MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR

CAPUFE

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIN DE EMERGENCIA A UNIDADES VEHICULARES (EXTEMPORNEA) OBJETIVO

Establecer las actividades que debern llevar a cabo los resguardatarios y las reas de transportes, en caso de que se presenten descomposturas en las unidades vehiculares en lugares fuera de la cobertura que las agencias o talleres mecnicos contratados proporcionan de acuerdo a los contratos celebrados para el mantenimiento preventivo y correctivo al parque vehicular propiedad del Organismo.

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CPFM - 01

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR

CAPUFE

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIN DE EMERGENCIA A UNIDADES VEHICULARES (EXTEMPORNEA) POLTICAS
1. La Subgerencia de Transportes o Superintendencia de Recursos Materiales, para autorizar reparaciones de emergencia a Unidades Vehiculares, deber apegarse a lo establecido en las Bases Generales para la Asignacin, Control, Uso y Mantenimiento de Vehculos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos. 2. Para trasladar vehculos descompuestos con una distancia mayor a la que cubre la agencia o taller mecnico contratado, la Subgerencia de Transportes o Superintendencia de Recursos Materiales podr solicitar apoyo de servicio de gra a la Planta de Pinturas y Emulsiones o a la Delegacin Regional o Gerencia de Tramo ms cercana al lugar en el que se encuentra la unidad descompuesta. 3. En caso de que la Subgerencia de Transportes o Superintendencia de Recursos Materiales autorice al resguardatario reparar la unidad vehicular, ser responsabilidad de ste reportar a la Subgerencia de Transportes o Superintendencia de Recursos Materiales la falla en el servicio, as como recibir la factura con los datos fiscales del establecimiento y el registro federal de contribuyentes de Capufe y ste ltimo solicitar se haga efectiva la garanta del servicio.

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CPFM - 01

TITULO:

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIN DE EMERGENCIA A UNIDADES VEHICULARES (EXTEMPORNEA)

CLAVE: 04

UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES

PAG.

DE

FECHA: 18 ABRIL 2006

CAPUFE
RESPONSABLE Resguardatario del vehculo Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO

1. Detecta falla del vehculo, verifica a que corresponde, avisa telefnicamente a la Subgerencia de Transportes o a la Superintendencia de Recursos Materiales y solicita autorizacin para proceder a la reparacin. 2. Recibe aviso y analiza si la reparacin corresponde a una reparacin menor o mayor y determina la autorizacin. Ver Bases Generales para la Asignacin, Control, Uso y Mantenimiento de Vehculos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos. TIPO DE REPARACIN? REPARACIN MENOR 3. Autoriza telefnicamente.

Agencia o Taller Mecnico Resguardatario del vehculo

4. Repara el desperfecto y entrega el vehculo 5. Recibe el vehculo y efecta pruebas en la unidad Presenta falla? Si 6. Lleva la unidad al mismo taller para su arreglo. Pasa a la siguiente actividad

Agencia o Taller Mecnico Resguardatario del vehculo

No 7. Recibe el pago correspondiente y entrega la factura original especificando la garanta que tiene la reparacin. 8. Elabora solicitud de mantenimiento y/o reparacin y la presenta anexando la factura original. Ver Procedimiento para la Elaboracin y Seguimiento de Solicitudes de Mantenimiento y/o Reparacin de Unidades Vehiculares 9. Recibe y verifica en el SIAC (Transaccin IW39) si la falla corresponde a garanta. Corresponde a garanta? Si 10. Informa telefnicamente a la agencia o taller mecnico contratado que la falla se encuentra dentro del perodo de garanta y realiza el reclamo de la reparacin y/o en su caso, del pago del costo a la Subgerencia de Transportes/Superintendencia de Recursos Materiales. Fin No 11. Elabora en SIAC (Transaccin IW31) la orden de mantenimiento, capturando la informacin del vehculo y centro de costos e imprime. 12. Presenta la orden de mantenimiento al titular del rea y obtiene firma de autorizacin.

Factura Solicitud de mantenimiento y/o reparacin, Factura Solicitud de mantenimiento y/o reparacin, Factura

Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales

Orden mantenimiento Orden mantenimiento

de de

Gerencia de Innovacin Gubernamental

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES

PAG.

