GUA TCNICA DIRIGIDA AL ORGANISMO EJECUTOR Procedimientos del Responsable Tcnico

INDICE
INTRODUCCIN.
1. 2. 3. Objetivo de la gua del Responsable Tcnico. Alcance. Atribucin del Programa.

SECCION I. ACTIVIDAD DESARROLLADA POR EL RESPONSABLE TECNICO

1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Descripcin general de la participacin del Responsable Tcnico durante la ejecucin del proyecto. Agentes del convenio. Funciones del Responsable Tcnico. Incompatibilidad de funciones del Responsable Tcnico

SECCION II. ACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DEL PROYECTO

2.1 2.2 2.3 2.4 Descripcin general. Organizacin de la informacin previa a la suscripcin de convenios. Suscripcin de convenios. Participacin de la charla tcnica y de Medidas de Seguridad en Obra previo a la visita de inicio. 2.5 Disponibilidad del primer aporte de cofinanciamiento. 2.6 Participacin en la visita de verificacin previa al inicio. 2.7 Proceso de seleccin de participantes. 2.8 Suscripcin del acta de entrega de terreno. 2.9 Inicio del cuaderno de obra. 2.10 Inicio de los trabajos. Requisitos para el Inicio del proyecto1.

SECCION III. ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIN DEL PROYECTO

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 Descripcin general. Solicitud y recepcin de desembolsos. Disponibilidad del aporte de cofinanciamiento. Adquisicin de materiales, herramientas y servicios. Elaboracin y presentacin de valorizaciones. Presentacin de informes durante la ejecucin del proyecto. 3.6.1 Informe mensual. 3.6.2 Otros informes eventuales. Verificacin de la identidad del participante. Solicitud de pago a participantes. Levantamiento de observaciones notificadas. Paralizacin y reinicio de los trabajos. Solicitud de modificaciones al expediente tcnico. 3.11.1 Modificaciones que requieren suscripcin de adendas. 3.11.2 Modificaciones que no requieren suscripcin de adendas. Reemplazo del Responsable tcnico. Suscripcin de adendas.

Este trmino incluye obras y servicios financiados por el Programa Construyendo Per.

SECCION IV. ACTIVIDADES POSTERIORES A LA TERMINACIN DE LOS TRABAJOS

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 Descripcin general. Suscripcin del acta de terminacin de los trabajos y el acta valorizada de materiales sobrantes. Elaboracin y presentacin del informe final. Elaboracin y presentacin de planos finales del proyecto (replanteo). Suscripcin del acta de transferencia de obra. Elaboracin y presentacin del expediente de liquidacin del convenio. Devolucin de saldos no utilizados del desembolso del rubro otros.

SECCION V. TRATAMIENTO DEL RECURSO PARTICIPANTE

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 Definicin de participante. Intervencin del Programa para verificar el perfil del participante y condiciones de trabajo en los proyectos. Movimiento de participantes durante la ejecucin del proyecto. Procesos de seleccin complementarios. Registro y presentacin de los movimientos de participantes. Plazos establecidos para la comunicacin de movimientos de participantes. Del retiro de participantes. Del Registro de las Hojas de Tareo de Participantes Pago a participantes.

SECCION VI. RESOLUCIN DEL CONVENIO

6.1 6.2 6.3 6.4 Resolucin por incumplimiento del Organismo Ejecutor. Resolucin unilateral. Resolucin de muto acuerdo. Liquidacin de oficio.

ANEXO I. ANEXO II.

Glosario de Trminos. Formatos utilizados por el Organismo Ejecutor.

INTRODUCCIN
1. OBJETIVO DE LA GUA DE RESPONSABLE TCNICO
El objeto de la presente Gua es establecer los procedimientos tcnico-administrativos que debern seguir los diferentes profesionales que participan como Responsables Tcnicos de los Proyectos que se financian con aportes del Programa de Emergencia Social Productivo Construyendo Per, en adelante el Programa.

2.

ALCANCE
Esta Gua es de observancia obligatoria de los Responsables Tcnicos, Organismos Ejecutores y todas las Oficinas Zonales del Programa Construyendo Per y est dirigido principalmente tanto a los Organismos Ejecutores como a los Coordinadores Tcnicos Externos y a las personas contratadas para la Oficina Zonal que participan durante la ejecucin de los convenios desde la priorizacin de proyectos por parte del Comit Interinstitucional (CI).

3.

ATRIBUCIN DEL PROGRAMA

El contenido de la presente Gua podr ser modificada parcial o totalmente por la Direccin Nacional del Programa empleando para el efecto directivas o instructivos que se difundirn a travs de comunicacin escrita.

ACTIVIDAD DESARROLLADA POR EL RESPONSABLE TCNICO

1.1 DESCRIPCION GENERAL DE LA PARTICIPACIN DEL RESPONSABLE TCNICO DURANTE LA EJECUCIN DEL PROYECTO
El Responsable Tcnico es el profesional con capacidad tcnica-administrativa de acuerdo a su especialidad, designado por el Organismo Ejecutor para que asuma la direccin tcnica de la obra y/o servicio en atencin al expediente tcnico aprobado, Bases y la presente Gua, as como para que asesore al Organismo Ejecutor en el buen uso de los fondos destinados para la ejecucin de la obra y/o servicio materia del Convenio de financiamiento suscrito con el Programa. En ese sentido mantiene una relacin directa con el Organismo Ejecutor y su Representante Legal. Su labor en relacin al convenio de ejecucin del proyecto suscrito con el Programa, ser verificada por la Oficina Zonal, para ello coordina directamente con el Coordinador Tcnico Externo de la obra y eventualmente con las personas contratadas del rea de supervisin de la Oficina Zonal. Coordinador Tcnico Externo.- Es el profesional externo contratado por el Programa para verificar el cumplimiento de los objetivos y las obligaciones contradas en el Convenio de ejecucin del proyecto. Responsable de Proyectos SUP, en adelante Responsable de Proyectos.- Es el profesional responsable del rea de supervisin de la Oficina Zonal y ejerce la coordinacin y supervisin de los actividades de los Coordinadores Tcnicos Externos a su cargo, coordina directamente sobre su actividad con la Jefatura de la Oficina Zonal y de acuerdo a lo establecido en las directivas e instructivos que se establecen desde la Oficina Nacional. Tcnico de Proyectos.- Es el profesional que ejerce las actividades de supervisin de las actividades de los Coordinadores Tcnicos Externos a su cargo, coordina sus actividades directamente con el Responsable de Proyectos. Jefe de la Oficina Zonal.- Es el responsable de la ejecucin del Programa en la zona de intervencin de la Oficina Zonal. En razn a sus actividades conjuntamente con el Responsable de Proyectos lidera el proceso de verificacin de los convenios. La informacin generada durante la ejecucin del convenio es registrada por el Programa, para ello se han sistematizado los diversos procedimientos elaborndose una serie de formatos que facilitan la labor del responsable tcnico y que aparecen detallados en el Anexo II Formatos utilizados por el Organismo Ejecutor. Toda la documentacin que el Organismo Ejecutor remita a la Oficina Zonal y al Coordinador Tcnico Externo ser efectuada a travs del formato OE-21 carta de presentacin de documentacin

SECCION I

1.2 AGENTES DEL CONVENIO

Se denominan agentes del convenio a las personas que participan de manera directa en la ejecucin del proyecto. Estos agentes asumen responsabilidad directa sobre la ejecucin del convenio. Representante legal.

Responsable tcnico. Coordinador Tcnico Externo.

1.3 ACTIVIDADES DEL RESPONSABLE TCNICO

1.3.1 Revisar detalladamente el proyecto a su cargo antes del inicio de la ejecucin del mismo procediendo a formular las observaciones a que hubiere lugar, en caso correspondiera. Participar en el proyecto a su cargo como mnimo el tiempo que le corresponda de acuerdo al coeficiente de participacin asignado segn el expediente tcnico aprobado el mismo que es de medicin diaria. Ejercer la direccin tcnica del proyecto de acuerdo al expediente tcnico aprobado, debiendo adoptar las medidas pertinentes y oportunas para culminar los trabajos en el plazo previsto. Ser responsable de los atrasos o paralizaciones injustificadas as como de la calidad de los trabajos ejecutados. Observar que los recursos asignados al proyecto a su cargo, se usen nica y exclusivamente para la ejecucin de la obra y/o servicio conforme el expediente tcnico aprobado. Programar oportunamente, y en forma conjunta con el Coordinador Tcnico Externo, la fecha de inicio de los trabajos. En coordinacin con el Organismo Ejecutor, tramitar y obtener licencias, autorizaciones, permisos u otros documentos similares necesarios para la ejecucin del proyecto, incluyendo la autorizacin para la colocacin del cartel de obra y/o servicio. La ubicacin de este cartel deber ser acordada con el Coordinador Tcnico Externo. Las autorizaciones a que se hace mencin comprendern tambin la obtencin de la aprobacin de las pruebas exigidas por la entidad respectiva cuando se trate de proyectos de saneamiento o similares. 1.3.7 En coordinacin con el Organismo Ejecutor colocar el cartel de obra y/o servicio en el lugar acordado con el Coordinador Tcnico Externo dentro de los quince (15) das calendario de iniciado los trabajos, y mantenerlo en buenas condiciones hasta la culminacin de los trabajos. Comunicar al Programa y al Organismo Ejecutor en caso la obra y/o servicio se encuentre ya ejecutada o est siendo ejecutado por otra entidad o desaparezca la necesidad de ejecutar el proyecto. Si se hubieran realizado desembolsos informar al Organismo Ejecutor a efectos de que se devuelva al Programa, los montos correspondientes. Participar en el acto de entrega de terreno conjuntamente con el Representante Legal del Organismo Ejecutor y suscribir el acta respectiva, previa verificacin de su libre disponibilidad. Dicha acta est referida a la delimitacin de la zona y los hitos donde se ejecutar la obra y/o servicio.

1.3.2

1.3.3

1.3.4

1.3.5 1.3.6

1.3.8

1.3.9

1.3.10 Iniciar el cuaderno de obra, el mismo que deber visarlo en todas sus pginas. 1.3.11 Anotar en el cuaderno de obra, las principales ocurrencias, consultas y avances de la obra y reportar mensualmente el acumulado de dichas anotaciones en el respectivo informe. Asimismo, deber anotar la ocurrencia de atrasos injustificados y para los casos en que se requiera deber elaborar y presentar el

cronograma acelerado de ejecucin obra y/o servicio, cronograma de aportes (desembolsos del Programa y cofinanciamiento) y cronograma del recurso participante. 1.3.12 Disponer la permanencia del cuaderno de obra en el lugar de los trabajos. 1.3.13 Plantear y solicitar, mediante anotacin en el cuaderno de obra, la autorizacin al Coordinador Tcnico Externo de los trazos de obra parciales o trazo total de la obra y/o servicio. 1.3.14 Elaborar y presentar oportunamente, para su adquisicin respectiva, el listado de insumos necesarios para la ejecucin de los trabajos de acuerdo al calendario de adquisicin de materiales. 1.3.15 Disponer el retiro de los materiales rechazados por su mala calidad o por no corresponder a las especificaciones tcnicas del expediente tcnico aprobado. 1.3.16 En coordinacin con el Organismo Ejecutor y a solicitud del Coordinador Tcnico Externo, disponer el retiro de la persona o personas que se encuentren causando incorrecciones, desrdenes o cualquier otra falta que tenga relacin y afecte la correcta ejecucin de la obra y/o servicio. 1.3.17 Cautelar la cantidad de materiales, mano de obra, necesarios para garantizar el cumplimiento del cronograma de avance de obra y/o servicio y la continuidad de los trabajos hasta la terminacin a conformidad de los mismos. 1.3.18 Cautelar que las personas que prestan servicios en el proyecto sea en el nmero y categora previstos en el cronograma de recurso participante del expediente tcnico aprobado. 1.3.19 Remitir, en coordinacin con el Organismo Ejecutor los retiros, deserciones reemplazos, rotacin y nuevos ingresos de participantes a travs del formato OE-06. 1.3.20 Llevar un registro de asistencia a travs del cual se pueda determinar la participacin y permanencia de cada participante durante la ejecucin de la obra y/o servicio, segn formato OE-01 registro de asistencia de participantes y el formato OE-16 hoja de tareo de participantes. Esta actividad comprender tambin la verificacin permanente de la identidad de los participantes. 1.3.21 Proporcionar al Coordinador Tcnico Externo copia de las respectivas hojas de tareo (formato OE-16) debidamente llenada y suscrita hasta la fecha de la visita, a las cuales se adjuntar copia de las respectivas hojas de asistencia formato OE-01 (debidamente suscrita por el participante). 1.3.22 Comunicar al Responsable del rea de Promocin Social y Capacitacin de la Oficina Zonal, en caso de presentarse un accidente durante la ejecucin del proyecto. 1.3.23 Presentar impreso y en digital, en las fechas programadas, a la Oficina Zonal la hoja de pago a participantes, la misma que deber suscribirla en seal de conformidad luego de obtener el VB del Coordinador Tcnico Externo. 1.3.24 Cautelar que durante la ejecucin del proyecto no se atente contra el medio ambiente. Implementar las medidas de mitigacin que correspondan.

