RESPONSABILIDADES.- obligaciones personales de responder por la ejecucin de los deberes asignados, por las caractersticas del cargo ocupado o por delegacin.
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