DE

FECHA: 18 ABRIL 2006

CAPUFE
RESPONSABLE Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales No. ACTIVIDAD 13. Va correo electrnico solicita en un archivo en hoja de clculo, autorizacin de la orden de mantenimiento a la Gerencia de Recursos Materiales, Gerencia de Servicios Generales, as como a la Subgerencia de Presupuestos y verifica si autorizaron. Autorizaron? No 14. Gestiona la transferencia de presupuesto. Regresa a la actividad 13 Si 15. Obtiene el archivo en hoja de clculo autorizado, le incluye una columna en la que indica el nombre de la persona a la que se habr de pagar la factura y entrega para su pago al rea de fondos de la Subdireccin de Bienes y Servicios con copia para acuse, mismo que archiva en el expediente del vehculo con la orden de mantenimiento firmada por el titular del rea. Ver Procedimiento para el Manejo de Fondos Econmicos de la Subdireccin de Bienes y Servicios Fin REPARACIN MAYOR 16. Indica al resguardatario que deje el vehculo en un lugar seguro y de acuerdo a la distancia en la que se encuentra la unidad gestiona su traslado. Distancia a la que se encuentra el vehculo? Ms de 100 Km. 17. Enva una gra y traslada el vehculo a la agencia o taller mecnico contratado para su reparacin o solicita apoyo a las Delegaciones Regionales para que trasladen la unidad al taller ms cercano. Pasa a la actividad 19 Hasta 100 Km. 18. Comunica al taller mecnico va telefnica que acuda por la unidad vehicular y la traslade por sus propios medios de acuerdo a los requisitos contratados y le presente un diagnstico de la falla del vehculo. Agencia o Taller Mecnico Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales 19. Acude por la unidad vehicular, la revisa y presenta diagnstico. 20. Verifica en SIAC (Transaccin IW39) los datos histricos, con la finalidad de determinar si se trata de una garanta o reparacin 21. Recibe diagnstico, determina a que corresponde la falla y si se justifica su reparacin de acuerdo al costo que implica. A que corresponde la falla? Garanta 22. Indica a la Agencia o Taller Mecnico que proceda a la reparacin de acuerdo a la garanta. Fin
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FORMA O DOCUMENTO Archivo Excel de ordenes de mantenimiento

Archivo en hoja de clculo de ordenes de mantenimiento Archivo en hoja de clculo de ordenes de mantenimiento, Factura, Orden de servicio

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FECHA: 18 ABRIL 2006

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RESPONSABLE Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Anlisis de beneficio costo No se justifica la reparacin 23. Elabora anlisis de costo beneficio y aos de servicio y lo propone para su baja. Ver Procedimiento para Baja de Vehculos Fin Si se justifica la reparacin 24. Indica al resguardatario telefnicamente, que solicite la reparacin del vehculo mediante una solicitud de mantenimiento y/o reparacin. Ver Procedimiento para la Elaboracin y Seguimiento de Solicitudes de Mantenimiento y/o Reparacin de Unidades Vehiculares Termina Procedimiento

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIN DE EMERGENCIA A UNIDADES VEHICULARES (EXTEMPORNEA)
Manual:

18/04/2006
Sustituye:

rea:

GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES

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14/02/2005

RESGUARDATARIO DEL VEHCULO OFICIAL

SUBGERENCIA DE TRANSPORTES / SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES

AGENCIA O TALLER MECNICO

INICIO

DETECTA FALLA DEL VEHCULO, VERIFICA A QUE CORRESPONDE Y AVISA TELEFNICAMENTE SOLICITANDO AUTORIZACIN PARA REPARACIN 1

RECIBE AVISO, ANALIZA Y DETERMINA AUTORIZACIN 2

VER BASES GENERALES PARA LA ASIGNACIN, CONTROL, USO Y MANTENIMIENTO DE VEHCULOS PROPIEDAD DE CAPUFE

REPARACIN MENOR

TIPO DE REPARACIN?

REPARACIN MAYOR

AUTORIZA TELEFONICAMENTE 3

REPARA DESPERFECTO Y ENTREGA EL VEHCULO 4

RECIBE EL VEHCULO Y EFECTA PRUEBAS EN LA UNIDAD 5

SI

PRESENTA FALLA?

NO

FACTURA

LLEVA LA UNIDAD AL MISMO TALLER PARA SU ARREGLO 6

RECIBE EL PAGO CORRESPONDIENTE Y ENTREGA FACTURA ORIGINAL 7

FACTURA SOLICITUD DE MTTO. Y/ O REPARACIN ELABORA SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIN Y LA PRESENTA ANEXANDO FACTURA ORIGINAL 8

FACTURA SOLICITUD DE MTTO. Y/ O REPARACIN RECIBE Y VERIFICA EN SIAC (TRANSACCIN IW39) SI LA FALLA CORRESPONDE A GARANTA 9

VER PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIN DE UNIDADES VEHICULARES

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Sustituye:

rea:

GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES

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14/02/2005

SUBGERENCIA DE TRANSPORTES / SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES

SI

NO CORRESPONDE A GARANTA?