1.3.25 En coordinacin con el Organismo Ejecutor, solicitar oportunamente al Programa los desembolsos por conceptos diferentes al de MONC. 1.3.26 Anotar en el cuaderno de obra la valorizacin quincenal. 1.3.27 En coordinacin con el Organismo Ejecutor, remitir al Coordinador Tcnico Externo, dentro de los quince (15) das calendarios de realizado el desembolso por parte del Programa, el informe de gastos de acuerdo al formato OE-07 Informe de gastos adjuntando copia de los comprobantes de pago. 1.3.28 Presentar al Coordinador Tcnico Externo y a travs del Organismo Ejecutor, dentro de los dos (02) primeros das calendarios, el informe mensual cuya estructura se muestra en el formato OE-03. 1.3.29 Presentar al Coordinador Tcnico Externo y a travs del Organismo Ejecutor, las solicitudes de modificatorias al expediente tcnico adjuntando para el efecto el informe tcnico justificatorio. 1.3.30 Presentar al Coordinador Tcnico Externo, dentro de los tres (03) das hbiles de concluidos los trabajos, el informe final cuya estructura se muestra en el formato OE-03. 1.3.31 Presentar en la oportunidad solicitada y/o en el informe mensual y/o final la informacin adicional de carcter relevante requerida por el Programa. 1.3.32 Participar y suscribir el Acta de Terminacin de la obra y/o servicio formato OE09 una vez concluidos a satisfaccin los trabajos. 1.3.33 De ser el caso, elaborar y presentar al Coordinador Tcnico Externo dentro de los siete (07) das hbiles de concluidos los trabajos, los planos finales (replanteo) de obra y la memoria descriptiva valorizada, los mismos que debern contener su respectiva firma en seal de conformidad. 1.3.34 Proporcionar toda la informacin y facilidades necesarias para la labor de verificacin a cargo de los representantes del Programa. 1.3.35 Asistir a la Oficina Zonal, en caso fuera citado por esta oficina para fines de coordinacin, capacitacin o actualizacin. 1.3.36 Presentar al Coordinador Tcnico Externo, en la oportunidad y de acuerdo a la estructura sealada en la presente Gua, la liquidacin tcnico-financiera de la obra y/o servicio. 1.3.37 Verificar el cumplimiento correcto y oportuno de las medidas de seguridad prevista en el Manual de Medidas de Seguridad en Obra. 1.3.38 Las dems actividades sealadas en la presente Gua.

1.4 INCOMPATIBILIDAD DE LAS ACTIVIDADES DEL RESPONSABLE TECNICO

Es incompatible el ejercicio de las actividades de Responsable Tcnico del proyecto con la de evaluador de proyectos o coordinador tcnico externo. Mientras se encuentre participando como responsable tcnico de obras y/o servicios financiados por el Programa no podr evaluar proyectos ni verificar obras que se ejecuten con financiamiento del Programa ya sea en la misma Oficina Zonal u otra Oficina del Programa a nivel nacional.

SECCION II ACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DEL PROYECTO

2.1 DESCRIPCIN GENERAL
Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde la priorizacin del proyecto seleccionado por el Comit Interinstitucional hasta el inicio de los trabajos y corresponden principalmente a las siguientes: Organizacin de la informacin previa a la suscripcin de convenios. Suscripcin de convenios. Participacin de la charla tcnica previo a la visita de inicio. Disponibilidad del primer aporte de cofinanciamiento. Participacin en la visita de supervisin de inicio. Participacin del taller de capacitacin para la seleccin de participantes. Proceso de seleccin de participantes. Suscripcin del acta de entrega de terreno. Inicio del cuaderno de obra2. Inicio de los trabajos.

2.2 ORGANIZACIN DE LA INFORMACIN PREVIA A LA SUSCRIPCIN DE CONVENIOS

Antes de la suscripcin del convenio la Oficina Zonal deber verificar que se encuentren vigentes los poderes del Representante legal del Organismo Proponente y del Representante Legal del Organismo Cofinanciante. Tambin se verificar que la habilidad del Responsable Tcnico se encuentre vigente al momento de suscribir el convenio. Al acto de suscripcin del convenio el Representante Legal, el Responsable Tcnico y Representante Legal del Organismo(s) Cofinanciante(s) debern portar el documento de identidad original.

2.3 SUSCRIPCIN DE CONVENIOS

Contando con la conformidad de la Oficina Zonal a la documentacin indicada en el numeral 2.2, en la oportunidad sealada por el Programa, el Representante Legal se acercar al local de la Oficina Zonal a efectos que se realice la suscripcin del convenio de ejecucin de la obra y/o servicio entre los representantes del programa y del organismo proponente. A partir de la suscripcin del convenio el Organismo Proponente asume la condicin de Organismo Ejecutor. Al final del acto de suscripcin del convenio el Organismo Ejecutor recibir una fotocopia del expediente tcnico aprobado.

2.4 PARTICIPACIN DE LA CHARLA TECNICA Y DE MEDIDAS DE SEGURIDAD EN OBRA PREVIO A LA VISITA DE INICIO
En la oportunidad establecida por el Programa, el Responsable Tcnico deber asistir a la charla tcnica dirigida por el Responsable de Proyectos y/o Tcnico de Proyectos del
2

En caso de obras y servicios.

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rea de supervisin de la Oficina Zonal. Dicha charla tratar sobre las responsabilidades que deber cumplir como Responsable Tcnico desde el inicio del proyecto hasta la liquidacin del mismo y los alcances de las medidas de seguridad que corresponden aplicar conforme a lo previsto en el Manual de Medidas de Seguridad en Obra. La asistencia a esta charla es de carcter obligatorio.

2.5 DISPONIBILIDAD DEL PRIMER APORTE DE COFINANCIAMIENTO (No aplicable para cofinanciamiento proveniente de organismos pblicos).
Luego de suscrito el convenio, el Responsable Tcnico proceder a revisar el expediente tcnico de obra y/o servicio procediendo a extraer el listado de insumos correspondiente al primer aporte de cofinanciamiento, el mismo que ser alcanzado al Organismo Ejecutor a efectos que se realicen las acciones necesarias que permitan cumplir con la disponibilidad de estos insumos antes de la visita de verificacin de inicio a cargo del Coordinador Tcnico Externo. La disponibilidad del aporte de cofinanciamiento ser demostrada durante la visita de verificacin previa al inicio. La disponibilidad del aporte de cofinanciamiento comprometido por el Organismo Ejecutor corresponder al primer o nico desembolso de acuerdo al cronograma de cofinanciamiento.

2.6 PARTICIPACIN EN LA VISITA DE VERIFICACION PREVIA AL INICIO

Previa coordinacin, el Responsable Tcnico conjuntamente con el Coordinador Tcnico Externo, se constituirn al lugar donde se ejecutar el proyecto a efectos de llevar a cabo la visita de verificacin previa al inicio realizada por el Programa. En esta visita podr tambin participar el Representante Legal del Organismo Ejecutor. En dicha visita se realizar la siguiente verificacin por parte del Programa: a. Verificacin de las condiciones del terreno en cuanto a disponibilidad, dimensiones y topografa sean las adecuadas para la ejecucin de la obra y/o servicio. b. Verificacin de la disponibilidad del aporte de cofinanciamiento comprometido por el Organismo Ejecutor correspondiente al desembolso segn el cronograma de cofinanciamiento. La verificacin sealada en el punto b, no ser necesaria realizarla durante esta visita de verificacin, para los convenios cuya fuente de cofinanciamiento comprometida en el expediente correspondan a organismos pblicos. La no exigencia en la presentacin del cofinanciamiento durante la visita de verificacin previa al inicio no exime la obligacin del Organismo Ejecutor de ingresar los insumos comprometidos como cofinanciamiento como plazo mximo antes del inicio de la obra. El Jefe de la Oficina Zonal, en atencin al resultado de la visita de verificacin previa al inicio emitir al Organismo Ejecutor una comunicacin escrita la misma que podr concluir en cualquiera de las dos situaciones: Que el proyecto sea declarado conforme, en cuyo caso el Organismo Ejecutor estar autorizado para programar el inicio de obra (segn el cronograma de fechas de inicio de obra establecido por el Programa).

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Que el proyecto sea declarado observado , en cuyo caso le sern alcanzadas al Organismo Ejecutor las observaciones para su subsanacin, las mismas que debern ser levantadas dentro de los 03 das hbiles de recibida la comunicacin.

El Organismo Ejecutor alcanzar a la Oficina Zonal el levantamiento de las observaciones, las mismas que de resultar conformes, le sern comunicadas en ese sentido, autorizndose en dicha comunicacin el inicio de los trabajos, segn el cronograma de fechas de inicio establecido por el Programa, caso contrario la comunicacin indicar la resolucin del convenio.

2.7 PROCESO DE SELECCIN DE PARTICIPANTES

Luego de suscrito el convenio, el Jefe de la Oficina Zonal entregarn una carta al Organismo Ejecutor comunicndole la necesidad de que participe en el Taller de Capacitacin organizado por la Oficina Zonal como actividad previa al proceso de seleccin. La asistencia del Representante Legal y el Responsable Tcnico a este taller tiene carcter obligatorio. Luego de realizado el taller, el Organismo Ejecutor proceder a dar inicio al Proceso de Seleccin de Participantes. El nmero de participantes requerido corresponder a lo indicado en el expediente tcnico aprobado y ser proporcionado por el Responsable Tcnico. El proceso de seleccin concluye con la elaboracin de los padrones respectivos (OP-03), los mismos que sern luego remitidos a la Oficina Zonal para su revisin luego de finalizado el plazo otorgado para este proceso. El Responsable del rea de Promocin realizar la revisin de los padrones alcanzados, la que de resultar favorable ser informada al Organismo Ejecutor encontrndose en consecuencia el proyecto apto para su inicio.

2.8 SUSCRIPCIN DEL ACTA DE ENTREGA DE TERRENO

Contando con la conformidad para el inicio de los trabajos y encontrndose aprobado el proceso de seleccin de participantes por parte de la Oficina Zonal, el Organismo Ejecutor conjuntamente con el Coordinador Tcnico Externo procedern a suscribir el Acta de Entrega de Terreno (formato OE-02). En dicho acto participarn suscribiendo la referida acta: Por parte del Organismo Ejecutor: El Representante Legal y Responsable Tcnico. Por parte del Programa: El Coordinador Tcnico Externo y opcionalmente un representante de la Oficina Zonal (Responsable de Proyectos o Tcnico de Proyectos o Jefe de la Oficina Zonal). Por parte de los beneficiarios indirectos: un representante designado de la localidad usuaria o propietaria del terreno. Podr participar tambin un representante de la entidad encargada de la posterior operacin y mantenimiento.

Dicho acto servir tambin para confirmar la fecha en que se dar inicio a los trabajos, la misma que deber corresponder a la fecha ms prxima segn el cronograma establecido por el Programa.

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2.9 INICIO DEL CUADERNO DE OBRA

El cuaderno de obra deber contener pginas originales con dos copias, ser iniciado luego de otorgada la conformidad para el inicio del proyecto por parte del Coordinador Tcnico externo y la aprobacin del proceso de seleccin de participantes por parte de la Oficina Zonal. Ser proporcionado por el Organismo Ejecutor y sus pginas debern estar enumeradas en forma correlativa con las correspondientes visaciones del Responsable Tcnico y Coordinador Tcnico Externo en seal de conformidad al inicio del cuaderno de obra. El original y las copias sern finalmente distribuidos de la siguiente manera: Original para la Oficina Zonal respectiva. Una copia para el Coordinador Tcnico Externo. Una copia para el Organismo Ejecutor.

En caso que el Organismo Ejecutor sea una entidad pblica el Programa podr entregar las pginas originales del cuaderno de obra a esta entidad, debiendo en este caso quedarse con una copia fedateada. En dichos cuadernos el Responsable Tcnico y el Coordinador Tcnico Externo, cada uno dentro de sus respectivas atribuciones, anotarn las principales incidencias, tales como el avance o retraso de los trabajos, las consultas, las respuestas, las autorizaciones y, en general, todo lo relacionado con las personas que prestan servicios, equipo y materiales, plazo, modificaciones de la obra, etc. Respecto a estas anotaciones se deber poner especial atencin a la MONC sealndose principalmente aspectos referidos al nmero diario de participantes que intervienen en la ejecucin de los trabajos y a la cantidad de materiales ingresados y que fueron adquiridos tanto con aporte del programa como del cofinanciamiento. El primer asiento corresponde a la trascripcin del Acta de Entrega de Terreno, de ser el caso. El Responsable Tcnico abrir el cuaderno de obra y emplear los tomos que sean necesarios hasta la terminacin de la obra. El Responsable Tcnico est encargado del uso, custodia y llenado del cuaderno de obra correspondiente, su presentacin al Coordinador Tcnico Externo o representantes del Programa ser obligatoria en cada una de las visitas. Su permanencia en el lugar de los trabajos ser responsabilidad del Organismo Ejecutor. Slo el Coordinador Tcnico Externo y el Responsable Tcnico estn autorizados para realizar anotaciones en el cuaderno de obra. En cada una de sus visitas, el Coordinador Tcnico Externo exigir la presentacin del cuaderno de obra, har las anotaciones que crea conveniente y recabar una copia a efectos de presentarla en el informe mensual correspondiente. El cierre del cuaderno de obra lo har el Responsable Tcnico mediante anotacin expresa al trmino de los trabajos, debiendo el Coordinador Tcnico Externo, en caso estuviera de acuerdo, otorgar su conformidad mediante la anotacin respectiva.

2.10 INICIO DE LOS TRABAJOS

La ejecucin de los trabajos se realizar de acuerdo al cronograma indicado en el expediente tcnico aprobado.

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Requisitos para el Inicio de la Ejecucin del proyecto a. El Programa haya contratado al Coordinador Tcnico Externo. b. El Coordinador Tcnico Externo haya emitido opinin favorable respecto al inicio de la ejecucin del proyecto. c. Se haya realizado satisfactoriamente el proceso de seleccin de participantes y estos hayan asistido al Taller de Medidas de Seguridad en Obra. d. La disponibilidad del aporte del cofinanciamiento comprometido por el Organismo Ejecutor o por el Cofinanciante haya sido verificado por el Programa. e. Que los implementos de seguridad, presupuestados segn el expediente tcnico aprobado se encuentren disponibles. f. informe de verificacin previo al inicio de obra (f ormato CT-01) cuyo pronunciamiento sea Conforme y debidamente suscrito por el Coordinador Tcnico Externo. Los trabajos empezarn en la fecha ms prxima que corresponda segn el cronograma establecido por el Programa, debiendo el Coordinador Tcnico Externo constituirse en la obra y/o servicio a efectos de verificar que el inicio de los trabajos se realice de manera correcta. Es requisito indispensable en el caso de Organismos Ejecutores Pblicos, la presentacin y verificacin del aporte del cofinanciamiento antes del inicio del proyecto. La cantidad de participantes requerido al inicio de la obra y/o servicios, estar en funcin al Cronograma Recurso Participante actualizado a la fecha de inicio, y sern seleccionados del padrn inicial de participantes OP-03. Si por causas imputables al Organismo Ejecutor, el proyecto no comenzara en la fecha programada, el inicio quedar diferido automticamente para la siguiente fecha que corresponda segn lo aprobado por el Programa. Si por causas imputables al Organismo Ejecutor, no se iniciar en la segunda fecha programada, el Programa queda facultado para resolver el convenio. Previo al inicio de los trabajos el Responsable Tcnico revisar el expediente tcnico aprobado efectuando un replanteo inicial e identificando en caso existieran las circunstancias que pudieran generar modificatorias al proyecto aprobado. Como mximo el primer da hbil de comenzados los trabajos, el Organismo Ejecutor a travs de su Responsable Tcnico alcanzar al Coordinador Tcnico Externo todos los cronogramas de obra actualizados a la fecha de inicio de los mismos: Cronograma de ejecucin de obra y/o servicios. Cronograma valorizado mensual. Cronograma del uso del recurso participante.

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SECCION III ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIN DEL PROYECTO

3.1 DESCRIPCIN GENERAL
Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde el inicio de ejecucin de la obra y/o servicio hasta la terminacin de la misma identificndose dentro de ella dos tipos de actividades: a. Actividades de carcter ordinario: Solicitud y recepcin de desembolsos. Disponibilidad del aporte de cofinanciamiento Adquisicin de materiales, herramientas y servicios. Elaboracin y presentacin de valorizaciones. Presentacin de informes durante la ejecucin de obra y/o servicio. Verificacin de la identidad de participantes. Solicitud de pago a participantes. b. Actividades de carcter no ordinario: Levantamiento de observaciones notificadas. Paralizacin y reinicio de los trabajos. Solicitud de modificaciones al expediente tcnico. Reemplazo del Responsable Tcnico. Suscripcin de adendas.

3.2 SOLICITUD Y RECEPCIN DE DESEMBOLSO (Correspondiente al rubro OTROS)

Se denomina desembolso a la entrega del aporte monetario del Programa que se efecta con cargo al convenio de ejecucin. De acuerdo a lo indicado en el expediente tcnico aprobado, estos desembolsos servirn para la adquisicin de materiales, herramientas, gastos indirectos o mano de obra calificada. De acuerdo a lo establecido por el Programa, este desembolso se efectuar de la forma siguiente: Desembolso nico: Para Organismos Ejecutores de acuerdo a lo establecido en el convenio de financiamiento. Los desembolsos se efectuarn en moneda nacional y se realizarn de acuerdo a lo que el Programa establezca, pudiendo ser a travs de transferencias en cuenta interbancaria o a travs de cheques del Banco de la Nacin a nombre del Organismo Ejecutor o de las personas que sean designadas para tal efecto. En seal de conformidad, luego de recibidos los desembolsos, el Organismo Ejecutor suscribir una declaracin jurada, para el efecto emplear el formato OE-13 Declaracin jurada de recepcin de desembolsos, debiendo entregar dos copias de este formato con el cargo de recepcin respectivo. Una copia formar parte del expediente de liquidacin.

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Solicitud del desembolso

El trmite del desembolso se realiza a partir de la conformidad otorgada a la visita de verificacin previa al inicio (formato CT-01) y el formato OE-12 Solicitud de Requerimiento de Desembolso, presentado por el Organismo Ejecutor. Despus de haberse hecho efectiva la entrega del nico desembolso al Organismo Ejecutor, ste deber presentar la pre liquidacin tcnica y financiera una vez que haya alcanzado el 80% de avance fsico de la obra.

3.3 DISPONIBILIDAD DEL APORTE DE COFINANCIAMIENTO

Tal como lo establecen las Bases y su documentacin anexa, el aporte de cofinanciamiento deber encontrarse disponible en el lugar de la obra y/o servicio antes de la entrega del desembolso. La disponibilidad de cofinanciamiento deber ser mostrada para la verificacin del Coordinador Tcnico Externo teniendo en cuenta el cronograma de desembolsos del cofinanciamiento. Las variaciones del listado de insumos motivadas en exigencias tcnicas, debern ser comunicadas para su aprobacin al Coordinador Tcnico Externo. Estas variaciones sern aceptadas siempre que no disminuyan el monto de cofinanciamiento que corresponda. En los casos que comprometan al listado de insumos correspondiente a aportes del Programa sern aceptadas siempre que no impliquen incremento del desembolso respectivo.

3.4. ADQUISICIN DE MATERIALES, HERRAMIENTAS Y SERVICIOS

El Responsable Tcnico cautelar que el Organismo Ejecutor efecte las adquisiciones de materiales, herramientas y servicios de acuerdo al listado de insumos del cronograma de adquisiciones del expediente tcnico aprobado. Las adquisiciones que se realicen debern cumplir con los requisitos de calidad necesaria de acuerdo a las especificaciones tcnicas aprobadas. Los pagos correspondientes a costos indirectos se efectuarn mensualmente y de manera proporcional al avance de los trabajos. Estos pagos no incluirn el reconocimiento de impuestos que correspondan al servicio prestado debiendo ser estos asumidos por quin prest el servicio. El Organismo Ejecutor tramitar mensualmente el pago por honorarios al Responsable Tcnico ello siempre y cuando el Coordinador Tcnico Externo y el Responsable de Proyectos no hubiesen realizado observacin alguna al informe mensual emitido por el Responsable Tcnico. En caso de reemplazo del Responsable Tcnico el saldo no cancelado (incluido el monto reservado para la liquidacin segn lo sealado en el cuadro Desagregado de costos indirectos segn fuentes de las Bases del concurso) constituirn el nuevo monto que corresponda por los servicios del nuevo Responsable Tcnico. Los documentos de gasto que constituyen la rendicin debern observar los siguientes aspectos:

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1. Todos los comprobantes de pago (facturas, boletas de venta, tickets y/o recibos de honorarios), debern consignar el nombre del Organismo Ejecutor, numero de RUC si se trata de un organismo con personera jurdica, y debern contener el detalle de la adquisicin o servicio recibido. 2. Verificar el nmero de RUC del proveedor en la pgina de la SUNAT, a fin de constatar la habilitacin por parte de dicho organismo como contribuyente formal. 3. Los comprobantes de pago no debern presentar enmendaduras y debern encontrarse limpios y claros, adems debern consignar slo los insumos adquiridos con cargo a los aportes del Programa, es decir no sern permitidos aquellos documentos que consignen insumos adquiridos con fondos del Programa y cofinanciamiento, debiendo realizarse ello por separado. 4. Los recibos de honorarios profesionales, debern contener los datos exactos del Organismo Ejecutor y dentro del concepto el detalle del servicio prestado. Asimismo dentro de los recuadros de importes stos debern consignar los datos de la cantidad recibida una vez deducido las retenciones si se diera el caso. 5. Verificar que las retenciones de impuesto a la renta de 4ta. Categora las efectu el Organismo Ejecutor con personera jurdica que posea nmero de RUC. Estas retenciones debern ser declaradas y pagadas en la oportunidad del pago al profesional. 6. En caso un Organismo Ejecutor no cuente con nmero de RUC, se utilizar el formulario 116 como pago a cuenta de impuestos a nombre del profesional que emiti su recibo de honorarios profesionales. 7. No se aceptarn declaraciones juradas, ni recibos internos de caja por movilidad . Los materiales que se adquieran incluirn el costo de traslado, es decir, el precio ser el de material puesto en obra. Excepcionalmente, para aquellos materiales que por sus condiciones particulares de adquisicin y distribucin tenga que requerirse el pago de flete, ste se realizar mediante boletas de venta o recibos por honorarios profesionales, de la manera sealada en los numerales anteriores. Los gastos de flete slo procedern si este rubro se encuentra considerado en el expediente tcnico. Las cargas financieras que generen las diferentes cuentas bancarias sern asumidas por el Organismo Ejecutor.