INFORMA A LA AGENCIA O TALLER MECNICO CONTRATADO QUE LA FALLA SE ENCUENTRA DENTRO DEL PERODO Y REALIZA EL RECLAMO DE LA REPARACIN Y/O EN SU CASO 10 DEL PAGO DEL COSTO

ORDEN DE MANTENIMIENTO ELABORA EN SIAC (TRANSACCIN IW31) LA ORDEN DE MANTENIMIENTO 11

FIN PRESENTA LA ORDEN DE MANTENIMIENTO AL TITULAR DEL REA PARA AUTORIZACIN 12

ORDEN DE MANTENIMIENTO (HOJA DE CLCULO) VA CORREO ELECTRNICO EN ARCHIVO DE HOJA DE CLCULO, SOLICITA AUTORIZACIN DE LA ORDEN DE MANTENIMIENTO A LA GCIA. DE RECURSOS MATERIALES, GCIA. DE BIENES Y SERVICIOS, SUBGERENCIA DE PRESUPEUSTOS Y VERIFICA SI AUTORIZARON 13

NO

SI AUTORIZARON? ORDEN DE MANTENIMIENTO ORDEN DE MANTENIMIENTO (HOJA DE CLCULO) FACTURA OBTIENE EL ARCHIVO EN HOJA DE CLCULO AUTORIZADO, LE INCLUYE UNA COLUMNA CON EL NOMBRE DE LA PERSONA A PAGAR LA FACTURA Y ENTREGA AL REA DE FONDOS DE LA SUBDIRECCIN DE BIENES Y SERVICIOS CON COPIA PARA ACUSE, MISMO QUE ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL VEHCULO CON LA ORDEN DE MANTENIMIENTO 15 VER PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE FONDOS ECONMICOS DE LA SUBDIRECCIN DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIONA TRANSFERENCIA DE PRESUPUESTO 14

FIN

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Manual:

18/04/2006
Sustituye:

rea:

GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR

14/02/2005

SUBGERENCIA DE TRANSPORTES / SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES

AGENCIA O TALLER MECNICO

INDICA AL RESGUARDATARIO QUE DEJE EL VEHCULO EN UN LUGAR SEGURO Y DE ACUERDO A LA DISTANCIA GESTIONA EL TRASLADO 16

MS DE 100 KM.

DISTANCIA A LA QUE SE ENCUENTRA EL VEHCULO?

HASTA 100 KM. 2

ENVA GRA Y TRASLADA EL VEHCULO O SOLICITA APOYO A LAS DELEGACIONES REGIONALES PARA QUE TRASLADEN AL TALLER MS CERCANO 17

COMUNICA AL TALLER MECNICO VA TELEFNICA, QUE ACUDA POR LA UNIDAD, LA TRASLADE Y LE PRESENTE DIAGNSTICO 18

ACUDE POR LA UNIDAD, LA REVISA Y PRESENTA DIAGNSTICO 19

2 VERIFICA EN SIAC (TRANSACCIN IW39) LOS DATOS HISTRICOS, CON LA FINALIDAD DE DETERMINAR SI CORRESPONDE A RECLAMACIN O REPARACIN 20

RECIBE DIAGNOSTICO, DETERMINA A QUE CORRESPONDE LA FALLA Y SI SE JUSTIFICA LA REPARACIN 21

GARANTA

A QUE CORRESPONDE LA FALLA?

NO SE JUSTIFICA LA REPARACIN

INDICA A LA AGENCIA O TALLER MECNICO QUE PROCEDA A LA REPARACIN DE ACUERDO A LA GARANTA

22

SI SE JUSTIFICA LA REPARACIN

FIN ELABORA ANLISIS DE COSTO BENEFICIO Y AOS DE SERVICIO Y LO PROPONE PARA SU BAJA 23 INDICA AL RESGUARDATARIO TELEFNICAMENTE, QUE SOLICITE LA REPARACIN DEL VEHCULO MEDIANTE UNA SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/ REPARACIN24 VER PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE MTTO. Y/O REPARACIN DE UNIDADES VEHICULARES

VER PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE VEHCULOS

FIN TERMINA PROCEDIMIENTO

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