3.5. ELABORACIN Y PRESENTACIN DE VALORIZACIONES

La valorizacin de los trabajos ser realizada por el Responsable Tcnico de forma quincenal correspondiendo stas al da quince (15) calendario y al ltimo da calendario de cada mes, debiendo consignar en el cuaderno de obra, para revisin y aprobacin del coordinador tcnico, los metrados ejecutados. En el caso de la valorizacin mensual el Responsable Tcnico elaborar y presentar dentro de los dos (02) das calendarios siguientes el formato OE-04 valorizacin desagregada acumulada, para la revisin y aprobacin del Coordinador Tcnico Externo. Las valorizaciones sern elaboradas de acuerdo a los metrados y precios unitarios del presupuesto del expediente tcnico aprobado. Las valorizaciones correspondientes a las modificaciones presupuestales, adicionales o deductivos, se presentarn separadamente de acuerdo al presupuesto aprobado en la adenda respectiva.

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Si dentro de los plazos establecidos el Responsable Tcnico no cumpliera con presentar las valorizaciones referidas, el Responsable de Proyectos o el Jefe de la Oficina Zonal proceder a notificar al Organismo Ejecutor el incumplimiento, en este supuesto el Coordinador Tcnico Externo elaborar las valorizaciones inhibindose el Organismo Ejecutor de observarlas. El avance fsico de la obra ser calculado a partir de la siguiente expresin: % de Avance Fsico = Costo Directo Valorizado Costo Directo Total del Presupuesto X 100

El Organismo Ejecutor est obligado a cumplir con los plazos parciales establecidos en el cronograma respectivo. En caso que el retraso sea mayor al diez por ciento (10%) respecto al avance fsico programado, el Responsable Tcnico elaborar y presentar dentro de los tres (03) das hbiles siguientes un nuevo calendario que contemple la aceleracin de los trabajos, de modo que se garantice el cumplimiento de la obra dentro del plazo previsto. Dicho retraso se calcular de la siguiente manera: % de retraso = % Avance fsico ejecutado acum. - % Avance fsico programado acum. Si dentro del plazo establecido no se cumple con la entrega del calendario acelerado de avance, el Coordinador Tcnico Externo elaborar dicho calendario quedando el Organismo Ejecutor sujeto al mismo. Si, posteriormente a la entrega del nuevo calendario, la valorizacin siguiente que corresponda, arroje un atraso mayor al diez (10%) del avance fsico respecto al avance programado en el calendario acelerado, el Coordinador Tcnico Externo anotar el hecho en el cuaderno de obra e informar a la Oficina Zonal, considerndose como causal de resolucin del convenio.

3.6 PRESENTACION DE INFORMES DURANTE LA EJECUCIN DEL PROYECTO

3.6.1 Informes mensuales.

Dentro de los dos (02) das calendario posteriores al vencimiento de cada mes y durante la ejecucin de la obra y/o servicio, el Responsable Tcnico elaborar el informe mensual del Responsable Tcnico (formato OE-03), el mismo que ser presentado por el Organismo Ejecutor ante el Coordinador tcnico Externo. Dicho informe estar referido entre otros aspectos a: Detalle de las principales partidas ejecutadas durante el mes. Informacin relevante del mes. Cuadro de control de participantes, que permita observar el nmero semanal de participantes que prestaron servicios en el convenio. Cuadro de control de desembolsos, que permita observar el monto total desembolsado y el monto total rendido. Vistas fotogrficas que permitan observar el desarrollo de los trabajos durante el mes. Copias del cuaderno de obra.

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Si fuera el caso, el informe de gastos (formato OE-07) sustentado con la respectivas copias de los comprobantes de pago y los recibos por honorarios, las cuales debern encontrarse completamente legibles. Si existieran, copia de los certificados de ensayos de materiales realizados durante el mes. Otros que solicite el Coordinador Tcnico Externo.

La elaboracin del informe mensual servir para que el Coordinador Tcnico Externo realice las siguientes verificaciones: a. Que el avance fsico se encuentre conforme a lo programado. b. El cumplimiento en la rendicin de desembolso de acuerdo a lo sealado en los numerales 3.2 y 3.4 de la presente seccin. c. Comparacin de avance MONC, obtenidos de la variaciones mayores al Organismo Ejecutor de justificadas. fsico referido a los aportes del Programa y financiero de valorizacin desagregada acumulada (formato OE-04). Las 10 % debern ser explicadas, hacindose merecedor el las notificaciones respectivas en caso de situaciones no

d. Si fuera el caso el reporte de control de obra referido a pruebas tcnicas de calidad. e. Cumplimiento del impacto ambiental y las medidas de seguridad. f. Control de avance financiero el cual estar referido al avance porcentual de gasto rendido respecto al monto total del aporte del programa aprobado en el Convenio. En este aspecto se controlar que las variaciones existentes no generen un mayor monto respecto al monto aprobado para el rubro y que finalmente no se altere el costo directo aprobado.

El avance financiero estar dado por la siguiente expresin: % de Avance Financiero respecto al aporte del Programa = Gasto Total Ejecutado del Aporte del Programa Aporte Total del Programa x 100

El gasto total ejecutado del aporte del Programa estar dado por lo reportado en el formato OE-07 (la rendicin se detallar por insumos). Respecto a este formato tambin deber considerarse lo correspondiente a la MONC en base al monto total de todas las hojas de pago tramitadas hasta el ltimo da del mes. En caso el Organismo Ejecutor no cumpliera con presentar el informe mensual emitido por el Responsable Tcnico dentro del plazo establecido o ste se encontrara observado, se har merecedor a una notificacin suscrita por el Responsable de Proyectos o Jefe de la Oficina Zonal, establecindose en ella el plazo para la presentacin o subsanacin de las observaciones. Si pese al plazo otorgado el organismo no cumpliera con presentar lo requerido, el hecho ser tomado como causal de resolucin del convenio. 3.6.2 Otros informes eventuales.

a. Informes sustentatorios de solicitud de modificatoria del expediente tcnico. Son informes elaborados por el Responsable Tcnico y presentados por el Organismo Ejecutor al Coordinador Tcnico Externo en los cuales se sustenta las solicitudes de modificatorias al expediente tcnico. Su tratamiento es descrito en el numeral 3.11.

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b. Informes de carcter adicional solicitados por el Programa. Adicionalmente el Organismo Ejecutor a travs del Responsable Tcnico presentar los informes que le sean solicitados por el Coordinador Tcnico Externo o aquellos que en cumplimiento de sus tareas considere necesario presentar al Programa. Dentro de este grupo se encuentran los informes especiales de control de calidad.

3.7 VERIFICACIN DE LA IDENTIDAD DE LOS PARTICIPANTES

Durante la ejecucin de los trabajos, el Responsable Tcnico verificar diariamente la identidad de los participantes, asimismo alcanzar al Coordinador Tcnico Externo, las veces que sea requerido, una copia de los formatos OE-01 registro de asistencia de participantes.

3.8 SOLICITUD DE PAGO A PARTICIPANTES

El pago a participantes corresponde al monto por incentivo econmico que se le reconoce a cada participante por el trabajo realizado durante la ejecucin de la obra y/o servicio, este es cargado al aporte destinado a la mano de obra no calificada y se realizar de manera mensual de acuerdo a los mecanismos sealados en la seccin V de la presente gua. El Responsable Tcnico participa elaborando las hojas de pago a participantes formato OE-05 otorgando su conformidad a esta hoja de pago y solicitando el pago respectivo, para ello esta documentacin ser presentada de manera consolidada empleando la Carta de presentacin de documentos ver formato OE-21.

3.9 LEVANTAMIENTO DE OBSERVACIONES NOTIFICADAS

Los incumplimientos de parte del Organismo Ejecutor o del Responsable Tcnico a cualquiera de las obligaciones establecidas en las Bases, en el Convenio o en la presente Gua, merecern que el Jefe de la Oficina Zonal, el Responsable de Proyectos o el Coordinador Tcnico Externo emitan notificaciones requiriendo el debido cumplimiento. Tambin sern emitidas notificaciones para solicitar el levantamiento de alguna observacin, en dichas notificaciones se establecer el plazo dentro del cual debern subsanarse las observaciones identificadas. El incumplimiento en el levantamiento de tales observaciones podr motivar la resolucin del convenio.

3.10 PARALIZACIN Y REINICIO DE LOS TRABAJOS

El Organismo Ejecutor a travs del Responsable Tcnico podr solicitar al Programa la paralizacin de los trabajos cuando se produzca cualquiera de las siguientes circunstancias: Demora en la entrega de desembolsos por parte del Programa. Ejecucin de obras complementarias y/o modificaciones al expediente tcnico aprobado. Desabastecimiento sostenido de materiales (escasez de materiales en la zona) y/o insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor (fenmenos climatolgicos, vicios ocultos, etc.) debidamente probados.

El Coordinador Tcnico Externo recibir y evaluar tcnicamente el motivo de la paralizacin solicitada por el Organismo Ejecutor, la misma que de encontrarla justificada la remitir a la Oficina Zonal recomendando la paralizacin de los trabajos.

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El incumplimiento de las obligaciones del Organismo Ejecutor motivar que el Responsable de Proyectos o el Jefe de la Oficina Zonal, pueda ordenar, mediante comunicacin escrita, la paralizacin de los trabajos. Dicha comunicacin sealar adems la fecha desde la cual tendra efectos la paralizacin. En caso que el motivo de paralizacin de la obra sea atribuible al Organismo Ejecutor y que el periodo de la misma sea igual o mayor a 21 das hbiles acumulados, el Programa iniciar el proceso de resolucin unilateral del convenio. 3.10.1 Caso fortuito o de fuerza mayor. Se entiende como caso fortuito o de fuerza mayor a una situacin extraordinaria irresistible e imprevisible, fuera del control del Organismo Ejecutor que no le sea atribuible, o que puedan ser atribuibles a hechos naturales. Estas situaciones podrn deberse a: Fenmenos naturales como terremotos, aluviones, etc, que dificulten de manera significativa la continuidad de los trabajos. Situaciones climticas o la existencia de conflictos que dificulten de manera significativa la continuidad de los trabajos. La ausencia total o en parte de personal de obra al punto que afecte la ptima calidad de los trabajos. La ausencia de materiales o herramientas de manera que imposibiliten la ejecucin de los trabajos o afecten significativamente los rendimientos establecidos en el expediente tcnico aprobado.

En estos casos el Organismo Ejecutor comunicar al Programa por medio escrito dentro de un plazo no mayor a tres (03) das hbiles de producido el hecho, la situacin que impide la ejecucin de la obra y/o servicio a fin de que este proceda a la evaluacin respectiva. Tanto las solicitudes de paralizacin como la fecha en que se reinicia sern anotadas en el cuaderno de obra. La Oficina Zonal previo informe del Coordinador Tcnico Externo evaluar oportunamente el reinicio de los trabajos considerando para ello que las causas que motivaron la paralizacin han sido superadas. En caso la evaluacin sea favorable, la Oficina Zonal comunicar por escrito el resultado favorable de la evaluacin, disponiendo en consecuencia el reinicio de los trabajos, en dicha comunicacin se precisar adems la fecha en que debe efectivizarse el reinicio. El mismo da de reiniciado los trabajos, el Responsable Tcnico elaborar y presentar por intermedio del Organismo Ejecutor al Coordinador Tcnico Externo la siguiente documentacin actualizada a la fecha de reinicio: Cronograma de ejecucin de obra y/o servicio. Cronograma valorizado mensual. Cronograma Recurso participante.

De manera excepcional, debido a estas situaciones que pongan en riesgo la ejecucin de la obra y/o servicio o la economa del proyecto, el Coordinador Tcnico Externo de manera inmediata podr ordenar la paralizacin de los trabajos, consignando dicha orden en el cuaderno de obra.

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3.11 SOLICITUD DE MODIFICACIONES AL EXPEDIENTE TCNICO

Excepcionalmente, por causas justificadas, debidamente comprobadas y aceptadas, conforme a las directivas del Programa podrn modificarse los trminos del convenio para lo cual, de ser el caso, requerir la suscripcin de adendas segn los siguientes casos. 3.11.1 Modificaciones que requieren suscripcin de adendas. Todas las modificatorias, a excepcin de las modificaciones al convenio que no correspondan a variaciones tcnicas del expediente tcnico, debern ser solicitadas al Coordinador Tcnico Externo para su aprobacin, de manera oportuna, por el Representante Legal del Organismo Ejecutor, adjuntando el informe tcnico sustentatorio del Responsable Tcnico, el mismo que dependiendo del caso podr contener presupuesto, anlisis de costos unitarios, planos, memoria descriptiva, etc. El Responsable de Proyectos en los casos que considere conveniente solicitar que junto al informe tcnico antes referido se presente el informe aprobatorio del profesional que formul el proyecto original (proyectista). Es responsabilidad del Organismo Ejecutor obtener este informe aprobatorio. El Responsable Tcnico y el Coordinador Tcnico Externo, cada uno dentro de sus atribuciones, debern anotar estos hechos en el cuaderno de obra. Las modificaciones al expediente tcnico que conlleven a la suscripcin de adendas podrn estar referidas a: a. Ampliaciones de Plazo. Las ampliaciones de plazo son aquellas que modificarn la fecha de trmino programada y podrn fundamentarse slo en las siguientes causales: i. Demora por desabastecimiento sostenido de materiales (escasez de materiales en la zona) y/o insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor (fenmenos climatolgicos, vicios ocultos, etc.) Debidamente probados. ii. Demora en la entrega de los desembolsos. iii. Ejecucin de obras complementarias y/o modificaciones al expediente tcnico aprobado. iv. Paralizaciones aprobadas por la Oficina Zonal. Slo ser procedente otorgar ampliaciones de plazo, cuando la causal modifique el calendario de ejecucin de la obra y/o servicio, de manera que represente demora en la terminacin del proyecto. Las ampliaciones de plazo que no devengan de una ampliacin presupuestal, no generarn incremento en el aporte del programa. b. Modificaciones al expediente tcnico. i. Modificaciones presupuestales.

Los montos que se originen de las modificaciones presupuestales debern ser comprometidos en igual forma y condiciones de financiamiento original, en ese sentido en caso de ampliaciones de presupuesto el Programa asumir ntegramente el financiamiento de mano de obra no calificada (MONC) y en caso de deducciones de presupuesto se efectuar a favor de ste; mientras que el costo adicional diferente al de mano de obra no calificada, ser asumido tanto por el Programa y el

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Organismo Ejecutor, en lo que les corresponda y de acuerdo a los porcentajes de financiamiento establecidos para este rubro en el expediente tcnico aprobado, y deducido de la misma manera en caso de presupuestos deductivos. Las modificaciones no sern aplicables retroactivamente. Las ampliaciones presupuestales procedern cuando se determine la insuficiencia del presupuesto aprobado y slo podrn fundamentarse en las siguientes causales: Incremento significativo de los precios de materiales e insumos. Modificacin del proyecto y/u obras complementarias debidamente aprobados. Partidas no consideradas en el presupuesto aprobado.

Las ampliaciones presupuestales debern ser solicitadas de modo separado de los informes mensuales y de los presupuestos deductivos, adjuntando el expediente tcnico respectivo, el mismo que contendr: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. Justificacin de la ampliacin presupuestal. Planos. Especificaciones tcnicas. Memoria descriptiva. Planilla de sustentacin de metrados. Anlisis de costos unitarios. Presupuesto del proyecto. Cuadro de usos y fuentes final. (incluye la ampliacin presupuestal). Desagregado de costos indirectos segn fuentes de financiamiento. Relacin de insumos. Cronogramas de ejecucin valorizada tanto de la ampliacin presupuestal como el final que incluye la ampliacin. l. Cronogramas del recurso participante tanto de la ampliacin presupuestal como el final que incluye la ampliacin. m. Cronograma de adquisicin de insumos segn fuentes de financiamiento. n. Copia del cuaderno de Obra donde aparezcan transcritas las ocurrencias referidas a las modificaciones. o. Otros que solicite el coordinador tcnico. Es presupuesto deductivo el conformado por aquellas partidas determinadas como no necesarias para el cumplimiento de la meta prevista en el expediente tcnico aprobado. Los presupuestos deductivos debern ser solicitados tambin de modo separado adjuntando el expediente tcnico respectivo el mismo que contemplar los requisitos a, d, e, f, g, h, i, j, k, m, n, y o, requeridos para el expediente de ampliacin presupuestal. ii. Ejecucin de obras y/o servicios complementarios. Son obras y/o servicios complementarios aquellos no considerados en el expediente tcnico y que resultan indispensables para el cumplimiento de la meta prevista en el expediente tcnico originalmente aprobado. La solicitud de ejecucin de obras complementarias deber estar acompaada por el expediente tcnico respectivo que contemple los mismos requisitos considerados para el caso de ampliaciones presupuestales iii. Ampliaciones y reducciones de meta (sin modificacin presupuestal).

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Son las mayores o menores unidades de metas fsicas ejecutadas, que debido a hechos detectados durante la ejecucin del convenio merecern la suscripcin de adendas. Estas modificaciones no estarn referidas a las sealadas en el numeral 3.11.2.a. iv. Otros cambios. Son aquellos cambios referidos a modificaciones que no desnaturalicen el expediente tcnico aprobado, por ejemplo: precisiones al convenio, etc. 3.11.2 Modificaciones que no requieren suscripcin de adendas. Estn comprendidas dentro de este grupo: a. Ampliaciones y reducciones de meta menores. (Sin modificacin presupuestal) Las variaciones menores cuya valorizacin no supere el 5 % del costo directo sern presentadas al Coordinador Tcnico Externo por el Organismo Ejecutor adjuntando el informe tcnico del Responsable Tcnico. Estas variaciones sern revisadas por el Coordinador Tcnico Externo, las mismas que de considerarlas procedentes las dar por aprobado dejando constancia de ello en el cuaderno de obra e informando a la Oficina Zonal. Estos cambios no merecern la suscripcin de adendas, debiendo ser reportados mediante informe y presentados en la oportunidad que se presente la modificacin y en la liquidacin del convenio. Para el clculo de este porcentaje, deber tenerse en cuenta todas las variaciones acumuladas, restndose las reducciones de las ampliaciones de metas. En ningn caso ni las ampliaciones ni las reducciones de meta independientemente, sern mayores al siete (7%) por ciento del total de costo directo. b. Otras variaciones a los cronogramas del expediente tcnico. Las variaciones en los diferentes cronogramas del expediente tcnico, que no provengan de cualquiera de las modificaciones sealadas en los puntos 3.11.1 del presente numeral, no motivarn la suscripcin de adendas. Estos nuevos cronogramas sern presentados por el Responsable Tcnico para la revisin y aprobacin del Coordinador Tcnico Externo y luego de ello ser transcritos en el cuaderno de obra. Las modificaciones al proyecto y al expediente tcnico que se realicen sin contar con la autorizacin del Programa sern de exclusiva responsabilidad del Organismo Ejecutor.

3.12 REEMPLAZO DEL RESPONSABLE TCNICO

El reemplazo del Responsable Tcnico no merecer la suscripcin de adenda y podr deberse a las siguientes circunstancias: a. b. c. d. Por renuncia expresa del Responsable Tcnico. Por enfermedad que le impida desarrollarse en el cargo. Por estar incurso en sentencia privativa de la libertad. Por fallecimiento o abandono del Responsable Tcnico.

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e. Por incumplimiento injustificado de funciones detectadas por el Organismo Ejecutor o cuando el Organismo Ejecutor decida prescindir de los servicios del Responsable Tcnico. f. Por incumplimiento injustificado de funciones detectados por el Coordinador Tcnico Externo durante la ejecucin del proyecto, Para los cinco primeros casos el Organismo Ejecutor comunicar el reemplazo sealando de manera escrita las causales de dicho reemplazo, adjuntando el currculum vitae del profesional propuesto para el reemplazo. El Coordinador Tcnico Externo verificar la documentacin y de ser conforme a lo exigido en las Bases de concurso comunicar al da siguiente a la Oficina Zonal. Adjuntar para el efecto copia de los documentos respectivos. De ocurrir el ltimo de los casos, contando con el informe previo del Coordinador Tcnico Externo, la Oficina Zonal notificar al Organismo Ejecutor solicitndole que proceda a presentar la documentacin respectiva del Responsable Tcnico propuesto.

3.13 SUSCRIPCIN DE ADENDAS

La Oficina Zonal conjuntamente con el Coordinador Tcnico Externo evaluar cada uno dentro de su competencia, las solicitudes de modificatorias al expediente tcnico aprobado, de resultar conforme esta evaluacin se elaborar la adenda respectiva, de acuerdo a los modelos establecidos en la Directiva que a dicho efecto emita el Programa. La Oficina Zonal comunicar al Organismo Ejecutor la fecha en que deber suscribirse la respectiva adenda.

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SECCION IV ACTIVIDADES POSTERIORES A LA TERMINACIN DE LOS TRABAJOS

4.1 DESCRIPCIN GENERAL
Estas actividades comprenden desde la terminacin de los trabajos hasta la presentacin de la liquidacin tcnica financiera del convenio (obra y/o servicio). Se encuentran comprendidas bsicamente las siguientes actividades: Suscripcin del acta de terminacin de los trabajos y el acta de materiales sobrantes. Elaboracin del informe final del Responsable Tcnico. Revisin de planos finales de obra y/o servicio y memoria descriptiva valorizada. Suscripcin del acta de transferencia de obra (slo para el caso de obras). Revisin y entrega del expediente de liquidacin de convenio.

4.2 SUSCRIPCIN DEL ACTA DE TERMINACIN DE LOS TRABAJOS Y EL ACTA VALORIZADA DE MATERIALES SOBRANTES
a. La terminacin de la obra y/o servicio ser comunicada al Coordinador Tcnico Externo por el Responsable Tcnico previa anotacin en el cuaderno de obra, esta fecha no podr exceder a la fecha de trmino programada. A ms tardar al da hbil siguiente el Coordinador Tcnico Externo verificar la correcta terminacin de los trabajos, posteriormente y siempre que los encontrase conforme otorgar su aprobacin consignando este hecho en el cuaderno de obra. De existir observaciones a la terminacin de obra y/o servicio no se considerar terminado, debiendo ser subsanadas las observaciones dentro de los cinco (05) das hbiles siguientes de la fecha sealada como trmino de obra, este periodo no generar adenda por ampliacin de plazo. Si el plazo otorgado para la subsanacin de las observaciones origina, que la fecha de trmino real corresponda al mes siguiente de la fecha de trmino programada, merecer la presentacin de cronogramas actualizados (sealados en el numeral 3.10 de la presente Gua), que permitan ampliar dicha fecha en el sistema. Se entender que se produjo la culminacin de la ejecucin de la obra y/o servicio a partir de la fecha real de trmino en que el Coordinador Tcnico Externo consigne su conformidad en el cuaderno de obra. b. De manera posterior a la terminacin de los trabajos y dentro de los cinco (05) das hbiles de concluida la obra y/o servicio se suscribirn tanto el acta de terminacin de obra como el acta de materiales sobrantes en caso existan. La fecha sobre la cual corre el plazo sealado ser la indicada en el cuaderno de obra, es decir la que haya sido consignada por el Responsable Tcnico como trmino de obra y/o servicio y que a su vez haya contado con la aprobacin del Coordinador Tcnico Externo. Para este propsito, el Responsable Tcnico deber realizar previamente las coordinaciones necesarias con el Representante Legal del Organismo Ejecutor, el Coordinador Tcnico Externo y la Oficina Zonal, a efectos de fijar la fecha y hora en la que se llevar a cabo la suscripcin de las actas antes referidas.

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En el da y hora fijada las personas designadas se constituirn al lugar donde se ejecutaron los trabajos, recorrern el rea de la obra y/o servicio verificando los trabajos ejecutados y procedern a suscribir el acta de terminacin de obra y/o servicio y el acta de materiales sobrantes. El Coordinador Tcnico Externo es el encargado de llevar adelante el acto asesorando a las dems personas designadas en los aspectos tcnicos referidos a los trabajos ejecutados. De existir observaciones, estas sern comunicadas al Organismo Ejecutor y a su Responsable Tcnico, consignando las mismas en el cuaderno de obra. En dicha anotacin ser indicado tambin el plazo otorgado para la subsanacin definindose la nueva fecha de suscripcin del acta, el mismo que no podr exceder los cuatro (04) das hbiles. Los gastos que origine la subsanacin de las observaciones planteadas sern de responsabilidad del Organismo Ejecutor. Dicha acta ser suscrita luego de revisar el levantamiento de las observaciones formuladas y posteriormente ser transcrita al cuaderno de obra. Ambas actas tanto de terminacin de obra y/o servicio como de materiales sobrantes sern adjuntadas al expediente de liquidacin del convenio.

4.3 ELABORACIN Y PRESENTACIN DEL INFORME FINAL

Dentro de los tres (03) das hbiles siguientes de terminados los trabajos, el Responsable Tcnico elaborar el informe final del responsable tcnico (formato OE03) para que el Organismo Ejecutor lo presente al Coordinador Tcnico Externo. Este informe entre otros aspectos contemplar lo siguiente: Detalle de las principales partidas ejecutadas. Informacin relevante del ltimo periodo de reporte. Cuadro de control de participantes, que permita observar el nmero semanal de participantes que laboraron en el ltimo periodo de reporte. Cuadro de control de desembolsos, que permita observar el monto total desembolsado y el monto total rendido. Vistas fotogrficas que permitan observar el desarrollo de los trabajos durante el mes. Copias del cuaderno de obra. Si fuera el caso, el informe de gastos formato OE-07 sustentada con la respectivas copias de los comprobantes de pago y los recibos por honorarios, las cuales debern encontrarse completamente legibles. De corresponder, copia de los certificados de ensayos de materiales realizados durante el ltimo periodo de reporte. Otros que solicite el Coordinador Tcnico Externo

Conjuntamente con este informe ser presentada tambin la valorizacin final empleando para ello el formato OE-04. Respecto a los informes de gastos totalizados o por rubros acumulados, en observancia a los plazos permitidos para la rendicin de gastos (hasta 15 das calendarios de recibido el desembolso), podr aceptarse la rendicin disponible de gastos parciales. La rendicin faltante deber ser presentada en el expediente de liquidacin final.

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4.4 ELABORACIN Y PRESENTACIN DE PLANOS FINALES DEL PROYECTO (REPLANTEO)

Dentro de los siete (07) das hbiles de terminados los trabajos a conformidad del Programa, el Responsable Tcnico elaborar y mediante carta del Organismo Ejecutor, presentar al Coordinador Tcnico Externo en dos (02) copias los planos finales de obra (replanteo) los que debern encontrarse debidamente suscritos por el Responsable Tcnico. El Coordinador Tcnico Externo revisar la informacin alcanzada y de no encontrarlas conformes formular las observaciones respectivas.

4.5 SUSCRIPCIN DEL ACTA DE TRANSFERENCIA DE OBRA

El acto de transferencia de obra tiene por propsito efectuar la transferencia de la obra ejecutada a la entidad u organismo encargado de su operacin y mantenimiento, conforme consta en el acta de compromiso asumido durante la presentacin del proyecto a concurso, el mismo que aparece en la parte anexa del expediente tcnico aprobado. La suscripcin de esta acta (formato OE-10) se realizar dentro del plazo que corre desde el cuarto (04) y el dcimo quinto (15) da hbil de concluidos los trabajos a conformidad del Coordinador Tcnico Externo. En dicho acto participarn el Coordinador Tcnico Externo, el Jefe de la Oficina Zonal o quien el designe, el Representante Legal del Organismo Ejecutor y el representante de la entidad u Organismo receptor encargado. El Responsable Tcnico asesorar al Organismo Ejecutor en las coordinaciones previas que se realicen a efectos de fijar la fecha y hora en la que se llevar a cabo el acto de transferencia. En dicho acto de transferencia se har entrega de los planos de replanteo y memoria descriptiva valorizada a la entidad u organismo encargado a efectos de que se realice, de acuerdo a lo establecido en las Bases del concurso, el saneamiento fsico legal.

4.6 ELABORACION Y PRESENTACIN DEL EXPEDIENTE DE LIQUIDACIN DE

CONVENIO
El Responsable Tcnico elaborar y mediante carta del Organismo Ejecutor, presentar al Coordinador Tcnico Externo la respectiva liquidacin tcnico-financiera de la obra y/o servicio. La fecha mxima para que el Organismo Ejecutor presente la liquidacin quedar definida por la que corresponda al ltimo de los siguientes eventos: 15 das hbiles despus de terminada la ejecucin de los trabajos. 03 das hbiles despus de la fecha programada (segn cronograma aprobado) para el ltimo pago a participantes.

El expediente de liquidacin elaborado por el Responsable Tcnico estar conformado bsicamente por la siguiente documentacin: a. Liquidacin financiera. Informe de gastos totalizados (formato OE-07). Copia de facturas, boletas de venta y, de ser el caso, de los recibos por honorarios, las cuales se encontraran completamente legibles. Copia de los comprobantes de pago de desembolsos. Copia de las declaraciones juradas de recepcin de desembolsos.

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Cuadro resumen de pago a participantes (formato OE-14). Original del listado de planillas obtenido de la pgina web del programa. Declaracin jurada de aporte de cofinanciamiento (formato OE-19).

b. Liquidacin tcnica. Informe de liquidacin (formato OE-15). Valorizacin desagregada acumulada totalizada. (formato OE-04) Acta de entrega de terreno (formato OE-02). Acta de terminacin de obra y/o servicio (formato OE-09). Acta de transferencia de obra (formato OE-10), de ser el caso. Acta valorizada de materiales sobrantes adquiridos con financiamiento del Programa (formato OE-11). Original desglosado del cuaderno de obra. Planos finales de obra (replanteo) debidamente suscritos por el representante legal del Organismo Ejecutor, el Responsable Tcnico y visados por el Coordinador Tcnico Externo. Copia del convenio y adendas.

De existir observaciones estas sern alcanzadas al Organismo Ejecutor otorgndole un plazo de dos (02) das hbiles para la subsanacin.

4.7 DEVOLUCION DE SALDOS NO UTILIZADOS DEL DESEMBOLSO DEL RUBRO

OTROS
En el caso que se haya identificado un saldo no utilizado del desembolso entregado por el Programa (OTROS), el Organismo Ejecutor deber efectuar la devolucin en efectivo o mediante un cheque certificado de gerencia a nombre del Banco de la Nacin/Tesoro Pblico. La devolucin, en cheque o en efectivo ser depositado en la caja de la Oficina Zonal, adems del monto a devolver deber contar con el comprobante de pago con el que el Programa le hizo entrega del desembolso.

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SECCION V TRATAMIENTO DEL RECURSO PARTICIPANTE

5.1 DEFINICIN DE PARTICIPANTE
Participante es el poblador desempleado prioritariamente con carga familiar que se incorpora a una estrategia de apoyo a su insercin laboral y desarrollo de capacidades. Puede participar desde el inicio de los proyectos hasta su culminacin. Su rol no se limita al aporte de mano de obra no calificada, por lo cual percibe un incentivo econmico, sino que adems, desarrolla sus competencias y fortalece su empleabilidad mediante las acciones de capacitacin que el Programa ofrece. La capacitacin posibilita su insercin laboral y/o mejora su capacidad de emprendimiento para la generacin de ingresos propios. Adicionalmente, se beneficia del efecto generado por la infraestructura y servicios resultantes de la ejecucin del proyecto. El organismo ejecutor es el responsable de verificar el cumplimiento de lo sealado en los prrafos anteriores. Para efectos de la ejecucin de los proyectos materia de los convenios de financiamiento, la participacin se refiere al aporte de la mano de obra no calificada conforme lo sealado en el expediente tcnico aprobado. Perfil del Participante Los Participantes son aquellas personas desempleadas que intervienen en la ejecucin del proyecto proporcionando mano de obra no calificada. Dichas personas han sido elegidas, de la poblacin objetivo, a travs de un proceso de seleccin conducido por el Organismo Ejecutor y supervisado por el PROGRAMA. La seleccin de participantes se efecta de la poblacin objetivo, priorizndose hasta un 70% a los padres o madres de familia mayores de edad, que acrediten al menos un hijo menor de 18 aos de edad. Es importante precisar que dicho criterio se enmarca dentro de los alcances del Plan Nacional de Prevencin y Erradicacin del Trabajo Infantil, aprobado por Decreto Supremo N 008-2005-TR. Tambin considera como participante hasta un 25% de jvenes (varn o mujer) entre 18 a 29 aos de edad que asumen la responsabilidad de atender a mayores o menores de edad (carga familiar) o presenten necesidades bsicas insatisfechas. Se considera la inclusin de personas mayores de 18 aos con discapacidad, hasta un mximo del 5% del total de participantes por proyecto. Asimismo, se considera a personas desempleadas comprendidas dentro de los convenios suscritos con el INPE, Ministerio de Justicia, Ministerio Pblico u otros. De no cubrirse el nmero de participantes requeridos para la ejecucin del proyecto, se incorpora de manera excepcional a aquellas personas mayores de 30 aos sin carga familiar, que sin cumplir con las prioridades sealadas anteriormente se encuentran desempleadas.

5.2 INTERVENCIN DEL PROGRAMA PARA VERIFICAR EL PERFIL DEL PARTICIPANTE Y CONDICIONES DE TRABAJO EN LOS PROYECTOS 30

El Responsable de Proyectos, Tcnico de Proyectos, Responsable de Promocin Social y Capacitacin, realizar visitas regulares a las obras y/o servicios y revisar toda la documentacin que corresponda a los participantes, con la siguiente finalidad: Monitorear los procesos de seleccin de participantes (iniciales y complementarios). Verificar la identidad y edad del participante que se desempea realizando labores de mano de obra no calificada, as como la documentacin que acredite su condicin de ingreso. Verificar la actualizacin de la informacin remitida por el Organismo ejecutor respecto al movimiento de participantes en obra y/o servicio (formato OE-06 Informe de movimiento de participantes durante la ejecucin de la obra y/o servicio). Validar la lista de asistencia diaria OE- 01 en relacin a los participantes presentes en la ejecucin de la obra y/o servicio. Verificar el uso de implementos de seguridad de acuerdo a lo sealado en el expediente tcnico. Monitorear y promover que las condiciones de trabajo de los participantes se encuentren dentro de los lineamientos y principios establecidos por el Programa (identidad del participante, perfil del participante, no existencia de maltratos, discriminacin, ni coaccin de ningn tipo; entre otros).

5.3 MOVIMIENTO PROYECTO

DE

PARTICIPANTES

DURANTE

LA

EJECUCIN

DEL

Se denomina movimiento de participantes durante la ejecucin de la obra y/o servicios a las siguientes situaciones: salida de un participante que no implica un reemplazo, salida de un participante que implica reemplazo, ingreso de un nuevo participante. El movimiento de participantes generar cambios al interior del Padrn Inicial de Participantes con que se inici la obra y/o servicio, actualizndolo y generndose el Padrn de Participantes Activos (OP-03). Se denomina as al reporte que emite la Oficina Zonal a partir de las comunicaciones del Organismo Ejecutor mediante el formato OE-06 Informe de movimiento de participantes durante la ejecucin de la obra y/o servicio. Este padrn permitir a quienes se encuentran involucrados en la ejecucin de la obra y/o servicio tener la lista (registro) de personas que se encuentran trabajando en la obra y/o servicio en un determinado perodo solicitado. 5.3.1 Ingreso de Nuevos Participantes (INP)

Esta situacin se produce cuando el Organismo Ejecutor requiere incorporar nuevos participantes, adicionales a los participantes activos que figuran en el Padrn de Participantes. Esta incorporacin de participantes puede responder a los siguientes motivos: De acuerdo a lo establecido en el Cronograma Recurso Participante el Organismo Ejecutor requiere incorporar un nmero mayor de participantes del que viene trabajando. Se requiere reemplazar a participantes que han desertado o que han sido retirados (ver numeral 5.7 del presente capitulo).

Los nuevos ingresos de participantes se determinarn mediante su registro en el formato OE-06 y/o mediante los procesos de seleccin complementarios de participantes; segn la modalidad de intervencin del Programa.

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5.3.2. Salida del participante que no implica un reemplazo (SP) Esta situacin se produce cuando el participante es retirado de la obra y/o servicio debido a que el requerimiento de la MONC sealado disminuye, de acuerdo al Cronograma Recurso Participante vigente. En este caso el retiro no requiere de un reemplazo. 5.3.3 Salida del participante que implica un reemplazo (SPR) Se produce a partir de las dos situaciones siguientes: Retiro del participante. Esta situacin se produce cuando un participante es retirado de la obra y/o servicio por el Responsable Tcnico en atencin a alguna de las causales sealadas en el numeral 5.7 del presente captulo. Desercin del participante. Esta situacin se produce cuando el participante voluntariamente decide retirarse del proyecto, debido a problemas de salud, accidentes, problemas de ndole personal o familiar u propuesta de trabajo. Tambin se incluye en esta causal la circunstancia fallecimiento del participante.

5.4 PROCESOS DE SELECCIN COMPLEMENTARIOS DE PARTICIPANTES

Es el proceso de seleccin de participantes que realiza el Organismo Ejecutor antes y durante la ejecucin del proyecto. Antes del inicio del proyecto: Cuando realizada la asamblea de seleccin de participantes, no se logra cubrir el mnimo de las vacantes necesarias para el inicio del proyecto; por lo cual se programa realizar un proceso de seleccin complementaria de participantes a fin de completar las vacantes para el inicio del proyecto. Durante la ejecucin del proyecto: tiene por finalidad cubrir las vacantes que se generan ante la salida de participantes o por requerimiento de obra y/o servicio, de acuerdo al cronograma recurso participante. El perodo para que se realice dicha seleccin depender del requerimiento sealado por el Organismo Ejecutor.

5.5

REGISTRO Y PRESENTACIN DE LOS MOVIMIENTOS DE PARTICIPANTES

Es responsabilidad del Organismo Ejecutor registrar y comunicar a la Oficina Zonal los movimientos de participantes detallados en el numeral 5.3 que ocurran durante la ejecucin de la obra y/o servicio, de acuerdo a lo siguiente: El registro del movimiento de participantes en obra y/o servicio ser efectuado por el Responsable Tcnico empleando el formato OE-06 Informe de movimientos de participantes durante la ejecucin de la obra y/o servicio. El plazo para la presentacin de este formato es de mximo 02 das hbiles a partir de producido el movimiento. La presentacin del formato OE-06 la realizar el Responsable Tcnico a la Oficina Zonal para la verificacin y el VB de los siguientes aspectos:

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En caso de participantes nuevos: Verificacin de que estos cumplan con el perfil requerido por el Programa y que se adjunte correctamente la documentacin exigida.

El Coordinador Tcnico Externo verificar la informacin entregada por el Organismo Ejecutor, de encontrarse observaciones, stas sern comunicadas al Responsable Tcnico para su respectiva subsanacin, en un plazo no mayor a 1 da hbil. La existencia de participantes no reportados por el Organismo Ejecutor en los plazos establecidos o no autorizados por el Programa ser notificada al Organismo Ejecutor, pudiendo constituir esta falta una causal de resolucin del convenio.

5.6 PLAZOS ESTABLECIDOS PARA LA COMUNICACIN DE MOVIMIENTOS DE PARTICIPANTES

La presentacin en la Oficina Zonal de los movimientos de participantes ocurridos mediante el formato OE-06, ser a ms tardar el quinto da antes del vencimiento del mes. Para cada perodo de trabajo mensual, no sern aceptados los movimientos de participantes (salidas, salidas con reemplazos, nuevos ingresos) producidos y comunicados dentro de los ltimos cuatro das hbiles del mes. De producirse estos, correspondern al siguiente perodo de trabajo y sern de entera responsabilidad del Organismo Ejecutor.

5.7 DEL RETIRO DE LOS PARTICIPANTES EN LA OBRA Y/O SERVICIO

El Responsable Tcnico podr proceder a retirar a participantes de la obra y/o servicio teniendo en cuenta las siguientes causales: Cuando el participante realice conductas que impidan el normal desenvolvimiento de las actividades del proyecto. Tres inasistencias continas del participante sin justificacin. El participante seleccionado no se present a la obra y/o servicio. Por incumplimiento de las tareas asignadas que afecten el avance de la obra y/o servicio de acuerdo a los cronogramas vigentes. Retiro de participante segn Cronograma de obra y/o servicio.

El Programa velar por que el Organismo Ejecutor realice los retiros de participantes de acuerdo a lo sealado en la presente Gua.

5.8 DEL REGISTRO DE LAS HOJAS DE TAREO DE PARTICIPANTES

El Coordinador Tcnico Externo es el responsable de ingresar en el sistema web los formularios para el registro de las Hojas de Tareo de participantes formato OE-16, Para el registro de la informacin se deber tener en cuenta lo siguiente: Hojas de Tareo: El Responsable Tcnico es el responsable de la correcta suscripcin y entrega de las hojas de asistencia OE-01 al Coordinador Tcnico Externo, as mismo podr realizar la verificacin de dicha informacin en las respectivas hojas de tareo (formato OE-16) a travs del mdulo web. El registro del tareo se realizar al da siguiente de realizada la visita regular del Coordinador Tcnico Externo, y corresponder a los das tareados desde la visita regular anterior hasta la actual.

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Los ltimos das de tareo del mes se registrar el mismo da del cierre de planillas, para lo cual debern revisar el cronograma de pago a participantes remitido por administracin (adjunto). En casos que se requiera realizar una modificacin, contando para ello con el debido sustento, slo los profesionales del rea de proyectos asignados al proyecto podrn habilitar el registro de un da ya tareado, asumiendo la responsabilidad que ello conlleve.

5.9 PAGO A PARTICIPANTES

El procedimiento operativo para la generacin de Hojas de Pago ser el siguiente: El ltimo da hbil del mes, el Organismo Ejecutor a travs del Responsable Tcnico visualizar la informacin registrada en las hojas de tareo OE-16 en el mdulo web. Esta servir para la generacin de las hojas de pago a participantes. De encontrar observaciones en las hojas de tareo (OE-16), el Organismo Ejecutor podr solicitar la correccin de sta. Luego, suscribir dos (02) ejemplares impresos de las hojas de pago y las entregar al Coordinador Tcnico Externo, ste revisar las hojas de pago generadas por el Responsable Tcnico procediendo a visarlas y entregarlas a la Oficina Zonal. La Oficina Zonal revisar la informacin presentada, la consolidar y la tramitar ante la Oficina Nacional debiendo enviar dos (02) ejemplares de las hojas de pago. Conforme al cronograma establecido para el efecto por el Programa, el pago a los participantes se realizar segn sea la modalidad de pago empleada que el programa seale. Los pagos a participantes no efectuados en la fecha programada por causas imputables al Organismo Ejecutor no sern reprogramados. Las Hojas de Pago de participantes debern corresponder con la informacin registrada en las Hojas de Tareo. El adecuado y oportuno registro de informacin en el modulo web ser condicin necesaria para el trmite de pago de los Coordinadores Tcnicos Externos.

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SECCION VI RESOLUCIN DEL CONVENIO

El convenio podr resolverse por cualquiera de las siguientes circunstancias: Resolucin de convenio por incumplimiento del organismo ejecutor. Resolucin unilateral. Mutuo acuerdo.

6.1 RESOLUCIN POR INCUMPLIMIENTO DEL ORGANISMO EJECUTOR

Cuando el Organismo Ejecutor no cumpliese con las obligaciones dispuestas en el convenio, el Programa a travs del Coordinador Tcnico Externo proceder a emitir una notificacin requiriendo el cumplimiento de las obligaciones identificadas. Las observaciones que motivaron los incumplimientos identificados, debern ser levantadas dentro del plazo establecido en la notificacin; vencido dicho plazo, el Coordinador Tcnico Externo verificar si se produjo la subsanacin requerida. En caso el Organismo Ejecutor no haya subsanado dichas observaciones, el Coordinador Tcnico Externo comunicar a la Oficina Zonal de esta situacin. Comunicado el hecho, la Oficina Zonal proceder a notificar al Organismo Ejecutor comunicndole el incumplimiento y otorgndole un plazo no menor a dos (02) ni mayor a quince (15) das hbiles para subsanar las observaciones. Vencido dicho plazo, el Jefe de la Oficina Zonal podr resolver de pleno derecho el convenio, mediante la respectiva carta de Resolucin Unilateral. Conjuntamente con la comunicacin de resolucin, le ser exigida al Organismo Ejecutor, la presentacin, dentro de los tres (03) das hbiles siguientes, de la liquidacin respectiva del convenio hasta el momento en que oper la resolucin. En caso el organismo ejecutor no cumpliera con presentar la liquidacin dentro del plazo establecido, el Programa efectuar la liquidacin de oficio, de acuerdo a los procedimientos establecidos en las directivas que apruebe el Programa a dicho fin. En caso de paralizacin de obras y/o servicios cuya causal sea atribuida al Organismo Ejecutor y que el periodo de la misma sea igual o mayor a 21 das hbiles consecutivos o acumulados, durante la ejecucin de la obra y/o servicio, el Programa iniciar el proceso de resolucin del convenio. La carta de resolucin deber indicar lo siguiente: Las causas que motivaron la resolucin del convenio. Otorgar al Organismo Ejecutor el plazo de tres (03) das hbiles, contados a partir del da siguiente de recibida la notificacin, a efecto que presente ante la Oficina Zonal, la liquidacin del convenio respectivo. En el caso de proyectos inconclusos y proyectos terminados que no cuenten con acta de terminacin, el plazo se computar a partir del da hbil siguiente a la realizacin del acto de constatacin y levantamiento del acta. Establecer que en caso de no cumplir con la presentacin de la liquidacin del convenio en el plazo otorgado o de presentarla con observaciones, sta ser efectuada por el Programa, asumiendo el Organismo Ejecutor los gastos que irrogue la Liquidacin de Oficio. Indicar que el Organismo Ejecutor es el nico responsable encargado de efectuar la transferencia y/o recepcin de las obras ejecutadas.

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6.2 RESOLUCIN UNILATERAL

Sin perjuicio de las causales de resolucin por incumplimiento, el Programa unilateralmente, sin incurrir en responsabilidad alguna, podr en cualquier momento, resolver el convenio por razones justificadas, incluyendo las de carcter presupuestario, mediante notificacin escrita al Organismo Ejecutor. La notificacin indicar la razn de la resolucin y la fecha a partir de la cual la resolucin entrar en vigencia, sin ms derecho del Organismo Ejecutor que el desembolso que corresponda por la ejecucin hasta el momento de la resolucin, debiendo devolver el exceso entregado por el Programa en los casos que corresponda, segn los procedimientos establecidos para tal fin.

6.3 RESOLUCIN POR MUTUO ACUERDO

El Convenio podr ser resuelto antes de su vencimiento previo acuerdo entre las partes, para lo cual bastar un documento firmado por las partes donde conste el referido acuerdo. CASO FORTUITO O DE FUERZA MAYOR Por caso fortuito o fuerza mayor se entender una situacin extraordinaria e imprevisible fuera del control del Organismo Ejecutor y/o el Cofinanciante, que no le sea atribuible. Si se presentase una situacin de caso fortuito o de fuerza mayor, el Organismo Ejecutor notificar al Programa por escrito, dentro del plazo de tres (3) das hbiles de producido el hecho, para su respectiva evaluacin.

6.4 LIQUIDACIN DE OFICIO

La liquidacin de Oficio, se realizar de acuerdo a los procedimientos establecidos por el Programa en las directivas que apruebe a dicho fin y, operar en cualquiera de los siguientes supuestos: Cuando se produzca la resolucin del convenio, y el Organismo Ejecutor no cumpla con presentar el expediente de liquidacin respectiva, dentro del plazo de tres (03) das hbiles de recibida la carta de resolucin, a que se hace referencia en el numeral 6.1 del presente documento. En caso el Organismo Ejecutor hubiera presentado la liquidacin respectiva, se hubiesen encontrado observaciones que no han sido levantadas dentro del plazo de dos (02) das hbiles de notificadas las mismas al Organismo Ejecutor.

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ANEXO I GLOSARIO DE TERMINOS

1. Acta de Entrega de Terreno. Es el acta que se levanta antes del inicio de la obra y/o servicio y mediante la cual se hace entrega del terreno donde se ejecutarn los trabajos, definindose los hitos que delimitan la zona de trabajo. Suscriben dicha acta representantes del Programa y del Organismo Ejecutor. Acta de terminacin de los trabajos. Es el acta que se levanta luego de culminados los trabajos con la conformidad respectiva del Programa. Es suscrita en seal de conformidad por representantes del Programa y del Organismo Ejecutor, lo que presupone la revisin previa de toda la obra y/o servicio. Acta de transferencia de obra. Es el acta que se levanta para efectos de dejar constancia de la transferencia de la obra ejecutada al organismo encargado de su operacin y mantenimiento. Suscriben dicha acta representantes del Programa, del Organismo Ejecutor y del Organismo receptor. Adenda al convenio. Es un documento mediante el cual se modifica, precisa, ampla o posterga los trminos de un convenio. Jefe de Oficina Zonal. Es el responsable de la ejecucin del Programa en la zona de intervencin, asimismo cumple las actividades de secretario tcnico del comit interinstitucional. Agentes del convenio. Se denominan agentes del convenio a las personas designadas que participan de manera directa en la ejecucin del proyecto. Estos agentes en virtud de sus cargos asumen responsabilidad directa sobre la ejecucin del convenio. Son agentes del convenio: el Representante Legal, Responsable Tcnico y Coordinador Tcnico Externo. Ampliacin de metas. Son las mayores metas ejecutadas. Esta ampliacin est referida a las metas ejecutadas y corresponde a las mayores unidades de medida ejecutadas, por ejemplo: 10 Ml. de vereda, 20 M2. de reas verdes, 01 Mdulo de S.H., etc. Asistente de cuadrilla. El asistente de cuadrilla es aquel que cuenta con una calificacin intermedia y participa realizando labores de asistencia al jefe de cuadrilla o desarrollando actividades de mediana habilidad. Deber contar con experiencia en la ejecucin de proyectos financiados por el Programa o similares. Avance financiero. Representa el porcentaje de gasto rendido respecto al monto total del aporte del Programa aprobado en el convenio. Avance fsico. Representa el porcentaje de obra y/o servicio ejecutado, segn valorizacin de obra, respecto al costo directo aprobado. Caso fortuito o fuerza mayor. Por caso fortuito o fuerza mayor se entender una situacin extraordinaria, irresistible e imprevisible fuera del control del Organismo Ejecutor, que no le sea atribuible. Tales situaciones pueden incluir incendios, terremotos, epidemias y restricciones por cuarentena, entre otros de naturaleza anloga. Comit interinstitucional. Comit creado con la finalidad de priorizar los proyectos presentados por los Organismos Proponentes, el cual est conformado por autoridades y

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representantes del estado y de la sociedad civil quienes realizan la evaluacin de relevancia socioeconmica de los proyectos. 13. 14. Cofinanciamiento. Aporte monetario o en materiales por parte del Organismo Ejecutor y/o Organismo Cofinanciante del proyecto para la ejecucin del mismo. Incentivo econmico. Es el monto que se le entrega mensualmente a los participantes por su intervencin en la ejecucin del proyecto, proporcionando mano de obra no calificada. La compensacin econmica diaria asciende a S/. 16.00 (diecisis y 00/100 nuevos soles). Convenio. Es el acuerdo de voluntades celebrado entre el Organismo Ejecutor y el Programa, en el cual constan las obligaciones de las partes. Coordinador Tcnico Externo. Los Coordinadores Tcnicos Externos son profesionales contratados para realizar la verificacin de la ejecucin de los convenios. Cuaderno de Obra (trmino empleado tanto para obras como para servicios). Documento enumerado en todas sus pginas y que se abre antes del inicio de la obra y/o servicio y en donde el Coordinador Tcnico Externo y el Responsable Tcnico, cada uno dentro de sus atribuciones anotarn las ocurrencias, indicaciones y consultas respecto a la obra. Desembolso. Es el aporte monetario con cargo al proyecto seleccionado correspondiente a los compromisos del Programa y que es destinado a la adquisicin de materiales, herramientas o al pago de gastos o mano de obra calificada. Da hbil. Todo da laborable sin considerar sbado, domingo ni feriado. Da Calendario. o Da natural es aquel que corresponde al calendario gregoriano, incluye los sbados, domingos y feriados. Expediente tcnico. Es el conjunto de documentos que definen las caractersticas tcnicas que deben de guiar la correcta ejecucin de la obra. Conforman este expediente: el proyecto seleccionado, el padrn de participantes y todas las modificatorias al proyecto aprobadas durante la ejecucin de la obra. Expediente de liquidacin. Es el conjunto de documentos que conforman la documentacin exigida para la liquidacin del convenio, el cual comprende la liquidacin de la obra y/o servicio o la parte de obra y/o servicio ejecutado en virtud del convenio suscrito. Hoja de pago. Constituida por el formato OE-05, donde se consigna a todos los participantes que laboraron durante un mes, el nmero de das laborados por cada participante, el monto que corresponde pagar a cada participante y el monto total de la hoja de pago. La cancelacin en la fecha establecida por el Programa. Jefe de cuadrilla. El jefe de cuadrilla es aqul que cuenta con la calificacin necesaria para ejecutar actividades que exigen mucha habilidad, de manera que el producto obtenido cumpla con los requisitos tcnicos exigidos. Deber contar con experiencia en el manejo de personal de obra y/o servicio, as como en la ejecucin de proyectos financiados por el Programa o similares. Liquidacin de obra. Es el procedimiento mediante el cual se determina el monto efectivamente gastado en la obra (valor real de la obra). El detalle de esta liquidacin es plasmado en el formato OE-15 informe de liquidacin.

15. 16. 17.

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19. 20. 21.

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Liquidacin de oficio. Es la liquidacin practicada al convenio por el Programa. Esta se realiza cuando luego de resueltos los convenios, el Organismo Ejecutor no cumple con presentar el expediente de liquidacin respectivo. Mano de Obra No Calificada (MONC). Se denomina MONC a aquellas personas que en el marco de la ejecucin del Programa, participan en la ejecucin de los proyectos relacionados en la construccin, ampliacin, remodelacin y/o rehabilitacin de obras y/o servicios, constituyndose como participantes. Por el tipo de labor que desarrolla en la obra no requiere de mayores habilidades. Mano de Obra Calificada (MOC). Es aquella persona que participa de manera directa y con alguna habilidad en la ejecucin de los proyectos que financia el Programa. Dicha habilidad estar referida a la requerida para la realizacin de los trabajos en las especificaciones tcnicas del expediente tcnico aprobado y de acuerdo a los rendimientos establecidos en los costos unitarios que lo integran. Esta podr ser de dos tipos: Asistente de cuadrilla y Jefe de cuadrilla. Memoria descriptiva valorizada. Es el documento tcnico en el cual se describe de manera detallada y valorizada la obra ejecutada, especificndose sus caractersticas tcnicas y su costo total de la obra as como sus principales rubros. Obras complementarias. Son obras complementarias aquellas no consideradas en el expediente tcnico y que resultan indispensables para el cumplimiento de la meta prevista en el proyecto originalmente aprobado. Organismo Ejecutor. Es aquel organismo proponente seleccionado que ha suscrito convenio con el Programa para la ejecucin de un proyecto. Organismo proponente. Son aquellas organizaciones e instituciones que formulan y presentan los proyectos en el concurso de proyectos convocado por el Programa, en los trminos, condiciones y plazos establecidos en las Bases. Organismo proponente seleccionado. Se denomina organismo proponente seleccionado a la institucin / organizacin cuyo proyecto ha sido seleccionado para su ejecucin en el marco del Programa. Organismo Ejecutor Publico.- Son aquellas organizaciones pertenecientes al sector pblico. Organismo Ejecutores Privado.- Son aquellas organizaciones e instituciones que no pertenecen al sector pblico. Padrn de Participantes Activos (OP-03): Es el reporte que genera la Oficina Zonal a partir de los movimientos de participantes comunicados por el Organismo Ejecutor a travs del formato OE-06: Informe de movimiento de participantes durante la ejecucin de la obra. Estos movimientos podrn ser: salidas, salidas de participantes con reemplazo, nuevos ingresos. Participante. Es el poblador desempleado prioritariamente con carga familiar que se incorpora a una estrategia de apoyo a su insercin laboral y desarrollo de capacidades. Puede participar desde la etapa de presentacin de proyectos hasta su ejecucin. Su rol no se limita al aporte de mano de obra no calificada, por lo cual percibe un incentivo econmico, sino que adems, desarrolla sus competencias y fortalece su empleabilidad mediante las acciones de capacitacin que el Programa ofrece.

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34. 35. 36.

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Planos finales de obra. Son los planos de obra que se elaboran luego de concluida la ejecucin de los trabajos, en ellos sern sealadas todas las modificaciones existentes durante la ejecucin de la obra. Plazo de ejecucin aprobado original. Es el plazo de ejecucin en das hbiles establecido en el convenio originalmente aprobado. Plazo de ejecucin total aprobado . Es el plazo de ejecucin en das hbiles que incluye el plazo aprobado original y todas las ampliaciones de plazo aprobadas a travs de adendas al convenio. Plazo de ejecucin real. Es el plazo de ejecucin en das hbiles definido por el plazo que corre desde la fecha de inicio del proyecto hasta la fecha trmino aprobada por el Coordinador Tcnico Externo debidamente asentada en el cuaderno de obra. Proceso de seleccin complementario de participantes : Son aquellos procesos de seleccin que se realizan durante la ejecucin de la obra y/o servicio, que tienen por finalidad cubrir las vacantes que se generan ante la salida de participantes o por requerimiento de obra, de acuerdo al Cronograma Recurso Participante. El perodo para que se realice la seleccin depender del requerimiento sealado por el Organismo Ejecutor, por ejemplo realizar procesos de seleccin complementarios por un mes o dos meses. Proyecto seleccionado. Es el proyecto que luego de cumplir con la evaluacin correspondiente por parte del Programa, resulta priorizado por el Comit Interinstitucional. Resolucin de convenio. Es el acto por el cual se deja sin efecto el convenio debido a causas sobrevinientes del mismo. Responsable tcnico. Es el profesional contratado por el Organismo Ejecutor para asesorarlo tcnicamente, durante la ejecucin del proyecto seleccionado. Representante legal. Es la persona natural que representa al Organismo Ejecutor ante el Programa y para todos los efectos legales.

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44. 45. 46.

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ANEXO II
Formatos (OE) utilizados por el Organismo Ejecutor

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